Guide d utilisation de COMPTAWEB Tenue des comptes.

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1 Guide d utilisation de COMPTAWEB Tenue des comptes. Comptabilité Juillet 2016 V 1.0 A la rentrée , quand vous vous connecterez la première fois sur l outil, pour pouvoir y accéder, vous devrez renseigner certaines informations : Votre ou vos soldes de caisses. Si vous n êtes pas à la BNP votre ou vos soldes de relevés bancaires au 31/08/2016 Ceci ne sera à faire qu une seule fois, lors du démarrage de l outil. Au 1 er septembre 2016 pour l exercice tous les ajustements de l année devront, lorsqu ils sont débités ou crédités, être repassés en charges ou produits. (Astuces : Créer un analytique Ajustement). Les ajustements seront neutralisés en masse en 31/08/2017. Ce qui fait que chaque groupe aura son bon montant d ajustement en fin d exercice nettoyé de tous les résidus qui trainent depuis longtemps. 1

2 Sommaire Contenu Connexion à l application... 3 Page d accueil et menus... 3 Administration... 4 Activités... 4 Branches/Projets... 5 Caisses... 5 Chéquiers... 5 Cartes bancaires... 6 Gestion courante... 6 Dépenses / Recettes... 6 Saisie d une écriture comptable... 7 Les écritures pré remplies... 8 Rapprochement bancaire (comptes BNP)... 8 Pointage des relevés (comptes non BNP)...10 Caisse...11 Chéquier...11 Carte bancaire...12 Compte bancaire...13 Changement de Contexte

3 Connexion à l application La saisie de l URL de l application dans un navigateur Internet permet d arriver sur la page de garde de l application. : Vous devez vous connecter avec votre identifiant intranet et votre mot de passe de l intranet. Si vous constatez le moindre bug, si vous avez des questions, une hésitation sur la façon de procéder, une adresse mail est à votre disposition : comptaweb@sgdf.fr Page d'identification Page d accueil et menus Après s être identifié, vous arrivez sur la page d accueil de l application. 3

4 Page d'accueil gestionnaire Nom de votre structure ainsi que la saison de l exercice en cours L objectif de la page d accueil est de vous permettre de choisir immédiatement : le menu qui correspond à ce que vous souhaitez faire l alerte à traiter o seules les alertes avec au moins un cas à traiter sont affichées o en cliquant sur l intitulé de l alerte, l écran de gestion concerné s ouvre l action voulue o En cliquant sur l action, vous arrivez sur l écran concerné. Administration Quand on se connecte pour la première fois sur le nouvel outil, il faut absolument passer par le menu d administration. Cela vous permet de gérer les moyens de paiement, de les affecter aux signataires (en lien avec l intranet) et de paramétrer vos activités, branches/projets. Activités Chaque structure doit lister les activités sur lesquelles elle ventilera les écritures de l exercice courant. Vous devrez rattacher cette activité à une catégorie d activité. (Voir ci-dessous la copie d écran) Ecran de gestion des activités 4

5 Branches/Projets Chaque structure doit lister les branches/projets sur lesquelles elle paramétrera les écritures de l exercice courant. Ecran de gestion des branches/projets Caisses Chaque structure peut créer les caisses qu elle souhaite gérer. Ecran de gestion des caisses Chéquiers Cet écran vous permet de lier un chéquier à un compte bancaire puis à un signataire. Ecran de gestion des chéquiers 5

6 Cartes bancaires Chaque structure peut créer ou compléter les cartes bancaires actives de l exercice courant. Cette carte sera liée à un compte bancaire puis à un signataire. Ecran de gestion des cartes bancaires Gestion courante Le menu de gestion courante permet de gérer l ensemble des informations nécessaires pour tenir au quotidien sa comptabilité. Dépenses / Recettes La visualisation des dépenses/recettes saisies se fait en passant par ce menu. Dépenses / Recettes L écran se compose : - Du «fil d Ariane» - De la possibilité de créer une nouvelle écriture comptable - Dans le tableau o Filtre et tris sur les colonnes o D une rangée de boutons qui sont associés aux fonctionnalités suivantes : : supprimer une écriture : effectuer le rapprochement bancaire de cette écriture (lien vers l écran de gestion des rapprochements bancaires) 6

7 : visualiser le rapprochement bancaire effectué pour cette écriture : annuler le rapprochement bancaire pour cette écriture (si plusieurs écritures comptables sont liées sur la même écriture bancaire, alors les rapprochements de toutes les écritures comptables concernées seront annulés) Le clic sur «Nouvelle écriture comptable» permet de remplir les caractéristiques d une écriture. Saisie d une écriture comptable La date de l opération doit être sur l exercice courant et sur une date passée. Il n est pas possible d anticiper des écritures. En fonction du type et du mode de transaction, les éléments demandés en tant que support de la transaction ne sont pas les mêmes. La catégorie de tiers n est pas une information obligatoire (une alerte pointe sur les écritures rapprochées et sans catégorie de tiers). Par contre, dès qu elle est renseignée, la ventilation de l écriture s affiche et devient obligatoire. Voici la liste des tiers utilisés : - Echelon National - Mon Territoire - Un autre Territoire - Un Groupe de mon territoire - Un groupe en dehors de mon Territoire - Jambville - Mélan - Boutique - Autre : Pas une structure SGDF Si une écriture comptable est rapprochée avec une écriture bancaire, elle n est alors qu en accès restreint en modification de façon à garantir la cohérence avec le rapprochement. Les 7

8 seules informations modifiables sont alors le libellé, la catégorie de tiers, la structure tiers (si concerné), les ventilations. Les écritures pré-remplies On utilise principalement les écritures pré remplies dans le cas où nous devons faire une ventilation par catégories de Tiers (ex. : une remise de chèque pour participation des groupes à un weekend territorial). L écriture pré remplie va reprendre les informations de l écriture originale et rajouter : _XXXX après le numéro de pièce. Ce qui permet lors des rapprochements bancaires en faisant un filtre sur les premiers numéros de la remise de retrouver l information et de pointer son relevé bancaire. Rapprochement bancaire (comptes BNP) Les écritures comptables peuvent être rapprochées des écritures bancaires par cet écran pour chaque compte bancaire. 8

9 Gestion du rapprochement bancaire (BNP) L écran est composé de 3 panneaux : En haut : la sélection de la lettre de lettrage pour indiquer les écritures à rapprocher et identifier visuellement à l écran les rapprochements faits A gauche : la liste des écritures comptables non encore rapprochées A droite : la liste des écritures bancaires non rapprochées Pour effectuer un premier rapprochement bancaire : Sélectionner, dans le panneau du haut, une lettre de lettrage Cliquer, dans le panneau de gauche, sur la case à cocher de la ou des écritures comptables à rapprocher (la lettre de lettrage s écrit dans la case de gauche et la ligne devient de la couleur associée à cette lettre) Cliquer, dans le panneau de droite, sur la case à cocher de la ou des écritures bancaires correspondantes (la lettre de lettrage s écrit dans la case de gauche et la ligne devient de la couleur associée à cette lettre) o Attention, si plusieurs écritures comptables ont été sélectionnées alors une seule écriture bancaire pourra être sélectionnée (et inversement) Vérifier visuellement que la somme des montants des écritures sélectionnées est la même dans le panneau de gauche et dans le panneau de droite Ensuite, il est possible : Soit d effectuer un deuxième rapprochement bancaire, en cochant une autre lettre de lettrage dans le panneau du haut 9

10 Soit de valider le rapprochement paramétré o Avant d enregistrer le rapprochement, il sera vérifié que pour chaque lettre utilisée la somme des montants est la même entre les écritures comptables et les écritures bancaires. S il est besoin d annuler le rapprochement d une écriture, sélectionner Annuler dans le panneau du haut puis cliquer sur la case à vider dans le panneau des écritures comptables ou bancaires. Pointage des relevés (comptes non BNP) Les écritures comptables peuvent être pointées pour effectuer le rapprochement bancaire avec le relevé fourni par la banque (hors BNP). Pointage des relevés bancaires (comptes non BNP) L écran est composé de 2 panneaux : En haut : les filtres possibles sur o Le compte bancaire non BNP à pointer o La plage de temps des écritures pointées à réafficher dans le tableau du dessous o L indication s il faut afficher les écritures non rapprochées quand un filtre sur une plage de temps des écritures pointées est paramétré En bas : la liste des écritures comptables non encore rapprochées et/ou correspondant au filtre sur la plage de temps des écritures pointées Pour pointer une écriture, il suffit d indiquer la date de l opération sur le relevé bancaire. De façon à faciliter le pointage et le suivi, les soldes intermédiaires sont calculés automatiquement en fonction des pointages faits ou en cours de paramétrage : 10

11 au-dessus du tableau, le «solde de banque initial» correspond au solde de fin d exercice précédent complété par le solde des écritures déjà pointées sur l exercice courant en dessous du tableau, le «solde de banque final» correspond au «solde de banque initial» complété par le solde des écritures affichées dans le tableau et avec une date d opération sur relevé renseigné. Caisse Il est possible d avoir une visualisation pour chacune des caisses créées (menu «Administration/Caisse») des écritures saisies. Visualisation des mouvements par caisse Le tableau de gauche liste les caisses connues pour la structure. En cliquant sur une des caisses, la liste des écritures liées à la caisse est affichée dans le tableau de droite. Chéquier Il est possible d avoir une visualisation pour chacun des chéquiers créés (menu Administration/Chéquier ) des écritures saisies. 11

12 Visualisation des mouvements par chèque Le tableau de gauche liste les chéquiers connus pour la structure. En cliquant sur un chéquier, la liste des chèques le composant est affichée dans le tableau de droite avec une ligne par chèque. Si une écriture est liée au chèque, alors un descriptif de cette écriture est indiquée, si le chèque est annulé, cela est indiqué et un commentaire est associé (saisie du commentaire en haut du tableau), dans les autres cas, la ligne est vide. Les boutons actions permettent de : Créer une écriture comptable Etre dirigé sur l écriture comptable concernée Annuler un chèque Annuler l annulation d un chèque Carte bancaire Il est possible d avoir une visualisation pour chacune des cartes bancaires créées (menu «Administration/Carte bancaire») des écritures saisies. 12

13 Visualisation des mouvements par carte bancaire Le tableau de gauche liste les cartes bancaires connues pour la structure. En cliquant sur une carte bancaire, la liste des écritures le composant est affichée dans le tableau de droite avec une ligne par écriture au débit. Compte bancaire Il est possible d avoir une visualisation pour chacun des comptes bancaires créées (menu «Administration/Compte bancaire») des écritures saisies. Visualisation des mouvements par compte bancaire 13

14 Le tableau de gauche liste les comptes bancaires connus pour la structure. En cliquant sur un compte bancaire, la liste des écritures le composant est affiché dans le tableau de droite avec une ligne par écriture. Changement de Contexte Il permet le changement de la saison d exercice et permet au territoire de visualiser la comptabilité d un groupe de son périmètre Ecran de changement de rôle Les droits en écriture des utilisateurs sont fonction de leur mission dans chaque structure, comme définie dans l Intranet SGDF. Les Délégués Territoriaux ainsi que les Responsables de Groupe ont un accès en vision de l outil. Seuls les trésoriers de groupes, territoriaux et responsables des pôles administratifs peuvent saisir sur l outil. S il n y a pas de trésorier de groupe, le RG pourra saisir les informations, idem sur les territoires. S il n y a ni RG ni Trésorier de groupe alors cela sera une personne faisant fonction au niveau du territoire qui pourra saisir sur le groupe. 14