Mise à jour du Guide de l évaluateur 20 septembre

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1 Mise à jur du Guide de l évaluateur 20 septembre

2 I/ CONTEXTE LEGISLATIF ET REGLEMENTAIRE L article 76 de la li du 26 janvier 1984 précisé par le décret n du 16 décembre 2014 prévit que l appréciatin, par l autrité territriale, de la valeur prfessinnelle des fnctinnaires se fnde sur un entretien prfessinnel annuel cnduit par le supérieur hiérarchique direct qui dnne lieu à l établissement d un cmpte rendu. L article 1-3 du Décret n du 15 février 1988 relatif aux agents cntractuels de la fnctin publique territriale pse également le principe de l entretien prfessinnel annuel pur les agents cntractuels sur pste permanent de plus d un an cnduit par le supérieur hiérarchique direct. II/ FINALITES DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL L bjectif final de l entretien prfessinnel est le dévelppement des cmpétences prfessinnelles de l agent au regard des bjectifs de la cllectivité. C est l ccasin : - de faire le pint sur les cnditins de travail actuelles de l agent, - d évaluer le travail effectué par l agent au curs de l année, - de fixer ses bjectifs de l année à venir, - d envisager sn avenir en terme de prjet prfessinnel, - de définir les besins en frmatin et d accmpagnement pur l acquisitin u le dévelppement de ses cmpétences. L entretien ne dit pas être un jugement de la persnne mais une évaluatin de sn travail. III/ PREPARATION A L ENTRETIEN PROFESSIONNEL L entretien prfessinnel est un mment d échange privilégié avec l agent. Il dit se déruler dans un climat de cnfiance réciprque. La préparatin de cet entretien est une étape imprtante qui cnditinne la réussite de l entretien lui-même. Pur cela, il sera utile, avant le jur de l entretien, de : - vus remémrer les faits marquants de l année éculée, - nter les réussites de l agent, - nter les difficultés de l agent u les échecs cnstatés l année précédente, qui cnstituernt des pistes d améliratin et/u des bjectifs pur l année suivante, - estimer les myens et les frmatins nécessaires à la réalisatin de ses missins, - réfléchir à l évlutin éventuelle de sa fiche de pste, - envisager ses perspectives d évlutin prfessinnelle Vus vus appuierez ntamment sur la fiche de cmpte-rendu d entretien prfessinnel, la fiche de pste de l agent évalué et la fiche d évaluatin de l année précédente. L agent dit être cnvqué par écrit par le supérieur hiérarchique direct au mins 8 jurs avant l entretien. Il dit recevir avec sa cnvcatin sa fiche de pste, une fiche supprt de préparatin à l entretien et le guide de l évalué. Mise à jur du Guide de l évaluateur 20 septembre

3 IV/ DEROULEMENT DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL Intrductin - prise de cntact et accueil : respecter l heure de l entretien, mettre la persnne à l aise - rappeler les bjectifs de l entretien prfessinnel ainsi que les différentes étapes Remplir l encadré de présentatin de l agent et de vus-même Et faire le pint sur les acquis de l expérience prfessinnelle - indiquez tutes les expériences prfessinnelles (publiques u privées) dnt les acquis snt transpsables dans les fnctins actuelles u dans le cadre d une évlutin prfessinnelle 1) Echanges sur l année éculée - inviter l agent à s exprimer sur : les aspects psitifs de sn travail, les difficultés qu il a rencntrées ses pints frts et ceux qu il estime devir amélirer les faits marquants rencntrés - analyser les bjectifs fixés à l agent lrs de l entretien prfessinnel précédent u survenu en curs d année - évaluer les frmatins effectuées par l agent l année passée de façn à savir si les acquis nt été transpsés u nn en situatin de travail et purqui. 2) Appréciatin de la valeur prfessinnelle et de la manière de servir de l agent - faire part de vtre évaluatin sur sn activité prfessinnelle en vus appuyant sur les éléments d appréciatin des critères cntenus dans la fiche de cmpte-rendu d entretien et détaillé dans le tableau ci-dessus: Critères fixés après avis du Cmité Technique du 30 juin Résultats prfessinnels et réalisatin des bjectifs Fiabilité et qualité du travail effectué Sens de l rganisatin, de la rigueur et de la méthde Respect des délais Assiduité et pnctualité Capacité à identifier et à hiérarchiser Cmpétences prfessinnelles et techniques Qualité d expressin écrite et rale Esprit d initiative Réactivité et adaptabilité Autnmie Qualités relatinnelles Sens de l écute Capacité à travailler en équipe Sens de la cmmunicatin Capacité d encadrement u d expertise Aptitudes à la cnduite de réunins Aptitudes à déléguer et à cntrôler Cmmunicatin (dialgue, écute, infrmatin) Capacité à la prise de décisin Cntributin à l activité du service Sens des respnsabilités Aptitudes à faire des prpsitins (aide à la décisin et initiative) Curisité prfessinnelle Sens du service public et cnscience prfessinnelle Il cnvient de préciser qu en fnctin de l activité de l agent, les sus critères ne sernt pas frcément tus évalués. Ex : un adjint technique plyvalent purra ne pas être évalué sur l aptitude à la cnduite de réunin. Mise à jur du Guide de l évaluateur 20 septembre

4 3) Déterminer des bjectifs pur l année N + 1 en cncertatin avec l agent - rappeler les bjectifs du service - lister les bjectifs définis qui divent être : Mesurables (qui, qui, cmment), Accessibles (adaptés à l agent), Lgiques (entre l agent, le service et les bjectifs du service et de la cllectivité), Individuels (crrespndant à la prgressin de l agent), Négciés, Stimulants. Avec les myens d accmpagnement à mettre en œuvre et les délais, le cas échéant. 4) Déterminer les besins en frmatin en chérence avec les rientatins de la cllectivité et celles de l agent - définir les besins à curt vire à myen terme - si pssible, définir dans quel dispsitif s inscrit la frmatin (adaptatin à l empli, prfessinnalisatin, perfectinnement, etc.). Pur cela, vus devez cnnaître les différents dispsitifs de frmatin et vus appuyer sur le suivi frmatin individuel de l agent évalué. 5) Inviter l agent à expliquer ses perspectives d évlutin prfessinnelle - en termes de carrière et de mbilité pur les agents fnctinnaire. En déterminant les myens d accmpagnement à envisager. - En terme de préparatin à des cncurs d accès aux cadres d empli de la FPT pur les agents cntractuels 6) Prpser à l agent de faire des suggestins, des remarques u des prpsitins quant à l évlutin de sn pste ainsi qu au fnctinnement du service. - indiquez s il est nécessaire de mettre à jur la fiche de pste - indiquez si les suhaits exprimés par l agent nécessitent la prise d un rendez-vus ultérieur afin d étudier sa demande. 7) Rédiger une appréciatin générale de l entretien (synthèse littérale du cmpte rendu) en cmplétant le cmpte-rendu d entretien prfessinnel individuel, le signer. Le faire ntifier à l agent dans un délai de 15 jurs puis ensuite le faire visé par l autrité territriale. 8) Transmettre aux services cncernés les suhaits exprimés par l agent lrs de l entretien ntamment en termes de besin de frmatins, de perspectives d évlutin prfessinnelle et de demandes de revalrisatin de rémunératin. Mise à jur du Guide de l évaluateur 20 septembre

5 V/ DEROULEMENT DE L ENTRETIEN Au mins 8 jurs avant l entretien Cnvcatin de l agent par le supérieur hiérarchique direct avec la fiche de pste et le supprt de préparatin à l entretien Observatins éventuelles de l agent ENTRETIEN MENE PAR LE SUPERIEUR HIERARCHIQUE DIRECT Maximum 15 jurs après l entretien Etablissement et signature du cmpte rendu par le supérieur hiérarchique direct NOTIFICATION DU COMPTE RENDU A L AGENT L agent atteste de sa ntificatin en signant le cmpte-rendu L agent signe le cmpte rendu Renvi par l agent du cmpte rendu à sn supérieur hiérarchique direct Visa de l autrité territriale 15 jurs francs Après la ntificatin Demande de révisin auprès de l autrité territriale 15 jurs après réceptin de la demande Répnse de l autrité territriale Ntificatin de la répnse à l agent 1 mis à cmpter de la ntificatin de la répnse de l autrité territriale Demande de révisin auprès des membres de la CAP u la CCP VERSEMENT DU COMPTE RENDU AU DOSSIER ADMINISTRATIF DE L AGENT + COPIE AU CENTRE DE GESTION (Pur les cllectivités affiliées) Avis des membres de la CAP u CCP qui peuvent prpser une mdificatin du cmpte rendu Répnse de l autrité territriale Ntificatin du cmpte rendu définitif à l agent En cas de cntestatin, l agent dispse d un délai de 2 mis à cmpter de la ntificatin du présent cmpte-rendu d entretien prfessinnel, pur dépser un recurs pur excès de puvir devant le Tribunal Administratif de Nantes. Le recurs gracieux et la demande de révisin du cmpte-rendu ne snt pas des préalables bligatires à ce recurs Mise à jur du Guide de l évaluateur 20 septembre

6 AVANT L ENTRETIEN Envyer une cnvcatin à l agent au mins 8 jurs avant la date de l entretien, accmpagnée de sa fiche de pste et de la fiche supprt de préparatin à l entretien prfessinnel Chisir un endrit calme, neutre et sans témin pur l entretien Prévenir le secrétariat et les cllabrateurs de ne pas vus déranger. Rassembler les dcuments nécessaires à l entretien : Fiche de pste Suivi frmatins et cmpteur DIF Jurnal de brd avec les faits marquant de l année éculée Les ffres de frmatins : réginales, interréginales, itinéraires de frmatin Calendrier pur planifier les frmatins et les éventuels prchains entretiens Clarifier si-même les bjectifs à prpser à l agent. Envisager même de les mdifier seln les arguments de celui-ci. Envisager différents myens, plans d actins susceptibles de l aider à atteindre ses bjectifs Réfléchir aux raisns des écarts entre les bjectifs fixés et les résultats btenus : qu est-ce qui vient de l agent, des circnstances, de vtre respnsabilité de manager. Reprendre la fiche de pste et examiner s il y a lieu de la faire évluer et dans quelles cnditins. Réfléchir aux prpsitins à faire et aux cnseils à dnner à l agent en matière d évlutin de carrière, de frmatin, de techniques de management Récapituler brièvement les pints imprtants à abrder au curs de l entretien. Les questins à se pser : - L agent cmprend-t-il bien sa missin? Est-elle encre à jur? - Quelle est sa perfrmance sur le plan humain, vis-à-vis des cllègues, de sn équipe, de la hiérarchie? - Quels snt ses pints frts, ses pints faibles dans l exécutin de ses missins? - Cmment puis-je l aider pur mieux utiliser ses aptitudes et surmnter ses difficultés? - Peut-n mieux le respnsabiliser dans sn pste actuel? - Quelles capacités et quelles dispnibilités a-t-il pur d autres pstes? - Quels seraient ses besins en frmatin, pur dévelpper ses cmpétences, pur puvir étendre ses respnsabilités u pur puvir lui cnfier un autre pste? Mise à jur du Guide de l évaluateur 20 septembre

7 PENDANT L ENTRETIEN J accueille l intéressé et le mets à l aise curtisement Je lui précise le but de l entretien, je lui présente le dérulement de l entretien. Je précise la durée de l entretien. Je l encurage à s exprimer (aut évaluatin) à prps : De sn travail Des difficultés qu il rencntre Des pints sur lesquels il a besin d aide Je cmmence par les éléments psitifs. J évalue ses perfrmances, je l amène à préciser certains pints : Définir précisément et décrire les prblèmes et difficultés de façn factuelle Quelles causes il attribue à ses difficultés? Cmment il les abrde? Quelles slutins il envisage? Je pse des questins uvertes (purqui, pensez-vus que, cmment, quand) J écute et je refrmule Je fnde mn appréciatin sur les faits J accepte des désaccrds J apprécie ses pints frts et ses pints faibles dans l exercice de ses missins Je lui fais part sincèrement de mn évaluatin de façn nette et précise Je recherche un cnsensus J envisage l avenir en psant une questin uverte du type «Et vtre prchaine année, cmment la vyezvus?» Je prpse un plan d actins Sur les pints à amélirer Pur sn prpre perfectinnement Sur des bjectifs, tâches pur la péride future sa revalrisatin de rémunératin pur un agent cntractuel u sur tut autre sujet ne relevant pas de ma respnsabilité de N+1, je lui prpse un entretien ultérieur avec la persnne cncernée au sein de la cllectivité et je le mentinne en fin de rubrique VI (bas page 3) lrs de la rédactin du cmpte-rendu Je cnclus en : Faisant une refrmulatin du psitif et du négatif Lui prpsant mn aide sur tel u tel pint Prenant nte de ses suggestins et des bjectifs sur lesquels il y a un accrd Lui prpsant, le cas échéant, un rendez-vus ultérieur, avec le respnsable du service u de le service ressurces humaines tut en réaffirmant ma dispnibilité en cas de besin Mise à jur du Guide de l évaluateur 20 septembre

8 Utiliser le «je» et nn le «vus» u le «tu». Je parle à l autre, je ne parle pas sur l autre. Oser le «je» de la respnsabilisatin. Laisser vtre cllabrateur s exprimer. L écuter en s interdisant tut jugement de valeur. Pser des questins uvertes afin de dnner la pssibilité à vtre interlcuteur de dnner des explicatins, un avis, une pinin. La qualité des échanges s amélire avec l utilisatin des questins et de la refrmulatin. Utiliser la refrmulatin : méthde de cmmunicatin permettant de reprendre les idées émises. Ainsi, vtre interlcuteur est certain que vus l avez écuté et cmpris. La refrmulatin est l épreuve de l écute active. Quelques expressins : Si je cmprends bien, J ai bien nté que, Ce que vus suhaitez c est Etre bjectif, ne pas exagérer, ne pas minimiser. Faire part d une appréciatin basée sur des faits significatifs. Décrire les faits permet à vtre interlcuteur de cmprendre de qui n parle. Oser dire ce que l n sent, ce que l n pense. Verbaliser vtre ressenti permet à vtre interlcuteur de cmprendre purqui cela vus gène. Faire des prpsitins cnstructives. Accepter de se psitinner, se situer face à l autre en appsitin et nn en ppsitin. Infrmer vtre cllabrateur des rientatins du service et expser le u les bjectifs spécifiques que vus lui prpsez. Celui-ci exprime à sn tur ses prirités et ses éventuels désaccrds sur les actins à entreprendre. Cette négciatin permet d asscier vtre cllabrateur à la définitin du u des bjectifs et des résultats à atteindre. Mise à jur du Guide de l évaluateur 20 septembre