LIVRE BLANC. Comparons : Les télécopieurs Les Solutions Serveur Fax Les Solutions Fax IP

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1 LIVRE BLANC Comparons : Les télécopieurs Les Solutions Serveur Fax Les Solutions Fax IP

2 Livre Blanc Comparaison entre les télécopieurs, les Serveurs Fax et les solutions Fax IP Résumé Aujourd hui, le fax reste un outil de communication indispensable en entreprise, malgré la position dominante de l . D après une étude Eranos / IFOP réalisée en février 2009, sur une journée de travail, les actifs passent en moyenne 4 heures 30 minutes à utiliser des technologies de l information (ordinateur, téléphone et fax). Les outils les plus plébiscités sont le téléphone (97 %), le courrier électronique (96 %), les moteurs de recherche Internet (93 %), le traitement de texte (89 %) et le fax (82 %). De nombreux secteur d activité sont dépendants du fax pour transmettre des données. En effet, le fax est intégré dans des processus métier où des applications envoient et reçoivent de grands volumes de fax. Les sociétés d assurances, les agences immobilières, les banques, les professions juridiques, les administrations, les organisations de santé comptent parmi les sociétés qui utilisent beaucoup le fax. De nos jours, les entreprises font de gros efforts pour réduire leurs coûts de façon significative et gérer efficacement leur infrastructure fax. Les entreprises qui cherchent à remplacer leur parc de télécopieurs peuvent opter pour une solution de type Serveur de fax ou un service de FAX IP.

3 Télécopieurs Les télécopieurs ont la capacité de transmettre et recevoir rapidement et correctement du texte et des images via une ligne téléphonique. Ils utilisent un mécanisme permettant la numérisation des informations et sont alors capables de transmettre une image sous forme de données informatiques. Quand il reçoit un fax, le télécopieur traduit les données en image et le réimprime. Les télécopieurs modernes peuvent proposer un scanner permettant la numérisation d images, ou une imprimante permettant d imprimer les fax entrant. Caractéristiques techniques des télécopieurs : Vitesse Les télécopieurs sont capables d une vitesse allant de 2,4 à 14,4 kbit/s. Dans la pratique, la vitesse dépend des deux terminaux et de la qualité de la ligne téléphonique. Compression La compression permet de réduire le temps de transmission. Quasiment tous les télécopieurs permettent la compression Modified Huffman. Certains comportent une compression plus avancée, tel que le Modified Read et encore le Modified Modified Read, permettant une transmission encore plus rapide. Ces protocoles sont généralement indiqués dans les fiches techniques par les sigles anglais MH, MR et MMR. Les types d impression Papier thermique : Très peu de fax aujourd hui utilisent encore l impression sur papier thermique d antan. Cette technologie permet de réaliser des télécopieurs compacts et bon marché. En contrepartie, les rouleaux de papier thermique - véritable caricature de la télécopie -, coûtent relativement cher, et les fax ont tendance à boucler et faner rapidement. De plus, la qualité de l impression est franchement médiocre. Transfert thermique : Ce procédé est une version plus moderne que la précédente et l a remplacée par les fax de premier prix. L imprimante utilise de la chaleur pour transférer l encre depuis un ruban sur le papier. L avantage est son bas prix et l utilisation de papier ordinaire. Mais ses inconvénients en termes de vitesse et de qualité d impression le réserve pour une utilisation d entrée de gamme. D autre part, le ruban d impression coûte assez cher. Jet d encre : L impression de fax à jet d encre est en tout point identique aux imprimantes pour ordinateurs utilisant cette technologie. Celle-ci permet de fabriquer des imprimantes pour un prix abordable qui impriment sur papier ordinaire. En revanche, le prix des cartouches d encre est très élevé et la vitesse n est pas suffisante pour une utilisation intensive. Ces appareils conviennent particulièrement pour une utilisation domestique, aux petites entreprises ou pour une utilisation personnelle. D autant qu ils font souvent partie

4 d un ensemble multifonction, réunissant dans un même boîtier les fonctions de fax, imprimante, photocopieur et scanner, économique tant au point de vue du coût que pour la place qu il prend. Laser : La technologie laser des imprimantes informatiques s adapte à merveille aux fax. On y trouve une économie en consommables, et un fonctionnement rapide et silencieux. Le prix d une cartouche de toner peut atteindre plusieurs fois celle d une cartouche pour une imprimante à jet d encre, mais pourra imprimer quatre ou cinq mille pages, contre deux à trois cents pour la cartouche. Cependant, le prix de départ est plusieurs fois le coût d une machine thermique ou à jet d encre. Mémoire Certains télécopieurs comportent une mémoire, leur permettant de stocker des pages reçues et envoyées. Une mémoire d une vingtaine de pages est typique pour une machine de base. Certaines machines permettent d augmenter la mémoire en ajoutant des cartes. Parmi les avantages, on trouve la possibilité de scanner une page et de la sauvegarder en mémoire avant l envoi. Vous pouvez ensuite repartir avec votre document original et laisser la machine émettre le fax. C est très pratique pour les envois en nombre, ou pour effectuer l envoi à un moment où le tarif de téléphone est plus avantageux. Un autre avantage de la mémoire : en cas de panne ou de bourrage de papier (par exemple, pendant la nuit), les fax entrants sont sauvegardés. Répertoire Le fax peut stocker les noms et numéros de vos correspondants, de la même façon qu un téléphone portable. Couleur Les télécopieurs couleur existent, mais sont encore rares. De plus, les fabricants ne sont pas tous d accord sur les normes. Pour être certain d une bonne transmission, il vaut mieux utiliser deux fax d une même marque. Mais la plupart des personnes préféreront scanner le document et l envoyer par courrier électronique. 3 bonnes raisons pour lesquelles le choix d un télécopieur n est pas stratégique Les coûts de maintenance et de télécommunication Documents non sécurisés Niveaux de productivité amoindris à cause des allers-retours au télécopieur

5 Serveurs Fax Les serveurs de fax sont des logiciels qui gèrent les fax, en émission comme en réception, sous forme électronique. Ils utilisent les mêmes protocoles de communications que n'importe quel télécopieur classique. Il leur faut donc disposer spécifiquement de modems ou de cartes de communication RTC ou ISDN/Numeris. Les serveurs de fax ont de grandes capacités d envoi et de réception de fax et se dimensionnent en fonction du volume généré par l entreprise utilisatrice. COMMENT CA MARCHE? En réception Le serveur de fax réagit à un fax en réception comme un télécopieur, à ceci près qu'au lieu d'en imprimer une version papier, il met le fax reçu sous forme d'image dans un fichier qu'il enregistre sur un répertoire spécifique sur le disque dur du serveur, ou sur tout autre disque de destination qui lui serait spécifié. Le nom du fichier est généré automatiquement, en général en tenant compte de la date et de l'heure d'arrivée. Les serveurs de fax peuvent le plus souvent générer ces fichiers sous plusieurs formats. Les plus classiques sont les formats TIFF (Tagged Image File Format) et PDF (Portable Document Format) qui se prêtent très bien à la manipulation et l'échange de données non modifiables. Une fois enregistré, la réception du fax est annoncée à son destinataire. Cette annonce peut-être faite simplement sous la forme d'une fenêtre qui s'ouvre sur son bureau, ou, de manière plus pérenne sous forme de message électronique avec ou sans le fichier en pièce jointe. Il est bon de préciser que le serveur de fax peut recevoir des fax sur plusieurs lignes téléphoniques, chaque ligne physique pouvant elle-même correspondre à plusieurs numéros de téléphone. Dans ce cas, le serveur oriente les annonces d'arrivées de fax en fonction du numéro de fax du destinataire. En émission L'utilisateur désirant envoyer un message par fax crée un , saisit une syntaxe spécifique qui contient le numéro de fax de son correspondant dans le champ destinataire. Il n a plus qu à saisir son message, ajouter autant de pièces jointes que nécessaire et à envoyer l pour faire partir le fax. La plupart des serveurs de fax disposent d une imprimante fax virtuelle qui permet de faxer à partir d un document Office ou d une application. Lorsque que l imprimante fax est appelée, une boite de dialogue s ouvre et demande les données du destinataire (nom, prénom, rôle, société, N de fax) et l'objet du document à faxer. Le serveur de fax se charge alors de l'envoi, tout en assurant une copie sur son disque dur. Le nom du fichier ainsi sauvegardé est généré de manière automatique en tenant comte de la date et de l'heure de l'envoi ainsi que du nom du fichier créé par l'utilisateur.

6 La puissance du serveur de Fax L'utilisation de la puissance de l'informatique pour la gestion des fax offre de nombreux avantages, tant en terme de manipulation, d'archivage, et de sécurisation des informations que d'optimisation des ressources téléphoniques. Une solution serveur de fax permet : de simplifier les manipulations en : s'affranchissant des versions papier assurant un classement automatique des fax, tant en émission qu'en réception de centraliser les fax sur un seul appareil en émission et en réception quel que soit le nombre de lignes téléphoniques affectées De plus, le système assure le suivi de la consommation des utilisateurs. Cela permet d'affecter les coûts sur les lignes budgétaires idoines, ou, en cas d'utilisateurs extérieurs à l'entreprise, de facturer les consommations. Ces affectations budgétaires ou facturations peuvent être réalisée, soit «à la page envoyée», soit «à la durée d'émission». Le tarif peut dépendre du préfixe du numéro de fax du destinataire. La mise en place d'un serveur de Fax La mise en place d'un serveur de Fax nécessite une intervention sur l'ordinateur-serveur ainsi que sur chacun des postes susceptibles d'utiliser ce service. Ces interventions consistent, d'une part à mettre en place le service lui-même, et d'autre part à le rendre accessible pour chacun des utilisateurs. La mise en place d'un réseau de fax prend de quelques heures à quelques jours en fonction de la taille des réseaux, du nombre de ligne téléphoniques et du nombre d'utilisateurs

7 DES COUTS DE MISE EN ŒUVRE ET DE MAINTENANCE ELEVES MALGRE DES GAINS DE PRODUCTIVITE REELS Avec les serveurs fax, les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir des fax directement depuis leur poste de travail, éliminant les inefficacités associées à l envoi et la réception manuelle. Peter Davidson du Davidson Consulting, estime que le coût de travail correspondant à l envoi manuel d un fax avec un télécopieur traditionnel est d environ 2,41. Les serveurs fax étaient les premiers pas vers l élimination de l abondance des lignes téléphoniques analogiques et vers la réduction significative des coûts associés aux télécopieurs. Malgré les coûts de travail réduits, la mise en place d un serveur fax nécessite d autres investissements et constitue une charge coûteuse pour le département IT de l entreprise. Par exemple : Analyse des inventaires initiaux à propos des besoins de capacité pour les lignes téléphoniques fax. Assurer la compatibilité avec le système et l intégration Mise à jour constante des matériels et des logiciels Coûts télécom constants Une maintenance et capacité à long terme significative Coûts liés aux risques de pannes Les projets pour déployer des serveurs fax prennent de 8 à 10 semaines, et nécessitent une coopération entre le département IT, le fournisseur télécom, et l éditeur du logiciel de serveur de fax. 3 bonnes raisons pour lesquelles le choix d un serveur Fax n est pas stratégique Coûts : Investissement initial élevé, coût de déploiement, coûts mensuels réguliers pour les lignes téléphoniques et coûts réguliers concernant la maintenance du matériel et des logiciels. Installation et mise en œuvre : Nécessité d installer le(s) serveur(s) et de déployer la solution en interne. Besoin de ressources IT. Sécurité : Nécessité d adopter une architecture redondante pour pérenniser la solution. Risque de panne.

8 Solutions Fax IP Comme les serveurs fax, les services fax IP (ou fax hébergé) permettent d envoyer et de recevoir des fax par . Les solutions fax IP ne nécessitent aucune installation de matériel ou de logiciel, et sont immédiatement utilisables, permettant aux sociétés d allouer les ressources IT à leurs systèmes stratégiques. Les seuls coûts associés avec ce type de services sont des coûts d utilisation. Il n y a pas de coûts redondants ou de coûts cachés : de maintenance, de mises à jour, d extension de capacité... Le fax IP permet l accès au fax exactement comme à l , ce qui est indispensable pour les employés mobiles. De plus, des interfaces XML permettent l automatisation de la distribution des fax via des applications métiers, CRM et l ERP ou tout type de système d information. Le marché du fax a évolué de la même manière que celui des ordinateurs. L usage d ordinateurs a commencé avec des serveurs centraux qui se sont transformés en serveurs clients, et, plus récemment en applications Web. Le marché du fax a évolué de la même façon en passant des télécopieurs aux serveurs fax puis aux services de fax IP. Le marché des services fax IP a vécu une croissance annuelle significative et l on s attend à ce que cette tendance se maintienne dans les années à venir : Les revenus mondiaux des services fax de 2004 à 2009 Revenus (M ) Croissance Annuelle Taux de Croissance Annuelle Composé (TCAC) ,45 577,99 665,07 772,41 911, ,17 16,8% CAGR Source : Davidson Consulting, 2006: Sturgis, MI 9,4% 15,1% 16,1% 18,0% 18,2%

9 FaxBox Corporate: Une Solution Fax IP qui apporte Economies, Sécurité, Efficacité FaxBox Corporate est le premier service de Fax par en Europe. Avec FaxBox, vous envoyez et recevez vos fax par , tout simplement, de n importe quelle connexion Internet. Vous n avez rien à installer, ni matériel, ni logiciel. Vous disposez d un numéro de fax, avec l indicatif régional de votre choix. Le service FaxBox.com est disponible en quelques clics, et vous pouvez commencez à faxer tout de suite. La solution FaxBox Corporate répond à tous les besoins d une entreprise, comme la souplesse d utilisation, la disponibilité du service, la sécurité, l efficacité, et l économie. En tenant compte de ces aspects, FaxBox élimine le besoin en télécopieur ou en serveurs fax internes, et les autres besoins liés, comme les consommables, les lignes téléphoniques dédiées, et les coûts de télécommunications longues distances. FaxBox Corporate est une solution rentable qui permet aux utilisateurs d envoyer et de recevoir des fax directement de leurs postes de travail. Pas d installation Simple et efficace Contrôlez et visualisez en temps réel votre trafic fax dans votre espace sécurisé depuis Internet. Vous recevez des accusés de réception et de transmission de vos fax. Un taux d accessibilité de 99.95%, disponible 24h/24, 7j/7, 365 jours par année. Les serveurs ne sont jamais occupés. Des outils de gestion de compte vous permettent de modifier en temps réel votre compte et de générer des rapports d usage par poste, campagne/projet, ou client. FaxBox s interface avec vos applications métiers (CRM, gestion, comptabilité) ou vos Systèmes d Informations et ERP (AS400, UNIX, SAP, ) Vous pouvez automatiser l envoi de fax à partir de vos applications.

10 Facile à gérer, FaxBox Corporate utilise vos infrastructures et Internet déjà existantes et propose différentes solutions fax qui sont adaptées aux besoins de votre entreprise ou votre environnement IT. Cela comprend : Des solutions fax bureautiques; Des solutions fax mobiles Des solutions fax transactionnelles, qui sont intégrées et faxent depuis vos applications métiers et votre infrastructure IT. FaxBox Corporate peut gérer des milliers d utilisateurs. La méthodologie d implémentation de FaxBox Corporate hiérarchise les besoins et conserve la flexibilité nécessaire pour évoluer tout en répondant aux besoins des entreprises.

11 Comparons FaxBox Corporate et une Solution de serveur Fax Investissement Ressources Coûts Telecom Expertise IT Requise Serveur FAX Matériel Logiciel Ligne Telecom Capacité de stockage de données Frais mensuels pour lignes fax et numéros SDA Coûts supplémentaires pour communications longue distance Expertise dans les serveurs de fax, logiciel, matériel nécessaire Fax IP Aucun Aucune (incluse dans le service) Aucuns (inclus dans le service) Aucune Délai d installation 8 à 10 semaines Quelques heures Maintenance Fiabilité Extensibilité Coût Mensuel Mises à jour logiciel nécessaires Mise à niveau du matériel nécessaire. peut monter jusqu à 75% des coûts initiaux Risque de panne Capacité limitée Une capacité augmentée nécessite un nouveau matériel, des sites à distances, et 10 à 12 semaines pour déployer et tester. Maintenance logicielle Abonnement telecom Aucune Taux d Accessibilité de : 99,5% Serveurs Redondants (24h/24, 7j/7, 365 jours/an) Capacité sur demande Coût Mensuel tout inclus : numéros SDA + trafic + maintenance Coûts total de possession Elevés Minimaux Impact Environnement IT Sécurité Sécurité des Documents x S Elevé augmente la complexité de l environnement IT et introduit de nouveaux risques. Serveurs localisés dans les bureaux des clients Souvent sans prévention de sinistre Pas d architecture redondante à moins de payer une installation spécifique Documents non sécurisés, se trouvent dans les locaux du client Aucun Infrastructures sécurisées Prévention des sinistres matériels Architecture redondante PGP, HTTPS, VPN, SFTP communications sécurisées

12 Etude de cas : Calcul de retour sur Investissement FaxBox Corporate vs télécopieur Comparatif Situation Actuelle / Situation Proposée (SA/SP) SITUATION ACTUELLE Hypothèses Nb de fax entrants / jour 500 Nb moyen de pages dans un fax entrant 2,0 Nb pages entrantes / jour 546 Nb pages entrantes / mois (22 jours ouvrés) Nb moyen de fax sortants / jour 500 Nb moyen de pages dans un fax sortant 2,0 Nb pages sortantes / jour 400 Nb pages sortantes / mois (22 jours ouvrés) Nb de lignes fax sur des abonnements indépendants 8 Coût de maintenance des matériels fax (loyer mensuel ou coût d'acquisition divisé par le nb de mois + maintenance) 50 Temps moyen (mn) passé pour traiter un fax (déplacement + dispatch) 2,0 Hypothèses coûts télécoms Coût d'une page émise 0,05 Coût mensuel d'un abonnement analogique indépendant France Télécom 16,00 Salaire horaire chargé pour le temps passé à traiter des fax 20,00 Calcul des économies et du retour sur investissement Coûts télécom 648,00 Coûts consommables 280,96 Temps mensuel passé (mn) Coût du temps passé 5 640,00 Coût total mensuel 6 568,96 SITUATION PROPOSEE Coût de la mensuel de la solution (100 utiliseurs / 500 pages mois émission / 500 pages mois réception/ 8 n SDA sur 12 mois) : 300,00 Coût du temps passé 1 880,00 Coût total mensuel 2 716,00 GAIN MENSUEL 3 852,96

13 Conclusion Le fax fait partie intégrante de l environnement de travail des professionnels et reste un outil stratégique en entreprise. Les nouvelles technologies rendent le fax plus efficace, sécurisé, pratique, et économique. Vers la fin des années 90, les serveurs de fax ont initié la transformation de ce média en l intégrant à l informatique de l entreprise. Mais de nombreuses contraintes restent liés aux serveurs de fax : complexité de mise en œuvre, coûts, délais, maintenance. Aujourd hui, ce sont les solutions fax IP qui tirent le marché du fax et continuent à le faire progresser, avec des taux de croissance à 2 chiffres. Les solutions fax IP améliorent l efficacité des utilisateurs, elles sont très simples à utilisent et permettent une réduction significative des coûts. Parallèlement, elles augmentent la sécurité et la fiabilité du système. L administration est aussi facilitée grâce à des outils d administration et de reporting simples et accessibles. A propos de RTE Network Leader européen des solutions FAX IP, RTE Network fournit aux entreprises des services de communication haute disponibilité à valeur ajoutée, à partir de son réseau mondial de Fax / Voix / SMS / IP. Notre signature "Communication Services Provider" (Fournisseur de services de communication) illustre une double compétence d Opérateur et d Editeur. Les services de communication de RTE Network répondent aux besoins de toute entreprise quelle que soit sa taille, et sont entièrement personnalisables. Chacun de nos client bénéficie, chaque jour, de services de communication sans maintenance, sans investissement ni installation. Nos solutions répondent à trois objectifs principaux : Fournir des services de communication sécurisés Améliorer l efficacité et permettre la mobilité Réduire les coûts Pour plus d informations, connectez-vous sur le site FaxBox Corporate, ou contactez nous au

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