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2 Sommaire 1. Présentation du chariot Mise en fonctionnement du chariot Connexion à Odys Téléconsultation vidéo Entrer en téléconsultation Positionner le chariot Contrôler l audio Contrôler une caméra à distance Enregistrer une photographie Arrêt du chariot Dossier Patient de téléconsultation Créer un dossier patient avec un formulaire AVC Renseigner un formulaire Ouvrir/Rechercher un dossier patient ultérieur Ajouter un examen d images médicales au dossier Visualiser une photographie / Mesurer une distance Enregistrer une séquence vidéo Visualiser une séquence vidéo Fonctions avancées Partage d écran (partager/stopper/demander) Changer son mot de passe Utilisation du matériel Dispositif main-libre Problème ou défaillance, procédure dégradée

3 1. Présentation du chariot Caméra motorisée Bouton d allumage 1* (derrière l écran) Bouton d allumage 2* (derrière la tablette, bouton bleu, mettre en position enfoncée) Poignée de déplacement du chariot Digicode* Témoin de charge batterie Tiroir à code mécanique* Tiroir de stockage des périphériques* Levier de blocage des roues du chariot Levier de réglage en hauteur Emplacement de rangement de la souris Tablette support de la souris (existe à gauche aussi) Tablette du clavier * les éléments désignés par une étoile sont disponibles seulement sur certaines versions du chariot. 3

4 2. Mise en fonctionnement du chariot Réglez le chariot en hauteur Positionnez l écran (ou les deux écrans) Tirez la tablette du clavier vers vous Pressez le bouton d allumage soit en haut à gauche derrière l écran soit derrière la tablette principale à droite (bouton bleu) 3. Connexion à Odys Au lancement de Windows, choisissez l utilisateur Cliquer sur l icône "Covotem" située sur le bureau. Alternative 1 : menu «Démarrer > Tous les programmes > Covotem» Alternative 2 : Entrez https://odys.sante-lorraine.fr dans votre navigateur Connectez-vous au portail Mode sécurisé recommandé Avec votre CPS Saisissez le code porteur (4 chiffres) Mode alternatif Avec votre compte sante-lorraine Identifiant : prénom.nom Mot de passe : seul vous le connaissez Si vous avez oublié votre mot de passe, utilisez l option «Mot de passe oublié». Si vous ne parvenez pas à vous connecter, contactez l assistance téléphonique. Cliquez sur l icône de votre spécialité COVOTEM s ouvre 4

5 4. Téléconsultation vidéo 4.1. Entrer en téléconsultation Choisissez votre salle et cliquez sur «entrer dans la salle» Une salle est libre si aucun nom de participant n apparait Soit votre interlocuteur est déjà dans une salle : vous le rejoignez. Sinon, choisissez une salle libre REMARQUE : si la liste des salles n apparait pas, cliquer sur l élément titre. dans la barre de Cliquez sur l icône «Visio», dans l espace de collaboration, en haut à gauche. Double-cliquez sur la vidéo que vous souhaitez agrandir. Vous êtes en mode téléconsultation. 5

6 4.2. Positionner le chariot Disposez le chariot auprès du patient. Note : L écran doit être visible du patient, et le clavier accessible pour vous Contrôler l audio Mettez votre casque audio, ou utilisez votre dispositif main libre. IMPORTANT : si vous utilisez un dispositif main libre, vous pouvez y brancher un casque pour passer en mode de confidentialité. Reportez vous page 15 pour plus de détails. Vous êtes directement en conférence audio avec tous les participants. Vous n avez aucune action particulière à réaliser 4.4. Contrôler une caméra à distance Barre d outil sous la vidéo = caméra contrôlable à distance Molette Clic gauche Clic simple pour centrer la caméra Tracer un rectangle pour zoomer Attention : toujours horizontal Vers le haut = zoomer Vers le bas = dézoomer Clic droit Clic simple pour centrer la caméra Maintenir pour effectuer un mouvement continu 6

7 Contrôles complémentaires via la barre d outils : Qualité : permet de changer la qualité de la vidéo que vous voyez. Positions : affiche les positions prédéfinies de la caméra que vous controlez. Zoom / - / + : permet de contrôler le facteur de zoom de la caméra. Flèches : permet de déplacer la caméra Photo : permet de prendre une photographie avec la caméra Rec : permet d enregistrer une séquence vidéo (max 120 secondes) 4.5. Enregistrer une photographie Cliquez sur l icône «appareil photo» Vous visualisez votre capture. Si elle ne convient pas, cliquez sur «Annuler». Si la photo convient, cliquez sur : «Ajouter au dossier» pour ajouter la capture au dossier courant (nécessite un dossier ouvert) «Enregistrer» pour enregistrer la photo sur votre disque dur. Entrer un nom pour la photo, et validez. La photo est disponible dans le dossier patient, ou sur votre disque dur 5. Arrêt du chariot Note : référez vous à la présentation du chariot pour retrouver l emplacement des différents boutons, levier, etc. Fermez toutes les fenêtres de l ordinateur Cliquez sur «Windows» puis «Arrêter» 7

8 Attendez que l ordinateur s arrête Rangez les tablettes et la souris Disposer le chariot dans son emplacement de stockage IMPORTANT / Arrêt du chariot : pensez à brancher la prise électrique pour qu il puisse se recharger. 6. Dossier Patient de téléconsultation 6.1. Créer un dossier patient avec un formulaire AVC Cliquez sur l icône pour débuter la procédure Note : vous pouvez aussi cliquer sur la section «Dossiers» en haut de la fenêtre, puis sur le bouton «Nouveau» Saisissez les informations obligatoires (indiquée en rouge) REMARQUE : si vous disposez d un lecteur de carte et de la carte vitale du patient, insérez la carte vitale dans le lecteur, et cliquez sur le bouton Cochez la case de recueil de consentement, après avoir informé le patient, si cela est possible. Choisissez les destinataires du dossier, en choisissant une liste de diffusion, ou en cochant chaque personne devant y accéder. Procédez à une recherche au besoin. REMARQUE : vous pourrez modifier cette liste ultérieurement. Cliquez sur «Valider», pour créer effectivement le dossier Le dossier apparait en bas à gauche de la fenêtre 8

9 6.2. Renseigner un formulaire Le formulaire est prêt à être rempli. REMARQUE : si le formulaire ne s est pas ouvert reportez vous à la section 6.3 Vous pouvez signer le document après l avoir rempli, s il ne doit plus être modifié REMARQUE : un formulaire signé ne peut plus être modifié 6.3. Ouvrir/Rechercher un dossier patient ultérieur Cliquer sur «Dossiers» pour passer en vue dossiers, en haut à gauche de la fenêtre. Double-cliquez sur la ligne du dossier du patient concerné Le dossier est ouvert sur la partie gauche de la fenêtre : son contenu est présenté. Le dossier est ouvert sur la partie gauche de la fenêtre : son contenu est présenté. Double-cliquez sur le rapport (ou formulaire) que vous souhaitez ouvrir. Il est représenté par une icône «A». 9

10 7. Ajouter un examen d images médicales au dossier Etapes hors Odys : Demander au service de radio que l examen d imagerie soit déposé sur la passerelle T- Lor de votre établissement. Aucune autre action n est nécessaire de leur coté. Recherche de l examen : Cliquer sur «Dicom», en haut à gauche de la fenêtre. La liste des examens de moins d une semaine apparait automatiquement Si vous ne trouver pas l examen, cliquez dans le champ Nom, entrer le nom du patient et valider avec la touche «entrer» Ajout de l examen à un dossier du patient : Sélectionnez la ligne de l examen correspondant au patient recherché. La ligne s affiche en orange Un dossier patient est déjà ouvert : cliquez «Ajouter au dossier» Aucun dossier patient n est ouvert : cliquez «Créer un dossier» Reportez vous à la section 4 page 5 pour savoir comment créer un dossier. 10

11 7.1. Visualiser une photographie / Mesurer une distance Dans la partie Dossier, cliquez sur le nom de la photo. Les photos sont symbolisées par une icône «IMG» La photo est ouverte Mesures : (Attention! Nécessite une distance de calibration connue sur la photo) Cliquez sur la règle, dans la barre d outils au dessus de la photo, puis sur Calibration Tracer une ligne entre les points dont la distance est connue, puis entrer la valeur EN MILLIMETRE dans la fenêtre suivante. Cliquez sur la règle, dans la barre d outils au dessus de la photo, puis sur Distance Tracer une ligne pour mesurer la distance souhaitée. Les tracés restent enregistrés d une séance à l autre. 11

12 7.2. Enregistrer une séquence vidéo Cliquez sur l icône «REC», pour lancer l enregistrement. Le bouton passe au vert Cliquez à nouveau sur l icône «REC», pour stopper l enregistrement. Si la séquence convient, cliquez sur : «Ajouter au dossier» pour ajouter la séquence au dossier courant (nécessite un dossier ouvert) «Enregistrer» pour enregistrer la séquence sur votre disque dur Visualiser une séquence vidéo Dans la partie Dossier, cliquez sur le nom de la séquence. Les séquences sont symbolisées par une icône «VID» La séquence est ouverte 12

13 8. Fonctions avancées 8.1. Partage d écran (partager/stopper/demander) Démarrer son partage : Cliquez sur l icône «Partage», dans l espace de collaboration, en haut à gauche. Cliquez sur «Partager le bureau». L application COVOTEM se réduit alors. Votre écran est en cours de partage avec tous les autres interlocuteurs Permettre le contrôle de son écran : Repérer la petite fenêtre «Interactions», dans le coin basgauche de votre écran. Cliquez sur «Interactions». Les interlocuteurs peuvent prendre le contrôle de votre écran. Stopper le contrôle de son écran : Repérer la petite fenêtre «Interactions», dans le coin basgauche de votre écran. Cliquez sur la croix. Les interlocuteurs cessent de votre écran. Démander le partage à un des participants Cliquez sur «Demander un partage d écran». Choisissez l interlocuteur dont vous souhaitez le partage. Attendez la réponse. 13

14 8.2. Changer son mot de passe Cliquer sur l icône "Covotem" située sur le bureau. Alternative 1 : menu «Démarrer > Tous les programmes > Covotem» Alternative 2 : Entrez https://odys.sante-lorraine.fr dans votre navigateur Cliquer sur le logo «SOLSTIS» située en haut à gauche de la page. Saisissez vos login et mot de passe actuel, en haut de la page Cliquez sur «Changer mon mot de passe» Saisissez les informations demandées, puis cliquez sur «Valider» Un message vous confirme la réussite du processus. 14

15 9. Utilisation du matériel 9.1. Dispositif main-libre Si vous disposez d un dispositif main-libre Jabra, voici comment il s utilise. Prise casque (sous l appareil) pour passer en confidentialité Branchez BIEN A FOND la prise du micro casque fourni pour passer en mode confidentiel. Sans aucune autre manipulation le son bascule sur le micro-casque Coupe le microphone Une pression sur cette touche et vous n êtes plus entendu (l appareil s illumine alors en rouge) Augmente ou baisse le volume Une pression sur baisse le son du haut parleur, et une pression sur + l augmente 10. Problème ou défaillance, procédure dégradée PROBLEME 1 : le réseau Wifi n est pas fonctionnel SYMPTOMES : Vous ne pouvez pas vous connecter à Internet, le site Odys ne répond pas, le chariot refuse de se connecter au réseau Wifi, la connexion est très lente CAUSES : Le réseau Wifi est hors service, ou très ralenti SOLUTION : UTILISER LA CONNEXION FILAIRE Vous pouvez contourner ce problème en connectant le chariot grâce au câble réseau de 30m fourni. Pour cela, il suffit de suivre ces étapes Brancher le câble d un coté sur le dessus du boitier se trouvant derrière l écran du chariot (coté gauche), ou bien sous la tablette principale du chariot (au niveau du levier de réglage en hauteur) Brancher l autre coté du câble dans la prise réseau murale 15

16 Assistance Contacter votre service informatique ou Internet : Téléphone :

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