Commission Finances, administration générale, marchés publics du 6 décembre 2012

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1 2012/5018 Directin de la Qualité du Service Public Directin du Currier PROJET DE DELIBERATION AU CONSEIL MUNICIPAL DU 17 DECEMBRE 2012 Cmmissin Finances, administratin générale, marchés publics du 6 décembre 2012 Objet : Cnventin - Grupement de cmmandes entre la Ville de Lyn et le Centre Cmmunal d'actin Sciale - CCAS- pur la furniture d'imprimés administratifs pur les services de la Ville de Lyn et le Centre Cmmunal d'actin Sciale Mesdames et Messieurs, Dans un suci de mutualisatin des myens et d écnmies d échelles, la Ville de Lyn et le Centre Cmmunal d Actin Sciale de Lyn prpsent de cnstituer un grupement de cmmandes en vue de la passatin d une cnsultatin pur la furniture d imprimés administratifs pur les services de la Ville de Lyn et le Centre Cmmunal d Actin Sciale, dans le respect du Cde des Marchés Publics. Cnfrmément à l article 8 VII alinéa 2 du Cde des Marchés Publics, la Ville de Lyn et le CCAS entendent cnstituer un grupement de cmmandes dit «d intégratin ttale» pur cette cnsultatin. Les mdalités d rganisatin et de fnctinnement du grupement snt frmalisées par la cnventin jinte au rapprt. Ainsi, la Ville de Lyn, représentée par sn Maire, est désignée crdnnateur du grupement, et sera chargée utre la prcédure de passatin de signer le marché, de le ntifier et l exécuter au nm des membres du grupement. La Cmmissin d Appel d Offres sera celle du crdnnateur, Ville de Lyn. La cnventin de grupement de cmmandes sera sumise dans les mêmes termes à l apprbatin du Cnseil d Administratin du 14 décembre Si ces dispsitins recueillent vtre agrément, je vus prpse, Mesdames et Messieurs, d adpter les décisins suivantes : Vu le Cde Général des Cllectivités Territriales ; Vu le Cde des Marchés Publics ; Vu ladite cnventin ;

2 1/ La cnventin cnstitutive du grupement de cmmandes susvisée, établie entre la Ville de Lyn et le CCAS de Lyn pur la cnsultatin relative à la furniture d imprimés administratifs pur les services de la Ville de Lyn et le Centre Cmmunal d Actin Sciale est appruvée. 2/ M. le Maire est autrisé à signer ledit dcument. 3/ En sa qualité de crdnnateur du grupement, M. le Maire est autrisé à signer les marchés cnclus dans le cadre du grupement. 4/ La Ville de Lyn prend en charge tus les frais de publicité. La dépense crrespndante sera imputée à l article 6231, fnctin 020, pératin SUPPIT, prgramme RECIT, du budget de l exercice en curs. Lyn, le 22 NOVEMBRE 2012 Le Maire de Lyn Gérard COLLOMB

3 Cnventin cnstitutive d un grupement de cmmandes «d intégratin ttale» entre la Ville et le CCAS de Lyn Objet du grupement : Furnitures d imprimés administratifs pur la Ville de Lyn et le CCAS N Entre La Ville de Lyn, représentée par sn maire, Mnsieur Gérard COLLOMB, agissant en vertu de la délibératin du Cnseil Municipal en date du 17 décembre Ci-après dénmmée «La Ville de Lyn» D une part, Et Le Centre Cmmunal d Actin Sciale de Lyn, représenté par Sylvie GUILLAUME, Vice-Présidente, agissant en vertu de la délibératin du Cnseil d administratin en date du 14 décembre Ci-après dénmmé «Le CCAS» D autre part, Préambule : Afin de réaliser des écnmies d échelle et de mutualiser les prcédures de passatin des marchés, la Ville et le CCAS de Lyn suhaitent passer un grupement de cmmandes en applicatin de l article 8 VII-2 du Cde des Marchés Publics. Il s agit d un grupement de cmmandes dit d «intégratin ttale», dans lequel le crdnnateur sera chargé, utre la prcédure de passatin, de signer le marché, de le ntifier et l exécuter au nm de l ensemble des membres du grupement. A cet effet, ils nt décidé de cnclure une cnventin cnstitutive du grupement. Il est cnvenu ce qui suit : Article 1 OBJET DE LA CONVENTION La présente cnventin a pur bjet de créer un grupement de cmmandes «d intégratin ttale» entre les persnnes publiques susvisées en vue de la passatin de marchés pur satisfaire les besins définis à l article 2. Article 2 DEFINITION DES BESOINS Les besins à satisfaire snt les suivants :

4 Dans le cadre de ses activités, la Ville de Lyn ainsi que le Centre Cmmunal d Actin Sciale utilisent plusieurs types d imprimés administratifs ntamment des lettres à en tête, des envelppes, des cartes de visite et de crrespndance, des registres, des liasses, des carnets, des étiquettes, des travaux particuliers. La présente cnsultatin prte sur la furniture d imprimés pur les Services de la Ville de Lyn et le Centre Cmmunal d Actin Sciales. Le s principaux bjectifs de ce prjet : - ptimiser les achats et les cmmandes d imprimés par les services, - Anticiper les besins des services et ptimiser le catalgue des imprimés, - Rendre chérents les imprimés prduits avec les prjets éditiques en curs. Besins à satisfaire Furniture d imprimés administratifs pur les Services de la Ville de Lyn et le Centre Cmmunal d Actin Sciale Evaluatin HT pur le CCAS Mini E / an Max E / an Evaluatin HT pur la Ville de Lyn Mini E / an Max E/ an Durée (préciser les recnductins) 1 an renuvelable 3 fis Chaque partie s engage sur ses besins minimums définis ci-dessus et supprtera les éventuelles cnséquences liées au fait de ne pas atteindre ces minimums. Article 3 - FONCTIONNEMENT DU GROUPEMENT 3.1 Durée Le grupement de cmmandes est réputé cnstitué une fis la présente cnventin signée par ses membres, et transmise au cntrôle de légalité pur être exécutire. Il prendra fin après l exécutin cmplète du u des marchés, bjet du grupement, recnductins cmprises, et ce jusqu à la fin des missins du crdnnateur. 3.2 Désignatin et missins du Crdnnateur du grupement La Ville de Lyn est désignée en qualité de crdnnateur du grupement et de puvir adjudicateur. Elle est chargée, à ce titre, d rganiser l ensemble des pératins nécessaire à la satisfactin du besin, de la publicité jusqu à la fin de l exécutin du marché. Le crdnnateur est chargé, dans le respect du Cde des Marchés Publics, de : - définir l rganisatin technique et administrative de la prcédure de cnsultatin en accrd avec le CCAS - élabrer le dssier de cnsultatin des entreprises en fnctin des besins préalablement définis - rganiser la prcédure de mise en cncurrence et de passatin du marché en assurant l ensemble des pératins de sélectin du candidat titulaire, ntamment : rédactin et envi des avis d appel public à la cncurrence et de l avis d attributin du marché infrmatin des candidats sur les demandes de renseignements administratifs et techniques avant le délai de remise des ffres rédactin du rapprt d analyse des ffres secrétariat de la Cmmissin d Appel d Offres (cnvcatin, tenue des séances de sélectin des candidatures, chix des ffres) (si prcédure frmalisée) rédactin du rapprt de présentatin prévu par l article 79 du Cde des Marchés Publics (si prcédure frmalisée) lettres aux candidats retenus et nn retenus, lettres de mtivatins de rejet de mener, le cas échéant, les négciatins avec les candidats en cas de prcédure négciée cnsécutive à une cnsultatin infructueuse - signer, transmettre au cntrôle de légalité, et ntifier le marché au nm et pur le cmpte des membres du grupement avec le(s) titulaire(s) retenu(s) sur la base des besins exprimés par chaque membre - transmettre au CCAS une cpie du marché ntifié

5 - exécuter le marché pur le cmpte des membres du grupement (exécutin administrative, technique et cmptable du marché incluant ntamment l émissin des bns de cmmande, le cntrôle du service fait et le paiement intégral des prestatins bjet du marché) - instruire les avenants au marché, les faire signer, les transmettre au cntrôle de légalité et les ntifier - prcéder à la recnductin des marchés - gérer le précntentieux, le cntentieux et éventuellement le règlement amiable des litiges relatifs à l exécutin du marché - prcéder à la résiliatin des marchés u à leur nn recnductin Cependant, la Ville de Lyn s engage à recueillir l avis du représentant du CCAS sur: - le dssier de cnsultatin des entreprises avant l envi de l avis de publicité, - l analyse des ffres La Ville de Lyn transmettra un bilan financier semestriel de l exécutin du marché. Le crdnnateur s engage à alerter les membres du grupement des dépassements éventuels de l envelppe prévisinnelle. 3.3 Adhésin et retrait Chaque membre adhère au grupement de cmmande par la signature de la présente cnventin, en y étant dûment habilité par délibératin de sn instance délibérante. A tut mment, il peut être mis fin à la cnventin avant sn échéance par accrd des membres du grupement u à la suite de la vlnté de l un des membres de quitter le grupement. Le retrait des u d un des membres devra s effectuer par lettre recmmandée avec accusé de réceptin cnfrmément aux textes qui régissent leur fnctinnement et seln les mdalités ci-après décrites. A En cas de retrait unilatéral : 1. Retrait intervenant avant la signature du marché : Ce retrait prendra effet tris mis après la réceptin par l autre membre du grupement de la lettre recmmandée cidessus visée. Il appartiendra au crdnnateur de prendre, dans ce préavis de tris mis, une décisin de sans suite et le cas échéant, d en infrmer les candidats suivant les cnditins prévues au cde des marchés publics. Par dérgatin à l article 3.4 de la présente cnventin, le membre du grupement à l initiative du retrait assumera seul la charge financière afférente aux frais de passatin engagés par le crdnnateur. 2. Retrait intervenant après la signature du marché : Ce retrait prendra effet dix mis après la réceptin par l autre membre du grupement de la lettre recmmandée cidessus visée. Il appartiendra au crdnnateur, au plus tard à l expiratin de ce délai de préavis, de résilier les marchés en curs d exécutin. Chacun des membres du grupement assurera le paiement des prestatins cmmandées pur répndre à ses besins et exécutées à la date effective du retrait. Par dérgatin à l article 3.4 de la présente cnventin, le membre du grupement à l initiative du retrait assumera seul la charge financière afférente aux cnséquences de cette résiliatin. B En cas de retrait d un cmmun accrd : Ce retrait prendra effet tris mis après la frmalisatin de l accrd suivant les règles prpres de chacun des membres.

6 Cet accrd devra définir les drits et bligatins des membres induits par ce retrait. Au besin, ces mdalités sernt traduites par un avenant à la présente cnventin Frais de fnctinnement du grupement La Ville de Lyn, en qualité de crdnnateur du grupement assure le financement des frais matériels expsés par le grupement ntamment les frais de fnctinnement et de publicité. Cependant, en cas de cntentieux indemnitaire nécessitant le recurs à un avcat et se traduisant par une cndamnatin pécuniaire : la répartitin de la dépense u de la recette liée aux dmmages intérêts sera calculée au prrata des dépenses déjà réalisées par les membres du grupement. Article 4 CHOIX DES TITULAIRES Le chix des titulaires sera fait par le crdnnateur seln les dispsitins qui lui snt prpres Cmmissin d Appel d Offres (CAO) Pur les prcédures frmalisées, la CAO est celle du crdnnateur, qui juera le rôle de CAO pur l ensemble du grupement. 4.2 Prcédure adaptée En cas de prcédure adaptée, le crdnnateur appliquera les dispsitins de sn guide de la cmmande publique. Article 5 EXECUTION DES MARCHES Le crdnnateur règle le marché au nm des membres du grupement. Le CCAS remburse à la Ville de Lyn les smmes qu elle a versées pur la partie du marché qui le cncerne sur la base de titre de recettes trimestriels et des cpies des factures crrespndantes émis par le crdnnateur. Article 6 - MODIFICATION DE LA CONVENTION La présente cnventin purra être mdifiée par avenant sans qu il puisse être prté atteinte à sn bjet. Article 7 - OBLIGATION DU COORDONNATEUR La Ville de Lyn s engage à réaliser les prestatins bjet du marché dans le strict respect de la définitin des besins pur chaque membre du grupement et des envelppes financières ainsi définies. Article 8 - REPRESENTATION EN JUSTICE Cnfrmément aux missins du crdnnateur définies à l article 3.2 de la présente cnventin, le crdnnateur assurera le précntentieux, le cntentieux, et éventuellement le règlement amiable des litiges relatifs à la passatin et à l exécutin du marché. Fait à Lyn en tris exemplaires, le Pur la Ville de Lyn Pur le Maire L adjint au Maire, Délégué aux Finances publiques et à l administratin générale Richard BRUMM Pur Le CCAS de Lyn Pur le Président, Par délégatin La Vice-Présidente du CCAS Sylvie GUILLAUME

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