Solutions collaboratives, vidéo et développement durable Ce qu en pensent les décideurs IT. Aastra Handbooks

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1 Solutions collaboratives, vidéo et développement durable Ce qu en pensent les décideurs IT Aastra Handbooks

2 Sommaire Introduction 3 Contexte 4 Méthodologie 5 Résultats de l étude 6 Conclusion 17 Glossaire 18 2

3 Introduction Quelles sont les stratégies des entreprises en matière de collaboration vidéo sur IP? C est à cette question qu a souhaité répondre Aastra par le biais d une enquête réalisée début 2010, en partenariat avec l institut indépendant de sondage et d opinion NotezIT, auprès des décideurs informatiques et télécoms de 478 entreprises de plus de 100 salariés. La perception des entreprises vis-à-vis des solutions de vidéo sur IP, leur impact possible sur le développement durable, les leviers et obstacles rencontrés Aastra dresse ainsi un bilan sur la maturité des entreprises dans ce domaine et apporte à ses partenaires un éclairage sur ce marché, pour mieux les accompagner dans la démarche de démocratisation des outils de travail collaboratif dans les entreprises.

4 Contexte L usage de la vidéo au sein des entreprises est plus que jamais une réalité, surtout avec les éléments récents comme la crise ou les risques pandémiques et climatiques. Néanmoins il persiste un décalage entre les attentes des utilisateurs, les messages marketing des acteurs spécialisés, et la mise en œuvre réelle de telles solutions. Ce constat est aussi le même pour les solutions de communications unifiées et leur niveau d adoption. Dans une phase où les entreprises sont de plus en plus sensibles aux démarches de développement durable et toujours à la recherche de réduction des coûts et optimisation des dépenses, la vidéo est en passe de devenir un média aussi important que le mail ou le téléphone. La diversification des offres ainsi que les communications poussées des différents acteurs spécialisés en sont une preuve. Dans ce contexte de regain d intérêt envers les solutions collaboratives vidéo, Aastra a souhaité recueillir l avis des décideurs IT dans les entreprises françaises pour mettre en lumière les facteurs et éléments clés à la mise en place et à l utilisation de solutions collaboratives vidéo. Ce sondage réalisé par un institut indépendant (NotezIT.fr) est le premier d une série d études lancée par Aastra pour mesurer le niveau d adoption des technologies liées à la convergence IP dans les entreprises.

5 Méthodologie Ce sondage mené par l institut Notezit.fr a été effectué entre décembre 2009 et janvier 2010 auprès de décideurs IT dans les entreprises françaises. Il a totalisé sur la période, 100 réponses sur une cible de 478 entreprises multi-site de plus de 100 salariés. L étude a été menée sur un périmètre France métropolitaine. Le profil des entreprises qui ont contribué au sondage est de : 62%: Secteur Industrie, Technologies, Services. 38% : Secteur Collectivités, Universités, Hôpitaux, Administrations Les sondages NotezIT.fr son des outils d observation des comportements et opinions des entreprises dans la mise en œuvre de leurs projets informatiques. 5

6 Résultats de l étude En tant que professionnel des technologies de l information, parmi les grandes technologies suivantes, quelles sont celles qui vous semblent avoir un impact positif en matière de développement durable? (Question à choix multiples) 25% 20% 15% 10% 17% 20% 14% 15% 15% 11% 5% 6% 2% 0% La virtualisation des serveurs La dématérialisation Les solutions collaboratives La vidéo Les solutions de mobilité La consolidation des serveurs Le mode SaaS L e-training Source : NotezIT base de 100 répondants Pour 15 % des entreprises participant à ce sondage, la vidéo fait partie des technologies en mesure d avoir un impact positif en matière de développement durable (au même titre que les solutions de mobilité). Seulement deux autres technologies informatiques devancent la vidéo dans l impact positif sur le développement durable dans ces entreprises : les solutions collaboratives (20 % des entreprises) et la virtualisation de serveurs (17 % des entreprises). La vidéo est donc dans le trio de tête des technologies identifiées comme permettant d atteindre les objectifs des entreprises en termes de maitrise écologique. 6

7 Dans le domaine spécifique de la vidéo, quels sont selon vous les critères déclencheurs d un projet? Offrir un meilleur service aux fournisseurs Critère le moins important (1) > Critère le plusimportant (5) 30% 16% 36% 12% 6% Offrir un meilleur service aux clients 20% 14% 28% 26% 12% Trouver une solution de communication en cas de pandémie Meilleur environnement de travail aux collaborateurs Répondre aux enjeux du développement durable Réduire le temps passé en réunion hors de son bureau 32% 20% 22% 26% 8% 18% 34% 26% 14% 8% 26% 38% 18% 10% 6% 10% 30% 42% 12% Réduire les déplacements des personnels à l extérieur 10% 4% 10% 18% 58% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Source : NotezIT base de 100 répondants Pour les entreprises sondées, il y a deux facteurs qui déclenchent ce type de projets : la volonté de réduire les déplacements des personnels à l extérieur et la possibilité de diminuer le temps passé en réunion hors de son bureau. Ce qui motive les entreprises dans la mise en œuvre de cette technologie est donc bien la possibilité de réduire les coûts importants en s inscrivant dans une démarche de développement durable (18%). Les résultats de ce sondage montrent, par ailleurs, que la vidéo est un choix de moyen terme pour les entreprises, puisque, par exemple, les facteurs opportunistes comme la crise économique ou le risque pandémique et climatiques ne font pas partie des éléments déclencheurs de ce type de projets. 7

8 Résultats de l étude Est-ce que dans le cadre de cette démarche le service informatique a été consulté récemment? Si Oui, pour quel projet? OUI pour... 30% Mettre en place une solution de vidéo en général 30% NON 70% OUI 12% 32% Intégrer de la vidéo à des solutions collaboratives existantes Etudier un nouveau projet de solution collaborative intégrant de la vidéo 4% 22% Généraliser certaines applications collaboratives existantes Pour une autre raison Source : NotezIT base de 100 répondants Le fait que 70% des répondants aient consulté récemment leurs services informatiques pour des projets sur la vidéo montre bien que les entreprises s y intéressent de plus en plus, et ce pour des applications diverses. Dans les entreprises ayant consulté leurs services informatiques pour des projets autour de la vidéo, 30% étudient la mise en place de solutions vidéo en général, mais le point à souligner est que presque la moitié des entreprises (48%) souhaitent intégrer la vidéo au sein de solutions collaboratives, que cela soit sur un projet existant (16%) ou en tant que nouveau projet (32%). Ceci montre par ailleurs que ces entreprises estiment que les solutions collaboratives et vidéo ont plus de sens que deux systèmes séparés. Certaines entreprises considèrent même la vidéo comme un moyen pour permettre le développement du travail collaboratif. 8

9 Selon vous, quelle est la position de votre direction générale sur la vidéo actuellement? (Question à choix multiples) Permet de mettre en place une organisation du travail plus mobile Permet de mieux communiquer avec les équipes et les salariés Permet d améliorer la qualité de service de certains départements 52% 50% 60% Permet de gagner en productivité Application indsipensable même après la crise Application qui permet de faire des économies importantes 66% 70% 74% Application indsipensable à court terme 50% Source : NotezIT base de 100 répondants Les résultats montrent que les directions générales semblent sous le charme. Les entreprises sondées déclarent que dans 50 % des cas leur direction générale estime que c est une application indispensable à court terme et que pour 74 % d entre elles cela permet de faire des économies importantes. La perception des directions générales ne se limite pas aux avantages à court terme. Elles ont aussi une perception de moyen terme puisque, selon les réponses à ce sondage, elles sont 70 % à estimer que cela permet de gagner en productivité et 60 % à considérer que cela améliore la qualité de service de certains départements de l entreprise. 9

10 Résultats de l étude Comment jugez-vous la maturité technologique des applications vidéo suivantes? Critère le moins important (1) > Critère le plusimportant (5) La vidéo en streaming 2% 20% 32% 36% 10% La vidéo sur PC dans un environnement grand public La téléphonie vidéo sur un poste IP La vidéo conférence 10% 8% 18% 24% 43% 15% 8% 10% 40% 26% 6% 2% 14% 38% 38% La vidéo au sein d une solution collaborative 6% 12% 36% 42% 4% Source : NotezIT base de 100 répondants 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Les résultats montrent des perceptions différentes des entreprises en ce qui concerne la maturité des applications vidéo. Tout d abord, les entreprises sondées jugent que la maturité de ces solutions technologiques est encore moyenne sauf peut-être pour les solutions de Vidéoconférence (76%). En effet, cette application existe même avant l avènement de l IP et reste pour beaucoup d entreprises utilisée en tant que système totalement séparé et utilisant les réseaux traditionnels. La vidéo au sein d une solution collaborative est aussi considérée comme mature par 46% des répondants. 10

11 En tant que professionnel des technologies de l information, quel est votre jugement sur l intégration de la vidéo dans les solutions collaboratives? (Question à choix multiples) Manque de compétences en interne pour déployer ce type de service Des soucis pour offrir un service complètement sécurisé Cela demande une mise à jour importante des infrastructures IP La qualité de la vidéo est faible sur le poste de travail Le poste de travail proposé est trop compliqué pour l utilisateur Intégration complexe avec l environnement du poste de travail Nos directions générales et opérationnelles estiment que c est cher 48% 46% 50% 48% 50% 64% 78% Source : NotezIT base de 100 répondants En dépit du contexte positif, c est sur le terrain technologique que les entreprises déclarent le plus de freins à la mise en œuvre de cette solution. Pour 78 % des répondants à ce sondage, les coûts des solutions sont trop importants mais il y aussi des obstacles techniques mentionnés comme l ergonomie des solutions proposées, la mise à jour des infrastructures IP ou encore les difficultés d intégration entre la téléphonie et l informatique. Les craintes liées à la sécurité et à la qualité de service rejoignent la perception des entreprises de la difficulté d intégration de la vidéo dans les solutions collaboratives et donc dans le poste de travail. Ceci est d autant plus vrai que ces dernières ne disposent pas des compétences pour piloter ce type de projets. 11

12 Résultats de l étude En tant que professionnel des technologies de l information, quel est votre jugement sur la vidéo d une manière générale (systèmes de vidéoconférence ou téléphone vidéo IP)? (Question à choix multiples) N est adapté qu à certaines catégories de personnels Difficultés pour offrir une service garanti et sécurisé La vidéo IP demande une importante mise à jour des infrastructures IP La vidéoconférence est limitée à des petits groupes de travail Le téléphone vidéo IP proposé est trop compliqué pour l utilisateur L intégration entre la téléphonie et l informatique est complexe Nos directions générales et opérationnelles estiment que c est cher 60% 50% 58% 62% 50% 56% 78% Source : NotezIT base de 100 répondants Au-delà des impacts techniques et financiers amenés par la mise en place d une solution vidéo IP dans une entreprise, on constate que la vidéo ne concerne que certaines catégories de personnels et de groupe de travail. Le secteur d activité de l entreprise est aussi un élément très important. Ce résultat n est pas une surprise, les entreprises vont rechercher de moins en moins à mettre en œuvre des solutions ponctuelles mais à faire de la vidéo une des applications clés de leur système d information. Les réponses des entreprises à cette question montrent qu elles sont un peu au milieu du gué sur ce type de projet : c est-à-dire entre la généralisation de ce type de projets et les difficultés technologiques et économiques qui président à intégrer complètement la vidéo dans le système d information. 12

13 Considérez-vous la vidéo comme (Question à choix multiples) % Une application bureautique Un système totalement séparé 20 34% 26% Une extension de votre système actuel de communication 0 Source : NotezIT base de 100 répondants Les résultats liés à cette question confortent les constats issus des questions précédentes, 88% des répondants estiment qu une solution vidéo est considérée comme une extension du système de communication, et donc comme un média complémentaire à la voix et la data. Les entreprises restent encore attentives et prudentes à considérer la vidéo comme une application bureautique (34%) sachant qu elle nécessite une infrastructure système et réseau beaucoup plus rigoureuse. Le fait que la vidéo soit considérée comme une extension du système de communication (88%) démontre la place importante de la vidéo dans les processus métiers de l entreprise. Hier totalement dissociées du SI (solutions traditionnelles de vidéoconférence reposant sur la technologie TDM), les solutions vidéo sont maintenant perçues comme très fortement imbriquées dans le SI et donc dans les métiers de l entreprise. 13

14 Résultats de l étude Pouvez-vous dire si les départements suivants ont plutôt des besoins en matière de vidéo (intégrée ou non aux solutions collaboratives)? (Question à choix multiples) Direction générale Informatique Recherche et développement Commercial Logistique Production Ressources Humaines Marketing et Communication 30% 44% 40% 52% 60% 66% 70% 78% Source : NotezIT base de 100 répondants Les résultats montrent bien que la vidéo est une application qui ne correspond qu à certains métiers et secteurs d activités, et à des catégories de personnes qui se déplacent beaucoup et sont souvent en réunion. Les services qui ont des besoins arrivent dans l ordre de la pyramide (Direction générale, Marketing, Commerce, ). 14

15 Pour répondre à vos futurs besoins dans ce domaine, quels sont les acteurs qui vous paraissent les plus compétents? (Question à choix multiples) 35 33% 28% % 19% Votre intégrateur télécom Votre société de services ou SSII Les opérateurs de télécommunications (Orange, SFR, Verizon Business, AT&T...) Les constructeurs / éditeurs de solutions (Aastra, Cisco, Alcatel, MSFT) Source : NotezIT base de 100 répondants La mise en place de solutions vidéo IP demande des compétences globales dans tous les domaines de l infrastructure IP, et une maîtrise des technologies notamment avec la montée en puissance des applications collaboratives. Intégrer de la vidéo dans ces nouvelles applications semble encore couteux et complexe pour les entreprises interrogées dans le cadre de ce sondage et la nécessité de travailler avec des partenaires disposant de fortes expertises technologiques fait partie des souhaits également exprimés par celles-ci. 15

16 Conclusion Ce sondage met en lumière quelques éléments par rapport à la perception des décideurs concernant les solutions vidéo IP. La vidéo fait partie des technologies ayant un impact positif sur l environnement, mais pas autant que peuvent l être la virtualisation ou les solutions collaboratives. En effet, pour la majorité des PME françaises, la nature des déplacements n est pas la même que pour les entreprises multinationales. L étude a permis de montrer que l investissement dans un projet de vidéoconférence n est justifié que pour certains métiers et secteurs d activités, ceci dépend du type d activité de l entreprise et du poids des métiers consommateurs: Direction générale, R&D, Marketing, Commerce. Ainsi plus de 50% des entreprises étudient ou ont entamé un projet Vidéo, lié ou non aux solutions collaboratives. Au niveau des moteurs et freins à l adoption, les facteurs importants pour la mise en œuvre d une solution vidéo dépendent de l économie liée à la réduction des coûts de déplacements et de l amélioration de la productivité des collaborateurs. L étude a aussi identifié que le coût global d acquisition et la complexité d intégration sont les principaux freins à l adoption. En conclusion, les directions générales ne sont pas encore complètement convaincues mais la perception du bénéfice économique est très forte. La complexité d intégration perçue par les décideurs ne freine pas leurs projets sur les solutions vidéo collaboratives, mais les résultats de l étude soulignent l accompagnement nécessaire des acteurs.

17 Glossaire IP : (Internet Protocol) Un protocole de l IETF pour acheminer des paquets au travers d un réseau. IT : (Information Technology) Technologies de l information comprenant à la fois des systèmes informatiques, réseaux, et de communication. Poste de Travail : En informatique, le poste de travail désigne un ensemble intégré d outils informatiques conçus pour les activités professionnelles. QoS : (Qualité de Service) Une fonction qui définit et contrôle le bon fonctionnement d un réseau. Elle est souvent employée pour garantir l acheminement correct de flux temps-réel. R&D : Recherche et Développement RNIS : (Réseau Numérique à Intégration de Services) Réseau de télécommunication qui permet le transport de données numériques de bout en bout et qui fournit plusieurs télé-services comme la téléphonie ou la vidéconférence. SaaS : (Software as a Service) Un concept qui consiste à proposer un abonnement à un logiciel plutôt que l achat d une licence. Il s inscrit dans la famille des logiciels managés ou hébergés. Les applications basées sur le modèle SaaS sont construites d emblée en mode Web et optimisées pour être délivrées via Internet. Streaming : Une technique qui permet de commencer à écouter ou voir un fichier multimédia pendant son chargement. Solutions Collaboratives : désigne un ensemble d outils informatiques et de communication qui permettent d abolir les barrières de distance et de média entre les personnes. Ces solutions permettent ainsi aux personnes de communiquer et collaborer entre elles en utilisant différents médias. Vidéoconférence : Une téléconférence dans laquelle les participants sont reliés par des circuits qui permettent la transmission d images animées et de phonie. Virtualisation : Un ensemble de techniques matérielles et/ou logicielles qui permet de faire fonctionner sur une seule machine plusieurs systèmes d exploitation et/ou plusieurs applications, indépendamment les uns des autres, comme s ils fonctionnaient sur des machines physiques distinctes. Visioconférence : synonyme de vidéoconférence. Web Conférence : désigne une application qui offre la possibilité à chaque utilisateur depuis son poste de travail, d organiser des conférences ou des réunions virtuelles avec des personnes distantes. SI : (Système d Information) Un ensemble organisé de ressources (personnel, données, procédures, matériel, logiciel ) dont le but est d acquérir, stocker, structurer et communiquer des données (texte, images, phonie, sons, données informatiques, vidéo ). 17

18 Suivez l actualité Aastra au travers de ses groupes LinkedIn Aastra User Group France Aastra Convergence Consultant Program Destiné aux DSI / DST / DGS... utilisateurs de solutions de communications Aastra (Aastra 5000, Aastra 800, MX-ONE, MD Evolution, IntelliGate, NeXspan,...), ce groupe permet de suivre l actualité d Aastra France (lancement produit, calendrier des événements...) et de recevoir en avantpremière des livres blancs, ouvrages collectifs, invitations à des conférences. Dédié aux consultants, bureaux d étude et sociétés de conseil, ce groupe a pour but de : Fournir aux consultants le support, l accompagnement et les outils nécessaires autour des solutions Aastra, Informer des nouveautés produits et des évolutions futures, Impliquer les membres dans les différents événements organisés par Aastra: Forum Utilisateurs, Roadshows, rencontres Grands Comptes, tables rondes, webinars et workshops. Aastra France - SAS au capital de RCS Versailles. Copyright 2010 Aastra France. Ce document ne peut être considéré comme contractuel. Les renseignements y figurant sont donnés à titre indicatif et peuvent être modifiés sans avis préalable. Reproduction interdite. 18

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20 A propos d Aastra Situé à Concord (Ontario, Canada), Aastra (TSX : AAH) est un groupe international, acteur majeur du marché des communications d entreprises. La société développe et commercialise des solutions de téléphonie sur IP ouvertes, destinées tant aux PME qu aux grandes entreprises. Aastra compte 50 millions d utilisateurs dans le monde et dispose d une présence directe et indirecte dans plus de 100 pays. Aastra permet aux entreprises de communiquer et de collaborer plus efficacement en proposant à ses clients une gamme complète de solutions de communications - terminaux, systèmes et applications - basées sur les standards du marché tels que SIP, LDAP, XML, etc Aastra France 1 rue Arnold Schoenberg Guyancourt Cedex - France T 33 (0) F 33 (0)

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