Note explicative relative à la demande de subside 2016 et à l élaboration d un contrat de coopération

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1 Berne, octobre 2015 swissuniversities Effingerstrasse 15, Postfach 3001 Bern «Cotutelles de thèse» entre universités suisses et partenaires en Europe Note explicative relative à la demande de subside 2016 et à l élaboration d un contrat de coopération 1. DEMANDE DE SUBSIDE ET UTILISATION DES MOYENS ACCORDÉS Participation Contenu de la demande de subside Dépôt de la demande de subside et évaluation Utilisation des moyens accordés CONTRAT DE COOPERATION Remarques générales Contenu du contrat de coopération Echange d'informations / organisation de la cotutelle de thèse VALIDITE DE LA CONVENTION ET CLOTURE DES TRAVAUX DEMANDE DE SUBSIDE ET UTILISATION DES MOYENS ACCORDÉS 1.1 Participation La mise au concours 2016 est ouverte à des projets de «cotutelle de thèse» avec des universités partenaires de l espace Bologne 1 ainsi que, par analogie aux usages des programmes européens de recherche, avec des universités partenaires en Israël. Elle est lancée par la Conférence des recteurs des hautes écoles suisses swissuniversities qui assumera la gestion du programme. Est autorisé à participer, tout/e doctorant/e immatriculé/e dans une haute école universitaire suisse et 1 1

2 citoyen(ne) suisse ou étranger(ère) titulaire de permis B, C ou G 2. La commission d experts peut déroger à cette exigence lorsqu elle constate un lien clair et régulier du doctorant/e avec l université suisse en question; ayant étudié au moins une année (deux semestres universitaires) en Suisse (aux niveaux Bachelor/Master ou au niveau doctorat, à compter du moment de l immatriculation au doctorat; date de référence le 31 mars 2016) 3. L âge des candidat/es est fixé à 35 ans au maximum lors de la remise du dossier (date de référence : 31 mars 2016), sauf exception dûment motivée (p.ex. 2 e formation ou parentalité). 4 Une demande de subside n est prise en considération qu après présentation d un contrat de coopération réglant la «cotutelle de thèse» entre les deux universités (voir le point 2 ci-dessous). 1.2 Contenu de la demande de subside Informations demandées (* lettres se rapportant au formulaire «demande du subside») Données administratives relatives au/à la doctorant/e et aux deux universités concernées (A*) ; Curriculum vitae du/de la doctorant/e (A*) ; Nom des directeurs/directrices et codirecteurs/codirectrices de thèse (B2*) ; Indications par rapport au début et la fin des travaux (C1*, C2*) ; Description du projet de doctorat avec définition des buts de recherche et les objectifs visés au sein de l'université tant européenne que suisse (C3*, C4*) ; Justification des deux directeurs/directrices de thèse de l'importance du thème et de la collaboration avec une université partenaire (D*) ; Indications concernant l'utilisation du subside (E1*). Veillez à ce que la demande tienne compte d'une répartition raisonnable des travaux dans les deux pays (C4*), en particulier en ce qui concerne les méthodes et/ou phases de recherche (complémentarité), la durée du séjour (part substantielle dans l université partenaire en Europe) et les intervalles entre les séjours à l'étranger. 2 Les personnes de nationalité étrangère en possession d un permis B, C ou G sont priées de joindre une copie de ce permis à la demande de subside. 3 Les personnes sans diplôme d une haute école universitaire suisse (Bachelor, Master) sont priées de joindre une confirmation de leur inscription à l Université suisse ou une copie de la carte d étudiant/e confirmant la durée des études en Suisse. 4 Les personnes âgées de plus de 35 ans au moment de la date de référence (soit le ) sont priées de joindre une lettre de motivation (voir le document «critères de sélection et schéma d allocation», conditions personnelles). financées par le Secrétariat d Etat à la formation, à la recherche et à l innovation SEFRI 2

3 1.3 Dépôt de demande de subside et évaluation La demande de subside doit être adressée par le rectorat de l université suisse ou par un service désigné par le rectorat à swissuniversitites jusqu au 31 mars 2016 en cinq exemplaires (copies). Elle sera examinée par une commission d'experts formée de différent/es représentant/es universitaires qui décidera du principe de l'octroi et du montant du subside en fonction de l'intérêt de la «cotutelle de thèse». La décision est définitive, sans droit de recours. Ce subside n'est accordé qu'une seule fois et ne peut pas être renouvelé. Les demandes refusées peuvent, dans une version revue, être déposées à nouveau ultérieurement. 1.4 Utilisation des moyens accordés Le subside est attribué pour la gestion au directeur/à la directrice de thèse pour toute la durée de la cotutelle de thèse. Ce dernier/cette dernière est tenu/e d'engager les moyens mis à sa disposition de façon à aider au mieux le/la doctorant/e. L utilisation du montant accordé permet principalement de couvrir le surcroît des dépenses occasionnées par la cotutelle de thèse, en comparaison d un doctorat effectué dans une seule institution. Le droit d utilisation d u8n subside de cotutelle débute formellement avec l apposition des signatures sur le contrat e coopération. Seuls les frais engagés à partir de la date de l apposition des signatures de toutes les parties contractantes sur le contrat de coopération seront restitués. De plus, seuls les frais qui ont été engagés au maximum une année avant le dépôt de la requête de cotutelle (soit le 31 mars 2016) pourront être remboursés. Le droit d utilisation d un subside prend formellement fin avec la clôture ou avec l interruption du projet. Une utilisation ponctuelle du subside à l issue de la soutenance peut être accordée pour des raisons explicites de cas isolés. 2. CONTRAT DE COOPERATION 2.1 Remarques générales Une demande de subside n'est prise en considération qu'après présentation d'un contrat de coopération réglant la mise en œuvre de la «cotutelle de thèse» entre les deux universités. Le/la doctorant/e discutera de ces modalités avec les deux directeurs/directrices de thèse. L élaboration, respectivement la vérification du contrat seront effectuées par les services concernés des deux universités ; finalement, le contrat sera signé par les responsables aux niveaux des décanats et des rectorats. Le/la doctorant/e veillera à ce que les dispositions nécessaires soient prises par toutes les parties concernées (dans l université suisse et étrangère). Il est recommandé de commencer tôt avec la récolte des signatures, un procédé qui peut demander un certain temps. Les signatures manquantes au moment du dépôt du dossier peuvent être fournies plus tard, cependant les signatures des responsables de l université suisse devraient figurer sur le dossier. Pour les universités qui n'utilisent pas leur propre formulaire, le contrat de coopération type de swissuniversities peut servir de modèle. Ce texte peut évidemment être adapté selon les exigences particulières des universités concernées, mais doit néanmoins contenir les infor- financées par le Secrétariat d Etat à la formation, à la recherche et à l innovation SEFRI 3

4 mations exigées sous le point 2.2 de la présente note explicative ainsi que les éléments du contrat type de swissuniversities. Le contrat doit être établi en au moins trois exemplaires originaux. Chacune des universités (ou chaque recteur/rectrice ou président/e, doyen/ne, directeur/directrice de thèse) ainsi que le/la doctorant/e gardent un original. La demande de subside à swissuniversities sera accompagnée exclusivement de cinq photocopies. 2.2 Contenu du contrat de coopération Informations exigées Dans le contrat de coopération, les deux institutions conviennent conjointement des modalités administratives et d encadrement : la date d'inscription en «cotutelle de thèse»; la durée prévue pour la préparation de la «cotutelle de thèse»; que le/la doctorant/e paye les frais annuels d inscription/d'études dans l institution suisse (Université X), précisant qu'il/elle est inscrit/e dans les deux institutions dont l'institution partenaire lui accorde une dispense de ces frais; la désignation des directeurs/directrices de thèse de chacune des institutions, lesquels exercent conjointement les compétences attribuées en matière de responsabilité et de contrôle de la préparation de la thèse en cotutelle et s'engagent à exercer les fonctions de supervision auprès du/de la doctorant/e dans leur intégralité ; l'université et le pays où la thèse sera soutenue; les modalités de constitution et de désignation du jury de soutenance de thèse; la langue dans laquelle la thèse sera soutenue, les travaux rédigés et qui sera utilisée pour les résumés oral et écrit; tous les éléments intégrés dans le contrat de coopération type de swissuniversities. Les deux institutions conviennent en outre de l'établissement et de la reconnaissance du diplôme de doctorat. Soit: Les deux universités décernent chacune un diplôme de doctorat pour la même thèse, dont le libellé doit préciser qu'il s'agit d'un doctorat en «cotutelle de thèse» avec l'université X ou Y. Soit: Les deux universités décernent un diplôme de doctorat conjoint bilingue, avec l'apposition du sceau des deux universités, dont le libellé doit préciser qu'il s'agit d'un doctorat en «cotutelle de thèse» entre les universités X et Y. Il est recommandé de mettre par écrit les différents engagements pris en dehors du contrat de coopération et d'y apposer la signature des deux institutions. 2.3 Echange d'informations / organisation de la cotutelle de thèse Les universités impliquées dans le projet de la cotutelle de thèse mettront en œuvre, à travers les services compétents, ou par l'intermédiaire des deux directeurs/directrices de thèse, toutes les procédures nécessaires pour un échange permanent des informations et financées par le Secrétariat d Etat à la formation, à la recherche et à l innovation SEFRI 4

5 des documents nécessaires à l'organisation et à la gestion de la cotutelle de thèse, y compris la documentation technique relative aux dispositions réglementaires nationales ou universitaires en matière des études doctorales, de la propriété intellectuelle du sujet de la thèse, du dépôt, de la reproduction, de la publication ainsi que de l'exploitation et de la protection des résultats de la recherche réalisée. Lorsque requis ou sur demande, la protection des droits de propriété intellectuelle fera l'objet d'une annexe spécifique. Les universités devront en outre faciliter, à travers les offices compétents, la mise en œuvre des programmes, en aidant les étudiants/es en particulier, en ce qui concerne les procédures de reconnaissance des titres, celles de l'inscription et de l'autorisation du projet de recherche. 3. VALIDITE DE LA CONVENTION ET CLOTURE DES TRAVAUX Le contrat de coopération prend effet avec l apposition des signatures des universités impliquées ou selon les modalités convenues par ces universités et sera valable jusqu'à la fin de l'année universitaire au cours de laquelle la thèse ou les travaux seront soutenus. Les deux institutions mettent fin aux dispositions du contrat, conjointement et avec effet immédiat, lorsque le/la doctorant/e renonce par écrit à poursuivre la préparation de la thèse en cotutelle ou si les deux directeurs/directrices de thèse ne l'autorisent pas à continuer. A l'issue de la soutenance tout comme en cas d abandon des travaux, le directeur/la directrice de thèse est tenu/e de présenter à swissuniversities des comptes détaillés sur l'utilisation du montant mis à disposition. Un éventuel solde du subside devra être remboursé à swissuniversities. Le/la doctorant/e et le/la directeur/directrice de thèse de l université suisse remettront en outre à swissuniversities un rapport final qui rendra compte de l'achèvement des travaux ou de la raison de l'abandon. financées par le Secrétariat d Etat à la formation, à la recherche et à l innovation SEFRI 5