DESCRIPTIF DES ROLES DE L ASSOCIATION
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- Mireille Chrétien
- il y a 7 ans
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1 DESCRIPTIF DES ROLES DE L ASSOCIATION Révision de juillet 2007 Approuver en Conseil d Administration le 05 juillet 2007 Le Règlement Intérieur de l Association prévoit que ses membres participent à la vie de la crèche de trois façons : une contribution financière, une permanence et une responsabilité liée au fonctionnement et à la gestion de l Association à travers un rôle spécifique attribué. Il existe autant de rôles que d enfants inscrits. L objectif de ce document est de définir les 12 rôles des membres de l Association. Ce document fait l objet d une approbation en Conseil d Administration à chaque révision. Le Secrétaire Général est responsable de sa mise à jour. Il est diffusé aux membres de l Association ainsi qu à le Responsable Technique. Chaque parent reçoit en plus une fiche explicative fournie par les anciens parents tenant du rôle.
2 BUREAU Le bureau assure le suivi opérationnel du fonctionnement de la crèche. Il établit les propositions de décisions qui sont votées en Conseil d Administration. Tous les membres du bureau font partie de la commission convention collective. 1 PRÉSIDENT Il préside le Conseil d Administration, coordonne les postes et répartit le travail. Il est juridiquement responsable de l Association et à ce titre, - il est responsable des Statuts et du fonctionnement conforme de l Association, - Il veille à effectuer la Déclaration du bureau à la préfecture - il garantit le suivi, la mise à jour et l application du Règlement Intérieur, - il est titulaire du compte bancaire de l Association, - il est responsable de la validité des autorisations administratives : Autorisation de fonctionnement (Département de Paris) et Autorisation d utiliser les locaux (Préfet de Paris). - il veille à la bonne exécution des décisions du Conseil d'administration. - Il gère les relations avec l OPAC à qui nous louons les locaux. Il assure la veille sur les évolutions de la réglementation et des relations avec les partenaires. Il représente l Association lors des contacts extérieurs à enjeux. Il s assure de la bonne ambiance générale et règle les éventuels malentendus. Pour ce poste, une connaissance globale du fonctionnement de la crèche est nécessaire. 2 VICE-PRÉSIDENT Il accompagne l activité du Responsable Technique et de l équipe. Il épaule le Responsable Technique dans toutes ses décisions et fait respecter les règles de fonctionnement au sein de la crèche. Il relaie les demandes des parents auprès de l équipe et en assure le suivi. Il est l interlocuteur privilégié du Responsable Technique pour toutes questions relatives aux parents et au bon fonctionnement de la crèche. Recrutement / contrat : Il reçoit délégation du Président pour le suivi des contrats des salariés et est aidé dans cette tache par le responsable des ressources humaines. Il s occupe des recrutements de l équipe auquel sont associés tous les membres du Bureau et le Responsable Technique, établit les contrats de travail et en assure le suivi. Il établit les propositions de modification des contrats et les propose au Conseil d Administration. Suivi de chaque salarié : - Il assure le suivi individuel de chaque salarié, organise des réunions avec l équipe, fait un entretien annuel individuel et en rend compte au Conseil d Administration. - Il gère la relation de tous les jours avec l équipe et pilote la communication équipe-parents. - Il est l intermédiaire entre les parents et le Responsable Technique pour les questions relatives à la mise en œuvre du Projet Pédagogique.
3 3 SECRÉTAIRE GÉNÉRAL Il assiste le Président sur toutes les taches de gestion générale de l Association. Secrétariat de l Association : - Il assure le secrétariat des Conseils d Administration et en établit les compte-rendus. Il tient à cet effet le Registre des réunions où il consigne les débats et décisions. Il établit les Procès Verbaux des décisions du Conseil d Administration. - Il établit un plan de classement des documents à archiver et surveille sa bonne tenue - Il tient à jour et fait approuver en Conseil d Administration le Descriptif des Rôles de l Association, document destiné à préciser le rôle de chaque membre dans la gestion de l Association. Il se fait assister dans ces tâches par d autres membres de l Association. - Avec l appui de tous les membres de l association, il tient à jour le Guide de Gestion, document destiné à rassembler l ensemble des éléments permettant la gestion opérationnelle de l Association (à remettre à jour 2 fois par an). Recrutement parents : - Il supervise le processus de recrutement des parents auquel sont associés les membres du Bureau et la Responsable Technique. Il documente les dossiers des parents. - Il s occupe de l arrivée et du suivi des nouveaux parents. Il met en place avec la responsable technique le planning des adaptations, transmet toutes les informations nécessaires aux nouveaux venus, met en place les nouvelles permanences Distribue aux nouveaux parents règlement intérieur, projet pédagogique, livret d accueil, guide de gestion 4 TRÉSORIER Il assure la prévision et le suivi des données financières de l Association. Budget prévisionnel, gestion de la trésorerie : Il assure l établissement et le suivi du budget de fonctionnement. Il procède au paiement des factures. Il gère au jour le jour la trésorerie, en surveille l équilibre et alerte le Bureau sur toute dérive. Il propose les actions nécessaires pour assurer cet équilibre. Il présente le budget prévisionnel annuel et les comptes annuels en Conseil d Administration en vue de leur approbation, Relations Expert-Comptable, Banque : Il assure le lien avec l Expert Comptable et lui fournit l ensemble des documents nécessaires à sa mission. Il gère le contrat de l Expert Comptable. Il assure la relation avec la banque, Support sur les aspects financiers : Sur demande des autres membres du bureau, il établit ou fait établir les documents comptables nécessaires à la vie de l association, notamment pour les demandes de subventions, remboursements, contrats de travail, etc. Coordination : il pilote et coordonne l activité des postes «Subventions» et du domaine «Logistique / Intendance» (voir plus loin).
4 HORS BUREAU 5 RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES -Il épaule le vice président pour le recrutement du personnel, l établissement des contrats de travail et leur suivi. -Il est responsable de la mise en œuvre de la nouvelle convention collective 83, en relation avec les membres du bureau et les salariés. Il fait partie de la commission convention collective. 6 RESPONSABLE DE LA GESTION DES PAIES CÉCILE - Il supervise le tableau de présence prévisionnel de chaque salarié tenu par la Responsable Technique et autorise les absences (congés payés, maladie, mariage ). Il vérifie les justificatifs d absence et tient à jour le solde de congés payés de chaque salarié. Il envoie les arrêt de travail à l expert comptable. - Il valide l état de présence réel mensuel présenté par la Responsable Technique et le transmet à l Expert-Comptable pour établissement de la paie. A ce titre, il envoie le tableau des présences à la comptable. - Il vérifie les fiches de paie, les fait corriger si nécessaire, et les distribue à l équipe. - Il élabore en liaison avec la Responsable Technique les Règles de fonctionnement de l équipe, document destiné à préciser les principes qui régissent l organisation du travail et l autorisation des absences. - Il rédige les courriers aux différents organismes (URSSAF, CPAM ) en rapport avec l équipe, le trésorier et l expert comptable. - Il gère les départs du personnel (solde de tout compte ). - Il supervise les visites médicales annuelles de chaque salarié. Les rapports de visite sont remis au vice président et rangés dans le dossier de chaque salarié. - Il fait partie de la commission convention collective. 7. RESPOSABLE DES SUBVENTIONS LÉONIE - Fonction vitale pour assurer la pérennité de la crèche (75% des recettes de celle-ci), elle s appuie sur le rôle du Trésorier et est donc placée sous son pilotage. - Ce rôle a en charge le suivi des subventions et établit les dossiers de demandes de subventions en relation avec les membres du Bureau. Il assure un suivi régulier de la relation avec les interlocuteurs Mairie (DASES) et CAF sur ce plan. - Il assure la programmation des achats d équipements (électroménager, mobilier, sauf équipements pédagogiques) et des éventuels travaux, en recherche le financement le cas échéant (subventions), obtient l accord du Conseil d Administration en préalable à tout achat et procède au suivi de ces achats. Il se rapproche du Secrétaire quand le mode de financement fait appel à des subventions de façon à bénéficier de son expérience des partenaires. - Il fait partie de la commission convention collective.
5 8 FORMATIONS / AIDES NADINE Il assure le suivi des formations de l équipe et des relations nécessaires à celles-ci. En particulier : - Il établit, en liaison avec le Bureau et le Responsable Technique, le Plan de formation de l Association en identifiant les priorités et en proposant les arbitrages nécessaires au fonctionnement serein de la crèche, - Il gère les demandes relatives au D.I.F., - Il établit les conventions de formation et inscrits les salariés dans les organismes de formation retenus. Il gère leur financement avec ACEPP ou Uniformation. Il gère la relation avec les organismes de formation, - Il assure le suivi des formations en relation avec ACEPP, - Il s assure du bon fonctionnement du tutorat, - Il procède aux demandes de remboursements dans les temps et s assure avec le Trésorier du recouvrement. Il rend compte au Bureau régulièrement de la situation des formations et de leur financement. - Il assure le suivi des contrats aidés par l Etat ou la Région (emplois jeune, CAE) en relation avec le vice-président. Il assure la relation avec la direction du travail et l organisme qui finance ces aides (CNASEA), fait établir les états de présence nécessaires, et réceptionne et fait le suivi des avis de paiement. 9 RESPONSABLE COMMUNICATION SECRETAIRE GENERAL - Il envoie par mail à tous les parents les plannings (équipe et permanence des parents) et menus hebdomadaires. - Il tient à jour la Liste des membres de l Association et la transmet à tous les parents. - Il tient informé l ensemble des parents et de l équipe de toutes nouvelles importantes concernant la vie de la crèche. - Il organise les fêtes et réceptions avec la Responsable Technique et les parents (20 ans, noël, pâques ) - Au mois de juin (au moment des départs des grands), il met en place l organisation des permanences pour l été (horaire d été, permanences supplémentaires de la part des parents ). - En liaison avec le Secrétaire et la Responsable Technique, il tient à jour le Dossier d accueil, compilation de l ensemble des documents nécessaires lors de l inscription d un enfant. Il en assure la copie. - Il gère la communication de la crèche avec les différents partenaires en liaison avec le bureau. Il organise et pilote la relation avec les autres crèches de Paris. Il organise les manifestations externes (salons, forums, journée du associations, braderie de la mairie du 15ème) et veille à la représentation de l association dans les vecteurs pertinents. - Il tient à jour le site internet de la crèche ( et en assure le suivi (messages) et les évolutions. - Il est responsable du courrier de la crèche : à ce titre, il récupère le courrier tous les jours et le redistribue dans les bannettes des destinataires. - Il tient à jour le cahier de courrier reçu et redistribué et le laisse à disposition à la crèche (dans sa banette).
6 10 ACHATS ALIMENTATION ET COURSES HEBDOMADAIRES - Il pilote les achats alimentaires et courses hebdomadaires sur la base des menus et de la liste des courses établis par l équipe. Il gère donc les achats auprès de : - primeur - poissonnier - boucher - monoprix - Site internet (houra, ooshop, telemarket, auchan direct, à étudier). Un document intitulé Protocole Courses sera remis aux personnes concernées. - Il assure les commandes et le contrôle des factures des fournisseurs. - Il prépare mensuellement la décomposition budgétaire des factures fournisseurs et la remettent au Trésorier pour paiement. - Il assure par ailleurs les achats alimentaires d ajustement qu ils se font rembourser par le trésorier en en indiquant l affectation budgétaire. 11 TRAVAUX, ACHATS MATERIELS, SERVICES EXTERIEURS - Un couple de parents assure le bricolage (étagères à monter, petites réparations, peinture ), le maintien du matériel (réparations) et contacte les réparateurs et les artisans. L urgence d un tel support doit être considérée en fonction de la nature de l incident (exemple : immédiat pour un sujet touchant la sécurité). - Il s occupe de l achat de matériel pour la crèche (téléphone, électroménager ) et conserve les garanties. - Il s occupe d achats divers ponctuels à la demande de l équipe ou des parents (cadeaux pour départs, pharmacie, développement photos ) - Il est remplaçant des parents de courses. - Il établit avec l équipe les besoins et les priorités en terme de ménage hebdomadaire et mensuel. Il est l interlocuteur de la femme de ménage. Il tient à jour le cahier de ménage. Il organise deux fois par an (fermeture de Noël / vacances d été) un grand ménage. - Il assure également le suivi des équipements de la crèche (mobilier, informatique, électroménager) et en tient l inventaire. Il gère et programme les opérations d entretien et de maintenance des équipements et matériels de la crèche (contrôle extincteurs et alarme annuel et exercice d évacuation par exemple). 12 PRESENCE A LA CRECHE DURANT LA SORTIE BIBLIOTHEQUE - Attention il ne s agit pas d aller à la bibliothèque mais de rester deux heures à la crèche par semaine en plus de sa permanence. Le couple reste à la crèche tous les mercredis matin de 9h à 11h pendant que les membres de l équipe et un groupe d enfants (moyens ou grands) partent à la bibliothèque. -Il peut, durant ce temps de présence et en accord avec l équipe pédagogique, organiser une activité hebdomadaire avec le groupe d enfants restant (moyens ou grands) et les bébés.
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