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1 FORMAT OPERATIONNEL STANDARD & ORIENTATIONS POUR L ETABLISSEMENT DES RAPPORTS RELATIFS AU PNUAD Janvier 2010

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3 FORMAT OPERATIONNEL STANDARD & ORIENTATIONS POUR L ETABLISSEMENT DES RAPPORTS RELATIFS AU PNUAD Janvier

4 Groupe de travail du GNUD du 28 janvier 2010 sur les questions de programmation Préambule La résolution A/RES/62/208 de l'assemblée générale sur l'examen triennal complet souligne que le coordonnateur résident, appuyé par l'équipe de pays des Nations Unies, doit rendre compte aux autorités nationales des progrès accomplis en ce qui concerne les résultats convenus dans le Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement (PNUAD) 1. Cette demande a été réitérée dans la résolution 2009/1 du Conseil économique et social (ECOSOC), qui a appelé spécifiquement le Secrétaire général à mettre au point, par l'intermédiaire du Groupe des Nations Unies pour le développement et des organisations qui en sont membres, un format opérationnel standard pour l'établissement des rapports à cet effet, en gardant à l'esprit la nécessité de réduire la charge administrative et les coûts de transaction. Le format opérationnel standard et les orientations pour l'établissement des rapports relatifs au PNUAD font directement suite à cette demande. Ils résultent d'un processus consultatif approfondi, mené avec le personnel des Nations Unies à la fois aux sièges et dans les pays. En outre, le GNUD considère que le format opérationnel standard et les orientations pour l'établissement des rapports relatifs au PNUAD font partie intégrante de la réforme des Nations Unies qui vise à renforcer la cohérence, la simplification et l'harmonisation de l action des Nations Unies. Cela répond aussi à l'agenda global pour une meilleure efficacité de l'aide, dans la mesure où cela renforce la responsabilité mutuelle entre le système des Nations Unies et les autorités nationales dans les pays. La résolution de l ECOSOC indique clairement la nécessité de réduire la charge administrative et les coûts de transaction. Comme pour les autres initiatives de coordination prises dans le cadre de la réforme des Nations Unies, l'établissement de rapports relatifs au PNUAD demandera du temps et génèrera d'autres coûts. C est pourquoi, pour minimiser ces derniers, les orientations présentées dans ce document ont été mises au point à partir des informations et des rapports émanant des systèmes et processus en place, dont diposent les équipes de pays. L allégement de la charge administrative et des coûts de transaction dépendra aussi de la mise en place d initiatives parallèles, par exemple, les procédures conjointes de gestion et d'établissement de rapports financiers qui sont abordées dans le cadre d'autres activités du GNUD. Une fois mises en œuvre, ces initiatives contribueront à clarifier le processus à suivre et à réduire la charge pesant sur les équipes de pays pour l'établissement des rapports relatifs au PNUAD. 1 Aux fins du présent document, les autorités nationales comprennent les ministères techniques et les organismes pour l aide au développement relevant des mandats des organismes et organes des Nations Unies. L'établissement de rapports prévoit également la participation des partenaires sociaux. En ce qui concerne les effets liés au travail et à l'emploi, l expression «partenaires sociaux» couvre les organisations de travailleurs et employeurs.

5 Table des matières Préambule...2 Table des matières Introduction Principes But du rapport relatif au PNUAD Format opérationnel standard du rapport relatif au PNUAD Elaboration du rapport relatif au PNUAD à partir du processus d'examen annuel Annexe 1: Exemples de bonnes pratiques dans le processus d'examen annuel...15 Annexe 2: Exemple d'évaluation de la contribution du système des Nations Unies au Rwanda...16 Annexe 3: Exemples de bonnes pratiques d élaboration du rapport relatif au PNUAD...19 Annexe 4: Annexes au rapport relatif au PNUAD : Exemples et orientations Annexe 5: Rôles et responsabilités dans l élaboration du rapport relatif au PNUAD

6 1. Introduction Les présentes orientations ont pour objet d'aider les équipes de pays à appliquer efficacement la résolution A/RES/62/208 de l'assemblée générale concernant l'examen triennal complet des activités opérationnelles de développement du système des Nations Unies. Ces orientations offrent aux équipes de pays un format opérationnel standard pour l'établissement des rapports relatifs au PNUAD. 2 Ces orientations ont été mises au point à la suite d'examens et de consultations approfondis menés avec le personnel des Nations Unies dans les bureaux extérieurs et aux sièges. Ce document propose également des exemples de bonnes pratiques relativement au processus d'examen annuel, lesquels font office d appui du GNUD 3 à cette activité. Il ressort des consultations liées à l'élaboration de ces orientations que le processus doit être adapté et répondre aux besoins sur le terrain, et que l engagement des équipes de pays est important, si l'on veut garantir la réussite du processus. Ces orientations brèves et concises ont été conçues pour faciliter leur utilisation par les équipes de pays. Ces orientations tiennent également compte du besoin de flexibilité des équipes de pays dans la définition d'une approche cohérente qui : (a) réponde aux besoins du pays ; (b) corresponde aux contextes dans lesquels opèrent les équipes de pays ; et (c) soit adaptée au niveau de capacité dont disposent les équipes de pays. Pour faciliter la mise au point des modalités d'établissement de rapports, et leur gestion par les équipes de pays, des liens vers des exemples de rapports et autres orientations des Nations Unies appropriées sont exposés en annexe. Les orientations sur l'établissement des rapports relatifs aux PNUAD respectent les Principes directeurs relatifs au PNUAD à l'attention des équipes de pays intitulés : Processus d'élaboration du PNUAD : Partie (II) Principes directeurs à l'attention des équipes de pays des Nations Unies et Partie (II) Directives techniques à l'attention des équipes de pays des Nations Unies. Conformément aux Principes directeurs relatifs au PNUAD, l'équipe de pays et le gouvernement doivent conduire un examen annuel du PNUAD. S'il est indispensable d étayer le processus d'examen annuel par des documents, l'établissement d un rapport n'est pas obligatoire. Néanmoins, un rapport spécifiquement lié au PNUAD doit être élaboré au minimum par cycle de PNUAD. Les points qui suivent résument le contenu des différentes parties des présentes orientations : La partie 2 décrit les principes clés dont doit tenir compte l'équipe de pays ; La partie 3 expose le but du rapport relatif au PNUAD ; La partie 4 présente le format opérationnel standard (structure) à partir duquel l'équipe de pays élaborera le rapport ; La partie 5 établit les grandes lignes du processus d'examen annuel qui serviront à mettre au point l'analyse et les commentaires des sections du rapport ; et Les documents additionnels et les exemples de bonnes pratiques figurent en annexe. 2 L'équipe de pays des Nations Unies recouvre les délégués des fonds, programmes et institutions spécialisées des Nations Unies, et autres entités des Nations Unies habilitées dans un pays donné. Cela peut couvrir également les délégués des institutions de Bretton Woods. 3 (a) Processus d'examen annuel du PNUAD et Rapport d'examen annuel - Bonnes pratiques. Rapport élaboré à l attention du GNUD, Septembre 2009 et (b) Cartographie et analyse des besoins de rapports annuels des organismes, Juin

7 2. Principes a. L'Examen triennal complet de 2007 demande que «le coordonnateur résident, appuyé par l'équipe de pays des Nations Unies, doit rendre compte aux autorités nationales des progrès accomplis en ce qui concerne les résultats convenus dans le Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement». Cette demande a été réitérée au paragraphe 10 de la résolution de l ECOSOC en 2009, qui demande également au Secrétaire général, par l'intermédiaire du Groupe des Nations Unies pour le développement et des organisations qui en sont membres, de mettre au point un format opérationnel standard pour l'établissement des rapports à cet effet, en gardant à l'esprit la nécessité de réduire la charge administrative et les coûts de transaction. Selon l interprétation du GNUD, les équipes de pays doivent élaborer un rapport des résultats relatifs aux PNUAD, qu'elles présenteront aux autorités nationales au mois une fois pendant le cycle du PNUAD. Cependant, l'équipe de pays pourra décider, en consultation avec le gouvernement et autres partenaires clés, d'élaborer plusieurs rapports au cours du cycle du PNUAD, si cela est utile. b. Le rapport relatif au PNUAD doit viser à faire état de la contribution des Nations Unies aux résultats, en ce qui concerne les effets convenus dans le PNUAD. Les résultats doivent être communiqués au niveau des effets convenus dans le PNUAD, et être accompagnés de commentaires attestant de la contribution des Nations Unies à ces résultats. Les effets décrivent les changements escomptés dans les conditions du développement et concernent en principe les changements dans la performance institutionnelle ou le comportement des individus ou des groupes, résultant en partie de la coopération avec l'équipe de pays. Le rapport ne doit pas faire état des activités soutenues par les Nations Unies ; il doit faire uniquement état des extrants, c'est-àdire, des apports ayant contribué aux effets prévues par le cadre de résultats du PNUAD. c. Le rapport relatif au PNUAD est un outil permettant de renforcer la responsabilité mutuelle entre les systèmes des Nations Unies et les autorités nationales. Le rapport fait partie des mesures prises par les Nations Unies pour donner suite à l'agenda pour une meilleure efficacité de l'aide, dans la mesure où cela renforce la responsabilité mutuelle entre le système des Nations Unies et les Etats Membres au niveau national 4. d. L'équipe de pays et le gouvernement doivent conclure un accord indiquant clairement la façon dont sera utilisé le rapport relatif au PNUAD, ainsi que la fréquence de son élaboration. Les organismes des Nations Unies et leurs partenaires restent responsables des résultats de leurs projets et programmes individuellement, et le rapport relatif au PNUAD ne diminue pas les responsabilités clairement établies. L'équipe de pays et le gouvernement s'accordent sur la façon dont sera utilisé le rapport, de manière à renforcer la responsabilité mutuelle des progrès vers les effets convenus dans le PNUAD, ainsi que sur toute autre utilisation du rapport. Un rapport doit être élaboré au minimum pour chaque cycle de PNUAD, l équipe de pays et les autorités nationales devant s'accorder sur le calendrier. 5 L équipe de pays pourra 4 La responsabilité mutuelle fait désormais partie du cadre de l aide au développement et de l'efficacité de l'aide, bien que se pose la question de ses implications réelles. Aux fins de l'établissement du rapport relatif au PNUAD, la responsabilité mutuelle s'entend de la responsabilité respective des parties oeuvrant ensemble vers la réalisation de résultats partagés. La notion de responsabilité respective témoigne du fait que la responsabilité n'est pas fongible et doit, dans l'analyse finale, incomber à un acteur en particulier. Beaucoup de parties prenantes contribuent aux effets convenus dans le PNUAD et chacune d'entre elles est responsable de sa propre contribution. Le rapport relatif au PNUAD s'attachera aux contributions apportées à ces efets, et, constituera de fait la responsabilité respective - au niveau des effets - de chaque équipe de pays des Nations Unies. 5 On observe que l impact du rapport relatif au PNUAD est maximal lorsque celui-ci est élaboré au premier semestre de la dernière année du cycle du PNUAD. Cela permet de maximaliser les activités d'évaluation du PNUAD, généralement conduites au cours de l'avant-dernière année, puisque : premièrement, l'analyse du contexte peut faire fond sur les travaux d'analyse communs du pays menés au cours de l'avant-dernière année. Ensuite, l'examen annuel et les processus de conception du PNUAD qui interviennent au cours de l'avant-dernière année offriront à la fois une analyse de l'adéquation du soutien et de la contribution du système des Nations Unies, et reflèteront l accord avec le gouvernement

8 décider, en consultation avec le gouvernement et autre partenaires clés, d'élaborer plusieurs rapports par cycle de PNUAD, si cela est utile. Les pays faisant partie de l'initiative «Tous Unis dans l'action» sont actuellement tenus d'établir un rapport annuel. e. L'établissement de rapports fait partie intégrante du cycle de planification et de programmation stratégique du PNUAD, et appuie un processus décisionnel éclairé, fondé sur des données factuelles. La crédibilité des résultats communiqués dépendra du bon fonctionnement des processus de planification et d'examen annuel du PNUAD. Le processus d'examen annuel devrait éclairer et appuyer l'établissement du rapport relatif au PNUAD. Dans l'idéal, le processus d'établissement des rapports relatifs au PNUAD fait apparaître les éléments suivants: Liens étroits avec les priorités et l'appropriation nationales du PNUAD; Approche fondée sur les Principes directeurs relatifs au PNUAD ou sur les modifications spécifiques aux pays ; Appropriation du PNUAD par le personnel du système des Nations Unies et appui solide au processus d'examen annuel et à l'établissement du rapport en découlant par l'équipe de pays ; Engagement des autorités nationales et des membres de l'équipe de pays, y compris les institutions spécialisées et les organismes non résidents ; Procédures simplifiées et réduction des coûts de transaction pour les partenaires, y compris le gouvernement ; Envergure des efforts adaptée au programme de pays ; sur les enseignements tirés et la voie à suivre. Enfin, l'évaluation du PNUAD renforcera la crédibilité des résultats communiqués, car cela permettrait d évaluer en toute impartialité la contribution manifeste du système des Nations Unies et d offrir la plupart des commentaires nécessaires au rapport relatif au PNUAD sur la contribution du système des Nations Unies, pour chacun des effets. Approche solide de gestion axée sur les résultats, propre à examiner les secteurs et indicateurs de résultats relativement aux activités conduites, aux extrants et effets, sur la base d un plan de suivi et d'évaluation crédible, et la modification du PNUAD à partir des examens et évaluations périodiques ; et Principes de programmation du PNUAD, en particulier le principe d'approche fondée sur les droits de l homme tel que prévu par le système des Nations Unies et les institutions spécialisées. 6 f. L engagement ferme des partenaires nationaux et de l'équipe de pays au processus, et son appropriation par ces derniers sont essentiels. L'engagement ferme des autorités nationales et de l'équipe de pays au processus, son appropriation et sa prise en charge par ces derniers, sont essentiels à l'élaboration réussie du rapport relatif au PNUAD. La cohésion et l engagement des membres de l'équipe de pays concernant le but de ce processus, ainsi que la participation des partenaires nationaux, sont indispensables. g. Les équipes de pays peuvent décider du niveau et de l'envergure des informations qui seront présentées dans le rapport relatif au PNUAD. Le rapport relatif au PNUAD doit être bref et porter sur les résultats au niveau stratégique, afin de minimiser les coûts de transaction et de renforcer la clarté et l utilité du rapport. Le format opérationnel standard est applicable à la plupart des situations de pays, puisque les domaines thématiques sont génériques. 7 C est l équipe de pays, en consultation avec les autorités 6 Les droits universels font partie des engagements de chaque Etat Membre au titre de la Charte des Nations Unies, de la constitution des institutions spécialisées et des déclarations et conventions connexes. Lors de chacune des phases du cycle de programmation, l'équipe de pays assure la promotion du respect de ces principes et de ces droits. Le rapport devra faire apparaître l'évaluation des progrès vers le respect desdits principes et droits. 7 Le format est aussi applicable aux situations d'après crise, lorsque les Nations Unies ont élaboré un plan de transition. Cependant, l'équipe de pays aura la possibilité de décider de quelle façon elle rendra compte de l'intervention humanitaire des Nations Unies, lorsque c est approprié. 2

9 nationales, qui décide du volume de commentaires et de données factuelles qui seront présentés dans le rapport, et ceux-ci devraient refléter le niveau d informations disponibles sur la performance. La disponibilité des informations dépendra de la phase du cycle du PNUAD et du nombre d'analyses conduites par l'équipe de pays (par exemple, en fonction de l évaluation de fin de cycle du PNUAD ou autre évaluation) ou par les autorités nationales et autres parties prenantes. h. Maximaliser l'utilisation des données des systèmes d'établissement de rapports, dans la mesure du possible. Pour évaluer les progrès accomplis vers les effets convenus dans le PNUAD, l'équipe de pays s appuie sur les données des systèmes nationaux, lorsque disponibles. L'équipe de pays détermine quelles ont été les extrants apportés, et la mesure dans laquelle ils ont facilité les progrès vers les effets. L'équipe de pays maximalise parlà même l utilisation des résultats émanant des évaluations de la performance des projets/programmes, du rapport annuel du coordonnateur résident, et de tout processus visant à l'examen de la réforme des Nations Unies. 3

10 3. But du rapport relatif au PNUAD Le rapport relatif au PNUAD est un outil visant à démontrer les progrès accomplis vers la réalisation des priorités nationales pour le développement soutenues par le PNUAD, et par conséquent, il renforce la responsabilité mutuelle. L'équipe de pays consulte les autorités nationales pour s accorder sur une vision commune de l'utilisation du rapport relatif au PNUAD, sur les secteurs qui tireront profit d une plus grande responsabilité mutuelle, et sur le calendrier d'élaboration du/des rapport(s) au cours du cycle du PNUAD. Pour favoriser la responsabilité mutuelle, l'équipe de pays, le gouvernement et les autres partenaires principaux partagent les résultats clés auxquels ils ont contribué. Dans ce contexte, il importe de rappeler que c'est surtout au cours du processus d'examen annuel que l'équipe de pays s'engage avec le gouvernement et les autres partenaires, sur la base d informations fiables sur la performance, pour renforcer la prise de décision en toute connaissance de cause, et déterminer précisément les engagements à prendre pour l'année à venir. Le rapport relatif au PNUAD sera accessible à toute la gamme des parties prenantes, à la fois au sein des autorités nationales et au-delà. La valeur ajoutée que présente le rapport relatif au PNUAD pourrait donc être une plus grande transparence, puisqu il deviendra le point de référence unique en matière d effets convenus dans le PNUAD et de contribution du système des Nations Unies. Etant donné que les pays font face à des circonstances diverses, l'équipe de pays, en consultation avec les autorités nationales, peuvent déterminer d'autres besoins à couvrir par le rapport. Les éléments pouvant être envisagés sont les suivants : a. Renforcer le partage d'informations ; b. Accroître l appropriation des effets communs par les autorités nationales, les autres parties prenantes et les Nations Unies ; c. Renforcer le cycle de gestion stratégique du PNUAD, en établissant des liens entre les évaluations de la performance, les enseignements tirés et les décisions prises sur la façon dont l ensemble du programme pourrait être ajusté ; d. Documenter les révisions approuvées concernant le cadre de résultats du PNUAD et les changements/adaptations en découlant, pour lesquels le système des Nations Unies pourrait être responsable ; et e. Communiquer des données sur la mise en oeuvre de la réforme clé des Nations Unies au niveau national et sur la façon dont cette dernière renforce la cohérence et l'efficacité du système des Nations Unies.

11 4. Format opérationnel standard du rapport relatif au PNUAD Cette section présente les grandes lignes du format opérationnel standard du rapport relatif au PNUAD. Le format comprend les cinq sections suivantes et les annexes exigées. I. Introduction Longueur : 2-3 pages Quels sont les points à aborder? Indiquer le but du rapport relatif au PNUAD convenu avec le gouvernement, et faire un résumé du processus d'élaboration ; Décrire brièvement les liens établis entre les stratégies nationales pertinentes, le document de stratégie pour la réduction de la pauvreté (DSRP) et les approches sectorielles, le cas échéant, et la réalisation des objectifs pour le développement adoptés au niveau international, notamment les objectifs du Millénaire pour le développement (OMD) ; Décrire brièvement le PNUAD, sa durée de vie, ses objectifs et les liens établis entre les effets convenus dans le PNUAD et les objectifs de développement adoptés au niveau international, notamment les OMD ; Préciser la période couverte par le rapport et mentionner toute révision du PNUAD intervenues pendant la période d'établissement du rapport ; Déterminer les organismes des Nations Unies dont les résultats seront intégrés au rapport, ainsi que tout changement dans le rôle des organismes ayant modifié l'élaboration du rapport ; et Faire des renvois à l'annexe 2, où figureront les définitions des principaux termes pour aider les parties prenantes extérieures aux Nations unies à comprendre les termes qu elles ne connaissent pas. 8 II. Principales tendances en matière de développement Longueur : 1-2 pages Quels sont les points à aborder? Principaux changements intervenus pendant la période d'établissement de rapports et ayant modifié le contexte du développement sur la base duquel le PNUAD a été mis en oeuvre ; et Tendances extérieures ayant modifié les risques et les hypothèses concernant les éléments à mettre en place pour l efficacité de l'appui des Nations Unies (par exemple, changements politiques et priorités émergentes modifiant considérablement l'orientation politique, les catastrophes, [humanitaires ou naturelles], modifications importantes des prix à l échelle internationale, etc.). III. Progrès vers les effets convenus dans le PNUAD et contribution du système des Nations Unies Longueur : 2 pages par effet convenu dans le PNUAD Quels sont les points à aborder pour chaque effet? Un résumé des progrès accomplis par rapport à la situation initiale et aux cibles établies pour chacun des effets. Ces informations seront en principe tirées des données produites par les systèmes d'établissement de rapports et de collecte de données du gouvernement. Rapport descriptif évaluant la contribution du système des Nations Unies aux progrès accomplis vers les effets convenus dans le PNUAD (sur la base des examens annuels, et si possible, des PNUAD est indiqué à l'annexe VI. 8 Le nombre minimal d'annexes qui seront jointes au rapport relatif au 1

12 examens de fin de cycle conduits par un groupe interorganisations chargé du suivi et de l'évaluation ou d'un processus équivalent). Le rapport descriptif devra : a. (i) Décrire la contribution stratégique des organismes des Nations Unies concernés ; (ii) indiquer s il est avéré que la contribution a été renforcée par une meilleure cohérence entre les activités des organismes. Il n'est pas nécessaire de faire état des activités relevant des projets et programmes, et les contributions des organismes des Nations Unies ne doivent être mentionnées qu'en ce qui concerne les changements significatifs observés dans le niveau des effets convenus dans le PNUAD. Le rapport doit également faire état, à la lumière ses orientations de l'examen triennal complet sur la contribution des activités opérationnelles du système des Nations Unies, du développement des capacités nationales et de l'efficacité de l'aide au développement, notamment en ce qui concerne les contributions : (i) au renforcement des capacités ; (ii) à la coopération Sud-Sud et au développement des capacités nationales ; (iii) à l'égalité entre les sexes et à l'autonomisation des femmes (iv) au passage de la phase de secours à celle de l'aide au développement, selon chacun des contextes nationaux. b. Les indicateurs quantitatifs concernant les effets suivent rarement la performance de chacun des cinq principes interdépendants de programmation des Nations Unies - à savoir, droits de l'homme, égalité entre les sexes, environnement durable, gestion axée sur les résultats et développement des capacités. Le rapport descriptif sur la contribution du système des Nations Unies doit néanmoins mentionner la mesure dans laquelle ces cinq principes ont été reflétés dans la contribution générale du système des Nations Unies et les progrès vers les effets convenus dans le PNUAD, ou autres questions transversales pertinentes pour le pays. c. Identifier les secteurs où la mobilisation du système des Nations Unies a permis d'accroître l'engagement du gouvernement ou d établir un ordre de priorité des interventions, à la lumière des règles normatives adoptées au niveau international liées aux effets convenus dans le PNUAD. d. Exposer les éléments démontrant que l'appui du système des Nations Unies est adapté au contexte du pays et aux priorités nationales. e. Décrire les progrès accomplis vers la mise en oeuvre ou le respect des principes, des droits ou autres règles normatives. IV. Progrès relatifs à la réforme des Nations Unies Longueur : 3 pages maximum Quels sont les points à aborder? Commentaires indiquant ce que l'équipe de pays a prévu dans ce domaine pour la période d'établissement de rapports, et la mesure dans laquelle les objectifs en la matière ont été atteints. Examen des améliorations observées dans le fonctionnement du système des Nations Unies pour le développement à la lumière des orientations de l'examen triennal complet concernant : (a) la cohérence, l'efficacité et la pertinence ; et (b) les capacités au niveau national du système des Nations Unies pour le développement. Évaluation des progrès accomplis par rapport aux points de référence et aux résultats approuvés, le cas échéant. V. Enseignements tirés et voie à suivre Longueur : 3-4 pages maximum Quels sont les points à aborder? Garder à l'esprit que cette section aborde des points relevant de la compétence de l'équipe de pays, et ne doit pas, par conséquent, porter sur des éléments liés aux projets et programmes des organismes, si la responsabilité incombe à ces derniers et à leurs partenaires individuellement. Sur la base des réflexions conduites pendant le processus d'examen annuel, les commentaires couvriront les points suivants : a. Changements dans les principales hypothèses de planification, les 2

13 risques et les opportunités émergentes ; b. Persi st ance de l adéquati on des effets et extrants convenus dans le PNUAD avec les priorités nationales et le contexte du pays au sens large ; c. Ajustements en fonction des résultats escomptés (extrants des programmes de pays); d. Réexamen des stratégies, des activités prévues, des partenariats et de l'allocation des ressources, et identification des responsables en charge de ces changements ; et e. Tout changement approuvé dans la matrice de résultats du PNUAD. VI. Annexes au rapport Annexe 1: Description du processus d'examen annuel Annexe 2: Définitions Quels sont les points à aborder? Indiquer les principales définitions à l'attention en particulier des parties prenantes extérieures aux Nations Unies, et dresser la liste des acronymes utilisés. Annexe 3: Indication et prévisions des dépenses liées aux programmes Quels sont les points à aborder? Faire état des dépenses prévisionnelles dans tout le système Nations Unies au niveau national ; Déterminer l insuffisance des fonds par rapport au cadre budgétaire indicatif du PNUAD; et Débattre des coûts de transaction et de l'efficience, le cas échéant, à la lumière des orientations de l Examen triennal complet en matière d'établissement de rapports. Quels sont les points à aborder? Décrire les processus d'examen annuel entrepris et la façon dont ils ont contribué au rapport ; Expliquer les mécanismes d examen annuel et de coordination ayant été mis en place par le système Nations Unies et le gouvernement, ainsi que l'efficacité de leur utilisation par rapport aux orientations du système des Nations Unies en matière de processus d'examen annuel ; et Évaluer le caractère inclusif du processus, notamment concernant la participation des organismes non résidents et des institutions spécialisées, et la façon dont l'équipe de pays pourrait élargir une telle participation à l'avenir. 3

14 5. Élaborer le rapport relatif au PNUAD à partir du processus d'examen annuel La figure 1 illustre comment mettre au point les informations utiles aux différentes sections du rapport relatif au PNUAD à partir du processus d'examen annuel, en particulier concernant les sections mentionnées ci-dessus liées aux progrès accomplis vers les effets convenus dans le PNUAD, à la contribution du système Nations Unies et aux progrès de la réforme des Nations Unies. Conformément aux Principes directeurs relatifs au PNUAD, le processus d'examen annuel du PNUAD doit être aligné sur l'examen du plan national pour le développement, dans la mesure du possible. Le processus d'examen annuel spécifique à chacun des organismes devrait contribuer à l'examen annuel du PNUAD. Le processus d'examen annuel consiste principalement, pour l équipe de pays et le gouvernement, à entamer l'examen de l'ensemble des progrès accomplis vers les résultats, et à tirer les leçons et les bonnes pratiques qui serviront aux processus de planification annuelle et aux engagements pour l'année à venir. Afin de faciliter le processus d'examen annuel du PNUAD, l'équipe de pays s'appuie sur les mécanismes nationaux d'examen, lorsque ces derniers sont en place pour le suivi des priorités nationales pour le développement, et/ou forme des groupes interorganisations pour chaque priorité nationale pour le développement figurant dans le PNUAD. Comme indiqué à la figure 1, l'équipe de pays peut suivre un processus en trois phases pour conduire l'examen annuel du PNUAD. Au cours de la phase 1, des consultations annuelles ont lieu avec les organismes sur leurs programmes/projets afin d examiner et approuver les progrès accomplis, notamment concernant les extrants convenus dans le PNUAD. Les résultats de ces consultations sont utilisés pour la phase 2. Pendant la phase 2, les groupes interorganisations chargés du suivi et de l'évaluation suivent les contributions du système des Nations Unies par rapport aux effets figurant dans le PNUAD. Les groupes chargés du suivi et de l'évaluation préparent des rapports d'évaluation par secteur d effet prévu dans le PNUAD, en décrivant les progrès accomplis vers chacun des effets et principaux extrants du système des Nations Unies en la matière (comme indiqué à la section III du format). Vient ensuite la phase 3, impliquant des consultations importantes avec le gouvernement et les autres partenaires en vue d'examiner l'ensemble des progrès. C'est une occasion annuelle pour tous les organismes et les partenaires nationaux d'interagir et d'examiner la contribution collective du système des Nations Unies aux priorités nationales pour le développement sur la base du PNUAD. À l'occasion de ces consultations, les principaux enseignements tirés et la voie à suivre sont approuvés et étayés par des documents (comme indiqué à Section V du format). Le processus consultatif, à tous les niveaux de la chaîne de résultats du PNUAD doit offrir une occasion aux organismes et à leurs homologues nationaux de procéder à une évaluation et de formuler des recommandations sur : les hypothèses de planification, les risques et les opportunités émergentes ; la pertinence persistante des résultats prévus par le PNUAD par rapport aux priorités nationales ; et les ajustements apportés aux résultats prévus par le PNUAD (à différents niveaux), notamment concernant les stratégies, les partenariats et l allocation des ressources. Il conviendra de répercuter tout ajustement apporté aux effets et aux extrants convenus dans le PNUAD sur les documents correspondants interorganisations et des organismes, de manière à maintenir la cohérence et l'alignement de l action. Pour une année donnée, concernant l'établissement du rapport relatif au PNUAD, les examens annuels de l'année en cours et des années précédentes (le cas échéant) pourraient servir à l'élaboration des différentes sections du rapport, en particulier les sections III et V. L'étude récente des bonnes pratiques concernant le processus d'examen annuel du PNUAD et 1

15 l'établissement de rapports d'examen annuel, et les consultations menées pour mettre au point ces orientations, ont permis d'identifier un certain nombre d'exemples et d'approches que l équipe de pays pourrait adopter pour renforcer le processus d'examen annuel. À la demande des entités sur le terrain, ces éléments sont résumés à l annexe 1 et proposent des liens vers des exemples pertinents de pays. Un exemple d'une analyse des contributions est proposé à l'annexe 2. D'autres exemples seront élaborés et présentés aux équipes de pays lorsque disponibles. 2

16 ERVIRA AUX DIFFÉRENTES SECTIONS DU RAPPORT RELATIF AU PNUAD PHASE 3: Consultation de haut niveau avec le gouvernement à propos du PNUAD Réunion convoquée par le gouvernement et/ou le coordonnateur résident, et coordonnée par l'organe gouvernemental de coordination et le bureau du coordonnateur résident Objet : Avaliser les conclusions ressortant des examens des effets convenus dans le PNUAD. Examiner les questions qui se dégagent des enseignements tirés et définir la voie à suivre. Rechercher des exemples d'interrelation entre les effets. PHASE 2: Examen annuel des effets convenus dans le PNUAD Examiner les progrès accomplis vers les effets convenus dans le PNUAD à la lumière des indicateurs, des données initiales et des cibles établis. Déterminer la contribution stratégique des organismes, et les éléments démontrant une contribution accrue grâce à une plus grande cohérence entre les extrants des organismes. Analyser la contribution du système des Nations Unies et son adéquation actuelle au contexte national. Conduire l'évaluation des répercussions des progrès vers les effets et les extrants du système des Nations Unies sur les droits de l'homme, l'égalité entre les sexes, la durabilité environnementale, la gestion axée sur les résultats, et le développement des capacités. Réexaminer les effets prévus dans les plans de travail pour l'année suivante. PHASE 1: Examen annuel des extrants convenus dans le PNUAD Examiner et évaluer les progrès accomplis vers les extrants convenus dans le PNUAD dans le cadre de l'examen annuel spécifique aux organismes. Aux fins du partage des extrants, les organismes concernés devraient examiner les progrès conjointement. Évaluer les contraintes et les opportunités, et l'adéquation des extrants convenus dans le PNUAD aux priorités nationales, et identifier les changements stratégiques liés à la conception du programme et aux questions opérationnelles. Actualiser les indicateurs visant à mesurer les extrants, lorsque nécessaire. Identifier les possibilités de réduire les coûts de transaction en suivant la même description que pour l établissement de rapports des entreprises. Approuver les projets de plans de travail annuels et/ou équivalent pour chacun des organismes pour l'année suivante. Organisme A, consultations Consultation de haut niveau avec le gouvernement concernant le PNUAD Organisme B, consultations Organisme C, consultations Produit : Groupe interorganisations pour le suivi et l'évaluation du PNUAD Organisme D, consultations Produit : Examen du PNUAD étayé par des documents sur les enseignements tirés et la voie à suivre Produit : Synthèse des consultations des organismes par secteur d effet convenu dans le PNUAD, décrivant les progrès accomplis vers les effets et les principaux extrants du système des Nations Unies Produit: Conclusions des organismes, dégagées de leurs examens annuels et de leurs plans de travail annuels pour l'année suivante 1

17 Annexe 1. Exemples de bonnes pratiques en matière de processus d'examen annuel Le tableau ci-dessous présente une compilation d'exemples de pays dans quatre grands domaines relevant du processus d'examen annuel. Ces exemples ont été recueillis dans le but de partager les bonnes pratiques, notamment concernant les tâches spécifiques dont il faut s acquitter pour la préparation, la conduite et les résultats du processus d'examen annuel. Ces exemples offrent d'autres orientations et/ou peuvent être adaptés à différents contextes nationaux, si nécessaire. Domaine 1 : Planification du processus en plusieurs phases d'examen annuel du PNUAD avec les partenaires nationaux Processus : Exemples Élaborer une note conceptuelle contenant des orientations et un calendrier de mise en oeuvre de l'examen annuel, et intégrer ces éléments au PNUAD Déterminer un responsable chargé du processus, par exemple, un consultant, un membre du personnel des organismes ou un organisme responsable, avec un coresponsable au gouvernement Déterminer les ressources et le temps nécessaires au processus, et indiquer le délai préalable et/ou la périodicité de l'analyse à conduire Déterminer quels sont les organismes non résidents qui participeront au processus Elaborer un mandat conjoint qui sera adopté par toutes les parties prenantes au processus et l'examiner soigneusement Définir un calendrier des échéances annuelles Intégrer le processus d examen annuel aux besoins et choix d'établissement de rapports de l'équipe de pays Obtenir l'accord des hauts responsables gouvernementaux sur le processus et le calendrier Promouvoir le respect du processus par l'intermédiaire du coordonnateur résident et de son homologue gouvernemental, ainsi qu un accord sur les échéances Pacifique : Principes directeurs relatifs à l'examen annuel du PNUAD pour Viet Nam: Note d'orientation sur l'examen annuel, l'établissement de rapports et le processus de planification par le PCG pour Îles Salomon : Réunion sur la stratégie commune, objectifs, méthodologie et messages, 2008 Papouasie-Nouvelle-Guinée : Document de travail, rapport annuel intégré des Nations Unies (avec les données trimestrielles intégrées au rapport annuel) Cambodge, évaluation du PNUAD, 2008 (note conceptuelle et attentes du gouvernement) République Démocratique du Congo, 2008 (Note conceptuelle de suivi et d'évaluation du PNUAD et budget pour la réunion d'examen annuel) Malawi, Principes directeurs relatifs à l'examen annuel du PNUAD, 2008 Bosnie-Herzégovine : mandat du consultant pour l'évaluation du PNUAD, 2009 (cont d) h 1

18 Domaine 2 : Consolider les données du rapport relatif au PNUAD, à partir des consultations menées individuellement avec les organismes Processus : Exemples Élaborer un rapport des effets convenus dans le PNUAD Mettre au point un modèle d'établissement de rapports concernant les effets convenus dans le PNUAD Veiller à ce que les questions transversales soient couvertes dans le rapport des effets Viet Nam: Note d'orientation sur l'examen annuel, l'établissement de rapports et le processus de planification par le PCG pour Azerbaïdjan : Rapport d'examen annuel du PNUAD 2008 (Processus en six étapes) Bangladesh : Rapport d'examen annuel du PNUAD,2007 (groupes chargés des effets, 6 rapports et 6 ateliers) Îles Salomon : Plan d'examen annuel du PNUAD, 2008 (directives, dates, délais, budget, rôle du gouvernement clairement définis) Mongolie : Rapport d'examen annuel,2007 (travaux préparatoires de collecte de données par le personnel du système des Nations Unies) Turquie : Examen à mi-parcours du PNUAD, 2008,(, notamment, structure du rapport) Domaine 3 : Obtenir l'approbation à un haut niveau des conclusions de la réunion sur l'examen annuel du PNUAD Déterminer avec les partenaires gouvernementaux les détails de la réunion, le plan, le programme et les participants à la réunion Déterminer si les donateurs doivent participer à la réunion Mettre au point les objectifs de la réunion et déterminer quelles seront les extrants et les mécanismes de suivi, afin de donner suite aux recommandations Libéria, note conceptuelle sur la réunion d'examen annuel conjoint, 2008 Zimbabwe, atelier sur l'examen annuel du PNUAD, Élaborer un résumé du rapport de l'atelier contenant les conclusions et les recommandations, et des annexes où figureront les présentations et autres documents clés (transmis par les parties prenantes) 2

19 (cont d) h g (cont d) Domaine 4 : Révision du PNUAD et création des capacités en gestion axée sur les résultats et en suivi et évaluation Élaborer et réviser le PNUAD et les documents opérationnels connexes à partir des recommandations, des enseignements tirés et des bonnes pratiques dégagées de l'examen Promouvoir le développement des capacités en gestion axée sur les résultats et en suivi et évaluation du personnel du système des Nations Unies et des partenaires gouvernementaux Répartir le travail entre l'équipe des pays par domaine spécifique du PNUAD Promouvoir la participation du personnel et le développement de leurs capacités à l'aide d'appui de haut niveau, lorsque nécessaire Angola : Examen et révision du PNUAD, 2007 : Bosnie-Herzégovine : Examen annuel du PNUAD, 2008 (examen et révision du PNUAD) Egypt e: Système de suivi et d'évaluation des cadres d'établissement de rapports, et note conceptuelle sur le suivi et l'évaluation, 2009 Egypte : Diagramme du système de suivi et d'évaluation 2009 Egypte : Examen à mi-parcours, 2009 Kazakhstan : Examen annuel, 2008 (résumé de la matrice des progrès) Mettre en place un mécanisme continu de retour d'information, incitant à prendre des mesures de suivi justifiées par des documents ; mettre au point un tableau décrivant comment il sera donné suite aux recommandations et comment cela influencera la planification ; et déterminer un calendrier d'établissement de rapports périodiques sur les progrès concernant le suivi des recommandations Réviser le plan de suivi et d'évaluation du PNUAD 3

20 Annexe 2: Exemple d'évaluation de la contribution du système des Nations Unies Quelques orientations sont disponibles sur l'analyse de la contribution du système des Nations Unies, élément indispensable à l'établissement des rapports relatifs au PNUAD. Un exemple de ce que le groupe interorganisations chargé du suivi et de l évaluation devrait intégrer dans le rapport en matière de contribution des Nations Unies figure cidessous, sur la base de l'expérience des Nations Unies au Rwanda, et montre que la contribution ne requiert pas forcément un volume important de données. Comme illustré ci-dessous, il conviendra de mentionner les points suivants : L'objectif global du gouvernement est de mettre en place une économie fondée sur la connaissance au Rwanda ; Sur le modèle des bonnes pratiques, les effets convenus dans le PNUAD auxquelles le système des Nations Unies contribue sont partagés entre les organismes des Nations Unies, le gouvernement, et les autres partenaires ; Le gouvernement fournit des données sur les taux d'achèvement du cycle de l'école primaire ; Les extrants convenus dans le PNUAD qui, dans cet exemple, sont partagées par quatre organismes des Nations Unies, décrivent ce que pourrait être la contribution globale du système des Nations Unies aux effets convenus dans le PNUAD; et Les quatre organismes des Nations Unies oeuvrant pour les extrants convenus dans le PNUAD ont également mis au point des extrants propres à chacun des organismes, qui doivent être révisées dans le cadre du processus de suivi et d'évaluation ordinaire des projets/programmes. L'analyse de la contribution permettra d'obtenir des éléments sur les questions suivantes : Les quatre organismes des Nations Unies ontils apporté des extrants spécifiques et en temps utile? Il convient de relever que chaque organisme est responsable de ses extrants et que les administrateurs de programmes des Nations Unies doivent connaître leurs performances en la matière ; Si les quatre organismes des Nations Unies ont apporté leurs extrants en temps utile, ces dernières ont-elles été intégrées avec succès suivant un modèle unique? Il s agit précisément du domaine où il faut rechercher synergie et cohérence entre les extrants des quatre organismes intéressés et la valeur ajoutée de l approche de programmation conjointe par pays ; Si le système des Nations Unies a participé aux extrants prévus par le PNUAD, quels sont les éléments démontrant que ce modèle sera mis en œuvre? Dans un tel cas, le principal élément serait que le modèle a été accepté par le gouvernement et que le financement pour son lancement à l'échelle nationale a été mis en place. Une fois encore, si l'on sait précisément ce que l'on attend des autres données, cela ne devrait pas nécessiter de collecter d'autres données pour y répondre ; Si au cours des trois ou cinq prochaines années, le gouvernement fait état d'un changement positif dans les taux d'achèvement scolaire, quels sont les éléments démontrant que cette réussite est due en partie à la contribution (le modèle) du système des 1

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