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1 FAX FOR MACINTOSH FAX 4-Sight FOR MACINTOSH FAX 4 4-Sight Fax est unanimement considéré comme la référence en matière de solution fax en réseau dans les environnements Macintosh et informatiques mixtes. La version 4 est le fruit d une écoute permanente du client et d une étude de marché très approfondie. Envoi et réception de fax depuis votre bureau. Interface drag & drop (glisser & déposer) facile à utiliser. Envoi de Fax depuis n importe quelle application Macintosh. 256 niveaux de gris qualité améliorée. Notification automatique de la transmission. Envoi différé pour des coûts de transmission réduits. Archivage et comptabilité détaillés. Nombreuses pages de garde personnalisables. Rappel automatique si la ligne est occupée. Impression automatique ou manuelle des fax reçus. Serveur extensible de 1 à 16 canaux (50 à 600 pages par heure). Intégration d un produit tiers (AppleScript, 4D, WebSTAR ). Compatibilité (QuickMail, Quarterdeck Mail, Microsoft Mail). Logiciel de client PC Windows en option. 100% compatible avec les principaux logiciels de reconnaissance de caractères. Routage automatique des fax reçus jusqu au destinataire. Sécurité mot de passe utilisateur et privilèges. Champs de comptabilité personnalisables. Répertoire d adresses basé sur serveur. Optimisé pour le fax mailing.

2 faxez de votre bureau A propos de ce document L état du marché fax Pour commencer Que puis-je y apprendre? Le but de cette brochure est de démontrer les avantages du fax réseau ordinateur par rapport aux télécopieurs conventionnels. Elle explique et quantifie les gains résultants de l utilisation de la solution du fax en réseau : Réduction des coûts, Augmentation de la productivité, Meilleure image de votre société. Le fax en réseau ne représente pas simplement un outil de remplacement du télécopieur, mais il ouvre de multiples possibilités supplémentaires de communication au sein de votre société. En plus de justifier le passage au fax en réseau automatique, cette brochure s attache à identifier les fonctionnalités essentielles que vous êtes en droit d attendre d une solution professionnelle de Force Commerciale. Qui utilise quoi? L envoi de fax peut actuellement être réalisé de quatre façons différentes sur le marché du Macintosh Manuellement avec un télécopieur autonome, Via une carte fax/modem connectée à un Macintosh, En utilisant un serveur de fax basé sur périphérique, En utilisant une solution de fax en réseau basée sur logiciel. Dans une étude récente, seuls 24% des sites enquêtés ont rapporté l utilisation d une solution de fax en réseau. Paradoxalement, cette même étude faisait apparaître que 80% des enquêtés considéraient l envoi et la réception de fax à partir de leur poste de travail, en d autres termes le fax en réseau, comme les éléments de téléphonie les plus recherchés. Le piège du télécopieur Une seconde étude révèle que parmi les sociétés de taille moyenne, les télécopieurs sont en moyenne partagés par 22 employés. Comparativement, un système de fax en réseau peut contrôler simultanément beaucoup plus d utilisateurs et ce dans des services distincts. De surcroît, un système de fax en réseau continue à gérer les files d attente et les envois de nuit (tout comme de jour) alors que le télécopieur classique reste inactif. Ceci illustre parfaitement la problématique du télécopieur; en effet si une organisation n est pas sensibilisée au concept du fax en réseau, elle aura tendance à investir dans du nouveau matériel, des contrats de maintenance et de nouvelles lignes téléphoniques avant que les machines existantes soient pleinement utilisées. Remplacer la technologie vieillissante Une solution de fax en réseau au sein de votre société transforme le fax en un outil de communication efficace pour tous les utilisateurs. Elle permet l envoi direct de fax depuis votre bureau et vous évite ainsi toute une série de tâches laborieuses et contraignantes liées à l utilisation du télécopieur. Les utilisateurs peuvent aussi recevoir des fax directement sur leur poste de travail, éliminant ainsi l impression et la distribution manuelle des fax reçus.

3 avec 4-Sight FAX 4 Justification des prix Fonctionnalités requises L envoi Examinons le temps passé par une personne pour envoyer un fax Imprimer le document Se rendre à l imprimante et prendre les pages Se rendre au télécopieur Faire la queue au télécopieur Composer le numéro de fax Recomposer le numéro si la ligne est occupée Alimenter les pages une par une Retourner au bureau On peut estimer le temps moyen d envoi à 6 minutes par fax. Sur la matrice de droite, nous avons comparé les coûts d utilisation d un télécopieur et d un système de fax en réseau 4-Sight. Même dans les environnements de petite taille, les économies s avèrent importantes. La réception L envoi de fax étant rationalisé, vous pouvez réduire, voire supprimer la nécessité de distribuer les fax reçus. En effet, grâce à 4-Sight FAX, les fax reçus sont expédiés automatiquement au destinaire ou groupe de destinataires approprié. La distribution physique des fax n étant plus nécessaire, le ou la préposé(e) peut désormais s atteler à des tâches plus productives. Un outil Marketing et d aide à la vente Unique Le fax mailing est l outil idéal pour la distribution d information urgente. Vous pouvez l utilisez en remplacement ou complément des courriers personnalisés. Le fax en réseau est un moyen rapide de tenir vos clients, vendeurs et partenaires stratégiques au courant de votre marketing actuel. 4-Sight FAX s intégre à des applications de gestion de base de données (comme FileMaker Pro) pour permettre l envoi de fax automatisé. L utilisation d un tel outil peut contribuer à accélérer le processus de vente. Analyse des coûts Cette analyse vous permet de déterminer les économies réalisables sur les coûts de maind œuvre ainsi que la durée d amortissement associée à l installation de 4-Sight FAX. Les chiffres ci-dessous représentent un environnement de travail moyen de 20 personnes et un usage du fax moyen. A fortiori, avec plus d utilisateurs et une utilisation du fax plus importante, les gains seront plus conséquents. Hypothèses: Nombre de fax par jour Temps requis pour chaque fax avec télécopieur... 6 minutes Temps requis pour chaque fax avec 4-Sight FAX...1 minute Coût horaire main d oeuvre...100,00 Fr Coût des fax en utilisant un télécopieur ordinaire: 25 fax x 6 minutes minutes/jour 150 minutes/jour x 250 jours ouvrables/an minutes/an minutes/an 60 minutes heures/an 625 heures/an x 100,00 Fr taux horaire Fr Coût des fax en utilisant 4-Sight FAX: 25 fax x 1 minute...25 minutes/jour 25 minutes/jour minutes/an 6250 minutes/an 60 minutes heures/an 104 heures/an x 100,00 Fr taux horaire Fr Economies résultants de l utilisation de 4-Sight FAX par rapport au télécopieur ordinaire: 4-Sight FAX = Fr Télécopieur = Fr...Economies annuelles Fr Calcul de la période d amortissement: Basée sur le prix actuel, la période d amortissement de 4-Sight FAX (20 utilisateurs, ligne unique) serait de 3,5 MOIS Faxer des documents est aussi simple que "Draggin Drop". QuickFax 4-Sight FAX est très simple à utiliser. Pour envoyer une page, l utilisateur sélectionne QuickFax sous le menu FaxSwitcher (à côté du Finder). Ceci lance le mode message de 4-Sight FAX, et l utilisateur est invité à sélectionner ou ajouter une adresse (ou des adresses) dans le Répertoire d adresses. L utilisateur tape un message, y joint les documents qu il désire faxer et clique tout simplement sur Envoyer. Touches de raccourci clavier L envoi de documents en tant que pièces jointes est également très intuitif. Si vous pouvez imprimer de l application sur laquelle vous travaillez, alors vous pouvez faxer de celle-ci. Il vous suffit pour cela de maintenir la touche Option et de sélectionner Imprimer sous le menu Fichier. Vous pouvez personnaliser cette fonction pour l ajuster à vos besoins spécifiques. Drag & Drop 4-Sight FAX a été développé pour tirer pleinement profit des fonctionnalités Macintosh en incorporant une interface drag & drop (glisser & déposer). Le Draggin est une icône (Dragon) qui se trouve sur le bureau de l utilisateur. Les documents d application peuvent être déposés sur cette icône qui convertit par transparence les documents au format FAX et invite l utilisateur à sélectionner une adresse. La fonction glisser-déposer disponible avec Système 7 peut être utilisée à des fins multiples comme par exemple déposer des extraits de texte sur les pages de garde ou des pièces jointes sur le bouton PJ et concourt à la simplification et à l accélération de l envoi de fax.

4 En utilisant une interface CGI et 4-Sight AppleScript API, 4-Sight FAX peut fournir un service automatique de faxback via Internet. Le graphique ci-contre met en évidence la comparaison entre le fax noir et blanc et le fax à différents niveaux de gris (les deux images sont affichées à 200 points par pouce). Architecture client/serveur Quand vous choisissez une solution de fax en réseau, optez de préférence pour une véritable architecture client/serveur qui délivrera une ressource centralisée facilement supportée. Avec une véritable solution client/serveur, la majorité du travail est effectuée par le logiciel et le poste serveur. Le client crée simplement le message et le passe au serveur. Le serveur numérise le document et le place dans la file sortante, ce qui autorise le client à continuer son travail. Une solution serveur vous permet également de tirer avantage des services centralisés, tels que l intégration de bases de données et de serveur ou encore l archivage et la comptabilité. Un bénéfice supplémentaire souvent négligé provient du fait que la numérisation de fax étant contrôlée par le serveur 4-Sight FAX, le logiciel client se comporte comme un simple accessoire de bureau. Cela signifie que la quantité de RAM nécessaire à l utilisation de 4-Sight FAX est considérablement inférieure à la quantité de RAM nécessaire à un environnement modem. Fiable et robuste La numérisation d un fax est une opération très intensive pour le processeur. Le moteur du serveur doit être suffisamment robuste pour contrôler des tâches multiples (numériser, gérer des files d attente, recevoir et imprimer). 4-Sight domine le marché avec un système dont la souplesse d utilisation reste sans égale quel que soit le nombre de voies utilisées. Puissant 4-Sight est la seule solution fax sur Macintosh qui peut supporter des voies fax multiples, lesquelles peuvent se voir affecter individuellement ou collectivement différentes priorités ou configurations (par exemple des lignes d envoi et de réception distinctes). De plus, 4-Sight FAX étant natif Power Macintosh, il peut être utilisé pour l envoi de fax en volume - avec 16 lignes de serveur fax envoyant plus de 600 pages/heure. Cet environnement offre plus que l avantage bureautique ordinaire du fax en réseau. En utilisant 4-Sight FAX vous pouvez réaliser vous-même les travaux habituellement sous-traités d ou une réduction des coûts et un contrôle plus important. Qualité/Niveaux de gris Lors de l envoi de fax, c est le système de transmission de fax qui détermine la qualité du fax reçu. La qualité des fax produits par un serveur assisté par ordinateur dépasse de loin la qualité des fax produits par un télécopieur classique. De surcroît, 4-Sight FAX étant configuré pour numériser 16 ou 256 nuances de gris, il peut engendrer un rendu d illustrations de superbe qualité. Cela rend 4-Sight FAX tout à fait pertinent pour un premier système de tirage d épreuves dans les industries graphiques ou tout simplement pour présenter un travail de qualité professionnelle aux clients. Configuration variable 4-Sight est disponible dans de nombreuses configurations afin d offrir une solution adaptée à chaque organisation - de 10 à utilisateurs. Qui plus est, si par la suite vous désirez accroître le nombre de canaux ou d utilisateurs, des licences supplémentaires sont disponibles à la vente - faisant de 4-Sight FAX une solution rentable et durable. Outil Comptable L utilitaire comptable avancé de 4-Sight FAX localise les coûts imputables aux fax sur tout le réseau. La nouvelle option champs personnalisés permet aussi aux champs comptables personnalisables d être définis et enregistrés dans le journal des évènements. De plus la caractéristique d archivage automatique classe les fax entrants et sortants à des fins d archivage et de réutilisation ultérieure. Flexible 4-Sight FAX offre une multitude de fonctionnalités supplémentaires, incluant pages de garde personnalisées, archivage variable, options d impression, renvoi intelligent des fax partiellement transmis, rappels automatiques en cas de ligne occupée Toutes ces fonctionnalités assurent une adéquation parfaite du système quels que soient les besoins de votre société. Les options d intégration de flux de travaux de produit (voir plus loin) sont encore autant d éléments qui favorisent une excellente flexibilité et permettent l incorporation de 4-Sight FAX à un environnement bureautique existant. Vérifie automatiquement l'état des fax entrants et sortants, vous recevrez une notification de l'envoi des fax ou de l'échec d'envoi. Envoi des fax de presque n'importe quelle application.

5 L'interface QuickFax re-stylée est encore plus rapide à utiliser grâce à l'entrée d'adresse à la volée. Qu y-a-t-il de nouveau dans la version 4? 4-Sight FAX est communément considéré comme le standard de l industrie Macintosh pour le fax en réseau. La version 4 est le résultat d une écoute des besoins des clients et d une étude de marché très poussée. Sécurité 4-Sight FAX propose désormais un niveau de sécurité très élevé grâce à une nouvelle base de données utilisateur et groupes interne. Chaque utilisateur se voit attribuer un nom d utilisateur, un mot de passe et tout un jeu de privilèges incluant l accès aux listes limité ou illimité, des alias, l envoi de fax prioritaire, en mailing et privé. De plus, les utilisateurs peuvent être regroupés selon leurs privilèges, rendant 4-Sight FAX très facile à gérer. Pour accéder au serveur fax, les utilisateurs doivent impérativement se connecter en utilisant leur mot de passe, ce qui assure une confidentialité permanente. Routage automatique des fax reçus jusqu au destinataire La fonction unique directement à votre bureau de 4-Sight ne peut pas être plus explicite. Grâce à l allocation d un numéro de fax personnel par utilisateur, les fax entrants sont directement acheminés sur la machine de l utilisateur contacté. Selon le même concept, ces fax peuvent être dirigés sur l imprimante sélectionnée dans la configuration de l utilisateur. Cette fonctionnalité supplémentaire permet d atteindre les effets de synergie auxquels toute organisation s astreint. Champs personnalisés Désormais, 4-Sight FAX offre jusqu à 3 champs comptables supplémentaires définissables par l administrateur. Cela permet aux sociétés de chiffrer avec exactitude le coût de certains travaux et de facturer leurs clients en conséquence. Les champs personnalisés font aussi apparaître une fonctionnalité puissante de livre de codes destinée à la configuration et la saisie d information codée. Cette dernière est particulièrement importante pour les cabinets juridiques dont les exigences en codes distincts pour avocats, clients et cas sont très importantes. Les utilisateurs peuvent être forcés à entrer des codes pré-définis dans leur fax, lesquels peuvent être affichés sur les pages de garde envoyées et/ou écrits dans le journal des évènements de 4-Sight FAX. Répertoire d adresses basé sur serveur 4-Sight FAX dispose désormais d un répertoire d adresses basé sur serveur qui permet à un administrateur de configurer une liste de numéros de fax habituellement utilisés. Munis des autorisations adéquates, les utilisateurs ont la possibilité de configurer leurs propres répertoires d adresses tout en conservant l accès aux numéros présents dans le répertoire d adresses du serveur. Postes de travail Macintosh QuickFax : encore plus rapide La fonctionnalité QuickFax de 4-Sight FAX a été améliorée pour permettre l entrée d adresses à la volée. En d autres termes, vous n avez à accéder qu à un dialogue pour envoyer un fax, rendant QuickFax encore plus rapide. Optimisé pour le Fax Mailing La version 4 a été réécrite pour prêter à 4-Sight FAX une fiabilité et un rendement maximum via ses modems connectés. L optimisation du système, rendue nécessaire par les clients désireux d utiliser des systèmes multi-canaux (spécialement pour envoyer des fax sur des centaines de destinations), a été obtenue grâce à une re-conception quasitotale de l architecture. Transferts de Réseau plus rapide Les niveaux de gris de 4-Sight FAX associés à la fonctionnalité de routage automatique des fax entrants permettent le téléchargement (sur le réseau) de fichiers plus importants du client au serveur ou vice versa. 4-Sight FAX a été épuré pour offrir des vitesses sur réseau beaucoup plus performantes, libérant la machine de l utilisateur plus rapidement. Postes de travail PC (Optionnel) Passerelle de fax Serveur ou de courrier électronique Serveur 4-Sight FAX Imprimante Réseau 4-Link Réseau Faxmodem(s) Modem(s) fax

6 4-Sight FAX 4 Intégration de flux de travaux Produits supplémentaires Configuration minimale optionnels AppleScript AppleScript API est une des caractéristiques de 4-Sight FAX. AppleScript est un langage de programmation avancé pour Macintosh paradoxalement simple à utiliser qui permet d établir des liens entre applications scriptables. Ce produit complémentaire augmente la flexibilité de 4-Sight FAX en laissant aux clients la possibilité de modifier leur système fax pour répondre de façon rentable aux exigences de leur propre environnement de travail. A titre d exemple, l envoi de fax depuis une base de données comme FileMaker Pro peut augmenter la productivité du personnel et fournir aux utilisateurs une interface compatible et familière. Intégration L offre 4-Sight FAX contient deux passerelles fax . Celles-ci permettent aux utilisateurs de logiciels CE QuickMail ou StarNine Quarterdeck Mail (précédemment Microsoft Mail) d envoyer et de recevoir des fax via leur système . Utiliser une interface déjà familière présente deux avantages : d une part diminuer les coûts de formation et d autre part augmenter la flexibilité des sociétés qui ne désirent conserver qu une seule application pour tous leurs besoins de messagerie. Le logiciel Client Windows 4-Sight FAX est une solution fax basée sur Macintosh pour laquelle les machines Mac, et optionnellement Windows peuvent être clients. Cette compatibilité permet à tous les utilisateurs sur votre réseau, aussi bien sur Mac que sur PC de bénéficier des fonctions complètes d envoi et de réception de fax. La prise en charge et l installation d une solution unique contribuent à la diminution des coûts de matériel, de formation et de service. API 4D 4-Sight a travaillé en étroite collaboration avec une organisation tierce pour fournir des routines 4ème Dimension API, permettant aux développeurs 4D d intégrer facilement les fonctions d envoi de 4-Sight FAX dans leurs applications de base de données. Internet NetFax Grâce à une interface CGI et à 4-Sight Applescript API, 4-Sight FAX peut être intégré à l application WebSTAR de Quarterdeck pour fournir un service automatique de faxback via Internet. Les browsers peuvent sélectionner les documents qu ils désirent se faire faxer ce qui évite des téléchargements longs et chers. Ce système peut aussi être configuré pour fournir des facilités complètes de capture d information. Serveur Processeur Macintosh ou supérieur (Power Macintosh recommandé) Système 7 ou supérieur (Système 7,53 est préférable) 1,5 Mo de RAM disponible (5,5 Mo sont requis pour l option niveaux de gris) Modems fax supportés Classe II, Groupe 3 modems supportés comprenant... MultiTech II & ZDX Supra Aware PowerFAX 5M, 7M US Robotics Courier Hayes Accura & Optima Cartes série multi-port supportées NuBUs Creative Solutions Hurdler PCI MegaWolf Fenris & Rufus* PCI Keyspan (SX-2, SX-4) *Support à confirmer Poste de travail Macintosh SE ou supérieur Système 7 ou supérieur (Système 7,53 est préférable) 1 Mo de RAM disponible 1, rue du Dahomey Paris France Téléphone Télécopie Information On-line De plus amples informations sur les produits 4-Sight sont disponibles sur le site Web de 4-Sight: Copyright Sight plc. Tous droits reservés. 4-Sight FAX est une marque déposée de 4-Sight plc. Toutes les autres marques mentionnées sont des marques déposées de leurs propriétaires respectifs. 4-Sight UK Norwich Avenue West Bournemouth BH2 6AW Tel: +44 (0) Fax: +44 (0) ISDN: +44 (0) Sight USA Suite West Cummings Park Woburn MA Tel: +1 (515) Fax: +1 (515) Sight Benelux Korte Houtstraat CD Den Haag Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) ISDN: +31 (0) Sight Germany Osterbekstraße 90a D Hamburg Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) ISDN: +49 (0) Sight Nordic Hantverksvägen 15 S Askim Tel: +46 (0) Fax: +46 (0) ISDN: +46 (0)

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