Organisation des États Américains Rapport d évaluation externe du Bureau de l Inspecteur général

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1 Organisation des États Américains Le 20 mars 2014 M. Martin Guozden Inspecteur général, Bureau de l Inspecteur général Organisation des États Américains 1889 F Street NW Washington, DC, 20006, États-Unis RAPPORT SUR L ÉVALUATION EXTERNE DU BUREAU DE L INSPECTEUR GÉNÉRAL Mise en contexte L Organisation des États Américains (OEA) a nommé l actuel Inspecteur général en novembre 2012 à la tête du Bureau de l Inspecteur général (OIG). Ce poste n avait pas été comblé depuis un certain temps. Les Normes générales de fonctionnement du Secrétariat général prévoient l évaluation des activités de l OIG. De plus, la Commission des vérificateurs extérieurs (CVE) a recommandé que le nouvel Inspecteur général effectue un examen administratif exhaustif de l OIG et de son rendement. La présente évaluation externe de la qualité (EEQ) du Bureau de l Inspecteur général répond à ces recommandations. Responsabilités de l OIG En vertu du décret du Secrétaire général relative à la mise sur pied de l OIG, l OIG assume trois fonctions distinctes mais connexes : audit interne (IA), enquêtes et évaluations. La présente évaluation externe de la qualité visait ces trois fonctions.

2 Objectifs de l évaluation externe de la qualité (EEQ) Les objectifs particuliers de cette évaluation sont les suivants : Se prononcer sur l indépendance et l efficacité avec lesquelles le volet de vérification interne de l OIG se conforme au Cadre international de référence des pratiques professionnelles (IPPF) établi par l l Institut des auditeurs internes (IIA); Se prononcer sur la pertinence du décret visant l OIG (y compris la version 2013) et vérifier si le travail de l OIG s y conforme; Évaluer la structure de l OIG et de son modèle de recrutement ; Effectuer des observations précises sur les points forts de l OIG, ainsi que sur les possibilités d amélioration relevées au cours de l évaluation, y compris l importance relative et la priorisation recommandée pour chaque possibilité; Fournir des observations et suggérer des moyens efficaces d adopter les pratiques exemplaires en vue de les incorporer aux pratiques de l OIG ; et Se prononcer sur les manières avec lesquelles l OIG peut ajouter de la valeur pour ses parties prenantes, notamment les organes de direction, la haute direction et les vérificateurs externes. A. ÉVALUATIONS Observations principales L OIG a reçu le mandat de procéder à des évaluations autonomes, mais omet de le faire depuis plusieurs années. Lorsqu est établie la comparaison avec d autres organisations multilatérales, l activité d évaluation est souvent séparée de l activité d audit interne, et toutes deux sont indépendantes de la haute direction. Dans tous les cas, l évaluation relève de ses organes de direction respectifs (conseils de direction). Dans les organisations multilatérales qui nous servent de référence, les évaluations suivent des méthodes et des critères d évaluation qui diffèrent des normes adoptées par l OIG en ce qui a trait à ses autres responsabilités. L OIG ne prévoit pas développer ces capacités une fois que les fonctions de vérification seront arrivées à maturité. Nous notons que l OEA n effectue pas d évaluation. C est le Secrétaire général (SG), par le Bureau de la Planification et de l Évaluation, qui effectue de telles évaluations. Nous n avons pas évalué ces activités, mais comprenons que des conseillers externes 2

3 Organisation des États Américains effectuent des évaluations axées sur les résultats pour satisfaire les demandes des donateurs. L OIG ne participe pas activement à ce travail. Recommandation principale Nous notons que l OIG ne compte personne, dans ses effectifs, doté de l expérience professionnelle nécessaire pour effectuer de telles évaluations axées sur les résultats. S il devait procéder à des évaluations pour remplacer des consultants externes nous sommes d avis que l OIG n est pas susceptible, à l heure actuelle, d ajouter de la valeur ou d effectuer ce travail de manière rentable. Il lui faudrait également beaucoup de temps pour obtenir les fruits découlant des évaluations que les donateurs recherchent en général. Nous recommandons que le Conseil permanent (CP) et le SG décident à quel service de l OEA attribuer la responsabilité des évaluations et si ce n est pas à l OIG, de supprimer la référence indiquant que l OIG effectue de telles évaluations. (MESURE : SG/PC) B. ENQUÊTES En ce qui a trait au travail d enquête de l OIG, nous avons évalué son succès d après les pratiques exemplaires largement acceptées par les organisations semblables qui nous servent de référence. Pour le type d enquêtes menées par l OIG, les normes généralement acceptées pour les pratiques exemplaires relatives aux enquêtes administratives, sont les Uniform Guidelines for Investigations, 2nd Edition, endossées par la 10th Conference of International Investigators (les Directives uniformes). Observations principales o Politiques et mode de fonctionnement Bien que l OIG effectue très peu d enquêtes chaque année, il tend à adopter les Directives uniformes pour ce genre de travail. Le Bureau ne suit donc pas un ensemble reconnu de politiques, de directives et de procédures de fonctionnement uniformisées, ce qui signifie que nous n avons pas pu confirmer s il suit les pratiques exemplaires dans son travail d enquête. Au cours de l année 2013, l OIG a entrepris de recruter le premier enquêteur qui adopterait les Directives uniformes. Nous recommandons que : 1. Le décret visant l OIG stipule que l OIG adopte les Directives uniformes. (MESURE : Inspecteur général /SG)

4 2. L Inspecteur général mette en œuvre les Directives uniformes, adopte des procédures de fonctionnement uniformisées pour les enquêtes, forme le personnel de l OIG à cet effet et s assure que les directives soient respectées. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) 3. L Inspecteur général procède à une EEQ de suivi en 2015 pour s assurer que l OIG a fait des progrès et se conforme aux Directives uniformes. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) o Portée des enquêtes Le décret visant l OIG limite la portée des enquêtes de l OIG aux seules allégations internes. La direction confirme que les risques liés à la fraude, au détournement, au gaspillage des fonds et aux dépenses abusives ne sont pas du ressort du Secrétariat et échappent donc à la capacité de l OIG de réagir. En tant qu organe «répondant» du Conseil permanent, l OIG est impuissant car le champ d action de l OIG ne correspond pas à la réalité des risques auxquels l OEA est exposée. Nous recommandons que l Inspecteur général, après avoir consulté le SG et le Conseil permanent, examine et révise le décret de l OIG afin d inclure les enquêtes portant sur les allégations de fraude, de gaspillage et détournement des subventions de l OEA, pour que le champ d action de l OIG soit en adéquation avec les risques réels. (MESURE : Inspecteur général/sg/pc) o Pratiques d enquête Nous avons examiné les travaux de recherche de 2013 et observons que : Tel que mentionné précédemment, aucune procédure normalisée n a été mise en place pour guider les enquêteurs, et par conséquent, aucune approche systématique n est suivie; L OIG gère la ligne téléphonique spéciale de l OEA qui permet de signaler des actes d inconduite financière ou administrative à l Inspecteur général (en personne, au téléphone, par courrier électronique, par fax, par la poste, et de manière anonyme ou pas); Bien que modestes, les efforts globaux de l OIG en fait d enquête, sont coûteux. En 2013, à peine quatre rapports d enquête ont été finalisés, et certains n ont donné aucun résultat. Ils ont coûté dollars en moyenne 1, et la durée de chaque enquête était très longue; Notre étude de ces enquêtes confirme que : 1 Calculé en divisant le coût annuel de l OIG par le nombre total d audits et d enquêtes menées en

5 Organisation des États Américains o Les enquêtes ont été confiées à des employés de l OIG dénués d expérience dans le domaine, ce qui signifie que s il fallait lancer une enquête élaborée, l OIG ne pourrait pas s en charger sans aide extérieure; o Les enquêtes jusqu à ce jour ont été relativement «faciles»; o L OIG n a, jusqu à présent, établi aucun critère concernant son apport en vue de guider l Inspecteur général dans sa décision de déclencher ou non une enquête; et On compte actuellement sept allégations à traiter (trois datant de 2013 et quatre jusqu à présent en 2014). Nous recommandons que l OIG : 1. Mette formellement en place les Directives uniformes, des procédures administratives normalisées et termine le manuel qui guidera les mandats d enquête et instaurera une méthodologie d enquête systématisée. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) 2. Formule et introduise un modèle d apport pour guider l Inspecteur général qui doit décider quelles allégations méritent de faire l objet d une enquête sur la base de principes clairs. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) 3. Donne au personnel de l OIG une formation élémentaire sur la sensibilisation à la fraude et en enquête puisque les employés effectuent différentes tâches de manière interchangeable. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) 4. Introduise des règles de gestion de projet pour que les enquêtes soient effectuées plus rapidement. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) 5. Au début d une enquête, l Inspecteur général fasse une analyse comparative des coûts et des avantages pour déterminer s il est préférable de faire appel à des conseillers professionnels extérieurs au lieu de confier cette tâche au personnel de l OIG qui pourrait se révéler plus utile dans une affectation d audit interne. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) C. VÉRIFICATION INTERNE Les activités de vérification interne sont censées respecter les pratiques exemplaires internationales. Aux fins de cette EEQ et parce que l OIG entend les suivre nous nous sommes appuyés sur le Cadre international de référence des pratiques professionnelles

6 publié par l Institut des auditeurs internes (IIA) qui comprend la Définition de la vérification interne, les Normes et le Code d éthique (les Normes). Ces Normes mondiales sont suivies par toutes les organisations comparables à l OEA. Nous rappelons que l OIG n avait pas de dirigeant permanent à sa tête et que l actuel Inspecteur général n est en poste que depuis un an. Son défi immédiat a été de revitaliser l OIG : lui donner l orientation professionnelle souhaitée; mettre en place les Normes et les méthodologies IIA; forger les relations voulues et établir les voies de communication hiérarchique avec les parties prenantes principales; et de s assurer que le personnel de l OIG déjà en place comprenne, accepte et adopte les nouvelles méthodes; et d établir ou de rétablir de bonnes relations avec ses partenaires principaux. En parallèle, les exigences, justifiées, des parties prenantes se sont multipliées en vue d augmenter le volume de travail de l OIG et sa portée. Cette combinaison de défis entraîne une transformation complète des activités d IA. Dès le départ, l Inspecteur général s est donné pour mission de transformer l OIG en trois ans, ce qui est ambitieux. Afin d y contribuer, cette EEQ vise à évaluer l assise professionnelle de l OIG; évaluation exigée par les Normes, mais jamais réalisée auparavant. Au cours de nos conversations préliminaires, l Inspecteur général a affirmé douter que les activités d IA soient conformes aux Normes de l IIA. 1. Conclusion générale Conformité avec la définition de l IIA de la Vérification interne, des Normes et du Code d éthique Nous concluons que l OIG se conforme partiellement 2 à la Définition de Vérification interne, des Normes internationales pour la pratique professionnelle de la Vérification interne et du Code de conduite. 2. Exigences quant à une vérification interne de niveau Conformité générale Étant donné que l OIG se conforme partiellement à la définition mentionnée plus haut, il est instructif de savoir ce qu on attendrait de lui à un niveau de conformité générale. Ces directives sont fournies par l IIA. 2 La méthodologie relative à l assurance de qualité de l IIA comporte trois résultats possibles : Généralement conforme, Partiellement conforme et Non conforme. Le niveau «Généralement conforme» pour une fonction établie de vérification interne, telle que celle de l OIG au sein de l OEA, est censé être fondamental. 6

7 Organisation des États Américains Une activité d audit interne (IA) efficace et mature est censée, au minimum, se conformer aux Norme internationales de pratique professionnelle des vérifications internes (les Normes). Ce n est qu à ce niveau de fonctionnement que les parties prenantes clés pourront croire à la compétence de l OIG en matière d IA puisque son travail correspond aux paramètres suivants : o Services et rôle : Les services vont au-delà de l inspection et de la vérification de la conformité aux normes et suivent une approche axée sur les risques pour ce qui est des vérifications de nature administrative et financière. Le Bureau peut aussi effectuer des audits d optimisation des ressources. La haute direction demande régulièrement les conseils du service de l IA sur le volet consultatif de ses services et y donne suite. o Gestion des ressources humaines : Est mise en place une équipe de professionnels dotés de compétences techniques et qui comprennent les exigences professionnelles de leurs fonctions et ajoutent de la valeur à l Organisation par leur travail et conseils. o Pratiques professionnelles : La gestion de la qualité fait partie intégrante du processus de vérification, de la planification jusqu au suivi, en passant par les communications. o Gestion du rendement et imputabilité : Les responsables de l audit interne suivent un plan administratif approuvé et ont instauré des systèmes et une base de données pour surveiller le rendement et recueillir des informations sur la gestion utiles qui sont communiquées régulièrement au Conseil permanent (et/ou à la CAAP). o Relations et culture organisationnelles : Les responsables de l audit interne occupent une position, au sein de l Organisation, leur permettant d avoir accès à d autres répondants de l OEA, tels que la Commission des vérificateurs extérieurs et d interagir avec eux. Ils peuvent aussi interagir avec la direction, au sein de ses plus hautes instances. o Structures de gouvernance : IA est, en fait, indépendant par rapport aux cadres et à la haute direction et le Conseil permanent renforce cette posture. Observations principales L IA, dans un nombre limité de secteurs, excède ces exigences minimales et, lorsque tel est le cas, ce n est qu un développement récent. Là où il n excède pas le niveau minimal, l Inspecteur général se donne pour mandat d amener l IA à ce niveau de conformité à la fin de Nous confirmons que l Inspecteur général s est engagé à améliorer et à surpasser les obligations professionnelles de l IA et à s assurer que l OEA retire le maximum du service d IA de l OIG en fait de conseils et de rendement ainsi que des relations fructueuses avec ses partenaires principaux. Notre opinion s appuie sur les objectifs du Plan stratégique de l OIG

8 ainsi que sur les progrès réalisés jusqu à présent. Nous sommes d avis que le plan est exhaustif et comporte des visées atteignables, dans la mesure où le Conseil permanent et le SG s assurent que le décret visant l OIG est à jour et que les ressources allouées à la tâche sont suffisantes et pérennes. La haute direction observe une amélioration dans les efforts de professionnalisation et de divulgation de l IA un pas dans la bonne direction que le Plan stratégique de l Inspecteur général cherche à consolider. Nous notons que la pratique courante veut que l OIG s assure que l IA atteigne le niveau de conformité générale dès que possible, ce qui signifie qu attendre à 2015 pour le faire risque d être trop long. Nous recommandons que l Inspecteur général mette en œuvre le Plan stratégique tout en réévaluant le calendrier pour voir s il ne pourrait pas devancer ses objectifs pour que l IA fonctionne à un niveau de conformité générale aux Normes de l IIA dès que possible. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) 3. Pratiques courantes émergentes dans les organisations multilatérales Il est d usage, dans les organisations multilatérales, de publier ses rapports de vérification interne. Ce qui n était au début qu une option devient rapidement une exigence de la part des organes de direction. Cette pratique est dorénavant la norme à l UNICEF, au PNUD, au Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme, à GAVI et dans d autres organisations. Nous n affirmons pas que l OEA soit prête à suivre ces exemples, mais elle doit s attendre à ce que ses donateurs la pressent de le faire. 4. Eléments essentiels d une vérification interne de conformité générale 4.1 Services et rôle de l IA Les services d IA dépassent l inspection et la vérification de conformité et sont dirigés principalement vers une approche de vérification axée sur les risques financiers et administratifs. L équipe de l IA peut procéder à des audits d optimisation des ressources. En ce qui a trait aux fonctions de conseiller de l équipe d IA, la haute direction demande dorénavant régulièrement conseil à l équipe de l IA, et y donne suite. 8

9 Organisation des États Américains Observations principales La haute direction confirme que la crédibilité de l OIG a souffert de la vacance au poste d Inspecteur général. Néanmoins, elle qualifie de positifs les efforts de l Inspecteur général actuel, et sa perception de l OIG commence à s améliorer. La haute direction et la Commission des questions administratives et budgétaires (CAAP) souhaitent que l OIG présente des rapports plus nombreux et de qualité supérieure pour s assurer que les risques encourus par l OEA sont bien gérés et contrôlés. La haute direction et la CAAP soulignent que le travail de l OIG jusqu à ce jour est lié à l inspection ou à la conformité, ce qui ne leur permet pas de mesurer l efficacité de l OIG dans son contrôle interne. La direction affirme que l Inspecteur général fournit des informations et des avis utiles au sein des comités de gestion clés auxquels il participe, chose qui ne se produisait pas jadis. Cet apport de collaboration est jugé utile par la direction. Par contre, l Inspecteur général ne participe pas, à titre d observateur, aux réunions des secrétaires (c est-à-dire du Cabinet) où son point de vue sur les questions de risque et de contrôle pourrait constituer une source de renseignement utiles et objectifs pour éclairer des décisions de gestion cruciales, tout en maintenant l indépendance de l Inspecteur général. Nous constatons que le Plan stratégique de l OIG sous-entend le développement du professionnalisme et des relations de cette instance afin de pouvoir espérer, en 2015, fournir à ses parties prenantes une assurance globale (Norme 2450). Si tel était le cas, l OIG fonctionnerait à un niveau de pratique optimal. Recommandations principales En 2013, l OIG a réalisé quatre vérifications de conformité ordinaire et en avait réalisé deux en Peu importe la grille d analyse employée, le type et le nombre de vérifications effectuées sont nettement insuffisants pour les besoins de l OEA et sont loin de fournir une assurance utile à la haute direction et au Conseil permanent. Nous recommandons que le SG songe à inviter l Inspecteur général à assister aux réunions du Cabinet comme observateur afin de soutenir la haute direction en lui faisant part de l opinion objective et des conseils de l Inspecteur général sur les questions de risque et d assurance, tout en maintenant l indépendance de l Inspecteur général. (MESURE : SG)

10 Nous recommandons que l Inspecteur général poursuive ses efforts en vue de rehausser la crédibilité de l OIG en mettant en application son Plan stratégique (un autre développement pour le OIG) et demeure au service de la haute direction pour la conseiller sur des nouvelles initiatives puisque que cela ajoute de la valeur en plus de rehausser la crédibilité de l OIG (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) Nous recommandons que l Inspecteur général augmente les analyses de risque effectuées par l OIG de manière à, tel que prévu dans le Plan stratégique , pouvoir formuler un avis global sur l efficacité des systèmes de contrôle interne de l OEA. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) 10

11 Organisation des États Américains 4.2 Gestion du personnel Il est primordial, pour mener à bien une vérification interne professionnelle, que le personnel sous l autorité de l Inspecteur général, soit formé, discipliné, diligent et prudent dans l exercice de ses responsabilités d IA. L Inspecteur général a dû se pencher, dès le début, sur les problèmes de ressources humaines dans son organisation pour examiner et évaluer le niveau de professionnalisme au sein de l OIG, procéder à des changements (du mieux qu il a pu vu les contraintes relatives au personnel de l OEA) et améliorer la situation à partir de ce point de départ. Ces efforts démontrent actuellement leur efficacité. Pour ce qui est du travail plus technique, l Inspecteur général doit avoir accès à des conseillers spécialisés, en fonction des secteurs concernés et du mandat à effectuer. Observations principales Plans relatif aux ressources humaines L Inspecteur général met en œuvre à l heure actuelle un plan relatif au personnel d OIG découlant de ses besoins en fait de plan d audit. Il faudrait adopter un plan relatif aux effectifs à long terme pour que le Bureau exploite les bonnes compétences maintenant et à l avenir. Il faudrait, entre autres, actualiser les descriptions de poste à chaque niveau et énumérer les compétences de base exigées à chaque niveau. L OIG doit aussi prouver qu il peut gérer ses ressources pour déployer les meilleurs éléments dans toutes les fonctions en son sein. Vérification des ressources de TI nécessaire Bien que les systèmes de TI aient proliféré à l OEA, l OIG n a pas de vérificateur des TI à son service, mais plutôt un expert en exploration de données qui accède aux données pour soutenir les efforts de vérification et d enquête. D après ce que nous avons constaté des plans de technologie informatique de l OEA, l OIG serait avisé de faire appel à des experts en contrôle de TI externes, selon ses besoins occasionnels. Recommandations principales Le succès de l OIG repose, en grande partie, sur les compétences professionnelles de son personnel. Les pratiques exemplaires veulent qu on fixe, pour chaque niveau, les objectifs de formation et de perfectionnement pour que le personnel sache quelles sont les attentes de son employeur et que l Inspecteur général détermine ses attentes en fait de rendement individuel des employés.

12 Dans la même veine, étant donné qu on se sert intensément des technologies de l information et l éventualité du recours aux experts externes en contrôle de TI, l ensemble du personnel de l OIG bénéficierait d une formation de base en contrôle de TI. L Inspecteur général pourrait faire appel à son personnel pour compléter le travail effectué par les experts en contrôle de TI. Nous recommandons à l OIG de concevoir et de mettre en application un modèle de recrutement pour accompagner le Plan stratégique pour que les besoins en matière de compétences de son personnel soient connus et qu on planifie en conséquence; pour que les besoins en fait de formation et de perfectionnement professionnels soient définis en amont et que la formation soit donnée avant que le besoin s en fasse sentir. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) Nous recommandons que les compétences soient décrites pour chaque poste au sein de l OIG et que les exigences de formation et de perfectionnement, rattachées à un niveau, soient définies et établies. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) 4.3 Pratiques professionnelles Les pratiques et le rendement professionnels feront en sorte que l OIG gagne en crédibilité. Les normes Norme s 2000 et 1100 couvrent ces activités. Observations principales Après avoir étudié le Plan stratégique de l OIG et examiné les mesures adoptées par l Inspecteur général jusqu à présent, nous observons que, au fur et à mesure que le Plan est mis en œuvre, il traitera de tous les aspects importants du professionnalisme, couvrant les éléments suivants : Développer les politiques, les pratiques et les procédures qui contribuent à l amélioration continue de l activité de vérification interne; Documenter les rôles, les responsabilités et les imputabilités attribuables aux membres du personnel relatifs à la réalisation, à l examen et à l approbation des produits de contrôle interne à chaque étape de la participation au processus de vérification; Mettre en œuvre et maintenir un programme d assurance et d amélioration de la qualité, qui inclut un suivi continu à l interne ainsi que des évaluations périodiques de la qualité à l interne et à l externe (telles que cette EEQ); 12

13 Organisation des États Américains Élaborer des systèmes et des procédures internes de suivi et de divulgation du programme d assurance et d amélioration de la qualité; Améliorer les communications avec les parties prenantes menant à la formulation d une assurance globale annuelle en 2015 (Norme 2450). Recommandations principales L EEQ confirme que, durant trop longtemps, le professionnalisme de l OIG a été remis en question parce qu il ne se concentrait pas sur les volets essentiels, mais plutôt sur des vérifications de conformité de faible valeur. L OIG n a pas pris en compte les réformes au sein de l OEA et n a pas saisi les occasions pour se positionner de manière à fournir un apport utile à un niveau élevé. Nous soutenons la stratégie de l Inspecteur général de changer de cap et de diriger l OIG vers des vérifications de grande valeur, axées sur les risques avec des objectifs et une portée appropriés. Ce virage sera favorisé par l installation d un nouveau logiciel de contrôle qui permettra à tous les employés de l OIG de faire de la planification de base et d élaborer des documents de travail, des dossiers de preuve et des rapports, de manière uniforme. Nous notons que le personnel de l OIG lui-même se professionnalise. L Inspecteur général doit s assurer que tous les vérificateurs adoptent la culture de l OIG. Les activités de l OEA exigent le recours à une expertise technique en contrôle particulière à l occasion. Le personnel de l OIG s est chargé de ces mandats jusqu à maintenant sans posséder l expérience nécessaire ce qui a nui à la crédibilité et à la portée de son travail. Nous recommandons que l Inspecteur général continue à promouvoir le professionnalisme conforme aux Normes. Il constituera le meilleur des guides pour les nouveaux employés de l OIG et une base solide pour effectuer et maintenir les changements substantiels déjà en cours à l OIG. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) Nous recommandons que l Inspecteur général surveille de près le personnel de l OIG et les nouvelles recrues pour veiller à ce que l équipe, de concert, opère la transformation professionnelle qui est attendue de tous. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) Nous recommandons que l Inspecteur général sélectionne avec soin des candidats expérimentés et dotés des compétences nécessaires pour faire des vérifications dans des domaines techniques ou fasse appel à des conseillers extérieurs et qu ils travaillent de concert avec le personnel de l OIG pour assure le transfert des connaissances. (L Inspecteur général accepte de

14 mettre cette recommandation en œuvre) 4.4 Gestion du rendement et imputabilité Observations principales Il faut mesurer le rendement de l OIG pour s assurer qu il ne dévie pas de sa trajectoire professionnelle et qu il effectue la somme de travail prévu, dans les délais prescrits, et avec la qualité associée à la Norme Le Plan stratégique de l OIG traite notamment de ces aspects. Cette EEQ évalue le rendement et le cadre budgétaire de l OIG. D après les données présentées en 2013, l OIG a réalisé quatre vérifications et quatre rapports d enquête. Deux mesures simples démontrent la nécessité pour l OIG d augmenter le volume de travail effectué et de réduire les coûts engendrés par chacune des vérifications ou enquêtes : Pour ce qui est du volume de travail, les vérificateurs ont travaillé à un seul dossier d audit chacun en Les vérifications ou enquêtes coûtent en moyenne $ chacune. Ce faible niveau de productivité a été constaté par la haute direction et autres parties qui remettent en question l optimisation des ressources de l OIG. En parallèle, nous notons que les parties prenantes veulent que l OIG soit autonome «à l interne» et qu elles ne cherchent pas à sous-traiter ses activités. Elles souhaitent toutefois que la productivité et la rentabilité de l OIG soient resserrées. Le Plan stratégique tente de régler ces deux problèmes. Nous notons que dans ses présentations à la Commission des questions administratives et budgétaires (CAAP), l OIG a commencé à dévoiler ses critères d évaluation du rendement et les jalons atteints, conformément à de multiples Normes qui encouragent l imputabilité. Recommandations principales L OIG dispose désormais de feuilles de temps pour faire le suivi de l emploi du temps de son personnel. Cet outil, jumelé à une cible plus élevée en fait d exécution des contrôles et une meilleure gestion de projet et supervision de l Inspecteur général, devraient mener à une augmentation notable du rendement de l OIG et à une réduction des coûts de vérification et d enquête. 14

15 Organisation des États Américains Il est normal que le Conseil/CAAP mette en question la productivité de l OIG et le tienne responsable de l utilisation prudente et efficace de ses ressources. Il est recommandé, pour ce faire, de se servir d indicateurs de résultats, ce qui est conforme aux pratiques de gouvernance exemplaires. Nous recommandons que l Inspecteur général persévère dans sa recherche d une productivité accrue et continue à faire rapport de ses progrès au Conseil/CAAP. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) Nous recommandons que le Conseil/CAAP impute à l OIG la responsabilité d atteindre les jalons de rendement établis. (MESURE : Inspecteur général, PC/CAAP) 4.5 Relations et culture organisationnelles Observations principales Nous notons que l Inspecteur général participe à certaines réunions de la haute direction portant sur des questions précises et qu il peut donc se prononcer sur des problèmes de la direction pour lesquels l OIG pourrait avoir des suggestions et un point de vue utile. Néanmoins, l Inspecteur général ne participe pas, comme observateur, au Cabinet. C est pourtant une pratique qui se répand en tant que pratique exemplaire de gouvernance et de supervision. Recommandations principales La Commission des vérificateurs extérieurs constitue un répondant clé. L OIG serait censé collaborer étroitement avec la Commission pour voir à quel point la vérification incombe aux deux parties. On l envisage d ailleurs dans les Normes. L interaction et la collaboration entre l OIG et la CVE sont parfaitement conformes aux Normes et contribuent à ce que les deux parties garantissent au PC (1) qu elles respecteront les obligations professionnelles de chacune des parties et (2) prendront en compte le mandat de chacune des parties pour s assurer qu il y ait peu de chevauchements ou de lacunes. Étant donné que l OIG doit démontrer son professionnalisme à long terme, le problème ne s est pas encore posé. Cependant, plus l OIG rehausse son degré de professionnalisme, plus il devra collaborer avec la CVE; davantage qu il ne l a fait auparavant.

16 Nous recommandons que l Inspecteur général informe la CVE des progrès de l OIG en matière de professionnalisme jusqu à ce que la CVE ait la certitude que le travail de l OIG est fiable et utile, pour ses besoins professionnels. Il faudrait aussi tenir le Conseil permanent au courant de ces développements. (L Inspecteur général accepte de mettre cette recommandation en œuvre) 4.6 Structures de gouvernance Recommandations principales En vertu de la Norme 1000, le but, la direction et la responsabilité de l activité IA doivent être formellement définis dans le décret, conformément à l IPPF et révisés périodiquement par l Inspecteur général. Cette révision fait partie de l EEQ. On anticipe que le décret mis à jour et révisé proposera tous les éléments exigés par les Normes. La Norme 1100 stipule que l indépendance organisationnelle de l OIG est assurée par le fait que l Inspecteur général se rapporte, sur le plan fonctionnel, au Conseil, et sur le plan administratif, au SG. Au sein de l OEA, les relations de divulgation ne sont pas claires, puisque le SG a l autorité de créer le décret de l OIG, mais également de financer l OIG dans le cadre de sa mission globale en tant qu organisation. De surcroît, bien que l OIG se rapporte au Conseil, la nature de ce lien n est pas claire (p. ex. : fonctionnelle, informationnelle, etc.) Il n existe pas de comité d audit officiel relevant du Conseil. La CAAP semble avoir profité de cette lacune et assume certains des rôles attribués généralement à un comité de vérification, mais sans autorité explicite. L Inspecteur général se rapporte déjà au SG (PC/CAAP), mais le décret ne précise pas la relation de divulgation de l Inspecteur général par rapport à la CAAP. 16

17 Organisation des États Américains Recommandations principales Dans la mesure où l OIG relève du SG et du Conseil permanent et dorénavant de la CAAP, il serait utile de clarifier et de codifier les relations de divulgation de l OIG pour assurer l indépendance du Bureau par rapport aux cadres. L absence d harmonisation entre le cycle d approbation du Plan du Bureau de l inspecteur général (BIG) et le cycle annuel d affectation des ressources signifie que le BIG ne présente pas, comme on s y attendrait normalement, son projet de Plan annuel conjointement avec son Plan des ressources. L inverse constituerait pour l Inspecteur général (IG) un facteur de sécurité, dans la mesure où le Conseil permanent lui demanderait des comptes tant sur la mise en œuvre du Plan annuel que sur l utilisation du budget. Il est à noter qu en 2013, le Secrétariat a unilatéralement modifié les affectations budgétaires du BIG pour ladite année. Les mesures de cette nature, lorsqu elles ne font pas l objet d un débat et d un accord préalables, sont propres à saper, et peuvent compromettre, l indépendance du BIG, comme souligné dans la Norme Enfin, nous réitérons que l IG est pleinement capable d élaborer le programme de travail du BIG en tout indépendance et sans interférence, en conformité aux exigences de la Norme 1110.A1. Nous recommandons que l instruction soit révisée pour être conforme aux normes du Cadre international des pratiques professionnelles (IPPF) pour ce qui concerne le rapport hiérarchique du BIG au Secrétaire général et au Conseil permanent/commission des questions administratives et budgétaires. (ACTION : IG, SG, CP) Nous recommandons que le BIG bénéficie d une sécurité budgétaire et que toute initiative visant à réduire les dépenses qui affecte également le BIG fasse l objet d un débat et d un accord préalables avec l IG (ACTION : IG, SG, CP) Nous recommandons que, lors de l élaboration du plan des ressources, l IG montre l incidence de toute réduction de ressources sur l exécution du plan, ou l usage qu il ferait de ressources supplémentaires, si ces dernières venaient à être disponibles (l IG accepte de mettre en œuvre la présente recommandation) Nous recommandons que, lorsqu il existe une relation clé avec le BIG (à titre d exemple dans le cas du CP, CAAP, BEA, etc.), une telle relation soit codifiée dans les accords d établissements de ces autres instances. (ACTION : IG, SG, CP)

18 D. STRUCTURE DU BIG, MODÈLE DE DOTATION EN PERSONNEL ET AFFECTATION DES RESSOURCES Nous avons examiné le Plan stratégique, ainsi que les éléments livrables que le BIG est tenu de produire pour tous ses services (en matière d enquêtes et audits internes). L IG a procédé à une évaluation des compétences afin de s assurer que son personnel et sa structure aient, dans le court à moyen terme, une aptitude aux fins recherchées. Dans cette optique, nous pensons que la stratégie de l IG en matière de ressources humaines est appropriée. Il pourrait s avérer nécessaire de réviser la structure au fur et à mesure que la charge de travail s accroît. En 2013, les ressources du BIG ont fait l objet d une réorganisation et d une réduction dans le cadre d une révision d ensemble du budget de l OEA. Le BIG fait partie intégrante de l OEA et reconnaît que ses besoins en ressources doivent être examinés conjointement avec ceux de toutes les autres instances dépendant de l OEA. Cependant, le défi pour l OEA consiste à traiter les ressources du BIG d une manière qui ne compromette pas son indépendance. A cette fin, la pratique exemplaire consiste à ce que les organes directeurs approuvent les changements relatifs aux ressources du BIG. Cela préserverait l indépendance du BIG et éviterait la perception que les instances dirigeantes sapent, de fait, l indépendance du BIG en réduisant ses moyens. E. APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE En règle générale, nous avons suivi la méthode d évaluation de la qualité de l IIA pour étudier en profondeur l autorité, la structure, les méthodes, le rendement et les ressources de l OIG. Nous avons interrogé l Inspecteur général et son personnel ainsi que ses partenaires principaux, exception faite de la CVE. Ils nous ont informés et livré leurs commentaires. Nous avons comparé le Bureau à d autres organisations qui s adonnent des activités semblables ainsi qu aux pratiques exemplaires dans les secteurs public et privé. Ces renseignements nous ont permis d évaluer la conformité du Bureau à la Définition de la vérification interne, aux Normes IIA et au Code d éthique. Une EEQ cherche toujours à obtenir des avis sur la qualité du leadership et sur le professionnalisme d une organisation ainsi que sur l utilité de ses produits consultatifs et d assurance. Le mandat de l OIG, son approche, ont d importantes conséquences pour de multiples détenteurs d enjeux. C est à cette fin que nous avons interrogé un vaste éventail de partenaires de l OIG (exception faite de la CVE en raison de contraintes de temps). 18

19 F. REMERCIEMENTS Organisation des États Américains L équipe de l évaluation souhaite remercier le SG et les autres membres du personnel de l OEA ainsi que ses partenaires pour leurs commentaires et les renseignements qu ils nous ont fournis. Nous remercions également l Inspecteur général et son équipe d avoir accédé à nos demandes au cours de cette évaluation externe de la qualité. J Graham Joscelyne CA(SA) CIA CRMA Directeur général Joscelyne + Associates, Inc.

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