Contrat d adaptation professionnelle INFORMATIONS A L USAGE DE L ENTREPRISE FORMATRICE ET DE SON SECRETARIAT SOCIAL

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1 Contrat d adaptation professionnelle INFORMATIONS A L USAGE DE L ENTREPRISE FORMATRICE ET DE SON SECRETARIAT SOCIAL Si vous vous posez des questions en matière de PROCESSUS DE FORMATION, voyez les rubriques : cours théoriques programme de formation diplôme prolongation engagement suivi par l AWIPH formateur Si vous vous posez des questions en matière d INDEMNITES DE FORMATION, voyez les rubriques : état de prestations rémunération fiche de paie revenu de remplacement indemnités de formation salaire garanti précompte professionnel secrétariat social Si vous vous posez des questions en matière de SECURITE SOCIALE, voyez les rubriques : allocations familiales secrétariat social assurance-loi cotisations patronales vacances annuelles réduction de cotisations ONSS Si vous vous posez des questions en matière D'INTERRUPTION DU CONTRAT, voyez les rubriques : accident de travail maladie vacances annuelles Si vous vous posez des questions en matière de FIN DE CONTRAT, voyez les rubriques : engagement prolongation fin de contrat rupture Surtout si le stagiaire est le PREMIER TRAVAILLEUR que vous embauchez, voyez les rubriques : obligations de l employeur médecine du travail Pour toute information complémentaire : AWIPH - BUREAU REGIONAL DE Pour des questions liées aux interventions financières : Pour des questions liées au déroulement du contrat : CAPBR

2 ACCIDENT DE TRAVAIL Il convient de déclarer l'accident à la Compagnie d'assurances de l'entreprise et de suivre la procédure habituelle en la matière. Le salaire perdu à indiquer sur les documents est le montant des indemnités de formation mentionné à l article 4 du contrat. Vous ne devez pas verser d indemnités de formation pendant une période d'incapacité de travail. ALLOCATIONS FAMILIALES Le représentant légal de certains stagiaires peut continuer à percevoir les allocations familiales au-delà de leurs 18 ans, pour autant : que la limite d âge (21 ans s il reçoit des allocations ordinaires ou 25 ans s il reçoit des allocations majorées) ne soit pas dépassée, que les indemnités de formation «finalement à charge» de l entreprise formatrice (mentionnées en note à la fin du contrat) ne dépassent pas 520,08 EUR bruts par mois (depuis le 1/12/2012). Attention : l entreprise doit verser au stagiaire le montant mentionné à l article 4, et non ce montant mentionné en bas de page 2 du contrat! Dans ce cas, un document «P 9» fourni par la Caisse d allocations familiales est à compléter par l entreprise, le stagiaire, puis l AWIPH. Sur ce document, vous ne devez indiquer que le montant des indemnités de formation «finalement à charge de l entreprise», mentionné tout en bas de la page 2 du contrat. ASSURANCE-LOI L'entreprise est tenue de contracter une «assurance accidents de travail» pour le stagiaire. La compagnie d assurance réclamera périodiquement à l employeur un relevé des rémunérations du stagiaire. CHOMEUR Le stagiaire chômeur en dispense de pointage garde son statut de chômeur pendant la durée du contrat d adaptation professionnelle. Les indemnités de formation sont calculées en tenant compte des allocations de chômage perçues. Ces indemnités de formation étant assujetties à la sécurité sociale, le stagiaire peut bénéficier d un pécule de vacances. En cas de maladie, des indemnités journalières d incapacité de travail peuvent lui être accordées par sa mutuelle. Elles sont calculées uniquement sur base de l allocation de chômage. CONGES : voir VACANCES ANNUELLES COURS THEORIQUES Le contrat d'adaptation professionnelle ne comprend pas nécessairement de formation théorique. Cependant, la fréquentation de cours de promotion sociale ou de formation permanente des classes moyennes, la fréquentation à temps partiel d un centre de formation professionnelle agréé par l AWIPH ou d un autre opérateur de formation, peut être très utile à la formation, et dès lors être incluse dans le programme de formation et considérée comme prestations rémunérées. CAPBR Page 2

3 COTISATIONS PATRONALES DE SECURITE SOCIALE L'entreprise est tenue de déclarer les indemnités de formation à l'o.n.s.s., et de verser des cotisations de sécurité sociale calculées au barème «ouvrier» ou «employé» (et non pas «apprenti»). Les cotisations patronales payées par l entreprise sont ensuite remboursées par l AWIPH, à concurrence de 70 %, moyennant production d une copie de la déclaration et d'une preuve du paiement des cotisations à l' O.N.S.S. Voir aussi REDUCTIONS DE COTISATIONS ONSS. DIPLOME En fin de contrat, l entreprise doit remettre au stagiaire une attestation mentionnant, au minimum, la nature de la formation, son contenu (profession apprise, compétences acquises) et sa durée. L AWIPH peut fournir un modèle d attestation. ENGAGEMENT Un des buts essentiels du contrat d'adaptation professionnelle est que le stagiaire une fois formé puisse être engagé, si possible au sein de l entreprise qui l a formé. Si nécessaire, l'awiph peut intervenir financièrement dans la rémunération et les charges sociales dans le cadre d'un contrat de travail. Les délégués du bureau régional peuvent vous expliquer les modalités pratiques de ces interventions. FICHE DE PAIE INDIVIDUELLE L entreprise est tenue d'établir une fiche sur base des indemnités de formation versées au stagiaire. FIN DE CONTRAT A ce moment, l entreprise engage le stagiaire... ou elle ne l'engage pas! si elle engage le stagiaire, elle doit conclure sans délai un contrat de travail (voir aussi la rubrique ENGAGEMENT). si elle n'engage pas le stagiaire, elle doit lui remettre les documents d'usage en cas de licenciement ou de fin de contrat à durée déterminée : C4, fiche , attestation en matière de vacances annuelles, Dans les deux cas, l entreprise doit remettre au stagiaire une attestation mentionnant la durée, la nature et le contenu de la formation (voir aussi la rubrique DIPLOME). L AWIPH peut fournir un modèle d attestation. CAPBR Page 3

4 FORMATEUR L entreprise formatrice doit préciser qui assumera, au quotidien, l encadrement du stagiaire. Cela peut être l employeur lui-même, ou un (voire plusieurs) membres du personnel. S il y a plusieurs formateurs, il est souhaitable de désigner un référent pour l AWIPH. L information est d ailleurs réclamée dans le formulaire de demande de contrat, et reprise dans le contrat. FRAIS DE DEPLACEMENTS L AWIPH peut accorder au stagiaire une intervention dans ses frais de déplacement. L entreprise n est pas tenue de le faire. INDEMNITES DE FORMATION Pendant le contrat d adaptation professionnelle, le stagiaire a droit à des indemnités de formation qui viennent s ajouter aux allocations qu il recevait peut-être avant de débuter le contrat. Dans ce cas, ses revenus sont donc la somme des allocations et des indemnités de formation. Trois informations doivent être connues pour déterminer le montant des indemnités de formation : - le régime horaire à temps plein au sein de l entreprise formatrice, - la rémunération qui serait octroyée si le stagiaire était embauché sous contrat de travail à la fonction qui fait l objet du contrat d adaptation professionnelle, - le montant des allocations sociales qu il reçoit. Ces allocations sont : les allocations de chômage, les indemnités d'incapacité de travail ou d invalidité (mutuelle), les allocations de remplacement de revenus pour personnes handicapées, les pensions de retraite et d'invalidité, les indemnités relatives aux accidents de travail et aux maladies professionnelles, les indemnités allouées aux victimes d'un accident (art du code civil). Les allocations d'intégration pour personnes handicapées, de même que les allocations familiales, ne sont pas concernées. Pour conserver certaines de ces allocations, le stagiaire doit obtenir l accord de l ONEM ou de l INAMI (voir rubriques CHOMEUR et INVALIDE). Le montant des indemnités de formation est déterminé comme suit : - la première année : 60 % de la différence entre les allocations perçues et la rémunération de la fonction, ramenées à des montants horaires sur base du régime horaire à temps plein au sein de l entreprise formatrice. - si le contrat d adaptation professionnelle dure plus d un an : les indemnités de formation passent à 80 % de cette différence. L entreprise formatrice doit verser ces indemnités de formation au stagiaire et cotiser à l ONSS sur cette base. L AWIPH rembourse 70 % des montants payés. CAPBR Page 4

5 Vous devez ajuster les indemnités de formation selon les règles d'indexation des rémunérations en vigueur au sein de votre entreprise. En cas de modification, autre que l'indexation, du montant de la rémunération de référence et/ou des allocations sociales, la partie concernée doit informer l AWIPH des modifications intervenues. L'AWIPH établira le nouveau montant des indemnités et le communiquera aux parties. Ceci concerne, de votre côté, une révision des barèmes ou de la classification des fonctions. Du côté du stagiaire qui bénéficie d allocations sociales, cela peut concerner par exemple un changement de statut (passage de chef de ménage à cohabitant, ) ou de régime (passage d une indemnisation proportionnelle au salaire perdu, à des montants forfaitaires). Un "calculateur" est disponible sur le site Internet de l'awiph, à l'adresse : L'intégration» Se former et travailler» Contrat d'adaptation professionnelle» Info + (en bas à droite) Le Bureau régional de l AWIPH se tient bien entendu à votre disposition pour toute information complémentaire. INVALIDE Le stagiaire qui, avant le début de son contrat d adaptation professionnelle, est en invalidité et perçoit des indemnités journalières de sa mutuelle doit obtenir de celle-ci l autorisation d entamer la formation et de conserver ces indemnités durant la période de formation. Il doit en faire la demande auprès du Médecin Conseil de sa mutuelle. Dans ce cas, les indemnités de formation sont calculées en tenant compte des indemnités de mutuelle perçues. Ces indemnités de formation étant assujetties à la sécurité sociale, le stagiaire peut bénéficier d un pécule de vacances. En cas de maladie, il ne perçoit pas de complément aux indemnités journalières. MALADIE Comme les ouvriers ou les employés, le stagiaire doit déclarer son incapacité de travail à sa mutuelle. Sur la feuille de renseignements destinée à la mutuelle, l entreprise doit indiquer : - qu'il n'y a pas de salaire garanti ; - le montant des indemnités de formation versées au stagiaire. Le stagiaire n'est pas rémunéré par l entreprise formatrice pendant une période d'incapacité de travail. MEDECINE DU TRAVAIL Parmi les obligations des employeurs, il en est une qui revêt à nos yeux une importance particulière : la collaboration avec un conseiller en prévention-médecin du travail. Au-delà des obligations légales, il est clair que le médecin du travail devrait être un intermédiaire privilégié entre l entreprise, le travailleur handicapé et l AWIPH. C est pourquoi les coordonnées du service de prévention et de protection sont demandées sur tous les formulaires de demande d intervention que les entreprises peuvent introduire à l AWIPH. CAPBR Page 5

6 OBLIGATIONS GENERALES DE L EMPLOYEUR Certaines démarches sont obligatoires pour tout employeur. Elles le sont donc également pour l employeur qui conclut un contrat d adaptation professionnelle. Elles sont en principe connues mais peut-être l'employeur qui embauche pour la première fois aimera-t-il se voir rappeler qu'il doit notamment : souscrire une assurance accidents de travail, aussi appelée assurance loi, établir un règlement de travail, faire une «déclaration DIMONA», qui entrainera d office son inscription à l Office National de Sécurité Sociale (ONSS), s affilier à : une caisse d allocations familiales, une caisse de vacances (si l entreprise compte du personnel ouvrier), un Service Externe de Prévention et de Protection, soumettre le personnel au suivi de la médecine du travail (voir cette rubrique), mettre en place un service interne de prévention et de protection (l employeur peut s en charge lui-même dans les entreprises de moins de 20 travailleurs), établir et appliquer (!) une politique de prévention, s adresser au SPF Finances en vue du versement du précompte professionnel retenu sur les rémunérations du travailleur, etc. Les guichets d entreprise et/ou les secrétariats sociaux d employeurs peuvent utilement conseiller les employeurs et prendre en charge la plupart de ces démarches. De même, le secrétariat social pourra s occuper du calcul de la rémunération du personnel, des diverses déclarations périodiques, etc. (voir SECRETARIAT SOCIAL) PREAVIS voir RUPTURE PRECOMPTE PROFESSIONNEL L entreprise formatrice déduit du précompte professionnel, pour autant que les indemnités de formation atteignent ou dépassent 615 sur le mois (montant au pour un isolé ou un stagiaire dont le conjoint a des revenus professionnels). D autre part, elle établit les fiches récapitulatives d'usage (notamment la fiche annuelle, ainsi que le relevé 325 destiné à l'administration des Contributions). PROBLEME Pour tout problème durant la formation, l entreprise aussi bien que le stagiaire peut se mettre en rapport avec le bureau régional de l'a.w I.P.H. PROGRAMME D ADAPTATION Liste des compétences à acquérir, description de la profession à apprendre. Un programme d adaptation est convenu au début du contrat (voir «Mettre au point un programme d adaptation quelques repères à l usage de l entreprise formatrice et les formateurs»). Il peut être aménagé en cours de route, lors des tutelles. Il sert à guider le formateur en précisant les aspects de la profession à apprendre par le stagiaire. C'est par rapport à ce programme d adaptation que les évaluations régulières sont faites. CAPBR Page 6

7 PROLONGATION Le contrat est conclu pour une période déterminée (12 mois au maximum). Cette durée peut être prolongée (jusqu'à un maximum absolu de trois ans) pour autant que le déroulement de la formation le justifie. L'AWIPH prévoit périodiquement des tutelles, notamment pour déterminer s'il convient de prolonger le contrat afin d aboutir au but fixé (la possibilité d embauche dans la fonction apprise) ou de le clôturer. En cas de prolongation, il convient, le cas échéant, que l entreprise avertisse son secrétariat social des dates de la prolongation et du nouveau montant éventuel des indemnités de formation. REDUCTIONS DE COTISATIONS ONSS Les réductions généralement octroyées sur les cotisations patronales ou personnelles de sécurité sociale le sont également en ce qui concerne les stagiaires sous contrat d adaptation professionnelle. En particulier, les réductions de cotisations pour «bas salaires» sont d application. Par contre, le travailleur ayant été déclaré à l ONSS pendant son contrat d adaptation professionnelle, il ne sera pas considéré comme un nouveau travailleur au moment où son contrat d adaptation se transformera en contrat de travail! REMUNERATION voir INDEMNITES DE FORMATION. REVENU DE REMPLACEMENT voir INDEMNITES DE FORMATION. RUPTURE L article 17 de l arrêté du Gouvernement Wallon du (repris en annexe au contrat) prévoit diverses causes de rupture du contrat. Avant de prendre la décision de rompre le contrat, les parties sont invitées à prendre contact avec le bureau régional de l AWIPH, qui doit de toute façon être averti de la rupture du contrat et du motif de celle-ci. Les documents d usage (C4, fiche , attestation en matière de vacances annuelles, ) doivent être remis par l entreprise. Voir aussi FIN DE CONTRAT SALAIRE GARANTI Les dispositions en matière de salaire hebdomadaire ou mensuel garanti ne sont pas d'application en cas de maladie. En cas de difficultés avec la mutualité du stagiaire, n hésitez pas à contacter le Bureau régional de l AWIPH. SCOLARITE voir COURS THEORIQUES CAPBR Page 7

8 SECRETARIAT SOCIAL Entreprise de service aux entreprises, qui peut assumer les démarches administratives leur incombant, et en particulier l'établissement des états de prestations et des documents relatifs à la sécurité sociale. Attention : - les cotisations et frais administratifs réclamés par les secrétariats sociaux ne sont pas remboursés par l AWIPH. Ils peuvent, à certaines conditions, faire l objet d une intervention de l ONSS, notamment pour autant que l entreprise formatrice bénéficie d une réduction des cotisations patronales de sécurité sociale. L intervention est de par travailleur et par trimestre pour lequel l employeur a effectivement bénéficié de la réduction temporaire des cotisations patronales de sécurité sociale pour premier ou second travailleur. Cette période s étend depuis le début de l occupation du travailleur jusqu à la fin du 13 ème trimestre qui suit la date de l engagement. - en cas de modification du contrat, l'entreprise doit avertir son secrétariat social des changements intervenus : dates de prolongation, modification du montant de la part de l indemnité de formation accordée, - un exemplaire du présent document est destiné au secrétariat social de l entreprise, aux bons soins de l employeur ou, à sa demande, par le Bureau régional de l AWIPH. SUIVI DU CONTRAT PAR L AWIPH Un délégué du bureau régional de l'awiph en charge du contrat passera régulièrement (environ une fois par trimestre) voir comment la formation évolue. Il entendra les différentes parties : stagiaire, employeur, formateur(s). L entreprise aussi bien que le stagiaire peut bien entendu, et à tout moment, réclamer la visite de cet agent. Ces visites permettent à l'awiph de statuer quant à la poursuite du contrat (voir PROLONGATION), à sa prolongation éventuelle, etc. Elles permettent de faire le point et de négocier éventuellement des aménagements aux conditions de réalisation de la formation. Il s'agit donc d'un élément important du processus de formation. VACANCES ANNUELLES Le nombre de jours auquel le stagiaire a droit est fixé comme pour les ouvriers ou les employés. Pour les stagiaires considérés comme ouvriers pour l application de la sécurité sociale, l'office national des vacances annuelles octroie un pécule de vacances calculé sur les indemnités de formation déclarées à l ONSS. La cotisation patronale (10,27 %) calculée sur les indemnités de formation de l'année, est remboursable par l AWIPH à l entreprise à concurrence de 70 %. Pour les stagiaires considérés comme employés pour l application de la sécurité sociale, le pécule de vacances (simple et double pécule), sont calculés et payés par l entreprise. L AWIPH rembourse à l entreprise 70 % des montants versés, moyennant production des preuves de paiement. CAPBR Page 8

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