SERVICE ACADEMIQUE DE L ENSEIGNEMENT PRIVE 1 er DEGRE (SAEP43)

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1 SERVICE ACADEMIQUE DE L ENSEIGNEMENT PRIVE 1 er DEGRE (SAEP43) Année 2015 Circulaire N 44 Rentrée scolaire Destinataires : Chefs d établissement des écoles privées du 1 er degré. Sommaire : Circulaire de rentrée 2015 pour les maîtres de l enseignement privé du 1 er degré de l académie de Clermont-Ferrand. (dossier suivi par le service académique de l enseignement privé 1 er degré de la Haute-Loire : SAEP43) RAPPEL : Depuis le 1 er septembre 2009, la gestion administrative et financière des personnels enseignants du 1 er degré de l enseignement privé des 4 départements de l académie est réalisée par le Service Académique de l Enseignement Privé (SAEP43) sis à la Direction des Services Départementaux de l Éducation Nationale de Haute-Loire (DSDEN). Les courriers professionnels sont à faire parvenir de façon impersonnelle à l adresse postale suivante : DSDEN de la Haute-Loire, Service Académique de l Enseignement Privé (ou SAEP43) 7 rue de l École Normale B.P LE PUY-EN-VELAY CEDEX Tous les courriers ou courriels doivent être clairement identifiés en précisant sur chacun d eux le nom de l expéditeur et le lieu d exercice professionnel. IMPORTANT : utilisations des adresses électroniques professionnelles Tous les personnels doivent avoir une adresse électronique professionnelle qui est d un format du type : Les DDEC des quatre départements disposent également d une adresse de messagerie au format de l éducation nationale : Dans les écoles, les adresses électroniques ont été distribuées par les chefs d établissement à partir de fin janvier 2014 à tous les personnels en postes. Les adresses électroniques des nouveaux personnels font l objet d une communication spécifique personnalisée. Pour faciliter l usage de ces adresses professionnelles, il est indispensable que les chefs d établissement communiquent régulièrement avec leurs enseignants en utilisant les boîtes aux lettres électroniques au format : Aucun support «papier» n est joint à cette circulaire. La fiche de suppléance et la maquette de demande de dossier de retraite, évoquées dans la présente circulaire sont uniquement téléchargeables sur le site de la DSDEN de la Haute-Loire à la rubrique : Personnel secteur privé. Vous pouvez accéder directement au site en cliquant sur le lien ci-dessous : "La_TOILE_du_SAEP-43" (Cliquez sur le lien puis appuyez sur la touche CTRL du clavier et faire un clic) 7, rue de l école normale, BP Vals Le Puy-en-Velay cedex -Tél : Télécopie : Courrier électronique :

2 I - Situation du personnel à la rentrée : procédure anticipée du CAHIER DES POSTES A - Disposition générales : Il n existe plus d enquête «papier» de rentrée scolaire relative à la situation des personnels est confirmée. Comme l année dernière, les chefs d établissement recevront fin août 2015 un document de synthèse départementale relatif à la situation du personnel à la rentrée Ce document ou cahier des postes doit être vérifié par chacun des chefs d établissement en ce qui concerne l école ou les écoles qu ils dirigent. Les éventuelles anomalies ou ajustements devront être transmis au SAEP43 dès la rentrée. Cette transmission ne fait pas l objet d une formalisation particulière, mais doit être faite uniquement par courriel. Pour faciliter vos remarques, une simple annotation manuscrite peut être faire sur le feuillet «papier» du cahier des postes préalablement édité par vos soins. Ce document pourra ensuite être scanné et transmis au SAEP43 en PJ d un courriel explicatif. En l absence de correction à apporter à votre cahier des postes, le chef d établissement n aura pas de confirmation à transmettre au SAEP43. L absence de réponse avant le 15 septembre 2015 vaudra accord du chef d établissement et validation des éléments du cahier des postes. Ce cahier des postes conditionne non seulement la mise en œuvre de la gestion des moyens mais également les éléments de rémunération des personnels. Fin septembre 2015 un nouveau cahier des postes, éventuellement corrigé de vos ajustements, sera transmis aux chefs d établissement et aux DDEC. Le cahier des postes est à conserver par le chef d établissement et ne doit pas faire l objet de publication. B - Formalités administratives le jour de la prérentrée 1 - Pour les personnels titulaires nouvellement nommés, les stagiaires (PES-FSE) des 2 concours (2015 Rénové, 2015 Réservé) : Habituellement un Procès-verbal d Installation (PVI) devait être complété et signé par les chefs d établissement pour les maîtres nouvellement nommés ou mutés. Depuis trois ans la procédure du Procès-Verbal d Installation (PVI) est supprimée. En effet, désormais les arrêtés de nomination des nouveaux personnels parviennent fin août dans les écoles et rendent caduque la procédure du PVI. En revanche, il appartient aux chefs d établissement de transmettre au SAEP43, AVANT le lundi 7 septembre 2015 les arrêtés de nomination signés par les intéressés quand cela est nécessaire. Des bordereaux d envoi précisant chaque situation seront transmis aux chefs d établissement avec les arrêtés concernés. Nous vous rappelons qu il n y a pas d interruption de rémunération pour les personnels titulaires mutés. Par ailleurs, les maîtres titulaires du CAPA-SH, nouvellement affectés à la rentrée 2015 sur un poste spécialisé, doivent fournir une photocopie de leur diplôme au SAEP43 afin de permettre la mise en paiement de l indemnité d enseignant spécialisé. 2 - Pour tous les personnels non titulaires (suppléants) : a Rappel En général, la rémunération des suppléants pourra être prise en charge par l État dans la mesure où l absence d un maître est égale ou supérieure à 6 jours consécutifs. Dans le cadre de la globalisation des crédits, la dotation attribuée à chaque DSDEN est strictement limitée. À ce titre, les autorisations de suppléances seront délivrées en fonction des moyens disponibles. Depuis le 1 er septembre 2012, il convient de recruter en priorité des suppléants possédant un master ou inscrits dans un cursus de master. Néanmoins, tous les suppléants doivent être titulaires, au minimum, d une licence ou d un diplôme équivalent. Afin d éviter tout risque de contentieux, je vous rappelle que les suppléants qui désirent cesser leurs fonctions avant la date initialement prévue doivent expressément le faire par écrit. 2

3 b Fiche de suppléance et paye de septembre Une «fiche de proposition de suppléance» (fiche d ores et déjà disponible en téléchargement sur le site) doit être transmise au SAEP43 avant la prise de fonction pour : Tous les suppléants sur un poste à l année qui figurent (en général) sur le cahier des postes transmis fin août, Tous les suppléants sur des postes de courtes durées qui sont affectés en cours d année sur des remplacements. Ces suppléants ne doivent pas figurer pas sur le cahier des postes. Par conséquent, pour tout arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, accident de travail, etc. ) et chaque fois qu un maître doit être remplacé, une «fiche de suppléance» doit être adressée par le chef d établissement au SAEP43. Toute prolongation de congé doit également faire l objet d une nouvelle fiche de suppléance. Le chef d établissement doit donc établir autant de fiches de suppléances qu il y a de prolongations. La procédure à suivre pour l établissement de cette fiche de suppléance est détaillée au «fil de l eau» du document au format de type Excel. Les modalités de diffusion de la fiche de suppléance sont également précisées et facilitées par une procédure groupée de «copier/coller» des adresses des 3 destinataires au bas de la fiche de suppléance. Il est souhaitable de privilégier le «copier/coller» des adresses plutôt qu une saisie directe des adresses figurant dans le carnet d adresse de votre messagerie. Depuis deux ans, une procédure vous guide pour insérer une pièce justificative directement dans la demande de suppléance et facilite l information de tous les acteurs. Le non respect de cette procédure entraînerait des retards de paiement préjudiciables au maître suppléant. c - la rémunération des suppléants Deux situations peuvent exister en fonction de la date de connaissance de divers éléments : Certains suppléants disposeront d une fiche de paie pour le mois de septembre et donc d un virement sur leur compte bancaire fin septembre. D autres ne disposeront pas de fiche de paie pour le mois de septembre, mais seront destinataires d un acompte pour le salaire de septembre Cet acompte (90% du salaire net) sera versé sur leur compte bancaire début octobre Une régularisation comprenant une fiche de paie et un ajustement financier sera réalisée avec les éléments de paye du mois d octobre Ainsi, deux mois d activités peuvent être regroupés sur une seule fiche de paie mais faire l objet de deux virements bancaires : un début octobre (acompte) et l autre fin octobre. II Congés : dispositions générales L article R du décret n du 19 décembre 2008 portant codification des dispositions réglementaires applicables aux maîtres contractuels ou agréés des établissements d enseignement privés sous contrat, transpose à ces derniers, à compter du 1 er septembre 2009, les congés, autorisations d absences, disponibilités applicables aux enseignants titulaires du public. Dans tous les cas, les documents destinés à l employeur, relatifs aux arrêts maladie ou aux absences doivent être remis aux chefs d établissement qui doivent assurer la transmission au SAEP43. A - Congés pour raison de santé : congé pour maladie ordinaire (CMO) Mise en place du contrôle des arrêts de maladie conformément au décret n du 3 octobre 2014 et à la circulaire DAF-C3 N 42 du 26 Juin Le décret précise que les personnels doivent transmettre à l'administration dont ils relèvent, un avis d'interruption de travail dans un délai de quarante-huit heures. En cas de manquement à cette obligation, l'administration est fondée à réduire de moitié sa rémunération entre la date de prescription de l'arrêt et la date effective d'envoi de l'avis d'arrêt de travail. La réduction de la rémunération n'est pas applicable si le fonctionnaire est hospitalisé ou s'il justifie, dans le délai de huit jours, de son incapacité à transmettre l'avis d'interruption de travail dans le délai imparti. Depuis le 1 er septembre 2005 les maîtres titulaires contractuels ou agréés relèvent du régime spécial des fonctionnaires. Le maître titulaire doit faire parvenir les documents relatifs aux congés uniquement au chef d établissement (volet 3 de l avis d arrêt de travail établi par le médecin). Le chef d établissement devra transmettre cet avis d arrêt de travail au SAEP43 avec une fiche de suppléance, le cas échéant. 3

4 En revanche, les suppléants dépendent du régime général de la sécurité sociale. Le maître suppléant doit faire parvenir les documents relatifs aux congés à deux entités : - à la CPAM : le volet 2 de l avis d arrêt de travail doit être transmis par le maître à sa CPAM, - à son chef d établissement : le volet 3 de l avis d arrêt de travail doit être remis au chef d établissement. Le chef d établissement devra transmettre, par , cet avis d arrêt de travail au SAEP43 avec une fiche de suppléance, le cas échéant. Toute sortie du département pendant un congé maladie nécessite l autorisation du directeur académique de votre département. IMPORTANT : Aucune reprise de service ne peut intervenir avant la date d expiration du congé sans un nouveau certificat médical autorisant cette reprise. B - Congés pour raison de maternité J attire votre attention sur le fait que les déclarations de grossesses doivent être transmises au SAEP43 sous couvert du chef d établissement, dans les trois mois qui en suivent la connaissance. Le document justificatif à produire est l imprimé cerfa n 10112*04 «premier examen médical prénatal» ou un certificat médical attestant la grossesse et la date présumée d accouchement. Les chefs d établissement voudront bien informer les enseignantes concernées afin qu elles procèdent à cette déclaration dans les délais requis. C Accident du travail Les formalités inhérentes aux accidents du travail sont précisées sur les documents à compléter qui sont accessibles sur le site du SAEP : "La_TOILE_du_SAEP-43" (puis cliquez sur le nom du document «accident du travail : AT») III - Situations familiales : coordonnées personnelles, état civil et supplément familial de traitement A - coordonnées personnelles Tout changement d adresse ou de coordonnées bancaires doit être communiqué le plus rapidement possible au SAEP43 par courrier ou par courriel en joignant le cas échéant un relevé d identité bancaire qui doit toujours comporter la même adresse que celle de votre domicile. B - changement d état civil Dans le cas d un changement d état civil, il convient, en général, d adresser au service académique une photocopie du livret de famille ou un extrait d acte de mariage à l appui de votre demande explicite. C - Supplément familial de traitement Le supplément familial de traitement est versé pour tout enfant dont l âge est compris entre 0 et 16 ans (obligation de scolarité) après constitution du dossier ad hoc disponible sur le site du SAEP : "La_TOILE_du_SAEP-43". Tout nouvel enfant à charge doit être porté à la connaissance du service académique en faisant parvenir une photocopie du livret de famille ou un acte de naissance. À réception de cette déclaration, le service académique déterminera les éléments de paiement ou sollicitera un complément d information. Au delà de 16 ans, il appartient à l enseignant concerné d adresser à la demande du service académique des pièces justificatives pour le maintien du SFT. Ces pièces sont généralement : - Un certificat de scolarité pour tout enfant atteignant l âge de 16 ou 17 ans au cours de l année scolaire, - Un certificat de scolarité pour tout enfant poursuivant des études dans l enseignement supérieur, - Une copie du contrat d apprentissage et une copie des trois derniers bulletins de salaire pour tout enfant en apprentissage ou en BTS par alternance. Tout changement de situation de l enfant (abandon d études ) doit être impérativement signalé par écrit au SAEP43 pour vérifier la validité du maintien du paiement du SFT. IV Autorisation d absence : utilisation exclusive de la procédure dématérialisée à la rentrée 2015 Les demandes d autorisation d absence doivent être déposées avec les justificatifs, sauf urgence, huit jours avant la date effective de l absence. Un formulaire dématérialisé est disponible sur le site du SAEP43. Suivant les demandes, les autorisations peuvent être accordées, avec ou sans maintien du traitement. En cas de sortie du département, les autorisations d absences sont accordées par le Directeur Académique de votre département (DASEN), après avis de l inspecteur de l Education Nationale de la circonscription concernée. 4

5 Les demandes examinées par l IEN ou par le directeur académique de votre département sont ensuite transmises par ces autorités hiérarchiques pour traitement informatique au SAEP43. V - Stages Formiris Les demandes d autorisation aux divers stages doivent être adressées au SAEP43. Les enseignants travaillant à temps partiel doivent, pour être rémunérés à temps complet pendant le stage, transmettre au SAEP43, à la fin de chaque stage (ou par journée s il est organisé de façon discontinue), une demande écrite visée du chef d établissement, accompagnée d une attestation de présence au stage. VI - Attestations professionnelles Les demandes d attestation professionnelle doivent être formulées auprès de l inspecteur de l Éducation Nationale (IEN) de votre circonscription. VIII Régime juridique de l école : contrat d association ou au contrat simple Conformément aux articles L à L , il appartient au chef d établissement d adresser la déclaration mentionnée à l article L relative à l ouverture d une classe ou à un changement de direction au maire de la commune, au représentant de l État (Préfet), au Directeur Académique des Services de l Éducation Nationale du département concerné (DASEN, service DOS) et au Procureur de la République du département. IX Retraite : ATTENTION à la limite d âge d activité Tous les enseignants nés en 1951 (65 ans en ) doivent solliciter une dérogation écrite et justifiée (enfants à charge, carrière incomplète ) pour poursuivre leur activité à la rentrée En l absence de dérogation, ils pourraient être obligés de cesser leur fonction à la fin de la prochaine année scolaire. A - Avantages temporaires de retraite : évaluation ou liquidation Les maîtres qui ont acquis quinze ans d ancienneté au grade d instituteur peuvent bénéficier du régime temporaire de retraite des enseignants privés (RETREP) conformément aux articles R à R Dans ce cadre, ils ont la possibilité de demander : - soit une évaluation de retraite : estimation sans aucun engagement de la part du maître, la décision de départ n est pas actée. - soit une liquidation de retraite : la décision de départ est prise et il s agit de calculer le montant définitif de la retraite. La décision de départ est actée. Le dossier d évaluation n est pas une étape obligatoire pour accéder à la retraite. Cependant, cette procédure d évaluation est très fortement conseillée. Seul le dossier de liquidation est obligatoire pour un départ à la retraite. Dans tous les cas, les dossiers de RETREP doivent être demandés par écrit au service académique, au plus tard 6 mois avant la date de départ pressentie ou arrêtée. Les dossiers complétés doivent être transmis au SAEP43. Après vérification des états de service, le service académique transmettra à l Association pour la Prévoyance Collective (APC / RETREP 1 Av du Général de Gaulle GARGES- LES-GONESSE) qui gère le RETREP. NB : Pour un départ au 1 er septembre 2016 (dernier jour de travail le 31/08/2015), les demandes d évaluation doivent être reçues avant le mardi 29 septembre 2015 pour être traitées par le RETREP en et permettre une réponse chiffrée constituant une aide à la décision du maître. IMPORTANT : Les enseignants justifiant de l âge et du nombre de trimestres requis pour un départ directement par le Régime Général de Sécurité Sociale (RGSS liquidé par la CARSAT ou CRAM) doivent informer par écrit et sous couvert de leur chef d établissement, le service académique de leur date de départ. B - Régime Additionnel de Retraite (RAR) Les enseignants faisant valoir leurs droits à la retraite (RETREP ou RGSS) doivent solliciter, en même temps, l ouverture de leurs droits au régime additionnel de retraite. 5

6 Un formulaire spécifique est intégré au dossier de retraite dans le cadre d un départ par le RETREP. En revanche, les enseignants qui partent directement par le régime général de la sécurité sociale (RGSS) doivent demander un dossier de régime additionnel de retraite (RAR) au service académique (SAEP43). X- Employeurs multiples et déclarations mensuelles des salaires Depuis le 1 er janvier 2011, il n est plus utile de communiquer au service académique de l enseignement privé 1 er degré les déclarations mensuelles des salaires dans le cas d employeurs multiples. Les documents transmis sans utilité seront restitués aux expéditeurs pour ajustement de leur procédure. XI - Site internet de la DSDEN et «La_TOILE_du SAEP-43» : Il appartient aux chefs d établissement de consulter régulièrement les informations concernant la gestion administrative et financière des personnels du premier degré de l enseignement privé qui sont publiées sur le site internet du service académique de l enseignement privé 1 er degré. Par ailleurs, depuis janvier 2012 une synthèse des principaux documents utilisés est présentée dans une rubrique «imprimés usuels» du site de la DSDEN de la Haute-Loire. Un accès à cette Table Organisationnelle Interne des Liens pour les Écoles gérées par le SAEP43 (TOILE) est facilité par l utilisation du lien hypertexte ci-après : "La_TOILE_du_SAEP-43". XII- Décharges de direction ou de service Le régime des décharges de direction a été modifié par la circulaire du 3 septembre Pour les écoles de «une ou deux» classes, les chefs d établissement doivent veiller à respecter les périodes d autorisation de ces décharges. Les demandes de décharge de rentée après les vacances de Toussaint ne pourront pas être autorisées. Par ailleurs, les formalités des demandes des décharges de fin d année scolaire devront être réalisées avant le 10 juin 2016 (transmission de la fiche de suppléance au SAEP43) pour être prise en compte en fin d année scolaire. Les demandes parvenues au-delà de cette date ne pourront pas être autorisées. Je vous précise également que pour les écoles de trois classes, la décharge annuelle de 10 jours n est pas cumulable de mois en mois. Vals-près-Le Puy, le 16 juillet 2015 Quelques dates et événements à retenir : Jean-Williams SEMERARO Date butoir Objet Acteurs Fin août 2015 Transmission, par le SAEP43, aux DDEC et aux écoles du cahier des postes par départements SAEP43 Avant tout début d une nouvelle activité d un SUPPLEANT Transmettre préalablement à la prise de fonction la fiche de suppléance au SAEP43 Lundi 7 septembre 2015 Les chefs d établissement renvoient au SAEP43 les arrêtés de nomination signés (mouvement des titulaires, nomination PES, TPA, TPD ) Lundi 14 septembre 2015 Mardi 29 septembre juin 2016 L absence de remarques des chefs d établissement relatives aux cahiers des postes vaudra validation tacite du cahier des postes. Transmettre au SAEP les dossiers d évaluation de retraite pour un départ au 31/08/2016 Date limite pour les demandes d autorisation des décharges de fin d année pour les écoles <= à 3 classes. Enseignant s/c du Chef d établt 6

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