Solutions Technologiques pour le département juridique moderne. 26 mars 2013

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1 Solutions Technologiques pour le département juridique moderne 26 mars 2013

2 26 mars 2013 Programme de la conférence Introduction Définition La pénétration de marché Enjeux L analyse des coûts RSI et KPI Études de cas Q & R

3 Introduction des Conférenciers Stéphane Bourbonnière Directeur Gestion de l information et Administration de la preuve électronique Olivier Fischer Directeur général LS Canada Inc.

4 Stéphane Bourbonnière Directeur Gestion de l information et Administration de la preuve électronique sbourbonniere@kpmg.ca

5 A chaque domaine d expertise sa solution dédiée Contrats Conseil Contentieux Assurances Pilotage juridique Sociétés Générateur de documents Budget Délégation de pouvoirs Annuaire Gestion des temps Bibliothèque Propriété intellectuelle Immobilier - Baux LS Canada Inc Tous droits réservés

6 BANQUE - ASSURANCE SANTE - COSMETIQUE INDUSTRIE MEDIA - COMMUNICATIONS SERVICES TRANSPORT DISTRIBUTION SECTEUR PUBLIC Copyright LS Canada Tous droits réservés.

7 Écosystème TechnoJuridique Système de Gestion des Dossiers (MMS) Système de Gestion des Documents Lawyer 1 Lawyer 2 Lawyer 3 Système de Gestion des Causes (CMS) Admin Assist Paralegal 2012 KPMG s.r.l./s.e.n.c.r.l., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative («KPMG International»), entité suisse. Tous droits réservés. 7

8 Fonctionalités SGD Sauvegarde Import/exportation en lot Automatisation Métadonnées Convention de nommage Champs et types de champs personnalisables (texte, date, numérique, menu déroulant, boutons radio ou de vote) Dossier Rapport Gestion des Actifs Informationnels (Records) Version/Stat/Historique/Publica tion Association Courriel (parent/enfant/hyperlien/enchas sement) Numérisation Gestion du Papier Modèle/Gestion des connaissances Recherche Conservation Archivage Destruction Intégration Windows (glisser/déposer) MS Office/Prod Apps MMS/CMS/Legaltech ROC Accès Privilèges (groupes et individus) AD Web Flux de travail Révision/Approbation Expiration/Rappel Ordre de travail (queue) Inscription/Alertes 2012 KPMG s.r.l./s.e.n.c.r.l., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative («KPMG International»), entité suisse. Tous droits réservés. 8

9 Fonctionalités MMS Dossier Type Sous-type Sujet Produit/Service Statut Conservation Personne Conseiller interne Client Compagnie Groupe/départment Autre partie Conseiller externe Expert Témoin Juge Événement Rencontre Échéancier Rappel/Alertes Notes Coûts Conseiller externe/expert Interne (temps/ressources) Règlement/jugement Acquisition Gestion Standardisation Conflit Recherche Rapport Intelligence Corporative Integration SGD 2012 KPMG s.r.l./s.e.n.c.r.l., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative («KPMG International»), entité suisse. Tous droits réservés. 9

10 Pénétration du Marché

11 Priorités TechnoJuridiques KPMG s.r.l./s.e.n.c.r.l., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative («KPMG International»), entité suisse. Tous droits réservés. 11

12 Système de Gestion Documentaire 2012 KPMG s.r.l./s.e.n.c.r.l., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative («KPMG International»), entité suisse. Tous droits réservés. 12

13 Système de Gestion des Dossiers 2012 KPMG s.r.l./s.e.n.c.r.l., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative («KPMG International»), entité suisse. Tous droits réservés. 13

14 GED vs Logiciel Juridique Un outil dédié ou spécifique? Quel département n a pas son outil spécifique? Résultat de l étude de marché de Legal Suite Canada Alors pourquoi pas le juridique? Rôle et pouvoir du département juridique LS Canada Inc. Tous droits réservés

15 Technologie de la gestion de la connaissance Adapted from: Knowledge Managements by Despres and Chuvel, Journal of KM, vol 3, no , p119. LS Canada Inc Tous droits réservés

16 Gestion du cycle contractuel: taux de pénétration

17 Enjeux principaux pour l acquisition d un logiciel juridique Accessible et Réutilisable Capitaliser sur vos meilleures pratiques Développer l expertise Améliorer le service rendu aux clients internes Améliorer votre gestion de risque Communiquer votre rôle et votre valeur

18 Composants de la gestion de la connaissance Gestion de la connaissance juridique Connaissance Information Gestion documentaire Donnée

19 Un outil de la gestion de la connaissance juridique doit comporter: Une base de données centralisée : la mémoire juridique de l'entreprise Un outil dédié à ses besoins Un moteur de recherche puissant (multi-critères) Un outil permettant d utiliser sa propre terminologie Un outil facile d utilisation Une solution fiable qui évolue avec ses besoins Un outil qui vous aide à gagner du temps: automatisation des processus et accès plus rapide a l'information

20 RSI d un MMS Économies moyennes de 14.5% KPMG s.r.l./s.e.n.c.r.l., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative («KPMG International»), entité suisse. Tous droits réservés. 20

21 Plan de Projet & Budget $30,000- $150,000 $10,000- $35,000 $10,000- $35,000 $100,000- $500,000 $10,000- $100,000 Gouvernance Fonctionalités Matériel Gestion du Changement Analyse des Besoins Besoins Solution Budget Échéancier Dossier d affaires Appel d offres Analyse Acquisition Acquisition Implantation Matériel et Logiciel Politiques/Procédur es Intégration Personalisation Formation Améliorations Gestion de Projet (15%) Gestion du Changement (20%) Communication (5%) 2012 KPMG s.r.l./s.e.n.c.r.l., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative («KPMG International»), entité suisse. Tous droits réservés. 21

22 Proportion des Coûts Technologie Matériel Logiciel Gouvernance Politiques Processus Procédures Interne Consultant Culture Formation Changement Communication Vendeur 2012 KPMG s.r.l./s.e.n.c.r.l., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative («KPMG International»), entité suisse. Tous droits réservés. 22

23 Retour sur investissement «RSI: le montant d'argent gagné ou perdu par rapport à la somme initialement investie.» Source : wikipedia Il s agit surtout (de temps et) d argent

24 Retour sur investissement Si le département juridique est un centre de coût, alors comparer l argent perdu sans une solution $CA vs Gestion de risque Basé sur des problèmes Capacité d effectuer des rapports est essentielle pour avoir une vision précise des actions passées et présentes.

25 Coût de la solution Legal Suite Gamme de Produits Full Web: sur site ou hébergé Gamme de prix entre 30K$CA et 60K$CA Web Compact (Contrats, Conseils, Contentieux) Moins de 10K$CA par année et par module SAAS: coût mensuel Projet: entre 30K$CA < x < 500 K$CA Moyenne de 60K$CA Services Professionnels: gestion de projet, analyse, architecture, développement, formation, consultation, maintenance Réunion Marketing Groupe 1 mars 2013

26 Retour sur investissement CAPEX < avoided OPEX Coûts évités: Départements juridiques & unités d affaires pénalités amendes - frais d annulation gestion des risques Gains de productivité

27 Indicateurs clés de performance (KPI) Les indicateurs clé de performance (ICP), ou plus généralement appelés KPI (anglais : Key Performance Indicator), sont des indicateurs mesurables d'aide décisionnelle dont le but est de représenter un aperçu d'évolution des facteurs clés de succès des processus de l'entreprise afin d'évaluer sa performance globale en fonction des objectifs à atteindre. *Source: Wikipedia

28 Pourquoi les KPIs? Communiquer ma valeur ajoutée A mon équipe A la direction générale Ex: évaluation des risques Aux autres départements Ex: provisions pour litiges au département finance Donner de la visibilité pour améliorer la performance globale et effectuer des actions correctives

29 Tableau de bord juridique

30 Cas client Indicateurs de Gestion (KPI) Workflow Ad-hoc pour mesurer la progression du dossier par rapport à des métriques Rapports pour démontrer la performance vs indicateurs Rapports de performance générale Rapports disponibles pour tout le département à tout moment pour propre révision

31 Cas client 1 Principal fournisseur T.I. en Europe 18,000 employés répartis dans 16 pays Multi-activité : Conseil, Contrats, Contentieux, PI, Secrétariat Corporatif, M&A, Beaucoup de clients internes à servir Divers types de risque à gérer Nécessité de prendre le contrôle des informations clés Fédérer une équipe européenne autour des meilleures pratiques et processus

32 Cas client 1 Prendre le controle sur linformation

33 Cas client 1 Indicateurs de gestion juridique

34 Cas client 1 Les bénéfices Les T.I au service de la performance juridique Base de données: plus de 10,000 Fiches en 3 ans Mesurer le niveau de service: 93% (enquête de satisfaction) Mesurer la charge de travail, $ économisé ou gagné Capacité à communiquer L'image gratifiante du «Partenaire d affaires»

35 Cas client 2 À propos Chef de file nord-américain dans la fabrication de produits de bois d'ingénierie. Ventes annuelles de plus de $550 million 1,400 employés. 8 unités d affaire en Amérique du Nord Activité contractuelle : Petite équipe: 1-2 avocats Surtout de la gestion de contrat (500 contrats actifs) Budgets et ressources limités

36 Cas client 2 Pourquoi une solution technologique? Authenticité et accessibilité de l information Cohérence et conformité de l information: centralisation des contrats pour capitaliser sur les meilleures pratiques Contrôle des contrats (échéances, information clé ) Efficacité

37 Cas client 2 Pour l entreprise et ses départements Accès direct aux contrats Alertes envoyées directement au gestionnaire de contrat et aux responsables de département Rapports (par fournisseur, client, membre de l équipe, etc.) La bonne information au bon endroit, au bon moment

38 Cas client 2 Améliorations: Pour le département juridique

39 Cas client 2 Améliorations: Conformité

40 Cas client 2 Améliorations: Gestion des risques Suivi des clauses importantes et des procédures de négociation Intégrité de la base de données contractuelle Autonomie des différents départements tandis que le juridique conserve une visibilité sur la gestion de contrats Uniformité contrôle des processus

41 Cas client 3 Profil de la compagnie : Compagnie pharmaceutique innovante d envergure mondiale. Emploie plus de personnes dans plus de 100 pays. Département légal: Fondé en employés (2 conseillers juridique, 1 assistante juridique) Permet de s assurer que les opérations sont conformes sur le plan juridique Contribue à l identification et à la gestion de risques

42 Cas client 3 Gestion de contrat - AVANT: Répertoire commun avec accès restreint au département juridique seulement et courriels pour gérer les activités quotidiennes. Système de gestion de contrats à des fins d archivage Ne saisis que le titre du document Faible capacité de recherche Ne permet pas une utilisation efficace du temps Perte d information commune en raison de la complexité du système Non intuitif N offre pas de fonctionnalités additionnelles destinées spécifiquement aux documents juridiques

43 Cas client 3 Gestion de contrat - ACTUELLEMENT: Utilise le logiciel Legal Suite gestion de contrats Permet de lier les ententes aux avenants ou à tout autre document important Permet la saisie de détails utiles (alertes ) Flexibilité du système Outils de recherche et de production de rapports avancés Permet de gagner du temps et de l'efficacité Facilité d accès et de partage de l information Leçons apprises: Travailler ensemble et solliciter activement les commentaires de tous les intervenants: tous doivent être parfaitement conscients de l objectif et de l adéquation du système Déterminer les processus à mettre en place pour garantir une utilisation conforme de l outil et une saisie uniforme de données

44 Recommandations finales Un logiciel juridique n est pas seulement un outil de gestion documentaire ou un ERP: Les pré-requis et les besoins sont différents Un ERP global ne saurait répondre à vos besoins juridiques Utilisez la règle du 80/20 Utilisez la règle K.I.S.S. Définissez un échéancier, respectez-le, faites-le graduellement Commencez petit et améliorez par la suite Recherchez l Approbation de votre équipe et de vos clients internes Faites en sorte que le département technique soit impliqué le plus possible (hors SaaS)

45 Recommendations finales Excel n est pas fait pour les avocats en entreprises L exception ne fait pas la regle KPMG s.r.l./s.e.n.c.r.l., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative («KPMG International»), entité suisse. Tous droits réservés. 45

46 Questions?

47 Merci! Présenté par Stéphane Bourbonnière & Olivier Fischer Stéphane Bourbonnière Directeur Gestion de l information et Administration de la preuve électronique (514) sbourbonniere@kpmg.ca Olivier Fischer Directeur général LS Canada Inc (514) ofischer@legal-suite.com

48 L'information publiée dans le présent document est de nature générale. Elle ne vise pas à tenir compte des circonstances de quelque personne ou entité particulière. Bien que nous fassions tous les efforts nécessaires pour assurer l'exactitude de cette information et pour vous la communiquer rapidement, rien ne garantit qu'elle sera exacte à la date à laquelle vous la recevrez ni qu'elle continuera d'être exacte dans l'avenir. Vous ne devez pas y donner suite à moins d'avoir d'abord obtenu un avis professionnel se fondant sur un examen approfondi des faits et de leur contexte KPMG s.r.l./s.e.n.c.r.l., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative («KPMG International»), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG, le logo de KPMG et le slogan «simplifier la complexité» sont des marques déposées ou des marques de commerce de KPMG International.