Créer une commande fournisseur manuellement. Dernière mise à jour le 05/04/2011

Transcription

1 Créer une commande fournisseur manuellement

2 Définition Le dossier «Commande fournisseur» permet de saisir tous les articles que l on veut commander à un fournisseur. Les commandes fournisseurs peuvent être créées à tout moment sur ordre de l utilisateur ou sont le résultat d un traitement automatique d Octave. Des commandes fournisseurs sans lien avec des besoins de commandes clients correspondent souvent à des opérations de réapprovisionnement pour les articles constituant un fond important. C est le cas des articles d importation directe où la quantité commandée permet d obtenir un prix d achat significatif et de subvenir à une période de ventes significative. Avant, il faut s assurer que la fiche fournisseur existe dans Octave. Si la fiche fournisseur n existe pas, vous devez alors la créer.

3 Créer la commande fournisseur manuellement Sélectionner la fiche fournisseur Cliquer dans la vue globale des fiches Accéder au dossier de la fiche fournisseur 3 Sélectionner la vue «Fournisseurs» 3 Dans la colonne «Nom», saisir les ères lettres du nom du fournisseur recherché, puis ENTREE ou double clic pour ouvrir la fiche. 4 Cliquer ou F3 4

4 Créer la commande fournisseur manuellement Cliquez sur l icône «Nouveau» ou CTRL N Sélectionner «CDE Fournisseur» 5 Cliquer sur «Création du dossier» ou ENTREE 3

5 Créer la commande fournisseur manuellement 3 Sélectionner les articles à commander Le fond d écran est blanc car la commande fournisseur n a pas d incidence sur le stock. Le curseur doit être dans la colonne «code» Cliquer ou touche Entrée pour ouvrir la liste déroulante des articles existants dans Octave. Par défaut à la création : onglet F3 «corps du dossier» 3 Saisir les ères lettres de l article à commander puis ENTREE pour sélectionner l article et l ajouter dans la commande fournisseur.

6 Créer la commande fournisseur manuellement 4 Saisir les quantités à commander et vérifier le prix d achat Saisir la quantité à commander L article apparaît dans la commande fournisseur Astuces : - Pour créer une nouvelle ligne : CTRL N. - Pour savoir pour qui est l article, activer la touche clavier F sur la ligne - La prix unitaire = le prix d achat qui correspond au prix déboursé de l article (F5 et champ prix déboursé)

7 Créer la commande fournisseur manuellement 5 Imprimer la commande fournisseur une fois la commande terminée Actionner CTRL P pour ouvrir la fenêtre du choix du modèle d impression.

8 Créer la commande fournisseur manuellement 6 Fermer la commande fournisseur ALT F4 ou OUI : votre commande est terminée et vous allez où vous l avez transmise au fournisseur. La commande passe dans l état «en attente». ANNULER : la commande n a pas été envoyée au fournisseur et peut donc faire l objet d ajout d articles. La commande reste donc dans l état «en préparation». Le passage de la commande fournisseur dans l état EN ATTENTE signifie que vous avez transmise la commande à votre fournisseur et qu aucun article ne doit y être ajouté.

9 Récapitulatif des états de la commande fournisseur LES ÉTATS En Préparation Attente Réception Soldée A QUELLE ACTION CELA CORRESPOND-IL? Rédaction assistée de la commande Fournisseur Envoi de la commande chez le fournisseur (mail, fax, courrier) et attente Passage automatique lors de la duplication en réception COMMENTAIRES Peut également être la résultante d un traitement des besoins automatiques ou sur ordre Cet état n est possible que si chacune des lignes de la cde sont réceptionnées.

10 Exemple Dans l exemple, nous allons commander chez notre fournisseur «Bijoux colorés» les articles suivants : - boucles d oreilles et nacre : 0 - boucles d oreilles argent et perles : 30. Nous allons aussi commander un article qui n existe pas dans la base : Bracelet or et nacre : 0. Nous allons indiquer sur la commande fournisseur : référence CDE 54/009 - Livraison urgente 3 Cliquer dans la vue globale des fiches Sélectionner la vue «Fournisseurs» 3 Dans la colonne «Nom», saisir les ères lettres du nom du fournisseur recherché, puis ENTREE ou double clic pour ouvrir la fiche. 4 4 Cliquer ou F3

11 Exemple Cliquez sur l icône «Nouveau» ou CTRL N Sélectionner «CDE Fournisseur» 3 Cliquer sur «Création du dossier» ou ENTREE 3

12 Exemple 3 Sélectionner l article à commander : Boucles d oreilles or et nacre, quantité 0 Ajouter l article «boucles d oreilles et nacre», quantité 0 Autre possibilité : Avec un catalogue avec des codes barres, il vous suffit de doucher le code barres de l article et celui-ci s ajoute à votre commande fournisseur. Cliquer sur les Saisir le mot «nacre» et sélectionner l article «boucles d oreilles or et nacre» puis touche ENTREE pour l ajouter dans la commande fournisseur. 3

13 Exemple 4 Commander l article «Bracelet or et nacre» (quantité) 0 inexistant dans la base Saisir une étoile (sur le clavier numérique, signe de multiplication) 4 Cliquer sur ANNULER ou ECHAP 3

14 Exemple 5 Saisir le nom de l article «Bracelet or et nacre» L article apparaît dans la commande fournisseur Colonne «Qte» : saisir 0 Puis fermer l article ALT F4

15 Exemple 6 - Indiquer la référence CDE 54/009 ainsi que l annotation «Livraison urgente» 3 7 Faire un aperçu de la commande fournisseur Actionner les touches CTRL P pour ouvrir la fenêtre du choix du modèle d impression.

16 Exemple

17 Visualiser la synthèse d une commande fournisseur Cette vue permet d avoir un résumé de la commande fournisseur ligne par ligne. Ainsi vous voir rapidement les références en : - Attente Non affectée = marchandise en attente pour le réassort - Attente affectée = article pour honorer une commande client - Réceptionnée : articles reçus de votre fournisseur - Annulation : articles annulés vous les avez annulés au fournisseur.

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