SEP 2B juin 20. Guide méthodologique de calcul du coût d une prestation

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1 SEP 2B juin Guide méthodologique de calcul du coût d une

2 Sommaire Préambule 3 Objectif et démarche 3 1 Les objectifs de la connaissance des coûts 4 2 Définir et identifier une 5 Calculer le coût d une 6 Prendre en compte les facteurs d évolution des coûts Tableau de méthodologie d identification des coûts d une Guide méthodologique de calcul du coût d une - SG - octobre

3 Préambule Ce guide est le fruit des travaux de représentants des directions et du secrétariat général des ministères économiques et financiers. Il a vocation à s'enrichir et à être complété par des apports méthodologiques nouveaux, des évolutions des systèmes d'information ou la mise à disposition de données supplémentaires. Appréhender et mesurer les coûts permet de mieux les maîtriser et d améliorer ainsi l efficacité et l efficience des services rendus. La connaissance des coûts est un préalable indispensable à tout projet de facturation. L'établissement d'une méthode d'évaluation du coût complet d'une constitue un objectif de transparence pouvant conduire, le cas échéant, à une facturation réelle ou pro forma. Cette dernière n'est en revanche pas nécessairement établie sur la base d'un coût complet notamment si elle intervient au profit d'un service des ministères économiques et financiers. En outre, les facturations internes (qui donnent lieu à la technique du rétablissement de crédits par atténuation de dépenses dans le progiciel budgétaire et comptable Chorus) doivent respecter les principes posés par la LOLF en matière de spécialité de la dépense, ce qui peut constituer un obstacle à la facturation de coûts composites. Objectif et démarche Ce guide propose une méthodologie commune pour calculer et analyser les coûts des différentes s, matérielles ou de service fournies par les structures du ministère à destination d'autres entités administratives ou d'usagers. Exemples de s : une journée de formation continue pour un stagiaire, la fourniture de l'environnement bureautique d'un agent, la mise à disposition et l'entretien d'une surface immobilière destinée à un agent, la réalisation d'un contrôle douanier, le recouvrement d'un impôt. Selon les types de besoins et les moyens disponibles, la pourra être identique pour tous les bénéficiaires ou différenciée par projet individualisé/opération spécifique (exemples : coût d'une financière identique pour tous les services prescripteurs vs/ de communication correspondant à une campagne précise), dans le respect du principe d'égalité de traitement à situation juridique identique. Il s'appuie sur une démarche pragmatique en s'interrogeant à chaque étape sur ce que l'on veut mesurer, à quelle(s) fin(s), dans quel périmètre et dans quelle dimension temporelle. Le guide est donc structuré autour d'un raisonnement en quatre temps : 1. Les objectifs de la connaissance des coûts 2. Définir et identifier une 3. Calculer le coût d une 4. Prendre en compte les facteurs d'évolution des coûts Cette approche doit permettre de cibler les analyses à conduire et de pérenniser ce processus en fonction des véritables enjeux opérationnels et/ou stratégiques de la structure. Elle n'a pas vocation à définir des solutions uniques mais à proposer un mode opératoire suffisamment souple pour une appropriation aisée par ses utilisateurs ; elle est destinée à être adaptée aux cultures et pratiques des différentes structures. Guide méthodologique de calcul du coût d une - SG - octobre

4 1. Les objectifs de la connaissance des coûts A titre préalable, il convient de s'interroger sur la finalité du calcul du coût de la afin de déterminer précisément le type de coût à rechercher et les données à recueillir en amont. Connaissance du coût dans un objectif de maîtrise des coûts La connaissance des coûts et leur comparaison dans le temps et dans l'espace fait apparaître des écarts dont l'analyse et l'interprétation peuvent être la source d'actions d'amélioration : - l'analyse de l'évolution du coût dans le temps permet de repérer des évolutions atypiques ; - la comparaison avec d'autres structures internes ou externes réalisant la même ou des s comparables incite à examiner les choix organisationnels qui permettent un coût maîtrisé de la. Exemple : dans le cas d'une direction à réseau, la connaissance du coût de la fourniture de l'environnement immobilier d'un agent pour chaque direction régionale est un premier pas vers une optimisation des ressources. La connaissance de certains coûts spécifiques et leur communication interne permet de mieux sensibiliser les agents sur la consommation de certaines ressources (papier, consommations téléphoniques, etc.) et d'améliorer leurs pratiques. Exemple : chaque agent de l administration centrale des ministères économiques et financiers reçoit chaque mois un relevé de ses consommations téléphoniques avec une comparaison avec la moyenne des coûts de sa structure d'appartenance. Aide à la décision La mesure et la bonne connaissance des coûts, ainsi que leur comparaison dans le temps et dans l'espace, sont des éléments précieux pour choisir un mode de gestion, lorsqu'il s'agit par exemple de décider des modalités de réalisation de la : maintien de la réalisation de la en interne, mutualisation avec d'autres services/directions/ministères ou externalisation. Elles sont également indispensables pour analyser l'impact financier et/ou le retour sur investissement d'un projet. Support de l'allocation des ressources Connaître les coûts de certaines s est susceptible d'éclairer les conditions d'allocation d'une ressource contrainte. C'est aussi un élément d'aide à la prévision budgétaire, au dialogue de gestion et à la justification au premier euro (JPE). Il permet de disposer d'une alternative à l'application automatique et uniforme d'un pourcentage de «taxation budgétaire» pour tous les services/directions d'un même périmètre. Support de la facturation L'évaluation des coûts associés à une est un préalable indispensable à toute facturation interne ou externe. Exemple : pour valoriser le coût d'une campagne de communication réalisée pour le compte d'une direction et payée par elle (campagne impôt sur le revenu par exemple), il est nécessaire de justifier précisément les coûts engagés. 4 Guide méthodologique de calcul du coût d une - SG - octobre 2012

5 2. Définir et identifier une Il s'agit ensuite de définir la dont on veut calculer le coût, c'est-à-dire d'en identifier les principales caractéristiques. Le tableau ci-dessous fait apparaître les différents items à préciser : Intitulé de la Unité de mesure L intitulé de la (ou d'un ensemble de s homogènes) doit être précis et explicite (sans abréviations). Exemples : coût du module de formation XYZ, coût de la formation par agent, coût d'une journée de formation, coût moyen d'une formation en langues étrangères. Coût (total) d'une ou coût unitaire de cette : à préciser. Un coût total s'applique à l'ensemble d'une (exemple : coût de la formation des agents du service X). Un coût unitaire rapporte le coût total à une unité élémentaire (exemple : coût horaire, coût par agent, coût moyen d'une formation en langues étrangères). Unité de mesure : euro, euro par agent Charges incorporables Coût complet ou coût partiel : choix à préciser. Le coût complet prend en compte la totalité des dépenses ou charges, directes et indirectes. Le coût partiel ne prend en charge qu'une partie des dépenses ou des charges. Exemple : coûts directs hors charges de personnel. Si le coût est partiel : le préciser et indiquer les charges incorporées et les charges exclues. Référence temporelle de la Coût prévisionnel ou coût constaté : à préciser. Le coût prévisionnel est le coût estimé avant la réalisation de la, le coût constaté est le coût calculé à l'issue de la. Exemple : pour chaque opération engagée, les services de communication sont en mesure d'établir un devis prévisionnel et de vérifier après le déroulement de celle-ci le coût constaté au moyen des factures. Périodicité du calcul : elle peut être annuelle ou infra-annuelle en fonction de l'objectif recherché. Périmètre de la Niveau de détail selon lequel le coût de la est calculé. Afin de permettre un benchmarking pertinent, ce périmètre doit être précisé : direction, service, programme, catégorie de personnel, etc. Exemple : coût moyen de formation des agents de catégorie B des ministères économiques et financiers ou coût de formation des agents de catégorie B dans le cadre d'une école des douanes. Service prestataire Direction/service et entité(s) réalisant la Service bénéficiaire Direction/service et entité(s) bénéficiant de la Guide méthodologique de calcul du coût d une - SG - octobre

6 3. Calculer le coût d une Le coût d'une peut être défini en 5 étapes, représentées dans le schéma suivant : Étapes de calcul du coût d une Calculer Identifier Identifier Identifier et valoriser et répartir les coûts les coûts directs indirects Affecter le coût direct à la Disposer des coûts des fonctions supports, les proratiser entre différentes s afin de ne retenir que la part revenant à la Sécuriser le calcul des coûts en facilitant la traçabilité Calculer le coût de la l Coûts réels ou l Coûts standards : coût moyen salarial par la catégorie et par programme, coût d un m² par agent... l Fiche d identification l Fiche de calcul du coût de la l Guide méthodologique incorporables Outils méthodologiques 4 les dépenses (ou charges) Objectifs 3 Définir le périmètre de calcul Documenter le calcul des coûts le coût de la Étape 1 : identifier les dépenses (ou charges) incorporables dans le calcul du coût de la Il s'agit de définir le périmètre des dépenses (ou charges) à prendre en compte dans le calcul du coût de la. Ce périmètre dépend à la fois de l'objectif poursuivi et des montants financiers en jeu : - si l'objectif recherché est de comparer les coûts avec d'autres entités, il convient de retenir un périmètre équivalent afin de permettre cette comparaison ; - si certaines dépenses (ou charges) représentent un faible volume relatif et ne sont pas aisément imputables à la, il peut être judicieux de ne pas les intégrer et de se limiter au calcul d'un coût partiel. Il convient également de s'assurer que les informations recherchées sont mobilisables ou, à tout le moins, peuvent l'être dans des délais et selon des modalités proportionnées à l'enjeu de la démarche. 6 Guide méthodologique de calcul du coût d une - SG - octobre 2012

7 Étape 2 : identifier et valoriser les coûts directs n Identification des coûts directs Les coûts directs représentent l'ensemble des ressources consacrées à la réalisation de la et pouvant être imputées directement et sans ambiguïté à cette : - les dépenses de personnel directement imputables à la. Pour les fonctions métier, il peut exister une répartition du temps de travail sur plusieurs activités. Exemple : si on souhaite calculer le coût de la bureautique en administration centrale, on retiendra un pourcentage du coût salarial des GRID en coût direct (situé entre 70% et 80% selon les estimations). - les autres dépenses directes : dépenses sur marchés et factures. Exemple : si on souhaite établir le coût du module de formation animé par un consultant-formateur extérieur, les honoraires de ce dernier constituent un coût direct. n Valorisation des coûts directs Deux méthodes de valorisation sont possibles, selon l'objectif poursuivi : au réel ou sur la base de coûts standards. Les coûts standards sont des coûts moyens constatés calculés à l'avance et disponibles. L'avantage d'intégrer des coûts standards est la grande rapidité dans l'obtention des résultats ainsi qu'une certaine stabilité dans le temps qui facilite les comparaisons. Étape 3 : identifier et répartir les coûts indirects n Identification des coûts indirects Les coûts indirects sont les ressources qui ne peuvent pas être imputées exclusivement à la réalisation d'une seule et unique dont on cherche à calculer le coût car ils contribuent également à d'autres s - les dépenses de personnel indirectes : coûts transversaux induits par les agents des fonctions support contribuant à la réalisation de la considérée ; - les autres dépenses bénéficiant également à d'autres s (charges mutualisées). A noter : Les notions de coût direct ou indirect sont relatives : un coût peut être direct pour l'évaluation d'une donnée et indirect pour une autre. Ainsi, le coût salarial des GRID est un coût direct de la dépense bureautique mais un coût indirect dans le cadre de la détermination du coût d'autres s (coût d'une salle de réunion ou coût d'un projet de développement d'une application informatique). Lorsque l'on cherche à calculer le coût d'une «métier» (par exemple le coût d'un contrôle douanier), on retrouve très fréquemment : - parmi les dépenses de personnel indirectes : la masse salariale correspondant aux personnels exerçant des fonctions transverses de support et de pilotage ; - parmi les autres dépenses indirectes : les fonctions supports (immobilier, informatique). n Répartition des coûts indirects Dans le cadre du calcul des coûts, les coûts indirects posent un problème de répartition. Ils sont généralement répartis sur la base d'une ou de plusieurs clés de répartition. Celles-ci doivent être choisies selon la nature des dépenses concernées et doivent faire l'objet d'un consensus. Les clés de répartition les plus fréquemment utilisées dans le calcul des coûts sont les superficies occupées (m²), les effectifs (exprimés en ETP ou ETPT) et le nombre d'utilisateurs (exprimé sans tenir compte des temps partiels). A noter : Une méthode permettant de répartir des dépenses de masse salariale du personnel polyvalent (concourant à la réalisation de plusieurs s) ou d'autres dépenses de fonctionnement indirectes consiste à mettre en place des procédures de renseignement de temps passé. Exemple : pour répartir certains coûts indirects dans le cadre du calcul des coûts de la formation, l'igpde dispose d'un suivi du temps passé des agents par département/activité. Guide méthodologique de calcul du coût d une - SG - octobre

8 Étape 4 : documenter le calcul du coût (concomitante aux 2 et 3 étapes) Une fiche d'identification, permettant la traçabilité du calcul du coût de la, doit être élaborée. Cette fiche indique : - les caractéristiques relatives à la (cf. point 1) ; - la nature des dépenses (ou charges) incorporées dans le coût final et les comptes PCE associés ; - pour chaque nature de dépense, le caractère direct ou indirect par rapport à la et le cas échéant la clé de répartition utilisée ; - les sources (systèmes d'information) : Chorus, requêtes spécifiques, applications «métiers», etc. Étape 5 : calculer le coût de la Si on cherche à calculer le coût complet (du moins le plus complet possible) de la, il s'effectue en additionnant les 2 types de coûts précédemment identifiés : les coûts directs et les coûts indirects. Si on cherche à calculer un coût unitaire moyen, une dernière étape consiste à diviser le coût total de la par la volumétrie associée. Une fiche de calcul du coût d'une doit être élaborée. En résumé : Coût complet d'une = coûts directs + coûts indirects Coût unitaire moyen d'une = coût total de la /unité de mesure (agent, m2, journée ) 4. Prendre en compte les facteurs d'évolution des coûts L'évolution des coûts est souvent liée à deux phénomènes principaux : - un effet «prix» : augmentation ou diminution du coût des ressources utilisées pour la réalisation de la ; - un effet «volume» : augmentation ou diminution de la quantité de ressources utilisées. Il existe par ailleurs différents leviers pour agir sur les coûts, telle la politique en matière d'achats : choix de promouvoir tel ou tel matériel en fonction du prix d'acquisition et des coûts de maintenance, achat mutualisé avec l'appui du Service des achats de l'etat, etc. 8 Guide méthodologique de calcul du coût d une - SG - octobre 2012

9 5. Méthodologie d identification des coûts d une Étape préparatoire : définition de la mesurée Objectif du calcul du coût de la Dans quel but la mesure du coût de cette est-elle réalisée : renseignement des PAP/RAP, connaissance des coûts, passation d'un marché, benchmarking,? Intitulé de la Intitulé de la, précise et explicite sans abréviations non explicites. Il doit être cohérent avec le périmètre, l'unité de mesure, la référence temporelle de la. Unité de mesure - Coût total ou coût unitaire : à préciser - Unité de mesure Charges incorporables - Coût complet ou coût partiel : à préciser après identification des charges incorporables. - Si le coût est partiel : préciser le périmètre Référence temporelle du calcul Périmètre Service prestataire Service bénéficiaire - Coût prévisionnel ou coût constaté : à préciser - Périodicité de calcul Niveau de détail selon lequel le coût de la est calculé. Exemple : par catégorie de personnel, par direction d'administration centrale, par direction régionale Direction/service et entité(s) réalisant la Direction/service et entité(s) bénéficiant de la Guide méthodologique de calcul du coût d une - SG - octobre

10 Étape 1 : identification des dépenses (ou charges) incorporables dans le calcul du coût de la Détermination des charges entrant dans le calcul du coût de la L'objectif poursuivi est de : Comparer les coûts avec d'autres entités Il convient de prendre connaissance de la méthode utilisée par ces entités afin de retenir un périmètre équivalent, permettant cette comparaison Connaître les coûts à des fins de maîtrise des ressources, de pilotage interne, d'aide à la décision Après avoir établi l'inventaire des charges concourant à la, il convient d'écarter les charges qui représentent un faible volume relatif et/ou celles qui ne sont pas aisément imputables à la Étape 2 : identification et valorisation des coûts directs Identification des coûts directs Valorisation au coût réel Valorisation au moyen de coûts standards 10 Coût des ressources consacrées à la réalisation de la et pouvant être imputées directement et sans ambiguïté à cette. Dépenses de personnel Coût des agents du service contribuant à la réalisation de la Dépenses sur marchés et factures Coût des fournitures et services contribuant à la réalisation de la Dépenses de personnel Coût des agents du service ayant contribué à la réalisation de la. Lorsque la est réalisée en interne, le calcul de ce coût suppose la connaissance de leur rémunération et procède de l'évaluation du temps passé par les agents du service à la réalisation de la. Lorsqu'une partie de la est externalisée, il est établi sur la base des factures des prestataires. Dépenses sur marchés et factures Dépenses établies sur la base des factures des prestataires, du montant du marché ou du montant affiché dans une convention. Montant TTC Dépenses de personnel Coût des agents du service devant contribuer à la réalisation de la. Calcul : coût moyen d'agent par service et catégorie d'emploi A, B et C (y compris cotisations employeurs) X temps passé envisagé pour la réalisation de la. Dépenses sur marchés et factures Coût des fournitures et services devant contribuer à la réalisation de la. Calcul : coût moyen de la fourniture de l'environnement bureautique par agent,coût du m2/agent. Coût effectivement constaté à l'issue de la réalisation de la. Coûts obtenus à partir de données connues à l'avance. Ils peuvent être inférieurs ou supérieurs aux coûts réels (selon les caractéristiques propres du service). Guide méthodologique de calcul du coût d une - SG - octobre 2012

11 Étape 3 : identification et répartition des coûts indirects Identification des coûts indirects Comparer les coûts avec d'autres entités Coût des agents sur des fonctions de pilotage ou transverses Coûts de structure : loyer, maintenance du m2 ou informatique, formation Méthode de calcul à définir Valorisation au moyen de coûts réels Cf. étape précédente Cf. étape précédente Valorisation au moyen de coûts standards Cf. étape précédente Cf. étape précédente Autres coûts de réalisation coûts supports des structures Valorisation Étape 4 : documentation du calcul du coût de la Indication des composantes du coût et des sources utilisées Fiche d'identification, permettant la traçabilité du calcul Cette fiche indique : - les caractéristiques relatives à la - la nature des dépenses (ou charges) incorporées dans le coût final, et les comptes PCE associés - le caractère direct ou indirect par rapport à la et le cas échéant la clé de répartition utilisée - les sources (systèmes d'information) : Chorus, requêtes spécifiques, applications «métiers», etc. Étape 5 : calcul du coût Coût complet d'une Coûts directs + coûts indirects Coût unitaire moyen d'une Coût total de la /volumétrie Guide méthodologique de calcul du coût d une - SG - octobre

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