Convention d interchange entre la Direction des achats de la SNCF et ses fournisseurs

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1 DIRECTION DES ACHATS DE LA SNCF DPSIS - Département Achat 120 Boulevard Vivier Merle Lyon Cedex 03 Convention d interchange entre la Direction des achats de la SNCF et ses fournisseurs Pour l émission des bons de commande SNCF par messagerie électronique

2 Fiche d émargement du document Rédigé par : Nom / Fonction Entité Visa Frédéric LONGCHAMP, Chef de section SILO Vérifié par : Nom / Fonction Entité Visa Pierre BONCHE, Chef du Pôle Systèmes d information Anne GUENIOT Chef de la Section Juridique Direction des achats de la SNCF JMA Approuvé par : Nom / Fonction Entité Visa Bernard CLARO, Directeur des achats de la SNCF Direction économies et finances de la SNCF Versions Révisions Version Date Suppression des informations sur le CISA /07/07 Modification de l emplacement de la signature électronique /07/08 Modification des coordonnées de la Direction des Achats SNCF /03/10 Modification du formulaire d inscription et des contacts SNCF /10/10 Retrait du n de tél. en entête /02/11

3 Table des matières 1 GLOSSAIRE 5 2 OBJET ET CHAMP D APPLICATION Objet Champ d application Bons de commandes SNCF transmis par messagerie électronique Contrats et commandes SNCF transmis par un autre moyen que la messagerie électronique6 3 ADMISSIBILITE ET VALEUR PROBANTE DES MESSAGES ELECTRONIQUES6 4 COMPOSITION D UN MESSAGE BON DE COMMANDE ADRESSE PAR LA SNCF7 5 SECURITE Signature électronique de chaque fichier bon de commande Contrôle des messages par antivirus 8 6 ACCUSE DE RECEPTION D UN MESSAGE BON DE COMMANDE PAR LE FOURNISSEUR (ARF)8 6.1 Signification de l ARF Modalités de réalisation des ARF 8 7 FONCTIONNEMENT DES SYSTEMES 9 8 DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPETENTE 9 9 CONFIDENTIALITE 9 10 EFFET, MODIFICATION, CESSATION ET AUTONOMIE DES DISPOSITIONS Effet Modification Dénonciation Autonomie des dispositions de la présente convention CONTACTS SNCF Gestion du dossier fournisseur Assistance technique utilisateurs Informations disponibles sur le site Internet de la Direction des achats de la SNCF 11

4 ANNEXE N 1. FORMULAIRE D INSCRIPTION 12 ANNEXE N 2. CERTIFICAT(S) DE SIGNATURE EMPLOYE PAR LE SYSTEME EMISSION DES COMMANDES 13 ANNEXE N 3. PROCEDURE D INITIALISATION DU FOURNISSEUR DANS LE SYSTEME D EMISSION DES COMMANDES SNCF PAR MESSAGERIE ELECTRONIQUE 13

5 1 Glossaire Acrobat-Reader : logiciel gratuit édité par la société Adobe qui permet de visualiser et d imprimer des fichiers au format PDF sans pouvoir en modifier le contenu. Adobe : société éditrice du logiciel gratuit Acrobat Reader (www.adobe.com). Authentification électronique : désigne le processus par lequel une signature électronique est vérifiée, afin de s assurer, avant tout autre traitement, que le signataire autorisé peut être identifié avec certitude, que l intégrité des données autorisées a été préservée et que les données sont celles d origine. ARF : Accusé de Réception Fournisseur. Fichier bon de commande : il s agit de la commande elle-même, jointe au message commande sous la forme d un fichier au format PDF (lisible par le logiciel Acrobat-Reader). Identification : désigne la procédure par laquelle l utilisateur autorisé d une partie fait connaître l identité de celle-ci et s identifie lui-même auprès de l autre partie. Intégrité : désigne une propriété assurant que les données d origine n ont pas été modifiées ou détruites. Jours ouvrés : jours calendaires à l exception des samedis, dimanches et jours fériés. Message commande : message électronique adressé par le système de la Direction des achats de la SNCF contenant un fichier commande. Signature électronique : il faut comprendre signature électronique sécurisée, c est à dire une méthode d identification par les moyens électroniques appropriés permettant aux parties d obtenir une garantie d authentification et d intégrité des fichiers joints aux messages électroniques et de se protéger contre d éventuelles manœuvres frauduleuses. Transaction (électronique) : émission d une commande ou d'un ARF.

6 2 Objet et champ d application 2.1 Objet Les deux parties entendent donner la priorité à un échange de messages électroniques comme mode de communication de certaines relations commerciales. Dans le cadre des relations contractuelles existant entre le fournisseur et la Direction des achats de la SNCF, la présente convention, qui est accessoire à ces relations, a pour objet la mise en place du système d émission des bons de commande SNCF par messagerie électronique avec son cadre organisationnel et juridique. Le fournisseur et la Direction des achats de la SNCF s engagent à respecter les stipulations de la présente convention qui assurent la valeur juridique et la force probante de leurs transactions électroniques pour les bons de commande visés à l article «Champ d application». 2.2 Champ d application 2.2.1Bons de commandes SNCF transmis par messagerie électronique Le fournisseur et la Direction des achats de la SNCF conviennent de recourir à des échanges de messages électroniques pour la notification au fournisseur de bons de commande sur contrat Contrats et commandes SNCF transmis par un autre moyen que la messagerie électronique Le fournisseur convient explicitement que le système d émission des commandes SNCF par messagerie électronique n est pas exclusif et qu il est susceptible de continuer à recevoir par courrier postal (éventuellement par télécopie) les documents SNCF : commandes, contrats, appels d offre 3 Admissibilité et valeur probante des messages électroniques Les deux parties conviennent que les messages électroniques, émis et reçus dans les conditions de la présente convention, ont la même valeur probante qu un écrit. Sauf à établir l existence d une fraude informatique ou d une erreur, défaillance ou dysfonctionnement du système ne relevant pas du fait de l une des parties et qui aurait pour effet d altérer leur engagement, les parties renoncent expressément à invoquer l éventuelle nullité de leur engagement respectif du seul fait qu il soit transmis par messagerie électronique. Une transaction par messagerie électronique est considérée comme réalisée au moment où le message électronique qui la concrétise est émis conformément aux termes de la présente convention.

7 4 Composition d un message bon de commande adressé par la SNCF Le message bon de commande envoyé par la Direction des Achats de la SNCF comprend : un corps de texte contenant des explications, un lien permettant au fournisseur de réaliser facilement un accusé de réception (cf. article 6.2 Modalités de réalisation des ARF), le bon de commande lui-même sous la forme d un fichier joint au format PDF. Pour lire et imprimer un fichier au format PDF, le fournisseur dispose du logiciel Acrobat Reader (version 3.00 minimum), édité par la société ADOBE, dont l'installation et l utilisation sont totalement gratuites. 5 Sécurité 5.1.1Signature électronique de chaque fichier bon de commande La validité de la signature électronique garantit, aux deux parties, l intégrité du fichier bon de commande joint. Autrement dit, la signature électronique d un fichier n est pas altérée si aucune modification n est effectuée dans le contenu de ce fichier bon de commande joint. Les deux parties conviennent que la validité et la force probante du dispositif de signature électronique employé par la Direction des achats de la SNCF s appuie sur un certificat de classe 2 délivré par un prestataire de services de certification électronique, en l occurrence la société CertiNomis. Cette modalité impose une manipulation sur le système de messagerie du fournisseur, à savoir l installation de la racine CertiNomis. Cette installation est totalement gratuite et fait partie intégrante du processus d initialisation du fournisseur dans le système d émission des bons de commande SNCF par messagerie électronique. Ce processus d initialisation est décrit en Annexe n 3. En Annexe n 2, le fournisseur peut consulter les informations contenues dans les certificats employés dans le cadre du système d émission des bons de commande SNCF par messagerie électronique. Chaque fichier signé est accompagné du certificat ayant validé la signature. Le fournisseur ne prend en compte que les fichiers signés à l aide des certificats indiqués en Annexe n 2. A supposer qu un problème survienne avec l utilisation des certificats de la SNCF, et que la SNCF ou CertiNomis en ait connaissance, la SNCF adresse immédiatement une alerte au fournisseur par messagerie électronique. Le fournisseur doit alors se conformer aux instructions données dans un tel message. Le fournisseur contacte immédiatement l assistance technique utilisateurs du système (coordonnées en 11) pour tout dysfonctionnement constaté avec la signature électronique des messages émis par le système.

8 5.1.2Contrôle des messages par antivirus La SNCF contrôle l absence de virus connu dans les messages qu elle émet et reçoit à l aide d antivirus bénéficiant des mises à jour les plus récentes. La SNCF ne peut toutefois pas garantir l absence totale de virus dans les messages qu elle émet. Les deux parties renoncent expressément à engager toute poursuite à l encontre de l autre partie du fait d un dommage occasionné à leurs systèmes informatiques ainsi que tout dommage éventuel en résultant par l action d un virus adressé par messagerie électronique par ladite partie. 6 Accusé de réception d un message bon de commande par le fournisseur (ARF) 6.1 Signification de l ARF Au sens du présent article de la présente convention, l Accusé de Réception d un message réalisé par le Fournisseur (ARF), ne porte pas sur le contenu du bon de commande (c est à dire le contenu du fichier joint au format PDF) mais sur la réalisation effective de la transaction, à savoir : la bonne réception par le fournisseur du message bon de commande, l accessibilité et la lisibilité du fichier bon de commande qu il contient. Même en cas de désaccord avec le contenu du fichier joint, le fournisseur accuse réception du message à partir du moment où il peut correctement prendre connaissance de son contenu. Tout problème d'ordre commercial portant sur le contenu du fichier commande joint (désignation, délai, prix, etc...) est à traiter par le fournisseur en contactant l émetteur du bon de commande dont les coordonnées sont indiquées dans le corps de celui-ci. 6.2 Modalités de réalisation des ARF Chaque message bon de commande émis par le système doit faire l objet d un ARF sous un délai maximum de 2 jours ouvrés à compter de la date d émission du message commande. La procédure pour réaliser cet accusé de réception (sous la forme d un message électronique) est décrite dans chaque message commande. Le système émet automatiquement un message électronique de relance pour tout message n ayant pas reçu un ARF dans le délai de 2 jours ouvrés. Sans réception de l ARF à l expiration d un nouveau délai de 1 jour ouvré, le système émet automatiquement un deuxième message électronique de relance. Le fournisseur n ajoute aucun commentaire dans un ARF qui est un message strictement destiné à accuser techniquement réception d un message commande émis par la SNCF. A défaut, ces éventuels commentaires n ont aucune valeur et ne sont pas pris en compte.

9 7 Fonctionnement des systèmes Le fournisseur dispose et maintient l équipement, les logiciels et les services nécessaires en vue : -De recevoir les messages électroniques avec un fichier signé électroniquement en pièce jointe. -D émettre les messages électroniques. Les configurations logicielles minimales requises pour l équipement du fournisseur, afin d assurer le bon fonctionnement du système, sont énumérées en page. Pour son initialisation dans le système, et le cas échéant autant que de besoin, le fournisseur recourt aux essais tels que définis en Annexe n 3 en vue de vérifier l adéquation desdits équipements, logiciels et services au fonctionnement du système objet de la présente convention. 8 Droit applicable et juridiction compétente En cas de désaccord entre le fournisseur et la SNCF sur l'interprétation et/ou l'application des dispositions de la présente convention, les parties engagent tous les efforts nécessaires afin de résoudre ce désaccord à l amiable. Dans le cas où les parties n arrivent pas à trouver un accord, elles ont la possibilité de désigner un expert amiable. Cet expert amiable, désigné d un commun accord, a tous les pouvoirs pour prendre les décisions et résoudre le litige. Les parties ne peuvent remettre en question la décision de l expert sauf par action en justice. Les coûts engendrés par la nomination de l expert et par ses travaux sont pris en charge à part égale par chacune des parties. A défaut de règlement amiable ou en cas de contestation de la décision de l expert, le différend peut être soumis aux Tribunaux de Paris, seuls compétents pour connaître le litige nonobstant la pluralité de défendeurs, nonobstant les procédures d urgence, d appel en garantie ou conservatoires. La présente convention est régie par le droit français, à l exclusion des dispositions de la convention des Nations Unies sur les marchés de vente internationale de marchandises, faite à Vienne le 11 avril Confidentialité Dans le cadre de l exécution de la présente convention, les deux parties s interdisent de communiquer tout ou partie des informations qui lui sont communiquées par l'autre partie à des personnes autres que celles qui ont à en connaître. A cet égard, chaque partie s'oblige à faire respecter cette obligation par ses salariés et intervenants de quelque nature qu'ils soient, permanents ou occasionnels.

10 10 Effet, modification, cessation et autonomie des dispositions 10.1 Effet La présente convention entre en vigueur à la date de réception par le bureau des fournisseurs de la Direction des achats de la SNCF du formulaire d inscription joint en Annexe n 1, dûment complété et signé par le fournisseur. Étant un accessoire des relations contractuelles principales (désignées à l article «Champ d application») des parties, la présente convention est valide jusqu à son éventuelle dénonciation par l une ou l autre des parties réalisée conformément aux dispositions de l article «Dénonciation» Modification Le cas échéant, la Direction des achats de la SNCF communique au fournisseur tout changement à la présente convention venant modifier, remplacer, ajouter ou annuler ses dispositions antérieures. Cette communication est réalisée par messagerie électronique. Les modifications prennent effet 20 jours calendaires à compter de la date d émission du message d annonce. En cas de désaccord avec les changements annoncés, le fournisseur a la possibilité de mettre fin à la convention dans les conditions définies à l article «Dénonciation» Dénonciation A tout moment, sans versement d indemnités, chacune des parties peut dénoncer la présente convention moyennant un préavis de 15 jours calendaires notifié à l autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout autre moyen convenu entre les parties. Le préavis indique expressément la date de cessation de la convention. La cessation des effets de la présente convention ne concerne que le système d émission des commandes SNCF par messagerie électronique et n affecte en aucun cas les contrats d achat eux-mêmes liant le fournisseur et la SNCF. Tous les messages bon de commande émis avant la date d effet de la dénonciation doivent être traités conformément aux dispositions de la présente convention. 10.4Autonomie des dispositions de la présente convention La nullité de tout ou partie d un article de la présente convention reste sans effet quant à la validité des autres articles de ladite convention.

11 11 Contacts SNCF 11.1Gestion du dossier fournisseur Pour toute demande d information le concernant, le fournisseur doit contacter l acheteur en charge du contrat passé entre sa société et SNCF. 11.2Assistance technique utilisateurs Le système d émission des commandes SNCF par messagerie électronique bénéficie d un service d assistance technique en ligne à disposition du fournisseur pour tout renseignement ou problème d ordre technique. Coordonnées du service : Téléphone : Adresse de messagerie : 11.3Informations disponibles sur le site Internet de la Direction des achats de la SNCF Le site Internet de la Direction des achats de la SNCF (www.sncf.com) présente les achats réalisés par la SNCF et a pour objectif de faire connaître à un public externe (fournisseurs actuels et potentiels) l organisation et les procédures de la SNCF en matière d achats. Dans ce cadre, le site met à disposition un certain nombre de documents concernant le système d émission des commandes SNCF par messagerie électronique : La présentation générale du système d émission de bons de commande SNCF par messagerie électronique. La version à jour de la présente convention (Fournisseur / rubriques "CADRE JURIDIQUE / Les documents utiles... /.." Des informations sur l installation de Acrobat Reader. La version à jour du Cahier des Clauses et Conditions Générales (CCCG) applicable aux marchés de fournitures.

12 Annexe n 1. Formulaire d inscription A retourner, complété et signé, à l attention de l acheteur gérant du contrat passé entre votre société et SNCF. Je soussigné. agissant en qualité de au nom et pour le compte de la société : Raison sociale : Code SIRET : { { { { { { { { { { { { { {, demande à recevoir par messagerie électronique les documents commerciaux émis par la SNCF et énumérés à l article 2 de la convention d interchange entre la Direction des achats de la SNCF et ses fournisseurs pour l émission des commandes SNCF par messagerie électronique. Je déclare approuver les dispositions de la convention susnommée en disposant des moyens et connaissances techniques pour le faire. Fait à :... Le :.... Signature : Adresse de messagerie électronique destinatrice des documents précités (1) :.... (1) Le système d émission des commandes SNCF par messagerie électronique gère une adresse destinatrice unique par contrat. Cette adresse peut toutefois correspondre à une liste de diffusion interne au fournisseur. Dans ce cas, la procédure d initialisation, en particulier l'installation de la racine CertiNomis, doit être réalisée sur tous les postes susceptibles de lire les messages commandes. Coordonnées de la personne devant accuser réception des messages : NOM, prénom :..... Qualité :. Téléphone : Logiciel de messagerie employé (2) :. Navigateur Internet employé (2) :... (2) Indiquer la version du logiciel Serveur de messagerie employé (3) :.. (3) Si un serveur de messagerie est employé (facultatif) Personne à contacter pour tout problème concernant le fonctionnement du système (4) : NOM, prénom :..... Qualité :. Téléphone : Adresse messagerie :. (4) Dans le cas où cette personne n'est pas celle désignée comme devant accuser réception des messages commandes. Date de réception : / /... (réservé SNCF)

13 Annexe n 2. Certificat(s) de signature employé par le système émission des commandes Pour les fichiers bon de commande sur contrat : Émis pour : Commandes SNCF Émis par : CertiNomis Classe 2 Annexe n 3. Procédure d initialisation du fournisseur dans le système d émission des commandes SNCF par messagerie électronique Étape 1 - Le système adresse un premier message au fournisseur destiné à vérifier son adresse mail (voir message en annexe 3.1) Étape 2 - Le fournisseur accuse réception du message de vérification de son adresse ("mailto" contenu dans le message) Étape 3 - Le système adresse un deuxième message demandant l installation de la racine Certi- Nomis (voir message en annexe 3.2) Étape 4 - Le fournisseur confirme l installation de la racine CertiNomis ("mailto" contenu dans le message) Étape 5 - Le système adresse un troisième message avec une pièce jointe signée électroni- - quement avec le certificat CertiNomis pour vérifier la confiance accordée au certificat (voir message en annexe 3.3). Étape 6 - Le fournisseur confirme la bonne installation de la racine CertiNomis ("mailto" contenu dans le message) Étape 7 - Le système adresse un dernier message (signé) au fournisseur pour lui confirmer que la procédure d initialisation s est bien déroulée, qu il est initialisé dans le système et qu il est donc susceptible de recevoir des commandes dès le lendemain (voir message en annexe 3.4)

14 Annexe 3.1 : Message pour vérifier l adresse mail du fournisseur De: # Commandes SNCF À: adresse mail du fournisseur Objet: SNCF: Vérification adresse Madame, Monsieur, Bienvenue dans la procédure d'initialisation du système d'émission de vos commandes SNCF par messagerie électronique. Conformément aux indications données dans le 9 de la convention d interchange entre la Direction des achats de la SNCF et ses fournisseurs pour l émission des commandes SNCF par messagerie électronique (cf. version à jour sur vous nous avez fait parvenir votre formulaire d inscription contenant les informations nécessaires à l'initialisation du système pour votre société. Ce premier message permet de vérifier l'adresse de messagerie électronique mentionnée dans votre formulaire. Veuillez, s il vous plait, en accuser réception : 1) en cliquant simplement sur le lien ci-après, J'accuse bonne réception du présent mail 2) en envoyant le message ainsi créé sans changer l'objet, et sans saisir de contenu Pour tout problème d'ordre technique avec le système d'envoi des commandes SNCF par messagerie électronique, veuillez contacter le service d'assistance en ligne : Téléphone : Cordialement L absence de virus dans le présent message est contrôlée par VirusScan mis à jour à la dernière version connue"

15 Annexe 3.2 : Message pour faire installer la racine CertiNomis De: # Commandes SNCF À: adresse mail du fournisseur Objet: SNCF: Installation certificat Madame, Monsieur, Nous avons bien reçu l'accusé de réception du message destiné à vérifier votre adresse de messagerie électronique, nous vous invitons à poursuivre la procédure d'initialisation (cf. indications données dans l annexe 3 de la convention d interchange entre la Direction des achats de la SNCF et ses fournisseurs pour l émission des commandes SNCF par messagerie électronique : wwws.sncf.com). Le système d'émission des commandes SNCF par messagerie électronique utilise une signature électronique (Cf. 5 de la convention précitée). Le certificat d'authenticité de cette signature électronique est délivré par la société CertiNomis (cf. présentation de la société sur ). Pour réceptionner correctement les commandes signées électroniquement, il faut que votre ordinateur reconnaisse la société Certinomis comme autorité de certification. Si ce n'est pas déjà fait pour d'autres besoins, il faut installer la racine Certinomis (cette opération,décrite dans le 2ème partie * de ce mail, est gratuite). Lorsque cette procédure sera achevée, Pour confirmer l'installation de la racine CertiNomis, veuillez accuser réception : 1) En cliquant sur le lien ci-dessous, J'accuse bonne réception du présent mail 2) En envoyant le message ainsi créé sans changer l'objet, et sans saisir de contenu. Procédure de téléchargement de la racine Certinomis : - Cliquer sur le lien html "téléchargement certificat" en bas de la page et suivre les instructions : "Que souhaitez vous faire avec ce fichier?" ---> Cochez "Executer le programme à partir de son emplacement actuel" et cliquez sur "OK" Cet utilitaire installe les certificats Certinomis../.. Le reste s effectue automatiquement ---> Cliquez sur "OK" "Voulez-vous ajouter le certificat suivant au magasin principal?"../.. ---> Cliquez sur "Oui" En cas de besoin, nous vous invitons à consulter l'aide en ligne de CertiNomis : rubrique : "Besoin d'aide?" dans la page d'accueil du site de Certinomis (www.certinomis.com). Téléchargement certificat Pour tout problème d'ordre technique avec le système d'envoi des contrats SNCF par messagerie électronique, veuillez contacter le service d'assistance en ligne : Téléphone :

16 Annexe 3.3 : Message pour vérifier le bon fonctionnement de la signature De: # Commandes SNCF À: adresse mail du fournisseur Objet: SNCF: Vérification signature SNCF Madame, Monsieur, Vous nous avez indiqué avoir installé la racine CertiNomis. Nous vous adressons le présent message avec une pièce jointe signée électroniquement pour vérifier que votre logiciel de messagerie reconnaît correctement notre signature électronique. Merci de nous confirmer que vous recevez ce message sans problème particulier (message d'erreur ou d'alerte de votre logiciel de messagerie), que vous pouvez lire la pièce jointe et prendre connaissance du certificat, délivré par la société CertiNomis, qui authentifie notre signature électronique : 1) En cliquant sur le lien ci-dessous, J'accuse bonne réception du présent mail 2) En envoyant le message ainsi créé sans changer l'objet, et sans saisir de contenu Pour tout problème d'ordre technique avec le système d'envoi des commandes SNCF par messagerie électronique, veuillez contacter le service d'assistance en ligne : Téléphone : L'absence de virus dans le présent message est contrôlée par VirusScan mis à jour à la dernière version connue.

17 Annexe 3.4 : Message pour annoncer la fin de la procédure d initialisation De: # Commandes SNCF À: adresse mail du fournisseur Objet: SNCF: Mise en production Madame, Monsieur, Vous nous avez confirmé le bon fonctionnement de votre logiciel de messagerie électronique avec notre signature électronique. La procédure d'initialisation du système d'émission des commandes SNCF par messagerie électronique s est correctement déroulée et est maintenant terminée. A dater de ce jour, votre société est donc susceptible de recevoir exclusivement par messagerie électronique les bons de commande, qu elle recevait jusqu alors sous forme papier. Nous vous remercions pour votre action et vous prions d agréer, Mesdames, Mesdemoiselles, Messieurs, nos sincères salutations. Pour tout problème d'ordre technique avec le système d'envoi des commandes SNCF par messagerie électronique, veuillez contacter le service d'assistance en ligne : Téléphone : Cordialement L absence de virus dans le présent message est contrôlée par VirusScan mis à jour à la dernière version connue

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