Appréhender le fonctionnement, les pouvoirs et missions du conseil de la vie sociale (CVS)

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1 «JOURNEE DE FORMATION POUR LES REPRESENTANTS DES FAMILLES ET DES USAGERS DANS LES CVS DU SECTEUR MEDICO-SOCIAL» URIOPSS Centre Projet soutenu par l ARS Centre dans le cadre de la démocratie sanitaire Mercredi 25 juin 2014 à la MAS La Devinière (ADPEP 45 : 3, place Avicenne à Saint Jean de Braye 45800) Intervention de Guillaume STRAPPAZZON, Consultant-formateur auprès des ESSMS Durée d intervention : 2h (de 14h à 16h) Représentants des FAMILLES et 2h30 (9h30-12h30) Représentants des USAGERS Appréhender le fonctionnement, les pouvoirs et missions du conseil de la vie sociale (CVS) Contexte et enjeux du CVS (Propos introductifs) : Dès le début 2000, une approche nouvelle des «usagers» des institutions et services sociaux et médico-sociaux a émergé. «L usager» a vu sa place et son rôle d acteur reconnu. La commande sociétale et publique demande à ce qu il soit associé au projet qui le concerne. Avec la loi , «l usager» prend une place «centrale» au cœur du dispositif qui se doit de lui permettre non seulement de s exprimer sur ses besoins et attentes, mais aussi de faire valoir ses droits. La loi du 11 février 2005 pour l égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté de personnes en situation de handicap, vient renforcer cette place centrale de «l usager-en situation de handicap», sujet de droits. Cette participation de «l usager» et son effectivité devient un enjeu majeur pour les institutions et pour les acteurs qui les composent. Favoriser et entretenir les espaces de débats, d échanges, d interpellations entre les différentes parties prenantes d une institution sociale ou médico-sociale, que ce soit une MECS, un IME, un ESAT ou un EHPAD (etc.) reste complexe et parfois compliqué, mais s avère une réelle nécessité. L usager-sujet, mais aussi ses proches, sont à même de faire part de leurs préoccupations et de leurs attentes vis-à-vis d un projet qu il soit individuel (il concerne alors un usager en particulier) ou collectif (il va concerner alors les instances de participation à la vie de l institution, telle que le CVS). Pourquoi sommes-nous réunit aujourd hui? Cf. courrier d invitation du 21 mai 2014 (sollicitation de l URIOPSS par l ARS, etc.) «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 1

2 Les objectifs de cette demi-journée : - Mieux connaître le cadre légal et réglementaire qui encadre le conseil de la vie sociale ; - Mieux identifier les règles de fonctionnement du conseil de la vie sociale, les rôles, fonctions et missions des élus et des autres acteurs y prenant part ; - Connaître les méthodes et techniques permettant de préparer une réunion du CVS et de mieux appréhender son déroulement. Les thèmes que nous vous proposons d aborder : 1. Le cadre légal et réglementaire du CVS : a. Les enjeux de la loi de rénovation de l action sociale et médico-sociale dans l expression et la participation des usagers (loi du 2 janvier 2002) b. Les textes légaux et réglementaires propres au CVS : 2. La constitution, l organisation et le fonctionnement du CVS : a. Acte institutif, règlement de intérieur du CVS, élections (uniquement FAMILLES) b. Rôle et places des élus titulaires et suppléants ainsi que des parties prenantes c. Les missions des élus : i. Préparation de la réunion : 1. recueil des avis et propositions, élaboration de l ordre du jour, invitation des membres, ii. Déroulement de la réunion : 1. tenue de la réunion, relevé de conclusion, compte rendu de réunion et diffusion. 1. Le cadre légal et réglementaire du CVS : a. Les enjeux de la loi de rénovation de l action sociale et médico-sociale dans l expression et la participation des usagers (loi du 2 janvier 2002) Le CVS vient se substituer aux conseils d établissements, là où ceux-ci existaient. Il est l un des 7 instruments «fondamentaux» dans l exercice effectif des droits conférés aux personnes accueillies dans les institutions sociales et médicosociales. Le CVS est une instance de participation des personnes accueillies au fonctionnement de l établissement. Il est consulté sur le contenu du règlement de fonctionnement ainsi que sur le projet d établissement et son fonctionnement est passé au crible de l évaluation externe. Formalisme parfois exagéré, technicité des thématiques et sujets développés, appréhension pour s exprimer librement, confusions dans les représentations, sont parfois des obstacles à la participation au CVS. Toutefois, le CVS se situe au centre de la garantie collective des droits des personnes et constitue un élément essentiel de la démocratie institutionnelle encore parfois en construction. Il est un élément fondamental de l institution dans sa capacité à associer les parties prenantes à son fonctionnement et «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 2

3 l expression des personnes accueillies et sa prise en compte doit être réelle au sein même du CVS. b. Les textes légaux et réglementaires propres au CVS : «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 3

4 2. La constitution, l organisation et le fonctionnement du CVS : a. Acte institutif, élections, règlement intérieur du CVS (UNIQUEMENT POUR LES REPRESENTANTS DES FAMILLES) Nous l avons vu, les textes sont venus fixer les conditions de fonctionnement du CVS. Quelques «règles du jeu» peuvent en effet s avérer nécessaires pour assurer le bon déroulement d une instance. Acte institutif Article D311-4 «La décision instituant le CVS fixe le nombre et la répartition des membres titulaires et suppléants de ce conseil» Article D «L'acte instituant le conseil de la vie sociale ( ) est adopté par l'instance compétente de l'organisme gestionnaire ( )» L association adopte par un acte institutif le CVS. L association fixe le nombre et la répartition des membres du CVS. Elections Article D «( ) les représentants des personnes accueillies et les représentants des familles ou des représentants légaux sont élus par vote à bulletin secret à la majorité des votants respectivement par l'ensemble des personnes accueillies ou prises en charge et par l'ensemble des familles ou des représentants légaux, L établissement doit organiser des élections. Peut nécessiter en amont, un protocole électoral (acte institutif) «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 4

5 au sens du 2 de l'article D Des suppléants sont élus dans les mêmes conditions. Sont élus le ou les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix. A égalité de voix, il est procédé par tirage au sort entre les intéressés.» Article D et 12 Etc. Règlement intérieur du CVS Article D «Le conseil établit son règlement intérieur dès sa première réunion» Il s agit ici encore, d établir des règles de fonctionnement du CVS (ou du groupe d expression). Le règlement établit par ses membres, permet la clarification d un certain nombre de règles et la réponse à un certain nombre d interrogation, nécessaires à une dynamique participative. Ce peut-être l occasion de venir préciser le rôle et la fonction du Président, du Président suppléant, du secrétaire de séance, etc. b. Rôle et places des élus titulaires et suppléants ainsi que des parties prenantes - Des représentants titulaires et des suppléants. - Clarifier si les suppléants siègent lorsque sont également présents les titulaires (acte institutif, à défaut règlement intérieur), en tentant compte de la nécessité d une représentation >moitié pour les représentants des personnes + représentants des familles/représentants légaux. - Possibilité d être assisté par l administration de l établissement. Si présence d une personne en charge de cette assistance, celle-ci assiste aux débats mais ni prend pas part. - Possibilité pour les représentants des personnes accueillies d être assistés par une tierce personne de leur choix (ou d un organisme aidant à la traduction afin de permettre la compréhension de leurs interventions). - Un représentant des personnes accueillies, représente les personnes accueillies, les familles participant au CVS y siègent en tant que représentants des familles, un représentant de l association gestionnaire ne siège pas en tant que représentant des familles. Il est nécessaire au-delà de la clarification des rôles et places de chacun, au regard de son mandat, d être vigilant à ceci, sans toutefois omettre que lorsque les personnes sont en «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 5

6 grande difficulté d expression et de compréhension, le rôle des familles et des représentants légaux pour en porter la parole est essentiel. - Cette clarification peut également passer, à l occasion des toutes premières réunions, par l élaboration d une charte du rôle des différentes parties prenantes. Par exemple, en qualité de représentant des personnes, nous nous engageons à : o représenter l ensemble des travailleurs handicapés (TH) et à parler en leur nom, o aborder les questions relatives au collectif, et non pas les questions d ordre personnels des uns et des autres, o faire remonter, au nom des TH, les dysfonctionnements ou problèmes rencontrés dans la vie de l atelier, à proposer des améliorations et des solutions, etc. d. Les missions des élus : 1 Président Article D311-9 «Le président du conseil est élu au scrutin secret et à la majorité des votants par et parmi les membres représentant les personnes accueillies ou en cas d'impossibilité ou d'empêchement, par et parmi les familles ou les représentants légaux. En cas de partage égal des voix, le candidat le plus âgé est déclaré élu.» Rôle et fonction (proposition) : - Elabore l ORDRE DU JOUR - Détermine le calendrier des réunions - Valide le relevé de conclusions et les procès-verbaux (avis) - Anime le CVS «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 6

7 Article D «Le conseil se réunit au moins trois fois par an sur convocation du président qui fixent l'ordre du jour des séances. Celui-ci doit être communiqué au moins huit jours avant la tenue du conseil et être accompagné des informations nécessaires ( )» Article D «Le relevé de conclusions de chaque séance ( ) est signé par le président.» 1 Président suppléant Article D311-9 «Le président suppléant est élu selon les mêmes modalités parmi les membres représentant soit les personnes accueillies, soit les familles ou les titulaires de l'exercice de l'autorité parentale ou les représentants légaux.» Rôle et fonction (proposition) : - remplace le Président en cas d absence et assure dès lors les fonctions dévolues à ce dernier. 1 secrétaire de séance Article D «Le relevé de conclusions de chaque séance est établi par le secrétaire de séance, désigné par et parmi les personnes accueillies ou prises en charge ou en cas d'impossibilité ou d'empêchement, par et parmi les représentants des familles ou représentants légaux, assisté en tant que de besoin par l'administration de l'établissement, service ou lieu de vie et d'accueil» Rôle et fonction (proposition) : - Le secrétaire de séance rédige avec l aide technique adaptée des services administratifs de l établissement le relevé de conclusions et les procèsverbaux. - Suggestion : clarifier au sein même du règlement intérieur du CVS, les rôles et missions du Pdt, du Pdt suppléant, du secrétaire de séance, peut s avérer fort utile. Ce peut être également l occasion pour le directeur, de préciser également son rôle et ses fonctions au sein de cette instance. «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 7

8 i. Préparation de la réunion : Recueil des avis et propositions, élaboration de l ordre du jour, invitation des membres Recueil des avis et propositions : Parler au nom des usagers, ou bien des familles, ou encore des professionnels, requiert de recueillir leurs avis, idées, opinions et propositions. Il est nécessaire de garder à l esprit que le CVS traite des questions ou formule des propositions qui concernent l institution dans son ensemble et n a pas vocation à recueillir des questions ou propositions personnelles. Le recueil des avis et propositions des différentes parties prenantes devrait permettre d élaborer l ordre du jour d un CVS. Quelques «idées» d outils/de moyens pour le recueil des avis et propositions : Représentants des familles - cahier, - boîte électronique spécifique au CVS, - réunions, - tenue d une permanence - rencontres informelles - etc. Représentants des personnes accueillies - cahier, - boîte à idées, - réunions, - tenue d une permanence, - rencontres informelles, - etc. «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 8

9 Exemple d un mode opératoire pour une réunion visant à recueil des informations en préparation d un OJ d un CVS : Représentants des personnes accueillies 1. Se présenter : qui sommes-nous? Je suis votre représentant au CVS 2. Présenter l objectif recherché : que voulons-nous atteindre à l issue de cette réunion? Nous sommes réunis pour 3. Brainstorming : quelles sont vos idées? Vos préoccupations? Vos propositions? 4. Dégager les priorités en écartant les questions trop personnelles ou propres à une seule unité ou un service particulier Qu est-ce qu on conserve comme idées et comme proposition afin de proposer l ordre du jour du CVS? 5. Informer les participants des suites Participer c est aussi proposer. Il ne s agit pas d émettre une liste de dysfonctionnements et/ou problèmes et d en remettre la résolution à l autre. Les représentants des personnes peuvent parfaitement avoir des propositions à faire (le CVS n est pas un bureau des plaintes, c est une instance qui donne un avis et fait des propositions). «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 9

10 Elaboration d un OJ : Fort d idées, d avis, de propositions, il s agit de préparer l ordre du jour en coproduction entre les représentants des personnes accueillies, des familles/représentants légaux, représentants du personnel, de l organisme gestionnaire et même du directeur qui peut avoir des informations ou des projets à soumettre à l avis du CVS. L élaboration de l OJ est une élaboration commune et participative, même si c est le Président qui fixe l ordre du jour. Attention aux OJ trop chargés où l on risque d aborder les thèmes «au pas de charge» et où le temps de réunion peut être trop long pour permettre aux représentants, notamment à ceux présentant des difficultés de compréhension, de se concentrer sans fatigue. L OJ des prochaines réunions peut être élaboré en consacrant un temps spécifique à la fin de chaque réunion du CVS. Ce peut être ainsi l occasion de planifier collectivement ce prochain temps. «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 10

11 Invitation des membres du CVS : Courriers, courriels, affichage, OJ en «poche», vous disposez de tous les éléments pour inviter les membres du CVS. Peut-être la date a-t-elle était prise lors de la dernière réunion du CVS? Peut-être la totalité ou une partie des thèmes à l OJ ont-ils été définis également lors du dernier CVS? Sans doute pouvez-vous vous appuyer sur les ressources administratives de l institution pour adresser un courrier? ii. Déroulement de la réunion : Logiquement, nous devrions ici développer des éléments sur la conduite et l animation de réunions. En effet le gage d une bonne réunion, nécessite bien souvent un animateur formé à la conduite et à l animation de réunion. Le temps qui nous est imparti ne nous le permet pas aujourd hui. Tenue de la réunion : - Une réunion ne s improvise pas. Elle se prépare. - Avant de débuter une réunion, j ai organisé celle-ci. Les conditions logistiques (salle, disposition, matériel : paper-board, feutres, vidéoprojecteur, etc.) et d accueil sont réunies. L ordre du jour arrêté, les invitations adressées, je sais quelles seront les personnes présentes et celles excusées. Je me suis assuré d avoir le «quorum» nécessaire à la tenue de la réunion. J ai également en amont, réparti le temps que nous consacrerons à chaque thème (la réunion a un horaire de début et un horaire de fin). 1. J ouvre la réunion : Créer un climat favorable : accueillir Présenter les participants, créer un lien entre les participants si nécessaire. «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 11

12 Faire une information en retour sur le travail préalable réalisé. Rappeler les objectifs et l ordre du jour. Identifier les attentes, les représentations des participants. Convenir du temps de chaque séquence. Préciser les rôles, désigner un secrétaire. Présenter la méthode de travail, proposer les règles du jeu. 2. J anime la réunion : Proposer la méthode de travail. Gérer la prise de parole et gérer le temps. Aider à structurer les idées. Faciliter l écoute mutuelle et la vie du groupe. Reformuler. Veiller au respect de l ordre du jour. Proposer des synthèses partielles. 3. Je conclus, je prépare les suites : Conclure en clarifiant les positions et les décisions. Réfléchir aux suites et à la possibilité de partager le travail. Organiser cette suite de l action. Prendre date sur les agendas. Evaluer le processus de travail et en tirer des conclusions pour améliorer le fonctionnement des réunions. Respecter les horaires et faciliter les échanges informels après la réunion. Faire rédiger rapidement un compte rendu (voir document suivant). Relevé de conclusions et compte rendu de réunion, diffusion : Le relevé de conclusions : A distinguer du compte rendu de réunion, le relevé de conclusions est généralement réalisé collectivement en fin de réunion. L on peut en effet consacrer quelques minutes pour reprendre avec l ensemble des participants, «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 12

13 les points de l ordre du jour et s assurer que chacun est d accord sur les suites à donner. Le relevé de conclusions peut être présenté sous la forme d un tableau synthétique que l on peut élaborer sur un tableau blanc ou un «paper-board», ou encore sur une feuille libre. L article D du CASF, indique que «le relevé de conclusions de chaque séance est établi par le secrétaire de séance, ( ) assisté en tant que de besoin par l'administration de l'établissement ( ). Il est signé par le président. Il est transmis en même temps que l'ordre du jour mentionné à l'article D en vue de son adoption par le conseil. Il est ensuite transmis à l'instance compétente de l'organisme gestionnaire.» Les relevés de conclusions constituent des documents officiels mis à disposition des autorités de tarification et de contrôle (ARS, Conseils Généraux, services de l Etat) dans le cadre de leurs missions de contrôle des établissements et services. Parce qu il a vocation à être diffusé, le relevé de conclusions doit s attacher à être clair, lisible et accessible. Exemple d un relevé de conclusions : Thèmes à l OJ : Résolutions : Responsable du projet : A faire pour le : Points en suspens : A suivre : A creuser : «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 13

14 Le compte rendu de réunion : Le compte rendu des échanges relate quant à lui l essentiel des propos tenus. Les comptes rendus, rassemblés dans un classeur ou cahier, permettent à des tiers d avoir accès aux différents échanges tenus. Régulièrement diffusés, les comptes rendus «tracent» le contenu des échanges et des discussions. Lorsque l on maîtrise bien à la fois le relevé de conclusions et le compte rendu, l on peut parfaitement en fin de réunion, réaliser les deux à la fois avec l ensemble des participants (compter en 10 et 15 minutes de travail collectif). Il restera alors à les mettre au propre, à les adresser aux participants, au moins avec le prochain envoi de l OJ de la prochaine réunion. Prochaine réunion qui pourra permettre sa validation par les participants. Tout comme les relevés de conclusions, les comptes rendus constituent des documents officiels mis à disposition des autorités de tarification et de contrôle (ARS, Conseils Généraux, services de l Etat) dans le cadre de leurs missions de contrôle des établissements et services. Parce qu il a vocation à être diffusé, tout comme le relevé de conclusions, le compte rendu doit s attacher à être clair, lisible et accessible. «Journée de formation pour les représentants des familles et des usagers dans les CVS» - 25-juin-14 p. 14

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