Demande de subvention Pour une manifestation culturelle

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1 Demande de subvention Pour une manifestation culturelle Dossier de candidature pour le soutien et la promotion d événements culturels métropolitains Afin d être prise en compte, toute demande de subvention doit être faite impérativement avant le 30 novembre de l année précédent l évènement en remettant soit le présent dossier de demande complété, soit au minimum la lettre de candidature jointe en annexe complétée et signée, le dossier pouvant être complété au plus tard 3 mois avant la manifestation. L ensemble des documents doit être envoyé à l adresse suivante : LILLE MÉTROPOLE Direction de la Culture 1, rue du Ballon CS Lille Cedex, Tél Fax NOM DE L ASSOCIATION :. NOM DU PROJET :... MONTANT SUBVENTION DEMANDÉE :. FICHE SYNTHETIQUE S agitil de votre première demande de subvention auprès de LM? Oui Non (en ce cas précisez) Année de votre dernière demande de subvention auprès de LM Votre demande estelle relative à une subvention : Annuelle Pluriannuelle Avezvous sollicité une subvention auprès d une autre direction de LM? Oui (en ce cas précisez) Non Direction.. Année.. Avezvous déposé une demande de subvention à l une des ces personnes publiques? État Département.... Ministère Direction. Direction. Région.. Direction Commune.... Direction. Syndicats intercommunaux. Direction. Dossier de candidature 1/17

2 PRESENTATION DU DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION 1 ère partie : Informations utiles Pièces à joindre au dossier de demande de subvention Rappel de la réglementation 2 nde partie : Fiches à renseigner par l association Fiche n 1 : Présentation de votre organisme Fiche n 2 : Description de la manifestation, respect des critères et éléments budgétaires Cette partie est une présentation de l action (ou des actions) projetée(s) pour laquelle (ou lesquelles) vous demandez une subvention. Pour l attribution de subventions, les manifestations subventionnées doivent respect certains critères spécifiques. Vous indiquerez ici en quoi votre manifestation répond à ces critères. Cette partie contient également un budget prévisionnel de l action pour laquelle vous sollicitez la subvention ainsi qu un budget simplifié. Vous devez remplir cette fiche si la demande de subvention correspond au financement d une action spécifique que vous souhaitez mettre en place. Pour toute information complémentaire qui vous semblerait pertinente, merci de l indiquer sur papier libre à remettre avec le présent dossier. Fiche n 3 : Budget prévisionnel de l association Dans cette partie figure un budget prévisionnel de votre association pour l année en cours établi en respectant la nomenclature du plan comptable associatif. Si vous disposez déjà d un budget et d un compte établis sous cette forme, il vous suffit de les transmettre sans remplir cette partie Fiche n 4 : Attestation sur l honneur Cette fiche permet au représentant légal de l association, ou à son mandataire de signer la demande de subvention et d en préciser le montant. Votre demande ne pourra être prise en compte que si cette fiches est complétée et signée. 3 ème partie : Liste des pièces qui seront à remettre suite à l action Cette partie indique les documents que vous devrez remettre après la réalisation de l action. Le modèle détaillé de ces documents vous seront remis au moment de la signature de la convention d attribution de subvention Dossier de candidature 2/17

3 1 ERE PARTIE : INFORMATIONS UTILES Pièces à joindre au dossier Vous devez impérativement joindre ces pièces à votre dossier. Attention, seuls les dossiers complets et déposés dans les délais seront traités. Liste des pièces à joindre obligatoirement Première demande Renouvellement Une copie des statuts de l association à jour A fournir Si modification Une copie de la déclaration de création déposée à la Préfecture et copie de la publication au JO de cet enregistrement A fournir Si modification La composition du bureau (fonctions) et du conseil d administration A fournir Si modification Un RIB ou un RIP de l association A fournir A fournir Documents comptables de l année N1(bilan compte de résultat et annexes) certifiés et approuvés* A fournir Si non fourni Dernier rapport d activité de l association approuvé* A fournir Si non fourni Si le dossier n est pas signé par le représentant légal de l association, le pouvoir donné par ce dernier au signataire A fournir A fournir Options : Liste des pièces à joindre selon le montant de subvention sollicitée Première demande Renouvellement Rapport du commissaire aux comptes, le cas échéant 1, pour toute demande > 23 K A fournir Si modification 1 Pour les associations qui en ont désigné un, notamment celles qui reçoivent annuellement plus de euros de subventions Dossier de candidature 3/17

4 Rappel de la réglementation Utilisation de la subvention Loi du 12 avril 1996 : l organisme doit utiliser la subvention pour l affectation précisée en délibération et/ou convention. Si ce n est pas le cas, la collectivité serait fondée à demander le remboursement total ou partiel de la subvention. Décret loi du 2 mai 1938 : l organisme ne peut reverser la subvention à d autres organismes, sauf autorisation expresse de la collectivité. En cas de décision d illégalité du Tribunal Administratif relative à la subvention octroyée, celleci devra être remboursée à Lille Métropole Obligations Documents comptables Loi n du 12/04/2000 et Décret n du 6/06/2001 : les associations recevant une subvention d une autorité administrative supérieure à par an doivent obligatoirement conclure une convention avec cette autorité (LM). Loi du 6/02/1992 : En cas de subvention supérieure à ou correspondant à plus de 50 % du budget de l association, cette dernière doit établir un bilan et un compte de résultat certifiés conformes par un commissaire aux comptes. Loi du 29/01/1993 : Toute association recevant au moins un montant annuel de subventions publiques de doit établir un bilan, un compte de résultat et une annexe, nommer un commissaire aux comptes et un suppléant, et déposer ces documents à la Préfecture du siège social de l organisme. Décret du 14/05/2009 : Toute association percevant des subventions supérieures à doit assurer la publicité de ses comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes sur le site Internet de la Direction des Journaux Officiels. Art 20 loi du 23 mai 2006 : Les associations dont le budget annuel est supérieur à et recevant une ou plusieurs subventions dont le montant est supérieur à doivent publier chaque année dans le compte financier les rémunérations des trois plus hauts cadres dirigeants bénévoles et salariés ainsi que leurs avantages en nature Décret Loi 2 mai 1938 : Le refus de communiquer des pièces comptables justificatives et/ou l insuffisance des renseignements fournis par l organisme bénéficiaire peut entraîner la suppression de la subvention ou son remboursement. Contrôle Lille Métropole procède au contrôle de l organisme subventionné conformément à l article L16114 du CGCT et dont les modalités sont reprises dans la convention. Dossier de candidature 4/17

5 2 NDE PARTIE : FICHES À RENSEIGNER Fiche n 1 : Présentation de votre organisme 1. Identification Nom statutaire de l organisme (remplir en majuscule et nom tel que déclaré en préfecture) : Sigle :... Objet statutaire de l organisme : Numéro SIRET :... Numéro de déclaration Préfecture :... Date de déclaration en Préfecture : / / Ces deux numéros (SIRET et Préfecture) sont obligatoires pour toute demande de subvention. Si vous ne disposez pas de n SIRET, vous devez en faire la demande à la direction régionale de l INSEE. Cette démarche est gratuite. 2. Adresse du siège social N de voie... Rue Boite postale... Code postal :... Commune... Téléphone :... Fax:... Mail :... Site Internet : Représentants de l organisme Fonction Nom et Prénom Téléphone Mail Président Secrétaire Trésorier Identification de la personne chargée du dossier de subvention Nom :... Prénom :... Fonction :... Téléphone :... Mail :... Dossier de candidature 5/17

6 4. Renseignements administratifs et juridiques Votre organisme disposetil d agrément(s) administratif(s)? Oui Non Si oui, précisez le(s)quel(s) : Type d agrément :. Attribué par... En date du : / / Votre organisme estil reconnu d utilité publique? Oui Non Date de publication au Journal Officiel : / / 5. Les comptes de votre organisme sontils certifiés par un Commissaire aux comptes? Oui Non Si oui, précisez son nom : Prénom : Téléphone :. Mail :.. 6. Renseignements sur les moyens humains de l association Nombre de bénévoles 2 Nombre total de salariés Nombre de salariés (en équivalent temps plein travaillé / ETPT 3 ) 7. Renseignements sur les adhérents de l association Nombre d'adhérents de l'association : (à jour de la cotisation statutaire au 31 décembre de l année écoulée) Dont adhérents de Lille Métropole :. 8. Réglementation européenne sur les aides de l État Votre association atelle a bénéficié d un montant total d aides publiques supérieur à euros sur les trois exercices 4? Oui Non 2 Bénévole : personne contribuant régulièrement à l activité de votre association, de manière non rémunérée. 3 Les ETPT correspondent aux effectifs physiques pondérés par la quotité de travail des agents. A titre d exemple, un agent titulaire dont la quotité de travail est de 80 % sur toute l année correspond à 0,8 ETPT, un agent en CDD de 3 mois, travaillant à 80 % correspond à 0,8 * 3/12 ETPT 4 Sont concernées les aides publiques de toute nature (subventions directes, mise à disposition de personnels ou de locaux, exonération des charges sociales ou fiscales) attribuées par l Etat, les CT, les EP ou l UE. Dossier de candidature 6/17

7 9. Votre association atelle demandé une subvention auprès de Lille Métropole pour l année en cours? Oui (Complétez le tableau) Non Directions de Lille Métropole Objet de l aide Année : Montant accordé 10. Renseignements sur les mises à dispositions permanentes Votre organisme bénéficie til d une mise à disposition de la part de LM? Oui (en ce cas précisez) Non Mise à disposition Nombre Adresse/Nom et Prénoms Période Description Adresse Surface Local Personnel Nom et Prénoms Fonction Matériel Type matériel Dossier de candidature 7/17

8 Fiche n 2 : Description de la manifestation et éléments budgétaires 1. Présentation de la manifestation Personne chargée de la manifestation Nom : Prénom :.. Téléphone : Mail :.. Nom de l action Estce : Une nouvelle action Le renouvellement d une action Description de l action/manifestation : Quels sont les objectifs de l action? Quel en est le contenu? Quels en sont les public(s) cible(s)? Quel est le lieu (ou quels sont les lieux) de réalisation de l action? Quel est le territoire ciblé? Dossier de candidature 8/17

9 Quelle est la date de mise en œuvre et la durée prévues de l action? Quelle est la fréquentation escomptée et celle de la dernière édition? Quelles sont les actions de communication envisagées et quel est l impact médiatique escompté? Quels sont les indicateurs et les méthodes d évaluation prévus pour l action : Pour toute information complémentaire qui vous semblerait pertinente, merci de l indiquer sur papier libre à remettre avec le présent dossier. 2. Respect des critères à l occasion de la manifestation L attribution des subventions se fait selon le respect de critères spécifiques pour les manifestations dans le domaine culturel. Indiquez en quoi la manifestation répond aux critères suivants et comment votre organisme veillera à les mettre en œuvre : Critères principaux Favoriser l intercommunalité culturelle l événement doit se dérouler sur plusieurs communes du territoire métropolitain Dossier de candidature 9/17

10 Favoriser le travail en commun des structures culturelles L événement doit amener plusieurs structures culturelles, sociales ou éducatives à collaborer à sa mise en œuvre Favoriser l accessibilité des publics Absence de discrimination géographique notamment tarifaire, communication de l événement à l échelle du territoire et mise en œuvre d actions de sensibilisation à l égard de publics spécifiques Critères complémentaires Toute demande de partenariat pourra aussi favoriser l un des critères complémentaires suivants : Excellence artistique Contribution à la cohésion métropolitaine Dossier de candidature 10/17

11 Innovation Manifestation présentant les caractéristiques d un écoévènement 3. Budget prévisionnel de l action / de la manifestation Le tableau cidessous doit être complété quelque soit le montant de la subvention Dépenses Recettes Communication Activité artistique Personnel administratif et technique Valorisation de la structure Autres dépenses Total des dépenses Billetterieactivités Mécénat/parrainage Apport structure Subvention Ville(s) Subvention Etat Subvention département Subvention Région Subvention Lille métropole souhaitée Autres Recettes Total des recettes Montants prévus en Année N1 Montant réalise en Année N1 Montants prévisionnel en Année N Dossier de candidature 11/17

12 Le tableau qui suit est imposé pour toute demande > Si votre demande concerne une subvention pluriannuelle, fournir les budgets prévisionnels des différentes années concernées et le budget prévisionnel global. L attention du demandeur est appelée sur le fait que les indications sur les financements demandés auprès d autres financeurs publics valent déclaration sur l honneur et tiennent lieu de justificatifs. Aucun document complémentaire ne sera susceptible d être demandé si cette partie est complétée en indiquant les autres services et collectivités sollicitées. Ne pas indiquer les centimes d euros. Exercice 20.. Date de début : Date de fin : DEPENSES MONTANT EN EUROS RECETTES MONTANT EN EUROS I Charges Directes affectées à l'action I Ressources directes affectées à l'action 60 Achats 0 70 Ressources propres 0 Prestations de service Prestation de service Achat de matières et fournitures Vente de marchandise Autres fournitures Produits des activités annexes 61 Services extérieurs 0 74 Subventions d'exploitation 0 Locations État : précisez le(s) ministère(s)sollicités(s) Entretien et réparation Assurances Documentation 62 Autres services extérieurs 0 Région(s) Rémunération intermédiaiers et honoraires Publicité, publication Départements Déplacements missions Frais postaux et de télécommunication Communes(s) Services bancaires et autres 63 Impôts et taxes 0 Organismes sociaux Impôts et taxes sur rémunération autres impôts et taxes Fonds européens 64 Charges du personnel 0 CNASEA (emplois aidés) rémunération du personnel Autres recettes (précisez) Charges sociales 75 autre produit de gestion courantes 0 Autre charges de personnel Dont cotisations 65 autres charges de gestion courante 76 Produits financiers 66 charges financières 77 Produits exceptionnels 67 charges exceptionnelles 78 Reprise sur amortissement 68 Dotation aux amortissement 79 transfert de charges II Charges indirectes affectées à l'action I Ressources indirectes affectées à l'action Charges fixes de fonctionnement Frais financiers Autres TOTAL DES CHARGES PREVISIONNELS TOTAL DES PRODUITS PREVISIONNELS 0 86 Emploi des Contributions volontaires en natur 0 87 Contributions volmontaires en nature 0 Secours en nature Bénévolat Mise à disposition gratuite des biens et prestations Prestations en nature Personnels bénévoles Dons en nature TOTAL DES CHARGES 0 TOTAL DES PRODUITS 0 La subvention de représente % du total des produits Dossier de candidature 12/17

13 4. Annexe au(x) budget(s) prévisionnel(s) de l action/manifestation (à ne renseigner que pour les demandes supérieures ou égales à ) L association disposetelle d outils de comptabilité analytique? Quels critères avezvous utilisés pour répartir les charges indirectes dans les diverses catégories proposées? Quelles sont les contributions volontaires en nature affectées à la réalisation du projet ou de l'action subventionnée 5? Autres observations sur le budget prévisionnel de l opération subventionnée 5 Les «contributions volontaires» correspondent au bénévolat, aux mises à disposition gratuites de personnes ainsi que de biens meubles (matériel, véhicules, etc.) ou immeubles. Leur inscription en comptabilité n'est possible que si l'association dispose d'une information quantitative et valorisable sur ces contributions volontaires ainsi que de méthodes d'enregistrement fiables. Dossier de candidature 13/17

14 Fiche n 3 : Budget prévisionnel de l association Ne compléter cette fiche que dans le cas où l exercice de l association est différent de l année civile, il vous appartient de préciser les dates de début et de fin d exercice. Le modèle qui suit est imposé pour toute demande supérieure à Pour les demandes inférieures, un document simplifié peut être transmis par la structure. Si votre demande concerne une subvention pluriannuelle, fournir les budgets prévisionnels des différentes années concernées. L attention du demandeur est appelée sur le fait que les indications sur les financements demandés auprès d autres financeurs publics valent déclaration sur l honneur et tiennent lieu de justificatifs. Aucun document complémentaire ne sera susceptible d être demandé si cette partie est complétée en indiquant les autres services et collectivités sollicitées. Ne pas indiquer les centimes d euros. Exercice 20.. Date de début : Date de fin : DEPENSES MONTANT EN EUROS RECETTES MONTANT EN EUROS 60 Achats 0 70 Ressources propres 0 Prestation de service Achats non stockés de matières fournitures Vente de marchandise Fourniture non stockable (eau énergie) Produits des activités annexes Fourniture d'entretien et de etit équipement Autres fournitures 61 Services extérieurs 0 74 Subventions d'exploitation 0 Sous traitance générale État : précisez le(s) ministère(s)sollicités(s) Locations Entretien et réparation Assurances Documentation Divers 62 Autres services extérieurs 0 Rémunération intermédiaiers et honoraires Région(s) Publicité, publication Déplacements missions Départements Frais postaux et de télécommunication Services bancaires et autres Communes(s) 63 Impôts et taxes 0 Impôts et taxes sur rémunération Organismes sociaux autres impôts et taxes 64 Charges du personnel 0 Fonds européens rémunération du personnel CNASEA (emplois aidés) Charges sociales Autres recettes (précisez) Autre charges de personnel 75 autre produit de gestion courantes 0 65 autres charges de gestion courante Dont cotisations 66 charges financières 76 Produits financiers 67 charges exceptionnelles 77 Produits exceptionnels 68 Dotation aux amortissement 78 Reprise sur amortissement 79 transfert de charges TOTAL DES CHARGES PREVISIONNELS TOTAL DES PRODUITS PREVISIONNELS 0 86 Emploi des Contributions volontaires en natur 0 87 Contributions volmontaires en nature 0 Secours en nature Bénévolat Mise à disposition gratuite des biens et prestations Prestations en nature Personnels bénévoles Dons en nature Dossier de candidature 14/17

15 Fiche n 4 : Déclaration sur l honneur Cette fiche doit obligatoirement être remplie pour toutes les demandes (initiale ou de renouvellement) et quel que soit le montant de la subvention sollicitée. Si le signataire n est pas le représentant légal, merci de joindre le pouvoir lui permettant d engager l organisme. Je soussigné(e),. représentant(e) légal(e) de l organisme, certifie que l organisme est régulièrement déclaré en Préfecture certifie que l organisme est en règle au regard de l ensemble des déclarations sociales et fiscales ainsi que des cotisations et paiements correspondants ; certifie exactes et sincères les informations du présent dossier, notamment la mention de l ensemble des demandes de subventions introduites auprès d autres financeurs publics ainsi que l approbation du budget par les instances statutaires ; certifie avoir pris connaissance des modalités d instruction et de contrôle de la collectivité ainsi que de la réglementation en vigueur ; Par ailleurs, je m engage à respecter les critères d attribution tels que définis dans la fiche n 2. Demande une subvention de :... pour l année. (subvention annuelle) pour les années... (subvention pluri annuelle) Soit / an. Fait, le... à Signature Attention : Toute fausse déclaration est passible de peines d emprisonnement et d amendes prévues par les articles 4416 et 4417 du code pénal. Le droit d accès aux informations prévues par la loi n 7817 du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés s exerce auprès du service ou de l Etablissement auprès duquel vous avez déposé votre dossier. Dossier de candidature 15/17

16 3 ÈME PARTIE : DOCUMENTS A REMETTRE À LA FIN DE L ACTION Suite à la réalisation de l action/manifestation, un certain nombre de documents devront être remis, au plus tard dans les 6 mois suivant la fin de l exercice au cours duquel la subvention a été accordée. Leur transmission subordonne le versement du solde de la subvention si celuici est fractionné, ou le renouvellement d une subvention si elle est versée en une seule fois. Les documents à remettre seront : Un compte rendu financier de l action reprenant les charges et produits affectés à la réalisation de l événement subventionné, prévues et réalisées, et faisant apparaître les écarts éventuels (tant en euros qu en pourcentage) constatés. Un commentaire sur les écarts éventuellement constatés ainsi qu une précision sur les clés de répartition utilisées pour calculer les charges indirectes seront apportés Un modèle de CRF sera annexé à la convention Les pièces comptables de l association suivant le montant de la subvention (le bilan comptable certifié, le compte de résultat certifié, l annexe comptable certifiée, le rapport du Commissaire aux comptes le cas échéant). Un rapport d activité détaillant notamment les actions/l action concrète(s) menée(s) à bien par l association pour atteindre les objectifs fixés dans la convention Un bilan d évaluation qualitatif et quantitatif de l action/manifestation, précisant les conditions de réalisation de celleci et de respect des critères sur lesquels l association s est engagée. Ce bilan sera complété d une annexe remise avec la convention et reprenant notamment des indicateurs de fréquentation, de communication et de satisfaction. Dossier de candidature 16/17

17 Demande de subvention Pour une manifestation culturelle LETTRE DE CANDIDATURE Information sur votre demande de subvention : Montant de la subvention demandée :. S agitil de : 1 ère demande Renouvellement Montant demandé N1 : Montant attribué N1 :... Type de subvention demandée : Annuelle Pluriannuelle Présentation de votre organisme : Nom statutaire de l organisme (remplir en majuscule) :... Objet statutaire de l organisme :... Identification de la personne chargée du dossier de subvention : Nom :.. Prénom :... Fonction : Téléphone :... Fax... Mail : Présentation de l évènement Nom du projet : Date prévue de mise en œuvre et durée :.. Lieu(x) :... Description de l action : Budget global de la manifestation : Je soussigné(e),. représentant(e) légal(e) de l organisme, certifie exactes et sincères les informations du présent document Fait à.., le.. Signature : Dossier de candidature 17/17