ÉVALUATIONS INTERNE ET EXTERNE JANVIER 2011 AVRIL 2012

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1 ÉVALUATIONS INTERNE ET EXTERNE JANVIER 2011 AVRIL 2012 RETOUR D EXPÉRIENCE EHPAD de 119 lits hébergement complet H.L. Buis les Baronnies 5 octobre 2012

2 ÉVALUATIONS INTERNE ET EXTERNE 1 CHOIX DES PÉRIODES D ÉVALUATION INTERNE ET EXTERNE Tenir compte du calendrier réglementaire Tenir compte des autres projets en cours sur l établissement Tenir compte de l échéance du renouvellement de la convention tripartite (l évaluation est un outil de négociation) 2 CHOIX DE LA MÉTHODOLOGIE ÉVALUATION INTERNE Élaboration de notre outil d évaluation interne : ANGELIQUE + Référentiel HAS Certification V 2007pour la partie de management + Recommandations ANESM Étape indispensable en l absence de recommandation éditée par l ANESM sur le contenu de l évaluation interne Publiée depuis (février 2012) Recueil de données et détermination des axes d amélioration par une démarche collective et participative Validation par un Comité de pilotage POUR- QUOI ET QUAND COMMEN T ET AVEC QUOI

3 ÉVALUATION INTERNE COPIL VALIDATION (représentant du conseil de surv. ou du CA, présidente du CVS, représentants des usagers et des résidents, direction, équipe projet) DIRECTION GESTION DÉMARCHE (logistique, animation, rédaction) RECUEIL DONNÉES AXES D AMÉLIO- RATION GROUPE PROJET : pilote (responsable de communication et de vie sociale) + co pilote (médecin coordonnateur) + cadres + responsable qualité + psychologue GROUPE DE TRAVAIL 1 : au moins pilote et copilote du groupe projet + personnels + résidents + représentants des familles + représentants des usagers GROUPE DE TRAVAIL 2 : au moins pilote et copilote du groupe projet + personnels + résidents + représentants des familles + représentants des usagers

4 ÉVALUATION INTERNE COPIL DIRECTION PILOTAGE PROJET GROUPE S DE TRAVAIL 1 réunion de validation des grilles d évaluation 1 réunion en cours d évaluation 1 réunion de validation de l évaluation et de préparation de l évaluation externe Pré validation du contenu de l évaluation et rédaction du rapport de présentation JANVIER À MARS 2011 AVRIL À SEPTEMBRE 2011 Élaboration des grilles d auto évaluation : 1 réunion par semaine 1h30 Animation des groupes, gestion logistique, rédaction et mise en cohérence AVRIL ÀJUILLET 2011 Environ 10 personnes par groupe (équipe projet + résidents + personnels + représentants des usagers et des familles) Répartition équitable des grilles d évaluation entre les 2 groupes 1 réunion par semaine et par groupe de 1h30

5 ÉVALUATION INTERNE CONTENU DE L ÉVALUATION : EXEMPLE D UNE GRILLE DE RECUEIL 1. ANTICIPATION DE L'ENTREE, ADMISSION ET PERSONNALISATION DE L'ACCUEIL CRITERE 1.1. INFORMATION AVANT L'ENTREE COMMENTAIRES Quels choix ont été réalisés?. = OBJECTIFS POURSUIVIS / POLITIQUE DE L ÉTABLISSEMENT Comment s'est effectuée la mise en place? Quelle est l'analyse des effets? Quelles sont les marges de progrès? = RECUEIL DES DONNÉES = IDENTIFICATION DES ÉCARTS = AXES D AMÉLIORATION DOCUMENTS SUPPORT RÉFÉRENCES EXTERNES : textes et recommandations de bonnes pratiques RÉFÉRENCES INTERNES : politique d établissement, procédures,. POINTS FORTS EVALUATION DU DOMAINE POINTS A AMELIORER ECHEANCIER PROGRAMMATION EN FIN DE RECUEIL SOUS FORME DE GANTT POUR LES5 ANS ÀVENIR

6 ÉVALUATION INTERNE COMMUNICATION INTERNE avec l ensemble des résidents, des personnels, des bénévoles et des membres des instances 1 réunion de lancement : indication des objectifs, de la démarche, du contenu de l évaluation et du calendrier information mensuelle régulière sur l avancement des travaux dans la Lettre Qualité(jointe au bulletin de salaire ou diffusée par courrier) 1 réunion de clôture avec la présentation de l autoévaluation diffusion dans les services des grilles d auto évaluation

7 ÉVALUATION EXTERNE CHOIX DE L ORGANISME D ÉVALUATION Publication de l appel à concurrence fin septembre 2011 Cahier des charges et règlement de consultation adaptés àpartir du modèle proposépar la F.H.F Choix du fournisseur fin octobre 2011 Critères de choix : expérience professionnelle des évaluateurs 25 % compétence des évaluateurs et expériences d éval. externes 25 % méthodologie et calendrier proposés 25 % prix 25 %

8 ÉVALUATION EXTERNE DÉROULEMENT DE L ÉVALUATION EXTERNE Décembre 2011 Janvier février 22, 23 et 24 février Fin mars Début avril Mi-avril Détermination des dates avec l organisme retenu Envoi àl organisme des documents nécessaires (grilles d évaluation + projet d établissement + convention tripartite + compte financier + ) Prévisite sur site du chef d équipe et présentation aux personnels et résidents du déroulement de l évaluation externe Visite sur site pendant 3 jours par 3 évaluateurs (1 directeur + 1 directeur des soins + 1 cadre de santé) Remise du prérapport Observations de l établissement Rapport définitif

9 ÉVALUATION EXTERNE DÉROULEMENT DE LA VISITE 1 er jour 2 ème jour 2 ème et 3 ème jours 3 ème jour (après-midi) Accueil / prise de contact avec la direction Rencontres avec les représentants des instances, des syndicats, le comptable public, le médecin coordonnateur, les cadres de santéet divers acteurs (notamment paramédicaux) Visite globale de l établissement Visite de nuit Observation directe dans les unités et questionnement des personnels Participation aux relèves / participation au repas avec les résidents Rédaction du pré rapport Restitution restreinte auprès de la direction Restitution générale auprès des résidents, des personnels, des bénévoles et des membres des instances

10 ÉVALUATION EXTERNE ET APRÈS? Réunion du COPIL : communication du rapport Diffusion dans les unités Communication de l évaluation interne et du rapport d évaluation externe àl ARS et au Conseil Général avec une note de présentation RAPPORTS D ÉTAPE ANNUELS RÉGULIERS AVEC LE COPIL TOUS LES MOIS DE DÉCEMBRE JUSQU À LA PROCHAINE ÉVALUATION INTERNE

11 ÉVALUATION INTERNE ET EXTERNE ÉCUEILS Vouloir tout faire avant l évaluation externe Fixer un échéancier trop étalédans le temps => essoufflement et dispersion Percevoir les points à améliorer comme une sanction des actions menées OPPORTUNITÉS Partager un diagnostic avec les personnels, mais surtout avec les résidents et leur famille Partager les contraintes Rendre les résidents et les familles acteurs de leur accompagnement Disposer d un outil de négociation avec les autorités externes

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