FOURNITURE, INSTALLATION ET MISE EN SERVICE DE DEFIBRILLATEURS JUILLET 2014

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1 DOSSIER DE CONSULTATION FOURNITURE, INSTALLATION ET MISE EN SERVICE DE DEFIBRILLATEURS JUILLET 2014 Date de remise des ffres : 25/07/2014 HDF Dssier de Cnsultatin pur Défibrillateurs 1/13

2 I. OBJET DE LA CONSULTATION Objet : La cnsultatin a pur bjet la furniture, l installatin et la mise en service de DEFIBRILLATEURS. Lieu : HOTEL DIEU DE FRANCE. Utilisateur : DIVERS SERVICES DE SOINS. II. AVERTISSEMENT Tut Furnisseur devra respecter dans sn ffre les cnditins décrites dans le cahier des charges. L ffre dit être présentée en langue française à l exceptin des dcumentatins techniques et cmmerciales qui peuvent être en langue anglaise. Tutes les pages du cahier des charges divent être paraphées par le Furnisseur ce qui l engagera sur ces prestatins vis-à-vis de l HDF. La date limite de remise des ffres dit être respectée sus peine de rejet de l ffre. Le nn-respect des cnditins précitées peut entraîner le rejet de l ffre. Le Furnisseur purra éventuellement prpser une (u plusieurs) variante(s) mais celle(s)-ci devra être suffisamment claire et précise pur qu elle puisse être étudiée sans avir besin de renseignements supplémentaires (ntamment au niveau des cûts qui divent tujurs être prévus «rendus et installés HDF»). III. ITEMS Item DEFIBRILLATEUR Quantité : 17 IV. CONDITIONS D ACHAT 1) Remise des ffres L ffre sera transmise à l HDF en une seule cpie sus pli fermé et cacheté et remis au Bureau du Président du Cnseil d Administratin qui délivrera un reçu attestant la participatin du Furnisseur dans les délais impartis. Une versin numérique de l ffre devra être aussi remise sur CD impérativement avec le questinnaire technique et les prix sus frme de tableau Excel. La date limite de remise des ffres est fixée au 25/07/2014 à 15h00 2) Cntenu des ffres Chaque ffre devra cntenir l ensemble des éléments suivants : HDF Dssier de Cnsultatin pur Défibrillateurs 2/13

3 1. Le cahier des charges rempli ttalement et paraphé à chaque page 2. Le questinnaire technique de répnses rempli ttalement et paraphé à chaque page 3. Les prix des équipements prpsés (rendus, installés, mis en service à l HDF) 4. Les prix individuels et détaillés des ptins éventuelles (rendues et installées à l HDF) 5. Les prix individuels et détaillés des variantes éventuelles (rendues et installées à l HDF) 6. Les prix des accessires avec leur degré de dépendance entre eux et avec les équipements 7. Les prix individuels et détaillés de tut type de cnsmmables éventuels 8. La liste des pièces détachées avec leurs prix 9. Les dcumentatins techniques et cmmerciales des prduits prpsés avec les caractéristiques techniques précises 10. Le schéma d implantatin en cupe avec les distances de débattement 11. La liste des principales références au Liban et au myen rient 12. Les certificats des équipements (FDA, CE, ) 13. Les délais de livraisn, d installatin et de mise en service 14. La durée de garantie 15. Les cnditins de paiement 16. L rganisatin du SAV ( IX-2) 17. L engagement sur les durées d apprvisinnement ( IX-3) 18. Le cût d un cntrat de maintenance pur les 5 années suivant la péride de garantie : Cntrat main d œuvre seule Cntrat main d œuvre avec pièces de rechange N.B. : Tute ffre qui manque d infrmatin déjà demandée plus haut sera rejetée. 3) Prix Les prix sernt dnnés «LOCO HDF» frais d installatin et mise en marche inclus. Les frmalités et les taxes de duane sernt à la charge du furnisseur. En cas de pssibilité d exemptin, l Hôtel-Dieu de France purra en frmuler la demande, et le furnisseur devra présenter une garantie bancaire. Les frais de la démarche sernt également cuverts par le furnisseur. HDF Dssier de Cnsultatin pur Défibrillateurs 3/13

4 4) Mde de paiement Le paiement sera effectué par chèque à l rdre de vtre sciété, échelnné de la manière suivante : 60 % à l établissement de l attestatin du bn fnctinnement et présentatin de la facture, 40 % tris mis après l établissement de l attestatin du bn fnctinnement et présentatin de la facture. V. CONFIGURATION DES EQUIPEMENTS 1) Adéquatin au besin La slutin prpsée par le Furnisseur devra être cnfrme aux spécificatins techniques demandées et devra être cmplète, parfaitement pératinnelle et intégrer tus les accessires et petites furnitures nécessaires au bn fnctinnement de l ensemble. 2) Spécificatins techniques Chaque appareil aura les principales cmpsitins et caractéristiques suivantes : Défibrillateur : Energie réglable jusqu à 200 Jules (au mins) sus 50 Ohms Temps de charge pur l énergie maximale < 7 secndes Décharge interne autmatique après 1 minute (si aucune décharge n est cmmandée) Alimentatin batterie/secteur Alarme batterie (visuelle et snre) Témin de charge Tests de fnctinnement Palettes adultes et pédiatriques Accessires standards Mnitrage : Ecran large Tracé ECG (prvenance du signal des électrdes et/u palettes) Affichage de la fréquence cardiaque Alarmes fréquence cardiaque hautes et basses Synchrnisatin ECG Affichage sur le mniteur d un marqueur indiquant le pint de synchrnisatin sur l ECG Le tracé ECG dit se rétablir dans 5 secndes après une impulsin de défibrillatin Alarme défaut électrdes ECG / Palettes Accessires standards HDF Dssier de Cnsultatin pur Défibrillateurs 4/13

5 Enregistreur Impressin manuelle / autmatique Anntatins : date, temps, cnfiguratin des électrdes, gain, fréquence cardiaque, mde utilisé Vitesse de défilement 25mm/sec Optins libres du furnisseur 3) Descriptif du matériel prpsé : Le furnisseur dnnera le descriptif technique du matériel prpsé en cmplétant bligatirement le Questinnaire Technique jint en annexe au présent cahier des charges. Il sera rédigé autant de Questinnaires Techniques que d appareils prpsés. Une versin infrmatique de ces Questinnaires Techniques est exigée (sur CD) en supplément de la versin papier. Le furnisseur purra également jindre tut renseignement cmplémentaire qu il jugera utile pur apprécier les perfrmances de l appareil prpsé (brchures, études cmparatives, articles, etc...). Il est ntamment cnseillé de furnir des phtgraphies u crquis illustrant la présentatin générale des équipements. VI. CRITERES DE CHOIX : Le prduit sera évalué seln les critères suivants : 1- Evaluatin technique 2- Evaluatin médicale 3- Evaluatin financière : Cût d achat et cût de fnctinnement 4- Evaluatin du service après-vente : Durée de la garantie, cût des prestatins de maintenance, VII. HYGIENE, NETTOYAGE ET DESINFECTION La cnceptin générale des équipements dit limiter les znes u les rganes accessibles à la pussière et aux éculements de liquides physilgiques. Les mécanismes accessibles snt étanches u prtégés. Les znes ptentiellement accessibles divent impérativement puvir être facilement nettyées et désinfectées u stérilisées. La liste des prduits validés u des frmules chimiques recmmandées et les prtcles de nettyage et de désinfectin divent être jints à l'ffre. Lrs de la livraisn et de l installatin du matériel, des maintenances préventives et des interventins curatives, les techniciens du furnisseur se cnfrment aux règles et cnsignes d hygiène applicables dans les services cncernés. HDF Dssier de Cnsultatin pur Défibrillateurs 5/13

6 VIII. PRESENTATION ET ESSAIS Afin de juger la bnne adaptatin aux cnditins d'explitatin et aux besins, les furnisseurs devrnt rganiser des essais auprès des futurs utilisateurs et au staff technique de l HDF sus cuvert de celui-ci. Les équipements présentés devrnt être mis en essai dans le service utilisateur. Ces essais sernt de curte durée et effectués à une date fixée d un cmmun accrd entre le furnisseur et les futurs utilisateurs. Il est suhaité que ces essais se dérulent en présence d un démnstrateur. Les essais devrnt être réalisés et terminés au plus tard 4 semaines après la date limite de remise des ffres. Ces essais u démnstratins béirnt aux règles suivantes: - Une autrisatin de mise à l'essai sera sllicitée auprès du Service Bimédical, - L équipement essayé devra être identique à celui prpsé dans l ffre, - L'essai sera effectué sans engagement de l HDF, - Tus les frais inhérents aux présentatins du matériel et aux essais snt à la charge du Furnisseur, - Le Service Bimédical sera tenu infrmé de la date de l'essai u de la démnstratin et ceci avant sn début. - Chaque appareil sera testé dans le service durant une péride minimum de 1 semaine. IX. SERVICE APRES-VENTE 1) Pièces détachées Pur apprécier les cûts de fnctinnement liés au matériel, sernt furnis les renseignements suivants : Liste, quantité estimée et prix des pièces détachées, des pièces d usure et cnsmmables techniques, dnt le changement sera nécessaire pendant la péride de garantie, puis audelà de cette péride, y cmpris les éléments changés par les utilisateurs dans le cadre de l entretien curant du matériel. 2) Organisatin SAV Pur apprécier l assistance technique après-vente mise en place par le furnisseur, sernt furnis les renseignements suivants relatifs à l agence assurant les prestatins techniques : Lcalisatin Numér de téléphne Jurs et hraires d uverture du service après-vente Qualificatin et nmbre de techniciens de l agence Délai d interventin et de crrectin de défaut. HDF Dssier de Cnsultatin pur Défibrillateurs 6/13

7 3) Engagement du furnisseur sur les durées d apprvisinnement Le furnisseur indiquera la durée d engagement de sa sciété pur la furniture des pièces détachées sur ce matériel et ceci à cmpter de la date de livraisn. Il précisera la liste des pièces détachées exclusives. La furniture d une indicatin sur l estimatin de la durée de vie de l appareil sera appréciée. X. INSTALLATION 1) Délais de livraisn : Le candidat devra préciser les délais de livraisn des équipements qui cmprennent : - Les délais de transprt - Les délais pur les frmalités administratives et de déduanement - Les délais de livraisn à l HDF, mise en place et réglage - Les délais pur les essais et la mise en service 2) Arrivée du matériel Le furnisseur préviendra le Service Bimédical de l HDF de l arrivée du matériel au minimum une semaine à l avance. 3) Travaux d installatin Si l installatin des nuveaux équipements demande des travaux u branchements particuliers le furnisseur est tenu de le faire savir dès la réceptin du bn de cmmande de l HDF. Il prendra pur cela cntact avec le Chef du Service Bimédical de l HDF. Le sumissinnaire devra furnir un dssier technique cmplet cmprtant tus les plans (y cmpris les plans d exécutin des travaux électrmécaniques) et descriptifs nécessaires pur la réalisatin des travaux préparatires à l'installatin des équipements, ntamment: Cntraintes de livraisn et d'acheminement au niveau du service, Cntraintes d'installatin et d'implantatin : - Réservatins au sl pur installatin des appareils, - Alimentatins électriques, securs, - Sensibilité aux perturbatins électriques, - Autres alimentatins : eau, air cmprimé, - Evacuatins, - Cnditinnement d'air, - Câblage infrmatique, - Passages de câbles et tuyaux, - Charges au sl et au plafnd. Cntraintes liées aux salles de traitement et lcaux annexes (lcal technique, etc.) : surfaces, hauteurs dispnibles sus faux plafnd, dispsitin des éléments techniques, planéité du sl, etc. Sera également précisée, la liste des travaux qui relèvent de l hôpital et ceux qui seraient intégrés dans l ffre de prix du candidat. HDF Dssier de Cnsultatin pur Défibrillateurs 7/13

8 Une réunin de pré-installatin sera prgrammée avec le(s) ingénieurs(s) de la sciété retenue, la Directin Technique de l HDF et les utilisateurs. 4) Etapes de l installatin D une manière générale, les matériels sernt installés et mis en rdre de marche dans le lcal ù ils snt affectés. Cette installatin est entièrement à la charge et sus l entière respnsabilité du Furnisseur et cmprendra : a) Installatin et mise en service des équipements livrés b) Raccrdement aux attentes éventuelles (fluides, électricité) après avir vérifié qu elles crrespndent aux besins de l équipement c) Furniture d'un manuel utilisateur détaillé, en langue française, d'utilisatin et d'entretien pur chaque élément apprprié des équipements livrés d) Furniture d une fiche succincte d utilisatin en langue française (Quick Guide) a) Furniture d une dcumentatin technique cmprenant les prcédures d utilisatin, d entretien et de maintenance avec les éclatés des parties mécaniques et les schémas de câblages électriques et électrniques, et la liste des pièces cnstitutives et leurs références. e) Frmatin des utilisateurs f) Déballage et évacuatin des emballages vides, sauf indicatins cntraires g) Remise en état de tut bien éventuellement détériré par les pératins de mise en place des équipements Les cnsmmables u tut ce qui est nécessaire aux pératins de vérificatin de perfrmances durant la réceptin snt à la charge du Furnisseur. 5) Réceptin La réceptin des équipements sera assurée cnjintement par le Chef du Service Bimédical de l HDF u sn représentant et le Représentant du Furnisseur. Elle ne sera prnncée que lrsque les équipements aurnt été testés avec succès durant une péride significative définie d un cmmun accrd entre les parties et lrsque tutes les bligatins du furnisseur, ntamment administratives, aurnt été remplies. En particulier tus les dcuments techniques relatifs à l entretien, à la maintenance et à la frmatin des utilisateurs (y cmpris le Quick Guide). 6) Assurances Le furnisseur devra puvir justifier d une assurance cntractée auprès d une cmpagnie agréée garantissant sa respnsabilité civile pur tut incident engageant sa respnsabilité lrs de l installatin u lrs de l utilisatin par le furnisseur du matériel acheté. Plus précisément cette assurance devra cuvrir les dmmages de tute nature causés aux tiers du fait d accident u d incendie par sn persnnel u sn matériel (quel qu il sit), lrs de l installatin u lrs de l utilisatin par le furnisseur du matériel acheté. En cas de nécessité d btenir un permis fficiel des autrités cmpétentes, le furnisseur s engage à aider l Hôtel-Dieu de France. Les frais sernt supprtés par l Hôtel-Dieu de France sur présentatin de factures fficielles. HDF Dssier de Cnsultatin pur Défibrillateurs 8/13

9 7) Satisfactin En cas de retard dans la livraisn, l installatin u la mise en explitatin de l intégralité du matériel, tel que spécifié dans le bn de cmmande, l HDF se réserve le drit de réclamer des pénalités de retard jurnalier représentant 1% du prix de l article nn livré et/u d annuler le cntrat de vente, à l entière respnsabilité du furnisseur. Si après installatin le matériel ne remplit pas les cnditins nécessaires pur une attestatin de bn fnctinnement il sera remplacé par un autre sans charge supplémentaire pur l hôpital. XI. FORMATION ET DOCUMENTATION 1) Dcumentatin et frmatin des utilisateurs Au mment de la livraisn, le furnisseur devra remettre aux utilisateurs (en duble exemplaire) tut dcument (manuel d utilisatin, Quick guide, dcumentatin détaillée du fnctinnement des appareils et de leur entretien ) u renseignement en langue française permettant d btenir un fnctinnement crrect des appareils livrés ; et assurer, également en langue française, la frmatin du persnnel affecté à la manipulatin du matériel. La furniture de ces dcuments et les frmatins fnt partie intégrante de la prestatin due par le titulaire du marché. La furniture des dcuments et la frmatin initiale des persnnels à la manipulatin du matériel devrnt être réalisées préalablement à la réceptin technique de l équipement. Suivant l imprtance et la cmplexité des techniques utilisées par les nuveaux équipements il sera demandé, dans l ffre de base, de prévir : - La frmatin des utilisateurs ptentiels du service bénéficiaire. On entend par utilisateurs ptentiels les infirmières u autres agents des services utilisateurs chargés des taches jurnalières. Cette frmatin sera réalisée par un agent du niveau technicien. - La frmatin des utilisateurs privilégiés du service bénéficiaire. On entend par utilisateurs privilégiés les utilisateurs de haut niveau capables éventuellement de cnseiller les utilisateurs ptentiels. Cette frmatin sera réalisée par un agent du niveau ingénieur d applicatin u bilgiste u équivalent seln la spécialité. - Une frmatin annuelle de rappel. Le frmateur devra remettre (avant le début de la frmatin) une preuve de sa cmpétence et sn habilité à frmer les utilisateurs. La frmatin des utilisateurs devra respecter les exigences suivantes : - Un manuel d'utilisatin en français devra être remis à l'équipe ainsi qu'un "quick guide" (en français), juste avant le début de la frmatin. - La frmatin devra cuvrir : le fnctinnement de l'appareil, les risques liés à sn utilisatin (pur la machine, manipulateur et patient), sa maintenance et sn entretien. Une présentatin pwer pint, en français, est suhaitée HDF Dssier de Cnsultatin pur Défibrillateurs 9/13

10 - La frmatin sera répétée pur cuvrir l'ensemble des utilisateurs. - Une durée devra être prévue dans chacune des séances afin de permettre à chaque participant de valider ses cnnaissances en présence du frmateur. - Une évaluatin dcumentée des acquisitins de chacun des participants devra être faite à la fin de la frmatin sus frme de fiche d évaluatin préparée par le frmateur u check liste de vérificatin des acquisitins des participants. - Une fiche de présence devra être signée par les participants pur chacune des séances et une cpie de cette fiche devra être remise au cadre respnsable du service et à l Unité de frmatin de l HDF. - Une attestatin de présence par participant devra être livrée à la fin de la frmatin avec une cpie remise à l Unité de frmatin de l HDF au plus tard tris semaines après la fin de la frmatin. 2) Dcumentatin et frmatin des techniciens bimédicaux Le furnisseur devra également remettre au service bimédical une dcumentatin technique cmplète (incluant les prcédures de dépannage détaillées, les schémas, les listes des pièces de rechange et les lgiciels de diagnstic) et assurer la frmatin du (des) technicien(s) bimédical affecté à la maintenance des équipements livrés. Cette frmatin sera réalisée chez le fabricant et au plus tard avant la fin de la péride de garantie. Dans cette frmatin il dit être prévu une partie permettant au technicien bimédical, en cas de besin, de cnseiller les utilisateurs pur maintenir la bnne marche des équipements. XII. MAINTENANCE PENDANT LA DUREE DE GARANTIE Pendant la péride de garantie, la maintenance cmplète (pièces LOCO HDF, main d œuvre et déplacement) sera intégrée dans la prestatin de furniture des appareils, c està-dire les maintenances crrectives dues à des pannes et les maintenances préventives prévues dans les ntices d utilisatin des appareils, ainsi que la furniture de tutes les pièces nécessaires à ces maintenances. Il est à nter qu en fin de garantie et suivant une péridicité annuelle minimale, le titulaire effectuera systématiquement une révisin u maintenance préventive cmplète de l ensemble du matériel, ainsi qu un cntrôle de qualité garantissant le bn fnctinnement. XIII. EVOLUTIVITE L HDF vudra puvir bénéficier d'une évlutivité des systèmes prpsés. L'évlutin s'entend par la mise à niveau des équipements u d'éléments des systèmes (tels que les éléments mécaniques, électrique u électrnique, lgiciels, accessires, etc.) y cmpris l'adaptatin, le remplacement éventuel de sus-ensemble(s) u accessires u cnsmmables directement u indirectement liés aux éléments bjet de l'évlutin. Le furnisseur décrira le principe des mdalités d'accès à ces évlutins. HDF Dssier de Cnsultatin pur Défibrillateurs 10/13

11 Schématiquement, l'évlutin est déclinée seln deux frmules cmplémentaires qui snt à envisager dans le cadre de la répnse : 1. Durant tute la péride de garantie des équipements, l'évlutin dit être assurée de manière systématique, par le furnisseur, sans cût supplémentaire et sur la base de la cnfiguratin livrée dès lrs que l'évlutin u la mise à niveau cncerne une fnctinnalité existante et qu'elle apprte sit une crrectin, sit une améliratin des équipements (mineure u majeure). 2. Au-delà de la péride de garantie, le sumissinnaire fera une ffre d évlutin de ses équipements sus frme ptinnelle. Un cntrat d'évlutin des équipements purra être prpsé et chiffré sus frme d une u plusieurs ptins permettant de maintenir le système dans une cnfiguratin récente et satisfaisante au-delà de la péride de garantie. L'évlutin s'entend sur les fnctinnalités existantes u prches pur des crrectins du système et des améliratins. Pur cela, les sumissinnaires devrnt préciser les mdalités pratiques de mise en œuvre de ces évlutins et indiquer précisément les limites de prestatin et de mise à niveau. Ces évlutins et ce maintien à niveau des équipements purrnt cncerner des matériels et des lgiciels furnis. XIV. MODIFICATIONS Tutes mdificatins (hardware / sftware) intrduites sur les équipements amélirant leurs perfrmances (sans ajuter de nuvelles capacités u paramètres) sernt implémentées sur ns appareils, sans charge supplémentaire. XV. TELEMAINTENANCE Les équipements furnis purrnt être gérés par télémaintenance, dans le cadre d un prtcle respectant la sécurité du système d infrmatin de l HDF. XVI. CONTRAT DE MAINTENANCE A l issue de la péride de garantie, l Hôtel-Dieu de France purra suscrire un cntrat de maintenance pur le matériel prpsé. A cet effet, les candidats devrnt prpser un cntrat de maintenance seln les mdalités suivantes : 1) Prestatins frfaitaires Le furnisseur prpsera un cntrat de maintenance frfaitaire (tut cmpris) cuvrant les frais de main d œuvre et déplacement et la furniture des pièces détachées LOCO HDF (les exclusins éventuelles devrnt être précisées), pur l exécutin des interventins de maintenances préventive et crrective et ceci pur les 5 années succédant la péride de garantie. Les prestatins assurées devrnt garantir : - Une dispnibilité de chaque appareil supérieure à 97 % dans la plage hraire de fnctinnement HDF Dssier de Cnsultatin pur Défibrillateurs 11/13

12 - Une remise en rdre de marche u délai de crrectin de défaut dans les 48 heures uvrables suivant l appel (dimanche exclu). - Un nmbre de défaillances entraînant une indispnibilité ttale de l appareil inférieur à 6 par an. Le furnisseur devra indiquer le cût du cntrat, la durée d engagement cncernant ce cût de maintenance et les éventuelles clauses d évlutin. 2) Prestatins de service Le furnisseur prpsera un cntrat de maintenance cuvrant les frais de main d œuvre et déplacement seulement. Il devra également prpser une liste avec les prix des pièces détachées sur une péride de 5 ans succédant la péride de garantie ainsi que les éventuelles évlutins sur ces prix. 3) Prestatins sur bn de cmmande Le furnisseur indiquera le cût des prestatins de maintenance réalisées sur bn de cmmande : Frfait déplacement Tarif hraire de main d œuvre Cût des pièces changées systématiquement. Il indiquera également la durée d engagement cncernant ces cûts de maintenance et les éventuelles clauses d évlutin. XVII. RENSEIGNEMENTS Pur tut renseignement cmplémentaire qui lui serait nécessaire en vue de répndre à la cnsultatin, le Furnisseur purra s'adresser à : Renseignements d rdre technique : Renseignements d rdre administratif : Antine RAAD, CHEF DU SERVICE BIOMEDICAL Tél ext.7270 / 1 antine.raad@hdf.usj.edu.lb Mhammed BOUBEKRI, DIRECTEUR DES INVESTISSEMENTS ET DES SERVICES TECHNIQUES Tél ext / 1 mhammed.bubekri@hdf.usj.edu.lb HDF Dssier de Cnsultatin pur Défibrillateurs 12/13

13 ANNEXE 1 : Questinnaire Technique : Le furnisseur devra remplir bligatirement le Questinnaire Technique (tableaux EXCEL) jint en annexe au présent cahier des charges. Il sera rédigé autant de Questinnaires Techniques que d appareils prpsés. Une répnse sus frme infrmatique est exigée. Elle devra respecter impérativement les cntraintes suivantes : - ne pas ajuter, supprimer u décaler des lignes (u des cellules), - seules la hauteur et la mise en frme des cellules (marges, plices de caractères...) peuvent être mdifiées, - inscrire les répnses uniquement dans la clnne de drite, - répndre à tutes les lignes sans renvyer à d'autres dcuments. Les Questinnaires Techniques devrnt également être imprimés et signés à chaque page. HDF Dssier de Cnsultatin pur Défibrillateurs 13/13