3rd GENERAL MEETING- 28th of November 2014

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1 Even after school KEEP IN TOUCH and Build the TSE NETWORK 3rd GENERAL MEETING- 28th of November

2 Agenda 1. Status and Objectives 2. Organisations: Clubs Communication/Event/Network 3. Gouvernance 4. Round Table 2

3 1. Status and Objectives Objectives: 1. Ensure strong relationship between the graduates 2. Promote the school in the professional world (opportunity offer) 3. Support the school in its objective to educate and give the right level of knowledge to students (BND, Business Talk, ) Who are members of the TSE Alumni Association? all students, graduates (Master1, Master 2 and Phd) How much it costs? No fees at least for the 3 first years after TSE Alumni creation In the TSE Alumni directory we take the graduates until the 1980 s Board members are nominated for 3 years 3

4 2. Organisation Board President Audrey Berthomieu General Secretary: Grégoire Viguier Treasurer: Florent Pivert School Administrative staff Lorna, Hélène, Claire Student Representative Alexandrine Marchesin Event Dep? Communication Dep? Network Dep? 4

5 2.1 Alumni Event Department Business Networking Day Alumni Stand Animation Graduates invited as Enterprise M2 Farewell Event Welcome future new graduates Presentation of the network and TSE Alumni web site Goodies TSE Graduates? Annual General Meeting and Diner Validation of the status/objectives/organizations Welcome new active members Discuss and decide on projects Gather all TSE Alumni members Graduation Ceremony Welcome new graduates in the network Organize Graduates Party for graduates, new graduates, M2, teachers Tomorrow evening: Rendez-vous à ICE CAFE 5

6 2.2 Alumni Communication Dept Plan Com to be done TSE Alumni Web site Main mean of communication Use functionalities: News, Groupes, Discussions, Events. + New Project to launch the smartphone Application Idea to have short info each week News Letter Project to launch a bi-annual News Letter? Info? 1 news School, 1 interview, 1 news alumni events/project, general job markets news. Social Network Facebook Page and Group TSE ALUMNI Linked group/(new one Viadeo) Project to have a twitter TSEconomist Magazine Alumni News part: Provide interviews of alumni Project Ambroise/Philine 6 + Satisfaction Survey: Exple one done last year with Alexandrine

7 Plateforme Figures: Statut "Validation du profil" : la personne a bien cliqué sur la clé d'activation reçu par mail mais n'a pas rempli le formulaire d'activation - Statut "Compte activé" : la personne a bien rempli le formulaire d'activation et son compte est donc activé

8 2.3 Alumni Network Department PARIS Hakim Lahlou Londres Jonathan Sale Guillaume Corral Others to develop: Greece Ilektra Kocheila Milan Anna Giugliano Guatemala Rafael Valladares China Lot of candidates 8

9 Pôle Paris de la TSE Alumni Près de 200 alumni concernés par le pôle Paris Objectifs et actions réalisées depuis la dernière AG : 1. Identifier les alumni : travail de constitution d une base de qualité (193 alumni - base comprenant fonctions/contacts) 2. Construire un esprit de cohésion : 17 décembre 2013 : event avec l ENAC (Toulouse) 6 mai 2014 : Soirée d acceuil des jeunes Alumnis sur Paris 18 juin 2014 : réunion de brainstorming (Présidente/Pôle Paris) 22 octobre 2014 : event «Nobel Tirole», + de 100 participants 3. Travailler la reconnaissance de la TSE : réflexion sur le 1 er event corporate organisé par TSE Alumni/TSE en mars 2015 Besoin de personnes souhaitant s investir pour développer les activités du pôle 9

10 Local Alumni Coordinator ROLE Animation of the local network: Organize regular events to gather graduates Organize a welcome event for new graduates Launch group and discussion on the TSE Alumni web site Help to populate the TSE Alumni directory Contribute to the general meeting Contribute to the Communication Accept Refuse Other proposals? 10

11 3. Governance Integrate Students Projects BDE, JE, Mag Annual General Meeting Quarterly Board/Clubs alignment meetings Integrate School Staff Clubs internal meetings 11

12 BDE TSE Internship department Objectives: Support the Corporate relations office (L. Briot, L. Grizeaud) Match internships proposals to students expectations Increase quantity of internships proposals Strengthen relationships between TSE Students & TSE Alumni Ongoing missions: Communication campaign to promote alumni website Call former internship supervisors for feedback and prospection Development of interactions through Alumni platform Improve alumni involvement in the network 12

13 BDE TSE Internship department Why we need you You are the core of TSE Network, a school lives through its alumni network You are among the first representatives of TSE in the corporate environment What you have to do Express your concerns to TSE students about your background Careeer fairs, , testimony Update regularly your profile (synchronization with linkedin) Share internship/job offers 13

14 14

15 Organisation, Stratégie et Gouvernance de TSE ALUMNI 3nd TSE Alumni General Meeting - Toulouse, 28/11/2014

16 L exemple de l ESSEC Organisation Une Association des Anciens Elèves de l ESSEC fondée en 1923 réunissant désormais Alumni Une des plus importantes Associations de diplômés, «Business schools» et écoles d ingénieurs confondues Environ Alumni supplémentaires chaque année et un âge moyen de 34 ans Une Association animée par 13 permanents et plus de 200 Alumni bénévoles, bénéficiant d importants moyens d action Une reconnaissance d utilité publique approuvée en date du 4 juin 2003 lui donnant habilitation à recevoir «donations et legs de toute nature» Une Maison des ESSEC (MDE) permettant d organiser les évènements Un Service Carrière avec une offre de services comparable à celle des cabinets spécialisés dans l accompagnement professionnel Un annuaire papier et électronique des diplômés, un réseau international Un site web et une présence sur les réseaux sociaux majeurs Des clubs professionnels, régionaux, sportifs et loisirs avec des animations et des conférences Un club Entrepreneuriat Des publications régulières: Reflets magazine et newsletter électronique 16

17 L exemple de l ESSEC Stratégie Des missions de l Association, dans un contexte concurrentiel international fort, visant notamment à : Représenter les Alumni sur les 5 continents et les accompagner dans leur carrière professionnelle Fédérer la communauté autour de centres d intérêts personnels et professionnels Informer au mieux les Alumni Pour ce faire une mise en œuvre de dix chantiers de développement : 4 transversaux : Vision et Stratégie de services, Gouvernance, Finance, Stratégie web 6 verticaux : Animation des réseaux physiques (régions, VIP, délégués de promos..), Animation des réseaux virtuels en lien avec les réseaux physiques et la stratégie web, Communication, Vie professionnelle, Maison des ESSEC, Relations avec les institutions (Chambre de commerce et l école ) 17

18 L exemple de l ESSEC Gouvernance Une Gouvernance d ESSEC ALUMNI organisée autour d un Conseil d Administration de 25 membres et d un bureau de 6 membres Un bureau comprenant 1 Président, 3 Vice-Présidents, 1 Trésorier, 1 Secrétaire Général En complément, des fonctions exercées par les membres du Conseil d Administration en tant que : Responsable de la stratégie événementielle Responsable des bases de données Alumni Responsable des publications Coordinateur des réseaux régionaux des Alumni Par ailleurs, une représentations des anciens élèves dans les principales instances de Gouvernance de l ESSEC (Cf. Annexe) Une Gouvernance de l ESSEC organisée autour d une Direction Générale / Comité de Direction rapportant au Directoire (organe chargé de la gestion du Groupe ESSEC) dans ses fonctions académiques, légales et financières Un Directoire, composé d un représentant de l Association des diplômés et de deux représentants de la Chambre de Commerce de Région Paris Ile-de-France, rapportant quant à lui au Conseil de Surveillance et à l Assemblée Générale du Groupe ESSEC Un Conseil de Surveillance ayant pour mission de veiller au bon fonctionnement du Groupe ESSEC composé de 28 membres dont 5 anciens élèves 18

19 Annexe: Instances de Gouvernance de l ESSEC Instances Le Directoire Description Le directoire comprend de trois à cinq membres. Il dispose du pouvoir de diriger et d administrer l école, d établir le budget, d arrêter les comptes et de proposer le montant des droits de scolarité (article 10 des statuts). Il se réunit environ toutes les cinq semaines ; ses réunions font l objet de procès-verbaux soumis à l approbation des membres. Le Conseil de Surveillance Il est composé de 25 à 29 membres : sept à 11 membres nommés par l assemblée générale, cinq représentants de l ADGE (Association des diplômés du groupe ESSEC), deux représentants de l Institut catholique, quatre représentants des élèves. Le conseil de surveillance vérifie les comptes, approuve le budget, autorise les ouvertures et fermetures d établissement d enseignement ou de recherche (exemple : création d un campus) et détermine les droits de scolarité. Il exerce un contrôle sur la gestion du directoire trois fois par an lors de la présentation du rapport d activité. Ses séances font l objet d un procès-verbal soumis à l approbation de ses membres. L Assemblée Générale Comité de Direction Autres Instances Elle se réunit au moins une fois par an. Elle approuve les comptes et nomme les membres du directoire. Le cas échéant, elle statue sur les litiges entre le conseil de surveillance et le directoire. Les séances font l objet d un procès-verbal soumis à l approbation de ses membres. Le comité de direction est un organe non statutaire. Il rassemble les cadres dirigeants de l école et traite des orientations stratégiques et grandes options opérationnelles. Il se réunit tous les 15 jours. D autres structures (statutaires ou non) sont également prévues de manière spécifique : - le comité administratif est un organe non statutaire : il se réunit périodiquement (rythme hebdomadaire ou bimensuel) et rassemble les directeurs de certains services supports ; - le comité des opérations : il s agit d une version élargie du comité administratif ; - le sénat des professeurs : cet organe non statutaire a été mis en place à titre expérimental il y a deux ans ; - le conseil des départements : il se réunit trois à quatre fois par an ; - le comité d enseignement : il se réunit au moins cinq fois par an ; - le séminaire de la faculté : regroupant l ensemble des professeurs, il se tient traditionnellement au mois de juillet de chaque année. 19

20 TSE Alumni Chantier Gouvernance 2015 Une force du réseau des anciens considéré comme un élément clef des classements des grandes institutions académiques internationales Deux ans après sa création, une association TSE Alumni désormais en ordre de marche Une association créée en 2012, des statuts déposés Une plateforme WEB Alumni opérationnelle et de qualité Une communication sur les principaux réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Viadeo) Des évènements réguliers (Events Paris, Business Networking Day) A présent, des travaux sur la Gouvernance et la stratégie de l Association à compléter afin de pérenniser son fonctionnement Chantier Gouvernance 2015 Un règlement intérieur à rédiger afin de déterminer les modalités de fonctionnement opérationnel de TSE Alumni Proposer un schéma cible de participation des «Anciens» aux instances de la TSE, voire d UT Capitole (formalisation d une cartographie des principales instances de UT Capitole et de la TSE, participation à l audit TSE à venir, etc.) Une définition de chantiers prioritaires à mener afin notamment d informer et représenter les Alumni, de fédérer la communauté et de communiquer sur la marque TSE pour la mettre en avant et la faire rayonner 20

21 Next Steps: Positions remaining available: Communication coordinator Event coordinator Network coordinator Projects launch: Guillaume: Internship Project Ambroise/Philine: Interviews provide inputs for the Mag + Com Hakim: Paris network development Thomas: Quick news on new positions with Smartphone Application Anna: Milan network development Ilektra: Greece network development Guillaume Corral/Jonathan Sale: London network development You are WELCOME to contact us! 21

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