Mise en place de la chaîne de traitement du dépôt légal électronique des thèses à l Université de Poitiers

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1 Mise en place de la chaîne de traitement du dépôt légal électronique des thèses à l Université de Poitiers PROPOSITION DE TRAITEMENT Contenu PROPOSITION DE TRAITEMENT Avantages de la chaîne de traitement proposée pour le dépôt légal électronique des thèses Chaîne de traitement proposée... 3 Etape 1 Initialisation administrative... 5 Etape 2 Dépôt du jury à l école doctorale de rattachement, selon les conditions de l ED (obligatoire pour initialiser la procédure de soutenance)... 5 Etape 3 Envoi des fichiers papier de la version «avant soutenance» aux rapporteurs et aux membres du jury... 5 Etape 3 bis Dépôt des fichiers électroniques de la version «avant soutenance» et des éléments de valorisation de la thèse... 5 Etape 4 Relecture des rapporteurs... 6 Etape 5 Dépôt des fichiers dans l outil de GED... 6 Etape 6 Passage au logiciel anti-plagiat... 6 Etape 7 Analyse du rapport du logiciel anti-plagiat... 6 Etape 8 Description et indexation... 6 Etape 9 Finalisation de la soutenance... 7 Etape 10 Finalisation administrative... 7 Etape 11 Import Apogée... 8 Etape 12 Validation scientifique Etape 13 Dépôt des fichiers corrigés Etape 14 Validation finale Etape 15 Publication intranet et/ou internet Trois documents officiels Intégration des données saisies dans Apogée Document à consulter

2 1. Avantages de la chaîne de traitement proposée pour le dépôt légal électronique des thèses - Simplification et unification du traitement des thèses de l'université de Poitiers o Rationalisation et gain de temps pour tous les acteurs concernés o Pas d envoi courrier de la version papier et du CD-ROM à la bibliothèque (puisque ces deux versions sont amenées à disparaître au profit d un dépôt électronique en ligne) o Saisie et consultation des métadonnées de description dans l application et non sur un bordereau papier rempli manuellement o Meilleur connaissance de la chaîne de traitement et des acteurs de cette chaîne par tous o Meilleur communication vers les doctorants - Mise en place d une chaîne informatique optimisée o Lieu unique de dépôt des fichiers, accessibles à tous les acteurs de la chaîne de traitement o Automatisation de l intégration des informations saisies dans Apogée nécessaires au référencement de la thèse, et à la description des acteurs de la thèse dans les notices d autorité nationales o Historique de la saisie des métadonnées pour permettre de revenir sur les actions effectuées o Information par mail aux différents acteurs, tout au long de la chaîne de traitement o Application paramétrable pour proposer les interfaces au plus près des pratiques et des besoins de chaque acteur de la chaîne de traitement o Sauvegarde pérenne des fichiers finalisés après soutenance de la thèse assurée par les serveurs du CINES (Centre Informatique National de l'enseignement supérieur), dont l une des deux missions stratégiques nationales est la conservation à long terme du patrimoine numérique des établissements de l enseignement supérieur français o Saisie détaillée des données de confidentialité et des droits de diffusion, avec possibilité d évolutions rapides à la demande de l établissement ou du docteur 2

3 2. Chaîne de traitement proposée Préambule: La chaîne doit impérativement aboutir à la validation d une version «avant soutenance» de la thèse au plus tard 3 semaines avant la soutenance pour pouvoir respecter les délais de traitement nécessaires à chaque service. Le dépôt des fichiers de la version «avant soutenance» est important car si aucune correction n est demandée par le jury, ou que des corrections facultatives sont demandées mais qu aucun nouveau dépôt n est validé, c est cette première version «avant soutenance» qui est finalement archivé, diffusé et référencé. Nous proposons que la date de soutenance soit mise à jour en fonction des éventuelles corrections demandées avant soutenance (anti-plagiat et/ou validation par les rapporteurs) pour maintenir des délais de traitement raisonnables pour tous. 3

4 Figure 1 - Début de la chaîne : de l'inscription en doctorat à la soutenance 4

5 Etape 1 Initialisation administrative Lors de la première inscription du doctorant en thèse à l Université de Poitiers, le «Contrat relatif au dépôt légal et à la diffusion des thèses soutenues à l Université de Poitiers» doit être signé par le doctorant, le directeur de thèse, le directeur de l école doctorale et le directeur de laboratoire ou de l équipe. Lors de la préparation de la soutenance, la signature de ce contrat sera rappelée au doctorant. La scolarité réceptionne ce document. Elle le scanne et dépose le fichier numérisé dans l outil de GED, pour assurer une visibilité et un accès à ce document à tous les acteurs de la chaîne de traitement. Lors de la validation du dépôt par la scolarité dans l outil de GED, un mail est envoyé à l ensemble des personnels en charge du traitement de la thèse concernée (scolarité et école doctorale dont dépend le doctorant ainsi que le SCD) pour indiquer ce nouveau dépôt. Le travail de recherche du doctorant s effectue Etape 2 Dépôt du jury à l école doctorale de rattachement, selon les conditions de l ED (obligatoire pour initialiser la procédure de soutenance) Entre les semaines 8 et 5 avant la soutenance, le doctorant dépose la liste des membres de son jury à son école doctorale de rattachement, selon les conditions indiquées par cette dernière. Cette étape est obligatoire puisqu elle initialise et déclenche la procédure de soutenance. Etape 3 Envoi des fichiers papier de la version «avant soutenance» aux rapporteurs et aux membres du jury Entre les semaines 6 et 5 avant la soutenance, le doctorant envoi les fichiers papiers de la version «avant soutenance» de sa thèse aux rapporteurs et aux membres du jury. Il procède dans le même temps au dépôt des fichiers électroniques à son école doctorale ( étape 3 bis). Etape 3 bis Dépôt des fichiers électroniques de la version «avant soutenance» et des éléments de valorisation de la thèse Entre les semaines 6 et 5 avant la soutenance, le doctorant dépose dans son école doctorale la version «avant soutenance» complète de sa thèse, sous la forme de 2 fichiers électroniques : un fichier UNIQUE dans son format natif (doc,.docx,.odt,.tex ), ET un fichier UNIQUE au format PDF A, qui sera utilisé pour l archivage et la diffusion. Il doit également joindre un document comprenant les éléments de valorisation de la thèse : - les résumés français et anglais (chacun de 1700 caractères maximum), - les mots clés - et la page de garde. 5

6 L école doctorale valide que le doctorant a déposé le bon nombre de fichiers, dans les bons formats, qu ils sont consultables et que l intégralité de la thèse est bien présente et lisible. Si l un de ces critères n est pas respecté, il faut demander un nouveau dépôt de fichiers au doctorant. Si tous ces critères sont respectés, le doctorant signe l «Engagement du doctorant avant la soutenance de thèse» qui certifie que toutes les ressources tiers utilisées dans sa thèse sont libres de droit ou qu il a acquis les droits afférents pour la reproduction et la représentation sur support électronique, et que la version électronique déposée est conforme à la version papier qui a été ou sera fournie au jury pour la soutenance ; il le remet à l'école doctorale. L école doctorale dépose ensuite les fichiers électroniques dans l outil de GED ( étape 5) Etape 4 Relecture des rapporteurs Les rapporteurs relisent la thèse puis, au plus tard en semaine 4 avant la soutenance, ils retournent leurs pré-rapports papier à la scolarité ( étape 8). Etape 5 Dépôt des fichiers dans l outil de GED L école doctorale dépose les fichiers qu elle a reçus du doctorant dans l outil de GED. Elle scanne également l engagement signé pour le déposer dans l outil de GED. Lors de la validation du dépôt de chaque fichier par l école doctorale dans l outil de GED, un mail est envoyé à l ensemble des personnels en charge du traitement de la thèse concernée (scolarité et école doctorale dont dépend le doctorant ainsi que le SCD) pour indiquer ce nouveau dépôt. Etape 6 Passage au logiciel anti-plagiat L école doctorale soumet le fichier reçu au logiciel anti-plagiat. Elle effectue un «contrôle privé» : le document est uniquement analysé, il n est pas intégré à la base de documents du logiciel anti-plagiat pour de futures comparaisons. L école doctorale envoie manuellement les résultats aux personnes en charge de l analyse (elles peuvent être différentes selon les écoles doctorales). Etape 7 Analyse du rapport du logiciel anti-plagiat Au plus tard semaine 4 avant la soutenance, les personnes en charge de l analyse envoi à la scolarité un avis sur la présence de plagiat ou non dans la thèse concernée ( étape 9). Etape 8 Description et indexation Entre les semaines 6 et 4 avant la soutenance, suite à l information par l outil de GED d un dépôt de fichiers pour soutenance, le SCD donne rendez-vous (physiquement, par mail ou téléphone) au doctorant pour l indexation de la thèse. 6

7 Quand ce travail est terminé, le SCD envoi à la scolarité le quitus papier indiquant que le doctorant n a plus de prêt en cours dans l établissement et indique à la scolarité que le bordereau a bien été complété. Etape 9 Finalisation de la soutenance Semaine 3 avant la soutenance, le doctorant transmet à la scolarité le dossier de soutenance. La scolarité a reçu au préalable les retours des rapporteurs et des personnes ayant analysées le rapport du logiciel anti-plagiat, ainsi que le quitus et l information que le bordereau a bien été complété de la part du SCD. La décision de soutenance est finalisée. A ce moment sont précisés les dates et lieux de soutenance. Remarque importante : La soutenance ne peut avoir lieu sans que la scolarité n ait reçu le quitus et le bordereau de la part du SCD. La chaîne de traitement s arrête le temps que la soutenance ait lieu Figure 2 - Fin de la chaîne de traitement : après la soutenance Cas sans corrections (facultatives ou obligatoires) Etape 10 Finalisation administrative L admission est prononcée après délibération du jury. A sa sortie de soutenance, le docteur signe l «Autorisation par le docteur de diffusion de la thèse sur internet» et remet ce document au président du jury. 7

8 La scolarité réceptionne l autorisation signée et l avis du jury sur la reproduction. Elle scanne ces deux documents et dépose les fichiers numérisés dans l outil de GED, pour assurer une visibilité et un accès à ce document à tous les acteurs de la chaîne de traitement. Lors de la validation du dépôt par la scolarité dans l outil de GED, un mail est envoyé à l ensemble des personnels en charge du traitement de la thèse concernée (scolarité et école doctorale dont dépend le doctorant ainsi que le SCD) pour indiquer ce nouveau dépôt. Important : le SCD a absolument besoin d une copie électronique de l autorisation signée par le docteur, sans quoi la mise en ligne et la diffusion internet sera impossible. La scolarité finalise la saisie des données présentes dans l application Apogée. Important : Cette saisie est obligatoire car elle détermine la description des acteurs de la thèse (auteur, directeurs, jury, rapporteurs, laboratoire, école doctorale, ), permettant sa diffusion électronique. La scolarité délivre le diplôme de la thèse au docteur. Quand ce travail est terminé, la scolarité l indique au SCD (un travail est en cours pour déterminer de quelle manière cette information (la saisie dans Apogée est terminée) peut être indiquée dans Apogée même). Etape 11 Import Apogée Le SCD intègre les données d Apogée à la fiche descriptive de la thèse et saisit les informations de confidentialité et de diffusion. Simultanément, depuis le résultat de la soutenance, le docteur a été informé des éventuelles corrections (obligatoires ou facultatives) qu il devait apporter à son texte. Il a un délai de 3 mois après la soutenance pour effectuer le dépôt de cette version corrigée de sa thèse dans une version validée scientifiquement ( étape 11). Si aucune correction n a été demandée, le SCD finalise les fichiers et la fiche descriptive ( étape 14). 8

9 Figure 3 - Fin de la chaîne de traitement : après la soutenance Cas avec corrections facultatives 9

10 Figure 4 - Fin de la chaîne de traitement : après la soutenance Cas avec corrections obligatoires 10

11 Etape 12 Validation scientifique Une validation scientifique est faite sur les nouveaux fichiers déposés. - Si des corrections facultatives ont été demandées, le directeur de thèse doit valider le nouveau dépôt (cf. figure 3). Le docteur communique avec lui pour faire valider son document. Lorsque cette validation est effectuée, le docteur dépose les nouveaux fichiers et l attestation du Directeur de thèse à la scolarité. ( étape 12). - Si aucun nouveau dépôt de fichiers n est validé au bout de 3 mois, les fichiers de la version déposés avant soutenance sont diffusés. La scolarité donne la main au SCD pour finaliser les fichiers et les métadonnées ( étape 13). - Si des corrections obligatoires ont été demandées, le président du jury doit valider le nouveau dépôt (cf. figure 4). Le docteur communique avec lui pour faire valider son document. Lorsque cette validation est effectuée, le docteur dépose les nouveaux fichiers et l attestation du Président du jury à la scolarité. ( étape 12). Si aucun nouveau dépôt de fichier n est validé au bout de 3 mois, la scolarité en informe le SCD. Dans ce cas, aucun fichier n est diffusé ou référencé. Etape 13 Dépôt des fichiers corrigés Suite à la validation scientifique, le docteur doit déposer, à la scolarité dont il dépend, l attestation qui lui a été remise et deux nouveaux fichiers : un fichier UNIQUE dans son format natif (.doc,.docx,.odt,.tex ), ET un fichier UNIQUE au format PDF A, qui sera utilisé pour l archivage et la diffusion. La scolarité valide que le docteur a déposé le bon nombre de fichiers, dans les bons formats, qu ils sont consultables et que l intégralité de la thèse est bien présente et lisible. Si l un de ces critères n est pas respecté, il faut demander un nouveau dépôt de fichiers au docteur. Si tous ces critères sont respectés, la scolarité réceptionne les fichiers électroniques et donne la main au SCD. Etape 14 Validation finale Le SCD finalise les fichiers et la fiche descriptive pour l archivage et la diffusion de la thèse en local et au niveau national. Etape 15 Publication intranet et/ou internet La thèse est diffusée et référencée dans le respect de la confidentialité déterminée par le jury et du choix de diffusion signalé par le docteur. 11

12 12

13 3. Trois documents officiels Cf. le document joint «Contrat de diffusion theses depot légal elec UP_ ». «Contrat relatif au dépôt légal et à la diffusion des thèses soutenues à l Université de Poitiers» (pp. 1-8) - A signer lors de la première inscription du doctorant en thèse à l Université de Poitiers, par le doctorant, le directeur de thèse, le directeur de l école doctorale et le directeur de laboratoire ou de l équipe. - Dans cette période intermédiaire : à faire signer par tous les inscrits en doctorat à l'université de Poitiers, avec nécessité absolue d informer et de faire signer entre le 01/01/12 et le 31/05/12 l'ensemble des doctorants susceptibles de soutenir à partir du 01/06/12. - Ce document annule et remplace l actuelle «Charte de dépôt et de diffusion électronique des thèses». «Engagement du doctorant avant la soutenance de thèse» (p. 9) - A remplir et signer par le doctorant une seule et unique fois, lors du premier dépôt des fichiers de la version «avant soutenance» de sa thèse (c est-à-dire : dépôt avant validation scientifique, retour des rapporteurs et passage à l'anti plagiat). «Autorisation par le docteur de diffusion de la thèse sur internet» (p. 10) - A remplir et signer par le docteur lorsqu il est «reçu» (c est-à-dire : à sa sortie de soutenance de thèse ou au plus tard lorsqu il vient chercher son diplôme). - Cette autorisation est à remplir quelles que soient les demandes de corrections faites par le jury. Elle concerne o la version finale corrigée, si des demandes de corrections obligatoires ou facultatives ont été demandées, et que cette version a été déposée et validée, o la version validée avant soutenance, si des demandes de corrections facultatives ont été demandées, et que la version corrigée n a pas été déposée ou n a pas été validée. - Elle doit être signée par le docteur et ne peut donc pas être rempli avant la validation de la soutenance. Ces trois documents doivent impérativement être déposé dans l outil de GED (complétés et avec l ensemble des signatures) pour que l ensemble des acteurs de la chaîne puisse y avoir accès. Les questions relatives au service en charge de l archivage de ces documents et à la durée de leur conservation doivent encore être tranchées. Le SCD peut éventuellement prendre la charge d archiver les copies et/ou les originaux pour les besoins de l établissement 13

14 4. Intégration des données saisies dans Apogée L intégration des données saisies dans Apogée est automatisée pour éviter la double saisie et décrire la thèse de la façon la plus complète (certaines informations présentes ne seront pas connues du SCD si elles ne sont pas fournies par la scolarité, comme les établissements de rattachement des rapporteurs ). Les champs récupérés sont : - auteur, - directeur et co-directeur de thèse, - école doctorale, - établissement de cotutelle, - laboratoire d encadrement, - rapporteurs, - membres du jury, - date de soutenance finale. 5. Document à consulter - Arrêté ministériel du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat : - Arrêté ministériel du 7 août 2006 relatif à la formation doctorale : 14

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