Politique documentaire de l Observatoire de Paris

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1 la Bibliothèque Politique documentaire de l Observatoire de Paris SOMMAIRE Recherche Formation Culture scientifique Préambule...3 1) Axes de développement des collections )Astronomie-astrophysique )Disciplines connexes )Histoire des sciences et des techniques )Généralités scientifiques et outils de référence...6 2) Objectifs de développement des collections )Collections en astronomie-astrophysique )Collections en disciplines connexes )Collections en histoire des sciences et des techniques )Collections en généralités scientifiques et outils de référence ) Critères de sélection des documents )Monographies )Périodiques et archives de périodiques payants sur tous supports )Bases de données en ligne )Open access et ressources électroniques gratuites )Documents audiovisuels ) Sources d acquisitions et traitement des demandes des usagers )Acquisitions onéreuses )Dons ) Nombre d exemplaires, supports et choix du site d acquisition )Nombre d exemplaires par site )Choix du site d acquisition )Choix du support ) Gestion des collections : conservation, reliure et désherbage

2 7) Budgets et marchés ) Acquisitions des départements )La bibliothèque de l Institut de Mécanique Céleste et de Calcul des Ephémérides (IMCCE) )Les acquisitions menées par les départements scientifiques ) Acquisitions patrimoniales ) Périmètre et objectifs )Types de documents )Critères de sélection )Critères d appréciation )Sources d acquisition Annexes Annexe 1 : répartition des dépenses documentaires entre monographies et périodiques p. 26 Annexe 2 : acquisitions de monographies papier Annexe 3 : abonnements de périodiques Annexe 4 : classe 52 de la CDU p. 29 p. 27 p. 28 2

3 Préambule La politique documentaire de l Observatoire de Paris est formalisée dans un document public qui vise à définir les principes de constitution des collections documentaires, c'est-à-dire les lignes d orientation qui président tant aux acquisitions qu à la gestion (conservation, désherbage) de la documentation utilisée couramment pour l enseignement et la recherche. Elle vise aussi à expliciter le contexte dans lequel s inscrivent les acquisitions à caractère patrimonial (ouvrages anciens, manuscrits, iconographie, instruments ). Ces acquisitions s exercent dans le cadre de la mission patrimoniale de l Observatoire de Paris, qui repose sur les spécificités de l établissement : le plus ancien observatoire en activité et le plus important tant par sa taille que par le spectre des recherches qui y ont été menées au cours du temps. Les principes qui président à cette politique documentaire sont déterminés à la fois par les missions qui sont confiées à la Bibliothèque et par les besoins de ses différents publics. La Bibliothèque de l Observatoire de Paris est un Service Commun de la Documentation (SCD) doté de statuts votés en 2006 par le Conseil d administration. Elle est implantée sur deux sites organisés en sections (Paris et Meudon). Un service documentaire lui est associé (bibliothèque de l Institut de Mécanique Céleste et de Calcul des Ephémérides sur le site de Paris). En raison de la richesse de ses fonds elle est devenue en 1981 CADIST en astronomie-astrophysique (Centre d Acquisition et de Diffusion de l Information Scientifique et Technique), et en 2012 pôle associé de la Bibliothèque Nationale de France (BnF). Les statuts de la Bibliothèque ont été adoptés par le Conseil d administration de l Observatoire le 02/10/2006 et lui assignent trois grandes missions : - une mission documentaire - une mission patrimoniale (signaler, conserver, enrichir et valoriser le patrimoine muséal et écrit de l Observatoire) - une mission de soutien à la politique de diffusion de la culture scientifique et technique menée par l établissement Conformément au décret du 23 août 2011, à la circulaire n du 31 décembre 1992 et aux statuts de la Bibliothèque, ses missions documentaires consistent à : - mettre en œuvre la politique documentaire de l établissement - acquérir, gérer, signaler, communiquer et conserver les documents de toute sorte qui appartiennent à l établissement - acquérir de manière exhaustive les documents français et étrangers de niveau recherche en astronomie-astrophysique et en histoire de ces disciplines et tenir ces documents à disposition du Prêt entre Bibliothèques (périmètre CADIST) 3

4 La Bibliothèque est administrée par un Conseil de la documentation qui se prononce sur le budget, le fonctionnement du service et les problèmes documentaires. Le Conseil comprend notamment des représentants des départements, des instituts et des services scientifiques (dits «interlocuteurs» de la Bibliothèque). Ils sont les partenaires privilégiés de la Bibliothèque quand celle-ci a besoin d évaluer les besoins de son public sur des questions documentaires particulières. En tant que Bibliothèque d établissement elle dessert le personnel tel que défini au titre VI du Règlement intérieur de l Observatoire (chercheurs, enseignants-chercheurs, ingénieurs, techniciens, administratifs, affiliés, visiteurs, stagiaires ), les étudiants de l Observatoire (Diplôme d Université, Master, Doctorat) et des établissements partenaires, et les personnels et étudiants des établissements membres de la fondation PSL*. En tant que CADIST la Bibliothèque sert l ensemble de la communauté nationale de niveau recherche en astronomie-astrophysique et en histoire de ces disciplines. La Bibliothèque est par ailleurs ouverte à tout public sur justificatif de recherche : en raison de la qualité exceptionnelle de ses collections et du caractère unique de certains de ses fonds - notamment ses archives -, elle est fréquentée par un public extérieur large (étudiants, scientifiques, historiens, journalistes, médiateurs culturels, iconographes, artistes ) La politique documentaire est définie pour répondre aux besoins documentaires des publics de l établissement et de la communauté nationale de recherche en astronomieastrophysique et pour accompagner l exploitation des collections patrimoniales. Elle s appuie par ailleurs sur le fonds existant (principe de cohérence de la collection) et prend en compte le contexte documentaire environnant. Le contexte documentaire et éditorial étant mouvant, cette politique est révisée régulièrement. La première version a été présentée au Conseil de la documentation le 30 juin 2009 et la seconde et présente version le 31 octobre ) Axes de développement des collections Les collections documentaires de la Bibliothèque sont organisées autour de quatre grands axes thématiques : - astronomie-astrophysique - disciplines connexes à l astronomie-astrophysique - histoire des sciences et des techniques - généralités scientifiques et outils de référence 1.1) Astronomie-astrophysique Cette collection est destinée à satisfaire les besoins documentaires des chercheurs et des étudiants de l Observatoire et de la communauté nationale de recherche (domaine CADIST). 4

5 Le domaine de l astronomie-astrophysique est décrit sous les indices 520 à 524 de la Classification Décimale Universelle (CDU) utilisée par la Bibliothèque pour le classement des monographies en libre-accès. Le détail des champs concernés est le suivant 1 : Indice CDU Intitulé CDU 520 Instruments et techniques astronomiques 521 Astronomie théorique. Mécanique céleste 523 Le système solaire 524 Etoiles. Système stellaires. Planètes extrasolaires. Univers Les acquisitions relevant de l astronomie-astrophysique comprennent également les documents relatifs à la relativité et la gravitation (classés en physique dans la CDU). 1.2) Disciplines connexes En complément des collections d astronomie-astrophysique, la Bibliothèque acquiert également de la documentation relevant de disciplines connexes (outils ou souschamps de ces disciplines liées aux recherches menées à l Observatoire). Ces disciplines connexes sont les suivantes : Physique : les acquisitions concernent principalement l optique, la physique atomique, moléculaire et nucléaire, la physique des plasmas, la physique quantique, la mécanique des fluides, la thermodynamique, la physique du solide Mathématiques : systèmes dynamiques, analyse numérique, probabilités et statistiques Chimie : spectroscopie et astrochimie Spatial : missions spatiales, programmes et technologies spatiales Sciences de la Terre : géophysique, géodynamique et géodésie Informatique et Sciences de l ingénieur : traitement du signal, traitement de l image, intelligence artificielle, mécanique, électronique, microélectronique Sciences de la vie : biologie et biochimie (en lien avec l exobiologie) La Bibliothèque n'est pas en mesure d'assurer une veille documentaire systématique pour les acquisitions en informatique, sciences de la vie et sciences de l ingénieur : cellesci résultent donc essentiellement de demandes de lecteurs de l'établissement. 1.3) Histoire des sciences et des techniques Les acquisitions ont vocation à répondre aux besoins des historiens de la discipline et à accompagner la recherche sur les collections patrimoniales et leur valorisation. Etant donné la richesse du fonds patrimonial, elles peuvent par ailleurs intéresser un public plus large. 1 Voir l Annexe 4 pour le développement complet de la classe 52 5

6 Par conséquent, les acquisitions se font en étroite liaison avec : - les domaines de recherche en histoire de l'astronomie - les domaines spécifiquement développés par les équipes de recherche en histoire des sciences à l'observatoire - les scientifiques de l Observatoire et les recherches qu ils ont menées - les fonds patrimoniaux existants 1.4) Généralités scientifiques et outils de référence La Bibliothèque a vocation à soutenir une mission de culture générale en procédant à quelques acquisitions sur la problématique sciences, techniques et société, ainsi qu en épistémologie et philosophie des sciences. En tant que bibliothèque scientifique, elle entretient aussi une collection d outils de référence scientifiques et pluridisciplinaires. Enfin des outils de langue sont également nécessaires à l exploitation de la documentation. 2) Objectifs de développement des collections Les collections sont enrichies selon trois biais : les acquisitions onéreuses (achats), les dons et le dépôt légal. La politique d acquisition est, dans les grandes lignes, la même pour les dons et les achats. Les achats peuvent porter sur la production éditoriale actuelle («acquisitions courantes») ou sur la production documentaire passée («acquisitions rétrospectives» visant à combler des lacunes éventuelles dans les collections). Les dons constituent la principale source d acquisitions rétrospectives. Différents types de documents peuvent entrer dans les collections de la Bibliothèque : monographies, thèses et périodiques principalement 2. Les monographies recouvrent, entre autres, les livres, manuels, ouvrages de référence (dictionnaires, encyclopédies, bibliographies), comptes-rendus de colloques. Ces documents se présentent sur différents supports : la plupart du temps sur support papier, mais aussi sur support électronique (en ligne ou quelque fois sur CD ou DVD), et sur microforme (thèses). Les objectifs documentaires de la Bibliothèque prennent en compte l ensemble des types de documents qui contribuent à l accroissement des collections, ceci quel que soit leur mode d entrée dans le fonds. Ils fixent pour chacun des axes thématiques précédemment définis la couverture optimale à garantir : - collection d excellence en astronomie-astrophysique et dans l histoire de ces disciplines - collection de référence en histoire des sciences 2 Voir l Annexe 1 pour la répartition des dépenses documentaires entre monographies et périodiques 6

7 - collection d appoint pour les disciplines connexes à l astronomie-astrophysique et pour les généralités scientifiques et outils de référence Pour réaliser ces objectifs la Bibliothèque prend en compte le contexte institutionnel et documentaire qui l entoure, notamment : - au niveau de l établissement et du campus : - la bibliothèque associée de l Institut de Mécanique Céleste et de Calcul des Éphémérides (IMCCE) - la bibliothèque de l Institut d Astrophysique de Paris, associée à la Bibliothèque Universitaire de l UPMC - la politique documentaire poursuivie par PSL 3 - au niveau national : - la documentation disponible en ligne gratuitement (Gallica, base ADS - Astrophysics Data System et autres archives ouvertes) - le projet ISTEX visant à l acquisition de Licences Nationales d utilisation de ressources électroniques - la carte documentaire nationale (CADIST de physique et de sciences de la Terre notamment) - l INIST (Institut National de l Informations Scientifique et technique), opérateur national du CNRS pour la documentation et qui propose par le portail un panel important de ressources pour la communauté sciences de la Terre et de l Univers 2.1) Collections en astronomie-astrophysique Les documents acquis peuvent relever de trois niveaux : recherche (à partir du troisième cycle), second cycle (Master) et vulgarisation. Documents de niveau recherche et second cycle Couverture documentaire : conformément aux missions du CADIST, les acquisitions de niveau recherche ont une visée d exhaustivité dans le domaine, pour tous les types de documents et de supports. Il faut noter que certains documents tels que les thèses, les rapports d institutions ou de projets scientifiques, certains actes de colloque, ne sont pas disponibles dans les circuits commerciaux : on les désigne sous le terme de «littérature grise». La Bibliothèque en reçoit depuis toujours en dons et souhaiterait mettre en place une politique plus active de collecte auprès des départements lors du contrat quinquennal Depuis 2010, l Observatoire est membre de la fondation PSL. Cette dernière devrait déployer dès 2014 ou 2015 une politique documentaire spécifique (acquisition de ressources intéressant tout ou partie de la communauté PSL). 7

8 Concernant la documentation destinée plus spécifiquement aux étudiants de 2 nd cycle, les acquisitions sont exhaustives pour les manuels (livres de cours avec exercices) en français, et sélectives pour les manuels en anglais. Les ouvrages de synthèse (état de l art sur un sujet) peuvent intéresser étudiants et chercheurs : les acquisitions sont exhaustives pour le français et l anglais. Langues : principalement anglais (environ 85% des acquisitions onéreuses) et français Documents de vulgarisation Couverture documentaire : la Bibliothèque conserve et enrichit un fonds sélectif de vulgarisation destiné aux étudiants en DU (Diplôme d Université) et aux personnels non chercheurs de l Observatoire. Une autre finalité de cette collection est de constituer des archives de la production éditoriale française du domaine 4 (évolution de la diffusion des idées dans la discipline). Une production éditoriale importante de niveau vulgarisation existe à destination des amateurs, dans laquelle figurent aussi des documents intéressant d autres publics : ainsi les périodiques d actualité, atlas et guides du ciel peuvent être acquis dans la mesure où ils s adressent aussi aux professionnels et aux étudiants. Par contre, sauf demande des lecteurs, les ouvrages à finalité pratique sur l observation et l instrumentation sont exclus du champ des acquisitions onéreuses (ils peuvent toutefois être reçus en don par le biais du dépôt légal). Langues : la langue d acquisition principale est le français. Toutefois, des monographies de niveau vulgarisation en langue anglaise peuvent aussi être acquises (notoriété de l auteur, importance de l ouvrage). 2.2) Collections en disciplines connexes Niveau : 2 nd cycle et au-delà Couverture documentaire : les acquisitions de monographies dans ces domaines sont sélectives et se font principalement à la demande. Concernant la géodésie, qui est un domaine à cheval entre les sciences de la Terre et les sciences de l Univers, la Bibliothèque de l Observatoire et le CADIST sciences de la Terre veillent notamment à ce que tous les titres des International association of geodesy symposia soient disponibles dans l une ou l autre des deux bibliothèques. Les acquisitions et abonnements de ressources électroniques sont également sélectifs et ajustés par rapport à l environnement documentaire. Un suivi fin des ressources accessibles aux lecteurs de l Observatoire est assuré de manière à ne pas doubler l offre (portail PSL, Licences Nationales). 4 Cette collection est notamment constituée par le biais du dépôt légal dont les exemplaires ont vocation à être conservés sur le long terme 8

9 Langues : anglais et français 2.3) Collections en histoire des sciences et des techniques Les acquisitions intéressant l histoire des sciences et des techniques peuvent être des sources primaires (documents de première main) ou des sources secondaires (documents d analyse fondés sur des sources primaires). Les acquisitions de sources primaires (manuscrits, imprimés ou documents iconographiques) ont pour vocation d enrichir le patrimoine de l Observatoire et sont traitées dans le paragraphe 9. En ce qui concerne les sources secondaires, outre des périodiques, les documents acquis sont principalement des éditions de textes, des ouvrages critiques (synthétiques ou plus spécialisés), des biographies scientifiques, des actes de colloques et des travaux universitaires, des fac-similés d éditions anciennes, des bibliographies et des ouvrages de référence. Niveau des documents : second cycle et recherche Domaines et couverture documentaire visés : Les acquisitions ont une visée d exhaustivité pour deux axes : o o Histoire des Observatoires de Paris et de Meudon, des recherches qui y ont été menées et des scientifiques qui y ont travaillé. Histoire de l'astronomie et de l'astrophysique, des observatoires français et étrangers, des autres institutions de recherche dans la discipline et des instruments d'observation (y compris l'histoire de la mesure du temps et des calendriers). Les acquisitions sont sélectives dans les domaines suivants : o o o o Histoire de la physique : accent sur la métrologie et les systèmes de référence, l'optique, la première révolution scientifique et la mécanique classique, la vitesse de la lumière, l'histoire et le développement de la théorie de la relativité. Histoire des mathématiques : accent sur les branches ou problèmes mathématiques utilisés en astronomie, notamment en mécanique céleste. Histoire des sciences de la Terre : accent sur la géophysique (gravité, magnétisme, rotation), la géodésie, la cartographie (systèmes de coordonnées) Histoire des techniques et des instruments scientifiques : accent sur les instruments utilisés dans les observatoires, sur les techniques particulières ayant joué un rôle 9

10 en astronomie ou astrophysique (photographie, spectroscopie, radars ) et sur la diffusion des techniques. o o Histoire des sciences : accent sur l'histoire des grandes institutions et des politiques scientifiques, les systèmes de diffusion des connaissances scientifiques, les expéditions scientifiques ayant impliqué des techniques et observations astronomiques, les thèmes et débats sur lesquels les connaissances astronomiques ont impacté (exemples : science et religion, science et traditions) Arts, Littérature et Sciences : patrimoine scientifique, la représentation d'objets scientifiques considérée sur un plan esthétique, artistes au service de l'astronomie Ponctuellement des ouvrages de fiction exploitant les recherches menées dans la discipline sont acquis (ex : Jules Verne ou Camille Flammarion). Aucune période chronologique et aucune aire géographique ne sont exclues. Langues : principalement anglais, français, italien et dans une moindre mesure allemand. Pour les langues rares, les ouvrages en langue originale peuvent être acquis dans la mesure où il n'existe pas de traduction. 2.4) Collections en généralités scientifiques et outils de référence Niveau : universitaire Domaines et couverture documentaire visés : Les acquisitions sont sélectives dans les domaines suivants : o o o Epistémologie et philosophie des sciences : accent sur l'épistémologie ou la philosophie de la cosmologie, de la relativité, de l'espace-temps. Pour les autres domaines les ouvrages de langue française sont privilégiés Thématique «sciences, techniques et société» : les documents qui traitent de l astronomie ou de l astrophysique sous un autre angle que «science dure» sont systématiquement acquis (exemples : autobiographie d astronomes, ouvrages sur l enseignement de l astronomie, sa place dans la culture ). Pour les autres documents, l accent est mis sur les disciplines proches et sur les problématiques françaises. Outils de référence pluridisciplinaires : monographies de type «usuels» (annuaires, répertoires, bibliographies, dictionnaires et encyclopédies spécialisés, ou généralistes, dictionnaires de langue) et grands périodiques scientifiques pluridisciplinaires. Les acquisitions et abonnements de ressources électroniques sont aussi ajustés par rapport à l environnement documentaire (suivi des ressources accessibles par PSL et les Licences Nationales). 10

11 Langues : principalement anglais et français 3) Critères de sélection des documents Les acquisitions effectuées par la Bibliothèque (achats et dons) sont placées sous la responsabilité de personnels de catégorie A et B qui ont la charge d un ou plusieurs domaines thématiques et d un support particulier pour un ou deux sites. La politique documentaire est coordonnée par un conservateur des bibliothèques. Le processus de sélection des documents résulte d une pratique de veille qui fait intervenir plusieurs types de compétences (notamment connaissance des domaines de recherche et de l histoire de l établissement, connaissance du fonds principe de cohérence des collections -, de la production éditoriale et de l environnement documentaire). Il n est donc pas strictement réductible aux critères énoncés ci-dessous. Pour des achats non récurrents et particulièrement onéreux, et dans le cas de ressources nouvelles (nouveaux supports pas exemple), le réseau des interlocuteurs de la Bibliothèque, ou le Conseil de la documentation, est consulté. 3.1) Monographies Les critères de sélection sont : - le niveau ou le public visé - la qualité intellectuelle et scientifique du document, qui peut être estimée notamment grâce aux éléments suivants : notoriété de l auteur, appartenance institutionnelle, reconnaissance de l éditeur, de la collection ou de la collectivité éditrice, analyses ou «books reviews». Concernant les documents présentant des théories non validées par la communauté scientifique, ils sont achetés uniquement sur demande. Ils peuvent toutefois être acceptés en don dans la mesure où un recul suffisant permet de juger de leur retentissement. Ce type de document peut aussi être reçu par le biais du dépôt légal. Les rééditions sont acquises dans la mesure où elles sont revues et augmentées. Les ouvrages écrits par des chercheurs de l Observatoire sont systématiquement acquis, quel qu en soit le niveau. Concernant les ouvrages acquis sous forme électronique (ebooks), les domaines thématiques d acquisition sont les mêmes que pour le papier mais les offres éditoriales de type «package» ne permettent pas un choix titre à titre et les ouvrages d astronomieastrophysique sont la plupart du temps regroupés avec ceux de physique ou de sciences de la Terre. De plus certains facteurs propres au support interviennent aussi dans la sélection : 11

12 - contenus pour lesquels l électronique apporte une forte valeur ajoutée (ex : possibilité de recherche en texte intégral, navigation dans un dictionnaire, mise à jour régulière) - modèle d accès de type revues en ligne (accès par adresses ip, nombre de consultations et d usagers simultanés illimités) - type de contenu se prêtant facilement à la lecture sur écran et à l impression (exemple : comptes-rendus de colloques) 3.2) Périodiques et archives de périodiques payants sur tous supports Périodiques toutes disciplines Les critères de sélection sont semblables à ceux des monographies : - le niveau ou public visé - la qualité intellectuelle et scientifique du document (reconnaissance de la collectivité éditrice, des personnalités composant le comité éditorial de la revue) Il faut signaler que, pour les périodiques en ligne, la vente par bouquets (ou «package») n autorise pas toujours une sélection titre à titre. En outre certains critères sont propres aux ressources électroniques (périodiques courants, archives) : - conditions commerciales et légales (notamment clauses de non-désabonnement, possibilités d exploitation de la documentation) - extension de la collection existante (accroissement de l antériorité par l achat d archives ou bouquet augmentant le nombre de titres d un éditeur) - pérennité (possibilité de conserver l accès aux années précédemment souscrites en cas de désabonnement ou d obtenir une sauvegarde sur CD) Périodiques hors astronomie-astrophysique Pour les décisions d abonnement ou de désabonnement des périodiques ne relevant pas de l astronomie-astrophysique, ces critères sont trop larges par rapport à la production éditoriale. Ils sont complétés par les résultats des enquêtes régulières menées par la Bibliothèque auprès des chercheurs, enseignants-chercheurs et ingénieurs de l établissement. Ces enquêtes visent à évaluer les usages actuels de la collection (pertinence des abonnements en cours pour chaque site) et à cerner les besoins non satisfaits (demandes de nouveaux abonnements ou d accroissement d antériorité). Leur validité est estimée à cinq années. A l issue de ces enquêtes, les critères suivants sont utilisés pour décider du maintien des abonnements de périodiques ou la sélection de nouveaux titres : 12

13 - usages (usages révélés par les enquêtes, statistiques de téléchargement fournies par les éditeurs) - demandes explicites des lecteurs de l établissement - localisation à l échelle nationale - coût moyen d un téléchargement par rapport au coût de fourniture par le PEB (Prêt Entre Bibliothèque), ou, dans le cas d un nouvel abonnement, conditions tarifaires - indicateurs bibliométriques (listes de références, facteur d impact) Les critères pour proposer des désabonnements sont : - évolution du contenu ou de l intérêt scientifique - usages (usages révélés par les enquêtes, statistiques de téléchargement fournies par les éditeurs) - localisation à l échelle nationale - coût moyen d un téléchargement par rapport au coût de fourniture par le PEB (Prêt Entre Bibliothèque) - dédoublonnage par rapport à l environnement documentaire principalement) - développement des ressources en ligne (abandon du papier au profit de l électronique) Lorsque l évolution de l offre ou du contexte documentaire ou budgétaire impose des révisions importantes du portefeuille des abonnements, les décisions peuvent être préparées dans le cadre d un groupe de travail issu du Conseil de la documentation. En dernier niveau les décisions de désabonnement sont systématiquement soumises au Conseil de la documentation. Toutefois, l obligation de maintenir un chiffre d affaire vis-à-vis de l éditeur ne permet pas toujours d opérer les désabonnements souhaités pour le papier. Pour les ressources électroniques, certains contrats prévoient un engagement sur plusieurs années. Archives électroniques de périodiques Depuis quelques années les éditeurs numérisent et commercialisent les archives en plus des abonnements courants. Le projet ISTEX vise à acquérir ces archives en ligne pour les communautés nationales de recherche et d enseignement. Dans un premier temps, des ressources pluridisciplinaires et d intérêt général ont été acquises. Dans un second temps, des ressources plus spécialisées sont en cours de négociation. A l exclusion des ressources acquises par Licences nationales, la politique est la même que pour les périodiques courants en ligne, sous réserve des possibilités budgétaires de la Bibliothèque : acquisition pour l astronomie-astrophysique, veille de l offre disponible par ou PSL* pour les autres disciplines. Précisons que les offres d archives électroniques sont pour majeure partie des offres de type «package» et ne permettent pas un choix titre à titre. D autre part les accès aux archives peuvent être proposés sous forme d abonnement ou d achat pérenne. Ce dernier choix est privilégié pour les revues du domaine astronomieastrophysique et là aussi dans la mesure des possibilités budgétaires. 13

14 3.3) Bases de données en ligne La principale base du domaine astronomie-astrophysique (ADS) est en accès libre, et le portail donne accès aux grandes bases scientifiques pluridisciplinaires (ISI - Web of knowledge, Current Contents, Pascal, Inspec ). La Bibliothèque fournit un service d aide à l interrogation de ces bases de données. Les bases de données relevant de l histoire des sciences ou des disciplines connexes sont acquises en fonction des demandes et maintenues en fonction des usages avérés. Depuis 2010, la Bibliothèque est abonnée aux Techniques de l ingénieur. 3.4) Open access et ressources électroniques gratuites La Bibliothèque de l Observatoire soutient le mouvement de libre accès à l information scientifique et technique. Dans la mesure des moyens disponibles, ce soutien peut se traduire par des contributions financière à des plates-formes d archives ouvertes comme par exemple cela a été fait pour la plateforme arxiv hébergée par l Université Cornell. Le développement exponentiel des ressources électroniques librement accessibles sur le web rend indispensable une sélection et un signalement de ces ressources documentaires : la Bibliothèque pratique une veille afin de répertorier sur son site web des périodiques électroniques et des sites Internet (signets) librement accessibles. La sélection des périodiques gratuits se fait sur les mêmes critères intellectuels (niveau et qualité) que la sélection des abonnements. En revanche, le critère d usage n entre pas en ligne de compte. Comme les besoins relevant des disciplines connexes sont larges, l ensemble des titres de ces disciplines sont signalés (soit un total de titres en 2012). Les périodiques librement accessibles en ligne sont signalés dans la même base de données qui répertorie les abonnements électroniques payants de la Bibliothèque, de et des Licences Nationales, de sorte que les lecteurs disposent d un point d entrée unique. Concernant les signets, deux axes de sélection ont été retenus : - Outils de recherche documentaire généralistes et spécialisés (catalogues de bibliothèques, bases de données ) et archives ouvertes - Ressources en histoire de l astronomie, en histoire des sciences, en culture et patrimoine scientifique et technique Enfin, le contexte de dématérialisation croissante des contenus, résultant d opérations de numérisations massives, rend indispensable la mise en œuvre d un outil de recensement des ressources numérisées qui intéressent les lecteurs de la Bibliothèque. Des solutions automatisées de signalement sont à mettre en place (moissonnage des données des grandes plateformes d accès aux documents électroniques). Une politique de sélection reste à définir et à intégrer au présent document de politique documentaire. 3.5) Documents audiovisuels L Observatoire de Paris accueille régulièrement des tournages et ses chercheurs participent à des documentaires scientifiques diffusés sur les chaînes de télévision. Un 14

15 fonds de documents audiovisuels reçus en dons par ce biais est conservé par la Bibliothèque. Depuis 2009, la Bibliothèque complète ce fonds par le biais d acquisitions onéreuses de documents audiovisuels édités relatifs à l histoire de l établissement et plus généralement à l histoire de l astronomie et de l astrophysique. Les documentaires dans lesquels interviennent des chercheurs de l Observatoire sont systématiquement acquis. En outre, ceux-ci participent aussi régulièrement à des émissions radiophoniques de sorte qu un travail de recensement est effectué en vue de constituer un fonds d archives audiovisuelles lié aux activités de recherche. Des œuvres de fiction peuvent exceptionnellement être acquises, dans la mesure où elles présentent un intérêt fort pour analyser l impact de l astronomie sur l art et la culture. 4) Sources d acquisitions et traitement des demandes des usagers 4.1) Acquisitions onéreuses Les sources suivantes sont utilisées pour les acquisitions courantes de monographies : - catalogues en ligne ou papier d éditeurs français et étrangers en sciences et sciences humaines - dépouillement systématique des revues reçues à la Bibliothèque (près de 100 titres) : book reviews, publicités et annonces de parutions, références bibliographiques d articles de synthèse - répertoires bibliographiques professionnels (notamment Livre hebdo pour les ouvrages français) - listes de diffusion, salons et journées pour les professionnels des bibliothèques - listes d acquisitions d autres bibliothèques - base Enterbooks du fournisseur Dawson Pour les acquisitions rétrospectives, des catalogues de libraires et des sites Internet de vente (de type Amazon ou ebay) sont utilisés. Les demandes des lecteurs de l établissement constituent aussi une source d acquisitions. Elles sont systématiquement satisfaites sauf si elles correspondent à un besoin purement ponctuel : dans ce cas-là le lecteur est orienté vers le Prêt entre bibliothèques (PEB). Depuis 2007 les lecteurs de l Observatoire peuvent consulter la base des commandes en cours et faire des suggestions d acquisition en ligne. 4.2) Dons Dépôt Légal En tant que CADIST la Bibliothèque est attributaire d un exemplaire du dépôt légal éditeur dans la discipline astronomie-astrophysique et son histoire, quelque soit le niveau du document (convention n /423). Ces exemplaires (ouvrages et périodiques) 15

16 restent la propriété de l Etat et sont destinés à la conservation sur le long terme. Ils sont communicables sur place mais ne sont pas empruntables. Thèses de l ANRT (Atelier National de Reproduction des Thèses) Toujours en tant que CADIST, la Bibliothèque reçoit un exemplaire sur microfiche de toute thèse soutenue en France dans la discipline. Thèses des doctorants de l Observatoire Toute thèse d un doctorant inscrit dans l établissement doit être déposée à la Bibliothèque qui se charge d en effectuer le traitement (attribution d un numéro national de thèse, signalement dans le Sudoc, envoi d un exemplaire à l ANRT). Périodiques Suite à une longue tradition d échanges entre institutions scientifiques, la Bibliothèque reçoit en don environ 80 titres de périodiques ; ces publications ne sont la plupart du temps pas disponibles dans les circuits commerciaux (littérature grise) Dons de partenaires institutionnels et de particuliers Les collections sont régulièrement enrichies par des dons de chercheurs (dons des publications dont ils sont l auteur, dons d ouvrages ou de revues qu ils reçoivent, dons de leur bibliothèque personnelle ). Le Bureau des Directeurs de Astronomy and Astrophysic offre gracieusement un abonnement papier et électronique à cette revue, l Observatoire hébergeant le bureau éditorial. L Union Astronomique Internationale fait don des Proceedings qu elle édite. La Société Astronomique de France offre deux abonnements à l Astronomie en échange d une cession de droit de reproduction et de représentation d images destinées à illustrer la revue (échange formalisé dans une convention). Certaines institutions proches ont également fait des dons importants à la Bibliothèque (Bureau des Longitudes, IMCCE et IAP notamment). Enfin, dans le cadre de l activité de la photothèque, un justificatif de l utilisation des documents iconographiques est exigé, ce qui représente aussi une source de dons. 16

17 5) Nombre d exemplaires, supports et choix du site d acquisition Les questions du nombre d exemplaires acquis, du choix du site et du support sont liées. Ainsi, l apparition de l électronique a modifié la problématique du choix du site tout en permettant de réduire le nombre d exemplaires. La question des supports est par ailleurs fortement corrélée avec celle de la conservation puisque le papier est à ce jour le seul support de conservation fiable. 5.1) Nombre d exemplaires par site Les documents sont achetés en un seul exemplaire par site. Toutefois, certains ouvrages majeurs dits «usuels» (type ouvrages de synthèse ou de référence) sont acquis en deux exemplaires : un exemplaire réservé à la consultation sur place et un exemplaire pour le prêt. Les ouvrages figurant sur les listes bibliographiques à destination des étudiants peuvent toutefois être acquis exceptionnellement en plusieurs exemplaires. Pour les ouvrages reçus en don et pour lesquels un exemplaire est déjà présent dans les collections la politique de l exemplaire unique est à adapter. Un second exemplaire peut en effet être acquis lorsqu il satisfait à un des critères suivants : - Ouvrage ancien ou rare - Ouvrage écrit par un auteur de l Observatoire - Ouvrage classique ou à l importance scientifique avérée (l expertise des chercheurs est souvent requise pour ce critère) - Pour les ouvrages d histoire des sciences : sources (éditions de textes originaux), ouvrage relatifs aux instruments, aux observatoires, aux manuscrits et archives - Exemplaire présentant des particularités (dédicace, notes et commentaires manuscrits ) Lorsqu un second exemplaire entre dans les collections, il est systématiquement exclu du prêt (exemplaire de conservation). A l inverse, concernant les ouvrages acquis par le biais du dépôt légal, un exemplaire supplémentaire pour le prêt peut être acheté (notamment pour le prêt). Enfin, les ouvrages reçus en don et qui ne sont pas intégrés dans les collections sont proposés en don à d autres bibliothèques dans un premier temps puis aux lecteurs de l Observatoire. 5.2) Choix du site d acquisition La répartition par site est une problématique propre au support papier. Elle est fonction en premier lieu des domaines de recherche propres à chaque site, de la localisation du lecteur si l acquisition résulte d une demande (monographies), ou de celle du département ou de l équipe (enquêtes sur la consultation des périodiques). 17

18 Astronomie-astrophysique et disciplines connexes Les ouvrages spécialisés relevant des thématiques propres à un site sont acquis sur le site concerné. Toutefois les ouvrages de référence ou de synthèse peuvent être acquis sur les deux sites car ils peuvent intéresser l ensemble des chercheurs. Les domaines de recherche des équipes localisées à Meudon correspondent aux intitulés de la CDU suivants : - Instruments et techniques astronomiques - Système solaire - Etoiles. Systèmes stellaires. Univers - Exobiologie - Météorologie de l espace - Physique des plasmas et mécanique des fluides - Processus atomiques et moléculaires en astrophysique - Radioastronomie - Soleil - Théorie de la Relativité Les domaines de recherche des équipes localisées à Paris peuvent être exprimés selon les intitulés de la CDU suivants : - Instruments et techniques astronomiques - Système solaire - Etoiles. Systèmes stellaires. Univers - Astronomie théorique. Mécanique céleste - Astrométrie - Mesure (temps et espace) - Géodésie - Géophysique Pour les sujets intéressant à la fois les deux sites (Instruments et techniques astronomiques, Système solaire, Etoiles - Systèmes stellaires Univers) la répartition est la suivante : acquisition exhaustive à Meudon et sélective à Paris. En outre en astronomie-astrophysique, sont acquis systématiquement sur chacun des sites : - Les Proceedings of the International Astronomical Union 5 - Les revues n existant que sur support papier et pouvant intéresser les deux sites : Ciel et Espace, The Observatory, Sky and telescope, Astronomical almanac, Daily ephemerides of selected minor planets, Journal of the British Astronomical Association et Handbook of the British astronomical Association 5 L IAU fait don à la Bibliothèque d un exemplaire de chaque Proceedings of the International Astronomical Union et le second exemplaire est acquis à titre onéreux 18

19 - Les dictionnaires, encyclopédies, atlas, catalogues, tables d éléments et de constantes physiques Histoire des sciences et des techniques L équipe de recherche en histoire des sciences étant localisée à Paris, et en raison de la proximité des collections patrimoniales, la documentation ressortant de cet axe thématique est acquise sur ce site. Toutefois les ouvrages synthétiques d histoire de l astronomie et les documents relatifs à l histoire de l Observatoire, de l astrophysique et de la physique contemporaine peuvent être achetés aussi pour le site de Meudon. Généralités scientifiques et outils de référence Les outils de référence sont nécessaires sur chacun des sites d implantation de la Bibliothèque : cette collection est doublée (mais pas forcément à l identique). A titre indicatif, en 2013 trois abonnements de périodiques généralistes n existant que sur support papier sont pris sur les deux sites : Pour la Science, La Recherche, Science et Vie. Les documents de philosophie et épistémologie des sciences sont acquis principalement sur le site de Paris tandis que la thématique «sciences, techniques et société» est développée sur les deux sites. Le site de Nançay La Bibliothèque finance trois abonnements d intérêt général pour le site de Nançay (Pour la Science, La Recherche et Ciel et Espace). Jusqu au début des années 2000 elle procédait également à des acquisitions de monographies pour la station radioastronomique. Celle-ci acquiert désormais les ouvrages qui sont utiles aux personnels de la station et en assure la gestion. 5.3) Choix du support Ouvrages Conformément à la mission de conservation portée par la Bibliothèque, les ouvrages relevant du domaine de l astronomie-astrophysique et de l histoire des sciences continuent d être acquis sous forme papier. En ce qui concerne les ouvrages sur support électronique, les éditeurs proposent soit des abonnements, soit des acquisitions pérennes. Dans le cas d acquisition pérenne (droits d archivage acquis) la politique d achat du papier est modifiée ainsi : - sont acquis sur le site de Paris les ouvrages relevant des thématiques développées sur ce site - sont acquis sur le site de Meudon les ouvrages relevant des thématiques développées sur ce site 19

20 - les ouvrages relevant des domaines de recherche intéressants les deux sites sont systématiquement acquis à Meudon. Dans le cas d abonnements (collections ou ouvrages à suite), l accès à la version électronique est couplé avec une commande permanente de l exemplaire papier. C est le cas des grandes séries du domaine (ASP, AIP, EAS, Proceedings IAU). Les exemplaires papier sont conservés sur le site de Meudon à l exception des ouvrages relevant de l histoire des sciences qui sont conservés à Paris. Lorsque des ouvrages relevant des disciplines connexes ou des généralités sont acquis sur support électronique, ils ne sont pas doublés par une version papier. Périodiques Dans la même logique de conservation, les abonnements relatifs à l astronomieastrophysique et à l histoire des sciences sont toujours acquis sous forme papier. La version électronique, lorsqu elle existe, est aussi systématiquement acquise. Cette politique pourra évoluer si le projet ISTEX ou la politique documentaire de PSL* s étend vers des ressources spécialisées courantes, ou encore dans le cas d une forte pression budgétaire pour les revues qui seraient aussi accessibles par le biais de Pour les autres abonnements, le support électronique est privilégié : la version papier est acquise lorsque la version en ligne n existe pas ou lorsqu elle est combinée à l électronique sans surcoût. 6) Gestion des collections : conservation, reliure et désherbage 6 L Observatoire de Paris est doté d une mission patrimoniale qui s appuie sur son ancrage historique et sur celui de sa bibliothèque à l échelle nationale et internationale. Elle s exerce dans le domaine de la documentation, des archives et des collections muséales gérées par la Bibliothèque 7. La conservation implique un acte intellectuel (une sélection) et une décision politique et juridique assignant un statut fort à ce qui a été sélectionné (inaliénabilité et imprescriptibilité). Cet enjeu, tout comme les principes de bonne gestion des collections, requiert de définir une politique de conservation. Elle est en outre rendue urgente par les problèmes d espace liés à l accroissement des collections. 6 Le désherbage consiste à sélectionner les documents qui n ont pas vocation à être conservés 7 Les problématiques de la conservation des collections muséales et des archives sont spécifiques et ne relèvent pas de la présente politique documentaire. Signalons en outre que la conservation des archives est encadrée par une loi (loi n du 15 juillet 2008) 20

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