Diacamma. Gestionnaire pour les associations sportives Guide d'utilisation. Version

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1 Diacamma Gestionnaire pour les associations sportives Guide d'utilisation Version

2 Sommaire Diacamma Présentation Les adhérents Mise en route L`adhérent Rechercher un adhérent Gestion des form ations et exam ens sportifs Création d'une session d'exam en Validation d'une session d'exam en Rechercher une session Faire des statistiques Gestion com ptable Définitions et notions com ptables L'exercice com ptable Les tiers com ptables Les écritures com ptables Les im pressions Gestion d'un facturier Les articles Création d'un devis, d'une facture et d'un avoir Règlem ent Gestion par tiers Statistiques Configuration du facturier Les contacts Les contacts physiques Les contacts m oraux Configuration et param étrage La gestion docum entaire Utilisation de fichiers partagés Configuration et perm issions Mises à jour et Installation Procédure Adm inistration Mot de passe Les groupes Les utilisateurs Modification des droits Sauvegarde/restauration Im pression Avancé Architecture

3 Présentation Gestionnaire pour les associations sportives Avec Diacamma, donnez à votre association le logiciel qu'elle mérite! Pas besoin d'être informaticien pour avoir les outils adaptés à votre cas. L'application de base est entièrement gratuite et vous permet de gérer les accès à vos données et au carnet d'adresses de votre association. Les modules complémentaires vous permettront d'adapter en quelques clics le logiciel à vos besoins. Les différents modules disponibles vous permettront, par exemple, de: Gérer plus spécifiquement vos adhérents avec leurs licences sportives et le suivi de leur parcours. Gérer vos documents de façon centralisée grâce à la gestion documentaire. Gérer la comptabilité de votre association. Gérer vos devis, factures et factures proformat pour les adhérents subventionnés par un CE, entre autre. Comme Diacamma est un logiciel client/serveur, vous pouvez installer le serveur sur un ordinateur ayant accès en permanence à internet. Dans ce cas, vous aurez accès à vos données depuis n'importe où dans le monde et à plusieurs personnes en simultané. Vous pouvez également l'utiliser sans problème sur un seul ordinateur et sans accès multiples.

4 Les adhérents

5 Mise en route Pour vous permettre d'exploiter au mieux le logiciel, certains paramétrages sont nécessaires. Pour les réaliser, rendez-vous dans le menu administration, rubrique "Extensions (conf.)", sous-rubrique "Adhérents". Vous y trouverez les 2 items "Cotisations" et "Catégories" Cotisations Vous trouverez ici ce qui se rapporte à la gestion des licences sportives, en l'occurence, les saisons sportives et les types de cotisations. Les Saisons Ici, vous pourrez ajouter de nouvelles saisons au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Vous pourrez également déterminer laquelle est la saison courante (dite active)

6 Les types de cotisations Ici vous pourrez saisir les différents types de cotisations offerts par votre association, par exemple, pour une association praticant plusieurs activités sportives distinctes, vous pouvez avoir un type de cotisation pour chaque activité, un autre pour plusieurs de ses activités, et encore des types différents selon si ces activités sont pratiquées en compétition ou hors compétition. Si vous avez aussi le module facturier vous devez definir un prix de vente de votre cotisation. L'outil vous créera un article associé à votre cotisation pour vous permettre de généré automatiquement des factures lors de vos procédure d'adhésions. De même, vous pouvez aussi personnaliser le code comptable de tiers associé à vos adhérants dans le cas d'un création automatique. Catégories Vous trouverez ici tout ce qui peut catégoriser un adhérent: Les catégories d'âge, les équipes ou cours et les actiités ainsi que la possibilité d'activer ou non ces différents classifications. Les âges Vous pourrez ici renseigner les catégories d'âges tels que pratiquées dans votre association en renseignant les noms, années de naissance de début et de fin de la cétégorie. La façon dont ces informations sont traitées fait que vous n'avez plus à changer ces catégories ensuite, le décalage se fait tout seul d'années en années.

7 Les équipes/cours Vous gérez différentes équipes ou différents cours et c'est intéressant pour vous de classer vos adhérents selon ce critère? Renseignez les ici, vous pourrez alors affecter des adhérents à ces équipes ou cours et ainsi les retrouver plus facilement. Les activités Vous gérez différentes activités (ex: plusieurs arts matiaux) dans votre association? Les renseigner ici vous permettra ensuite de classer vos adhérents par ces différentes activités, mais aussi de saisir pour aux plusieurs licences par an si nécessaire (ex: une association qui regrouperais judo et karaté serait donc affiliée à 2 fédérations différentes, vous pourriez alors saisir 2 licences par adhérents si toutefois vos adhérents pratiquent et 2 sports et sont licenciés des 2 fédérations).

8 L`adhérent L'adhérent est une personne physique qui a déjà pris une inscription dans votre association. Pour consulter la liste des adhérents, aller dans le menu : Associatif/Adhérents/Adhérents de la saison Sélectionner et éditer une ligne pour consulter la fiche de l'adhérent. Diacamma sauvegarde plusieurs types d'informations relative à un adhérent. Vous pouvez les consulter dans la fiche de l'adhérent.

9 Cette fiche comporte : - L'identité de l'adhérent : nom, prénom, adresse, téléphone, date et lieu de naissance... - La liste de ses adhésions. - La liste de ses diplômes/formations/grades. (ex: la ceinture bleue pour les arts martiaux, le galop 3 pour l'équitation...)

10 Suivant vos droits de connexion, il est, alors, possible de modifier l'identité d'un adhérent, d'ajouter une adhésion passée ou un diplôme obtenu. Attention : La loi Informatique et liberté n'autorise la conservation de donnée que si elle est relative à l'activité de nos adhérents. Veillez donc à bien adapter vos commentaires à ce cadre législatif et informer toute personne de son inscription dans votre base de données. Consultez le texte de loi en cas de doute. Enfin, depuis la fiche d'un adhérent, il est possible de lui donner un droit d'accès au Diacamma. (voir Alias de connexion)

11 Rechercher un adhérent Pour trouver l'outil de recherche des adhérents, aller dans le menu Associatif/Adhérents/Recherche d'adhérents (ou en cliquant sur l'icone de recherche se situant dans la barre d'outil). Vous pouvez alors faire une recherche suivant des critères variés portant sur l'identité ou les adhésions. Le resultat donne une liste d'ahérents correspondant aux données saisies. Il vous est possible de fusionner plusieurs fiches d'une même personne en une seule. Pour cela vous devez préciser la personne principale, l'outil supprimera les autres après avoir déplacé toutes leurs références sur l'enregistrement restant.

12 Gestion des formations et examens sportifs

13 Création d'une session d'examen La création d'une session Pour créer une session, rendez vous dans la liste des session via le menu Associatif->Sessions d'examens->sessions de la saison Dans la liste des sessions, cliquez sur le bouton Ajouter Saisissez les informations nécessaires (activité, date de session, observations) puis cliquez sur Ok Vous obtenez alors une fiche d'examen prète à remplir. Pour ce faire, utilisez les boutons Ajouter correspondant au tableau des jury et à celui des candidats Dans le cas de l'ajout d'un membre de jury, commencez par rechercher le personne de votre choix

14 Une fois le résultat de votre recherche obtenu, sélectionnez la ou les personnes de votre choix dans la liste (pour la sélection m ultiple, utilisez les touches shift ou ctrl) puis cliquez sur le bouton Sélectionner. Vous avez égalem ent possibilité depuis ce résultat de recherche de sélectionner une ligne et cliquer sur Editer afin de vérifier les coordonnées de la personne. Passez m aintenant à l'ajout des candidats. La liste des adhérents ayant une cotisation pour l'activité vous est présentée. Elle peut être triée (selon les filtres actifs dans votre configuration) par catégories d'ages et/ou par cours ou équipe. De la même façon que pour les jury, sélectionnez les personnes qui vous intéressent puis cliquez Sélectionner. Ça y est, vous être maintenant prêt. 2 choix s'offrent m aintenant à vous: Soit vous cliquez sur Imprimer afin d'obtenir la fiche de suivi qui vous permettra de noter vos observations sur chaque candidat lors de l'examen lui même Soit vous avez déjà passé la session et vous voulez alors en enregistrer les résultats.

15 Validation d'une session d'examen La validation d'une session Vous avez cliquer sur Valider sur la fiche de votre session, vous êtes maintenant invité à saisir les résultats. A ce stade, vous pouvez encore reculer. N'oublisez pas qu'une fois cliqué sur le bouton Valider de l'écran ci-contre, vous n'aurez plus de retours en arrière, vérifiez donc que vous avez tous vos membres de jury, tous vos candidats et tous les résultats avant de cliquer dessus. Pour chaque candidat, vous avez maintenant la possibilité de double-cliquer dessus ou de la sélectionner et cliquer Modifierafin de saisir son résultat ainsi que des observations liées à son passage. Attention toutefois aux lois informatique et liberté, il ne faut entrer ici que des informations objectives et nécessaires au suivi de l'activité, rien de disciminant ou qui pourrait être mal interprété. Vous avez bien rempli et vérifié votre fiche, tout y est? Alors vous pouvez maintenant valider définitivement votre session afin de la cloturer.

16 Rechercher une session Rechercher une session Pour rechercher une session, rendez vous dans le menu Associatif->Sessions d'examens->recherche des sessions Ce paneau de recherche vous permettra de trouver une session enregistrée (passée, présente ou future) selon les critères suivants: la saison à laquelle à été effectuée cette session l'activité conscernant cette session la date de cette session un membre du jury de cette session un candidat de cette session Ceci vous permettant par exemple de retrouver toutes les sessions dans laquelle une certaine personne était membre du jury toutes saisons confondues ou pour une saison précise. Ou encore l'ensemble des sessions pour lesquelles telle personne c'est présentée (reçue ou non).

17 Faire des statistiques Les statistiques sur les sessions par saison Pour faire des statistiques, rendez vous dans le menu Associatif->Sessions d'examens->statistiques Choisissez simplement sur quelle saison sportive faire les statistiques puis cliquez Afficher les stats Vous obtiendrez alors un résumé de ce qui c'est passé dans la saison. Par activité, vous aurez les nombres de réussites lors des examens avec les niveaux atteints.

18 Gestion comptable

19 Définitions et notions comptables Exercice comptable Un exercice comptable est une période de temps sur laquelle une personne morale (entreprise, association ou autre) enregistre tous les mouvements d'argent la concernant. Cette période est généralement de 12 mois consécutifs du 1er janvier au 31 décembre mais peut varier d'une entité à une autre. La durée légale est toutefois fixée à un maximum de 2 ans. La durée de l'exercice est fixée à l'avance et ne peut être modifiée que sur décision du conseil d'administration. Pour rappel, il peut être exigé par l'administration fiscale des élément de résultat par année civile pour la consolidation des indicateurs nationaux tels que le PIB. Tiers comptable Un tiers comptable est une personne physique ou morale avec laquelle une entité va avoir des échanges monétaires (clients, fournisseurs, salariés, administrations...). Journaux comptables Un journal comptable est un regroupement d'écritures comptables permettant de classer celles-ci. Les journaux sont: journal d'achat contenant toutes les écritures relatives aux achats fait par une entité journal de vente contenant toutes les écritures relatives aux ventes effectuées par une entité journal des encaissements contenant toutes les écritures relatives aux mouvement sur les comptes en monétaire (compte bancaires, compte caisse...) en relation avec les dépenses et recettes de l'entité journal des reports à nouveau contenant les écritures permettant le passage d'un exercice comptable à son suivant journal des divers contenant l'ensemble des autres écritures (ex: frais financiers...) Écritures comptables Une écriture comptable est un ensemble de lignes inscrites dans divers comptes comptables permettant un équilibre. La somme des crédits d'une écriture doit donc être égale à la somme des débits de cette même écriture. Par exemple, une écriture d'achat se schématise par: une ligne au crédit du compte tiers fournisseur représentant l'ensemble de la somme de la facture une ou plusieurs lignes au débit des comptes de charges correspondants au type de ressources achetées (matériel, service...) Le total des lignes dans les comptes de charge est donc égal au montant porté sur la ligne de compte tiers fournisseur. Les écritures comptables d'encaissement peuvent et doivent être pointées afin de marquer le rapprochement avec les comptes bancaires et la caisse physique. De cette façon, on peut suivre facilement les écritures passées dans la comptabilité mais non encore effectives dans la réalité. Le pointage est nécessaire pour le passage d'un exercice comptable à son suivant. Il est également possible et recommandé de lettrer les écritures, c'est à dire de créer un sous ensemble cohérent d'écritures en provenance de journaux divers afin de stipuler qu'elle correspondent à la même opération de la vie réelle. Ex: l'écriture comptable d'achat d'un bien peut être lettrée avec son écriture d'encaissement.

20 Plan comptable de l'exercice Le plan comptable de l'exercice est l'ensemble des comptes utilisés au cours d'un exercice comptable en se basant sur le plan comptable couramment admis par l'administration fiscale. Ce plan comptable doit comporter des comptes des classes suivantes: classe 1: comptes de capitaux cette classe regroupe les comptes relatifs au capital d'une personne morale (ex: réserve, capital social, emprunts...) classe 2: comptes d'immobilisations cette classe regroupe les comptes relatifs au immobilisations (ex: bã timents,matériel de transport, matériel informatique...) classe 3: comptes de stock cette classe regroupe les comptes relatifs à la gestion du stock et en-cours (ex: matières premières, stock de produit finis, en-cours de production...) classe 4: comptes de tiers cette classe regroupe les comptes relatifs aux échanges financiers avec des personnes physiques ou morales (ex: comptes clients, comptes fournisseurs...) classe 5: comptes financiers cette classe regroupe les comptes «en argent physique» (ex: le compte caisse, les comptes bancaires...) classe 6: comptes de charges cette classe regroupe les comptes de ce qui est à la charge de l'entité (ex: achats de biens et services) classe 7: comptes de produits cette classe regroupe les comptes de ce qui est versé à l'entité (ex: vente de biens et services) les numéros de comptes doivent impérativement commencer par le préfixe donné par le plan comptable en vigueur au moment de la création du compte. (ex: 40 pour les comptes fournisseurs et 41 pour les comptes clients)

21 L'exercice comptable Création d'un exercice comptable Pour créer un exercice comptable, rendez vous dans le menu administration/extensions (conf.)/paramètres financiers/exercices. De là, cliquez sur Ajouter afin de faire apparaître le formulaire vous permettant de renseigner les bornes de l'exercice indiquez la date de début (attention, celle-ci doit être le lendemain de la date de clôture de l'exercice précédent) et la date de fin (attention pas plus de 2 ans entre ces 2 dates) de l'exercice puis cliquez OK. Votre nouvel exercice sera alors disponible dans la liste des exercices. Pour en continuer la création, il vous faudra le sélectionner dans la liste et cliquer Activer afin de pouvoir travailler dessus. Fermez maintenant la liste des exercices afin de vous rendre dans la comptabilité et de pouvoir créer le plan comptable de l'exercice ainsi qu'affecter le report à nouveau avant de pouvoir commencer à saisir des écritures.

22 Pour ce faire, rendrez-vous dans le m enu finance/comptabilité/plan comptable de l'exercice. Ici, commencez par créer les comptes de base de votre exercice, soit en utilisant le bouton ajouter pour ajoute compte par compte (extrêmement long et fastidieux), soit en utilisant le bouton formulaire qui vous permettra de créer en une seule fois un ensemble de comptes minimum. Pour ce faire, après avoir cliquer sur formulaire, sélectionnez le mode qui vous intéresse (simplifié ou confirmé) puis cochez les cases des ensembles de comptes qui vous seront nécessaires et enfin validez le tout en cliquant OK. Une fois ceci fait, plusieurs choix se présentent à vous: Il s'agit de votre premier exercice comptable, vous venez de créer votre structure, vous n'avez pas de report à nouveau, cliquez donc dès maintenant sur le bouton commencer, vous aurez alors achevé la création de votre exercice. Il ne s'agit pas de votre premier exercice mais vous n'utilisiez pas ce logiciel avant, il va falloir saisir manuellement votre report à nouveau. Pour cela, sortez du plan comptable de l'exercice, entrez dans la liste des écritures et saisissez manuellement une écriture complète, cohérente et équilibrée pour votre report à nouveau. Une fois ceci fait, retournez dans votre plan comptable pour cliquer sur commencer. Il ne s'agit pas de votre premier exercice et vous utilisiez déjà ce logiciel, utilisez le bouton report à nouveau afin d'importer le résultat de l'exercice précédent. Il n'est pas possible de commencer un exercice avec un résultat (qu'il soit bénéficiaire ou déficitaire). Vous devez avant de commencer votre exercice, ventiler cette somme sur un compte de classe 1 (capital, réserve,..). La décision de cette affectation est prise par le conseil d'administration sous le contrôle de votre vérificateur aux comptes. Pour cela, vous pouvez créer une écriture spécifique (journal «report à nouveau») ou utilisez le bouton affecter les bénéfices pour stipuler à quel usage vous destinerez ces fonds. Enfin cliquez commencer afin de clore cette phase de création.

23 Création, modification et édition de comptes dans le plan Plaçons nous dans le m enu finance/comptabilité/plan comptable de l'exercice. A tout moment au cours d'un exercice vous pouvez être amener à ajouter un nouveau compte dans votre plan. Référez vous au code légaux défini par la réglementation pour définir correctement les 3 premiers chiffres. Sur le site du gouvernem ent des finances (http://www.m inefe.gouv.fr/them es/entreprises/com pta_entreprises /index.htm) vous pouvez les consulter. Les 3 derniers chiffres du com pte vous sont propres suivant votre besoin. Modifiez la désignation pour sim plifier l'identification de votre com pte. Si vous vous êtes trompé, vous pouvez changer le compte et la désignation. Si des écritures ont été saisi avec ce compte, elles seront automatiquement migrées. Par contre, le nouveau compte doit resté dans la même classe com ptable.exem ple: Compte client => Compte client associatif Vous pouvez consulter un com pte précis. Vous pouvez alors voir l'ensem ble des lignes d'écritures associées à ce compte, ainsi que la valeur du compte au début (report à nouveau) et maintenant.vous pouvez aussi pointer l'écriture correspondant pour la valider. Il vous est aussi possible de supprimer un compte du plan si aucune opération n'a été réalisée avec.

24 Clôture d'un exercice A la fin de la période, vous devez clôturer votre exercice. Cette opération définitive se réalise sous le contrôle de votre vérificateur aux com ptes. Dans le m enu finance/comptabilité/plan comptable de l'exercice, cliquez sur le bouton Clôturer. Attention: Toutes les écritures doivent être pointées. La phase de validation va réaliser un traitem ent consistant à créer une série d'écritures de fin d'exercice résum ant le résultat et les dettes tiers (factures clients ou fournisseurs transm ises m ais pas encore réglées). De plus, les rapports comptables légaux sont alors figé de façon à pouvoir être imprimés toujours de façon identique même plusieurs années plus tard.

25 Les tiers comptables Création d'un tiers Plaçons nous dans le menu Finance/Tiers. La liste des tiers précédemment enregistrés apparaît. Pour ajouter un nouveau tiers, vous devez commencer par choisir un contact (physique ou moral) associé à se tiers comptable.

26 Depuis cette écran, vous pouvez aussi créer un nouveau contact avant de le sélectionner. Pour chaque tiers, 3 com ptes com ptables sont configurables : fournisseur, client et salarié.vous pouvez changer ses comptes pour imputer dans votre comptabilité comme vous le souhaitez cette personne au cours d'opérations financières. Seuls les comptes nécessaires sont à renseigner, il n'est pas obligatoire de remplir les 3. Pour un fournisseur, il suffit de renseigner le compte fournisseur, pour un client, le compte client et pour un employer, le compte salarié. État d'un tiers La fiche d'un tiers vous permet une vue globale de l'état des recettes et dépenses liées à ce tiers. Vous retrouverez ici l'ensem ble des écritures com ptables de l'exercice liées à ce tiers. Vous retrouverez de plus un résumé des débits et crédits permettant en un seul regard de savoir si il reste des dettes impayées. Avec le m odule facturier, vous pourrez égalem ent consulter les factures liées.

27 Les écritures comptables Saisie d'une écriture Cas générale Plaçons nous dans le menu Finance/Comptabilité/Liste des écritures. Depuis cette écran, nous avons la possibilité de visualiser les écritures précédemment saisies ainsi que d'en ajouter de nouvelle. Pour cela, commençons d'abord par sélectionner sur quel journal nous souhaitons réaliser notre nouvelle écriture. 5 journaux sont disponibles : Journal des achats Journal des ventes Journal des encaissements Journal des opérations diverses Journal de report à nouveaux Après avoir précisé les dates de votre écriture, il vous faut ajouter les différentes lignes correspondant à votre opération financière.

28 Pour ajouter une ligne d'écriture, saisissez son code com ptable si vous le connaissez dans la zone d'ajout ou laisser vous guider par l'assistant en cliquant sur le bouton correspondant au type de com pte désiré. L'outil ne vous perm ettra pas de valider votre écriture si elle est déséquilibrée. Quand on débute en comptabilité, on a parfois du mal pour savoir si une ligne est en débit ou en crédit. Pour vous aider, un message vous avertis si vous avez saisi un remboursement ou un avoir et un bouton vous perm ettez d'inverser très facilem ent votre écriture si besoin. Réaliser un encaissement Une écriture d'encaissement peut se saisir manuellement comme précédemment mais bien souvent, un règlement viens compléter un achat ou une vente fait quelque jour plus tôt. Pour sim plifier votre saisie, ré-ouvrez l'écriture d'achat ou de vente dont vous souhaitez saisir le règlem ent, cliquez sur le bouton «Encaissem ent»: l'application vous propose alors une nouvelle écriture partiellem ent rem plie. Il ne vous reste plus qu'à préciser sur quel com pte financier (caisse, banque...) vous voulez réaliser cette opération. Un fois avoir valider un encaissement avec ce mécanisme, les deux écritures (celle d'achat ou de vente et celle d'encaissem ent) sont autom atiquem ent lettré.

29 Saisie d'une écriture de frais financiers La saisi d'écriture de frais financiers se réalise sur le journal des opérations diverses. Elle présente la particularité de ne pas utiliser obligatoirement un compte de tiers. On peut se contenter d'une écriture directe entre le compte de charge et le compte de banque concernés. En effet, dans le cas de ce type d'opérations, le tiers est sous entendu étant données qu'il correspond à l'établissement bancaire qui gère le compte de classe 5 impacté. Écriture de report à nouveau Le journal de report à nouveau n'est m odifiable que dans la phase d'initialisation de votre exercice. A ce moment, vous pouvez être amené à réaliser une opérations spécifiques comme par exemple ventiler les bénéfices de l'année précédente suivant plusieurs com pte. Par contre, dans ce journal, il n'est pas possible d'ajouter des lignes d'écritures des classe 6 (charge) ou 7 (produit).

30 lettrage d'écritures Comme nous l'avons évoqué au chapitre 4.1.3, il est régulier qu'un ensemble d'écritures se réfèrent à une ou plusieurs opérations commune. Dans ce cas, vous pouvez marquer ces écritures comme liées: vous allez alors les lettrer. Le plus souvent, le lettrage se réalise entre écriture de valeur de tiers com plém entaire: entre une écriture d'achat (ou de vente) et de son encaissement associé. Mais, il peut arriver que nous souhaitions lettrer plus de deux écritures. Par exem ple, vous pouvez vouloir régler 3 factures d'un fournisseur en une seul fois. Dans ce cas, comme vous ne faite qu'un seul chèque de la somme des factures, vous n'aurez qu'une écriture d'encaissem ent que vous allez lettrer avec les 3 écritures d'achats. A la relecture de votre com ptabilité, il deviendra alors sim ple de com prendre qu'il s'agissait d'un règlem ent était multiple. Pour réaliser cette action, sélectionnez les écritures que vous désirez lier et cliquez sur le bouton «Lettrer»: Si l'outil les considère comme cohérente, il réalisera le lettrage symbolisé par un numéro commun à ces écritures en dernière colonne du journal. Si vous cliquez de nouveau sur ce bouton, vous avez la possibilité de supprimer le lettrage de cette écriture ainsi que des écritures associées. pointage d'écritures Le pointage est une action de validation de l'écriture. Cela est utile pour un responsable com ptable pour préciser que cette écriture est vérifiée par rapport au justificatif associé. Cela sert aussi, dans le cas des écritures d'encaissem ent, de contrôler que cette recette ou dépense figure bien sur un relevé de banque. Une fois pointée, une écriture deviens non m odifiable. Pour clôturer un exercice, l'ensem ble des écritures doivent être pointées. Pour réaliser cette action, sélectionnez les écritures contrôlées et cliquez sur le bouton «Pointer»: L'application réalisera le pointage sym bolisé par une coche en deuxièm e colonne du journal. Recherche d'écriture Le m enu Finance/Comptabilité/Recherche d'écritures vous perm et de définir des critères de recherche d'opération com ptable.

31 En cliquant sur «Rechercher», l'outil va rechercher dans la base toutes les écriture correspondantes à ces critères.vous pourrez alors im prim er cette liste ou en éditer/m odifier une.

32 Les impressions Compte de résultats Le compte de résultat est un document comptable synthétisant l'ensemble des charges et des produits d'une entreprise ou autre organisme ayant une activité marchande, au cours d'un son exercice comptable. Ce document donne le résultat net, c'est-à-dire ce que l'entreprise a gagné (bénéfice) ou perdu (perte) au cours de la période, lequel s'inscrit au bilan. Le menu Finance/Comptabilité/Impression des journaux comptables vous pouvez visualiser, imprimer ou exporter en fichier PDF ce document. Ce rapport est sauvegardé de façon immuable une fois l'exercice clôturée. Bilan Le bilan est une «photographie» du patrimoine de l'entreprise qui permet de réaliser une évaluation d'entreprise, et plus précisément de savoir après retraitement (par exemple d'une optique patrimoniale à celle sur option de juste valeur pour l'adoption des normes internationales) combien elle vaut et si elle est solvable. Il existe donc trois finalités au bilan : Le bilan comptable interne, généralement détaillé, utilisé par les responsables de l'entreprise pour différentes analyses internes; Le bilan comptable officiel, destiné aux contrôleurs de la comptabilité (auditeurs et commissaires aux comptes) et aux actionnaires (et plus généralement aux tiers); Le bilan fiscal, qui sert à déterminer le bénéfice imposable; Le menu Finance/Comptabilité/Impression des journaux comptablesvous pouvez visualiser, imprimer ou exporter en fichier PDF ce document. Ce rapport est sauvegardé de façon immuable une fois l'exercice clôturée. Grand livre Général Grand livre Le Grand livre est le recueil de l'ensemble des comptes utilisés d'une entreprise qui tient sa comptabilité en partie double (classe des comptes du Plan comptable de 1 à 9 et les montants correspondants). Le menu Finance/Comptabilité/Impression des journaux comptables vous pouvez visualiser, imprimer ou exporter en fichier PDF ce document. Ce rapport est sauvegardé de façon immuable une fois l'exercice clôturée. Grand livre Clients Le grand livre clients est similaire au grand livre générale à la différence qu'il se porte que sur les opération financières impactant des clients. Grand livre Fournisseurs Le grand livre fournisseurs est similaire au grand livre générale à la différence qu'il se porte que sur les opération financières impactant des fournisseurs.

33 Grand livre Banque Le grand livre de banque est similaire au grand livre générale à la différence qu'il se porte que sur les opération financières im pactant des m ouvem ents bancaires. Balance La balance comptable est un état d'une période, établi à partir de la liste de tous les comptes du grand livre de l'entreprise (qu'ils soient de bilan ou de gestion) et regroupant tous les totaux (ou masses) en débit et crédit de ces com ptes et par différence tous les soldes débiteurs et créditeurs. Le m enu Finance/Comptabilité/Impression des journaux comptables vous pouvez visualiser, im prim er ou exporter en fichier PDF ce docum ent. Ce rapport est sauvegardé de façon im m uable une fois l'exercice clôturée. Listing des écritures Depuis l'écran de la liste des écritures comptables, vous avez la possibilité d'imprimer l'ensemble des écritures de l'exercice. Vous pourrez visualiser, imprimer, l'exporter au format PDF ou l'exporter au format CSV permettant d'importer vos écritures dans un tableur. Listing du plan comptable de l'exercice Depuis l'écran du plan com ptable de l'exercice, vous avez la possibilité d'im prim er l'ensem ble des écritures de code comptable utilisé et leur solde du moment. Vous pourrez visualiser, imprimer, l'exporter au format PDF ou l'exporter au format CSV permettant d'importer vos écritures dans un tableur.

34 Gestion d'un facturier

35 Les articles Création et modification Depuis le menu Finance/Facturier/Les articles vous avez la possibilité de définir l'ensemble de vos articles facturables. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer un article. La suppression n'est pas possible si l'article est utilisé dans une facture. A chaque article, vous devez définir un code comptable d'imputation pour la génération d'écritures automatique.

36 Création d'un devis, d'une facture et d'un avoir Création Depuis le menu Finance/Facturier/Les factures vous pouvez éditer ou ajouter une nouvelle facture. Commencez par définir le type de document (devis, facture ou avoir) que vous souhaitez créer ainsi que la date d'émission et un commentaire qui figurera dessus. Dans cette facture, vous devez préciser le client associé, c'est à dire le tiers comptable imputable de l'opération. Ensuite ajouter ou enlever autant d'article que vous le désirez. Par défaut, vous obtenez la désignation et le prix par défaut de l'article sélectionné, mais l'ensemble est modifiable. Vous pouvez choisir aussi l'article divers: aucune information par défaut n'est alors proposé.

37 Changement d'état Depuis le m enu Finance/Facturier/Les factures vous pouvez consulter les factures en cours, validé ou fini. Un devis, une facture ou un avoir dans l'état «en cours» est un document en cour de conception et il n'est pas encore envoyé au client. Depuis la fiche du document, vous pouvez le valider: il deviens alors imprimable et non modifiable. Dans le cas de la facture ou de l'avoir, il vous est proposé aussi de réaliser un règlement global ou d'enregistrer un payement d'acom pte au cours de cette validation. Dans ces deux cas, une écriture comptable est alors automatiquement généré. Un devis validé peut facilement être transformé en facture dans le cas de son acceptation par votre client. La facture ainsi créé se retrouve alors dans l'état «en cours» pour vous perm ettre de la réajuster. Une fois qu'une facture (ou un avoir) est considéré comme terminer (c'est à dire réglé ou défini comme perte et profit), vous pouvez lui changer son état à «fini». Depuis une facture «fini», il vous est possible de créer un avoir correspondant à l'état «en cours». Cette fonctionnalité vous sera utile si vous êtes amener à rembourser un client d'un bien ou un service précédemment facturé. Impression Depuis la fiche d'un document (devis, facture ou avoir) vous pouvez à tout moment imprimer ou ré-impriment celui-ci s'il n'est pas à l'état «en cours». L'impression, qui peut être une visualisation, une sortie imprimante ou un export en fichier PDF, est sauvegardé dans l'application est ne changera pas, même si vous modifié le logo de votre structure. Depuis la liste des factures «validées», vous pouvez réaliser une im pression de relance. Choisissez l'ancienneté des factures non réglées à relancer; vous pouvez aussi préciser un petit com m entaire de relance, il remplacera le commentaire initial de la facture.

38 Règlement Depuis ce module de facturation, il vous est possible de gérer leur règlement. Depuis la fiche du document, cliquez sur «ajouter» un payement. Vous pouvez alors saisir le mode de payement de votre client ainsi que le compte classe 5 à imputer de ce mouvement financier. Dans la facture, vous pouvez consulter en plus de son montant total, la somme versé ainsi que le résidu de payement à effectuer. Chaque règlement génère automatiquement une écriture comptable dans le journal d'encaissement. Il est aussi possible d'effectuer un seul règlement sur plusieurs factures. Pour cela sélectionnez dans la liste des factures «valide» celle que vous souhaiter et cliquez sur «Réglement». Ce payement multiple sera automatique ventilé sur chaque facture au prorata de leur montant. Une seul écriture comptable d'encaissement sera alors réalisé.

39 Gestion par tiers Depuis la fiche comptable d'un tiers, vous pouvez consulter les factures associées à ce client. Il vous est possible, depuis cette liste réduite, de réaliser les mêmes actions que sur la liste de facture globale : créations, modifications, validations, impressions, règlements...

40 Statistiques L'application vous propose un petit outil de statistiques sur vos ventes pour vous aider dans la gestion de votre structure. Depuis le menu Finance/Facturier/Statistiques, vous pouvez consulter d'un coup d'oeil le chiffre d'affaire par articles et par clients de l'exercice en cours. Il vous est possible aussi d'imprimer ce rapport via une visualisation, une imprimante ou un export en fichier PDF ou CSV

41 Configuration du facturier Code comptable par défaut Ce module est intimement lié au module de gestion comptable. Pour pouvoir générer les écritures comptables correspondants aux factures saisies avec des articles non référencé, vous devez préciser le code comptable de vente (classe 7) lié a ce type de d'article. Par défaut, le code comptable de vente de service est défini. Utilisation de papier à entête Par défaut les devis, factures et avoirs impriment un petit entête et pied de page correspondant à la description de votre structure. Si vous désirez utiliser du papier à entête, coché cette option: les impressions ne ferons plus figurer ses information sur vos devis, factures et avoirs. Attention: Toutes vos impressions seront alors impacté par cette option.

42 Les contacts

43 Les contacts physiques Un contact physique est une personne, homme ou femme, à mémoriser. Liste de vos contacts physiques Le menu Bureautique/Contacts/Personnes Physiques vous permet de consulter la liste des personnes que vous avez déjà enregistrées. Étant donné que la liste peut devenir importante, il est possible de filtrer les personnes par le code postal de leur adresse. Par défaut, le code postal de votre structure est appliqué en filtrage. Depuis cet écran, vous avez aussi la possibilité d'imprimer la liste des personnes. Création du contact physique Depuis la liste précédente, vous avez la possibilité d'ajouter une nouvelle personne. Remplissez le formulaire et valider le pour l'insérer dans votre base de données.

44 Édition d'un contact physique Depuis la liste des personnes physiques, vous avez la possibilité d'éditer une personne. Cela vous permettra de consulter la fiche d'une personne précédemment entrée dans votre base. Vous pouvez modifier cette fiche ou l'imprimer. Si cette personne n'est pas référencée dans d'autre enregistrement de l'application, vous avez la possibilité de la supprimer. Recherche d'un contact physique Le menu Bureautique/Contacts/Recherche de personne physique vous permet de définir une critère de recherche sur une personne physique. Une fois validé, l'outil va rechercher dans la base toutes les personnes correspondantes à ces critères. Vous pourrez alors imprimer cette liste ou en éditer/modifier une fiche. Il vous est possible de fusionner plusieurs fiches en une seul. Pour cela vous devez préciser le contact principale, l'outil supprimera les autres après avoir déplacé toutes leurs références sur l'enregistrement restant.

45 Les contacts moraux Un contact moral est une structure ou d'une organisation de personne (entreprise, association, administration,...), à mémoriser. Liste de vos contacts moraux Le menu Bureautique/Contacts/Personnes morales vous permet de consulter la liste des structures que vous avez déjà enregistrées. Chaque contact moral est associé à une catégorie. Dans cette liste, vous consultez vos structures filtrées par ces catégories. Depuis cet écran, vous avez aussi la possibilité d'imprimer la liste des structures. Création du contact moraux Depuis la liste précédente, vous avez la possibilité de créer une nouvelle structure. Remplissez le formulaire et valider le pour l'insérer dans votre base de données.

46 Edition d'un contact moraux Depuis la liste des personnes morales, vous avez la possibilité d'éditer une structure. Cela vous permettra de consulter la fiche d'une structure précédemment entrée dans votre base. Vous pouvez modifier cette fiche ou l'imprimer. Si cette personne n'est pas référencée dans d'autre enregistrement de l'application, vous avez la possibilité de la supprimer. Responsables d'un contact moral Vous avez la possibilité d'associer une personne physique à votre structure. Choisissez la fonction de ce nouveau responsable ainsi que des critères de recherche: si la personne n'existe pas dans votre base, vous aurez la possibilité de la créer. Vous avez aussi la possibilité d'ajouter une fonction à un responsable précédemment définit. Recherche d'un contact moral Le menu Bureautique/Contacts/Recherche de personne morale vous permet de définir un critère de recherche sur une structure morale. Une fois validé, l'outil va rechercher dans la base toutes les fiches correspondantes à ces critères. Vous pourrez alors imprimer cette liste ou en éditer/modifier une. Il vous est possible de fusionner plusieurs fiches en une seul. Pour cela vous devez préciser le contact principale, l'outil supprimera les autres après avoir déplacé toutes leurs références sur l'enregistrement restant.

47 Configuration et paramétrage Dans le menu Administration/Extensions (conf) vous avez à votre disposition des outils pour configurer la gestion des contacts. Configuration des contacts Dans cette écran vous avez la possibilité de créer ou de modifier une définition d'une fonction ou une responsabilité pour associer une personne physique à une structure morale. De la même façon que précédemment, vous pouvez créer ou de modifier une catégorie de structure morale pour vous aider dans la classification de vos contacts moraux. Codes postaux/villes Pour vous aider dans votre saisie de contacts, l'outil recherche automatiquement la ville associé au code postal que vous avez saisie. Dans cette écran, vous avez la possibilité de rajouter des codes postaux manquant. Par défaut, les codes postaux français sont insérés.

48 La gestion documentaire

49 Utilisation de fichiers partagés Liste des documents Le menu Bureautique/Gestion documentaire/liste des documents vous permet de consulter la liste des fichiers que vous avez déjà enregistrés. Pour vous aider à retrouver vos documents, la liste est classifiée par un ensemble de dossiers et sous-dossiers et une description vous donne un petit résumé. Suivant vos permissions, vous pouvez extraire votre fichier pour consultation, le modifier et éventuellement ré-injecter vos corrections. De plus, l'outil mémorisera l'utilisateur et la date de création du document ainsi que les informations relatives à la dernière modification. Recherche de documents Le menu Bureautique/Gestion documentaire/recherche vous permet de définir un critère de recherche sur un document. Une fois validé, l'outil va rechercher dans la base toutes les fichiers correspondants à ces critères.

50 Configuration et permissions Dans le menu Administration/Extensions (conf) vous avez à votre disposition un ensemble d'outils pour configurer la gestion documentaire. Les dossiers Dans cette écran vous avez la possibilité de créer ou de modifier des dossiers de classement documentaire. A chaque dossier, vous lui associez un ensemble de groupe de droits pour la visualisation et la modification des fichiers. En associant judicieusement un dossier comme sous-dossier d'un parent, vous pouvez vous définir une arborescence de classement. Seuls les utilisateurs appartenant aux groupes de visualisation pourront consulter les documents de cette catégorie. Seuls les utilisateurs appartenant aux groupes de modification pourront corriger les documents de cette catégorie.

51 Mises à jour et Installation

52 Procédure Accédez aux mises à jour par le menu "Administration/Mises à jour et Installation". Une fenêtre s'ouvre, sur celle-ci, il y a deux onglets possibles: Le premier, permet de mettre à jour les modules déjà présent. le second, permet d'ajouter de nouveaux modules. La mise à jour, ainsi que l'installation de modules se font de la même façon. Sélectionner les mises à jour, ou les modules à installer que vous désirez, en les cochant. Cliquer sur "Installer" et laisser la machine travailler.

53 Lorsque "Téléchargement et installation terminer" s'affiche, fermer la fenêtre. Au redémarrage du logiciel, une fenêtre peut vous demander alors de terminer l'installation du client graphique.

54 Administration

55 Mot de passe Le menu Administration/Mot de Passe vous permet de modifier le mot de passe d'accès de l'utilisateur courant. Pour plus de sécurité, nous vous conseillons d'utiliser un mot de passe comprenant des lettres et des chiffres et ne constituant pas un mot compréhensible.

56 Les groupes Le menu Administration/Gestion des Droits/Groupes vous permet de créer, modifier ou supprimer un groupe de droits. Un groupe de droits réuni un ensemble d'autorisation aux actions de l'application. Chaque groupe est associé à un poids. Ce poids corresponds à un niveau d'accès par défaut. Le poids 100 vous permets d'accéder à toutes actions, le poids 0 ne permettra l'utilisation d'aucune action. Un groupe, non modifiable existe par défaut : Admin avec un poids de 100 (accès total). Il est possible de surcharger les droits par défaut dans un groupe. Voir Modification des droits.

57 Les utilisateurs Le menu Administration/Gestion des Droits/Utilisateurs vous permet de créer, modifier ou désactiver un utilisateur de l'application. Un utilisateur défini un droit de connexion au logiciel. Il est constitué par un alias, un mot de passe et un groupe de droits (voir Les groupes ) définissant le niveau d'accès de cette utilisateur. Depuis cette liste, vous pouvez créer ou modifier l'utilisateur: son alias, son nom, son groupe et son mot de passe. Vous pouvez aussi désactiver un utilisateur pour lui interdire l'accès à l'application.

58 Modification des droits Depuis le menu Administration/Gestion des Droits/Extensions vous pouvez accéder à la liste des droits de chaques modules. Ce nouvel écran vous indique les droits et le actions du module et vous avez la possibilité de modifier l'association de ces droits à vos groupes. En modifiant ces associations vous passez outre la règle des poids des groupes (voir Les groupes).

59 Sauvegarde/restauration Sauvegarder Depuis le menu Administration/Archivage/Sauvegarder, un explorateur de fichier s'ouvre pour sélectionner le nom de votre nouvelle sauvegarde. Une fois validé, l'application vous créera un fichier.bkf contenant l'ensemble des données de la base ainsi que les modules d'extensions associés. Restauration De la même façon, le menu Administration/Archivage/Restauration ouvre un explorateur de fichier pour sélectionner le nom de votre sauvegarde à restaurer. Une fois validé, l'application vous extraire du fichier de sauvegarde l'ensemble des données ainsi que les modules d'extensions au moments de la sauvegarde. Attention: La restauration écrasera toutes les données actuellement contenu dans la base.

60 Impression Etiquette Depuis le menu Administration/Rapport et Impression/Etiquette, vous avez la possibilité de redéfinir des planches d'étiquettes. A une nouvelle planche, définissez les différentes dimensions: largeurs, hauteurs, marges et écarts. Rapports sauvegardés Le menu Administration/Rapport et Impression/Rapports sauvegardés présente la liste des documents précédemment imprimés avec sauvegarde. Vous avez alors la possibilité de ré-imprimer le rapport. Modèles des rapports Le menu Administration/Rapport et Impression/Modèles des rapports présente la liste des modèle d'impression utilisés par certaines extensions. Vous avez alors la possibilité de modifier ces modèles pour personnaliser vos rapports. Attention: La modification de ces modèles peut entraîner des conséquences importantes sur les rapports finaux.

61 Autorisation d'accès réseau Avancé Depuis le menu Administration/Avancé/Autorisation d'accès réseau, vous avez la possibilité de définir des masques de filtrage d'adresse IP pour limiter l'accès depuis un réseau. Session Depuis le menu Administration/Avancé/Session, vous avez pouvez consulter la liste des session courant (et terminer) de connexion à l'application. Vous avez la possibilité de tuer une session courante pour éjecter un utilisateur de l'application.

62 Architecture Les choix technologiques Depuis le commencement de ce logiciel, les développeurs ont voulut que cette application puisse avoir une architecture ouverte permettant à la fois des dévolution les plus large. Pour cela, l'équipe a choisi de se reposer sur des technologies du Logiciel Libre (ou Open Source) Logiciel est implémenté sous un architecture 3 tiers: Une base de donnée MySQL pour les persitances des données Des scripts métiers en PHP hébergés sur un serveur Apache Un client graphique en Java L'avantage majeur de ces choix est la portabilité. En effet, il est facile d'installer sur n'importe quel ordinateur APACHE/PHP/MySQL et l'environnement JAVA existe pour un grand nombre de systèmes d'exploitations. Il est donc possible d'installer ce logiciel sur: PC MS-Windows 2000, XP ou Vista Apple Mac OS X 10.3 et + PC Linux avec KDE ou Gnome En plus, une tel architecture nous donne des possibilités de déployement très variés. L'installation en mono-poste Dans cette organisation, l'ordinateur embarque la totalité du logiciel: un service MySQL, un sevice Apache enrichi de scripts métiers ainsi que l'interface graphique en Java. C'est l'installation que l'on propose en standard à l'aide des installeurs mise en ligne sur internet. L'avantage principale est que l'ordinateur reste indépendant. Il n'a nul besoin d'un connexion réseau permanant pour fonctionner correctement. Par contre, cet déployement limite l'utisation du logiciel par plusieurs personnes et en tout cas pas en même temps.

63 L'installation en réseau local Dans cette organisation, un ordinateur dédié (appelé Serveur) embarque les différents services MySQL+Apache, par contre étant connecté à d'autre machine à l'aide d'un petit réseau filaire ou wifi, c'est d'autre poste d'utilisation (appelé Client) qui sont utilisés pour consulter le logiciel. L'avantage est de pouvoir utiliser le logiciel à plusieurs en même temps sur des données partagés. Par contre, cela est plus contraignant en gestion du parc informatique et la mobilité de consultation n'est pas permise. L'installation en réseau distant Cette organisation est proche de la précédente à la différence que les postes clients utilisent une connexion internet pour consulter sur les données du serveur. L'avantage ici est de pouvoir consulter ses données de n'importe où sur la plannete à partir que l'on a à disposition une connexion internet (de préférence haut-débit) L'inconvenient est de nécessité d'avoir la possibilité d'avoir notre ordinateur Serveur 24h/24h sur internet avec des configurations réseaux adaptés.

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