DOCUMENT DE SYNTHESE DES ACTIONS

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1 Direction Générale des Services DOCUMENT DE SYNTHESE DES ACTIONS 1

2 Qu est-ce que le projet d administration? Une feuille de route commune pour construire l administration départementale de demain L accompagnement du changement Aujourd hui, plus de agents, représentant plus de 100 métiers différents, font toute la richesse de notre collectivité. Les réformes institutionnelles, le contexte financier et économique, la taille de notre administration et l évolution des besoins des usagers ont rendu nécessaire la mise en place d un projet d administration pour accompagner les agents dans l adaptation de nos manières de faire et de fonctionner face à l évolution de notre collectivité. Il s agit d un projet commun à l ensemble des agents dont la finalité porte sur l optimisation de notre organisation, notre fonctionnement et nos méthodes de travail. C est un repère commun, dans la diversité de nos métiers et de nos fonctions. Véritable trait d union Le projet d administration traduit le cap commun que l ensemble des agents du Conseil général des Vosges se sont fixés et qu ils souhaitent partager. Traduisant l ADN de notre administration, il doit devenir le socle de notre organisation et de notre action future et sera, à ce titre, décliné dans chacun des pôles. Dans cet esprit, il reste un projet vivant qui devra s enrichir et nous permettre d évoluer tout en conservant nos principes et notre identité. Ainsi, le projet d administration sera le fil d Ariane qui devra nous permettre collectivement de relever plusieurs grands défis à venir : celui de l exemplarité de notre administration et de ses agents dans le domaine du développement durable, au travers de l élaboration d un futur agenda 21 celui de la modernisation et de l optimisation des politiques départementales, pour un service public encore plus performant celui de l évolution de notre collectivité dans le cadre de l acte 3 de la décentralisation qui nous amènera à refonder nos relations avec les autres collectivités vosgiennes. Le fruit d un travail transversal, collectif et participatif Piloté par le Directeur Général des Services et coordonné par la Direction de l Organisation, du Conseil, de la Prospective et de l Evaluation (DOCPE), le projet s est appuyé sur une importante concertation du personnel au travers de : - l implication des agents : agents ont construit les fondations du projet (ainsi que les représentants du personnel) 70 agents ont animé les rencontres avec le Directeur Général des Services 35 équipes projet, représentant ainsi plus de 150 agents mobilisés, ont travaillé sur la définition des modalités de mise en œuvre des actions - l implication des cadres : 194 cadres ont réfléchi aux grands enjeux de demain pour notre collectivité - l implication des directions : Les directions et services se sont investis dans le bon déroulement de l élaboration du projet d administration notamment par la mise à disposition de moyens d organisation et techniques. 2

3 De grandes étapes Une large opération de concertation : Rencontres du DGS avec les agents sur le fonctionnement et le travail quotidien (septembre 2011 à mai 2012) Journées d échanges avec les cadres sur les grands enjeux de demain (octobre, décembre 2012 et février 2013) Travail des groupes projet sur les modalités de mise en œuvre des actions (décembre 2012 à mars 2013) Un travail de fond important : Compte-rendu des réunions (contenu de ce qui s est dit lors des rencontres) Document de compilation des propositions (recueil, étude et synthèse des attentes / propositions) Document sur les résultats des questionnaires interactifs (traitement et analyse des réponses au sondage) Compte-rendu des tables rondes (synthèse des grands enjeux de demain) Pré-projet (structure globale et grandes lignes du projet d administration) Document de compilation (relecture et harmonisation des propositions de mise en œuvre des actions) Document de validation (synthèse des actions pour validation par les décideurs) Document de communication (mise en exergue d actions phares pour diffusion aux agents) Une finalisation concrète : Validation DGS et DGA : septembre 2013 Proposition d un document final : octobre 2013 Présentation aux directeurs : octobre 2013 Restitution du projet aux agents : 19, 20 et 21 novembre 2013 Les idées fortes du projet d administration Valeurs communes (respect, reconnaissance, service public, solidarité pour donner un sens à notre engagement au quotidien) Relation avec l usager (accueil, orientation, satisfaction, proximité, communication pour mieux répondre à l usager) Simplification (procédures, circuits administratifs, circuits de décision pour l efficacité de notre action) Transversalité (rencontres entre agents, connaissance des directions/services, missions pour mieux travailler ensemble) Métiers (journées professionnelles, connaissance, communication pour mieux valoriser notre savoir-faire) Transparence (modes de travail, organisation, circulation de l information pour mieux comprendre nos processus) Reconnaissance (objectifs de travail, écoute, dialogue, management pour renforcer la motivation) Participation (agents, assistants familiaux, usagers pour être associés à la vie de notre administration) Economies (mutualisation, équité, exemplarité pour mieux gérer nos ressources) Dématérialisation (accès à l information, réactivité, flexibilité pour la fluidité dans nos missions quotidiennes) 3

4 Quelques chiffres-clés sur l élaboration du projet Les rencontres du DGS avec les agents 46 réunions organisées par service/direction 23 jours consacrés par le DGS à ces réunions 9 mois de rencontres et d échanges 10 collèges mobilisés pour permettre les rencontres avec les agents travaillant dans les territoires 110 repas préparés par les cuisiniers de ces collèges questions posées lors des réunions (une moyenne de près de 60 questions par réunion) agents rencontrés 70 animateurs des ateliers de travail investis 655 propositions formulées 71% des agents ont trouvé importante, voire indispensable, la démarche du DGS Les autres rencontres : Le 19 juin 2012, avec les animateurs des ateliers du projet d administration (+ 16 propositions) Le 29 juin 2012, avec les représentants élus du personnel (+ 64 propositions) Le 13 juillet 2012, avec les membres de «Opération Processus et Economies» (+ 71 propositions) Le travail des groupes projet = 806 propositions au total Plus de 40 actions identifiées suite à l étude de l ensemble des propositions 35 équipes mobilisées dans la réflexion sur les moyens de mise en œuvre des actions 4 mois de travail et réunions de groupe Zoom sur Une technique innovante de participation : le questionnaire interactif Lors des rencontres entre le DGS et les agents, un sondage en temps réel a été mis en place. Muni d un boitier de vote électronique, chaque agent pouvait répondre, anonymement, aux questions. L affichage immédiat des résultats leur permettait de visualiser les réponses de l ensemble des participants et, le cas échéant, de réagir. 83 questions portaient sur la connaissance de l administration, son fonctionnement, ses missions, son budget 119 questions visaient à obtenir le ressenti et l opinion des agents sur des sujets comme la réforme territoriale, les économies, le management, la motivation, les conditions de travail, l ambiance, l avenir Les grands enjeux de demain Le Conseil général des Vosges et son administration sont à la veille de changements majeurs : - des changements d hommes à la tête de l administration - des changements liés au contexte financier et budgétaire qui devient de plus en plus contraignant - des changements liés à un nouvel acte de la Décentralisation dont les contours se précisent Dans ce contexte en mouvement, il devient nécessaire de prioriser les actions du Département. Demain, la collectivité va continuer à jouer un rôle important au service du territoire et de ses habitants. Les cadres ont analysé les grands enjeux pour l avenir. En lien avec les propositions des agents, ces enjeux, à découvrir ci-dessous, constituent aussi les fondements du projet d administration. La recherche permanente de la satisfaction des usagers Le droit à l accès au service public et à l information, la rapidité des délais de traitement et la qualité du contact humain doivent être la préoccupation première de notre collectivité et son administration. La valorisation de l image du Conseil général De nombreux vosgiens ne connaissent ni les compétences ni les missions du Conseil général, tout comme certains agents y travaillant. Il est donc indispensable d informer et de valoriser nos dispositifs à travers une communication régulière et dynamique. La modernisation de notre administration Réactivité, fluidité, transparence dans le suivi et le traitement des données voici autant d éléments à renforcer pour offrir aux usagers des services en ligne pertinents et, parallèlement, apporter des gains aux agents dans leur travail quotidien. La crise comme opportunité de repenser les politiques départementales Les contraintes obligent à s interroger sur nos politiques, la manière de les conduire, leurs impacts sur le territoire et la population. Il s agit d un moment clé qui nécessite d être inventif mais aussi de refonder notre action sur des bases innovantes, solides et efficaces. Le développement d outils tels que les audits, les évaluations ou la prospective permettront ainsi de mieux anticiper et préparer l avenir. La transversalité pour affirmer la cohérence de nos actions Face au contexte actuel, il devient nécessaire d appréhender les politiques dans une vision globale, et non plus de raisonner de manière sectorielle et cloisonnée. C est pourquoi, le travail en mode projet constitue un outil à valoriser et à pérenniser au sein de notre collectivité. 4

5 Le projet d administration du Département des Vosges se structure actuellement de 4 grands axes, 13 enjeux et 44 actions Axe «Placer l usager au cœur de notre action» Axe «Adapter notre fonctionnement pour être encore plus efficace» 3 enjeux : Accueillir, orienter et satisfaire l usager Informer et communiquer vers l usager Gérer nos relations avec l usager 4 enjeux : Simplifier les procédures, les circuits de décision et les strates hiérarchiques Développer la transversalité Impulser de nouvelles méthodes et organisations du travail Favoriser les échanges avec les élus 10 actions A découvrir dans ce document à partir de la page 6 14 actions A découvrir dans ce document à partir de la page 11 Axe «Partager une culture commune» Axe «Etre acteur, à part entière, de la vie de la collectivité» 2 enjeux : Fédérer l'ensemble des agents Informer au quotidien 4 enjeux : Mieux se repérer dans notre organisation Développer les démarches participatives Favoriser la reconnaissance de chacun Développer la politique des métiers 5 actions A découvrir dans ce document à partir de la page actions A découvrir dans ce document à partir de la page 20 5

6 Axe > Placer l usager au cœur de notre action Cet axe comporte 10 actions réparties selon 3 enjeux : Accueillir, orienter et satisfaire l usager Etendre le périmètre de la démarche qualité accueil S engager auprès des usagers sur un niveau de qualité de service Créer une «boîte à outils» pour les agents d accueil Créer une agence technique départementale Informer et communiquer vers l usager Développer les services en ligne pour les usagers Mieux communiquer sur les missions, métiers et projets du Conseil général auprès de l usager Mettre en place des instances de dialogue avec les usagers Expérimenter l affichage du logo du Conseil général sur des outils de travail Gérer nos relations avec l usager Renforcer l accessibilité et l aménagement des espaces accueil Elaborer une procédure relative aux agressions envers les agents 6

7 Axe > Placer l usager au cœur de notre action ACTION N 01 Etendre le périmètre de la démarche qualité accueil Cette action vise à améliorer le niveau de satisfaction global sur l accueil des usagers dans les services du Conseil général en informant et sensibilisant sur la démarche et en rédigeant des engagements spécifiques par site. Une charte qualité accueil sera mise en place à partir de décembre 2013 sur les 6 sites pilotes retenus. 4 engagements communs ont été définis : - Faciliter l'accès des usagers à nos services - Accueillir les usagers de manière attractive et courtoise - Fournir aux usagers des informations claires et adaptées à leur demande - Tenir compte de l'avis des usagers pour améliorer notre organisation et nos performances Des questionnaires de satisfaction seront à la disposition des usagers. : : Enjeu > Accueillir, orienter et satisfaire l usager Direction de l Organisation, du Conseil, de la Prospective et de l Evaluation (DOCPE) ACTION N 02 S engager auprès des usagers sur un niveau de qualité de service Cette action vise à mieux définir le niveau de qualité des services rendus par la collectivité et à tenir compte, dans la mesure du possible, des attentes des usagers. Définition d un site pilote pour une première mise en œuvre possible Identification des services rendus sur le site pilote Engagement sur un niveau de qualité Evaluation et déploiement de la démarche, le cas échéant Enjeu > Accueillir, orienter et satisfaire l usager : 2014 : Direction de l Organisation, du Conseil, de la Prospective et de l Evaluation (DOCPE) ACTION N 03 Créer une «boîte à outils» pour les agents d accueil Cette action vise à faciliter le travail des agents d accueil dans leur mission quotidienne en disposant des informations nécessaires à la bonne orientation des usagers. Mise en place d une nouvelle organisation permettant une mise à jour de l'outil "QUI FAIT QUOI" plus rapide Mise à disposition des usagers de supports d informations et de promotion des missions du Conseil général dans les points accueil Mise à disposition des agents d accueil des organigrammes de chaque direction Enjeu > Accueillir, orienter et satisfaire l usager 2013 Direction de la Présidence (DP) 7

8 Axe > Placer l usager au cœur de notre action ACTION N 04 Créer une agence technique départementale Cette action vise à apporter à l un de nos principaux usagers, les collectivités vosgiennes, des moyens en ingénierie dans les domaines de l eau et de l assainissement, de la voirie et des bâtiments. Création d une agence technique sous le statut juridique d EPA (Etablissement Public Administratif) Mise à disposition de 7 agents du Conseil général Enjeu > Accueillir, orienter et satisfaire l usager 2014 Pôle Développement du Territoire (PDT) ACTION N 05 Développer les services en ligne pour les usagers Cette action vise à améliorer la relation à l usager en mettant progressivement à sa disposition, un maximum de services en ligne afin de faciliter ses démarches. Mise en ligne d un service d inscription des élèves pour le transport scolaire Mise en ligne d un service d inscription pour les bénéficiaires de la carte ZAP Mise en ligne d autres services à l usager (résultats d analyse du Laboratoire, aménagement numérique ) Enjeu > Informer et communiquer vers l usager 2013 / 2015 Direction de l Informatique et des Réseaux (DIR) ACTION N 06 Mieux communiquer sur les missions, métiers et projets du Conseil général auprès de l usager Cette action vise à rendre plus visibles les missions du Conseil général, ainsi qu à renforcer l image du territoire. Elle consiste aussi à répondre aux besoins des usagers en termes d informations pratiques sur les missions du Conseil général et sur les métiers des agents. Définition des opérations à médiatiser en concertation avec les services et directions Mise en avant des grands projets de la collectivité Harmonisation des supports de communication pour être visible et identifier les productions de la collectivité Refonte des sites web de la collectivité : mise à jour régulière, architecture commune, charte éditoriale et graphique Renforcement de la présence sur l ensemble des réseaux sociaux et développement des fonctionnalités de l application mobile Enjeu > Informer et communiquer vers l usager Direction de l Information, de la Communication et du Marketing (DICOM) 8

9 Axe > Placer l usager au cœur de notre action ACTION N 07 Mettre en place des instances de dialogue avec les usagers Cette action vise à impliquer davantage les usagers dans certaines de nos actions. Mise en place d'instances participatives en fonction des besoins étudiés Renforcement des échanges entre l administration et les usagers par internet Enjeu > Informer et communiquer vers l usager 2014 Direction de l Organisation, du Conseil, de la Prospective et de l Evaluation (DOCPE) ACTION N 08 Expérimenter l affichage du logo du Conseil général sur des outils de travail Cette action vise à développer la communication du Département vers les usagers et à fédérer les agents autour de l image du Conseil général. Mise en place de logos sur les portières des véhicules Choix d une mise en œuvre progressive par périmètre identifié : 1. Véhicules Pool Général 2. Véhicules «Routes» 3. Véhicules «Social» Enjeu > Informer et communiquer vers l usager 2012 / 2013 Direction des Routes et du Patrimoine (DRP) ACTION N 09 Renforcer l accessibilité et l aménagement des espaces accueil Cette action vise à améliorer les conditions d accueil du public dans un premier temps au sein des locaux du Pôle Développement des Solidarités en prenant en compte tout à la fois la sécurité, la confidentialité et l accessibilité. Définition des critères d aménagement des espaces d accueil Recensement des écarts par rapport aux critères définis Travaux d amélioration des espaces d accueil en fonction des budgets alloués Enjeu > Gérer nos relations avec l usager 2015 / 2016 Direction des Routes et du Patrimoine (DRP) 9

10 Axe > Placer l usager au cœur de notre action ACTION N 10 Elaborer une procédure relative aux agressions envers les agents Cette action vise à disposer d une procédure claire, identifiée et connue de tous les agents du Département. Il s agit d améliorer la prise en charge des victimes ainsi que de développer la sensibilisation des managers sur leur rôle d accompagnement. CE QUI EST FAIT Rédaction de la procédure et des outils Validation, diffusion et communication de la procédure Enjeu > Gérer nos relations avec l usager 2013 Direction du Dialogue Social et des Ressources Humaines (DDSRH) 10

11 Axe > Adapter notre fonctionnement pour être encore plus efficace Cet axe comporte 14 actions réparties selon 4 enjeux : Simplifier les procédures, les circuits de décision et les strates hiérarchiques Repositionner et renforcer le rôle du manager Développer la délégation de décision et de signature Mettre en place une procédure pour le déménagement / emménagement d un agent Faire évoluer et optimiser l espace intranet «Nos règles communes» Dématérialiser les circuits administratifs Développer la transversalité Créer une «boîte à outils» sur le travail en mode projet Mettre en œuvre des échanges de pratiques entre managers Développer les partenariats ou projets inter-administrations Impulser de nouvelles méthodes et organisations du travail Mieux prendre en compte le développement durable dans notre fonctionnement Développer la culture de l évaluation des politiques départementales Associer les agents à l acquisition de leurs outils de travail Assurer une permanence dans nos missions et nos services Lancer une étude sur le télétravail Favoriser les échanges avec les élus Renforcer les liens élus / administration 11

12 Axe > Adapter notre fonctionnement pour être encore plus efficace ACTION N 11 Repositionner et renforcer le rôle du manager Cette action vise à faire évoluer les pratiques managériales et à clarifier les échelons hiérarchiques. Il s agit aussi d apporter aux managers l ensemble des outils dont ils ont besoin pour exercer au mieux leurs missions. Accompagnement, par une expertise, du recrutement et de la prise de fonction d un manager Elaboration d une charte des managers (droits, devoirs, responsabilités pénales, déontologie, éthique ) Enjeu > Simplifier les procédures, les circuits de décision et les strates hiérarchiques 2014 Direction du Dialogue Social et des Ressources Humaines (DDSRH) ACTION N 12 Développer la délégation de décision et de signature Cette action vise à expliquer le contexte juridique ainsi que les enjeux et les responsabilités inhérentes à l apposition d une signature. Il s agit également d interroger les pratiques en matière de délégation. Diffusion d une note de service à l ensemble des agents sur le contexte juridique des délégations de signature et les responsabilités inhérentes à la signature de documents au nom du Président du Conseil général Information sur la manière dont la DAJA rédige des arrêtés de délégation de signature Présentation synthétique de la méthodologie pour rédiger un arrêté de délégation de signature Lien avec la rubrique intranet «Nos règles communes» Travail de réflexion avec les directeurs sur les pratiques qu ils ont en matière de délégation (signature, etc.) Actualisation régulière des délégations accordées Enjeu > Simplifier les procédures, les circuits de décision et les strates hiérarchiques 2013 Direction des Affaires Juridiques et des Achats (DAJA) ACTION N 13 Mettre en place une procédure pour le déménagement / emménagement d un agent Cette action vise à identifier un seul interlocuteur qui centralise, de manière dématérialisée, les informations utiles pour gérer les mouvements de personnel sur le plan matériel. Création et mise en ligne d un formulaire simplifié et d une procédure sur l espace «Nos règles communes» Identification d un seul interlocuteur Référent «emménagement/déménagement» au sein de la DRP Poursuite de la dématérialisation du formulaire avec la mise en place d un «workflow» informatique Enjeu > Simplifier les procédures, les circuits de décision et les strates hiérarchiques 2013 / 2014 Direction des Routes et du Patrimoine (DRP) 12

13 Axe > Adapter notre fonctionnement pour être encore plus efficace ACTION N 14 Faire évoluer et optimiser l espace intranet «Nos règles communes» Cette action vise à améliorer la communication de l espace «Nos règles communes» et à optimiser les fonctionnalités du site pour une meilleure utilisation par les agents. Améliorer la communication sur l'intranet "Nos règles communes" Optimiser les fonctionnalités du site pour une meilleure utilisation par les agents Enjeu > Simplifier les procédures, les circuits de décision et les strates hiérarchiques 2013 Direction de l Organisation, du Conseil, de la Prospective et de l Evaluation (DOCPE) ACTION N 15 Dématérialiser les circuits administratifs Cette action vise à dématérialiser la majeure partie des procédures existantes et certains documents administratifs de façon à favoriser des gains de temps et réduire la consommation de papier. Dématérialisation des demandes de matériel informatique Dématérialisation des demandes de formation Dématérialisation des pièces comptables Dématérialisation de la gestion des documents et notamment des courriers Dématérialisation des procédures dans les différentes Directions Enjeu > Simplifier les procédures, les circuits de décision et les strates hiérarchiques 2013 / 2014 Direction de l Informatique et des Réseaux (DIR) ACTION N 16 Créer une «boîte à outils» sur le travail en mode projet Cette action vise à permettre aux agents de disposer d éléments méthodologiques et pratiques permettant une première approche de la conduite de projet. La démarche proposée est générale afin de pouvoir être adaptée en fonction de la nature des projets conduits. Rédaction et mise en ligne de plusieurs outils d aide au travail en mode projet Accompagnement des agents dans l appropriation de ces outils Enjeu > Développer la transversalité 2012 Direction de l Organisation, du Conseil, de la Prospective et de l Evaluation (DOCPE) 13

14 Axe > Adapter notre fonctionnement pour être encore plus efficace ACTION N 17 Mettre en œuvre des échanges de pratiques entre managers Cette action vise à renforcer et développer le parcours de formation des agents chargés de l'encadrement, à créer des réunions d'échanges de pratiques et à actualiser les outils d'aide à l'encadrement. Actualisation du code des managers Mise en œuvre des moyens disponibles pour la création de réunions d'échanges de pratiques Formation spécifique à la prise de fonction et formation continue sur les questions d'encadrement Enjeu > Développer la transversalité 2014 / 2015 Direction du Dialogue Social et des Ressources Humaines (DDSRH) ACTION N 18 Développer les partenariats ou projets inter-administrations Cette action vise à travailler davantage avec les autres collectivités pour développer les échanges, mutualiser certains projets et rationaliser les coûts. Développer les partenariats en fonction de l évolution de l acte 3 de la décentralisation Travailler le partenariat existant avec la Région et les autres Départements lorrains Enjeu > Développer la transversalité 2014 / 2015 Chef de projet qui a été en charge de la définition de l action : Guy MANSUY Direction de l Organisation, du Conseil, de la Prospective et de l Evaluation (DOCPE) ACTION N 19 Mieux prendre en compte le développement durable dans notre fonctionnement Cette action vise à poursuivre les initiatives conduites par notre administration et ses agents en matière de développement durable et à impulser de nouvelles actions dans ce domaine. Mise en place d un module de formation sur le développement durable pour les managers et les agents Généralisation de l usage du papier recyclé Optimisation de la gestion des déchets au sein de l administration Insertion de critères de développement durable dans les procédures d achat de la collectivité lorsque cela est possible et opportun Etudier l incitation des agents au covoiturage Etudier l incitation des agents à l éco-conduite notamment via une intervention d un moniteur pour les chauffeurs de poids lourds Mise en place d un plan climat énergie interne Enjeu > Impulser de nouvelles méthodes et organisations du travail 2013 / 2015 Mission Développement Durable (MDD) 14

15 Axe > Adapter notre fonctionnement pour être encore plus efficace ACTION N 20 Développer la culture de l évaluation des politiques départementales Cette action vise à développer, au sein de l administration, la culture et la méthodologie de l évaluation de nos actions afin de faire évoluer collectivement et de rendre plus efficaces nos modes d interventions. Conduite d évaluations liées aux dispositifs et politiques départementales Enjeu > Impulser de nouvelles méthodes et organisations du travail 2014 Direction de l Organisation, du Conseil, de la Prospective et de l Evaluation (DOCPE) ACTION N 21 Associer les agents à l acquisition de leurs outils de travail Cette action vise à donner aux décideurs des informations techniques sur les fonctionnalités possibles des outils, à mieux cibler les achats et à assurer un suivi de l utilisation de l outil de travail sur des périodes longues. Création d une commission d achat pour l acquisition de matériel routier Elargissement de cette démarche à l ensemble des achats et acquisitions de la collectivité Enjeu > Impulser de nouvelles méthodes et organisations du travail 2013 Direction des Affaires Juridiques et des Achats (DAJA) ACTION N 22 Assurer une permanence dans nos missions et nos services Cette action vise à assurer une continuité de service en tenant compte des spécificités de certains métiers, du respect de la durée annuelle du travail et des prescriptions minimales prévues par la réglementation. Réadaptation du protocole d accord sur l aménagement et la réduction du temps de travail par rapport à ce qui est acté au niveau des sujétions particulières comme les horaires, l annualisation et les astreintes de certains services (agents des routes, chauffeurs, musée ) Modernisation des outils de gestion du temps de travail Développement du travail en binôme au sein de notre organisation Enjeu > Impulser de nouvelles méthodes et organisations du travail 2014 Direction du Dialogue Social et des Ressources Humaines (DDSRH) Direction de l Organisation, du Conseil, de la Prospective et de l Evaluation (DOCPE) : pour le travail en binôme 15

16 Axe > Adapter notre fonctionnement pour être encore plus efficace ACTION N 23 Lancer une étude sur le télétravail Cette action vise à mener une réflexion sur l opportunité, pour notre collectivité, de développer le télétravail. Recenser les différents métiers éligibles au télétravail Réaliser une enquête auprès des agents pour connaître leur avis et leurs besoins par rapport au télétravail Définir les modalités de mise en place éventuelle du télétravail Enjeu > Impulser de nouvelles méthodes et organisations du travail 2014 / 2015 Direction du Dialogue Social et des Ressources Humaines (DDSRH) ACTION N 24 Renforcer les liens élus / administration Cette action vise à faciliter les échanges entre les élus et l administration en s appuyant notamment sur les Nouvelles Technologies de l Information et de la Communication. Création d un espace SharePoint «Elus» destiné à l usage des élus et consultable par l administration Information périodique des élus sur l état d avancement des dossiers en cours suivis par l administration Poursuite de l organisation des visites des services destinées aux élus Organisation de visites thématiques sur une demi-journée Développement de nouveaux outils de communication parallèlement à ceux déjà utilisés Poursuite de la dématérialisation des écrits dans leur ensemble (convocations, rapports, délibérations ) Enjeu > Favoriser les échanges avec les élus 2013 / 2014 Direction de l Assemblée et de la Logistique (DiAL) 16

17 Axe > Partager une culture commune Cet axe comporte 5 actions réparties selon 2 enjeux : Fédérer l'ensemble des agents Elaborer et promouvoir une charte des valeurs communes Mieux communiquer sur les actions et projets conduits par le Conseil général Mettre en place des journées du personnel Informer au quotidien Mieux informer sur les missions des services / directions Renforcer l accès à l information du personnel travaillant dans les territoires 17

18 Axe > Partager une culture commune ACTION N 25 Elaborer et promouvoir une charte des valeurs communes Cette action vise à élaborer une charte des valeurs communes qui reprend les valeurs fortes exprimées lors des réunions du projet d administration. Elle est destinée à l ensemble des agents, quels que soient leur métier ou leurs fonctions. CE QUI EST FAIT Rédaction d une charte définissant 5 valeurs fortes identifiées par les agents : - Le respect - La reconnaissance - La solidarité - Le sens du service public - La transparence Diffusion/explication à tous les nouveaux arrivants Diffusion/explication aux agents déjà en poste, appropriation par les agents et le management Enjeu > Fédérer l'ensemble des agents 2013 Direction de la Présidence (DP) ACTION N 26 Mieux communiquer sur les actions et projets du Conseil général auprès des agents Cette action vise à mieux faire connaître les actions et projets de la collectivité, à comprendre les orientations politiques et à rendre plus visible l organisation du Conseil général et ses actions. Continuité et développement des actions existantes : - Organisation de réunions sur les orientations du Conseil général (ex. : budget) pour les managers - Elaboration d une newsletter thématique (sur les grands projets en cours, une action phare ) - Formation des managers à la communication et la diffusion de l information Evaluation des outils, réflexion sur la stratégie, travail sur les nouvelles actions à développer Enjeu > Fédérer l'ensemble des agents 2013 / 2014 Direction de l Information, de la Communication et du Marketing (DICOM) ACTION N 27 Mettre en place des journées du personnel Cette action vise à organiser une journée d informations et d échanges pour les agents du Conseil général, à les faire adhérer aux grands projets et leur permettre de créer du lien. Organisation des premières journées du personnel les 19, 20 et 21 novembre 2013 portant sur la restitution du projet d administration à l ensemble des agents Déclinaison de ces journées au niveau des territoires Enjeu > Fédérer l'ensemble des agents 2013 / 2015 Direction de l Information, de la Communication et du Marketing (DICOM) 18

19 Axe > Partager une culture commune ACTION N 28 Mieux informer sur les missions des services / directions Cette action vise à mieux faire connaître, expliquer et valoriser les actions des services de l administration. Elle permet également de faire naître des liens fonctionnels et transversaux entre les missions. Continuité et développement des actions existantes : - Visites des services et visites thématiques (ex. : chantiers routiers ) - Relance de l opération «Vis mon Job» - Présentation et publication des missions et des organigrammes des directions sur intranet Travail sur les nouvelles actions à développer Enjeu > Informer au quotidien 2013 / 2014 Direction de l Information, de la Communication et du Marketing (DICOM) ACTION N 29 Renforcer l accès à l information du personnel travaillant dans les territoires Cette action vise à renforcer le sentiment d appartenance à la collectivité des agents excentrés et à leur proposer un accès homogène aux informations sur intranet. Mise en service d un portail extranet de manière ciblée (test dans des collèges et sur demande d agents) Mise à disposition de clés 3G et d accès internet «basic» (Chamagne, CIO ) Mise à disposition d un ordinateur, sur site, pour les agents des collèges (accès messagerie et intranet) Raccordement réseau de la majorité des sites Sociaux et Patrimoine Déploiement du portail extranet à l ensemble des agents Rencontre des managers pour établir la cartographie des outils utilisés Etude des différentes possibilités techniques d accès à l information Extension des outils d extranet à d autres agents identifiés et aux assistants familiaux Accompagnement des agents, en relation avec la DICOM et les directions concernées Enjeu > Informer au quotidien 2014 Direction de l Informatique et des Réseaux (DIR) 19

20 Axe > Etre acteur, à part entière, de la vie de la collectivité Cet axe comporte 15 actions réparties selon 4 enjeux : Mieux se repérer dans notre organisation Clarifier les fiches de poste et généraliser les projets de direction Communiquer sur les évolutions de notre organisation Proposer un outil «qui fait quoi» encore plus performant Simplifier les noms de direction / service pour une meilleure lisibilité Développer les démarches participatives Associer les agents aux démarches d innovation et d économies Mettre en place une conférence participative Intégrer les assistants familiaux, qui travaillent à domicile, à la vie de la collectivité Favoriser la reconnaissance de chacun Lutter contre la précarité chez certains de nos agents Offrir aux agents une «bonne» protection sociale Renforcer et développer la formation Promouvoir la mobilité Développer la politique des métiers Organiser des journées professionnelles Communiquer sur les métiers en interne Mettre en place des parcours professionnels par métier Mettre en place des réseaux professionnels internes 20

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