TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D un Expert Responsable Administratif et Financier (E.R.A.F) pour le Programme ECOFAC V du RAPAC

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1 TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D un Expert Responsable Administratif et Financier (E.R.A.F) pour le Programme ECOFAC V du RAPAC Autorité hiérarchique : Secrétaire Exécutif du RAPAC Lieu de travail : Libreville, avec des déplacements éventuels dans la sous région auprès des institutions et partenaires concernés Durée du contrat : 30 mois 1. Contexte Le Réseau des Aires Protégées d Afrique Centrale (RAPAC) est une association sous-régionale à caractère technique et scientifique et à but non lucratif, créée en mai Il a pour mission de contribuer à la conservation et à la valorisation de la biodiversité par l aménagement et la gestion des zones bénéficiant d un statut de protection, en prenant en compte la satisfaction des besoins des populations riveraines. Depuis février 2005, le RAPAC est formellement mandaté par la Commission des Forêts d Afrique Centrale (COMIFAC), pour mettre en œuvre l axe 4 du plan de convergence relatif à la conservation et valorisation de la biodiversité, notamment par l harmonisation des politiques, législations et institutions relatives aux aires protégées et l amélioration de la qualité de leur gestion technique. L action du RAPAC s étend sur les pays de la CEMAC et de la CEEAC en général, et en particulier les huit pays membres du RAPAC (Cameroun, Congo, Gabon, Guinée Equatoriale, République Centrafricaine, République Démocratique du Congo, Sao Tomé et Principe et Tchad). Dans la réalisation de sa mission, le RAPAC bénéficie de l appui technique et du financement de nombreux partenaires et bailleurs de fonds dont l UE et la BAD. A ce propos, la CEEAC a signé un Contrat de subvention de 20,5 millions d Euros avec le RAPAC, sur financement de la Commission Européenne, pour la mise en œuvre du Programme de Conservation et de Valorisation des Ecosystèmes Fragilisés d Afrique Centrale (ECOFAC V), de 2011 à Ce programme vise à contribuer à la conservation et la gestion durable des écosystèmes forestiers de l Afrique Centrale et ainsi garantir la pérennité des services environnementaux et contribuer à la réduction de la pauvreté ; renforcer les capacités de gestion des aires protégées, des sites 1

2 d intérêt biologique et des forêts du Bassin du Congo en liaison avec l amélioration des revenus de la population. Compte tenu de l ampleur de ce programme et des autres sollicitations du RAPAC, le constat a été fait de la nécessité de renforcement de capacités du RAPAC. A cet effet, il est prévu non seulement un appui par un expert financier mais aussi un appui technique avec trois autres experts long terme afin de permettre au RAPAC de remplir son rôle de Maître d œuvre de ce programme. C est dans ce contexte que s inscrit le recrutement d un Expert Responsable Administratif et Financier, poste à pourvoir en urgence, en remplacement de l Expert qui l occupe depuis le mois de Juillet. Formation : Niveau Bac + 4/5 ans en administration, finances, gestion, commerce ou équivalent ; 2. Profil requis et expériences professionnelles recherchées au moins 15 années, comprenant : o une expérience diversifiée minimale de 8 années des différentes procédures de gestion de l UE (FED) sur différents types de contrats (marchés de services, contrats de subvention, devis programmes etc.). Une connaissance approfondie du PRAG 2008 ou 2010, et de préférence des Contrats de Subventions est nécessaire. o Une bonne expérience des procédures de gestion des projets d autres grands bailleurs, ainsi qu avec les ONG internationales o Une expérience du milieu de la conservation et du développement si possible o Une expérience de la direction administrative et financière dans le secteur privé, ou public, serait appréciée expérience confirmée de la comptabilité générale et analytique, ainsi que de la gestion de portefeuilles complexes (multi bailleurs) ; connaissance parfaite du français (oral, rédaction ) expérience confirmée dans : o la formulation d appels d offre, et leur suivi administratif et financier; o la formulation et la négociation de divers contrats (travaux, services, fournitures et subventions); o la gestion des ressources humaines ; o l établissement d états financiers réguliers ; o l établissement et l analyse de rapports financiers ; o les systèmes de suivi et de contrôle budgétaire ; o les méthodes d évaluation des performances de gestion ; o les audits financiers et institutionnels ; o la gestion prévisionnelle de trésorerie Autres atouts : connaissance de l anglais serait un plus; 2

3 une bonne connaissance du contexte de la gestion administrative et financière, ainsi que de la législation du travail, en Afrique Centrale; une bonne connaissance des logiciels de gestion budgétaire utilisés par le FED (Tompro, Tomfed ou équivalents) et si possible de logiciels de programmation de projets (MS Project ou équivalent). Dispositions personnelles: Grande disponibilité et capacité de travail; voyages occasionnels à prévoir dans des conditions parfois difficiles, sens de l adaptabilité; Capacité à travailler dans un environnement professionnel parfois instable; Sens aigu des relations humaines et de la diplomatie, esprit d équipe, Capacités de management d équipes multiculturelles et multi partenaires. 3. Missions assurer la co-responsabilité de la gestion administrative et financière du Programme ECOFAC V avec le Secrétaire Exécutif, en collaboration étroite avec le Conseiller Technique Principal du Programme, et le service comptable et financier du Secrétariat Exécutif du RAPAC; organiser les appels à candidatures, l analyse et le suivi des dossiers préalables aux recrutements ; organiser les modes de sélection des candidats pour les postes rattachés à ECOFAC V ; soumettre un plan global de renforcement des capacités du personnel administratif et financier du Secrétariat Exécutif du RAPAC, en liaison avec le Secrétaire Exécutif, et en application des recommandations de la Revue organisationnelle prévu de lancer au début de l année 2012 ; assurer la formation du personnel du Secrétariat Exécutif du RAPAC dans les domaines pertinents de la gestion administrative et financière en fonction des besoins identifiés et du plan établi à cet effet ; conseiller et appuyer parallèlement le travail du personnel de la Direction administrative et financière du Secrétariat exécutif du RAPAC dans le cadre du renforcement de ses capacités; évaluer annuellement l impact des efforts de renforcement des capacités; assurer la gestion des dossiers du personnel du Secrétariat Exécutif rattaché au Programme ECOFAC V, en collaboration étroite avec le DAF du RAPAC proposer et mettre en œuvre un mécanisme d évaluation des performances ; proposer et soumettre au Secrétaire Exécutif une proposition d échelle salariale et un plan de carrière pour le personnel du Secrétariat Exécutif, à moyen et long terme ; assurer l opérationnalité administrative de la base de données du pool d experts court terme ; organiser depuis Libreville l accompagnement administratif, financier et logistique des missions d expertise court terme ; faciliter les relations entre le RAPAC et ses partenaires techniques d une part, et bailleurs d autre part, en ce qui concerne les aspects contractuels, administratifs et financiers ; 3

4 Veiller aux aspects administratifs et financiers des procédures de consultation des fournisseurs de services, de fournitures et d exécution de travaux sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif : préparer et suivre les dossiers d appels d offres et de consultation (en particulier dans le cadre du mécanisme d Appels à projets), gérer le processus de sélection des attributaires, la conclusion des contrats et surveiller leur mise en œuvre (caution, fourniture, réception, paiements, etc.) ; Tenir et contrôler conjointement avec le DAF du RAPAC l inventaire des ressources physiques et stocks du RAPAC dans le cadre du Programme ECOFAC V (véhicules, équipements, infrastructures, etc.), assurer sa mise à jour régulière, et proposer d en optimiser la gestion ; superviser tous les rapports financiers liés au Programme ECOFAC et les consolider afin de les soumettre au maître d ouvrage et au bailleur; assurer le suivi des transactions bancaires, des taux de change, et de l état mensuel des dépenses et revenus ; soumettre mensuellement et/ou à la demande du Secrétaire Exécutif, ou du Maître d ouvrage, ou du bailleur, les états financiers ; organiser, en coordination avec le personnel du Secrétariat Exécutif du RAPAC et du programme ECOFAC, l ensemble des fonctions opérationnelles à pourvoir prioritairement dans le contexte de la maîtrise d œuvre du Programme ECOFAC V, du Projet PIN/RDC le cas échéant (PN Salonga) et autres éventuellement, incluant en particulier : o la préparation de protocoles d accord et de partenariat ; o la formulation et le suivi de contrats de prestations de services ; o la rédaction d appels d offres et la passation de marchés ; o les commandes de matériel, de fournitures et de services ; o les contacts avec le secteur bancaire ; o la gestion et la planification des finances ; o les prévisions de trésorerie ; o le suivi comptable et les contrôles internes ; o les rapports financiers et les requêtes de paiements ; o le suivi régulier du respect des aspects administratifs et financiers des engagements contractuels du RAPAC vis-à-vis du PIR ECOFAC V, et PIN PN Salonga en relation ; Représenter le RAPAC à la demande du Secrétaire Exécutif ou du Président du RAPAC ; Participer aux réunions régulières du personnel du RAPAC et du Programme ECOFAC; Appuyer la direction administrative et financière du RAPAC dans la programmation et la gestion financière en général, de la trésorerie en particulier, tant pour le Programme ECOFAC V, que pour d autres programmes et projets dont le RAPAC assure la maitrise d œuvre Veiller à la cohérence dans l exécution des budgets des projets et programmes complémentaires financés sur les fonds FED (PIN et PIR) dont le RAPAC assure la maitrise d œuvre Contribuer à la planification stratégique, au développement et à la mise en œuvre des PTA du programme ECOFAC V, et du RAPAC consolidés; Travailler en binôme ou en team avec le personnel RAPAC désigné par le Secrétaire Exécutif, notamment avec le DAF et la Cellule Comptabilité ; 4

5 Transmettre son expertise et former le personnel RAPAC désigné par le Secrétaire Exécutif ; Convenir avec le/les membres du Secrétariat à former, un plan de renforcement assorti de points de référence et de dates butoirs ; Planifier ses activités en coordination étroite avec les autres membres du Secrétariat et en fonction des priorités dictées par la mise en œuvre du Programme ECOFAC V et du PTA. Résultats attendus Les résultats d ECOFAC V sont atteints. 5

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