Marchés publics en ligne

Transcription

1 MODE D EMPLOI Dernière mise à jour Mars 2011 Marchés publics en ligne Fascicule N 2 Configuration de votre espace personnel 1

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3 Sommaire 3/ Votre nouveau site de publication des marchés publics page 13 4/ Gérer son compte administrateur page 16 5/ Associer un certificat électronique à un utilisateur page 26 6/ Présentation de la plate-forme de publication page 31 7/ Consulter les annonces légales en ligne page 36 3

4 VOTRE NOUVEAU SITE DE PUBLICATION DES MARCHES PUBLICS 4

5 ATTENTION L espace attribué à chaque commune comprend 2 parties bien distinctes : 1. Un compte Administrateur propre à la collectivité qui lui permet de configurer et de gérer sa plate-forme de publication. 2. Une plate-forme de publication permettant de publier des annonces légales, de mettre les DCE en ligne, de réceptionner les offres électroniques et d apposer une signature électronique. Le compte «Administrateur» créé par l Association des Maires du Haut-Rhin pour chaque collectivité sert uniquement à configurer la plate-forme de publication propre à chacune d elle. Avant de pouvoir publier des annonces légales, la collectivité doit donc impérativement configurer sa plateforme via son compte Administrateur. En effet, les annonces sont passées et gérées par les personnes habilitées à le faire par l Administrateur. La collectivité peut ainsi créer autant d utilisateurs qu elle le souhaite. Chacun aura ses propres LOGIN et MOT de PASSE. Quatre types de profils ont été créés pour cela : consultant, gestionnaire, gestionnaire valideur, pouvoir adjudicateur. Chaque profil aura plus ou moins de responsabilités et donc de droit d accès et de possibilité «de faire». Avant de présenter les différentes fonctionnalités de la plate-forme de publication, un chapitre est consacré à la configuration du Compte Administrateur. L adresse de connexion au Compte administrateur et à la plate-forme de publication reste la même : 5

6 Connectez-vous sur Communes publiez vos annonces légales en ligne Consultez les annonces légales en ligne Accédez à votre espace en cliquant sur «Communes publiez vos annonces en ligne». Accédez à : votre compte administrateur ; votre compte utilisateur. 6

7 GERER SON COMPTE ADMINISTRATEUR Quatre points essentiels doivent être vus par la collectivité afin de configurer et de rendre opérationnel sa plate-forme de publication : Gérer les habilitations des utilisateurs Créer des services et des utilisateurs Configurer les journaux d annonces légales Associer un certificat électronique à un utilisateur 7

8 Accédez à son compte administrateur Toutes les Communes et Communautés de communes ainsi que toutes les structures qui avaient ouvert un compte sur l ancien site de publication des marchés publics de l AMHR sont automatiquement dotées d un compte sur la nouvelle plate forme. Les autres Collectivités qui souhaitent bénéficier d un profil acheteur sur la plate forme doivent en faire la demande auprès de l AMHR. Le compte administrateur de la Collectivité a déjà été créé par l AMHR. Le LOGIN et le MOT DE PASSE pour y accéder sont transmis directement à la Collectivité par l AMHR. Entrez l identifiant et le mot de passe transmis par l AMHR. Ouverture de la page du Compte administrateur. 8

9 Gestion des habilitations des utilisateurs Les «Paramètres des habilitations» ne DOIVENT PAS ÊTRE MODIFIES La «Gestion des habilitations» permet pour chaque type de procédure (Procédures formalisées, MAPA (seuil 1), MAPA (seuil 2)) de déterminer ce que les différentes personnes amenées à intervenir au cours de la procédure pourront et ne pourront pas faire. Pour cela, 4 profils sont disponibles en fonction des besoins de la collectivité : Gestionnaire Gestionnaire valideur Consultant Pouvoir adjudicateur Pour chacun de ses profils, les compétences attribuées ou non au titulaire sont prédéfinies. La collectivité peut toutefois faire varier cette liste et la modifier. Afin de visualiser la liste des compétences pré-définies pour chaque profil et la modifier le cas échéant, effectuez les démarches suivantes : Cliquez sur «Procédures formalisées» ou sur «MAPA (seuil 1») ou «MAPA (seuil 2») en fonction de la procédure pour laquelle vous souhaitez configurer les profils. 9

10 Le tableau suivant s affiche à l écran. Les cases sont pré-cochées mais la collectivité peut décider de décocher certaines compétences et d en cocher d autres pour chaque type de profil. Il est important de vérifier que les compétences attribuées à chaque type de profil correspondent bien à ce que la collectivité souhaite, car chaque utilisateur que la collectivité créera par la suite se verra obligatoirement affecter un profil. 10

11 Créer des «Services et utilisateurs» Créer des services et utilisateurs de la plate-forme. Cliquez sur «Services et Utilisateurs». 11

12 Pour créer des services il faut cliquer sur le nom de la collectivité qui apparait alors à l écran. Pour ajouter un service, précisez son libellé, son adresse mail et cliquez sur «Ajouter une direction». 12

13 Le nouveau service créé apparait sous le nom de la collectivité. Pour créer des sous-services, il suffit de cliquer sur le nom du service et d «Ajouter une direction» en cliquant de la même manière. Pour créer un utilisateur, il faut cliquer dans le service auquel il appartient puis sur «Ajouter un utilisateur». ATTENTION, si vous insérez un utilisateur dans un service, il pourra uniquement visualiser les marchés publiés par ce service. Les personnes de la collectivité qui doivent avoir une vue sur l ensemble des marchés doivent être insérées directement dans l organisme. Il suffit alors de cliquer sur le nom de la collectivité puis sur «Ajouter un utilisateur». 13

14 Complétez le formulaire ci-joint puis cliquez sur «Enregistrer». ATTENTION Choisir le bon profil. A NOTER que les personnes qui sont insérées directement sous le nom de la collectivité ou dans un service mais hors des sous services apparaissent toujours en fin de liste. Le LOGIN et le MOT de PASSE des utilisateurs ainsi créés sont envoyés à l adresse mail renseignée au moment de l inscription. Dans notre exemple, M. DANESI est directement intégré dans «Association des Maires du Haut- Rhin», WOLFS Céline dans «Service marchés publics» et KIRSTETTER Marie-Aude dans le sous-service «Plate forme». 14

15 Changer le mot de passe attribué de manière aléatoire Cliquer sur «Mon compte» Saisir le nouveau mot de passe puis cliquer sur «Changer de mot de passe» puis sur «Mettre à jour mon compte» La confirmation de la modification s affiche à l écran 15

16 Configurer les Journaux d annonces légales Cliquez sur «Journaux». Cliquez sur l onglet que vous souhaitez configurer : Journaux s annonces légales (BOAMP ou Moniteur) Presses quotidiennes et régionales Presses d annonces spécialisées Le tableau des journaux enregistrés apparait à l écran. Pour en créer un nouveau, cliquez sur «Configurer» 16

17 Les tableaux suivants apparaissent à l écran et doivent être complétés pour créer le journal. ATTENTION Concernant le BOAMP, si la collectivité ne possède pas de compte, il faut se rendre au préalable sur le Site Internet du BOAMP pour ouvrir un compte, afin d obtenir un LOGIN et un MOT de PASSE. Par ailleurs, une fois, le compte ouvert, il est primordial de saisir sur le Site du BOAMP dans le compte de la collectivité le «Numéro d accréditation» affiché dans le tableau. Concernant la presse quotidienne et régionale, avant de configurer un journal, il faut prendre contact avec le service de publication des annonces légales pour vérifier s il accepte la transmission des avis par mail et obtenir l adresse exacte du destinataire. Le journal créé apparait à l écran. 17

18 ASSOCIER UN CERTIFICAT ELECTRONIQUE A UN UTILISATEUR 18

19 Sauvegarder votre certificat sur votre ordinateur. Vous pouvez faire l acquisition d un certificat électronique auprès d OMNIKLES au prix de 60 euros (ou d un autre prestataire selon votre choix). Ce certificat qui prend matériellement la forme d un logiciel vous permettra uniquement d ouvrir les réponses électroniques et non de signer le marché (Pour la signature électronique du marché Voir Fascicule n 5). Installer votre certificat sur votre ordinateur. 19

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21 Vérifier les certificats installés sur votre ordinateur. 21

22 Exporter un certificat avant de l associer à un utilisateur Ouvrir une session Internet, cliquer sur «Outils» puis sur «Option Internet». Cliquer sur l onglet «Contenu». Cliquer sur l onglet «Certificats». 22

23 La fenêtre suivant apparait à l écran Cliquer sur le nom du Certificat souhaité Cliquer sur «Suivant» Cliquer sur «Suivant» Cliquer sur ««Codé à base 64 x.509(.cer) Cliquer sur «Suivant» Cliquer sur «Suivant» 23

24 Le Certificat suivant est exporté sur le «bureau»de votre ordinateur. Cliquer sur «OK» Associer un certificat à un utilisateur Cliquez sur l onglet «Parcourir» et rechercher le certificat enregistré sur votre ordinateur. 24

25 Cliquez sur l onglet «Modifier» En affichant les informations sur la personne vous visualisez désormais le certificat électronique associé. 25

26 PRESENTATION DE LA PLATE-FORME DE PUBLICATION 26

27 RAPPEL Avant de pouvoir utiliser la plate-forme de publication il est indispensable pour la collectivité d avoir créé des «Utilisateurs» via son compte Administrateur. La plate forme de publication permet à la collectivité de : Publier une annonce en ligne et d envoyer simultanément, si elle le souhaite, l avis saisi sur la plate-forme ou BOAMP et/ou à la presse quotidienne et régionale ; Mettre les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) en ligne ; Recevoir et traiter des réponses électroniques ; Signer le marché public en apposant une signature électronique. Il existe un fascicule spécifique à chaque mode de publication : Publier une annonce légale sur son profil acheteur pour les marchés < HT ; Publier une annonce légale et mettre les DCE en ligne sur son profil acheteur pour les marchés > HT ; Publier une annonce légale, mettre les DCE en ligne et réceptionner les offres électronique sur son profil acheteur pour les marchés formalisés, les marchés informatiques > HT ou pour tout type de marchés si la collectivité le souhaite. Vous trouvez ci-dessous la présentation de la page d accueil de la plate-forme Entrez le LOGIN et le MOT de PASSE d un Utilisateur. 27

28 Ouverture de la page d accueil de la plate forme de publication. Pensez à vérifier que l adresse électronique est bien la bonne. Vous pouvez sélectionner un niveau d utilisateur : débutant, confirmé ou expert. En fonction du niveau choisi il y aura plus ou moins d explications inscrites dans l interface pour vous guider. Vous pouvez modifier votre mot de passe. ATTENTION à bien le noter. 28

29 DATE et HEURE. A noter que l heure qui figure à cet endroit servira de référence pour justifier des échéances horaires fixées par la collectivité Exemple : heure limite pour déposer les offres Pour créer une nouvelle procédure, cliquez sur «Créer une procédure». (Voir les fascicules spécifiques à la mise en ligne des avis d appel public à la concurrence et des DCE). Vous pouvez rechercher une procédure en cours par mot clé en cliquant sur «Rechercher une procédure» et en complétant le formulaire suivant. Vous pouvez télécharger ici tous les logiciels dont vous pourrez avoir besoin pour utiliser la plate forme, transmettre le DCE et/ou ouvrir des offres Compte tenu de leurs spécificités, les fonctions «Signer un document» et «Vérifier la signature» seront abordées dans la partie consacrée à la signature électronique. 29

30 Vous pouvez «Consulter la documentation» ou «L aide en ligne». Pour envoyer une mail à Omnikles, cliquez sur «Contacter le support Omnikles». Les guides mis en ligne ont été rédigés par OMNIKLES et sont plus détaillés que le présent fascicule. La rubrique d Aide comporte plusieurs thématiques. Les annonces légales publiées par les collectivités sont classées dans différentes catégories en fonction de l état d avancement de la procédure. ATTENTION Quand vous recherchez une procédure, pensez à la chercher dans la bonne catégorie : En préparation A valider Publiées Archivées Le classement dépend du niveau d habilitation de l utilisateur. Exemple compte tenu de la configuration prédéfinie, un gestionnaire ne peut pas valider un avis pour le publier. Lorsqu il rédige un avis, le gestionnaire valideur doit obligatoirement le relire et le valider. 30

31 CONSULTER LES ANNONCES LEGALES EN LIGNE 31

32 Connectez-vous sur Communes publiez vos annonces légales en ligne Consultez les annonces légales en ligne Accédez à l espace de publication des avis en cliquant sur «Consultez les annonces légales en ligne». Rechercher le type d avis souhaité. 32

33 La page suivante s affiche à l écran. Les entreprises peuvent alors effectuer une recherche en rentrant différents critères : objet du marché, organisme public, type de procédure et type d annonce. Les avis publiés s affichent dans le tableau sous la liste des critères de recherche. L entreprise clique alors sur les différents éléments qu elle souhaite consulter : permet d afficher l avis d appel public à la concurrence. permet d afficher le rectificatif de l avis d appel public à la concurrence (L icône n apparait qu en cas de publication d un rectificatif). permet de télécharger les DCE. ATTENTION, pour cela les entreprises doivent au préalable avoir ouvert un compte sur le site. 33

34 Lorsqu une entreprise demande à consulter les DCE, le formulaire suivant s affiche à l écran. L entreprise peut créer un compte en cliquant sur «Création d un compte». Le formulaire d inscription suivant s affiche à l écran. 34