5. L Entreprise et les politiques budgétaires

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1 5. L Entreprise et les politiques budgétaires 5.1 La politique Entreprise - Budget Le terme Entreprise symbolise l environnement de gestion complet de l Université. Afin de visualiser la politique Entreprise - Budget il suffit d accéder à la fenêtre Budget Enterprise Policy. Pour accéder à cette fenêtre, procédez comme suit : Utilisateur 1. Ouvrez votre tiroir personnel (Home Drawer) en double-cliquant sur cet objet dans la fenêtre du fureteur (Browser). Système 2. Affiche la fenêtre principale de SMARTStream. Utilisateur 3. À partir du dossier Enterprise, ouvrez l activité Budget Enterprise Policy situé dans la liste d activités Policies. Système 4. Affiche la fenêtre Budget Enterprise Policy. L Entreprise et les politiques budgétaires 5-1

2 Système Voici une brève description de chacun des champs : Description Element 1 : l élément unité de notre clé comptable a été choisi comme premier élément de description qui apparaît lorsqu on visionne une fenêtre d interrogation. Description Element 2 : l élément compte de notre clé comptable a été choisi comme deuxième élément de description qui apparaît lorsqu on visionne une fenêtre d interrogation. Budget Period : 12 périodes budgétaires ont été définies lors de la configuration de notre clé comptable. Ceci correspond au nombre de périodes qui sont créées dans les tables des soldes budgétaires. Même si 12 périodes sont définies les budgets sont alloués dans une période. Notez que pour le module Grand livre 13 périodes comptables sont utilisées, soient les 12 mois de l année financière du 1er mai au 30 avril et une treizième période pour les ajustements de fin d année financière. Whole Number Budgeting : cette option n a pas été activée ce qui signifie que les soldes budgétaires ne sont pas arrondis au nombre entier le plus proche. Spread Method : la méthode linéaire (straight) a été sélectionnée mais son effet est nul étant donné que les montants budgétaires sont des valeurs annuelles et par conséquent ne sont pas réparties sur plusieurs périodes. Workbench Sign Logic : l option standard a été choisie comme logique des signes au niveau du Gestionnaire de budgets; ceci veut dire par exemple, que le montant de 535 dans un compte de dépense (débit) est présenté comme un nombre positif 535 et qu un compte de revenu (crédit) apparaît comme un nombre négatif (535). Structure Group Name : les structures de validation et celles pour fins de rapports se retrouvent sous le groupe Financials. L Entreprise et les politiques budgétaires 5-2

3 Accounting key : les cinq éléments de la clé comptable et la longueur associée à chacun. 5.2 Politiques de budget Politique de l entité budgétaire La politique de l entité budgétaire définie un ensemble de politiques uniques pour chaque entité budgétaire utilisée dans le module Budget. Il est à noter que le module Budget est utilisé pour développer et maintenir le budget d exploitation de l Université, soit l entité A. Pour le moment, on ne prévoit pas étendre l utilisation du module Budget pour les entités T et C. Pour accéder à la fenêtre Budget Entity Policy, procédez comme suit : Utilisateur 1. Ouvrez votre tiroir personnel (Home Drawer) en double-cliquant sur cet objet dans la fenêtre du fureteur (Browser), si ce n est pas déjà fait. Système 2. Affiche la fenêtre principale de SMARTStream. Utilisateur 3. À partir du dossier Budget, ouvrez l activité Budget Entity Policy situé dans la liste d activités Budget. Système 4. Affiche la fenêtre Budget Entity Policy. L Entreprise et les politiques budgétaires 5-3

4 Système Utilisateur 5. Entrez A dans le champ Budget Entity et enfoncez la clé Tab ou la clé Enter. Système 6. Affiche la politique de l entité budgétaire A. Cette fenêtre se divise en trois sections. La première section Budget Dates spécifie, l année budgétaire en cours (Processing Year) ainsi que celle utilisée dans les formules pour les rapports (Reporting Year). Par exemple, 1999 représente l année financière et correspond à l année financière utilisée dans le module Grand livre. Il est à noter que le champ Reporting Year doit correspondre à l année subséquente de l année en cours, c est pourquoi l année 2000 y est inscrite. Dans la section Budget Balances, la méthode de vérification (Account and Balance Auditing) choisie est Always Audit ce qui signifie qu une piste de vérification est conservée lorsqu un solde budgétaire est modifié. Enfin, à la section Budget Definition les éléments unité et projet sont définis comme éléments de sécurité. Ceux-ci, associés à la sécurité au niveau des données, déterminent les soldes qu un utilisateur peut importer dans le Gestionnaire de budgets. L Entreprise et les politiques budgétaires 5-4

5 5.2.2 Types de classes de montants entité budgétaire La fenêtre Budget Entity Amount Class Types permet de définir les types actifs de classes de montants pour chaque entité budgétaire du module Budget. Un type de classe de montants (Amount Class Type) est une catégorie générique de soldes. Associé à une année, il devient une classe de montants spécifique sur laquelle le budget est imputé; par exemple, 1998 BUDBASE correspond au budget de base de l année financière Pour visualiser la fenêtre Budget Entity Amount Class Types, procédez comme suit : Utilisateur 1. Ouvrez votre tiroir personnel (Home Drawer) en double-cliquant sur cet objet dans la fenêtre du fureteur (Browser). Système 2. Affiche la fenêtre principale de SMARTStream. Utilisateur 3. À partir du dossier Budget, ouvrez l activité Budget Entity Amount Class Types situé dans la liste d activités Budget. Système 4. Affiche la fenêtre Budget Entity Amount Class Types. L Entreprise et les politiques budgétaires 5-5

6 Système Utilisateur 5. Entrez A dans le champ Budget Entity et enfoncer la clé Tab ou la clé Enter. Système 6. Affiche la fenêtre Budget Entity Amount Class Types pour l entité A. On retrouve sur cette fenêtre les noms des classes de montants ainsi qu une brève description pour chacune. Les classes de montants BUDBASEAVR, BUDBASEOCT et BUDINTRANT sont utilisées exclusivement par le Service de planification financière pour développer le budget de l Université. Le champ Activity Status permet de définir si une classe de montants est active ou inactive. Une classe de montants inactive peut être utilisée pour fins d anlayses et de rapports mais les soldes budgétaires de cette classe de montants ne peuvent pas être mis à jour. Pour chaque type de classe de montants il faut définir un type de classe de montants de sauvegarde (Backup Amount Class Types). Cette valeur détermine le type de classe de montants qui sera générée comme version de sauvegarde lorsqu un solde budgétaire est modifié dans le Gestionnaire de budgets par un utilisateur autre que son propriétaire-créateur (le Service de planification financière). À titre d exemple, le type de classe de L Entreprise et les politiques budgétaires 5-6

7 montants BASEBK est la version de sauvegarde définie pour la classe de montant BUDBASE. Enfin, le champ Usage Code classifie la classe de montants comme Actuel ou Budget dans le but d éviter de créer des soldes pour certains comptes dans le plan de comptes Politique de validation - Budget La fenêtre Budget Validation Policy est utilisée pour spécifier les éléments de la clé comptable à valider et la structure de validation associée à chaque élément. Toutefois, avant d établir cette politique, il faut d abord avoir élaboré les structures de validation pour chaque élément de la clé comptable qu on désire valider. Lorsqu un utilisateur entre une transaction au système et que celle-ci comporte une clé comptable, le processus de validation permet de comparer les valeurs des éléments de cette clé comptable avec les valeurs qui se trouvent dans la structure. Pour visualiser la fenêtre Budget Validation Policy, procédez comme suit : Utilisateur 1. Ouvrez votre tiroir personnel (Home Drawer) en double-cliquant sur cet objet dans la fenêtre du fureteur (Browser). Système 2. Affiche la fenêtre principale de SMARTStream. Utilisateur 3. À partir du dossier Budget, ouvrez l activité Budget Validation Policy situé dans la liste d activités (Activity List) Budget. Système 4. Affiche la fenêtre Budget Validation Policy. L Entreprise et les politiques budgétaires 5-7

8 Système Utilisateur 5. Entrez A dans le champ Budget Entity et enfoncez la clé Tab ou la clé Enter. Système 6. Affiche la fenêtre Budget Validation Policy pour l entité A. J aimerais attirer votre attention sur les deux champs suivants : Accounting Key Element Name : indique les éléments de la clé comptable qui sont assujetties au processus de validation soit l unité, le projet, la source, le compte et autre. Structure Name : indique le nom de la structure de validation associées à chaque élément de la clé comptable qui est validé. Le chapitre 8 - Structures du présent manuel décrit, entre autre, la marche à suivre pour accéder à la fenêtre SMARTStream Structures qui vous permet de visualiser une structure. L Entreprise et les politiques budgétaires 5-8