Facilitating a Carer Support Group

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1 CALD Carers Peer Support Groups Croatian Japanese Korean Lithuanian French Serbian Spanish Turkish Ukrainian Facilitating a Carer Support Group Animer un groupe d entraide pour personnes prodiguant des soins National Dementia Helpline For the Helpline via an interpreter call National Relay Service (TTY) for hearing impaired PEER SUPPORT FACILITATOR S TOOLKIT GUIDE PRATIQUE POUR ANIMATEURS DE GROUPES D ENTRAIDE FRENCH / ENGLISH This program is funded by the Victorian Department of Health under the Health Condition Support Grants Program February 2014 Prepared by Claire Emmanuel, Diversity Officer, Peer Support Project Manager, Alzheimer s Australia Vic

2 ENGLISH AIM OF THE CARER PEER SUPPORT PROGRAM The Health Condition Support Grant Program (HCSG) is an initiative by the Health Minister of Victoria to support people living with a chronic health condition and their carers to achieve a healthy and manageable lifestyle within the community through sharing stories and information, validation and support. People living with dementia in the community and their carers from culturally and linguistically diverse communities engaged in the Carer Peer Support Group program. Carers and care recipients engaged in health literacy education sessions that included an array of topics delivered by professionals, as well as activities that foster social inclusion, participation in social and physical activities that promote health and wellbeing. This toolkit provides peer support groups with tips to develop group facilitation skills in order to manage support groups and facilitate activities. The toolkit is simplified taking into consideration the target groups predominantly elderly, language and literacy, access to resources, and the translation into nine community languages. Alzheimer s Australia Vic is keen to make the journey of people living with dementia and their carers in the community as positive and supportive as possible. OBJECTIVE OF THE PEER SUPPORT FACILITATOR S TOOLKIT To gain skills and knowledge required to effectively participate in, and provide support for people living with dementia and their carers in the community and in a variety of settings. Topics covered 1. The role of the facilitator 2. Skills needed to facilitate a group 3. Support group techniques 4. Activities to engage carers and care recipients 5. Sustainability and collaboration with service providers 6. List of resources to support this toolkit 2

3 FRENCH OBJECTIF DU PROGRAMME D ENTRAIDE POUR PERSONNES PRODIGUANT DES SOINS Le programme «Health Condition Support Grant» (HCSG) est une initiative du ministre de la Santé du Victoria. Il est destiné à venir en aide aux personnes atteintes d une maladie chronique ainsi qu aux personnes leur prodiguant des soins pour leur permettre d avoir un mode de vie sain et gérable au sein des collectivités grâce au partage d expériences et d informations, à l acceptation et au soutien de chacun. Sont visées les personnes atteintes de démence ainsi que les personnes leur prodiguant des soins, issues de communautés culturellement et linguistiquement diverses, participant de manière positive au programme de groupes d entraide pour personnes prodiguant des soins. Également les personnes prodiguant des soins et les personnes en bénéficiant qui participent à des séances d éducation à la santé couvrant divers sujets et présentées par des professionnels, ainsi que des activités qui encouragent l inclusion sociale, la participation à des activités sociales et physiques promouvant la santé et le bien-être. Ce guide pratique donne des conseils aux groupes d entraide en vue de développer la capacité de chacun à animer un groupe avec pour optique d encadrer des groupes de soutien et d organiser des activités. Ce guide pratique a été simplifié pour prendre en compte les groupes cibles, souvent composés de personnes âgées, leur niveau linguistique et d alphabétisation, leur accès aux ressources et la traduction vers neuf langues communautaires. Alzheimer s Australia Vic souhaite rendre le parcours des personnes atteintes de démence et celui des personnes leur prodiguant des soins aussi positif et encourageant que possible. OBJECTIF DE CE GUIDE PRATIQUE POUR ANIMATEURS DE GROUPES D ENTRAIDE Acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour participer efficacement et apporter de l aide aux personnes atteintes de démence et à ceux qui leur prodiguent des soins au sein des collectivités et dans divers contextes. Thèmes abordés : 1. Le rôle de l animateur 2. Compétences nécessaires pour animer un groupe 3. Techniques pour groupes de soutien 4. Activités pour faire participer les personnes prodiguant des soins et leurs bénéficiaires 5. Durabilité et collaboration avec des prestataires de services 6. Liste de ressources complémentaires 3

4 ENGLISH 1. THE ROLE OF THE FACILITATOR To facilitate is to enable and enhance the ability of individuals. To provide assistance to a group to enable it to achieve its objectives. A facilitator helps to support the group s harmony and potential. A group facilitator enhances each participant s sense of confidence and inclusion to participate in meaningful activities. To be able to facilitate a group, a facilitator needs to have qualities such as: Flexibility Patience Creativity Fairness Respect for difference A facilitator needs to know: How the group dynamics works and the ability to manage differences Individual strengths and qualities of each member Local services that might provide information or assistance to the group or individuals There might be one or two facilitators sharing the task of running a peer support group. It is important to keep track of the activities and the wellbeing of participants in the group and share the tasks equally. A facilitator needs to foster a sense of wellbeing and inclusion among participants in the group in order to maintain interest and achieve the purpose of joining the peer support group. The facilitator s role is to find a time and space for meetings that are: Accessible (public transport, car pool, location proximity) and building that is equipped for people with special needs (disabled access) OH& Safety: floor space, temperature (heating/cooling), seating, resources Frequency and length of meetings Well equipped: tables, chairs, good lighting, kitchen, toilets, etc Ensure that the space has public liability insurance It is important that the facilitator arrives before the group to the meeting location in order to set up the space and have it ready for the participants when they arrive. 4

5 FRENCH 1. LE RÔLE DE L ANIMATEUR Animer signifie permettre l expression et mettre en valeur les capacités de chacun, apporter son soutien à un groupe pour lui permettre d atteindre ses objectifs. L animateur favorise l harmonie du groupe et son potentiel. L animateur de groupe encourage la confiance en soi des participants et renforce leur sentiment d appartenance pour leur permettre de participer à des activités porteuses de sens. Pour animer un groupe, l animateur doit notamment faire preuve des qualités suivantes : Flexibilité Patience Créativité Impartialité Respect de la différence Un animateur doit savoir : Comment les dynamiques de groupe fonctionnent et comment gérer les différences Reconnaître les atouts et les qualités de chaque membre du groupe Quels services locaux peuvent apporter des informations ou de l aide au groupe ou aux individus. L organisation d un groupe d entraide peut être prise en charge par un ou deux animateurs. Il est important de suivre l évolution des activités, de surveiller le bien-être des participants et de répartir les tâches de manière équitable. L animateur doit encourager un sentiment de bien-être et d appartenance des participants afin de maintenir l intérêt suscité et d atteindre l objectif fixé au moment de rejoindre le groupe d entraide. Le rôle de l animateur est de trouver une heure et un local adapté pour les réunions en prenant en compte les points suivants : Accessibilité du lieu (transports en commun, covoiturage, proximité) et aménagement du bâtiment pour les personnes ayant des besoins particuliers (accès pour personnes handicapées) ; Santé et sécurité : surface utile, température (chauffage/climatisation), sièges, ressources ; Fréquence et durée des réunions ; Équipements : tables, chaises, éclairage, cuisine, toilettes, etc. ; Veillez à ce que le local soit couvert en termes de responsabilité civile. Il est important que l animateur arrive sur place avant le groupe afin d aménager la salle pour qu elle soit prête à accueillir les participants dès leur arrivée. 5

6 ENGLISH 2. SKILLS NEEDED TO FACILITATE A GROUP For a Peer Support group to succeed, a facilitator needs to be well prepared and organised. A facilitator keeps a record of the activities and timetables that the group participates in. Some of the important skills that a facilitator needs to have are: Collaborative problem solving skills Listening skills Preparation and organisation skills Keep the group on track with group goals Knowing what techniques are needed at what time It is important for the facilitator to: Know how the group s dynamics work Know the individuals participating in the group and their personalities Have the ability to be proactive to minimise conflict Include every person in the discussion for plans and activities Reach a consensus and compromise on decision making Listening skills: A facilitator needs to have good listening skills. Good listening requires the worker to frequently remain silent in order to hear what is being said. The facilitator identifies the needs of individuals and the themes emerging from the group discussions. Speaking skills: It is important that the facilitator shows respect and consideration when speaking to individuals and the group. A facilitator encourages all individuals to participate in the group discussion. A facilitator s voice is clear and the words are articulate. Speaking skills are important for effective communication techniques, conflict management, building and maintaining relationships. A very important skill for the facilitator is the ability to learn from the group members, and to encourage individuals to share their skills and knowledge in a positive way. 6

7 FRENCH 2. COMPÉTENCES NÉCESSAIRES POUR ANIMER UN GROUPE Pour qu un groupe d entraide fonctionne bien, l animateur doit s être bien préparé et être bien organisé. L animateur doit prendre note des activités et du calendrier du groupe. Il est important que l animateur fasse notamment preuve des compétences suivantes : Approche collaborative de la résolution des problèmes Capacité d écoute Une bonne préparation et organisation Aiguiller le groupe pour qu il atteigne les objectifs fixés Savoir quelles techniques utiliser au moment opportun Il est important que l animateur : comprenne la dynamique de groupe ; connaisse les membres du groupe et leur personnalité ; sache être proactif pour minimiser les conflits ; fasse participer chacun aux discussions concernant les projets et les activités ; parvienne à un consensus et à des compromis sur les décisions à prendre. Capacité d écoute : Un animateur doit avoir de bonnes capacités d écoute. Pour être à l écoute, une personne doit souvent garder le silence pour entendre ce qui se dit. L animateur identifie les besoins de chacun ainsi que les thèmes émergeant des discussions du groupe. Expression orale : Il est important que l animateur fasse preuve de respect et de considération lorsqu il s adresse aux individus et au groupe. L animateur encouragera chacun à participer aux discussions du groupe. La voix de l animateur sera claire et les mots bien articulés. L expression orale est importante pour une communication efficace, pour gérer les conflits et pour établir et maintenir de bonnes relations. Une qualité très importante pour l animateur est de tirer des enseignements des membres du groupe et d encourager chacun à partager ses compétences et ses connaissances de manière positive. 7

8 ENGLISH 3. SUPPORT GROUP TECHNIQUES Establishing a group Set the group s purpose Identify individual s needs: emotional, social, physical Decide size of the group Place and time of meetings: day time, night time, weekend Group guidelines clarified : rights and responsibilities, punctuality, staying focused on the task, confidentiality, commitment, equal participation Number of facilitators needed: one, two or more Resources Funding grant application, fundraising or collaboration with another organisation Catering (refreshments, tea, coffee, biscuits) Equipment: tables, chairs, whiteboard, computer, stationery, art and craft tools, audio and DVD, books, etc Access to information from Alzheimer s Australia Vic and other relevant organisations Volunteers Group facilitation styles It is important for a group facilitator to maintain a balance between TASK (what the group needs to do) and the PROCESS (the way the group functions taking into account the needs of the individual members). Here are some of the styles to facilitate a group: Autocratic The main concentration is on the task of the group Facilitator determines the pace and direction of the group Facilitator takes credit for the effectiveness of the group Democratic Group decides together on the approaches, goals, guidelines and pace of meetings Facilitator models and encourages group to self-appraise its progress Facilitator draws on the resources and skills of the individual group members Permissive The group has a good time The group may not always achieve its goals The facilitator gives very little direction and information 8

9 FRENCH 3. TECHNIQUES POUR GROUPES DE SOUTIEN Créer un groupe Établir la raison d être du groupe Identifier les besoins des individus, qu ils soient émotionnels, sociaux ou physiques Décider de la taille du groupe Emplacement et heure des réunions : en journée, le soir, les week-ends Clarification des principes directeurs du groupe : droits et responsabilités, ponctualité, rester concentré sur la tâche à accomplir, confidentialité, engagement, participation égale Nombre d animateurs requis : un, deux ou plus Ressources Financement : demandes de subventions, campagnes de financement ou collaboration avec d autres organismes Nourriture (rafraîchissements, thé, café, biscuits) Équipements : tables, chaises, tableau, ordinateur, fournitures de bureau, articles d art plastique, supports audio et DVD, livres, etc. Accès aux informations proposées par Alzheimer s Australia Vic et d autres organismes Volontaires Styles d encadrement du groupe Il est important que l animateur maintienne un bon équilibre entre les TÂCHES à accomplir (ce que le groupe se propose de faire) et le processus (la façon dont le groupe fonctionne, en tenant compte des besoins de chacun). Voici quelques styles d encadrement de groupe : Autocratique L attention se concentre sur la tâche à accomplir. L animateur détermine le rythme et la direction adoptés par le groupe. L animateur s attribue le mérite de l efficacité du groupe. Démocratique Les membres du groupe décident ensemble des approches, des objectifs, des principes directeurs et du rythme des réunions. L animateur s aligne sur le groupe et l encourage à juger de ses propres avancées. L animateur s appuie sur les ressources et les compétences de chacun. Permissif Les membres du groupe passent de bons moments ensemble. Le groupe n atteint pas toujours ses objectifs. L animateur donne peu d instructions et d informations. 9

10 ENGLISH 4. ACTIVITIES TO ENGAGE CARERS AND CARE RECIPIENTS In order to maintain the interest of individuals to participate in the peer support group, it is important for individuals to feel the benefit for joining the group. The facilitator identifies the needs of individuals and the motivation for them to engage in group meetings and activities. It is recommended to have a variety of activities in order to achieve a balance and satisfy the different needs of individuals. When deciding on an activity, the facilitator needs to consider the ability of individuals to participate. Have a checklist: What are the risks associated with this activity? Are there any OH&S issues involved? Would the majority of the group be able to participate? Would some individuals be disadvantaged? Is the activity affordable? Is the level of this activity easy or difficult? Is the activity enjoyable or boring? How will this activity enhance/improve the wellbeing of the participant? Examples of activities: Physical Yoga, TaiChi, stretching, swimming, walking, dancing, chair-based exercise, gardening Social Story-telling, book club, visiting local markets, movie club, knitting, cooking healthy recipes, art and craft, singing (choir), playing cards (bridge), or cultural board games (backgammon, Qigong, etc.) Social media Learning to use the computer, skype, facebook, twitter, using an ipad, iphone and Google. Alzheimer s Australia resources We Can, We Can, We Can and Relate, Motivate, Appreciate both Montessori based books and DVD Alzheimer s Australia Vic has developed these resources to enhance the quality of life and wellbeing of people living with dementia and their carers. These resources are available to download from the website or to order via the main office. A list of resources is provided in the last section of this booklet. 10

11 FRENCH 4. ACTIVITÉS POUR FAIRE PARTICIPER LES PERSONNES PRODIGUANT DES SOINS ET LEURS BÉNÉFICIAIRES Pour maintenir l intérêt des personnes participant au groupe d entraide, il est important que chacun soit conscient de ce que sa participation lui apporte. L animateur identifie les besoins des membres et leur motivation à participer aux réunions et aux activités du groupe. Il est conseillé d organiser des activités variées afin d obtenir un bon équilibre et de satisfaire les besoins de chacun. Lorsqu il décide d une activité, l animateur doit prendre en compte la capacité de chaque membre à participer. Faites une liste : Quels sont les risques associés à cette activité? Quelles en sont les implications en termes de santé et de sécurité? La majorité du groupe sera-t-elle en mesure de participer? Certaines personnes seraient-elles désavantagées? L activité est-elle abordable? L activité est-elle de niveau facile ou difficile? L activité est-elle agréable ou ennuyeuse? Comment cette activité améliorera-t-elle le bien-être des participants? Exemples d activités : Physiques Yoga, tai-chi, étirements, natation, marche, danse, exercices réalisés depuis une chaise, jardinage Sociales Récits, club littéraire, marchés locaux, ciné-club, tricot, cuisine saine, arts plastiques, chant (chorale), jeux de cartes (bridge) ou jeux de société culturels (backgammon, qi gong, etc.) Médias sociaux Apprendre à utiliser un ordinateur, Skype, Facebook, Twitter, un ipad, un iphone et Google. Ressources d Alzheimer s Australia «We Can, We Can, We Can» et «Relate, Motivate, Appreciate» (livres et DVD basés sur la méthode Montessori) : Alzheimer s Australia Vic a mis au point ces ressources pour améliorer la qualité de vie et le bien-être des personnes atteintes de démence et des personnes leur prodiguant des soins. Ces ressources peuvent être téléchargées depuis le site Web ou commandées depuis le bureau principal. Une liste de ressources est disponible dans la dernière section de ce livret. 11

12 ENGLISH 5. SUSTAINABILITY AND COLLABORATION WITH SERVICE PROVIDERS A peer support group needs funding and resources in order to come together and enjoy the social support and activities. A facilitator needs to bridge relationships with many organisations and service providers in order to receive support and looks for opportunities to generate sustainable resources and activities for the participants. Support can be in the form of: In-kind which means that an organisation can provide a service for free. Example: photocopying, or tea, coffee and biscuits, or free space for meetings, etc Partnerships: this means that groups can collaborate on activities with another community organisation for a specific project. The community organisation will subsidise the cost of activities or part of the activities. Funding: applying for a community grant from local council or other sources for community activities. If the group cannot write the application, local community organisations or local council can assist. Fundraising: the group can sell items at school fetes or community events, or to sell raffle tickets and ask for donations. Many health and community organisations, as well as local council would be able to provide a professional person to deliver a workshop or an activity session free of charge. Information available in the list of resources in the last section of this booklet. It is recommended that the facilitator consults with the group to gather ideas about generating resources and support. There are many leadership roles for individuals for example, different people may organise social activities, manage finances, run the activities for the group and organise guest speakers However, it is important that participants do not feel burdened or pressured that fundraising is the sole purpose of getting together as a group. In order to sustain the facilitation of the group, a facilitator needs to have support. The role of a facilitator is a challenging one as dealing with a diverse group there may be people with high needs. Therefore, a facilitator needs support and opportunities to de-brief with a trusted colleague after every group meeting. Do not to assume a facilitator won t need it. 12

13 5. DURABILITÉ ET COLLABORATION AVEC DES PRESTATAIRES DE SERVICES FRENCH Un groupe d entraide a besoin de fonds et de ressources pour pouvoir se réunir et profiter du soutien apporté et des activités sociales. L animateur doit établir des liens avec de nombreux organismes et prestataires de services pour bénéficier de soutien. Il cherchera des opportunités de générer des ressources et des activités durables pour les participants. Le soutien reçu peut prendre les formes suivantes : En nature, ce qui signifie qu un organisme peut proposer un service gratuitement. Exemples : photocopies, thé, café, biscuits, mise à disposition gratuite de locaux pour les réunions, etc. Partenariats : dans le cadre d activités, un groupe pourra collaborer avec un autre organisme communautaire pour un projet spécifique. L organisme communautaire subventionnera le coût des activités ou d une partie des activités. Financement : demandes de subventions auprès de la municipalité ou d autres sources d activités communautaires. Si le groupe n est pas en mesure de formuler une demande, des organismes communautaires locaux ou la municipalité peuvent vous aider. Campagnes de financement : le groupe peut vendre des produits lors des fêtes d école ou des événements communautaires, vendre des billets de loterie et recueillir des dons. De nombreux organismes communautaires et de santé ainsi que les municipalités devraient être en mesure de mettre à disposition un professionnel qui pourra gratuitement animer un atelier ou une activité. Des informations sont disponibles dans la liste des ressources figurant dans la dernière section de ce livret. Nous conseillons à l animateur de consulter le groupe pour recueillir des idées sur les moyens de générer des ressources et d obtenir de l aide. Il existe de nombreux rôles de leadership que chacun peut assumer. Par exemple, différentes personnes peuvent se charger d organiser les activités sociales, de gérer les finances, d organiser les activités du groupe et de faire venir des intervenants. Il est toutefois important que les participants ne se sentent pas accablés et qu ils n aient pas l impression que le financement est la seule raison d être du groupe. Pour permettre l encadrement du groupe, l animateur a besoin de soutien. Le rôle de l animateur est exigeant : comme il travaille avec un groupe divers, certaines personnes peuvent avoir des besoins particuliers. Par conséquent, après chaque réunion, l animateur aura besoin de soutien et de faire un bilan avec un collègue auquel il fait confiance. Ne présumez pas que l animateur n en aura pas besoin. 13

14 ENGLISH 6. RESOURCES Alzheimer s Australia Vic Multicultural resources website Victorian section: Publications Dementia Education directory We Can, We Can, We Can Relate, motivate, appreciate based on the Montessori Method Quick Guide To Services Our Services Your Brain Matters TM 5 steps to maximise your brain health Friends Matter Dementia Help Sheets Alzheimer s Australia Vic education sessions Facilitate a carer support group Effective communication aspx#effective%2communication Exploring art as an activity Meaningful activities for men Activities for people in late stage dementia Local Community Health Centres Contact your local community health centres for free workshops about health and wellbeing. 14

15 FRENCH 6. RESSOURCES Alzheimer s Australia Vic Site de ressources multiculturelles, section consacrée au Victoria : Publications Répertoire d éducation sur la démence «We Can, We Can, We Can» «Relate, motivate, appreciate», basé sur la méthode Montessori Guide de référence des services Nos Services «Your Brain Matters TM» 5 étapes pour maximiser votre santé cérébrale» «Friends Matter» Fiches pratiques d aide sur la démence Séances pédagogiques d Alzheimers Australia Vic Animer un groupe d entraide pour personnes prodiguant des soins Communication efficace aspx#effective%2communication Explorer l art en tant qu activité Activités porteuses de sens pour les hommes Activités pour les personnes dans les derniers stades de la démence Centres locaux de santé communautaire Contactez vos centres locaux de santé communautaire pour vous informer sur les ateliers gratuits consacrés à la santé et au bien-être. 15

16 ENGLISH NOTES