MANUEL DES PROCEDURES RESEAU

Transcription

1 MANUEL Gestion Client REF : MANUEL DES PROCEDURES RESEAU DOSSIER PROCEDURE Dossier Annuel Expertise comptable Visa CDP le : Création d une lettre de mission GÉNÉRAL : Cette procédure GCL s applique à tous les clients pour formaliser sa relation avec son cabinet ETAPES : 1 Ouvrir son navigateur internet depuis sa session 2 Se connecter à l adresse suivante : 3 Vous vous trouvez sur une page vous demandant les informations suivantes : n client et le type de mission. Une fois les informations rentrées, veuillez cliquer sur «Valider»

2 4 Une boîte de dialogue s ouvre vous demandant d ouvrir ou d enregistrer le fichier. Il vous faut enregistrer sous le fichier. Le dossier de destination n a pas d importance (vous pouvez l enregistrer sur votre bureau par exemple) 5 Ouvrir le fichier Excel puis remplir les champs. Attention, le fichier est pré-généré avec les informations provenant de Dia. Mais il se peut que des informations soient manquantes ; il est alors affiché un «FAUX». Veuillez donc le supprimer et rentrer la bonne information dans Dia puis régénérer le fichier ou bien rentrer manuellement dans le fichier l information (mais celle-ci ne sera pas synchronisée dans Dia). 6 Pour cocher les cases, il vous suffit d inscrire le caractère «a» en minuscule ou bien de laisser vide la cellule pour décocher la case. 7 Ouvrir Dia, accéder au dossier du client puis ouvrir la GED 8 Cliquer sur l icône «Nouveau» 9 Accéder au dossier «1.02 Lettre de Mission» puis cliquer sur celui-ci. Finalement, cliquer sur «Enregistrer»

3 10 Pour envoyer directement par la lettre de mission, il suffit d effectuer un clique-droit puis de sélectionner «Envoyer par en PDF», une boîte de dialogue s ouvre. 11 Veuillez sélectionner en méthode de conversion : «Excel» et cocher la case «Document complet» 12 Attention : aucun document de type Excel ne doit être envoyé au client, seulement une lettre de mission au format PDF peut être envoyée! Si vous ne souhaitez pas l envoyer directement, vous pouvez le convertir au format PDF en sélectionnant dans la liste «PDF» puis «Convertir en PDF» et indiquer les mêmes informations (Cocher Document Complet / Méthode de conversion : Excel)

4 Informations annexes : Certaines pages sont protégées, si vous souhaitez ôter la protection pour modifier une cellule, le mot de passe est : «gcl». En cas de problème, merci de contacter le support GCL. Page de garde : Info à compléter : numéro lettre de mission Fiche client : Certaines informations complétées dans DIA sont reprises automatiquement. Certains champs indiquent «FAUX» si DIA n est pas complété ; donc à modifier. Les autres sont à compléter manuellement. Il est possible d ajouter des commentaires en bas de page. Page création : Les cases relatives aux différentes missions sont cochées par défaut par l indication de la lettre «a». Supprimer la lettre «a» pour décocher les missions non réalisées. Mission comptable : Rubrique vos engagements : compléter le délai de communication des pièces Rubrique étendue des travaux : - Indiquer qui réalise la mission en le matérialisant par une croix (X)

5 - La rubrique informations complémentaires est à compléter si besoin - Dans la rubrique TVA, le champ informations complémentaires contient un menu déroulant permettant d indiquer le régime de TVA (mensuel, trimestriel, annuel). Il est important de compléter ce champ car il va avoir une incidence sur la valorisation des honoraires. Rubrique volumes pris en charge : - Bien compléter ces rubriques car elles auront une incidence sur la valorisation des honoraires. Attention, il s agit des montants annuels! Rubrique calcul estimatif des honoraires : Cette rubrique, qui reste cachée, est un outil de détermination, à titre indicatif, des honoraires. Le nombre d heures de saisie est calculé automatiquement en fonction des volumes pris en charge précédemment (1 minute par facture et ¼ d heure par page de banque) et de l application d un taux de pondération en fonction du régime de TVA. Il convient de compléter les temps de révision estimés et les taux horaires appliqués en saisie et révision. Les formules sur la détermination des heures de saisie ne sont pas verrouillées et les temps peuvent être indiqués directement. Mission sociale : Rubrique étendue des travaux : - Indiquer qui réalise la mission en le matérialisant par une croix (X) - La rubrique informations complémentaires est à compléter si besoin Bas de page : «Une grille des tarifs des missions sociales est dispensée en annexe» est à supprimer si vous ne le souhaitez pas. Mission juridique :

6 Les cases relatives aux différentes missions sont cochées par défaut par l indication de la lettre «a». Supprimer la lettre «a» pour décocher les missions non réalisées. Bas de page : «Une grille des tarifs des missions sociales est dispensée en annexe» est à supprimer si vous ne le souhaitez pas. Autres missions «Les plus GCL» : Cocher les missions réalisées par l indication de la lettre «a» dans la case correspondante. Page synthèse : Rubrique synthèse de la proposition : - Indiquer le type de mission, le nom du collaborateur et le montant des honoraires. - Indiquer le montant des frais de dossier. Rubrique acceptation de mission : Cocher les cases souhaitées et indiquer la date du prélèvement. Le reste des champs est complété automatiquement à partir de DIA.