Définition. Caractéristiques. - Du partage des ressources : espace de stockage, imprimantes, lignes de communication.

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1 CONNECTER LES SYSTEMES ENTRE EUX L informatique, au cœur des tâches courantes, a permis de nombreuses avancées technologiques. Aujourd hui, la problématique est de parvenir à connecter les systèmes d information entre eux afin de généraliser les bonnes pratiques et d augmenter la réactivité notamment par le travail collaboratif. L organisation du réseau est donc un enjeu majeur de la démarche d une meilleure gestion publique locale. Définition Un réseau local sert à interconnecter les ordinateurs d'une collectivité. Par analogie la notion de réseau peut se concevoir comme un système nerveux composé de connecteurs et de nœuds aux différentes intersections. Une collectivité comporte généralement plusieurs réseaux, il est donc indispensable de les relier entre eux. Dans ce cas, des équipements spécifiques sont nécessaires pour que les informations ne soient pas redondantes et facilement accessibles. Indépendamment de la technologie sous-jacente, on porte généralement une vue matricielle sur ce qu'est un réseau. Caractéristiques Le réseau local centralise les informations et les applications sur des serveurs, afin que chaque utilisateur puisse avoir accès à l information, quels que soient sa localisation et son poste de travail. Une information unique et accessible par tous évite ainsi les longues mises à jour. La gestion de trésorerie constitue l'un des thèmes prioritaires car les collectivités doivent pouvoir disposer d une information régulière sur celle-ci, ainsi que d'un outil permettant aux comptables de regrouper et de transmettre aux ordonnateurs les éléments nécessaires à leur gestion de trésorerie. Un réseau est constitué : - D un échange de données : textes, documents, tableaux de calculs, présentations, mais aussi des bases de données ; - Du partage des applications informatiques universelles ou spécifiques : comptabilité, paie, messagerie électronique, calcul de structures, qui sont installées sur des serveurs micro-informatique ou des ordinateurs hôtes, miniordinateurs ou grand système ; - Du partage des ressources : espace de stockage, imprimantes, lignes de communication. Quelle typologie? Le réseau peut être classé en fonction de son utilisation et des services qu il offre. Ce découpage rejoint également la notion d échelle. Ainsi, pour les réseaux utilisant les technologies Internet (famille de protocoles Transmission Control Protocol / Internet Protocol, TCP/IP), la nomenclature est la suivante : Intranet : le réseau interne de la collectivité Extranet : le réseau externe de la collectivité Internet : le réseau des réseaux interconnectés à l échelle de la planète

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3 extension du système d'information de la collectivité à des partenaires situés au-delà du réseau par l'intermédiaire d'une interface Web. Conditions de mise en œuvre - L interopérabilité nécessite une harmonisation. Lorsqu'il s'agit de deux réseaux de même type, il suffit de faire passer les trames de l'un sur l'autre. Dans le cas contraire, c'est-à-dire lorsque les deux réseaux utilisent des protocoles différents, il est indispensable de procéder à une conversion de protocole pour «parler un langage commun». Ainsi, les équipements à mettre en œuvre sont différents selon la configuration face à laquelle on se trouve. - Il est nécessaire de penser l organisation de manière globale. En effet, trop souvent les collectivités ne connaissent pas suffisamment les transferts de données entre les différents services et perdent du temps à collecter les informations déjà disponibles. Une des premières solutions est donc de relier les informations par des applications simples qui nécessitent peu de changements ou encore d adopter des formats standards : tous les documents devant par exemple être rédigés en format word. - Le réseau Internet permet une grande souplesse Notamment auprès des fournisseurs d applications hébergées (FAH) qui proposent des solutions en termes de stockage des informations ou autres prestations telles que la maintenance d un site web. Il s agit de la fourniture par un prestataire d'une application utilisable à travers les réseaux et donc de l externalisation de l'hébergement d'une application ou d'un service en ligne. L application logicielle est installée sur le système informatique du vendeur et est accessible par l utilisateur à travers un navigateur Internet ou grâce à un logiciel client fourni par le vendeur. Cette application hébergée peut également être utilisée par un logiciel développé en interne pour pouvoir accéder à différents types de services ou de données. Fournisseurs d Applications Hébergées (FAH) ou «Application Service Provider» (ASP) Les avantages : - Les problèmes d intégration de l application sur l architecture informatique de la collectivité sont éliminés ; - Le coût des applications est ventilé sur le nombre d utilisateurs ce qui permet une mutualisation ; - Le vendeur acquiert une expérience plus grande de la part de ses multiples prestations et peut ainsi en faire profiter ses applications. Les limites : - La solution proposée ne s adapte pas automatiquement avec précision au système de la collectivité ; - En cas de dysfonctionnement, le fournisseur doit être en mesure d intervenir rapidement. La collectivité n a plus la maîtrise totale pour résoudre le problème lorsqu il est survenu. Elle doit donc avoir confiance dans l outil et dans les capacités à réagir de son fournisseur ; - Cette application dite «client-serveur» dépend de la vitesse de transmission des données et nécessite par la même une connexion à un réseau haut débit.

4 Le travail collaboratif, collectif ou «groupware» C est l ensemble des technologies et des méthodes de travail associées qui, par l intermédiaire de la communication électronique, permettent à des utilisateurs de mener un travail en commun à travers les réseaux par le partage de l information sur un support numérique à un groupe engagé dans un travail collaboratif et/ou coopératif. Le concept regroupe à la fois les processus et procédures et plus particulièrement les logiciels conçus pour faciliter l atteinte d un objectif commun à un groupe de travail situé à des endroits géographiques différents. Il existe de nombreuses applications telles que : - L agenda partagé - L espace de documents partagés - Les outils d échange d information tels que les forums - Les outils de gestion des contacts - Les vidéoconférences, le «chat» Les outils de «workflow» permettent de décrire le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les modes de validation, et fournissent à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. Outils et usages du groupware rapport du Club Informatique des GRandes Entreprises Françaises CIGREF 1996 Avantages L information est accessible par tous, elle circule plus facilement et plus rapidement : - par une meilleure réactivité en facilitant la communication en interne et en externe, et en fluidifiant les processus ; - par la diffusion de l information au sein de la collectivité en instaurant de nouveaux modes de communication entre les agents par des bases de données accessibles par tous les utilisateurs concernés et en temps réel. Faire des économies de gestion en identifiant les données déjà présentes pour les exploiter de manière plus systématique et en limitant la maintenance à un logiciel unique ou même en la confiant aux FAH ; S ouvrir sur l extérieur en permettant aux acteurs : - d échanger au sein du système lui-même sans création de flux externes ; - de partager des informations avec d autres acteurs d instances différentes. Dématérialiser les échanges de données, par exemple pour : - les marchés publics, - la gestion de la paie, - l état civil, - les demandes de subvention, - les actes transmis au contrôle de légalité (projet Actes), - les titres de recettes et les mandats de paiement (projet Hélios). Optimiser la recherche et la consultation des documents via un classement matriciel des informations budgétaires, financières et comptables basé sur des méta-données et permettre une collaboration en temps réel ; Responsabiliser les services fonctionnels en faisant en sorte que toutes les données ne soient plus centralisées au niveau de la direction financière ;

5 Précautions - Sur la conduite du changement : - S assurer de l implication suffisante de la direction générale ; - Tous les avantages ne seront perceptibles qu une fois la mise en œuvre finalisée. - Sur le choix des outils de connectivité et de mise en réseau : - Veiller à ne pas engendrer une inflation de l information qui ne serait pas traitée en amont et entraînerait une perte de temps et un coût supplémentaire ; - Chaque réseau peut avoir des contraintes particulières en termes d application, de volume d information, de type de terminaux gérés, de connexions avec des lignes de communication. Il faudra donc tenir compte de l ensemble de ces caractéristiques avant de choisir l équipement ; - L hétérogénéité des systèmes d information Intranet peut nuire à la collaboration et à la rationalisation, il est souhaitable de mettre en place un portail collaboratif afin de fédérer et de mutualiser les services Intranet existants et à venir et offrir à chaque agent un point d entrée unique ; - Un réseau est par définition évolutif, chaque élément doit tenir compte de l ajout d éléments physiques ou de mise à jour des logiciels.

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