Quel est le rôle des "doublons"? Quand créer ces différentes périodes? PAIE Gestion des doublons

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1 Quel est le rôle des "doublons"? A chaque fois que le contrat du salarié change (nouveau contrat, avenant au contrat actuel), certaines modifications se produisent. Ces dernières peuvent être importantes pour les déclarations sociales. Exemple : un salarié qui change de catégorie (non cadre devenant cadre) va avoir de nouvelles caisses de retraites complémentaires. Il faudra donc pouvoir "prendre une photo" de l'ancien contrat avant d'apporter les modifications afférentes au nouveau contrat. Cette "photo", c'est le doublon! Il permet de revenir dessus à tout moment de l'année, afin de visualiser les éléments du salarié tels qu'ils étaient avant l'avenant. Le doublon correspond à l'ancienne fiche du salarié. Lors de la génération d'un doublon, la fiche du salarié concerné est "dupliquée" sur un nouveau code (comme si l'on faisait une photocopie ou que vous créiez le même salarié sur un autre matricule) et les modifications que vous avez apportées au contrat sont donc faites sur cette nouvelle fiche (afin de garder l'autre en historique). On pourra désormais savoir que tel salarié était non cadre à telle période de l'année, et cadre à telle autre période. On appelle ces différentes périodes, les périodes d'activité. Quand créer ces différentes périodes? Les différentes périodes d'activité correspondent à tous les contrats ou avenants aux contrats que le salarié a eu au cours de sa carrière professionnelle. Toutefois, vous ne devez pas créer un "doublon" à chacun de ces moments sous peine d'avoir une multitude de fiches pour un même salarié en fin d'année. Cela alourdirait le traitement de la paie, les pointages que l'on fait en cours d'année et certaines déclarations ou listes paramétrées. Pour cela, il convient de trouver un équilibre, et de ne générer une période d'activité que quand cela concerne la déclaration annuelle des données sociales. Nous vous conseillons de créer de nouvelles périodes d'activité, pour un salarié, uniquement dans les cas suivants : changement de catégorie professionnelle: non cadre devenant cadre ; changement de contrat au niveau URSSAF : changement de contrat aidé ou salarié passant sur le régime général de l'urssaf ; formateur occasionnel devenant salarié classique (ou inversement) ; changement d'horaire contractuel : dans ce dernier cas, il convient toutefois d'être très restrictif (le salarié doit être, pour cela, concerné seulement par la GMP). Cela ne se produira donc que si le salarié est cadre, et mono employeur (donc n'ayant ni salaire ETAT, ni salaire extérieur) et enfin si son salaire à temps complet est inférieur au salaire charnière égal à : (2 682,00 plafond + 290,23 base GMP) soit 2 972,23 (valeur mensuelle pour 2007). Lorsqu un salarié a plusieurs contrats CDD dans L année, surtout si ces contrats sont sur des périodes qui ne se juxtaposent pas. En effet en 2008, de nouvelles informations concernant l UNEDIC seront présentes sur la DADS-U ; elles permettront aux entreprises de ne plus envoyer les attestations ASSEDIC. C est la DNA AC Dans les autres cas, nous vous conseillons de ne pas générer une nouvelle période d'activité pour le salarié, mais plutôt de corriger les éléments sur la fiche actuelle sans créer de doublon. Page 1/ 6

2 Quel lien y a t'il entre les périodes d'activité et la DADS-U? L'arrivée des caisses de retraites complémentaires a rendu la déclaration plus complexe. En effet, ces organismes ne devront recevoir que l'information qui les concerne. Pour en revenir à notre exemple précédent, la caisse de retraite non cadre de notre salarié ne devra connaître que la période qui la concerne et pas celle concernant l emploi du salarié en tant que cadre. Pour cela, vous devez identifier les organismes de retraite dans votre dossier de paie. Comment? par le biais du dictionnaire des organismes sociaux. Ce qui suit est extrêmement important car cela concerne l'envoi de la DADS-U aux organismes de retraite ARRCO et AGIRC. Le schéma ci-dessous vous explique le chemin que prendra votre déclaration par Internet. Retour si pas OK Retour si pas OK Internet Internet Etablissement Si cette phase est correcte, votre envoi est validé. Mais est-ce que l'arrco et l'agirc recevront le fichier pour autant?? Page 2/ 6

3 Comment générer un doublon ou une période d'activité? 1. J apporte les modifications du nouveau contrat (ou de l avenant) en modifiant le contrat en cours Je modifie les éléments du contrat de travail affectés par l avenant ou le nouveau contrat de travail (au moins un des éléments signalés en vert ci-dessous) ATTENTION : en aucun cas vous ne devez modifier les dates d entrée et de sortie. 2. Je valide les modifications apportées tout en confirmant la création de la nouvelle période d activité. Page 3/ 6

4 Si vous n'êtes pas sûr, alors appelez votre centre APLON ou répondez Non (il est plus facile de générer un doublon après coup que d'en supprimer un). si vous répondez Non alors les modifications apportées écraseront les anciennes valeurs sur la fiche du salarié (il n'y a pas de fiche supplémentaire) ; si vous répondez, alors le traitement continue. 3. Je définis la date de ce nouveau contrat (ou d entrée en vigueur de l avenant au contrat de travail) Voilà pourquoi il ne fallait pas modifier les dates d entrée et de sortie AVANT! N oubliez pas d indiquer aussi le motif d entrée. 4. Je saisis éventuellement les éléments individuels qui étaient portés sur l ancien contrat. Il s agit des bonifications, des primes mensuelles en points ou en euros, de la prime de transport (remboursement titre de transport pour la région parisienne) Génération d une période séparée dans le temps de la précédente C est le cas de deux contrats distincts qui ne sont pas consécutifs. 1. Je ferme la période en cours qui correspond au 1 er contrat. J indique donc une date de sortie et un motif de sortie ET UNIQUEMENT CELA. ATTENTION : vous devez valider la fiche du salarié avant de poursuivre le traitement. Page 4/ 6

5 2. Je répète toutes les étapes décrites dans le cas précédent. Il s agit de revenir sur la même fiche et d effectuer cette fois les modifications correspondant au nouveau contrat ; il faut ensuite valider la fiche et activer la création de la nouvelle période d activité. ATTENTION : dans le cas où le second contrat est identique au 1er, alors on modifiera quand même un de ces éléments générant le déclenchement de création d une nouvelle période d activité (Temps de travail par exemple) pour le remettre comme il faut, par la suite, une fois cette période créée. Le nouveau contrat se trouve dans Salarié : contrat en cours. Il porte la date que vous avez indiquée cidessus en date d'entrée, et n'a pas de date de sortie (vous trouverez sur cette fiche tous les changements que vous avez apportés). L'ancien contrat "doublon" se trouve : soit dans Salariés : contrat en cours soit dans Salariés : contrats révolus Selon la date de sortie de cette fiche : soit vous l'aviez déjà renseignée comme indiqué en 1. soit vous n'aviez rien signalé et l'application l'a alors forcée en mettant le jour précédent la nouvelle date d entrée. Si cette date de sortie fait partie du mois de paie traité, alors la fiche du salarié sera dans les contrats en cours (mais en grisé). Sinon, elle sera dans les contrats révolus. Lorsque vous faites des changements de champs dits "particuliers", faites attention de ne pas générer à nouveau une nouvelle période d'activité lorsque vous mettez le nouveau contrat à jour (parce que vous avez oublié par exemple de corriger un champ particulier) attention au phénomène du "triplon"! Il est possible de gérer des périodes d'activité qui se chevauchent, mais attention aux dérives! Pour générer des périodes de paie qui se chevauchent (exemple : contrat du 10/05/2007 au 30/09/2007 et contrat du 17/09/2007 au 27/11/2007), il ne faudra pas passer par l'automatisme. L'utilisateur devra recréer la fiche du salarié manuellement EN VERIFIANT QU'ELLES ONT LA MEME IDENTITE (MEME NOM, MEME PRENOM, MEME NOM DE JEUNE FILLE, MEME N INSEE). Le matricule sera donc différent. Avec cette méthode, le contrôle des périodes n'est plus effectué par l'application (d'où plus de blocage lors de l'édition de la DADS et lors de la validation de la fiche du salarié). Cette manière de procéder permet d'avoir, sur l'édition de la DADS, les mêmes éléments qu'en passant par l'automatisme des périodes d'activité (le salarié a donc bien deux périodes sur la déclaration); pour éviter le rejet de type C2 (périodes en chevauchement), le salarié sera alors déclaré en emplois multiples. Page 5/ 6

6 Toutefois, attention aux abus : on ne pourra pas créer de contrats multiples si le salarié est à temps complet sur une des périodes un salarié non cadre ne peut pas être cadre en même temps sur un autre contrat attention aux quotas des heures complémentaires majorées ou à taux normal (le code du travail est là pour éviter les dérapages) attention lorsque vous versez une prime de précarité sur un contrat CDD alors qu'il existe un contrat CDI en parallèle pour le même salarié (où est la précarité à ce niveau?) cela donne "du grain à moudre" aux Inspecteurs du Travail Pour résumer, on ne peut pas tout faire (et surtout n'importe quoi) au niveau de la paie. Sachez aussi que le fait de créer le salarié sur deux matricules distincts ne permet pas d'avoir la consolidation de la taxe sur les salaires, consolidation qui est assurée automatiquement par l'application, dans le premier paragraphe. Tableau synthétique pour répondre à l obligation de la DADSU de créer des périodes d activité (bien entendu, si l établissement trouve des raisons supplémentaires pour créer les périodes, alors son choix est prioritaire) Raison du changement effectué catégorie (non cadre, cadre) profil régime d Urssaf (profil) horaire (taux d activité), temps de travail pour un cadre mono employeur horaire (taux d activité), temps de travail pour un cadre multi employeurs horaire (taux d activité), temps de travail pour un non cadre Faut-il créer une période? Non Non mais Commentaires la catégorie est une information de la DADSU ; de plus, les organismes de retraite complémentaire peuvent être différents l exonération de cotisations n est plus la même et l information du contrat Urssaf (type d exonération de la caisse) est déclarée sur la DADSU il influe sur les plafonds (donc sur les tranches) et sur le calcul de la Gmp (retraite complémentaire AGIRC) l horaire ne conditionne ni le calcul des tranches, ni celui de la Gmp (c est le rapport salaire OGEC sur salaires versés qui est important) le salarié non cadre n est pas concerné par la Gmp et son salaire dépasse rarement le plafond ; en cas contraire, créer une période est nécessaire type de contrat (CDD, CDI) le type de contrat est une information de la DADSU ces informations sont répertoriées sur la DADSU et Non code métier, convention collective servent à des fins statistiques pour l INSEE; elles mais peuvent devenir plus importantes, un jour changement de contrat de travail même s il n y a pas de changement dans les éléments de la paie changement de contrat de travail lorsqu il y a des périodes séparées changement des autres éléments de paie (sur un même contrat de travail) Non à chaque fois qu il y a un nouveau contrat de travail, il doit y avoir nouvelle période d activité (que ces contrats soient consécutifs, superposés ou séparés dans le temps sinon l assiette annuelle est lissée même sur les mois non travaillés et la moyenne peut être trop faible pour valider un trimestre de retraite Page 6/ 6

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