DOSSIER D'APPEL D'OFFRES N 2014/AO/AM/020

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1 Direction Générale de l'administration et du Patrimoine Direction du Budget et des Approvisionnements DOSSIER D'APPEL D'OFFRES N 2014/AO/AM/020 SELECTION D'UN PRESTATAIRE POUR L'ACCOMPAGNEMENT DES EQUIPES INFORMATIQUES DE LA BANQUE CENTRALE DES ETATS DE L'AFRIQUE DE L'OUEST POUR LA MIGRATION TECHNIQUE DE SON SYSTEME DE GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DENOMME CAFIS OCTOBRE 2014 Avenue Abdoulaye FADIGA BP 3108 Dakar - Sénégal Tel. (221) / Fax. (221)

2 2 OSSAIRE BAOBAB : Système de gestion des opérations de caisse et de guichet de la BCEAO BCEAO : Banque Centrale des Etats de l'afrique de l'ouest CAFIS : Système d'information administratif et comptable de la BCEAO ERP : Enterprise resource planning ou Progiciel de gestion intégré GOREH : Système de gestion des ressources humaines de la BCEAO IAS/IFRS : Normes internationales d'information financière SICA-UEMOA : Système Interbancaire de compensation automatisée de l'uemoa STAR-UEMOA : Système de règlement brut en temps réel de l'uemoa SWIFT : Système de messagerie financière de la Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication TRANSFERTS : Système de gestion des transferts et des mises à disposition de fonds de la BCEAO UEMOA : Union Economique et Monétaire Ouest Africaine UMOA : Union Monétaire Ouest Africaine ZABBIX : Système centralisé de supervision des systèmes utilisés par la BCEAO

3 3 I - CONTEXTE La Banque Centrale des Etats de l'afrique de l'ouest (BCEAO) est un établissement public international dont le Siège est situé à Dakar, au Sénégal. La BCEAO est l'institut d'émission commun aux huit (8) États membres de l'union Monétaire Ouest Africaine (UMOA) que sont le Bénin, le Burkina, la Côte d'ivoire, la Guinée-Bissau, le Mali, le Niger, le Sénégal et le Togo. Le système d'information administratif et comptable de la BCEAO, dénommé CAFIS, repose principalement sur le progiciel Oracle Applications. CAFIS permet de gérer la comptabilité générale, la comptabilité budgétaire, les fournisseurs et les achats. Il s appuie sur les modules d'oracle Applications ci-après : General Ledger () pour la comptabilité générale et budgétaire ; Purchasing Order (PO) pour les achats (commandes et réceptions) ; Account Payables (AP) pour les fournisseurs (banques, comptes bancaires, factures et règlements) ; Inventory Control (IC) pour les stocks (codification des articles). Afin de répondre aux besoins spécifiques de la BCEAO, des développements ont été réalisés dans Oracle Applications, avec Oracle Developer Suite 6i. Ces développements portent sur la réalisation de plusieurs programmes PL/SQL, formulaires, états et paramétrages spécifiques basés sur des clés flexibles et des champs anonymes de tables de Oracle Applications. La sécurité de CAFIS a également été renforcée avec des adaptations spécifiques. Par ailleurs, un interpréteur d'événements comptables a été développé pour intégrer une comptabilité événementielle dans le système CAFIS. Les principales fonctionnalités de CAFIS sont présentées dans le chapitre y afférent. Le système CAFIS est en service à la Banque Centrale depuis janvier A ce jour, les versions utilisées sont : Oracle Applications Release fonctionnant sur Red Hat Enterprise Linux AS Release 3 Update 2, pour le serveur d'applications ; Oracle v8i Enterprise edition Release tournant sur Red Hat Enterprise Linux AS Release 3 Update 4, pour la base de données. La BCEAO dispose d autres applications métier interagissant avec le système CAFIS, notamment la solution de gestion des ressources humaines et de la paie (GOREH) qui est dans une autre instance d Oracle e-business Suite 11i (11,5,10,2). Les événements comptables générés par ces applications en amont sont traduits par l'interpréteur comptable et déversés dans Oracle via la table _INTERFACE ; à l exception des modules Oracle, notamment PAYROLL, gérés au niveau du système de gestion des ressources humaines qui envoient directement leurs écritures comptables dans _INTERFACE. Une interface de génération des paiements électroniques a également été réalisée en interne pour dispatcher les règlements du module AP vers les systèmes de règlement, notamment BAOBAB, SWIFT via TRANSFERTS, ainsi que STAR-UEMOA et SICA-UEMOA via BAOBAB.

4 4 II - OBJECTIFS DE LA MISSION La présente consultation a pour objectif de sélectionner un prestataire qui accompagnera les équipes informatiques de la Banque dans la migration du socle technique du système CAFIS. A ce titre, il devra en collaboration avec les équipes internes, réaliser les prestations ci-après. 1. Migration de l application CAFIS Il s'agira de procéder à une ré-implémentation du système CAFIS avec les dernières versions compatibles des logiciels de base, notamment Oracle e-business Suite R12 pour le serveur d'applications et Oracle Database 11g pour le système de gestion des bases de données. La ré-implémentation consistera en : l installation des dernières versions des outils nécessaires à l implémentation des fonctionnalités attendues par la Banque ; la reprise du paramétrage des modules nécessaires à la couverture des besoins fonctionnels ; la reprise de toutes les données existantes du système actuel (11i) vers le système futur (R12) ; la reprise des développements spécifiques dans la nouvelle solution, de préférence avec les fonctionnalités standards de la R12 ; la reprise des états existants avec les nouveaux outils d'élaboration des rapports. Par ailleurs, les préoccupations ci-après doivent être prises en charge par le projet : la mise en œuvre dans le nouveau système, d'une fonction d'archivage périodique des données ; l analyse et la ré-implémentation des développements spécifiques liés à la gestion de la sécurité en réduisant sa très forte dépendance de l'organigramme de la Banque ; l'analyse et la redéfinition de la politique de gestion multi-devise en utilisant les standards tout en conservant les fonctionnalités de l ancien système ; la définition d'une stratégie de lettrage des comptes et son activation dans CAFIS, en vue de l'automatisation de leur analyse et de leur justification ; la mise en conformité des états comptables au format IAS/IFRS ; le renforcement des pistes d'audit des applications afin de permettre la consultation de toutes les actions effectuées sur les comptes et les profils des utilisateurs ainsi que sur les données métiers (pièces comptables, commandes, réceptions, factures, règlements, etc) ; l'activation des journaux d'audit sur les bases de données ainsi que les journaux système afin de tracer toutes les activités des administrateurs, notamment celles effectuées par des requêtes SQL ; la configuration des paramètres de sécurité des comptes utilisateurs et des mots de passe (déconnexion automatique au bout de 30 secondes, durée de vie des mots de passe de 90 jours, désactivation automatique des comptes dormants après 90 jours, règles de complexité des mots de passe, etc). l'évaluation et la mise en conformité des licences d'utilisation des différents modules d'oracle par rapport au nombre réel d'utilisateurs à la BCEAO. 2. Transfert de compétences Le soumissionnaire devra procéder à un transfert de compétences aux équipes informatiques de la Banque afin de faciliter et garantir leur implication pleine et entière dans les travaux du projet de migration, notamment pour le paramétrage et la

5 5 personnalisation des modules d'oracle EBS R12 selon les règles de l'art, d'une part, et pour l'implémentation, l'administration ainsi que l'exploitation du nouveau système CAFIS à l'issue du projet, d'autre part. Il devra également former à l'utilisation des nouveaux outils l'équipe projet de la BCEAO qui se chargera par la suite de répercuter cette formation aux autres utilisateurs de la Banque. Les soumissionnaires devront ainsi proposer dans leurs offres un plan de formation et d accompagnement cohérent qui permettra dans un premier temps aux équipes internes de participer activement aux travaux de migration, puis dans un second temps, d'assurer la maîtrise fonctionnelle et technique des systèmes. Ce plan devra préciser clairement les modalités de mise en œuvre du transfert de compétences ainsi que le contenu de chaque module de formation. Le plan de formation devra être mis en œuvre en collaboration avec un organisme de formation agréé par Oracle de préférence dans les locaux de la Banque, à son Siège à Dakar. 3. Fourniture de la documentation La documentation complète de la solution, décrivant l ensemble des tâches d'exploitation et de maintenance ainsi que celles de configuration et de paramétrage des systèmes, doit être élaborée dans le cadre du projet. Cette documentation doit comprendre, notamment : les dossiers de paramétrage et de configuration des systèmes ; les dossiers de spécifications fonctionnelles et techniques détaillées, ainsi que les adaptations et interfaces réalisées spécifiquement pour la BCEAO ; les manuels utilisateurs et guides de formation ; les guides d installation et d exploitation du système. Toute la documentation sera rédigée en français. 4. Résultats attendus A l'issue du projet, les résultats ci-après devront être atteints : le système CAFIS en production avec la version R12 de Oracle EBS, reprenant le paramétrage et les développements spécifiques existants ; la reprise complète de toutes les données existantes ; la prise en compte des nouvelles contraintes et orientations souhaitées ; la fourniture de la documentation de l'ensemble du projet ; l'élaboration du paramétrage, des spécifications fonctionnelles et techniques des développements spécifiques ; la réalisation des manuels de formation et guides utilisateur spécifiques à la nouvelle version d'oracle ; le transfert de compétences effectif aux équipes internes de la BCEAO sur l'ensemble des solutions mises en œuvre dans le cadre du projet ; l'évaluation et la mise en conformité des licences d'utilisation des modules Oracle et des bases de données par rapport à l'effectif réel des utilisateurs de la Banque Centrale.

6 6 III - DESCRIPTION ET CRITIQUE DU SYSTEME ACTUEL 1. Principales fonctionnalités du système CAFIS a- Imputation des pièces Toutes les pièces comptables, quelles que soient leurs origines, doivent être imputées dans Oracle. Les pièces saisies manuellement dans Oracle suivent un processus de validation. Les écritures provenant des modules en amont doivent d abord être importées après leur transfert dans une table nommée _Interface. Elles sont imputées automatiquement. Après imputation, la contre-passation est le seul moyen d annuler l écriture. b- Gestion des périodes comptables Dans le système CAFIS, les soldes des comptes sont constitués en temps réel, au fur et à mesure que les écritures sont imputées. Les états légaux sont imprimés en fin de mois, après la clôture de la période. Toutefois, la possibilité reste offerte de définir des périodes comptables plus rapprochées. Les ouvertures et fermetures de périodes se font au Siège pour l'ensemble des sites par un responsable autorisé. c- Pistes d audit L'existence de pistes d'audit permet, à partir d'un enregistrement comptable dans Oracle, de remonter les opérations jusqu à l origine de l événement. A titre d'illustration, à partir d une écriture comptable, il est possible d'accéder au règlement, du règlement à la facture, et de la facture à la commande. d- Harmonisation des nomenclatures comptable et budgétaire Les nomenclatures comptable et budgétaire sont harmonisées pour la mise en place d un contrôle budgétaire automatisé. Pour un compte budgétisable, le crédit disponible peut être déterminé automatiquement par le système, en fonction des crédits accordés, des engagements et des réalisations. e- Contrôle budgétaire Le contrôle du disponible est une fonctionnalité du contrôle budgétaire permettant d'éviter toute dépense au-delà du budget alloué. Cette vérification du crédit budgétaire disponible est effectuée avant l'exécution d'une transaction. Il est ainsi possible de contrôler les mouvements par rapport au budget disponible et de mettre immédiatement ce dernier à jour. f- Gestion centralisée des dotations La gestion centralisée des dotations budgétaires facilite la gestion des dépenses transférées dans la mesure où un site peut engager une dépense pour un autre, en impactant en temps réel le budget du site concerné par la dépense. Cette transaction requiert une approbation préalable du site qui supporte la dépense. g- Lettrage des comptes Le module Oracle dispose d'un sous-module de lettrage des comptes qui facilite la justification des comptes. En effet, les comptes à justifier sont déclarés «lettrable» dans le système pour rendre obligatoire le code lettrage lors de la saisie ou de la génération d'écritures portant sur ces comptes. h- Gestion automatique du compte de liaison Lorsqu'une pièce comptable ou d'engagement impacte plusieurs sites, le système génère automatiquement lors de l'imputation, les écritures inter-sites qui permettent l'équilibre des pièces au niveau de chaque site. Cette gestion automatique du compte de liaison, permet de disposer de balance équilibrée sur chacun des sites.

7 7 i- Comptabilité fournisseur Les modules Achats et Fournisseurs d'oracle Applications permettent à la Banque de tenir une comptabilité Fournisseur. Tous les détails des opérations d'achats sont gérés en amont par ces applications ; les synthèses étant enregistrées en comptabilité générale à travers des comptes fournisseurs ouverts à cet effet. Cette comptabilité auxiliaire permet d'avoir à tout moment : la position nette d'un fournisseur vis-à-vis de la Banque ; les acomptes payés à un fournisseur et non encore soldés ; les factures en instance de règlement ; les factures non parvenues d'un fournisseur ; les règlements effectués par facture et par fournisseur ; le rapprochement automatique des acomptes avec les factures ; le rapprochement automatique entre facture et commande. Toutes les dépenses internes telles que la régie d'avance, les dépenses sociales et les jetons de présence sont également gérées par le module Fournisseurs. Ceci permet de bénéficier de toute la richesse fonctionnelle offerte par cette application, notamment la génération automatique des écritures comptables et des engagements liés à ces types de dépenses. j- Gestion des commandes Le module Oracle PO permet la saisie des commandes et réceptions de biens et services. Les commandes sont passées auprès des fournisseurs, sur la base des articles codifiés dans le module Oracle IC. Les fonctions de saisie des commandes et des réceptions ne sont accessibles que par les agents déclarés «Acheteur». Par ailleurs, les commandes doivent suivre le circuit d'approbation défini au niveau de chaque site. Toutefois, les commandes inter-sites sont transmises pour approbation, au responsable du budget du site concerné par la dépense. k- Interpréteur d événements comptables L'interpréteur comptable développé en interne, est un middleware entre la comptabilité et les applications spécifiques. En effet, toutes les opérations à incidence comptable initiées ou engendrées par les applications spécifiques sont traduites en événements comptables. Ces événements sont ensuite soumis à l interpréteur qui s appuie sur des schémas de comptabilisation pour les traduire en écritures comptables. ORACLE APPLICATION AP/PO AUTRES APPLICATIONS GENERANTS DES EVENEMENTS COMPTABLES A INTERPRETEUR D EVENEMENTS COMPTABLE C B Le cœur de l interpréteur est constitué d un processus s exécutant à une fréquence paramétrable. Les écritures comptables ainsi générées sont insérées automatiquement dans le module.

8 8 Le processus de génération est le module principal de l interpréteur. A chaque exécution, il récupère les événements non encore générés ou générés précédemment avec erreurs puis les traduit en écritures comptables en s appuyant sur les schémas correspondants. L interpréteur permet de visualiser, pour une date et une application données, les événements qui n ont pas pu être traduits en écritures comptables. Les échecs peuvent être dus à une absence de schéma de comptabilisation ou à un manque d information pour traiter l événement. 2. Architecture technique L architecture technique actuelle de la BCEAO repose sur un environnement virtualisé avec VMWARE 5 utilisant les ressources physiques d un cluster à double nœuds. Le serveur de données abrite une base Oracle 8i (8.1.7) avec le gestionnaire de traitement (GTS). Le serveur d application exécutant la version e-business suite 11i (11.5.8) est connecté aux clients via le LAN pour le Siège et un réseau VSAT pour les Agences. Tous les deux serveurs tournent en trente-deux bits (32 bits) sous Red Hat Enterprise Linux AS, Release 3 Update 2, pour le serveur d'applications et Release 3 Update 4, pour la base de données. Enfin, la Banque Centrale souscrit annuellement à un support qui lui permet de bénéficier des nouvelles versions des produits Oracle qu'elle utilise. 3. Etat des lieux des développements spécifiques En vue de garantir la sécurité des données et la fiabilité des procédures, la Banque Centrale a réalisé des développements spécifiques dans Oracle applications. Le principe général retenu dans ce cadre est la sauvegarde des programmes originaux, puis l application des développements spécifiques de la Banque Centrale sur une copie. Les différentes catégories de développements spécifiques sont décrites ci-après : a - La sécurité d accès : L accès aux données de l application CAFIS est fonction de l initiateur via son affectation au sein de l organigramme de la BCEAO. Ainsi, il n a accès qu aux données initiées par lui-même ou par un agent affecté à la même organisation que lui. Cette sécurité a été implémentée dans et dans les modules auxiliaires. b - Les traitements à la demande Plusieurs traitements ont été mis en place pour répondre aux besoins des utilisateurs. Ils portent principalement sur : le nivellement des comptes ; le décompte des intérêts sur certains comptes de dépôt ; la réévaluation des comptes en devises ; l'automatisation des paiements électroniques issus du module AP ; l'automatisation des travaux de la clôture. c - Les contrôles de cohérence En plus des contrôles réalisés en standard par les règles de validation croisée et les règles de sécurité, plusieurs attributs ont été ajoutés sur les valeurs du segment Compte permettant de réaliser un certain nombre de contrôles spécifiques. Ces contrôles concernent principalement : l utilisation des comptes en devises ;

9 9 les opérations de caisse avec des comptes d encaisse et l autorisation exclusive aux utilisateurs des services de caisse ; les comptes manipulables exclusivement en intra-site ; les comptes avec obligation de saisie de code de lettrage ; les comptes avec saisie obligatoire de la date de valeur ; les comptes spécifiques aux opérations FMI. d - Reporting de gestion Les états standards livrés avec Oracle EBS étaient pour la plupart inexploitables par la Banque Centrale en raison des exigences de forme et parfois de contenu. Ainsi, l ensemble des rapports a été repris en interne. Ces états ont été intégrés dans l ERP sous forme de traitements simultanés. Tous les domaines sont concernés, notamment la comptabilité et le budget, les modules auxiliaires et les extractions à la demande. 4. Volumétrie des développements spécifiques La BCEAO a recensé environ cent vingt (120) programmes spécifiques en dehors des rapports. Le tableau ci-dessous donne un aperçu du volume d objets qui utilisent ces programmes. Type objet Nombre Oracle FORMS créés 5 FORMS EBS réadaptés 15 Oracle Reports 200 Autres programmes simultanés 50 Interface Bilan critique du dispositif actuel L'analyse du système actuel de la Banque fait ressortir les faiblesses ci-après : 1. les plate-formes techniques qui sous-tendent le système CAFIS sont obsolètes et ne sont plus supportées par l'éditeur Oracle ; 2. les développements spécifiques réalisés dans CAFIS sont trop sensibles aux migrations des systèmes de base ; 3. la gestion de la sécurité est très dépendante de l'organigramme de la Banque ; ce qui induit des difficultés à prendre en charge les changements d'organisation dans le système ; 4. les pistes d'audit ne sont pas exhaustives ; elles ne retiennent que les actions effectuées lors de la création des pièces et la dernière modification les impactant ; 5. certaines tâches relevant des métiers sont toujours exécutées par les équipes informatiques, notamment la création des comptes comptables ; 6. les états comptables édités actuellement à partir de CAFIS ne répondent pas aux dispositions prévues par le référentiel IAS/IFRS ; 7. les travaux d'analyse et de justification des comptes sont réalisés manuellement, induisant une grande mobilisation de ressources ainsi qu'une rallonge des délais de production de certains états en raison de l'absence de fonctions automatiques de lettrage de comptes.

10 10 IV - BESOINS ET ORIENTATIONS 1. Nouvelles fonctionnalités attendues Lettrage automatique des comptes Une stratégie de lettrage des comptes devra être définie et les fonctions de lettrage automatique devront être activées dans afin de permettre, notamment : l'attribution automatique d'un code lettrage à toutes les opérations générées sur un compte déclaré lettrable quelle que soit l'application d'origine ; la définition de principes de codification et l'harmonisation des codes lettrages attribués automatiquement aux écritures générées sur un compte, pour une opération donnée, y compris les opérations «groupées» pour lesquelles des montants globaux portés dans un compte font l'objet d'apurements individuels (cas des virements de salaire) ; l'introduction d'une option permettant un traitement automatique de l'historique des suspens. Il s'agira d'identifier et de marquer comme non lettrées les opérations en suspens sur un compte à une date de référence donnée et permettre le lettrage automatique de toutes les autres opérations sur ledit compte depuis le démarrage de «CAFIS» en janvier Cette fonctionnalité permettrait ainsi de lever les difficultés actuelles du programme de lettrage automatique liées à la prise en compte de l'ensemble des opérations non lettrées depuis 2004 et apurées à ce jour ; la création d'un état pouvant servir d'état justificatif de solde de compte, dont l'édition sera possible à partir de. Cet état devra être conçu «par Service» et «par Site». Mise en conformité des états comptables au format IFRS Les états comptables édités à partir de la nouvelle version de CAFIS doivent répondre aux dispositions prévues par le référentiel IAS/IFRS. Données historiques et archivage Les fonctions d'archivage de données devront être mises en œuvre dans CAFIS afin d'offrir la possibilité d'alléger périodiquement les serveurs de production. Néanmoins, eu égard aux contraintes réglementaires qui exigent une disponibilité en ligne des données durant au moins dix (10) ans pour l ensemble des sites de la Banque Centrale, des fonctions de consultation des données archivées devront également être implémentées dans CAFIS. En conséquence, les soumissionnaires devront décrire les fonctionnalités prévues dans leur solution pour l archivage des données existantes ainsi que les dispositifs pouvant être mis en œuvre pour la consultation des données archivées. Enfin, les données archivées doivent préserver les pistes d audit et les règles de sécurité liées aux accès. 2. Orientations techniques a - Architecture technique cible La nouvelle solution CAFIS sera hébergée dans les mêmes conditions que le système existant à savoir sur des plate-formes ouvertes, et dans un environnement de haute disponibilité. Le Datacenter de la Banque est réparti sur trois (3) sites : un site principal, un site de haute disponibilité et un site de secours.

11 11 Le site principal et celui de haute disponibilité sont tous deux localisés à Dakar et distants de 4 km environ. Ils sont reliés par une boucle en fibre optique. Quant au site de secours, il est situé dans un autre pays de l'union et relié au site principal par une liaison de télécommunication de type VSAT avec un débit nominal de 20 Mo. Chaque site de la Banque (au nombre de 25 au total) est doté d'un réseau local de type Ethernet 10/100/1000 pour la connexion de l'ensemble des équipements. Les réseaux locaux sont interconnectés à l'aide d'un réseau de télécommunication de type VSAT. Le système CAFIS sera centralisé au Siège de la Banque Centrale. Il sera hébergé par des machines virtuelles tournant en environnement VMWare ESXi et sur les dernières distributions Redhat en architecture 64 bits. b - Supervision des systèmes La supervision centralisée des systèmes sera assurée à l'aide de la solution ZABBIX. Néanmoins, des composants et outils nécessaires à l'administration et à la supervision technique des systèmes de base (scripts, outils de monitoring des échanges, des performances du système) doivent être mis en œuvre dans le cadre du projet. c - Poste de travail Les systèmes d'exploitation disponibles sur les postes de travail de la Banque sont pour l essentiel Microsoft Windows 7, 64 bits, SP 1 avec 4Go RAM. Les postes de travail disposent également du logiciel de bureautique OpenOffice ainsi que des navigateurs web Mozilla et Internet Explorer. d - Performances La nouvelle architecture du système CAFIS devra intégrer les problématiques liées à la gestion des performances et de la disponibilité requises par les métiers. En termes de niveau de service : la disponibilité du système doit être totale 24h/24 et 7j/7 ; le temps de réponse moyen aux requêtes des utilisateurs à partir des sites distants doit être de 30 secondes ; le nombre d'utilisateurs potentiels de CAFIS est estimé à 500 personnes ; l'espace disque occupé actuellement par les données du système CAFIS est de 125 Go. Les soumissionnaires devront proposer une architecture technique et préciser les caractéristiques des infrastructures nécessaires pour garantir ces niveaux de services. Ils devront également préciser dans leurs offres, les évolutions à apporter aux infrastructures techniques, notamment en termes de processeurs et de mémoire serveur, en fonction de l'accroissement du nombre d'utilisateurs et du volume de données.

12 12 V - DISPOSITIONS GENERALES Toute offre qui ne répondra pas explicitement aux exigences du cahier des charges pourrait être rejetée pour non conformité. 1. Découpage des lots Les soumissionnaires sont invités à présenter une offre forfaitaire et globale en un lot unique et indivisible. Cependant, la BCEAO se réserve le droit de modifier la composition et les quantités de ce lot sans toutefois que les variations à la baisse n'excèdent 15% de la composition d'origine. 2. Démarche de mise en œuvre Les soumissionnaires devront présenter dans leur offre une démarche méthodologique prenant en compte toutes les phases de ré-implémentation du système CAFIS. Cette démarche devra être accompagnée d un planning global du projet faisant ressortir les différents jalons ainsi que les ressources utilisées. Ils devront également fournir une démarche pour la reprise des données ainsi qu un plan de bascule lors de la mise en production. Les soumissionnaires doivent par ailleurs fournir les prérequis nécessaires à l exécution du plan de projet ainsi que les phases durant lesquelles ces prérequis doivent être disponibles. Le planning, le plan de reprise et le plan de bascule proposés pourront faire l objet d un réajustement lors de la mise en œuvre du projet conformément au Cadre méthodologique de conduite de projet de la Banque Centrale. 3. Profil du Consultant Cette mission sera confiée à un prestataire qualifié et expérimenté, disposant de compétences avérées sur les technologies Oracle Applications, en l'occurrence sur les versions utilisées par la BCEAO ainsi que les versions cibles. Ce faisant, l équipe du prestataire devra être composée d'experts (Architecte, DBA, Développeur, Fonctionnel) maîtrisant la Release de Oracle Applications et Oracle EBS R12 ainsi que les bases de données Oracle v8i Enterprise Edition et Oracle Database 11g, et ayant déjà réalisé des migrations réussies de Oracle Applications vers Oracle EBS R12, notamment sur les modules, AP et PO. La distribution Redhat du système d'exploitation Linux doit être familière aux membres de cette équipe. 4. Preuves et agréments Les soumissionnaires doivent produire dans leur offre les certificats et curriculum vitae attestant que les personnes de leur équipe affectée au projet de migration du système CAFIS et à la formation des agents de la Banque, ont les qualifications requises pour réaliser de telles prestations. 5. Références similaires Les soumissionnaires doivent justifier d'une expérience avérée dans la conduite et la réalisation de projets similaires dans des institutions financières similaires à la BCEAO et présenter les références y afférentes. 6. Chronogramme de réalisation Les soumissionnaires doivent préciser dans leur offre la durée de réalisation des prestations, à compter de la date de signature du contrat. Ils doivent en outre proposer un planning détaillé des tâches à réaliser et le budget temps d'intervention des membres de leur équipe ainsi que les livrables à produire.

13 13 Par ailleurs, ils doivent préciser les tâches qui seront dévolues aux équipes internes de la Banque avec la charge prévisionnelle requise en jour homme. Les membres de l'équipe de la Banque Centrale pressentis pour participer au projet répondent aux profils ci-après : Profil Nombre Maîtrise des solutions Oracle PL/SQL Oracle DB 8i Oracle ebs 11i Developper 6i Chef de projet 1 Non Non Non Non Fonctionnel (informatique et métiers) Développeur DBA 1 Oui Non Oui Oui 8 Non Non Oui Non 1 Oui Non Oui Oui 2 Non Non Non Non 1 Oui Oui Non Oui 2 Oui Oui Non Non Une préférence sera accordée aux offres qui seront bâties sur une forte implication des équipes internes de la Banque dans la mise en œuvre du projet. 7. Période de validité des offres La validité des offres devra être d'au moins cent-vingt (120) jours à compter de la date de dépôt. 8. Langue de soumission L'offre, ainsi que toutes les correspondances et tous les documents concernant la soumission, échangés entre le soumissionnaire et la Banque Centrale, seront rédigés en langue française. 9. Monnaie de soumission et de paiement La monnaie utilisée est le Franc CFA. Toutefois, l'euro est accepté pour les fournisseurs établis hors de la zone CFA. 10. Présentation des offres Les offres, établies en trois (03) exemplaires (un original et deux copies), devront être présentées sous double enveloppe fermée, l'enveloppe externe portant la mention «Appel d'offres pour la sélection d'un prestataire pour l'accompagnement des équipes informatiques de la BCEAO pour la migration technique de son système de gestion administrative et comptable dénommé CAFIS». Les enveloppes intérieure et extérieure doivent être adressées à Monsieur le Directeur du Budget et des Approvisionnements. Les enveloppes intérieures comportent en outre le nom et l'adresse du soumissionnaire. Chaque exemplaire des offres sera présenté en trois (3) parties distinctes comme suit : 1. présentation de la société ; 2. offre technique ; 3. offre financière.

14 Présentation de la société et/ou des sous-traitants Les soumissionnaires doivent fournir les informations ci-après : présentation de la société, principales références similaires (Déploiement d'oracle EBS R12, notamment sur les modules, AP et PO), références financières (chiffres d'affaires et résultats des trois (3) derniers exercices) Offre technique Les offres techniques doivent être présentées conformément aux dispositions ci-après : 1. Présentation synthétique de l offre ; 2. Stratégie de migration ; 3. Plan de formation ; 4. Plan de reprise des données existantes ; 5. Plan de déploiement et de basculement ; 6. Méthodologie et approche de mise en œuvre du projet ; 7. Chronogramme détaillé de réalisation et durée de la prestation ; 8. Descriptif des tâches et des livrables ; 9. Organisation de l équipe d intervention et les curriculum vitae des intervenants ; 10. Prérequis et budget temps des intervenants (en jours/homme), par profil ; 11. Tout autre document que le prestataire juge nécessaire à la bonne compréhension et à la qualité de son offre Offre financière L'offre financière doit être exprimée hors taxes et hors douane en francs CFA ou en euros. Elle devra inclure tous les frais de déplacement et de séjour. La Banque Centrale ne s'occupera pas de l'organisation des déplacements et du séjour du prestataire qui devra évaluer les frais y afférents et les inclure dans son offre financière. Les conditions devront être détaillées (en nombre ou volume horaire et prix) en faisant ressortir notamment les éléments ci-après : honoraires ; frais de déplacement ; frais de séjour ; frais de logistique (secrétariat, télécommunication, etc.) Toute prestation ou tout service proposé par le prestataire dans son offre et pour lequel aucun prix n est fourni, sera considéré comme inclus dans l offre principale et ne donnera pas lieu à aucune facturation supplémentaire. 11. Lettre type de soumission Le soumissionnaire présentera son offre en remplissant le formulaire joint en annexe I (Formulaire de soumission).

15 Date et lieu de dépôt des offres Les offres devront être déposées au Siège de la BCEAO, à l'avenue Abdoulaye FADIGA BP 3108 DAKAR - Sénégal, au bureau 509 du 5e étage de la Tour le vendredi 21 novembre 2014 à 17 heures TU au plus tard, délai de rigueur. En ce qui concerne les offres transmises par courrier, le cachet de l'expéditeur (Poste, DHL, CHRONOPOST, EMS...) indiqué sur le pli fera foi. 13. Confidentialité Dans le cadre de la mission, chaque partie s'engage à préserver le caractère confidentiel de toute information communiquée comme telle. Ainsi, le prestataire est tenu notamment, de : garder confidentiels tous documents et informations de quelque nature qu'ils soient, qui lui ont été communiqués par la BCEAO ou dont il a eu connaissance, quels qu'en soient la forme, le support et le contenu, dans le cadre de l'exécution de ses prestations ; n'utiliser ces documents et informations qu'aux seules fins d'exécuter le marché. En conséquence, même après la cessation du contrat, le prestataire ne peut les communiquer à des tiers ou les exploiter dans ses relations avec ceux-ci, sans avoir obtenu, au préalable, l'autorisation écrite de la BCEAO ; prendre toutes les dispositions nécessaires, notamment auprès des membres de son personnel appelés à prendre connaissance de ces documents ou à connaître ces informations, et dont le prestataire répond entièrement en la matière, pour prévenir et éviter leur divulgation à des tiers, de quelque manière que ce soit ; restituer sans délai à la BCEAO, à sa demande, au terme de l'exécution de la présente mission ou à la date de sa prise d'effet, les documents, rapports et données et autres informations qu'elle juge confidentiels. 14. Ouverture de plis et évaluation des offres Une Commission des Marchés procédera à l'ouverture des plis, à la vérification de la conformité, à l'évaluation et au classement des offres reçues. Il n'est pas exigé de garantie de soumission. Les pièces administratives et financières attestant de la régularité de l'entreprise soumissionnaire ainsi que de sa capacité financière pourraient être exigées avant la passation du marché. Pour l'évaluation des offres, la Banque Centrale prendra en compte les ajustements apportés au prix, le cas échéant, pour rectifier les erreurs arithmétiques. S'il y a contradiction entre le prix indiqué en lettres et en chiffres, le montant en lettres fera foi. L évaluation des offres de services sera conduite en une phase. Elle consistera en l évaluation des propositions techniques et à la comparaison des propositions financières. Les critères de jugement des offres se présentent comme ci-après par ordre de priorité : la qualité et la pertinence de la stratégie de migration ; la qualité et la pertinence du plan de reprise des données existantes ; la qualité et la pertinence du plan de déploiement, de formation et de basculement ; la qualification et l'expérience des intervenants ; la méthodologie et l'approche de mise en œuvre ; le niveau d'implication des équipes internes de la Banque dans la réalisation du projet ; le coût de la solution proposée ; le chronogramme de réalisation et la durée de la prestation ; l'organisation de l équipe d intervention.

16 16 Les prestataires ayant les meilleures offres pourraient être conviés aux négociations de leurs offres financières selon des modalités qui seront communiquées ultérieurement. 15. Attribution du marché Le marché sera attribué au soumissionnaire dont l'offre technique est jugée conforme au dossier d'appel d'offres et l'offre financière ressort la moins-disante. La BCEAO se réserve le droit d'accepter ou de rejeter toute offre, et d'annuler l'appel d'offres en rejetant toutes les offres, à tout moment, avant l'adjudication du marché. Aucune réclamation ne pourra être faite à la BCEAO quant à la justification de ses choix lors de l'attribution. Par ailleurs, la Banque pourra exiger du fournisseur de prouver l'origine ainsi que l'état neuf des équipements à livrer. Chaque soumissionnaire dont l'offre n'a pas été retenue en sera informé par écrit. 16. Notification Le marché sera notifié au soumissionnaire retenu et un contrat de marché lui sera soumis pour signature. La date de signature du contrat par les deux parties constitue le point de départ des délais contractuels d'exécution du marché. 17. Lieu de réalisation des prestations Les prestations se dérouleront principalement au Siège de la Banque Centrale. Le prestataire retenu y travaillera essentiellement avec la Direction des Systèmes d'information, la Direction de la Comptabilité et la Direction du Budget et des Approvisionnements. 18. Délai de livraison Le délai de livraison doit être indiqué dans la soumission et commencera à courir à compter de la date de signature du marché Ce délai doit être scrupuleusement respecté sous peine d'application d'une pénalité égale à 1/1000 e du montant de la commande, par jour calendaire de retard. Toutefois, le montant de ces pénalités ne peut excéder trois pour cent (3%) du prix du marché. 19. Réception Dans le cadre de la réception de la solution, des tests pour la vérification de bon fonctionnement seront réalisés. réception provisoire, constatant la conformité au descriptif de la proposition après la mise en service de la solution ; réception définitive après la réception provisoire et la constatation du bon fonctionnement pendant un exercice comptable (12 mois) de la solution installée et configurée dans les locaux de la Banque, sans que ce délai ne puisse excéder quinze (15) mois à compter de la date de livraison. Chaque réception fera l'objet d'un procès-verbal signé par les deux (2) parties. 20. Régime fiscal En vertu des dispositions des articles 28 du Traité de l Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA), en date du 20 janvier 2007, 7 des Statuts de la BCEAO, 10, paragraphe 10-1 du Protocole relatif aux privilèges et immunités de la BCEAO, annexé audit Traité et 8 de l'accord de Siège conclu le 21 mars 1977 entre le Gouvernement de la République du Sénégal et la BCEAO, la Banque Centrale bénéficie, dans le cadre du présent marché, du régime de l exonération de tous impôts, droits, taxes et prélèvements d'effet équivalent dus dans les Etats membres de l UMOA. A cet égard, les formalités d'obtention du titre d'exonération des droits de douane seront accomplies par la Banque Centrale.

17 Modalités de paiement Les soumissionnaires proposeront leurs meilleures conditions en tenant compte des éléments ci-après : versement d'un acompte de 30% au plus au démarrage, à la signature du contrat de marché et sur constitution d'une caution bancaire de restitution d'acompte ; 35% après la livraison de la solution ; 30% à la signature de la recette provisoire constatant la conformité au descriptif de la proposition après la mise en service de la solution ; 22. Assurance 5% libérable après la réception définitive. Les fournisseurs et/ou leurs sous-contractants devront, à leur charge, souscrire des polices d'assurance valables pendant toute la durée du contrat et couvrant au moins les risques de transport, d'installation et de responsabilité vis-à-vis des tiers. 23. Litiges et contestations Tout litige sera réglé à l'amiable. A défaut de règlement à l'amiable, tout différend sera, de convention expresse, soumis à l'arbitrage selon le Règlement d'arbitrage de la Cour Commune de Justice et d'arbitrage (CCJA) de l'organisation pour l'harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA) et tranché par un (1) arbitre ad hoc désigné par la CCJA L'arbitrage se déroulera en langue française, à Dakar au Sénégal, et selon le droit sénégalais Les frais de l'arbitrage sont à la charge de la partie succombante. 24. Informations complémentaires Pour toute demande d'éclaircissement, les soumissionnaires pourront prendre l'attache de la Direction du Budget et des Approvisionnements, par courriel au moins dix (10) jours avant la date limite de remise des offres à l'adresse : Toute demande de renseignements parvenue au-delà du délai précité ne sera pas prise en compte Les questions formulées ainsi que les réponses apportées seront systématiquement mises en ligne sur le site internet de la BCEAO à l'adresse A ce titre, les candidats sont invités à visiter régulièrement le site.

18 18 ANNEXE I : Formulaire de soumission (indiquer le lieu et la date) A l' attention de : MONSIEUR LE DIRECTEUR DU BUDGET ET DES APPROVISIONNEMENTS BP 3108 DAKAR BCEAO/SIEGE Objet : Sélection d'un prestataire pour l'accompagnement des équipes informatiques de la BCEAO pour la migration technique du sytème CAFIS Nous, soussignés...soumettons par la présente, une offre de prix pour la sélection d'un prestataire pour l'accompagnement des équipes informatiques de la BCEAO pour la migration technique du sytème CAFIS pour un montant total HT/HD de... FCFA. Nous déclarons par la présente que toutes les informations et affirmations faites dans cette offre sont authentiques et acceptons que toute déclaration erronée puisse conduire à notre disqualification. Notre proposition engage notre responsabilité et, sous réserve des modifications résultant des négociations du marché, nous nous engageons, si notre proposition est retenue, à commencer la prestation, au plus tard à la date convenue lors des négociations. Signataire mandaté Nom et titre du signataire

19 19 ANNEXE II : LISTE DES DÉVELOPPEMENTS SPÉCIFIQUES DE CAFIS Code Description Module Nature Commentaires Restreindre l accès aux pièces par service. Ainsi, tout utilisateur concerné par la restriction ne pourra consulter que les pièces saisies par lui-même ou par un autre agent de son service d affectation. Restreindre l accès aux pièces par site. Ainsi tout utilisateur concerné par la restriction ne pourra consulter que les pièces appartenant à un service de son site. Restreindre l accès aux pièces par service et autoriser uniquement la saisie des pièces inter-sites. Ainsi, tout utilisateur concerné par la restriction ne pourra consulter que les pièces de son service, aussi toute pièce saisie doit mouvementer forcément au moins un compte de son site et au moins un compte d un site différent. Générer automatiquement le nom de la pièce à la création. Ce nom a la composition suivante : <Code SITE>/<Code Service>/<Code Utilisateur>/<Date du jour>/ <Numéro d ordre> Restreindre la fonctionnalité «Chercher pièce» aux pièces du service de l utilisateur connecté. Restreindre la fonctionnalité «Chercher pièce» aux pièces de tous les services du site de l utilisateur. Permettre la saisie des écritures avec date de valeur en modifiant le champs flexible descriptif «Saisir des pièces : TVA» Importer dans les informations contenues dans les champs flexibles descriptifs depuis _INTERFACE. Ces informations proviennent d autres sources et sont chargées à l aide de «EasyLink» dans. Elles concernent : le code site et le code service, le code de lettrage et la date de valeur. Faire en sorte que la consultation des comptes puisse prendre en compte les restrictions déjà appliquées aux pièces. Ainsi, le détail d un solde pourra être consulté par tous mais chacun ne pourra voir que le détail des pièces auxquelles il a droit. Importer et/ou imputer automatiquement les écritures depuis _INTERFACE à l aide d un traitement simultané. Ainsi, le chargement des écritures provenant des applications en amont est automatisé. Augmenter à chaque écriture générée par AP, les informations de sécurité (Code site et Code service) puis le code de lettrage. Cette opération est effectuée dans _interface avant l'importation de ces écritures dans Oracle. Solution :Ajouter un trigger «Avant Insert» à la table._interface (Annexe) Impact : Ces informations seront utilisées au niveau de pour filtrer les différentes vues des utilisateurs. Restreindre l accès aux factures par service. Ainsi, tout utilisateur concerné par la restriction ne pourra consulter que les factures saisies par lui-même ou par un autre agent de son service d affectation ; Réduire la liste des sites fournisseurs en fonction du code site de l utilisateur. FORM s FORM FORM Jeux d'accès aux données pour les lignes et s pour les entêtes Jeux d accès aux données pour les lignes et s pour les entêtes FORM s FORM FORM Jeux d'acces aux données pour les lignes et s pour les entêtes Jeux d'acces aux données pour les lignes et s pour les entêtes FORM s PKG FORM PKG Standard, securiser l'option d'import sur le easylink Jeux d'acces aux données pour les lignes et s pour les entêtes Standard, vérification SLA, imputation, etc. AP PKG s AP FORM Standard

20 20 Code Description Module Nature Commentaires Restreindre l accès aux règlements par service. Ainsi, tout utilisateur concerné par la restriction ne pourra consulter que les règlements saisis par lui-même ou par un autre agent de son service d affectation. Restreindre la liste des sites fournisseurs en fonction du code site de l utilisateur Mettre la restriction de la consultation par service sur l écran d aperçu des factures Mettre la restriction de la consultation par service sur l écran d aperçu des règlements Mettre la restriction par service sur l écran de saisie/consultation des notes de frais. Ainsi après transformation de ces notes de fais en facture, l information de sécurité est automatiquement positionnée. NB : l'option d'utilisation du panneau «Notes de frais» a été abandonnée avant le démarrage. Elles sont saisies directement dans le panneau de saisie des factures avec le type correspondant. Pouvoir générer les écritures depuis AP vers Gl_interface en rendant obligatoire l'option «Détail» Ajouter deux champs à l écran de saisie des factures (Activation du champ flexible descriptif) pour recevoir éventuellement la devise et le montant de la facture dans cette devise. Module PO Rendre obligatoire l égalité entre l organisation saisie par l utilisateur et son organisation d affectation lors de la saisie du lieu de livraison d une commande. Ainsi, cette restriction sera appliquée à la responsabilité BCEAO-PO-<Nomsite>; Module HR Mise en place d un traitement simultané en vue de générer les écritures comptables de la paie et de les déverser dans la comptabilité. Mise en place d un traitement simultané en vue de générer les écritures comptables des prêts et avances et de les déverser dans la comptabilité. Mise en place d un traitement simultané en vue de générer les écritures comptables acomptes congés. Paramétrer les rubriques utilisées dans la paie en vue de permettre la génération automatique des écritures comptables. Empêcher la saisie de mouvements sur les comptes déclarés «Centralisateur» Faire en sorte que les pièces AP puissent être consultées par site ; en d autres termes, filtrer les mouvements uniquement quand il s agit des pièces AP pour que chaque site ne consulte que ses propres mouvements dans la pièce globale Règlement Inter-site : faire en sorte que l opérateur ne puisse saisir que son propre code site. Effectuer la mise à jour des menus en vue de prendre en compte la saisie inter-site des règlements Modifier, à l'aide de Worlflow Builder 2.0, le circuit de génération des comptes des commandes «Générateur de compte purchasing» / «Générer compte de provision par défaut» puis rediriger la flèche entre «Commande liée au projet» et «compte de provision pour poste de dépense» à «Compte de provision à partir de l'organisation» AP FORM Standard AP FORM Standard AP FORM Standard AP FORM Standard AP PKG Standard PO FORM sous réserve de revoir la gestion des devises PO FORM PKG Base HR PKG Base HR HR Base HR Base HR FORM Standard FORM Standard, A vérifier si l'écran ne réserve pas de surprise PO WF Standard

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