Présences et facturations. Rapport de vérification des présences et des anomalies. Encaissement des parents et effets refusés (NSF).

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1 Présences et facturations. Rapport de vérification des présences et des anomalies. Encaissement des parents et effets refusés (NSF). États de compte (Facture). Fiches d assiduités. Fermeture et changement de période.

2 Cette icône ouvre une fenêtre servant à deux fonctions très importantes; La gestion des présences par enfants et par période de gestion dans le but de calculer votre occupation, vos fiches d assiduité et autres. La gestion des présences permet aussi la facturation des parents en fonction de l horaire de garde et des codes de facturation choisis. Présences et facturation

3 Pictogrammes et lexiques (Présences et facturation) Importation des ententes de services via le web (utilisé par les bureaux coordonnateurs). Entrée automatique des fiches de présences: Importe les informations des ententes de services de chacun des enfants, afin de générer la facturation pour la période. Permet l ajout manuel d une fiche de présences pour un enfant. Enregistre la fiche consultée et accède à la fiche suivante en mode édition. Signifie que la fiche n est pas enregistrée convenablement dans le logiciel. Signifie que la fiche est bien enregistrée. Permet la facturation en lot. Facture un même montant pour tous les enfants. (Exemple: facturation d une sortie éducative) Permet l entrée des présences via un écran tactile (en développement). Permet de passer d une semaine à l autre à l intérieur de la période.

4 L entrée automatique des présences Assurez-vous de toujours travailler dans la bonne période qui est affichée en haut à droite de l écran de travail. L entrée des présences : Les présences sont entrées automatiquement dans la nouvelle période en appuyant sur le bouton de l entrée automatique des présences. Par défaut, tous les enfants sont présents «P» selon les données contenues dans l entente de service, d où l importance que celles-ci soient conformes à la réalité! Pour modifier la présence : On appuie sur le bouton pour modifier la fiche courante et appliquer le bon code de présence (P, A, R ) sur la journée désirée.

5 P A D R C M V Code de présences et de facturation Lorsque vous entrez des codes de présences, assurez-vous d utiliser le code adéquat. Code Signification Facturable Subvention Rien (effacer le code) Non Non P Présent Oui Oui A Absent Oui Oui D Maladie Oui Oui R Remplacement Oui Non C Congé férié Oui Oui M Maladie *2 ième code Non Non V Vacance Non Non En appuyant sur la loupe, vous aurez le détail des codes.

6 Facturation Sur le même écran, le montant PCR et plusieurs autres montants sont disponibles. Le montant est multiplié par le code ou les nombres inscrits dans les jours de la semaine. Celui-ci sera reporté dans la facturation, les états de compte, le sommaire des comptes et plusieurs autres rapports. Les onglets : Le nom de l enfant: donne l information monétaire sur la subvention ainsi que le montant à recevoir du parent. Plusieurs autres informations sont aussi disponibles sur cet écran. Détail : écran des présences et facturation, selon les jours de fréquentation. Notes : Écran pour prise de notes concernant la fiche courante. Navigateur des fiches de présences : Permets de consulter l information de chaque enfant. Le navigateur comporte plusieurs raccourcis permettant un accès rapide aux informations détaillées de chaque enfant.

7 Vérification des présences Cet écran permet l impression du rapport de vérification des présences. Utilisé pour valider le nombre de places occupées par groupe selon la période et l information contenue dans l entente de service.

8 Vérification des anomalies Appel la fenêtre du rapport sur la vérification des anomalies selon le classement de la fiche de présence et l entente de service. Offre un outil de correction des fiches qui comportent des anomalies. Pour vous assurer que vos données ne comportent pas d anomalies, appuyez sur: Source de l information validée Selon dossier: Fiche de l enfant. Selon la présence: Fiche de présence Statut poupon Statut handicapé Ce rapport sert à valider si tous les enfants ont étés inscrits dans une catégorie d âge plausible. Il a été conçu pour vous aider à balancer le rapport d occupation avec les subventions réclamées au MFA. Attention: Les transactions qui apparaissent dans ce rapport ne sont peut-être pas des erreurs, bien les vérifier avant de corriger. Pour que le système corrige automatiquement les facturations erronées en les harmonisant avec le dossier de l enfant, appuyez sur:

9 Encaissement Cette icône sert à effectuer et valider plusieurs fonctions importantes des comptes parents; L encaisse des paiements reçus La préparation du dépôt et du bordereau de dépôt. Produire le fichier TFE/PPA pour le prélèvement pré autorisé par transfert de fonds électronique.

10 Pictogrammes et lexique (Encaissement) Création d un nouveau dépôt Ouverture d un dépôt déjà existant Enregistrement d un dépôt en cours Fermeture d un dépôt, sans enregistrement des modifications. Permets d ajouter un parent payeur dans le dépôt. Sélectionne tous les transactions dans le dépôt en cours et les considères payés selon la colonne solde. Encaisse selon l entente de service, plutôt que la facturation (utile pour les ententes à paiements fixes) Sélectionne aucune transaction, met le dépôt à zéro (utile pour effacer un dépôt). Création du fichier PPA, pour transfert à la banque (voir document disponible pour le détail des PPA).

11 Création d un dépôt + La date que vous inscrivez dans la date de dépôt doit correspondre à la date à laquelle vous avez déposé l argent à la banque. Choisir la période de facturation pour laquelle vous encaissez des dépôts. Le logiciel vous donnera par défaut la période en cours. Choisir le type de paiement que vous vous apprêté à encaisser, le logiciel sélectionnera les parents qui ont cette mode de paiement.

12 Gestion du dépôt Plus vous inscrivez de détails sur le dépôt que vous faites, plus il vous sera facile de retracer l historique. Émission de reçus Inscrire le montant que le parent vous a versé pour le dépôt en cours. Commentaire sur cet encaisse Inscrire la date sur le chèque États de compte Montant dû Inscrire le numéro du chèque Permet de remettre les encaisse dans l ordre de votre dépôt réel Recherche dans le dépôt Cet outil vous permet d entrer les premières lettre d un nom que vous recherchez, afin que le logiciel filtre les dossiers disponibles dans le dépôt. En appuyant sur vous quittez le mode recherche et revenez au dépôt régulier.

13 Impression du bordereau de dépôt Le deuxième onglet permet de détailler le bordereau en y ajoutant les espèces au comptant. Impression détaillé ou sommaire permet d imprimer le bordereau conforme pour le dépôt au comptoir de banque.

14 Paiement sans fonds, NSF Advenant que la banque vous avise qu un paiement de parent est refusé, vous devez utiliser l utilitaire de chèque sans provision, qui se trouve sous l onglet utilitaires du menu principal. Suivre les étapes de l assistant, et appuyer sur suivant. 1.Choisir chèque sans provision 2.Choisir le parent responsable visé par le refus. 3.Choisir quel paiement a été refusé. 4.Indiquer la date de refus. 5.Appliquer les frais de gestion et la période applicable. 6.Confirmer le détail du NSF Vous pouvez aussi imprimer un rapport détaillé.

15 Sommaire des comptes Important : faire un suivi de paiement auprès des parents à chaque fin de période. Ce rapport permet d assurer le suivi des paiements dus et en retard. Bien choisir la période pour laquelle vous désirez connaître le sommaire des comptes. Permet de visualiser l ensemble des soldes et des paiements pour la période. Liste des parents ayant un solde à payer

16 État de comptes et fiches d assiduité Choisir la présentation désiré et le message personnalisé à inscrire Choisir les périodes à partir des dates de début. Ex. 1 er mai au 31 août 2012 Choisir le type de présentation à produire Vous pouvez donc communiquer aux parents les fiches d assiduité et les états de compte selon vos besoins.

17 Journaux comptable et transfert au GL Vous devez choisir la période à transférer au module comptable. Visualiser celle-ci et la reporter au GL. Une indication vous mentionne si la période visée a déjà été reportée. Si vous avez déjà reporté une période, mais avez fait des corrections, reportez-la à nouveau et elle sera remplacé au grand livre.

18 Cette icône permet de fermer la période courante. La fermeture de période est prévue pour éviter les erreurs d entrée de données. La fermeture de période applique un verrou temporaire sur la période qui est terminée. Le changement de période s assure aussi que le travail s effectue toujours à l intérieur de la période courante. Changement de période

19 Félicitations, vous maîtrisez la base!!! Enfantin avancé Nous travaillons toujours au développement d Enfantin. Nous utilisons les commentaires et les idées de nos clients pour bonifier votre outil de travail. Nous avons ajouté de nouveaux onglets à notre menu de gestion, ils seront sûrement d une grande aide le temps venu. Plusieurs rapports peuvent être produits à partir d Enfantin. Nous développons actuellement une formation pour vous permettre d être le plus alaise possible avec ceux-ci.