Zone de texte de la barre de calcul. Feuille de calcul. Barre de défilement horizontal

Transcription

1 Présentation d'openoffice 1 La suite OpenOffice.Org (OOo) est une suite bureautique comprenant : * Writer un traitement de texte, * Calc un tableur (comme Excel de Microsoft), * Impress un logiciel de présentation assistée par ordinateur (PréAO) (comme Powerpoint de Microsoft). * Draw un logiciel de dessin vectoriel * Base : un logiciel de base de données (comme Access de Microsoft). OOo est un produit libre téléchargeable sur le site officiel « Vous pouvez donc l'utiliser et le copier librement. La version 2 d'openoffice.org n'a plus grand chose à envier à Microsoft Office, elle propose même des fonctions inédites, comme par exemple, l'exportation au format PDF. Découverte de l'environnement de Calc Barre de titre Barre de menus Barre d'outils Numéro de lignes Barre de calcul Zone de texte de la barre de calcul Feuille de calcul Lettre de colonnes Barre de défilement vertical Barre d'état Onglets des feuilles Barre de défilement horizontal Comme toute application Windows, la fenêtre d'application contient : * une barre de titre, * une barre de menus * plusieurs barres d'outils (par défaut 2) * un barre d'état * deux barres de défilement : une barre horizontale et une barre verticale. A ces éléments, s'ajoutent les composants spécifiques du tableur (cf fig 1) : * La zone de travail est constituée d'un tableau à deux dimensions : la feuille de calcul. * Chaque colonne de la feuille du calcul est repérée par une lettre située au-dessus de la colonne : la lettre de la colonne. * Chaque ligne de la feuille de calcul est repérée par un nombre situé sur le bord gauche : le numéro de la ligne. * Chaque case de la feuille de calcul est appelée cellule. Bien entendu, comme à la bataille navale, chaque cellule est repérée par sa lettre de colonne et son numéro de ligne * Au-dessus de la zone de travail, nous trouvons la barre de calcul : elle nous permettra se saisir ou de modifier des informations dans la cellule sélectionnée de la feuille de calcul. Lorsque vous enregistrez vos données (commande Enregistrer Sous) sur votre ordinateur dans un fichier, ce fichier peut contenir plusieurs feuilles de calcul. On donne le nom de classeur à ce fichier. Par défaut un classeur

2 contient 3 feuilles de calcul nommées feuille1, feuille2, feuille3. Coincée entre la zone de travail et la barre d'état, une barre d'onglets permet de sélectionner la feuille de calcul active. Gestion d une feuille 2 La feuille fait partie intégrante du classeur, vous ne pouvez donc pas enregistrer une feuille mais vous devez enregistrer le classeur. Néanmoins, vous pouvez supprimer des feuilles qui sont vides et qui deviennent donc inutiles dans le classeur. Pour cela, placez vous sur la feuille à supprimer et allez dans le menu Éditer. Choisissez la commande Feuille/Supprimer. Dans ce même menu, choisissez la commande Déplacer/copier pour changer l ordre des onglets ou dupliquer une feuille existante. Le nom Feuille1 n est pas très parlant, vous pouvez le changer par un nom de 31 caractères maximum. Passez par le menu Format et la commande Feuille/Renommer. Une autre méthode, beaucoup plus efficace, permet de supprimer mais également d insérer, de renommer, de déplacer ou de copier une feuille avec clic droit de la souris sur l'onglet de la feuille active. Sélection de cellules Avant de taper des données ou d utiliser la plupart des commandes de Calc, vous devez d abord sélectionner les cellules avec lesquelles vous désirez travailler. Cliquez sur une cellule pour la sélectionner. Ou faîtes glisser la souris en diagonale de la première à la dernière cellule voulue, afin de sélectionner une plage de cellules. Pour sélectionner une colonne entière, cliquez une fois sur l'entête de la colonne désirée. Pour la sélection d'une ligne, cliquez sur l'entête de la ligne désirée. Mise en forme de cellules Lors de la saisie de textes (255 caractères maximum) dans une cellule, celui-ci s aligne automatiquement sur la gauche. La barre d outils vous permet d influer sur cela. Pour placer du texte dans plusieurs lignes à l intérieur d une même cellule, choisissez la commande Format/Cellule. Sélectionnez l onglet Alignement et cocher la case Renvoi à la ligne automatique.

3 En faisant un clic droit sur une cellule, une ligne, une colonne ou un groupe de cellules, puis en choisissant dans le menu formater les cellules et l'onglet nombres, openoffice nous propose de nombreuses catégories allant du format texte au au format nombres, en passant par les formats date, pourcentage, monétaire etc. 3 Dimensionnement de cellules Une fois la saisie des données effectuée, il faut éventuellement dimensionner les cellules. Il n est pas possible de dimensionner une seule cellule. Vous agissez toujours sur les lignes ou les colonnes. Insertion, suppression et effacement Vous avez également la possibilité d insérer, de supprimer ou d effacer des cellules, des lignes ou des colonnes pour modifier la structure de votre feuille de calcul. Lorsque vous insérez une ligne ou une colonne, Calc crée au dessus une ligne ou à gauche une colonne. Calc est intuitif, il suffit de sélectionner ce que vous désirez insérer, une ligne, une colonne ou une plage de cellules, puis de faire un clic droit et de choisir insérer ou supprimer en fonction des besoins. Automatisation

4 Calc sait également incrémenter d'autres données de type texte. 4 Créer une formule Une formule permet de réaliser une opération (addition, soustraction, multiplication, division, etc). N'importe quelle cellule de la feuille peut contenir une formule. Une formule commence toujours par le signe =. 1. Placez-vous sur la cellule devant contenir la formule. Appuyez sur la touche = du clavier ou le bouton de sommation. 2. Cliquez sur la première cellule (B2), appuyez sur la touche + et cliquez sur la seconde cellule (B10). 3. Validez la formule en appuyant sur la touche Entrée. Le résultat s'affiche dans la cellule et la formule s'affiche dans la zone de saisie : Si l'une des cellules (B2 ou B10) est modifiée, le résultat sera automatiquement recalculé. Pour modifier une formule, il vous suffit de vous placer sur la cellule qui contient la formule. Vous pouvez alors : Cliquer avec la souris pour modifier la formule dans la zone de saisie. Au clavier, appuyez sur la touche F2 pour modifier dans la cellule. Double cliquez sur la cellule. Les différents opérateurs arythmétiques : Addition : + Soustraction : - Pourcentage : % Multiplication : * Exposant : ^ Division : /

5 Calculer une somme 5 Reprenons notre exemple précédent et effectuons une somme. Placez-vous sur la cellule où doit être insérer le résultat et cliquez sur le bouton Somme comme dans l'illustration ci-dessous : Calc vous propose alors une plage de cellules qui n'est pas bonne puisqu'elle comprend la date. Il nous faut donc exclure la première cellule. Placez-vous sur la poignée de la sélection (le point bleu en bas à droite) et remontez d'une cellule la plage. Enfin, faîtes glisser la plage de cellules ainsi réduite d'un cran vers le bas et validez pour obtenir le résultat final. Copier une formule Autre cas de figure que l'on rencontre très souvent, la formule créée est à recopier pour d'autres colonnes. Dans ce cas, il suffit de pointer sur la poignée de la cellule (le point en bas à droite) et de glisser vers les cellules de droite pour recopier la formule. Calc se charge alors de modifier les cellules en conséquence afin d'avoir toujours un résultat juste. Référence relative ou absolue Une référence de cellule se compose d'une colonne (caractérisée par une ou des lettres) et d'une ligne (caractérisée par un nombre). Jusqu'à présent, pour chaque recopie de formule, Calc modifie les références des cellules pour les faire correspondre aux mêmes références. Or, il arrive pour certains cas, que l'on ne veuille pas toucher à la référence d'une cellule. On dit alors que la référence est absolue. Dans l'exemple ci-dessus, nous allons calculer une commission. La formule de base est toute simple : Ventes * Taux.

6 Tentons de recopier la formule. 6 Cela ne fonctionne pas car Calc vient de modifier la référence de la cellule Taux en la décalant également vers la droite. La formule devrait donc être : B2*B5 puis C2*B5 et enfin D2*B5. Il faut donc figer B5. Pour empêcher Calc de modifier la référence d'une cellule, il faut utiliser le symbole $ devant la colonne et/ou la ligne. La formule ainsi modifiée va pouvoir être recopiée. Pour insérer le symbole $ à l'intérieur d'une formule, vous pouvez utiliser le raccourci clavier Maj + F4. L'opération va cette fois parfaitement fonctionner. Définir une zone d impression Afin de définir la ou les parties du classeur à imprimer, il faut tout d abord en sélectionner une, puis cliquer sur Format, puis Zone d impression définir. Ou dans le cas où l on souhaite ajouter une zone à celle déjà sélectionner, de cliquer sur Zone d impression ajouter. Seules les zones du classeur que l on a sélectionnées seront imprimer. Imprimer un document Avant d imprimer, il est recommandé de vérifier le nombre de pages et l emplacement des sauts de pages (ces derniers peuvent être modifier manuellement par un glissé), en se rendant dans Affichage / Aperçu des sauts de pages. En faisant un clic droit sur l aperçu des sauts de pages, un menu apparaît, un clic sur format de page, nous permet d affiner les réglages avant impression : Sous Page : il est possible de modifier la taille de la page, les marges etc. Sous Classeur : Se trouvent les options les plus intéressantes : Le Mode échelle permet d ajuster le document au nombre de pages souhaitées, ou au contraire de l ajuster à une page entière si le document est plus petit. Imprimer : permet de choisir ce qui apparaîtra à l impression : il est donc possible d imprimer ou au contraire de rendre invisible la grille, les en-têtes de colonnes ou de lignes, etc. Tous les paramètres que vous modifierez, ne seront valables que pour le document sur lequel vous travaillez, les choix que vous venez de faire n interfèrent pas sur vos autres documents Calc, qu ils soient déjà créés ou à venir. Avant de démarrer l impression, prenez encore une petite seconde pour vérifier que votre document sera sur papier comme vous le désirez, en cliquant sur Fichier / Aperçu avant impression. Si tout vous semble correct, vous pouvez enfin imprimer votre tableau en cliquant sur Fichier / Imprimer.