PLAN D EFFECTIF DU PERSONNEL ADMINISTRATIF RÈGLES DES MOUVEMENTS DE POSTES

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1 Mise à jur : PLAN D EFFECTIF DU PERSONNEL ADMINISTRATIF RÈGLES DES MOUVEMENTS DE POSTES BUDGET DE FONCTIONNEMENT 1 ETP = un «équivalent temps plein» est tujurs asscié à une catégrie d empli tel que défini dans le présent dcument 1 ETP peut être à temps partiel et/u cyclique ; dans ce cas le ETP est calculé au prrata d un ETP temps plein. AUTORISÉ : Le pste peut être créé et dté dans la catégrie dudit pste car autrisé préalablement par le Cmité du budget u le Cmité exécutif. Un pste abli devient un ETP autrisé sauf s il est utilisé à d autres fins (ex. : paiement des bjectifs d écnmie). Le budget est le salaire myen de la catégrie d empli. OCCUPÉ VACANT : Le pste a un ccupant, le budget est le salaire réel de l ccupant. : Le pste n a pas d ccupant, le budget est le salaire myen de la catégrie d empli. Catégrie d empli Pste / S.- Salaire myen pste Cadre supérieur $ Cadre $ Prfessinnel $ Prfessinnel technique $ Grupe bureau technique $ Grupe bureau $ Grupe métier $ MOUVEMENTS DE POSTES A. Créatin / dtatin d un pste INCLUS dans le plan d effectif et btenu lrs du prcessus budgétaire : 1. Créatin / dtatin d un pste vacant u autrisé de même catégrie 2. Créatin / dtatin d un pste vacant u autrisé de catégrie supérieure 3. Créatin / dtatin d un pste vacant u autrisé de catégrie inférieure B. Créatin / dtatin d un NOUVEAU pste NON INCLUS dans le plan d effectif : 1. Dans ce cas l unité n a pas le ETP nécessaire, mais dispse de budget dans l une de ses autres envelppes pur l achat du pste. 2. Dans ce cas, l unité n a pas le ETP nécessaire ni le budget nécessaire à l achat du pste. C. ABOLITION D. RECLASSIFICATION E. TRANSFERT D UNE UNITÉ ADMINISTRATIVE À UNE AUTRE

2 Plan d effectif prcédure page 2 de 6 A. Créatin / dtatin d un pste INCLUS dans le plan d effectif : 1. Créatin / dtatin d un pste de MÊME catégrie : VACANT u AUTORISÉ catégrie sutien : La technicienne en ressurces humaines vérifie à partir de la descriptin maisn cnçue par le gestinnaire si la classificatin et le titre de fnctin du pste crrespndent à la nature du pste; La technicienne peut alrs prcéder à la dtatin du pste; Si la descriptin maisn, définissant la classificatin et le titre de fnctin du pste, ne crrespnd pas à la nature du pste, la technicienne réfère la demande au cnseiller en ressurces humaines; VACANT u AUTORISÉ catégrie prfessinnel : Le cnseiller en ressurces humaines vérifie à partir de la descriptin maisn cnçue par le gestinnaire si la classificatin et le titre de fnctin du pste crrespndent à la nature du pste; Il valide sn analyse auprès d un autre cnseiller; Il cmplète le frmulaire «persnnel administratif dtatin de pste»; Il fait appruver le frmulaire par le directeur du Service des ressurces humaines; Le cnseiller peut alrs prcéder à la dtatin du pste. VACANT u AUTORISÉ catégrie cadre : Le cnseiller désigné à l analyse des pstes cadres vérifie à partir de la descriptin maisn cnçue par le gestinnaire si la classificatin et le titre de fnctin du pste crrespndent à la nature du pste; Le cnseiller en ressurces humaines cmplète le frmulaire «persnnel administratif dtatin de pste»; Il fait appruver le frmulaire par le directeur du Service des ressurces humaines (SRH); Le cnseiller peut alrs prcéder à la dtatin du pste. 2. Créatin / dtatin d un pste de catégrie SUPÉRIEURE au pste vacant u autrisé : Exemple : transfrmatin d un pste technique en un pste prfessinnel Le cnseiller en ressurces humaines vérifie à partir de la descriptin maisn cnçue par le gestinnaire si la classificatin et le titre de fnctin du pste crrespndent à la nature du pste. Si le cnseiller cnstate qu effectivement le pste demandé est de catégrie supérieure ; L unité dit avir le budget nécessaire crrespndant à la valeur du salaire myen de la catégrie dans sa masse salariale du persnnel administratif pur cnvertir le pste dans une catégrie supérieure : Le budget nécessaire à cette cnversin peut prvenir : de l ablitin d un autre (ETP) - autrisé, vacant u ccupé - jusqu à cncurrence du budget nécessaire crrespndant au salaire myen de la catégrie du pste créé. L ablitin du pste n a pas à être fait nécessairement avant la dtatin. Mise à jur, avril 2006

3 Plan d effectif prcédure page 3 de 6 Effectivement, le nmbre de ETP autrisé, vacant u ccupé peut varier en curs d année en autant que les cnversins aient été autrisées. de l achat du budget manquant par une autre envelppe budgétaire. Le cnseiller fait parvenir le frmulaire à la directrice adjinte du Service des finances pur autrisatin. Le Service des finances indiquera sur le frmulaire quelle envelppe budgétaire de l unité administrative sera utilisée pur l achat du ETP. Budget d appint (classe 105) u ressurces matérielles (classe 200) pur les facultés, ressurces matérielles (classe 200) u persnnel cntractuel (classe 300) pur les services; Un rapprt sera sumis au vice-recteur à l administratin et aux finances et au vice-recteur aux ressurces humaines quatre fis par année, sit : ctbre, décembre, février et mai. Le cnseiller fait parvenir le frmulaire «persnnel administratif dtatin de pste» - appruvé par le Service des finances, s il y a lieu - au directeur du Service des ressurces humaines; Le cnseiller peut alrs prcéder à la dtatin du pste. 3. Créatin / dtatin d un pste de catégrie INFÉRIEURE au pste vacant u autrisé : Exemple : transfrmatin d un pste prfessinnel en un pste technique Le cnseiller en ressurces humaines vérifie à partir de la descriptin maisn cnçue par le gestinnaire si la classificatin et le titre de fnctin du pste crrespndent à la nature du pste. Si le cnseiller cnstate que le pste demandé est de catégrie inférieure : Le cnseiller fait parvenir le frmulaire «persnnel administratif dtatin de pste» au directeur du Service des ressurces humaines; L écart prvenant de la transfrmatin du pste est cnservé au plan d effectif par la créatin d un pste autrisé dnt le ETP crrespnd à l écart entre les deux valeurs du salaire myen de chacune des catégries; La valeur du ETP crrespndant à l écart est tujurs calculée à la valeur du salaire myen du grupe bureau. Exemple 1 : Transfrmatin d un pste prfessinnel en un pste technique N pste Catégrie ETP État Budget Prfessinnel 1.00 Vacant $ Pste abli A1000 Prfessinnel 1.00 Autrisé $ A1000 Prfessinnel 1.00 Cnversin en un pste technique A1001 Technique 1.00 Autrisé $ A1000 cnverti A1002 Bureau 0.52 Autrisé ** $ A1000 cnverti ** Écart ETP = salaire myen de la catégrie prfessinnel (-) salaire myen de la catégrie technique / salaire myen de la catégrie bureau. ** 0.52 ETP = $ $ = $ / $ Mise à jur, avril 2006

4 Plan d effectif prcédure page 4 de 6 Exemple 2 : Transfrmatin d un pste prfessinnel en deux pstes de catégrie bureau N pste Catégrie ETP État Budget Prfessinnel 1.00 Vacant $ Pste abli A1000 Prfessinnel 1.00 Autrisé $ A1000 Prfessinnel 1.00 Cnversin en catégrie bureau A1001 Bureau 1.00 Autrisé $ A1000 cnverti A1002 Bureau 0.81 Autrisé ** $ A1000 cnverti ** Écart ETP = salaire myen de la catégrie prfessinnel (-) salaire myen de la catégrie technique / salaire myen de la catégrie bureau. ** 0.81 ETP = $ $ = $ / $ La créatin du secnd pste sutien nécessite l achat de 0.19 ETP pur une valeur de $ (0.19 ETP * $) B. Créatin / dtatin d un NOUVEAU pste / NON INCLUS dans le plan d effectif 1. Dans ce cas l unité n a pas le ETP nécessaire dans sa masse salariale du persnnel administratif, mais dispse du budget dans l une de ses autres envelppes budgétaires pur en faire l achat. Une demande dit être faite au Cmité exécutif : Le cnseiller cmplète le frmulaire «persnnel administratif dtatin de pste» après avir btenu l apprbatin du directeur du Service des ressurces humaines. Le cnseiller cmplète une fiche justificative appruvée par le directeur du Service des ressurces humaines. La «fiche de demande au Cmité exécutif» dit inclure les infrmatins suivantes : La demande en ETP et la catégrie crrespndant à chacun des pstes demandés; l infrmatin cncernant la façn dnt le financement sera assuré par la faculté u le service. Le financement se fait au salaire myen de la catégrie d empli. Une cpie du frmulaire «persnnel administratif dtatin de pste» et de la «fiche de demande au Cmité exécutif» ainsi que les dcuments justificatifs snt expédiés à la directrice adjinte du Service des finances pur apprbatin avant la présentatin au Cmité exécutif et returnée au directeur du Service des ressurces humaines; La fiche est ensuite expédiée au Cmité exécutif; Suite à la décisin du Cmité exécutif, une cpie de la réslutin est envyée à la directrice adjinte du Service des finances pur ajustement du budget. Le cnseiller peut prcéder à la dtatin du pste. Mise à jur, avril 2006

5 Plan d effectif prcédure page 5 de 6 2. Dans ce cas l unité n a pas le ETP nécessaire dans sa masse salariale du persnnel administratif, ni le budget pur l achat. Une demande dit être faite au Cmité exécutif : Le cnseiller cmplète une fiche de demande au Cmité exécutif appruvée par le directeur du Service des ressurces humaines. La fiche dit inclure les infrmatins suivantes : La demande en ETP et la catégrie crrespndant à chacun des pstes demandés; La demande de budget additinnel au salaire myen de la catégrie d empli; Une cpie de la fiche de demande au Cmité exécutif et des dcuments justificatifs est expédiée à la directrice adjinte du Service des finances pur apprbatin avant la présentatin au Cmité exécutif et returnée au directeur du Service des ressurces humaines; La fiche est ensuite expédiée au Cmité exécutif; Suite à la décisin du Cmité exécutif, une cpie de la réslutin est envyée à la directrice adjinte du Service des finances pur ajustement du budget. Le cnseiller peut prcéder à la dtatin du pste. PRINCIPES GÉNÉRAUX : Le prcessus de dtatin d un pste qui n est pas inclus au plan d effectif nécessite un délai dans le traitement de la demande. Le gestinnaire a avantage à cntacter sn cnseiller en ressurces humaines afin de faire évaluer le u les pstes demandés avant qu ils sient intégrés dans le plan d effectif présenté au Cmité du budget. L unité peut cmbler un pste avant le départ du titulaire dans le but de jumeler les deux persnnes pur frmatin u parce que le titulaire du pste quitte avant sa date effective de retraite (cumul de vacances u de temps supplémentaire) à la cnditin que le gestinnaire maintienne sn équilibre budgétaire. C. ABOLITION D UN POSTE Le gestinnaire fait parvenir la demande à sn cnseiller en ressurces humaines; Le gestinnaire infrme sn cnseillé si l ablitin du pste servira au paiement des bjectifs d écnmie; Le cnseiller cmplète le frmulaire «persnnel administratif ablitin de pste» en indiquant si l ablitin sert au paiement des bjectifs d écnmie; Si l ablitin sert au paiement des bjectifs d écnmie, faire parvenir une cpie au Service des finances. Ces pstes ablis ne dnnent dnc aucun ETP «autrisé». Le cnseiller prcède ensuite à l ablitin du pste; S il y a lieu, le pste devient un ETP «AUTORISÉ», et cnserve le budget qui lui a été attribué jusqu au 31 mai; Mise à jur, avril 2006

6 Plan d effectif prcédure page 6 de 6 L année suivante : Si le pste est «autrisé» = le budget crrespnd au salaire myen de la catégrie; Si le pste a été dté = le budget crrespnd au salaire réel de l ccupant. D. RECLASSIFICATION D UN POSTE Dans le cas d une reclassificatin suite à une décisin du Cmité d évaluatin, le transfert à la catégrie supérieure ne nécessite pas l achat du budget nécessaire à cette cnversin. E. TRANSFERT D UNE UNITÉ ADMINISTRATIVE À UNE AUTRE Le ETP est transféré avec le budget au prrata à la date du transfert pur l année en curs. Le virement de budget est effectué par le Service des finances. Mise à jur, avril 2006

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