MODALITES D APPLICATION DU CHEQUE TRANSPORT

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1 N 56 - SOCIAL n 24 En ligne sur le site / extranet le 4 avril 2007 ISSN MODALITES D APPLICATION DU CHEQUE TRANSPORT L essentiel Instauré par la loi pour le développement de la participation du 30 décembre 2006, le dispositif du chèque transport peut désormais être mis en place par les entreprises qui le souhaitent, suite à la publication du décret du 9 février Le décret détaille : - les bénéficiaires du chèque transport, - les modalités d habilitation et de contrôle des organismes émetteurs du chèque transport, - les conditions d utilisation de ce dispositif Pour mémoire, le chèque transport est un titre spécial de paiement nominatif que toute entreprise peut préfinancer au profit de ses salariés pour le paiement de dépenses liées au déplacement entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Si le salarié l utilise pour payer le carburant, il convient de rappeler que c est à la condition qu il se trouve hors périmètre de transports urbains ou qu il ne puisse utiliser les transports collectifs en raison d horaires particuliers. Le chèque transport mention "carburant" n est donc pas utilisable si le salarié utilise son véhicule pour convenance personnelle. Ce titre n est pas obligatoire et il appartient à l employeur de décider de l instaurer ou non, ainsi que d en définir les modalités, après consultation des membres du comité d entreprise ou des délégués du personnel. La présente «Informations Social» complète celle du 22 janvier 2007 portant le n Social n 6. Contact : Karine DUFOUR - Mail : - Tél. : TEXTES DE REFERENCE : Loi n du 30 décembre 2006 pour le développement de la participation et de l actionnariat salarié et portant diverses dispositions d ordre économique et social, publié au JO du 31/12/06, page et s uivantes. Décret n du 9 février 2007 publié au Journal Officiel du 10 février 2007, page 2555 et suivantes.

2 LES BENEFICIAIRES DU CHEQUE TRANSPORT Principe : Le décret précise les modalités d attribution du chèque transport pour les travailleurs à temps partiel, les travailleurs exerçant leur activité sur plusieurs lieux de travail et il vise explicitement les salariés exclus de ce dispositif. 1) Salariés à temps partiel PAR PRINCIPE ILS Y ONT DROIT DANS DES CONDITIONS SIMILAIRES AUX SALARIES A TEMPS COMPLET Par principe, les salariés à temps partiel bénéficient du chèque transport dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet. Néanmoins, lorsque le nombre d heures travaillées est inférieur à la moitié de la durée légale (ou conventionnelle si elle lui est inférieure) du travail à temps complet, l attribution du chèque transport est effectuée au prorata temporis du nombre d heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet, compte tenu de la validité du titre. 2) Salariés travaillant sur plusieurs sites CHEQUE TRANSPORT POSSIBLE AFIN D EFFECTUER LES DEPLACEMENTS ENTRE LES DIFFERENTS LIEUX DE TRAVAIL DE L ENTREPRISE Lorsqu un salarié exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein de la même entreprise et que cette dernière n assure pas le transport sur ces différents lieux, l intéressé peut prétendre au chèque transport qui lui permette d effectuer l ensemble des déplacements imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail. 3) Salariés expressément exclus du dispositif QUATRE CATEGORIES DE SALARIES BENEFICIANT DE REMBO URSEMENT DE FRAIS DE DEPLACEMENT OU QUI NE SUPPORTENT AUCUN FRAIS LIE AU TRANSPORT SONT EXCLUS DU DISPOSITIF Le décret apporte des précisions sur les salariés qui ne peuvent pas bénéficier du chèque transport. Il s agit : - des salariés bénéficiant d un véhicule mis à disposition permanente par l employeur avec prise en charge des dépenses liées au carburant par l entreprise, - des salariés logés dans des conditions telles qu ils ne supportent aucun frais de transport pour se rendre sur leur lieu de travail, - des salariés dont le transport est assuré gratuitement, - enfin, des salariés qui bénéficient des remboursements de frais professionnels pour les trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail 2

3 4) Cas des zones de déplacement situées en dehors des périmètres de transports urbains Le décret indique qu en dehors des périmètres couverts par les transports urbains, l employeur qui souhaite proposer à ses salariés le chèque transport doit proposer à l ensemble des salariés aussi bien des chèques transport à usage "transport collectif" que des chèques transport à usage "essence". L EMPLOYEUR DOIT ICI PROPOSER LES DEUX MODALITES DU CHEQUE TRANSPORT : LA VERSION TRANSPORT COLLECTIF ET ESSENCE LES CONDITIONS D EMISSION DU CHEQUE TRANSPORT Principe : Le décret détaille les modalités d habilitation et de contrôle des organismes émetteurs du chèque transport, ainsi que les obligations pesant sur ces derniers. 1) Modalités d habilitation et de contrôle des organismes émetteurs SEULS LES ETABLISSEMENTS HABILITES PAR L ANSP PEUVENT EMETTRE DES CHEQUES DE PLUS CES ETABLISSEMENTS HABILITES DOIVENT REMPLIR CERTAINES CONDITIONS Le chèque transport ayant la nature d un titre spécial de paiement, est émis par les établissements de crédit ou par des organismes, sociétés et établissements spécialisés qui ont été habilités par l Agence Nationale des Services à la Personne (ANSP ci-après). Pour émettre ces chèques, les organismes habilités autres que les établissements de crédit doivent : - se faire ouvrir un compte bancaire spécifique pour le chèque transport qui remplit certaines garanties financières, - mettre en place des mécanismes de contrôle interne visant à s assurer de la maîtrise financière des chèques transport, - décrire l organisation administrative et comptable de l organisme, société ou établissement, - s engager à constituer un réseau d affiliés auprès des transporteurs et régies de transport ainsi qu auprès des distributeurs de carburant L habilitation pourra être refusée à l établissement, l organisme ou la société spécialisé qui en fait la demande auprès de l ANSP, si toutes les informations ne sont pas fournies. De plus, elle pourra être suspendue ou retirée par l ANSP en cas de non-respect par les émetteurs de leurs obligations. 2) Obligations des émetteurs? Le compte bancaire que tout émetteur doit se faire ouvrir doit recevoir les fonds qu il perçoit en contrepartie de la cession de ces chèques, à l exclusion de tous autres fonds. 3

4 OUVRIR UN COMPTE BANCAIRE SPECIFIQUE DOTE D UN MONTANT INITIAL DE Le montant de ce compte bancaire, qui est équivalent à la contre-valeur des titres spéciaux de paiement en circulation, garantit le remboursement aux entreprises et régies de transport public ainsi qu aux détaillants de carburant au détail des chèques valablement émis et utilisés dans les conditions légales. Le compte doit faire l objet d une dotation initiale d un montant qui s élève au minimum à , et son encours doit rester au moins égal à cette somme. CONSERVER LES INFORMATIONS RELATIVES AU CHEQUE PENDANT 10 ANS TRANSMETTRE A L AGENCE NATIONALE DES SERVICES A LA PERSONNE PLUSIEURS RAPPORTS NOTIFIER SEMESTRIELLEMENT A L ACOSS LE MONTANT TOTAL DES CHEQUES EMIS? Par ailleurs, l émetteur doit conserver les informations relatives aux chèques transport pendant une période de dix ans au-delà de l année en cours, et restituer les informations synthétiques le cas échéant, à la demande des employeurs, en vue notamment d une information et du contrôle de l administration fiscale et sociale ou de l Acoss (Agence centrale des organismes de sécurité sociale). Passé ce délai, lesdites informations peuvent être détruites.? L organisme émetteur habilité doit transmettre à l ANSP avant le 31 mars de chaque année plusieurs documents : - un rapport d activité portant sur l année écoulée et indiquant ses perspectives d activité pour l année en cours, - un rapport portant sur l année écoulée et relatif à la sécurité des différents processus de traitement des chèques transport émis par lui (ce rapport prend la forme de la réponse à un questionnaire fourni par la Banque de France, à laquelle il est également transmis dans les mêmes délais)? Les émetteurs doivent également notifier à l Acoss une fois par semestre (et au plus tard dans les deux mois suivant la fin du semestre civil) le montant total des chèques émis. Sur demande de l Acoss, ils communiquent à celle-ci le montant des chèques émis par entreprise ou toutes autres données statistiques nécessaires à l exercice de sa mission. 3) Remise des chèques et caractéristiques Lors de la commande ou au plus tard à la livraison, l employeur qui finance en tout ou partie un chèque transport règle à l émetteur la contre-valeur des titres spéciaux de paiement commandés, afin que celui-ci constitue dans le compte spécial chèque transport les provisions nécessaires pour en garantir le remboursement. L émetteur est réputé disposer d un mandat de gestion de ces fonds, dont il n est pas propriétaire. Néanmoins, les intérêts de trésorerie produits par le compte spécial lui restent acquis. ILS PEUVENT ETRE EMIS SUR SUPPORT PAPIER OU DE MANIERE DEMATERIALISEE Les chèques peuvent être émis sur support papier et de manière dématérialisé e. L émission sur support papier doit indiquer les mentions suivantes : - nom et adresse de l émetteur, - nom et adresse de la personne ou de l établissement bancaire à qui les titres doivent être présentés au remboursement par les accepteurs, - nom du salarié bénéficiaire, 4

5 - mention transports collectifs ou carburant selon les cas, - montant de la valeur libératoire du titre, - indication de l année civile d émission, - indication de la période d utilisation par les salariés bénéficiaires, - numéro dans une série continue de nombres caractérisant l émission, - nom et adresse des entreprises de transports publics ou des régies ou des distributeurs de carburant au détail auxquels le chèque a été remis Les chèques transport dématérialisés doivent permettre lors de leur paiement : - d identifier et d authentifier le salarié, - de connaître le nom et l adresse de l émetteur, - de connaître le montant de la valeur libératoire, - de connaître l année civile d émission, la période d utilisation et la mention "transports collectifs" ou "carburant" selon les cas Ils sont pourvus de dispositifs de sécurité destinés à éviter la fraude et ils doivent permettre à l émetteur d assurer la traçabilité des opérations de chargement, de paiement et de remboursement. LES CONDITIONS D UTILISATION DU CHEQUE TRANSPORT Principe : Les conditions et modalités d échange et de remboursement des chèques transport sont précisées dans le décret. 1) Conditions liées à la valeur du chèque et au fait qu on ne peut lui rendre la monnaie Quand le chèque transport est émis sur support papier, il doit mentionner sa valeur faciale exprimée en euros, en chiffres et en lettres. Lors de sa présentation en paiement, il ne peut être rendu de monnaie par les entreprises et les régies de transport public, ni par les distributeurs de carburant au détail qui l acceptent en paiement. Les chèques transport dématérialisés peuvent ne pas mentionner de valeur faciale, mais doivent dans ce cas limiter les opérations de chargement annuelles à hauteur du montant annuel de l abonnement aux transports collectifs ou de 100 selon l usage pour lequel ils sont employés. 2) Conditions liées à la date limite de validité des chèques Les chèques transport peuvent être présentés en paiement d un titre de transport collectif ou de carburant uniquement pendant l année civile d émission et le premier mois de l année suivante. 5

6 LES CHEQUES SONT VALABLES DURANT LEUR ANNEE CIVILE D EMISSION ET LE PREMIER MOIS DE L ANNEE SUIVANTE Les chèques dont le remboursement n a pas été demandé par les entreprises, les régies de transport public et les distributeurs de carburant au détail avant la fin du semestre civil suivant l expiration de leur période de validité sont définitivement périmés. En l absence de motif légitime justifiant un retard de présentation, leur montant ne peut pas être remboursé aux entreprises, régies de transport public et distributeurs de carburant. La contre-valeur des chèques transport périmés est reversée à l émetteur par l établissement bancaire qui tient son compte de chèques transport. L émetteur reverse cette somme au comité d entreprise s il existe ou aux œuvres sociales de l entreprise qui a acquis ces titres. DES POSSIBILITES D ECHANGE & DE REMBOURSEMENT EXISTENT Les chèques transport non utilisés durant la période de validité et rendus à leur employeur par les salariés bénéficiaires sont échangés gratuitement contre un ou plusieurs chèques transport de même valeur totale pour la période ultérieure. Lorsque les employeurs ont acquis leurs chèques auprès d un émetteur habilité, ils peuvent obtenir gratuitement de celui-ci l échange de leurs chèques transport inutilisés. 3) Conditions liées aux détenteurs de chèques SEULS LES SALARIES EMPLOYES PAR L ENTREPRISE AYANT ACQUIS LES CHEQUES PEUVENT LES UTILISER Seuls les salariés employés par l entreprise qui a acquis des chèques transport peuvent les utiliser. Et les chèques peuvent uniquement être utilisés par le salarié auquel l entreprise les a remis. Ainsi les salariés quittant l entreprise doivent remettre, au moment de leur départ, les chèques en leur possession à leur employeur, contre remboursement du montant de leur contribution à l achat de ces chèques. 4) Conditions liées aux accepteurs de chèques UTILISATION DES CHEQUES LIMITEE AU PAIEMENT D UN TITRE DE TRANSPORT COLLECTIF OU DE CARBURANT Les chèques transport ne peuvent être utilisés que par les salariés bénéficiaires en paiement d un titre de transport collectif ou de carburant en cas d utilisation d un mode de transport individuel dans les conditions légales. Lors de son acceptation en paiement, les entreprise et régies de transport public tout comme les distributeurs de carburant au détail, doivent vérifier que : - l utilisateur du chèque transport est le bénéficiaire légitime du titre spécial de paiement, - le délai de validité de ce titre spécial n est pas dépassé, - l usage "transports collectifs" ou "carburant" est prédéfini 6

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