Solutions Sage ERP. Guide de lancement de la suite complète Entreprise de Sage ERP Accpac version 5.6

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1 Guide de lancement de la suite complète Entreprise de Sage ERP Accpac version 5.6 Améliorez la productivité. Simplifiez les opérations. Augmentez la visibilité. Décembre 2009

2 Survol Le monde des affaires ne cesse d'évoluer et votre logiciel de gestion commerciale doit tenir la cadence. Chez Sage, nous travaillons continuellement à l'amélioration de votre expérience de Sage Accpac et au développement de nouvelles fonctionnalités pour vous aider à tirer le meilleur profit de votre solution. Afin d'améliorer les processus et augmenter la productivité, nous travaillons directement avec une base de clients complète (plus de entreprises et utilisateurs) pour garantir que le fonctionnement de nos produits corresponde à votre manière de travailler. Sous la direction d'équipes de conception centrée sur l'utilisateur, nous nous efforçons non seulement de comprendre comment les clients interagissent avec notre logiciel et comment ils l'utilisent, mais aussi comment fonctionne leur entreprise et comment nous pouvons les aider à résoudre leurs principaux problèmes commerciaux. Ces équipes travaillent en tandem avec nos clients par le biais de plusieurs collectes de données et méthodes d'interprétation, ce qui vous permet d'intervenir et de vous faire entendre! L'an passé, plus de clients et partenaires ont été consultés dans le monde entier par le biais de visites sur place, d'entretiens et d'études par observation conduites dans nos laboratoires d'ergonomie de pointe. Lors du processus de développement du produit, nous utilisons les résultats de ces recherches rigoureuses pour concevoir et développer de meilleurs logiciels. Dans ce guide, vous trouverez un aperçu des mises à jour auxquelles vous et nos clients ont décidé d'accorder la priorité pour la version 5.6 de Sage Accpac, dont le lancement est prévu en décembre Les principales améliorations qui ont été développées vous permettront d'automatiser le flux des travaux, de réduire les coûts dans votre entreprise et d'en faire plus en moins de temps. Vous pouvez : Avoir accès aux renseignements nécessaires pour prendre des décisions judicieuses et améliorer significativement la visibilité des évaluations grâce à la nouvelle application Sage Accpac Intelligence. Mieux gérer les coûts liés aux technologies de l'information et permettre l'accès sécurisé au système par le biais de la virtualisation. Économiser de l'argent sur les frais de mise à niveau avec la formation gratuite, une meilleure qualité et des procédures d'implémentation plus rapides. Accélérer vos procédures de recouvrement et améliorer votre flux de trésorerie grâce à l'utilitaire AR Inquiry (Consultation de C.C.) qui est désormais intégré. Améliorer l'expérience de vos clients en leur fournissant des réponses plus rapides et plus éclairées grâce à une meilleure production des rapports, AR Inquiry (Consultation de C.C.) et SageCRM. Gérer plus efficacement les attentes en matière de croissance et se forger une clientèle loyale grâce à SageCRM. Améliorer la productivité de vos employés grâce aux nombreuses améliorations, réclamées par les utilisateurs, que nous avons implémentées dans tout le logiciel. Avoir un aperçu plus rapide et plus précis de votre position de trésorerie grâce au flux de travail amélioré dans Réduire les risques de pénalités et de frais grâce à la nouvelle fonctionnalité dans Paie Réduire les frais d'exploitation grâce à une meilleure gestion de vos stocks Lors de la lecture de ce guide de ressources, vous vous demanderez certainement comment mettre la main sur toutes les nouvelles fonctions dynamiques comprises dans cette version. Nous avons de bonnes nouvelles! Dans le cadre de votre plan Software Assurance de Sage ERP Accpac, vous bénéficiez de mises à niveau du logiciel et de mises à jour de maintenance. Si vous devez renouveler votre plan Software Assurance de Sage ERP Accpac, tout n'est pas perdu. Contactez-nous au ( pour les appels internationaux) aujourd'hui. 2

3 Nouvelles améliorations et fonctionnalités Cours "What's New" (Quoi de neuf) offert par le biais de la formation Anytime Learning Vos employés pourront rapidement maîtriser les améliorations apportées dans cette version, grâce au cours "What's New" offert par le biais de la formation Anytime Learning et spécialement conçu pour la version 5.6. Ce cours offert en ligne vous montre comment mettre en pratique toutes ces nouvelles améliorations dans votre entreprise. Mieux encore, ce cours vous est offert gratuitement. Visitez pour obtenir de plus amples informations. Évaluation plus approfondie de votre entreprise Évaluez votre entreprise de façon approfondie pour mettre en oeuvre votre stratégie! Voyez comment les nouvelles fonctionnalités indiquées ci-dessous peuvent permettre à vos employés et à vos partenaires de s'adapter aux changements qui s'opèrent aujourd'hui sur le marché et de prendre des décisions commerciales plus judicieuses et plus rapides. Sage Accpac Intelligence offre des outils de planification stratégiques Sage ERP Accpac Intelligence un nouveau produit de la suite complète Sage ERP Accpac Entreprise vous permet d'obtenir rapidement et facilement, à partir de votre solution Sage Accpac, les renseignements dont vous avez besoin pour planifier vos activités et votre stratégie. Sage ERP Accpac Intelligence vous permet de créer des rapports et d'analyser des données sans efforts, grâce à l'application familière Microsoft Excel. Avec Sage Accpac Intelligence, vous pouvez consacrer plus de temps à analyser et interpréter l'information et passer moins de temps à recueillir les données. Mieux encore, la version 5.6 vous fournit gratuitement l'application Sage ERP Accpac Intelligence. Vous recevez : L'application Sage Accpac Intelligence La connexion à une base de données d'entreprise unique Sage ERP Accpac Des modèles de rapports standards pour la gestion, les ventes, les achats et les stocks (voir la rubrique suivante) Gestionnaire de rapports de Sage ERP Accpac Intelligence Une licence d'utilisateur Créez de nouveaux rapports (organisation, création, édition), filtrez et regroupez des données et configurez des autorisations d'accès 3

4 Modèles de rapports standards (Inclus dans 5.6) Obtenez un système de veille de planification stratégique, opérationnelle et financière pour être toujours bien informé. Avec votre solution, Sage ERP Accpac Intelligence fournit plusieurs modèles de rapports standards. Au lieu d'essayer de créer des rapports personnalisés, vous pouvez ainsi vous consacrer à l'interprétation des données pour prendre des décisions commerciales plus judicieuses et plus rapides. Analyse du tableau de bord Le rapport Dashboard Analysis (Analyse du tableau de bord) se compose d'un sommaire d'une page contenant les principales informations commerciales. Le rapport présente les principaux clients, articles et charges et contient des éléments textuels et graphiques pour aider à la planification quotidienne et à long terme. Par ailleurs, les données comparatives pour les profits et les pertes sont affichées pour le mois en cours et le cumul annuel, à partir du début de l'exercice. 4

5 Financial Analysis Reports (Rapports d'analyse financière) Trois rapports financiers puissants sont offerts, prêts à l'emploi. Chacun de ces rapports génère des bilans comparatifs et/ou des états des résultats pour tout exercice, période, trimestre et budget donnés. Ces rapports sont rapidement personnalisables dans Microsoft Excel. Vous pouvez réaliser un zoom dans les détails de transaction du G.L. pour chacun de ces comptes. Les dispositions de l'état des résultats et du Bilan sont automatiquement créées, regroupées et sous-totalisées par catégories financières mappées. Détails de transaction du Grand livre Ce rapport totalement personnalisable montre les détails de transaction du compte, ainsi que la date correspondante, la référence, la description et les montants totaux. Il est possible de transformer ce rapport en une balance mensuelle, simplement en manipulant le tableau croisé dynamique dans Microsoft Excel. Inventory Master Report (Rapport Fichier d'inventaire) Ce rapport affiche des renseignements relatifs aux coûts et aux quantités pour une plage de dates donnée, ainsi que les détails relatifs à l'emplacement de l'article concerné. Vous pouvez facilement filtrer le rapport par numéro d article et par emplacement. Des éléments supplémentaires peuvent aussi être ajoutés au tableau croisé dynamique pour une analyse plus approfondie. 5

6 Purchase Master (Fichier achats) Ce rapport répertorie les renseignements pertinents concernant les achats par fournisseur et numéro d'article pour une plage de dates donnée. Ce rapport peut être filtré par fournisseur, numéro d'article ou unité de mesure. Vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires au tableau croisé dynamique pour une analyse et une manipulation plus approfondies. Sales Master (Fichier ventes) Ce rapport identifie les renseignements pertinents concernant les ventes, y compris les quantités de ventes d'articles, les coûts et les marges brutes par client et par produit. De même que pour les rapports précédents, vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires au tableau croisé dynamique pour une analyse et une manipulation plus approfondies. Report Manager (Gestionnaire de rapports - une licence incluse dans 5.6) Tel que défini ci-dessus, le Gestionnaire de rapports vous permet de créer de nouveaux rapports (organisation, création, édition), ainsi que de filtrer et regrouper des données. Cet outil vous permet aussi de définir des droits d'accès pour les rapports. Vos mise à niveau à 5.6 comprend une licence d'utilisateur; votre entreprise peut toutefois acheter des licences supplémentaires en fonction de ses besoins. Report Viewer (Affichage de rapports) Cet outil vous fournit des capacités d'édition de base (filtrage et modification des paramètres) et une fonctionnalité de zoom dans les rapports et modèles existants. Vous pouvez fournir des licences pour Report Viewer aux membres de votre personnel qui n'ont pas besoin de créer de nouveaux rapports. Connector (Connecteur) L'outil Connector simplifie davantage les tâches opérationnelles quotidiennes des directeurs financiers, leur permettant d'avoir accès, depuis diverses sources, aux renseignements dont ils ont besoin et de consolider les données de diverses entreprises. L'achat de cet outil de consolider et de se connecter à des sources de données ODBC illimitées. Analysis (Analyse) Prend en charge la stratégie de l'entreprise et la prise de décisions grâce à une analyse avancée des tendances et des scénarios hypothétiques. Le produit Analysis vous permet d'utiliser des tableaux croisés dynamiques intégrés dans Microsoft Excel pour analyser des informations qui vont au-delà des données transactionnelles. Vous pouvez créer des cubes OLAP, qui permettent l'analyse multidimensionnelle de vos données. Il n'est toutefois pas nécessaire de recommencer à zéro puisqu'avec l'achat de l'outil Analysis vous obtiendrez plusieurs rapports, tels que : 6

7 Inventory Analysis Cube (Cube d'analyse des stocks) Ce rapport vous permet d'analyser les quantités de stock en magasin cumulées annuelles, les quantités de bons de commande, de bulletins de ventes et les valeurs des stocks actuelles par groupe de stocks. Vous recevez aussi la possibilité de réaliser des zoom multiniveaux dans les niveaux de détails requis, ainsi qu'un graphique des principaux articles. Sales Analysis Cube (Cube d'analyse des ventes) Ce rapport vous permet d'analyser les quantités de ventes, les marges brutes et les montants par client, produit et vendeur sur plusieurs exercices/années civiles. Il vous donne aussi la possibilité de réaliser des zooms sur plusieurs niveaux dans les niveaux de détails requis et il inclut le graphique Trend Analysis (Analyse des tendances). Financial Analysis Cube (Cube d'analyse financière) Ce rapport vous permet d'analyser les comptes du G.L. par groupe de comptes et par segment sur plusieurs exercices. Il permet aussi de réaliser des zooms sur plusieurs niveaux dans les niveaux de détails requis et il inclut le graphique Trend Analysis (Analyse des tendances). Rapports optimisés avec plus d'options Nous avons actualisé et optimisé de nombreux rapports que vous utilisez quotidiennement pour incorporer de nombreuses requêtes provenant de vos clients. Nous avons ajouté des améliorations globales aux rapports pour vos permettre de sauvegarder les paramètres et d'exporter, rapidement et facilement, des rapports dans Microsoft Excel. Rapports de Comptes fournisseurs Les rapports Transactions du fournisseur, Besoins de financement âgés et Comptes fournisseurs âgés offrent désormais une meilleure visibilité pour les ajustements, ceci pouvant être produits en tant que documents réguliers ou écritures imputées. Ces trois rapports peuvent désormais être triés par type de transaction et permettent d'identifier plus facilement les paiements divers. Les rapports Besoins de financement âgés et Comptes fournisseurs âgés incluent une option permettant d'afficher la retenue âgée dans le rapport. Tri des chèques Vous pouvez désormais trier les chèques lors de l'impression en série des chèques! Grâce à la liste Trier chèques par qui se trouve à l'onglet Transactions de la fenêtre Options de CF, vous pouvez trier les chèques par n de fournisseur, nom du bénéficiaire, pays du bénéficiaire, code postal du bénéficiaire et n de saisie des transactions. Cette sélection devient l'ordre de tri par défaut lors de l'impression de chèques. 7

8 Rapports du module Comptes clients Relevés des clients Nous avons mis à jour la mise en page et l'organisation des relevés des clients pour les rendre plus lisibles. Nous avons notamment supprimé la portion détachable du relevé qui était peu utilisée. Dans le corps du relevé, les colonnes restantes sont désormais plus larges et peuvent contenir des saisies plus longues. Sur les relevés de soldes impayés, nous avons supprimé le montant du solde impayé du corps du relevé. Le solde antérieur est désormais présenté dans une nouvelle section située dans le bas du relevé, de même que les crédits, les nouveaux frais depuis le dernier relevé et le nouveau solde. Rapports Balance âgée et Créances impayées Il existe plusieurs nouvelles options pour les rapports Balance âgée et Créances impayées, y compris la capacité de trier les transactions par type de transactions pour chaque client. Vous pouvez aussi répertorier les ajustements séparément des transactions auxquelles ils ont été imputés et choisir d'imprimer les montants de retenue âgée pour chaque client, si vous imprimez le rapport par date d'échéance. Transactions des clients Vous pouvez désormais trier les transactions par type de transaction pour chaque client et répertorier les ajustements séparément des transactions auxquelles ils ont été imputés. Si vous sélectionnez l'option pour afficher les écritures imputées, elles s'afficheront aussi avec le document correspondant. Tri des chèques Vous pouvez désormais indiquer l'ordre dans lequel vous voulez imprimer des chèques de remboursement! Vous pouvez imprimer des chèques de remboursement par numéro de saisie de transaction, numéro de client, nom du bénéficiaire, pays du bénéficiaire et code postal. Rapports de Services bancaires Outre les nombreuses améliorations mentionnées dans la rubrique Services bancaires, nous avons ajouté trois nouveaux rapports pour vous aider à avoir un meilleur aperçu des Services bancaires. La nouvelle fenêtre Consultation de l'historique des transactions vous permet d'imprimer le résultat de votre consultation relative aux transactions traitées dans Services bancaires. Par ailleurs, la possibilité d'imprimer un registre des dépôts énumère tous les dépôts effectués sur un compte bancaire ou sur une plage de comptes pour une période donnée. De plus, vous pouvez aussi restreindre le rapport aux dépôts traités par le biais d'une seule application ou d'une plage d'application et spécifier des critères de sélection supplémentaires, tels que les types de dépôt et les états de rapprochement. Ce nouveau rapport peut être trié par numéro de dépôt, date de transaction ou nom de client et peut être imprimé de manière sommaire ou détaillée. Enfin, le journal de report d'opérations bancaires sert d'enregistrement imprimé des opérations bancaires qui ont été reportées ensemble, et fournit une piste d'audit des transactions reportées dans Services bancaires par séquence de report. Rapports de Grand livre Vous pouvez imprimer de nouveaux rapports montrant les variations pour une période donnée à partir de la fenêtre Balance de G.L. Le rapport Balance imprime le solde de chaque compte compris dans la plage de comptes, segments, groupes de comptes, groupes triés par compte ou champs optionnels dans le grand livre pendant la période fiscale indiquée. Vous pouvez imprimer jusqu'à sept différents formats du rapport Balance! Nous avons aussi inclus de nouvelles options dans la fenêtre Listes des transactions, telles que la possibilité d'inclure les soldes et les variations, la séquence de report et les numéros de lot-saisie, ainsi que la possibilité de trier toutes les transactions par date dans les périodes comptables. 8

9 Rapports de Gestion des stocks Désormais, vous pouvez définir la période durant laquelle une liste de prix est en vigueur pour un article donné dans la fenêtre Prix de l'article. Vous pouvez ainsi mettre en vigueur de nouvelles listes de prix à une date donnée et retirer d'anciennes listes de prix. Vous pouvez sélectionner une option dans la fenêtre Bordereaux de transfert qui vous permet d'exclure les bordereaux de transfert qui ont déjà été imprimés. Rapports de Commandes fournisseurs Nous avons amélioré plusieurs rapports dans l'application Commandes fournisseurs. Le rapport État des bons de commande vous permet désormais de réaliser votre sélection en fonction de la date du document et de le trier par numéro d'article. Les rapport Historique des achats offre désormais des options permettant d'inclure des numéros de série et de lot sur le rapport et de réaliser votre sélection en fonction de la date du document. Les fenêtre Historique des achats, Journaux de report, Bons de réception et Retours vous permettent aussi d'afficher les numéros de série et de lot pour des transactions sélectionnées concernant des articles en série ou en lot. Gérez efficacement les Services bancaires Aujourd'hui, le monde des affaires est extrêmement compliqué lorsqu'il est question de gestion financière. Si vous avez plusieurs entreprises, plusieurs comptes bancaires et faites affaire dans plusieurs devises, vous devez consacrer un temps considérable à la gestion et au rapprochement des comptes pour avoir un aperçu précis de votre position de trésorerie. Heureusement, Services bancaires regroupe les renseignements concernant vos opérations financières en un seul endroit, et désormais, la version 5.6 de Sage Accpac vous offre une méthode plus directe de rapprocher vos comptes et de terminer vos procédures de fin de mois en un temps record. 9

10 Plus intuitif et convivial La nouvelle interface utilisateur simplifie l'expérience utilisateur et offre plus de flexibilité et d'efficacité pour la gestion des tâche quotidiennes. Les procédures de gestion de flux de trésorerie ont été considérablement améliorées. Vous pouvez aussi tirer profit de nouvelles fonctionnalités telles que les ressources de sécurité bancaire pour la séparation des tâches, un processus d'extourne amélioré et un journal de report d'opérations bancaires. Avec la version 5.6, vous ferez preuve d'une grande efficacité dans vos tâches quotidiennes et pourrez consacrer votre temps à des projets stratégiques, à améliorer les processus et à générer plus de bénéfices. 10

11 Meilleure visibilité de la gestion du flux de trésorerie Vous pouvez obtenir un aperçu précis et rapide de votre position de trésorerie, ainsi qu'une évaluation plus approfondie du flux de trésorerie, grâce à une meilleure production des rapports. Les améliorations apportées à la production des rapports incluent de nombreuses nouvelles options et certains nouveaux rapports, tels que les rapports Registre des dépôts, Journal de report des opérations bancaires et Consultation historique de transaction. Il n'a jamais été aussi facile de garantir que l'information dont vous disposez pour déterminer votre position de trésorerie est précise et actualisée. Meilleure piste d'audit et intégration au Grand livre La nouvelle fenêtre Journal de report des opérations bancaires conserve votre piste d'audit, ainsi qu'un historique des transactions reportées pour que vous puissiez consulter les opérations bancaires même après leur report. Nous avons aussi amélioré l'intégration du G.L. pour vous permettre de spécifier différentes informations de référence provenant d'opérations bancaires, détails d'opérations bancaires et écritures de rapprochement à utiliser dans les écritures de G.L. correspondantes. Par ailleurs, si vous utilisez l'option Créer transactions GL en créant un nouveau lot ou Créer et reporter un nouveau lot et vous extournez plusieurs chèques, Services bancaires 5.6 assigne toutes les extournes de chèques à un seul lot de G.L. Augmentez la productivité-terminez vos tâches plus rapidement Depuis plus de 30 ans, le logiciel Sage ERP Accpac offre aux entreprises les outils de gestion d'entreprise, ainsi que la flexibilité, dont ils ont besoin pour simplifier leurs processus. Avec la version 5.6, nous avons encore relevé la barre. Vous disposez désormais d'un plus grand nombre d'options pour prendre en charge vos processus et achever votre travail plus rapidement. 11

12 Amélioration de la fonctionnalité de recherche des paiements anticipés de Comptes fournisseurs La version 5.6 vous permet d'économiser du temps lors du traitement des paiements anticipés saisis dans Comptes fournisseurs et imputés à un bon de commande. Vous pouvez imputer des paiements à des bons de commande existants lorsque vous payez d'avance un fournisseur. Cette fonction améliorée vous permet de trouver rapidement les renseignements dont vous avez besoin pour valider les détails du paiement anticipé. Accès rapide à l'information vitale dans Comptes clients Des clients loyaux et satisfaits sont plus rentables, dépensent plus pour chaque achat et vous recommandent à d'autres clients ce qui permet de générer un meilleur rendement financier. La version 5.5 de Sage ERP Accpac offrait l'outil AR Inquiry (Consultation de C.C.) comme élément du module Comptes clients. La version 5.6 va plus loin encore, puisque la fonctionnalité AR Inquiry est totalement intégrée au module Comptes clients, vous permettant ainsi de répondre plus rapidement et de manière plus fiable aux questions des clients, d'avoir plus rapidement accès aux informations détaillées des comptes et de faire le suivi de notes détaillées. Vous pouvez même utiliser cet outil pour améliorer votre processus de recouvrement et optimiser votre flux de trésorerie. Concentrez vos efforts sur les clients qui répondent à des critères spécifiques que vous définissez tels que le nombre de jours en retard, le montant de dépassement de la limite en dollars, la date de rappel, et plus encore. Conservez des enregistrements de toutes les conversations téléphoniques, de tous les courriels et renvoyez même des factures en quelques clics. De cette manière, toute personne ayant à faire à un client peut savoir tout ce qui lui a été dit par un autre employé. Permettez à vos employés d'avoir accès à l'information vitale dont ils ont besoin pour offrir un service à la clientèle exceptionnel, améliorer la collaboration et optimiser votre processus de recouvrement. Consultation de client La fenêtre Consultation de client vous permet de consulter l'historique du document et de faire un zoom avant dans les transactions originales depuis ses onglets Documents, Encaissements et Remboursements. Utilisez la fenêtre Consultation de client pour : Consulter des renseignements concernant vos clients, tels que leur adresse de facturation, leur adresses d'expédition ou les frais récurrents, les commentaires, l'état de crédit y compris les soldes en suspens, non réglés et impayés, ainsi que les prix forfaitaires (avec Gestion des stocks). 12

13 Consulter l'état des transactions d'un client et les encaissements divers pour des clients non spécifiés, ainsi que l'historique des ventes (si vous utilisez Commandes clients). Consulter les transactions qui sont en suspens dans Comptes clients, ainsi que les commandes qui sont en retard ou expédiées dans Commandes clients (si vous utilisez Commandes clients). Vérifier le groupe de taxes d'un client ou l'information de l'agence de crédit. Consultation de document La nouvelle fenêtre Consultation de document affiche toute l'information pour un document donné, y compris toutes les transactions qui sont imputées au document. La fenêtre Consultation de document vous permet aussi d'ouvrir la fenêtre Consultation de client afin de consulter les renseignements qui se rapportent au client associé au document. Dans la fenêtre Consultation de document, vous pouvez : Définir un filtre-client pour n'afficher que les documents relatifs au client sélectionné lorsque vous utilisez le dépisteur ou les boutons de navigation dans le champ N document. Afficher les montants dans la devise du client ou dans la devise fonctionnelle (Multidevise requis). Imprimer une copie des factures, notes de débit, notes de crédit, encaissements ou frais d'intérêt originaux directement depuis la fenêtre Consultation de document. Effectuer un zoom vers l'en-tête de lot dans les fenêtres de saisies de transactions originales, pour le lot contenant le document sélectionné, et dans les numéros de commande et d'expédition pour consulter la commande ou l'expédition originale dans le programme Commandes clients. Consulter des transactions qui ont été imputées au document sélectionné. Si le document sélectionné est associé à une tâche, ou s'il comprend une retenue, vous pouvez voir comment les transactions ont été imputées au niveau des détails. Liste des clients La nouvelle liste de clients est un outil de création de rapports puissant et flexible. Elle vous permet d'appliquer une vaste sélection de critères, y compris des champs optionnels, pour produire divers rapports qui répondent à vos besoins. Par exemple, vous pouvez : Imprimer un rapport des clients ayant des montants impayés, à des fins de recouvrement. Vous pouvez classer chronologiquement le rapport par date d'échéance ou par date de document, et vous pouvez choisir de filtrer les résultats du rapport en fonction de la limite de crédit. Obtenir une liste de clients par territoire et groupe de clients pour une campagne de marketing. Fournir aux vendeurs une liste de clients classée par date de rappel pour les commentaires et inclure les coordonnées des clients pour garantir un suivi dans les meilleurs délais. Imprimer un rapport en fonction de tout champ optionnel utilisé pour identifier les clients, si vous utilisez des champs optionnels. Avant de supprimer des comptes inactifs, imprimer un rapport des clients concernés. Optimisation de la gestion de la paie Sage Accpac est connu pour sa gestion de la paie rapide, fiable et sécurisée, qui protège votre confidentialité tout en fournissant des informations fiables et précises. La version 5.6 apportent plusieurs améliorations au niveau de la convivialité. Traitez la paie plus rapidement grâce à la performance accrue, au nouveau calcul FLSA hebdomadaire (É.-U. uniquement) et aux fonctions de sécurité pour les employés. Assurez-vous que votre paie est à jour et conforme aux dernières mises à jour et réglementations gouvernementales. Vous devez souscrire à un plan de mise à jour de l'impôt 13

14 pour recevoir les mises à jour régulières de l'impôt. Appelez-nous au pour obtenir de plus amples informations ou aller à : Rentabilité accrue grâce à une meilleure gestion des projets Trouvez rapidement des projets grâce aux nouvelles fonctionnalités de recherche. À mesure que votre entreprise prend de l'expansion, vous devez faire le suivi d'une plus grande quantités de données! Avec la version 5.6 de Sage ERP Accpac, vous pouvez désormais trouver et accéder aux informations relatives aux projets en toute simplicité, même lorsque vous avez des centaines de projets dans le système. Nous avons également inclus la capacité d'imprimer rapidement des chiffriers de facturation et de produit constaté. Ces chiffriers vous fournissent les renseignements dont vous avez besoin pour garantir la rentabilité maximale de chaque projet. Gérez mieux vos stocks La version 5.6 offre plusieurs améliorations qui vous aideront à gérer vos stocks un point clé pour l'amélioration des processus servant à réduire les coûts et desquels découle aussi un meilleur service et à renforcer la satisfaction de vos client. Nouveau Stocks en série et Suivi des lots Comme vous le savez, faire le suivi des stocks par numéros de série et/ou de lot peut considérablement améliorer la traçabilité de vos stocks et vous permet de gérer plus efficacement les rappels de produits, les produits retournés, les réparations et les facturations internes. La version 5.5 de Sage ERP Accpac fournissait Stocks en série et Suivi des lots sous forme d'offre groupée, vous permettant ainsi d'économiser de l'argent et vous conférant une plus grande flexibilité. La version 5.6 va plus loin encore, puisque les fonctionnalités Stocks en série et Suivi des lots ont été complètement remodelées pour améliorer le flux de travaux et la performance et pour ajouter des fonctionnalités requises par les clients. Toutes les entreprises averties cherchent constamment des moyens de réduire leurs coûts et de générer des opérations productives. Grâce à cette intégration plus étroite, vous pouvez vous attendre à un meilleur suivi des transactions pour un audit perfectionné, ainsi qu'une performance et convivialité accrues. Vous trouverez aussi : Une meilleure fonctionnalité de Stocks en série et la traçabilité des méthodes d'évaluation des lots. 14

15 Une structure de masque par article plutôt que par système. La capacité d'autoriser que la quantité soit différente au niveau de l'article au lieu du niveau du système. L'attribution automatique de numéros de série et de lot Un contrôle plus rigoureux des niveaux de stocks grâce à l'intégration et aux fonctionnalités améliorées. Votre suivi des numéros de série et de lot sera plus précis qu'il l'était auparavant, éliminera les erreurs coûteuses et vous permettra de terminer votre travail plus rapidement. Amélioration du rapport Évaluation des stocks En vous fournissant un bref aperçu des activités touchant les stocks pour chaque journée comprise dans une plage de dates donnée, le rapport Évaluation des stocks joue un rôle primordial dans vos procédures de gestion des stocks de fin de mois. Dans la version 5.6 de Sage ERP Accpac, nous avons considérablement amélioré la performance de ce rapport pour que vous puissiez désormais obtenir les détails de votre évaluation plus rapidement. Accès plus rapide à l'information Dans la version 5.6 de Sage ERP Accpac, les critères de sélection définis pour les consultations sont directement transmis des paramètres de consultation au rapport. Les fenêtres Consultation/Rapport des statistiques de ventes, Consultation/Rapport de l'historique de transaction et Consultation/ Rapport des statistiques des transactions prennent en charge cette fonctionnalité qui vous fera gagner du temps. Nouvelle fenêtre Usage interne La nouvelle fenêtre Usage interne de Gestion des stocks vous permet d'enregistrer des transactions qui retirent de vos stocks des articles qui seront utilisés par votre propre entreprise. Par exemple, un magasin de fournitures de bureau pourrait retirer un bureau de ses stocks pour un nouvel employé. Ou bien, il pourrait retirer du papier, des crayons et des stylos de ses stocks pour son propre usage. Dans ces deux cas, les biens sont retirés des stocks à des fins d'usage interne. Amélioration de l'intégration de Sage FAS Fixed Assets Si vous utilisez Sage FAS pour gérer les immobilisations dans votre entreprise, vous pouvez aussi indiquer que certains biens, retirés des stocks à des fins d'usage interne, sont des immobilisations et sélectionner le modèle Sage FAS souhaité pour la nouvelle immobilisation. Le logiciel Sage Accpac ERP transfère les données concernant l'immobilisation à Sage FAS lorsque vous exécutez le module Sage FAS Integration. Options d'évaluation des coûts et de création de transaction supplémentaires Gestion des stocks 5.5 fournit un plus grand nombre d'options pour l'évaluation des coûts des articles et pour la création de transactions de livres auxiliaires et de données d'audit soit pendant le report ou lorsque vous exécutez le traitement de clôture journalière. Auparavant, Gestion des stocks vous permettait d'évaluer le coût des articles d'inventaire lorsque les transactions étaient reportées ou lorsque vous exécutiez le traitement de clôture journalière. Cependant, si vous décidiez d'évaluer le coût des articles d'inventaire durant le report, le programme créait automatiquement des transactions de livres auxiliaires et des données d'audit au même moment. Dans la version 5.6, ces deux procédures ont été séparées pour que vous ayez un meilleur contrôle de l'exécution du report et pour vous fournir des données actualisées concernant les articles. Avantages Accès à d'importants renseignements relatifs aux comptes et à l'historique Optimaliser le temps passé à voyager Développer des relations commerciales plus solides Meilleur service à la clientèle Mise à jour des données concernant les comptes Ajouter d'importantes données relatives aux comptes Planification d'activités et de rendez-vous Synchronisation ultérieure des données 15

16 Fonctionnalités de zoom et de consultation des articles Gestion des stocks vous permet désormais de voir le nombre d'articles à chaque emplacement sur les bons de commande, les bulletins de vente et les quantités traitées pour des commandes. Il vous suffit d'ouvrir la fenêtre Emplacements des articles, de mettre en surbrillance l'emplacement voulu et de cliquer sur le bouton Zoom correspondant pour consulter les détails du bon de commande ou du bulletin de vente. Vous pouvez encore effectuer un zoom dans des bons de commande et bulletins de ventes spécifiques. Par ailleurs, vous pouvez désormais effectuer un zoom dans des transactions de Gestion de projet à partir d'expéditions de stocks et de transactions d'ajustement associées à une tâche. Dates de report pour les transactions Gestion des stocks offre désormais un champ Date de report dans les fenêtres de saisie des transactions (en plus de la date de document) qui vous permet de spécifier la date à utiliser pour la transaction lorsque celle-ci est reportée dans le Grand livre. La capacité de spécifier des dates de report est particulièrement utile si vous devez reporter un document dans un exercice ou une période qui diffère de la date du document. Par ailleurs, une nouvelle option vous permet de spécifier le type de date à utiliser comme date de report par défaut dans les fenêtres de saisie des transactions. (Vous pouvez sélectionner la date du document ou la date de la session comme date de report par défaut.) Simplifiez vos procédures commerciales avec SageCRM pour augmenter votre rentabilité Faire prospérer une entreprise dans le contexte économique actuel peut s'avérer être un défi. Pour vous aider à réussir, la dernière version du logiciel Sage ERP Accpac vous offre CRM avec votre solution! La version 5.5 présentait la suite complète Entreprise de Sage ERP Accpac une approche révolutionnaire qui connecte votre front office et votre back office, en reliant dynamiquement les processus, les données, les flux des travaux et les canaux de communication. Le pilier de la suite complète Entreprise se constitue de Sage ERP Accpac et de la solution primée SageCRM. La version 5.6 de Sage ERP Accpac poursuit cette tradition en s'intégrant de manière transparente avec SageCRM 6.1 et avec 6.2 qui comprend d'importantes améliorations sur la façon dont Sage ERP Accpac et SageCRM interagissent. Synchronisation Solo Une solution CRM complète permet aux entreprises de garantir que leurs représentants du service des ventes et du service d'assistance à la clientèle aient accès aux données cruciales qu'ils aient ou non une connexion Internet. Avec la version 5.6, vous pouvez consulter et synchroniser les données de SageCRM sur le client Solo lorsqu'il s'intègre avec Sage ERP Accpac. La seule exception est que les données relatives à Sage Accpac ne peuvent pas être modifiées, ni ajoutées. Par conséquent, la synchronisation hors connexion rend vos représentants des ventes, du marketing et du service à la clientèle, qui sont sur le terrain, plus productifs et plus efficaces car ils peuvent travailler n'importe quand, n'importe où, avec ou sans connexion Internet. La synchronisation hors connexion est aussi rentable puisque les utilisateurs finals peuvent installer le client hors connexion en le téléchargeant directement depuis Sage Accpac CRM. Celui-ci ne requiert pas de logiciels supplémentaires tels que Microsoft Internet Information Services (IIS) ou Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE). 16

17 Relations Les relations des comptes nationaux des clients sont désormais synchronisées entre SageCRM et votre solution Sage ERP Accpac. La synchronisation de comptes nationaux est prise en charge depuis Sage ERP Accpac vers SageCRM; les relations des comptes nationaux doivent donc être tenues à jour dans Sage Accpac. Vous trouverez une option supplémentaire dans le menu Sage Accpac Administration permettant d'importer des comptes nationaux. L'intégration peut être activée et désactivée dans Configuration de SageCRM (Remarque : Elle est initialement désactivée). Gagnez du temps et synchronisez la relation des comptes nationaux de vos clients. Intégration des vendeurs La version 5.6 offre la capacité de définir les codes de vendeur pour les entreprises qui ont été promues dans Sage ERP Accpac. Une nouvelle table est disponible dans SageCRM pour autoriser l'utilisation du dépisteur pour les codes de vendeur. Celle-ci peut être synchronisée à partir de Sage ERP Accpac en sélectionnant Synchroniser tables dans le menu Sage Accpac Administration. Après qu'une entreprise ait été promue, les codes de vendeur ne sont affichées que dans SageCRM et ne peuvent être modifiés que dans Sage ERP Accpac. Les codes de vendeur sont affichés à l'onglet Statistiques des clients. Vous pouvez également afficher le partage des ventes dans les commandes, les expéditions et les factures de CmC. Toutes les expéditions et tous les encaissements De nouvelles options ont été ajoutées aux menus dans SageCRM pour offrir la possibilité d'afficher toutes les expéditions et tous les encaissements. Ces nouvelles options ont été ajoutées pour prendre en charge l'affichage des "expéditions individuelles" n'ayant pas de commande correspondante. 17

18 Informations fiscales La version 5.6 de Sage ERP Accpac dispose qu'une option permettant de créer un lien hypertexte à l'endroit où les montants totaux de taxes sont affichés. Le lien hypertexte montre la répartition des taxes par autorité fiscale pour que vous ne perdiez pas de temps à chercher des renseignements détaillés. Liste de prix du client et Contrat d'achat avec fournisseur Une nouvelle option "Liste de prix du client" a été ajoutée au menu Consultation de saisie des commandes pour afficher les renseignements relatifs à la liste de prix du client. Un lien hypertexte a été ajouté au champ de prix unitaire pour facilement voir comment le prix unitaire a été obtenu en fonction des renseignements contenus dans la liste de prix du client. Une nouvelle option a été ajoutée dans le menu Consultation de saisie de bons de commande. "Contrat d'achat avec fournisseur" permet également d'afficher l information associée aux coûts du fournisseur. Intégration de Numéros de série et de Suivi des lots L'intégration de Stocks en série et de Suivi des lots a été ajoutée à Consultation de saisie de commandes et Consultation de saisie de bons de commande. Des numéros de série et de lot sont affichés sur ces documents lorsque ceux-ci sont associés à des articles en série et en lot. Des options supplémentaires ont été ajoutées aux menus pour afficher les renseignements relatifs au numéros de série et de lot. Vous devez exécuter le traitement de clôture journalière afin de pouvoir afficher l'historique des ventes des articles en série et en lot. Coût total d'acquisition moins élevé La version 5.6 offre le nouveau module Sage ERP Accpac Intelligence dans le cadre de votre plan Software Assurance. Grâce à ce module, vous pourriez ne plus avoir besoin de rapports personnalisés à jour. Cette version améliore aussi les processus de mise à niveau et d'activation pour garantir une adoption rentable. Nous avons amélioré les processus d'installation, de configuration et de mise à niveau pour permettre un déploiement rapide, particulièrement lorsque vous utilisez plusieurs bases de données d'entreprise. L'activation a également été considérablement améliorée pour que vous puissiez activer plusieurs modules dans notre nouvelle interface intuitive. Par ailleurs, nous avons ajouté une prise en charge supplémentaire pour les entreprises qui souhaitent déployer le logiciel dans des environnements virtuels, réduisant ainsi davantage le coût d'acquisition. Qualité démontrée = Mises à niveau en toute confiance et sans surprises Vous pouvez être certain que Sage ERP Accpac 5.6 aura été testé, vérifié et corrigé au moment de son lancement. Nous avons déjà terminé les cycles de test exhaustifs alpha et bêta. Lors de ces cycles de test, notre logiciel est continuellement testé par des équipes internes d'assurance de la qualité et de conception centrée sur l'utilisateur, ainsi que par des partenaires commerciaux indépendants. L'étape suivante dans notre processus d'assurance de la qualité est un cycle de "lancement contrôlé" de 12 semaines, lors duquel le logiciel est utilisé dans de nombreuses succursales de nos clients. Ces succursales utilisent le logiciel quotidiennement et travaillent étroitement avec nos équipes pour garantir que la version 5.6 de Sage ERP Accpac soit prête pour son lancement. Nous fournissons aussi une "liste détaillée des modifications techniques" pour que vous n'ayez pas la moindre surprise lors de votre processus de mise à niveau. Vous, ainsi que votre expert-conseil Sage ERP Accpac, avez accès à cette information à travers la base de connaissances, laquelle est mise à jour lors de chaque mise à jour du produit. Ce n'est qu'un exemple supplémentaire pour illustrer comment nous travaillons de paire avec vous pour vous offrir le coût total d'acquisition le plus faible possible. Nous portons cette attention à la qualité pour que vous puissiez être certain que les nouvelles fonctionnalités de la version 5.6 de Sage ERP Accpac pourront être mises en pratique dans votre entreprise. 18

19 Mises à jour technologiques L'évolution de la technologie fait partie de ces choses que l'on ne peut éviter. Le matériel, les bases de données, les systèmes d'exploitation, les serveurs et toutes les infrastructures informatiques évoluent sans cesse. Les nouvelles versions de Sage ERP Accpac sont conçues pour prendre en charge les technologies les plus récentes dans le domaine des serveurs, des systèmes d'exploitation, du matériel et des bases de données, afin de garantir que votre système est pris en charge et fonctionne avec une performance maximales. Lorsque vous n'effectuez pas de mises à niveau, vous vous retrouvez avec des systèmes anciens qui ne sont plus pris en charge, ni mis à jour par le fabricant. Pour obtenir les informations les plus récentes concernant la comptabilité de Sage Accpac, veuillez consulter les documents disponibles à l'adresse suivante : Après novembre 2009, ce document sera mis à jour et comportera les renseignements propres à la version 5.6. Le changement le plus important de cette version est que Sage ERP Accpac 5.6 a été testé sur Microsoft Vista et Windows Passer à une base de données Microsoft SQL Avec Microsoft SQL Server, les utilisateurs et les professionnels de la technologie de l'information de votre entreprise bénéficient d'une meilleure disponibilité, d'une évolutivité et d'une performance accrues, ainsi que de contrôles de sécurité qui sont à la fois rigoureux et flexibles. La suite complète Entreprise de Sage ERP Accpac est fournie avec Microsoft SQL Server. La version de SQL Server fournie comprend les mêmes outils d'administration de bases de données, ainsi que les mêmes caractéristiques en matière de performance, que l'édition Microsoft SQL Server Standard et elle ne présente aucune restriction quant à la taille de la base de données. La seule différence est qu'elle ne peut être utilisée qu'avec les applications Sage ERP Accpac. Pourquoi changer? Performance : L'évolutitivité de Microsoft SQL Server a été testée auprès de utilisateurs ERP simultanés de moyennes entreprises. Vous pouvez ajouter des indices pour améliorer la performance sans interférer avec l'accès aux tables ou aux indices existants. Disponibilité : Microsoft SQL Server comprend des fonctions de haute disponibilité innovantes, telles que la mise en miroir de bases de données, la réplication et les opérations en ligne améliorées pour minimiser les temps morts et garantir que les systèmes critiques de l'entreprise restent accessibles. Sécurité : Un nouveau modèle de sécurité, introduit avec Microsoft SQL Server 2005, permet aux administrateurs de facilement gérer les autorisations à un niveau granulaire. Les administrateurs peuvent définir des stratégies de connexion qui seront appliquées de manière consistante à tous les comptes du domaine. Microsoft SQL Server comprend des capacités de cryptage intégrées dans la base de données. Les communications client/ serveur sont cryptées par défaut. Vous pouvez définir une stratégie de serveur pour rejeter les communications non cryptées. Maintenance à faible coût : Une console de gestion unique permet aux administrateurs des données, n'importe où dans votre entreprise, de contrôler, gérer et accorder les bases de données et les services associés de votre entreprise. Le coût pour un utilisateur de bases de données Microsoft SQL Server est désormais le même que pour un utilisateur de bases de données Pervasive. Le prix n'est donc plus un obstacle! Vous pouvez aussi "échanger" sans frais vos licences PSQL contre des utilisateurs Microsoft SQL Server. Obtenir des Informations supplémentaires Vous pouvez obtenir de plus amples informations concernant la version 5.6 de Sage ERP Accpac, les futures versions et tout autre aspects de Sage Accpac par le biais de la communauté et de la base de connaissances partagez, collaborez, apprenez et au sujet de la version 5.5 Web actuelle de Sage Accpac : 19

20 L'information contenue dans ce document représente le point de vue actuel de Sage sur les questions abordées à la date de sa préparation. Sage ne peut pas garantir l'exactitude de renseignements présentés après la date de la publication. Les capacités, la configuration minimale et/ou la compatibilité avec des produits tiers décrits dans la présente peuvent changer sans avis. Contactez Sage pour obtenir les informations les plus récentes. Prenez toujours conseil auprès d'un spécialiste réseaux pour connaitre les risques de sécurité encourus avant d'implémenter une solution Internet. Sage n'est pas responsable du contenu ni de la maintenance des sites Web tiers mentionnés dans la présente. Ce document n'est fourni qu'à titre d'information et ne doit pas être distribué à des tiers. Sage NE FAIT AUCUNE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE, DANS CE DOCUMENT. 20

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