FedEx Ship Manager Software

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1 FedEx Ship Manager Software Manuel d'installation et d'utilisation Pour Windows 2000 et ultérieur (à l'exception de Windows Me)

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3 Avis aux utilisateurs FedEx Ship Manager Software, les manuels et toute la documentation connexe sont confidentiels et appartiennent exclusivement à Federal Express Corporation. Aucune partie du logiciel, des manuels ou de la documentation ne peut être reproduite, modifiée, transmise ou divulguée à des tiers de quelque manière que ce soit sans l'autorisation préalable de Federal Express Corporation. Tous droits réservés. Ces informations vous sont fournies et doivent être utilisées dans le cadre du contrat de licence du logiciel FSM que vous avez accepté en acquérant FedEx Ship Manager Software. Copyright La marque commerciale et les marques de service suivantes sont la propriété de Federal Express Corporation et ont été déposées auprès du Bureau des brevets et des marques (USPTO) aux Etats-Unis et/ou dans d'autres pays : FedEx, International Priority et International Priority Freight. Microsoft est une marque commerciale déposée de Microsoft Corporation. Toutes les autres marques et noms commerciaux sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Avis aux utilisateurs 3

4 4 Avis aux utilisateurs

5 FedEx Ship Manager, Manuel d installation et d utilisation TABLE DES MATIÈRES Introduction Présentation de FedEx Ship Manager Software Utilisation du manuel Conventions typographiques Connaissances et compétences requises Configuration requise Configuration système Configuration matérielle Configuration logicielle Communication Installation Aperçu Installation du logiciel Notions préalables à l'installation Installation de FedEx Ship Manager Software Pour démarrer l'installation Pour continuer l'installation Pour terminer l'installation Configuration du logiciel Démarrage de la configuration Paramètres de communication Pour spécifier les paramètres de communication dans le cas d'une connexion à distance Pour spécifier les paramètres de communication dans le cas d'une connexion via un réseau local (LAN) Pour spécifier les paramètres de communication sans connexion Internet Paramètres de l'imprimante Paramètres d'installation Spécification des paramètres Pour télécharger les informations de suivi, de service et d'itinéraire Pour mettre à jour les informations de suivi, de service et d'itinéraire Démarrage de FedEx Ship Manager Software Configuration Aperçu Paramètres du système Définition des paramètres système Pour accéder à l'écran Paramètres du système Paramètres de configuration Paramètres d'expédition Paramètres d'enlèvement Paramètres des étiquettes Paramètres de suivi Préférences Catégories de préférences Table des matières 5

6 FedEx Ship Manager, Manuel d installation et d utilisation Niveaux de préférences Définition des préférences Pour définir les préférences d'enlèvement Pour définir les préférences d'expédition Pour définir les préférences de suivi Pour définir les préférences de la fonction Avis d'expédition Expédition Aperçu Saisie des expéditions Saisie des informations générales Informations expéditeur Informations destinataire Date, service et emballage Colis et poids Valeurs, références et notes Contenu de l'expédition Paiement Validation Sélection des options de traitement spécial Saisie des informations de la fonction Avis d'expédition Création d'une facture commerciale Impression des documents d'expédition Généralités Types de documents AWB Facture commerciale Visa Manifest Report Autres documents d'expédition Etiquetage de l'expédition Pour étiqueter une expédition Gestion et contrôle des expéditions Accès aux expéditions en cours Utilisation de la fonction Expéditions en cours Transmission des expéditions vers le système FedEx Enlèvement Aperçu A propos de l'enlèvement Planification de l'enlèvement d'une expédition Pour planifier un enlèvement Récapitulatif de l'enlèvement Définition des préférences d'enlèvement Historique des expéditions et suivi Aperçu A propos de l'historique des expéditions et du suivi Accès à l'aperçu de l'historique des expéditions Table des matières

7 FedEx Ship Manager, Manuel d installation et d utilisation Utilisation de l'aperçu de l'historique des expéditions Sélection des expéditions à inclure dans l'aperçu Utilisation des détails de l'historique des expéditions Suivi à partir de numéros Suivi des expéditions à partir de leurs numéros de suivi Importation de numéros de suivi à partir d'un fichier texte Suivi des expéditions à partir de leurs numéros de référence Paramétrage des préférences de suivi Documents d'exportation A propos des documents d'exportation Documents d'exportation Bases de données A propos des bases de données Accès à la base de données Carnet d'adresses Gestion de la base de données Carnet d'adresses Gestion des expéditeurs Pour ajouter un expéditeur Pour définir des valeurs par défaut pour les expéditions d'un expéditeur (Expédition) Définition de valeurs par défaut des expéditions effectuées par un expéditeur - Avis d'expédition..67 Modification des détails d'un expéditeur Copie des détails d'un expéditeur Suppression d'un expéditeur Gestion des destinataires Ajout d'un destinataire Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - Expédition Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - Avis d'expédition Modification des détails d'un destinataire Copie des détails d'un destinataire Suppression d'un destinataire Gestion de groupes de destinataires Ajout d'un groupe de destinataires Modification des détails d'un groupe de destinataires Copie des détails d'un groupe de destinataires Suppression d'un groupe de destinataires Gestion des importateurs et des courtiers Ajout d'un importateur Edition, copie ou suppression d'un importateur Ajout d'un courtier Edition, copie ou suppression d'un courtier La base de données Articles A propos des articles Gestion des articles Ajout d'un article Edition, copie ou suppression d'un article Rapports A propos des rapports Rapports Table des matières 7

8 FedEx Ship Manager, Manuel d installation et d utilisation L'écran Sélection de rapport Génération d'un rapport à partir d'un modèle Pour créer un nouveau rapport avec une mise en page prédéfinie Création d'un nouveau rapport avec une mise en page définie par l'utilisateur Edition d'un type de rapport existant Suppression d'un rapport ou un type de rapport Plus d'informations Généralités Glossaire Liens Infos Services et conditionnements FedEx Services FedEx International Priority FedEx International First Service de fret FedEx International Priority FedEx 10kg Box FedEx 25kg Box Conditionnements FedEx Envelope FedEx Pak FedEx Box FedEx Box - petite FedEx Box - moyenne FedEx Box - grande FedEx Tube Votre emballage Glossaire Table des matières

9 1 Introduction 1.1 Présentation de FedEx Ship Manager Software FedEx vous présente FedEx Ship Manager Software, une solution d'expédition innovatrice et unique destinée à améliorer les délais, l'efficacité et la rentabilité de vos expéditions. FedEx Ship Manager Software est un logiciel autonome fonctionnant sous Windows qui s'installe aisément. Il a été conçu pour vous permettre d'exécuter rapidement toutes les opérations quotidiennes d'expédition, de suivi et de création de rapports. Doté d'un large éventail de fonctionnalités et d'une interface conviviale, il constitue une solution d'expédition complète utilisable sur votre propre PC. Avec FedEx Ship Manager Software, vous pouvez imprimer des documents d'expédition directement sur votre imprimante, ce qui réduit le travail administratif, vous évite d'avoir à remplir des formulaires manuellement et facilite l'organisation de votre bureau. Vous pouvez notamment imprimer les documents suivants : Lettres de transport aérien (AWB) Factures commerciales Autres documents de douane dont l'utilisation est largement répandue L'application conserve également un inventaire de toutes vos expéditions jusqu'à 32 jours (par défaut). A partir de cet inventaire, vous pouvez : Copier et répéter des expéditions Modifier et supprimer des expéditions Assurer le suivi des envois jusqu'à 32 jours Outre la gestion des informations sur les expéditions, FedEx Ship Manager Software vous permet de gérer les informations sur les destinataires et les expéditeurs, ainsi que les détails relatifs aux documents et aux articles. Vous pouvez ainsi extraire très rapidement les informations dont vous avez besoin pour vos expéditions. Enfin, la fonction Avis d'expédition proposée par FedEx Ship Manager Software permet d'informer le destinataire et l'expéditeur (vous-même en l'occurrence) du commencement de l'expédition. Remarque Le logiciel FedEx Ship Manager Software étant entièrement personnalisable, il est possible que les options du logiciel décrites dans le présent manuel diffèrent des options apparaissant à l'écran. Si vous avez des questions sur l'accès à ces options, contactez un agent clientèle FedEx. Introduction 9

10 1.2 Utilisation du manuel Le présent manuel s'adresse spécialement aux utilisateurs finaux du logiciel FedEx Ship Manager Software et n'est pas prévu pour les spécialistes ou les utilisateurs chargés de la gestion de grands comptes, lesquels ont accès à des fonctions d'administration avancées. L'aspect pédagogique du manuel est d'ailleurs renforcé par la présence d'une section complète consacrée à l'installation, qui figure au chapitre suivant. Dans les grandes lignes, ce manuel traite de l'installation du logiciel, fournit des instructions permettant d'effectuer certaines tâches relatives aux expéditions et offre un aperçu des différents menus et options disponibles dans le logiciel. Plus spécifiquement, les rubriques du présent manuel sont les suivantes : Installation du logiciel FedEx Ship Manager Software Définition des valeurs par défaut des fonctions d'expédition, de suivi et d'enlèvement Préparation des expéditions Planification des enlèvements Suivi des expéditions Création des documents d'expédition et d'exportation Modification d'éléments dans les bases de données Adresses et Articles (et autres aspects de la maintenance de base de donnée) Création et modification de rapports Conventions typographiques Afin de faciliter l'utilisation de ce manuel, nous vous recommandons de vous familiariser avec les conventions typographiques suivantes : Les éléments de menus et de fenêtres, ainsi que les noms d'onglets figurant dans l'application sont représentés par cette police sans-serif en gras. Les noms de boutons, d'options et d'icônes sont représentés en PETITES MAJUSCULES. Les noms de champs sont indiqués par une police sans-serif ordinaire. Les termes particuliers apparaissent en italique. C'est le cas notamment de tous les termes figurant dans le «Glossaire», page 95. Enfin, les paramètres de liens et de communication sont indiqués par une police de type machine à écrire Connaissances et compétences requises Nous partons du principe que vous savez utiliser une interface utilisateur graphique. Cela signifie que vous savez comment passer d'une application à une autre et, au sein d'une même application, que vous savez comment accéder aux différents composants de l'application ou naviguer entre ceux-ci. En outre, vous savez également ce que signifient les expressions sélectionner (par exemple, choisir une option), cliquer et double-cliquer. 10 Utilisation du manuel

11 1.3 Configuration requise Configuration système Avant d'installer le logiciel FedEx Ship Manager Software sur votre PC, vérifiez que l'ordinateur dispose de la configuration matérielle et logicielle suivante, ou demandez à votre administrateur système ou réseau de s'en assurer Configuration matérielle PC compatible IBM doté d'un processeur Pentium III ou Celeron (ou supérieur) 256 Mo de RAM au minimum 250 Mo d'espace disque libre au minimum Une connexion Internet (conseillée) ou une connexion téléphonique directe correctement configurée (modem ou RNIS) Imprimante laser Remarque L'espace libre nécessaire sur le disque dur est uniquement destiné à l'installation. Au fur et à mesure que l'application est utilisée, la taille de sa base de données va s'accroître. Par conséquent, il est conseillé de prévoir 100 à 150 Mo d'espace disque libre supplémentaire Configuration logicielle Microsoft Windows 2000 ou une version ultérieure de ce système d'exploitation Attention Microsoft Windows Me n'est pas pris en charge Communication Pour que FedEx Ship Manager Software puisse fonctionner correctement, le programme doit pouvoir communiquer avec les serveurs principaux de FedEx. Ce type de communication nécessite une connexion TCP/IP sécurisée vers le serveur FedEx Tunnel Gateway Server. Cette connexion doit être configurée comme suit : Adresse : Port : Port 443 Si vous rencontrez des problèmes de communication, procédez comme suit : Contactez votre administrateur système ou réseau pour la configuration de cette connexion. En outre, demandez à votre administrateur de vérifier que vous disposez des privilèges d'accès nécessaires pour activer et utiliser cette connexion à partir de votre propre ordinateur. Contactez le service d'assistance technique local. Configuration requise 11

12 Remarque Il est primordial que la configuration de la connexion et de vos privilèges soit correctement effectuée avant de commencer l'installation de FedEx Ship Manager Software. 12 Communication

13 2 Installation 2.1 Aperçu Ce chapitre décrit tous les aspects relatifs à l'installation de FedEx Ship Manager Software. Il s'agit des étapes suivantes : Un rappel de la configuration requise avant de commencer l'installation La procédure d'installation proprement dite, qui comprend : Des aspects préalables à l'installation La marche à suivre pour démarrer, continuer et terminer le processus d'installation La configuration logicielle, qui comprend : Le démarrage de la configuration Spécification des paramètres 2.2 Installation du logiciel Remarque Avant de commencer l'installation de FedEx Ship Manager Software, vérifiez que vous remplissez bien les critères préalables à l'installation décrits à la section «Configuration requise» à la page 11. Cette section vous guidera tout au long du processus d'installation de FedEx Ship Manager Software. Elle traite de certaines notions préalables à l'installation et décrit la procédure d'installation proprement dite Notions préalables à l'installation Cette installation est destinée aux utilisateurs finaux de FedEx Ship Manager Software. Lorsque le programme d'installation vous demandera de choisir le type d'installation souhaité, vous devrez sélectionner l'option TYPICAL INSTALL. L'option d'installation TYPICAL INSTALL permet en outre de garantir le bon fonctionnement du logiciel en tant qu'application autonome, et non comme application réseau Installation de FedEx Ship Manager Software Pour démarrer l'installation Insérez le CD d'installation de FedEx Ship Manager Software dans votre lecteur de CD-ROM. Le CD-ROM dispose d'une fonction d'exécution automatique permettant au programme d'installation de démarrer automatiquement. Attendez que l'écran Select Language s'affiche. Installation 13

14 Remarque Si, pour des raisons de sécurité ou autres, vous avez désactivé la fonction d'exécution automatique de Windows, démarrez l'installation en choisissant DÉMARRER EXÉCUTER..., puis tapez X:\setup.exe, où «X» représente la lettre attribuée à votre lecteur de CD-ROM Pour continuer l'installation Dans l'écran Select Language, sélectionnez la langue de votre choix. Remarque L'écran d'installation illustré dans notre exemple utilise le français comme langue d'installation. Par conséquent, les illustrations figurant dans ce manuel risquent d'être différentes de ce que vous verrez réellement sur votre écran. Cliquez sur OK. L'écran Bienvenue s'affiche. Cliquez sur SUIVANT. 14 Pour continuer l'installation

15 L'écran Choisissez une installation standard/personnalisée s'affiche. Si vous ne l'avez pas déjà sélectionnée, cliquez sur l'option TYPICAL INSTALL. Cliquez sur SUIVANT. L'écran Fichier Lisezmoi comportant le texte de la licence s'affiche. Lisez l'accord de licence du logiciel. Cliquez sur SUIVANT. Pour continuer l'installation 15

16 L'écran Choisissez l'emplacement de destination s'affiche. Remarque Pour choisir un emplacement différent, cliquez sur PARCOURIR et naviguez jusqu'à l'emplacement de votre choix. Cliquez sur SUIVANT. L'écran Démarrer l'installation s'affiche. Cliquez sur SUIVANT. 16 Pour continuer l'installation

17 L'écran d'installation s'affiche. A la fin de l'installation automatique, l'écran Installation terminée s'affiche. Cliquez sur TERMINER Pour terminer l'installation Cliquez sur TERMINER pour terminer l'installation, si vous ne l'avez pas déjà fait. L'écran Install de fin d'installation s'affiche. Cliquez sur OK pour terminer l'installation et redémarrer votre système. Attention Vous devez impérativement cliquer sur OK à ce stade pour redémarrer le système, sans quoi FedEx Ship Manager Software ne sera pas correctement installé, ce qui peut entraîner une configuration incorrecte des paramètres système. Pour terminer l'installation 17

18 2.3 Configuration du logiciel Démarrage de la configuration Au premier démarrage de l'application, le processus de configuration est lancé. Vous devez effectuer cette configuration avant de pouvoir utiliser FedEx Ship Manager Software pour le traitement de vos expéditions. Les étapes décrites dans les sections suivantes expliquent comment démarrer et exécuter le processus de configuration de FedEx Ship Manager Software. Pour démarrer le processus de configuration, procédez comme suit : Cliquez sur DÉMARRER et choisissez PROGRAMMES FEDEX Ship Manager Software FSM SOFTWARE. Le programme FedEx Ship Manager Software démarre et affiche l'écran Configuration. Poursuivez la configuration comme indiqué dans le chapitre suivant («Paramètres de communication»). Remarque Vous pouvez également ouvrir le programme FedEx Ship Manager Software en double-cliquant sur l'icône FEDEX FSM SOFTWARE sur votre Bureau Windows. 18 Configuration du logiciel

19 2.3.2 Paramètres de communication Cette section consacrée aux paramètres de communication traite des points suivants : Paramètres de communication pour une connexion Internet via un réseau local (LAN). Paramètres de communication pour une connexion Internet par numérotation (si vous souhaitez utiliser votre propre connexion par numérotation). Paramètres de communication si vous ne disposez pas d'une connexion Internet par numérotation et souhaitez que FedEx en crée une pour vous en sélectionnant la ville où vous êtes situé et quel modem utiliser Pour spécifier les paramètres de communication dans le cas d'une connexion via un réseau local (LAN) Sélectionnez l'option " J'ai une connexion LAN " lorsque vous accédez à Internet par votre réseau local. Remarque Attention L'option UTILISER LES PARAMÈTRES DU NAVIGATEUR ne s'affiche que si FedEx Ship Manager Software reconnaît les paramètres de votre navigateur. A l'heure actuelle, seuls les navigateurs Netscape Communicator et Windows Internet Explorer sont pris en charge. Sélectionnez l'option UTILISER LES PARAMÈTRES DU NAVIGATEUR si vous souhaitez utiliser les paramètres de votre navigateur pour vous connecter au système FedEx. Si votre navigateur utilise un serveur proxy pour se connecter à Internet, les détails relatifs au proxy s'afficheront automatiquement dans les champs requis. Si vous souhaitez seulement spécifier les paramètres de votre serveur proxy, passez à l'étape 4 ci-dessous. Si vous ne souhaitez utiliser aucune de ces deux options, passez aux étapes décrites à la section «Téléchargement des détails de suivi, de service et d'acheminement» à la page 23. Paramètres de communication 19

20 Si vous sélectionnez seulement l'option UTILISER SERVEUR PROXY, spécifiez l'adresse du serveur proxy dans le champ Adresse et les paramètres de votre port dans le champ Port. Dans le champ Utilisateur, spécifiez le nom d'utilisateur que vous utilisez pour vous connecter au serveur proxy. Dans le champ Mot de passe, spécifiez le mot de passe de votre serveur proxy. Passez ensuite aux étapes décrites à la section «Spécification de vos paramètres» à la page Pour spécifier les paramètres de communication dans le cas d'une connexion par numérotation Sélectionnez l'option " J'ai une connexion par numérotation " si vous avez une connexion à the Internet par numérotation. Dans la liste déroulante Connexion par numérotation, sélectionnez le nom ou l'alias de la connexion à utiliser. Passez aux étapes décrites dans «Spécification de vos paramètres» à la page Pour spécifier les paramètres de communication lorsque vous ne disposez pas d'une connexion par numérotation Cette série d'instructions donne les grandes lignes des paramètres de communication si vous ne disposez pas d'une connexion Internet par numérotation et souhaitez que FedEx en crée une pour vous en sélectionnant la ville où vous êtes situé et quel modem utiliser. 20 Pour spécifier les paramètres de communication dans le cas d'une connexion par numérotation

21 Dans la liste déroulante Ville, sélectionnez le site FedEx de la ville la plus proche de chez vous auquel vous voulez vous connecter. Lorsque vous sélectionnez un site FedEx, le N de téléphone correspondant est saisi automatiquement. Remarque Les valeurs figurant dans la liste déroulante varient en fonction du pays choisi. Etant donné que le pays choisi ici est la Belgique, la liste affiche les options de connexion correspondant à ce pays. Dans le champ du préfixe, entrez les numéros nécessaires à une numérotation à l'extérieur de votre zone. Dans la liste déroulante Type de modem, sélectionnez le type de modem que vous souhaitez utiliser. La vitesse et la chaîne d'initialisation du modem s'affichent automatiquement. Dans la liste déroulante Port, sélectionnez le port de communication à utiliser. Dans la section Système téléphonique, sélectionnez l'option TONALITÉ (recommandée) ou IMPULSION. Passez ensuite aux étapes décrites au chapitre suivant («Spécification de vos paramètres») Spécification de vos paramètres Les étapes suivantes expliquent à quels endroits les différents types de valeurs et de paramètres doivent être spécifiés. Spécification de vos paramètres 21

22 Pour spécifier les paramètres d'installation, d'identification et d'imprimante Dans la liste déroulante Imprimante de la section IMPRIMANTE, sélectionnez l'imprimante que vous souhaitez utiliser. Dans la liste déroulante Pays d'installation de la section Installation, sélectionnez votre pays. Remarque Important Dans le présent manuel, nous avons choisi la Belgique comme pays d'installation dans tous nos exemples. Par conséquent, les illustrations et les paramètres utilisés pour le manuel peuvent être différents des vôtres. À moins que votre pays d'installation soit l'irlande, les Émirats arabes unis, le Kowëit ou Bahreïn, l'identifiant de lieu sera récupéré automatiquement à l'issue des étapes décrites dans "«Téléchargement des détails de suivi, de service et d'acheminement» à la page 23. Pour l'irlande, les Émirats arabes unis, le Kowëit ou Bahreïn, assurez-vous d'avoir un avis d'enregistrement FedEx ou un courrier électronique comportant les détails de configuration disponibles. Dans le champ N compte FedEx, tapez votre numéro de compte FedEx personnalisé à 9 chiffres. L'identifiant de logiciel FedEx Ship Manager sera récupéré automatiquement à l'issue des étapes décrites dans la section "Téléchargement des détails de suivi, de services et d'acheminement" de «Téléchargement des détails de suivi, de service et d'acheminement» à la page Pour spécifier les paramètres d'installation, d'identification et d'imprimante

23 2.3.4 Téléchargement des détails de suivi, de service et d'acheminement Vérifiez que tous vos détails de configuration sont corrects. Cliquez sur TÉLÉCHARGER et l'écran Saisie de l'utilisateur s'affiche. Veuillez saisir vos données. Cliquez sur SUIVANT pour commencer le téléchargement des principales données d'expédition : numéros de suivi, informations sur les services, tarifs des services et informations sur l'acheminement. Cette installation est nécessaire à l'utilisation de FedEx Ship Manager. Attendez que le téléchargement soit terminé. Une fois le téléchargement terminé, le système vous ramène à l'écran Configuration, qui affiche maintenant un marqueur rouge à gauche des données qui ont été téléchargées avec succès. Si vous désirez réaliser à nouveau un téléchargement (lorsque par exemple certaines données sont manquantes), vous pouvez cliquer deux fois sur un Téléchargement des détails de suivi, de service et d'acheminement 23

24 des marqueurs de sélection à gauche des données téléchargées. Le système téléchargera ainsi à nouveau les données correspondantes. Dans l'écran Configuration, cliquez sur OK pour terminer le processus de configuration. L'installation et la configuration de FedEx Ship Manager sont désormais terminées Téléchargement des détails de suivi, de service et d'acheminement Si vous désirez actualiser les détails de suivi, de service et d'acheminement (lorsque par exemple certaines données sont manquantes), vous pouvez cliquer deux fois sur un des marqueurs de sélection à gauche des données téléchargées. Ceci fera disparaître le marqueur rouge. Vous pouvez maintenant télécharger à nouveau les données concernées en cliquant sur TELECHARGER. Important Remarque Si vous souhaitez actualiser les tarifs des services actuels, vous devez télécharger à nouveau les informations sur les services. Il est facile de revenir à l'écran Configuration en cliquant sur Configuration dans la liste déroulante Configuration. 24 Téléchargement des détails de suivi, de service et d'acheminement

25 2.4 Démarrage de FedEx Ship Manager Software Vous pouvez lancer FedEx Ship Manager Software à l'aide du menu DÉMARRER de Windows, en cliquant sur DÉMARRER, puis en sélectionnant PROGRAMMES FEDEX Ship Manager Software FSM SOFTWARE : Ou en cliquant sur le logo FEDEX FSM SOFTWARE sur votre Bureau : Démarrage de FedEx Ship Manager Software 25

26 26 Démarrage de FedEx Ship Manager Software

27 3 Configuration 3.1 Aperçu Ce chapitre traite des actions à effectuer et des données à spécifier au préalable avant de pouvoir commencer à utiliser FedEx Ship Manager Software pour le traitement des expéditions. Il s'agit des étapes suivantes : Définition des paramètres système Définition des préférences 3.2 Paramètres du système Maintenant que vous avez installé l'application avec vos informations spécifiques, vous pouvez passer à la configuration des paramètres du système. Ces paramètres sont nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de la saisie et du traitement des informations concernant la détails de livraison, et faire en sorte que les informations soient conservées et gérées pendant un laps de temps minimum Définition des paramètres système Cette section présente la marche à suivre pour configurer vos paramètres système Pour accéder à l'écran Paramètres du système Lancez FedEx Ship Manager Software à l'aide du bouton DÉMARRER de Windows en cliquant sur DÉMARRER, puis en sélectionnant PROGRAMMES FEDEX Ship Manager Software FSM SOFTWARE. Sélectionnez " Configuration " dans le menu de configuration. Le même écran de configuration que celui de votre installation va s'afficher. Configuration 29

28 Dans le menu Configuration, sélectionnez Paramètres du système Paramètres d'expédition Sur l'écran Paramètres du système, cliquez sur l'onglet Expédition. Dans le champ Période de l'histoire des expéditions, indiquez le nombre de jours durant lesquels vous voulez conserver l'historique des expéditions. Attention La valeur par défaut pour ce paramètre est 40. Il s'agit de la valeur conseillée. En effet, cette valeur couvre une période d'un mois et neuf jours, ce qui vous permet de générer des rapports mensuels. Dans le champ Nbre de copies de la facture commerciale, spécifiez le nombre d'exemplaires de chaque facture commerciale à imprimer. Sélectionnez l'option COTATION si vous souhaitez inclure une cotation dans votre écran d'expédition, et des informations tarifaires dans vos rapports. Sélectionnez l'option UTILISER DES NUMÉROS ETN POUR DES EXPÉDITIONS OUVERTES si vous souhaitez utiliser directement un numéro d'expédition réel, et non un numéro fictif temporaire. Cliquez sur OK. 30 Paramètres d'expédition

29 Paramètres d'enlèvement Sur l'écran Paramètres du système, cliquez sur l'onglet Enlèvement. Dans le champ Période de rétention d'historique des enlèvements, indiquez le nombre de jours durant lesquels vous voulez conserver l'historique des enlèvements. Cliquez sur OK Paramètres des étiquettes Sur l'écran Paramètres du système, cliquez sur l'onglet Etiquettes. Dans le champ Etiquettes principales pour l'expédition de documents, spécifiez le nombre d'étiquettes principales que vous souhaitez générer. Attention Attention La valeur par défaut pour ce paramètre est 3. Il s'agit de la valeur minimum. Dans le champ Etiquettes principales pour les expéditions de non-documents, spécifiez le nombre d'étiquettes principales que vous souhaitez générer. La valeur par défaut pour ce paramètre est 4. Il s'agit de la valeur minimum. Dans le champ Copies étiquettes MPS/CRN, spécifiez le nombre de copies d'étiquettes MPS/CRN que vous souhaitez générer. Paramètres d'enlèvement 31

30 Attention La valeur par défaut pour ce paramètre est 1. Il s'agit de la valeur minimum. Cliquez sur OK Paramètres de suivi Sur l'écran Paramètres du système, cliquez sur l'onglet Suivi. Dans le champ Période de rétention des colis entrés manuel. pour le suivi, spécifiez le nombre de jours requis. Cliquez sur OK. 32 Paramètres de suivi

31 3.3 Préférences Si vous devez traiter un nombre important d'expéditions comportant des caractéristiques similaires, vous pouvez définir les valeurs à utiliser par défaut pour vos expéditions, ce qui vous évite d'avoir à spécifier les mêmes informations plusieurs fois Catégories de préférences Lorsque vous sélectionnez l'onglet principal Préférences dans l'écran principal de FedEx Ship Manager Software, vous accédez à quatre sous-onglets Préférences : Enlèvement Préférences relatives à la planification des enlèvements de colis par les coursiers. Expédition Préférences relatives au traitement de vos expéditions. Suivi Préférences relatives à la fonction de suivi de FedEx Ship Manager Software. Avis d'expédition Préférences relatives à la notification par de la fonction Avis d'expédition de FedEx Ship Manager Software. Préférences 33

32 3.3.2 Niveaux de préférences FedEx Ship Manager Softwarevous permet de spécifier les valeurs par défaut pour l'expédition et la fonction Avis d'expédition à 3 niveaux : Valeurs par défaut au niveau de l'application : valeurs par défaut utilisées pour chaque expédition effectuée avec votre logiciel de FedEx Ship Manager Software. Ces valeurs par défaut sont expliquées en détail dans ce chapitre. Valeurs par défaut des expéditions effectuées par un expéditeur spécifique. Pour de plus amples informations sur les valeurs par défaut de l'expéditeur, reportezvous aux sections «Pour définir des valeurs par défaut pour les expéditions d'un expéditeur (Expédition)», page 65 et «Définition de valeurs par défaut des expéditions effectuées par un expéditeur - ShipAlert», page 67. Valeurs par défaut des expéditions effectuées vers un destinataire spécifique. Pour de plus amples informations sur les valeurs par défaut du destinataire, reportezvous aux sections «Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - Expédition», page 70 et «Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - ShipAlert», page 73. Remarque Les valeurs par défaut de l'expéditeur et du destinataire annulent les valeurs définies au niveau de l'application. Lorsque vous définissez les valeurs par défaut de l'expéditeur et du destinataire, celles-ci remplacent les valeurs définies auparavant Définition des préférences Pour définir les préférences d'enlèvement Cliquez sur le sous-onglet Enlèvement. 34 Niveaux de préférences

33 Spécifiez les informations relatives au lieu d'enlèvement ou sélectionnez un expéditeur dans la liste déroulante Code Expéditeur. Remarque Les expéditeurs doivent avoir été ajoutés au préalable dans le carnet d'adresses afin de pouvoir être sélectionnés dans la liste déroulante Code Expéditeur. Reportez-vous à la section «Pour ajouter un expéditeur», page 64 pour de plus amples informations sur la procédure d'ajout d'un expéditeur au carnet d'adresses. Dans le champ Heure de fermeture, spécifiez jusqu'à quelle heure au plus tard l'enlèvement peut avoir lieu. Le cas échéant, utilisez le champ Commentaires pour ajouter des instructions spéciales destinées au coursier FedEx Express chargé de l'enlèvement de vos colis. Dans le champ Enlèvements accessibles pour, sélectionnez l'une des options suivantes : TOUS LES UTILISATEURS, MON GROUPE ou MOI SEUL. Enlèvement Future Day : Vous pouvez déposer une demande d'enlèvement pour le jour ouvrable suivant. Par exemple un vendredi, vous pouvez réserver un enlèvement le lundi. Pour cela, le champ de date de réservation de l'écran Réserver un enlèvement peut être édité. Lorsque vous modifiez la date de réservation, la liste des expéditions n'affiche que celles dont la date a été saisie. Cliquez sur ENREGISTRER Pour définir les préférences d'expédition Cliquez sur le sous-onglet Expéditions. Les éléments de la liste des préférences correspondent aux champs que vous devez renseigner lors de la saisie d'une nouvelle expédition. Pour définir les préférences d'expédition 35

34 Faites défiler l'écran Préférences - Expédition vers le bas, puis sélectionnez ou spécifiez les valeurs par défaut requises. Pour chaque information d'expédition, vous pouvez également sélectionner les options suivantes : Ignorer Les champs pour lesquels vous avez défini la valeur Ignorer seront omis lorsque vous ferez défiler les différents champs du formulaire d'expédition à l'aide de la touche TAB. Appliquer Lorsque vous spécifiez les détails d'une nouvelle expédition à l'aide du formulaire d'expédition, les valeurs saisies dans les champs dotés de l'attribut Appliquer seront réutilisées pour l'expédition suivante. Rien Les valeurs saisies dans les champs que vous n'avez pas dotés de l'attribut Ignorer ou Appliquer s'afficheront dans toutes les expéditions futures. Le cas échéant, vous pouvez saisir ou sélectionner vos paramètres de préférence pour les factures dans la zone située au bas de l'écran. Cliquez sur ENREGISTRER lorsque vous avez terminé. 36 Pour définir les préférences d'expédition

35 Pour définir les préférences de suivi Cliquez sur le sous-onglet Suivi. Si vous voulez assurer le suivi des numéros d'expédition contenant plusieurs colis, sélectionnez l'option AFFICHER LES NUMÉROS D'ENVOIS MULTICOLIS DANS L'ÉCRAN DE SUIVI. En choisissant cette option, vous spécifiez que les numéros de MPS seront affichés dans l'écran de suivi. Cliquez sur ENREGISTRER. Pour définir les préférences de suivi 37

36 Pour définir les préférences de la fonction Avis d'expédition Cliquez sur le sous-onglet Avis d'expédition. L'écran Préférences - Avis d'expédition s'affiche. Vous pouvez envoyer des avis d'expédition ShipAlert par courrier électronique à six destinataires : l'expéditeur, le destinataire, le courtier et trois autres personnes. Lorsque l'envoi sera livré, ces destinataires recevront un courrier électronique les informant de la livraison de l'envoi. Dans le champ AJOUTER VOTRE PROPRE MESSAGE, vous pouvez ajouter un message qui sera joint au courrier électronique d'avis d'expédition. par courrier électronique. Attention Pour que cette option fonctionne correctement, il faut que l'adresse de l'expéditeur figure bien dans le champ Informations expéditeur de la base de données Carnet d'adresses (voir la section «Gestion des expéditeurs», page 64). Vous pouvez entrer l'adresse électronique d'une ou de deux personne(s) dans les champs Autre 1 et Autre 2 afin qu'elles reçoivent des avis d'expédition. Cliquez sur ENREGISTRER. 38 Pour définir les préférences de la fonction Avis d'expédition

37 4 Expédition 4.1 Aperçu FedEx Ship Manager Software vous permet d'automatiser le processus d'expédition en le rendant plus simple et plus rapide. Les lettres de transport aérien (AWB) peuvent être imprimées sur du papier ordinaire et les informations répétitives telles que les adresses et les articles peuvent être enregistrées et récupérées à partir d'une base de données. Remarque Les composants de la base de données sont expliqués de façon très détaillée dans la section «Bases de données», page 63. Le présent chapitre traite des points suivants : Création d'une nouvelle expédition Impression des documents d'expédition et d' autres documents Gestion et contrôle des expéditions Transmission de vos informations sur les expéditions vers le système d'expédition FedEx 4.2 Saisie des expéditions Saisie des informations générales Informations expéditeur Sur l'écran principal de FedEx Ship Manager Software, cliquez sur l'onglet Expédier. La situation suivante se présente alors : Expédition 39

38 Vous pouvez soit sélectionner un expéditeur à partir de la liste déroulante Code Expéditeur, auquel cas les champs correspondants sont automatiquement complétés par l'application, soit cliquer sur le bouton EDITER pour saisir manuellement les informations relatives à l'expéditeur sur l'écran Informations Expéditeur. Remarque Les expéditeurs doivent avoir été ajoutés au préalable dans le carnet d'adresses afin de pouvoir être sélectionnés dans la liste déroulante Code Expéditeur. Reportez-vous à la section «Pour ajouter un expéditeur», page 64, pour de plus amples informations sur la procédure d'ajout d'un expéditeur au carnet d'adresses Informations destinataire Sélectionnez UNIQUE pour une expédition à un seul destinataire, ou GROUPE pour une expédition vers un groupe de destinataires. Vous pouvez soit sélectionner un destinataire à partir de la liste déroulante Code destinataire, auquel cas les champs correspondants sont automatiquement complétés par l'application, soit saisir manuellement les informations relatives au destinataire dans la zone INFORMATIONS DESTINATAIRE. Sélectionnez l'option AVIS D'EXPÉDITION À si vous souhaitez que votre destinataire soit averti de l'expédition. Si vous sélectionnez cette option, vérifiez que l'adresse du destinataire figure bien dans le champ de texte correspondant. Si vous avez modifié manuellement des informations relatives au destinataire, cliquez sur l'option ENREGISTRER DANS/METTRE À JOUR LE CARNET D'ADRESSES pour enregistrer ces détails dans la base de données des destinataires. Si vous avez saisi manuellement de nouvelles informations relatives au destinataire, l'option ENREGISTRER DANS/METTRE À JOUR LE CARNET D'ADRESSES est automatiquement sélectionnée en vue d'enregistrer ces informations dans la base de données des destinataires Date, service et emballage Dans la zone DÉTAILS EXPÉDITION, acceptez la date du jour qui est automatiquement insérée dans le champ Date d'expédition ou saisissez une date ultérieure (jusqu'à 10 jours plus tard). Remarque La date d'expédition représente la date effective à laquelle l'expédition est remise à un coursier FedEx Express ou déposée à l'une des agences FedEx. Dans la liste déroulante Service, sélectionnez le service requis. Pour plus d'informations concernant les services FedEx disponibles, reportez-vous à la section «Services», page 93. Cliquez sur TRAITEMENT SPÉCIAL si vous souhaitez sélectionner l'une des options de traitement spécial disponible. Reportez-vous à la section «Sélection des options de traitement spécial», page 44 pour plus d'informations. Dans la liste déroulante emballage de l'écran Expédier, sélectionnez le type de emballage de votre choix. Pour plus d'informations sur les types de conditionnement FedEx disponibles, reportez-vous à la section «Conditionnements», page Informations destinataire

39 Cliquez sur AVIS D'EXPÉDITION si vous souhaitez vérifier ou modifier les paramètres définis pour la fonction Avis d'expédition. Reportez-vous à la section «Saisie des informations de la fonction Avis d'expédition», page 45 pour plus d'informations Colis et poids Dans le champ Colis de la zone DÉTAILS EXPÉDITION, spécifiez le nombre de colis que comporte votre expédition. Remarque Remarque Dans le cas de colis multiples, les dimensions des colis sont précédées de leur numéro de colis respectif. Le premier colis se voit systématiquement attribuer un «numéro principal». Le deuxième colis et les colis suivants se voient attribuer un numéro de colis dérivé. Si vous n'utilisez pas les conditionnements proposés par FedEx, veuillez spécifier les dimensions pour la longueur, la largeur et la hauteur de chaque colis, dans les champs L, l et H. Si l'expédition ne comporte qu'un seul colis, entrez le poids du colis dans le champ Poids total. Si elle est composée de plusieurs colis, spécifiez le poids du colis dans chaque champ Poids correspondant. Dans la seconde partie du champ Poids total, sélectionnez kg comme unité de poids (système métrique) ou lb (système impérial). Vous pouvez définir par défaut l'unité de poids de votre choix dans la liste des préférences d'expédition (voir la section «Pour définir les préférences d'expédition», page 35) Valeurs, références et notes Dans le champ Valeur de transport, spécifiez la valeur déclarée du colis pour le transport. Dans le champ Valeur douanière, spécifiez la valeur déclarée du colis pour la douane. Remarque La valeur de transport ne peut pas être supérieure à la valeur douanière. Si vous souhaitez ajouter une référence d'expédition, cliquez sur la liste déroulante de sélection Référence d'expédition. L'écran Référence d'expédition s'affiche, à partir duquel vous pouvez saisir ou sélectionner une référence d'expédition. La référence d'expédition que vous spécifiez à cet endroit figurera également sur votre Colis et poids 41

40 AWB et sur votre facture commerciale, si vous avez choisi d'en créer une. D'une façon générale, les références d'expédition sont très utiles pour le suivi et la création de rapports. Si vous souhaitez ajouter le nom du service concerné ou d'autres informations, cliquez sur la liste déroulante de sélection Notes de service. L'écran Services s'affiche. Sélectionnez NOUVEAU pour créer une note ou un nouveau service ou cliquez sur la flèche pour choisir une note ou un service existants. Cliquez sur OK pour saisir les informations relatives au service et revenir à l'écran Expédier Contenu de l'expédition FedEx Ship Manager Softwarepermet le traitement des éléments suivants : Expédition de documents Expédition d'articles, désignée également sous le terme «Expédition de nondocuments» Pour effectuer une expédition de documents, procédez comme suit : Vérifiez que l'option DOCUMENTS UNIQUEMENT est bien sélectionnée. Vous devez sélectionner l'option DOCUMENTS UNIQUEMENT lorsque votre envoi est composé de lettres, de certificats ou de formulaires. Dans la zone DESCRIPTION, entrez une description des documents expédiés ou cliquez sur la flèche BAS pour choisir une description existante à partir de l'écran Type de document. Si un message indiquant que la description introduite est incomplète ou imprécise s'affiche, vous pouvez cliquer soit sur EDITER pour retourner à l'écran d'expédition et compléter la description, soit sur EXPÉDIER pour imprimer le document d'expédition sans le modifier. Remarque La description de l'expédition apparaît sur les documents d'expédition de FedEx Ship Manager, notamment sur la facture commerciale. Elle doit donc être aussi complète et détaillée que possible et comprendre, entre autres, le nom de chaque article expédié. 42 Contenu de l'expédition

41 En revanche, si votre colis comporte des articles, procédez comme suit : Dans la zone CONTENU DE L'EXPÉDITION de l'écran Expédier, sélectionnez l'option ARTICLES. La zone CONTENU DE L'EXPÉDITION de l'écran Expédier est modifiée : En fonction de la destination de votre colis, répondez Oui ou Non à la proposition IMPRIMER FACTURE COMMERCIALE? Si vous choisissez Oui, vous pouvez spécifier le contenu de l'expédition sur l'écran Détails du contenu de l'expédition. Pour de plus amples informations, voir la section «Création d'une facture commerciale», page 45. Si vous avez choisi Non, passez à l'étape suivante. Saisissez manuellement les informations relatives aux articles que vous expédiez ou cliquez sur la flèche BAS en regard du champ Article pour sélectionner les articles à partir de l'écran Aperçu des produits Paiement Sur l'écran Expédier, la section consacrée au paiement est la dernière partie à renseigner pour la création d'une nouvelle expédition. La saisie de ces informations s'effectue selon les étapes suivantes. Dans la liste déroulante Facturer les frais de transport à, choisissez l'option EXPÉDITEUR, DESTINATAIRE ou TIERS selon le cas de figure. Dans le champ N de compte, spécifiez le numéro de compte FedEx du destinataire ou du tiers. Dans la liste déroulante Facturer les droits et taxes à, choisissez l'option EXPÉDITEUR, DESTINATAIRE ou TIERS selon le cas de figure. Dans le champ Compte, spécifiez le numéro de compte FedEx du destinataire ou du tiers. Remarque Un numéro de compte FedEx valide est requis uniquement dans le cas où une facture doit être adressée à l'expéditeur, au destinataire ou au tiers devant s'acquitter des droits et taxes Validation Sélectionnez l'option APPLIQUER LES CODES À L'EXPÉDITION SUIVANTE si vous voulez réutiliser les informations que vous avez saisies comme code Quick pour votre prochaine expédition. Au bas de l'écran, cliquez sur : EXPÉDIER pour poursuivre le processus d'expédition et imprimer tous les documents d'expédition nécessaires. Paiement 43

42 ENREGISTRER pour enregistrer l'expédition nouvellement créée. Vous pouvez enregistrer l'expédition sous forme d'expédition ouverte (si vous voulez y revenir et la modifier ultérieurement) ou l'enregistrer comme code d'expédition Quick (si vous souhaitez réutiliser ces informations comme base pour créer des expéditions similaires). Les expéditions ouvertes et les codes d'expédition Quick sont ensuite transférés sur la liste de l'écran Expéditions en cours Sélection des options de traitement spécial Sur l'écran Traitement spécial lors de la création d'une nouvelle expédition, vous pouvez spécifier des options supplémentaires pour le service que vous avez choisi dans le champ Service de la zone DÉTAILS EXPÉDITION. Vous devez sélectionner des options de traitement spécial dans les cas suivants : L'expédition contient des produits dangereux, de l'alcool, de la glace sèche ou des fleurs coupées. Remarque Si vous expédiez de la glace sèche, introduisez la formule suivante dans le champ description : DRY ICE,9,UN1845,ZxZZKG, où «Z» est le nombre de colis contenant de la glace sèche et «ZZ» le poids d'un colis. Par exemple : DRY ICE,9,UN1845,5x2KG,3x8KG. Vous avez besoin d'un numéro de réservation pour le service International Priority Freight. Vous voulez sélectionner un courtier en douanes à qui confier votre expédition. Vous voulez utiliser les services Livraison le samedi, Enlèvement le samedi ou Livraison le dimanche. Le logiciel ne permet pas les envois IPFS dont le poids ou les dimensions sont inférieurs aux maximums IP. Le poids ou les dimensions doivent être supérieurs aux maximums IP. Une exception a été ajoutée aux envois IPFS sur des palettes ou des cales. Ces envois doivent être traités en tant qu'envois IPFS car le transport IP n'autorise pas les envois IP sur des palettes ou des cales. L'écran de traitement spécial affiche l'option " Cocher cette case si votre envoi est sur une palette ou des cales ". Lorsque vous cochez cette option, les minimums IPFS requis ne s'appliquent pas à cet envoi.vous voulez déposer vousmême vos colis auprès d'une agence FedEx. 44 Sélection des options de traitement spécial

43 Vous ne souhaitez pas que votre envoi soit expédié directement au destinataire, mais qu'il soit mis à disposition sur l'un des sites FedEx Saisie des informations de la fonction Avis d'expédition Vous devez saisir les informations de la fonction Avis d'expédition lorsque vous créez une nouvelle expédition. Toute préférence ou donnée déjà connue est automatiquement incluse dans les paramètres ShipAlert. Dans l'exemple précédent, il s'agit des adresses électroniques de l'expéditeur, du destinataire et du courtier. En outre, vous pouvez ajouter jusqu'à trois adresses électroniques supplémentaires ainsi que votre propre message qui sera joint aux avis par courrier électronique de la fonction ShipAlert. Remarque Au cours de la procédure Fin de la journée, l' de notification de la fonction Avis d'expédition est envoyé à tous les destinataires indiqués Création d'une facture commerciale La facture commerciale est une facture devant être imprimée et envoyée avec les autres documents d'expédition. Elle est nécessaire pour toutes les expéditions assujetties aux droits de douane, car elle est demandée lors du passage en douane. La création de factures commerciales s'effectue à l'aide de l'écran Détails du contenu de l'expédition. Saisie des informations de la fonction Avis d'expédition 45

44 L'écran Détails du contenu de l'expédition est composé des champs suivants : Article Saisissez manuellement les informations relatives aux articles que vous expédiez ou cliquez sur la flèche BAS en regard du champ Article pour sélectionner les articles à partir de l'écran Aperçu des produits. Remarque Pour pouvoir sélectionner un article à partir de l'écran Aperçu des produits, vous devez avoir ajouté au préalable l'article dans la base de données des articles. Reportez-vous à la section «Ajout d'un article», page 79 pour de plus amples informations sur la procédure d'ajout d'un article à la base de données. Description Description de l'article. Code harmonisé Code harmonisé de l'article. 46 Création d'une facture commerciale

45 Pays de fab. Indique le pays de fabrication de l'article. Quantité Indique le nombre d'articles constituant le colis. Poids unitaire Poids de l'article. Vérifiez que vous avez sélectionné l'unité de poids souhaitée (kg ou lb) dans le champ Unité de mesure ci-dessous. Unité de mesure Sélectionnez l'unité de mesure de chaque article (douzaine, litre, paire, pièces, etc.). Valeur unitaire Indiquez la valeur douanière de l'article. Valeur douanière, avec une liste déroulante permettant de sélectionner la devise Spécifiez ici la valeur douanière, exprimée dans la devise sélectionnée à partir de la liste déroulante située à droite du champ Valeur douanière. Poids total, avec une liste déroulante permettant de sélectionner l'unité de poids (kg ou lb) Ce champ indique la somme des poids individuels de chaque article contenu dans le colis, exprimée selon l'unité choisie dans la liste déroulante située à droite du champ Poids total. En outre, le bouton DÉTAILS vous permet de spécifier des informations supplémentaires pour la facture commerciale. Cet écran vous permet d'indiquer les conditions de vente et les frais de fret de l'expédition (dans la zone CONDITIONS DE VENTE ET TAXES), de choisir une facture commerciale ou pro forma et de spécifier d'autres détails relatifs à la facture commerciale (dans la zone INFORMATIONS FACTURE COMMERCIALE). Création d'une facture commerciale 47

46 4.3 Impression des documents d'expédition Généralités Pour imprimer vos documents, cliquez sur le bouton EXPÉDIER situé au bas de l'écran Expédier une fois que vous avez saisi toutes les informations relatives à l'expédition. Vous pouvez également imprimer des expéditions ouvertes ou des codes Quick préalablement définis en les sélectionnant, puis en cliquant sur le bouton IMPRIMER sur l'écran Expéditions en cours. Les documents d'expédition comprennent les éléments suivants : L'AWB (lettre de transport aérien) en plusieurs exemplaires Le VISA Manifest Report La facture commerciale (si vous l'avez sélectionnée dans l'écran Expédier). Remarque Vous pouvez configurer le nombre d'exemplaires de l'awb à imprimer dans l'onglet Etiquettes de la fenêtre Paramètres du système. Pour de plus amples informations sur la configuration des paramètres d'étiquette, reportez-vous à la section «Paramètres des étiquettes», page Types de documents AWB Si une expédition contient plusieurs colis, un AWB supplémentaire est imprimé pour chaque colis. Le premier AWB est appelé l'awb principal. FedEx Ship Manager Software prépare un AWB international pour chaque colis de l'expédition. Si l'impression est interrompue, FedEx Ship Manager Software met l'expédition en suspens. Relancez l'impression à partir de l'écran Expéditions en cours Facture commerciale Une facture commerciale est utilisée par la douane pour dédouaner les expéditions d'un pays à un autre, elle est indispensable pour les expéditions taxables Visa Manifest Report Pour chaque expédition, le Visa Manifest Report s'imprime automatiquement avec les autres documents d'expédition. Pliez et placez le Visa Manifest Report dans la pochette avec l'awb et la facture commerciale, le cas échéant, et remettez le tout au coursier FedEx avec chaque expédition. 48 Impression des documents d'expédition

47 Autres documents d'expédition Certains pays ou produits nécessitent une déclaration ou la production de documents de douane particuliers. Si vous avez besoin d'imprimer d'autres documents d'exportation, consultez la section «Documents d'exportation», page 61 pour de plus amples informations Etiquetage de l'expédition Cette sous-section présente les étapes nécessaires à l'étiquetage de votre expédition, une fois que vous avez imprimé les documents d'expédition afférents Pour étiqueter une expédition Placez l'awb dans une pochette en plastique, code-barre visible. Pliez et placez tous les exemplaires de la facture commerciale, le cas échéant, dans la pochette contenant l'awb. Le VISA Manifest Report ne doit pas être joint aux autres documents, mais remis directement au coursier. Enlevez le revêtement protecteur de la pochette. Collez la pochette sur le premier colis. Si l'expédition comporte plusieurs colis, placez chaque AWB supplémentaire dans des pochettes distinctes. Enlevez le revêtement protecteur de toutes les autres pochettes et collez les pochettes sur les colis correspondants. Remarque La Mongolie n'accepte pas les bordereaux d'expédition imprimés par laser. Lorsque vous préparez des documents d'expédition et sélectionnez pour destination un pays qui n'accepte pas les impressions laser des bordereaux, un message vous l'indique. Si vous effectuez régulièrement des envois vers ces pays, veuillez contacter l'assistance technique pour essayer de trouver une autre solution matérielle à ce problème. 4.4 Gestion et contrôle des expéditions La gestion et le contrôle des expéditions s'effectue via la fonction Expéditions en cours de FedEx Ship Manager Software. Cette fonction vous permet d'assurer le suivi de vos expéditions Accès aux expéditions en cours Pour accéder aux EXPÉDITIONS EN COURS, cliquez sur l'onglet Expédier sur l'écran principal FedEx Ship Manager Software et sélectionnez l'option EXPÉDITIONS EN COURS. Autres documents d'expédition 49

48 4.4.2 Utilisation de la fonction Expéditions en cours L'écran Expéditions en cours vous permet d'afficher, d'imprimer, de modifier ou de supprimer des expéditions. Pour chaque expédition figurant dans la liste Expéditions en cours, la colonne Etats affiche l'une des valeurs suivantes : Ouverte Il s'agit d'une expédition qui n'a fait l'objet d'aucune impression de document. Lorsque vous expédiez un colis, vous pouvez enregistrer les informations et les garder «ouvertes» pour les reprendre ultérieurement. Vous pouvez ensuite modifier, copier ou terminer l'expédition et imprimer les documents correspondants. Vous pouvez également supprimer les expéditions ouvertes. Imprimée Il s'agit d'une expédition dont les documents ont été imprimés mais qui n'a pas encore été traitée. Vous pouvez modifier, copier ou supprimer une expédition imprimée de l'écran Expéditions en cours. Si vous modifiez les informations relatives à une expédition imprimée, n'oubliez pas de réimprimer les documents et d'utiliser ces nouveaux documents pour étiqueter l'expédition. Code Quick Une expédition enregistrée en tant que code d'expédition Quick peut être renvoyée ; pour cela, sélectionnez l'expédition à partir de l'écran Expéditions en cours, puis cliquez sur IMPRIMER. Vous pouvez également modifier, copier ou supprimer les codes d'expédition Quick. Traitée Il s'agit d'une expédition dont les documents ont été imprimés et dont les données ont été téléchargées dans le système FedEx. Vérifiée Il s'agit d'une expédition IPD pour laquelle l'awb principal n'a pas encore été imprimé. 50 Utilisation de la fonction Expéditions en cours

49 Cliquez sur SÉLECTIONNER pour afficher ou modifier une expédition, sur SUPPRIMER pour supprimer une ou plusieurs expéditions sélectionnées ou sur IMPRIMER pour imprimer l'expédition de votre choix. 4.5 Transmission des expéditions vers le système FedEx Une fois les documents d'expédition prêts, vous devez transmettre les données relatives à l'expédition vers le système FedEx. Cette fonction peut être utilisée plusieurs fois par jour, pour transmettre les données relatives aux expéditions que vous finalisez au cours de la journée. Effectuez les étapes suivantes pour transférer vos expéditions vers le système FedEx. Sélectionnez l'onglet Expédier. Cliquez sur l'option FIN DE LA JOURNÉE. L'écran Fin de la journée affiche les informations d'expédition qui seront transmises au système FedEx. Cliquez sur le bouton FIN DE LA JOURNÉE situé au bas de l'écran pour commencer la transmission. Remarque Une option est disponible pour télécharger des mises à niveau logicielles durant le processus Fin de journée. Si vous utilisez cette option, l'écran suivant s'affiche: Si vous sélectionnez Oui, la mise à niveau logicielle sera téléchargée, le logiciel s'arrêtera et la mise à niveau sera exécutée. Si vous sélectionnez Me rappeler plus tard, le système recherchera une mise à niveau logicielle durant le processus Fin de journée suivant et vous enverra le même avis de mise à niveau. En cas de problème, veuillez contacter le service d'assistance. À l'arrêt du logiciel Fedex Ship Manager et au lancement du téléchargement de la mise à niveau, vous pouvez interrompre la mise à niveau en appuyant sur le bouton Annuler ou Quitter des dialogues de mise à niveau Transmission des expéditions vers le système FedEx 51

50 logicielle. Dans ce cas, au lancement suivant du logiciel, le système détectera qu'une mise à niveau logicielle a été téléchargée mais non encore exécutée, et affichera l'écran suivant : 52 Transmission des expéditions vers le système FedEx

51 5 Enlèvement 5.1 Aperçu Ce chapitre présente la phase suivante de traitement des expéditions, à savoir l'organisation de l'enlèvement. Les rubriques suivantes sont traitées : Informations générales sur l'enlèvement Planification des enlèvements Récapitulatif de l'enlèvement Définition des préférences d'enlèvement 5.2 A propos de l'enlèvement La fonction Enlèvement vous permet de réserver un coursier FedEx afin qu'il vienne prendre un colis sur votre site. Cette fonction est accessible à partir de l'onglet Enlèvement dans l'écran principal de FedEx Ship Manager Software. La fonction Enlèvement est utilisée dans les deux situations suivantes : Lorsque vous ne voulez pas déposer vous-même vos colis et préférez que ceux-ci soient enlevés par un coursier FedEx Express. S'il n'existe pas de planning d'enlèvement régulier établi avec votre entreprise. Remarque Cette fonctionnalité n'étant pas encore disponible dans tous les pays, veuillez vous informer auprès de votre assistance technique locale. Enlèvement 53

52 5.2.1 Planification de l'enlèvement d'une expédition Avant de planifier un enlèvement, vérifiez que le processus de saisie de l'expédition est terminé (en cliquant sur EXPÉDIER dans l'écran d'expédition). Remarque L'enlèvement doit être planifié avant que les détails de l'expédition ne soient transmis au système FedEx via la procédure Fin de la journée Pour planifier un enlèvement Dans l'écran principal de FedEx Ship Manager Software, cliquez sur l'onglet Enlèvement. Dans la zone LIEU D'ENLÈVEMENT, vérifiez les informations relatives au lieu d'enlèvement de votre expédition. Effectuez les modifications requises le cas échéant. Dans l'écran Envoyer commentaires, cliquez sur COMMENTAIRES si vous souhaitez ajouter des remarques. Attention Attention L'écran Envoyer commentaires est destiné à l'ajout d'instructions particulières à l'attention du coursier FedEx Express chargé de l'enlèvement. Dans la zone DÉTAILS COLIS de l'écran, sélectionnez le(s) colis dont vous voulez organiser l'enlèvement. Vérifiez (et modifiez, le cas échéant) la date d'enlèvement. Dans le champ Prêt à, spécifiez l'heure à laquelle les colis seront prêts à être enlevés. Dans le champ Heure de fermeture de la zone HEURE D'ENLÈVEMENT, spécifiez l'heure maximale à laquelle les colis peuvent être enlevés. Cliquez sur CONFIRMER L'ENLÈVEMENT. En retour, vous devez recevoir un numéro de confirmation de réservation. Si vous n'avez pas reçu de numéro, cela signifie que votre réservation n'a pas été effectuée. Si personne ne vient enlever votre colis, contactez le service clientèle et fournissez-lui ce numéro ainsi que votre code site. 54 Planification de l'enlèvement d'une expédition

53 5.2.2 Récapitulatif de l'enlèvement Pour afficher les enlèvements planifiés, cliquez sur RÉCAPITULATIF DE L'ENLÈVEMENT sur l'écran principal Enlèvement. Cet écran affiche tous les enlèvements planifiés. Pour afficher les détails d'un enlèvement planifié, sélectionnez (en mettant en surbrillance) l'enlèvement planifié en question, puis tapez sur la touche ENTRÉE de votre clavier Définition des préférences d'enlèvement La définition des préférences d'enlèvement rentre dans le cadre de la phase de configuration de FedEx Ship Manager Software, que nous avons abordée au chapitre «Configuration». Pour connaître les détails de la marche à suivre, reportez-vous à la section «Pour définir les préférences d'enlèvement», page 34. Récapitulatif de l'enlèvement 55

54 56 Définition des préférences d'enlèvement

55 6 Historique des expéditions et suivi 6.1 Aperçu Ce chapitre traite des fonctionnalités d'historique des expéditions et de suivi de FedEx Ship Manager Software, ainsi que des points suivants : Présentation de l'historique des expéditions Présentation de la fonction de suivi Différentes manières d'effectuer le suivi des expéditions Paramétrage des préférences pour la fonction de suivi 6.2 A propos de l'historique des expéditions et du suivi L'historique des expéditions de FedEx Ship Manager Software vous propose un aperçu des expéditions traitées par FedEx Ship Manager Software au cours des 40 derniers jours. Remarque La période de conservation des données est fixée par défaut à 40 jours. Vous pouvez modifier cette valeur à partir de l'écran Paramètres du système. Reportez-vous à la section «Paramètres d'expédition», page 30 pour plus d'informations. Afin de faciliter l'accès aux informations dont vous avez besoin, l'aperçu de l'historique des expéditions vous permet de trier et de filtrer vos expéditions antérieures selon les critères que vous aurez spécifiés. Pour chaque expédition figurant dans l'aperçu, vous pouvez : consulter, enregistrer et imprimer les informations détaillées de suivi consulter les détails de l'expédition tels qu'ils ont été entrés dans FedEx Ship Manager Software réutiliser les données de l'expédition en les copiant en tant qu'expédition ouverte dans l'écran Expéditions en cours. Outre les possibilités offertes par l'aperçu de l'historique des expéditions, vous pouvez également obtenir des informations concernant le suivi et l'état d'expéditions ne figurant pas dans l'aperçu (par exemple, les expéditions envoyées par un tiers). Historique des expéditions et suivi 57

56 6.2.1 Accès à l'aperçu de l'historique des expéditions Vous pouvez accéder à l'aperçu de l'historique des expéditions en cliquant sur l'onglet Suivi/ Historique de l'écran principal de FedEx Ship Manager Software Utilisation de l'aperçu de l'historique des expéditions Par défaut, cet aperçu vous propose une liste des expéditions traitées au cours des 40 derniers jours. Outre des informations générales d'expédition, cette liste comprend également : Le dernier état connu d'une expédition (dans la colonne Etat) L'indication de toute preuve de livraison obtenue pour une expédition (dans la colonne PDL) Sélection des expéditions à inclure dans l'aperçu Dans la zone HISTORIQUE DES EXPÉDITIONS, indiquez les expéditions que vous souhaitez inclure dans l'aperçu à l'aide de la liste déroulante MODIFIER LES RÉSULTATS À AFFICHER. Vous pouvez inclure : Tous les colis Colis avec PDL Colis sans PDL Colis suivis Critères de suivi Colis non suivis Si vous avez sélectionné Critères de suivi, cliquez sur CRITÈRE DE TRI, puis dans l'écran Critères de sélection des conditionnements spécifiez les expéditions à inclure dans l'aperçu. 58 Accès à l'aperçu de l'historique des expéditions

57 Utilisation des détails de l'historique des expéditions Sélectionnez une ou plusieurs expédition(s) dans l'aperçu de l'historique des expéditions en cochant les cases correspondantes. Cliquez sur : AFFICHER DÉTAILS pour consulter les informations de suivi et l'état actuel des expéditions sélectionnées AFFICHER LES DÉTAILS D'EXPÉDITION pour consulter les détails de l'expédition sélectionnée RAPPORT pour imprimer ou enregistrer un rapport contenant des informations relatives au suivi et à l'état des expéditions sélectionnées SUPPRIMER pour supprimer les expéditions sélectionnées de l'historique des expéditions SUIVI pour contacter le système FedEx et télécharger des informations de suivi concernant les expéditions sélectionnées COPIER pour copier les expéditions sélectionnées en tant qu'expédition ouverte dans l'écran Expéditions en cours Suivi à partir de numéros FedEx Ship Manager Softwarepermet également d'obtenir des informations de suivi sur des expéditions ne figurant pas dans l'historique des expéditions (par exemple des expéditions envoyées par un tiers). Vous pouvez effectuer un suivi des expéditions en fournissant soit leurs numéros de suivi, soit un numéro de compte FedEx ainsi que les numéros de référence des expéditions Suivi des expéditions à partir de leurs numéros de suivi Dans la zone SUIVRE UNE AUTRE EXPÉDITION, vérifiez ou sélectionnez l'option NUMÉROS DE SUIVI FEDEX dans la liste déroulante Suivi par. Sous l'option NUMÉROS DE SUIVI FEDEX, entrez les numéros de suivi des expéditions dont vous souhaitez effectuer le suivi. Cliquez sur SUIVI Importation de numéros de suivi à partir d'un fichier texte Dans la zone SUIVRE UNE AUTRE EXPÉDITION, cliquez sur IMPORTER NUMÉROS DE SUIVI. L'écran Importer les numéros de suivi à partir du fichier s'affiche. Si nécessaire, sélectionnez l'option UTILISER BORNE?, puis entrez le caractère utilisé comme séparateur des numéros de suivi dans le champ Borne. Utilisation des détails de l'historique des expéditions 59

58 Sélectionnez ou entrez le nom du fichier de vos numéros de suivi dans le champ Rechercher le fichier. Cliquez sur OK Suivi des expéditions à partir de leurs numéros de référence Dans la zone SUIVRE UNE AUTRE EXPÉDITION, vérifiez ou sélectionnez l'option NUMÉROS DE RÉFÉRENCE dans la liste déroulante Suivi par. Les champs N de compte FedEx et Date d'expédition s'affichent. Si les expéditions ont eu lieu depuis plus de 9 jours, entrez la date d'expédition dans le champ Date d'expédition. Sous l'option NUMÉROS DE RÉFÉRENCE, entrez les numéros de référence des expéditions dont vous souhaitez effectuer le suivi. Cliquez sur SUIVI. 6.3 Paramétrage des préférences de suivi Le paramétrage des préférences de la fonctionnalité de suivi s'effectue dans le cadre de la configuration de l'application. Pour plus de détails, veuillez consulter la section «Pour définir les préférences de suivi», page Suivi des expéditions à partir de leurs numéros de référence

59 7 Documents d'exportation 7.1 A propos des documents d'exportation FedEx Ship Manager Softwarevous permet de générer des documents d'exportation courants. 7.2 Documents d'exportation Certains pays/produits nécessitent une déclaration ou une documentation particulière pour le passage en douane. Vous pouvez imprimer tout document d'exportation via l'onglet Documents d'exportation. Lorsqu'il est sélectionné, cet onglet affiche l'écran Liste de documents comportant la liste des documents que vous pouvez imprimer. Pour imprimer un document d'exportation Sélectionnez le document d'exportation que vous souhaitez imprimer dans l'écran Liste de documents. Dans la liste déroulante à droite du type de document sélectionné, cliquez sur la flèche BAS. L'écran N d'expédition s'affiche. Sélectionnez l'expédition pour laquelle vous souhaitez imprimer le document, puis cliquez sur SÉLECTIONNER. Cliquez sur OPTIONS afin de sélectionner une imprimante et spécifiez le nombre d'exemplaires à imprimer. Documents d'exportation 61

60 Cliquez sur SÉLECTIONNER. Le document à imprimer s'affiche. Complétez le document d'exportation. Au bas du document, cliquez sur IMPRIMER pour lancer l'impression du document. Remarque Vous pouvez consulter une liste de documents supplémentaires requis en cliquant sur le lien " FedEx Global Trade Manager ". 62 Documents d'exportation

61 8 Bases de données 8.1 A propos des bases de données La gestion de base de données dans FedEx Ship Manager Software s'applique à deux bases de données, à savoir CARNET D'ADRESSES et ARTICLES. Vous pouvez y enregistrer toutes les données relatives aux adresses et aux articles. De cette façon, vous ne devrez pas les saisir de nouveau ultérieurement. Vous pouvez ajouter, modifier, copier et supprimer les informations expéditeurs, destinataires, groupes de destinataires, importateurs ainsi que courtiers dans la base de données CARNET D'ADRESSES. Vous pouvez faire de même avec les informations relatives aux articles dans la base de données ARTICLES Accès à la base de données Carnet d'adresses Dans l'écran principal de FedEx Ship Manager Software, cliquez sur l'onglet Bases de données. Si l'écran d'accueil du Carnet d'adresses n'apparaît pas, vous pouvez y accéder en cliquant sur l'option CARNET D'ADRESSES en haut de l'écran. Bases de données 63

62 8.2 Gestion de la base de données Carnet d'adresses Gestion des expéditeurs Ouvrez la base de données CARNET D'ADRESSES, puis cliquez sur EXPÉDITEURS afin d'afficher la liste des expéditeurs déjà enregistrés dans la base de données. La liste est vide si aucun expéditeur n'a été enregistré Pour ajouter un expéditeur Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur EXPÉDITEURS. Cliquez sur NOUVEAU. Un écran Informations expéditeur vierge s'affiche. Entrez les informations expéditeur de la manière suivante : N de compte FedEx Il s'agit du numéro de compte à 9 chiffres que FedEx vous a transmis par courrier ou par Gestion de la base de données Carnet d'adresses

63 Code expéditeur Il s'agit d'une combinaison unique de lettres et de chiffres servant à identifier l'expéditeur (par exemple ACME0). Société, Nom du contact, Pays (liste déroulante), Adresse Ligne 1, Adresse Ligne 2, Ville, Code postal et N de téléphone principal Signature Il s'agit de la personne ayant validé la facture. Expéditeur accessible pour Vous pouvez faire en sorte que n'importe quelle personne de votre groupe d'utilisateurs puisse accéder à l'expéditeur que vous créez. Remarque Les champs suivants sont facultatifs : Autre n de téléphone, Fax, , N ID Service, N de compte en banque, N Ch. de Commerce et N d'id/ein Douane. Ces informations servent exclusivement à la facturation et à l'avis d'expédition. Le champ Adresse Ligne 2 est utilisé lorsqu'une deuxième adresse est nécessaire. Cliquez sur VALEURS PAR DÉFAUT si vous souhaitez entrer des valeurs par défaut d'expédition et d'avis d'expédition pour cet expéditeur. Continuez avec «Pour définir des valeurs par défaut pour les expéditions d'un expéditeur (Expédition)» ci-dessous. Pour ajouter les détails courants de l'expéditeur, cliquez sur OK. L'expéditeur est désormais présent dans la base de données Pour définir des valeurs par défaut pour les expéditions d'un expéditeur (Expédition) Cliquez sur VALEURS PAR DÉFAUT pour afficher l'écran Valeurs par défaut de l'expéditeur. Vous pouvez y définir les valeurs par défaut d'expédition et d'avis d'expédition pour des expéditions effectuées par l'expéditeur. Ces paramètres par défaut sont prioritaires par rapport aux paramètres de l'application décrits dans la section «Préférences» à la page 33. Remarque Les valeurs par défaut d'un expéditeur peuvent être outrepassées pour une expédition donnée. Cliquez sur VALEURS PAR DÉFAUT ; l'écran Valeurs par défaut de l'expéditeur s'affiche. Pour définir des valeurs par défaut pour les expéditions d'un expéditeur (Expédition) 65

64 Cet écran contient deux onglets : Expédition pour les valeurs par défaut d'expédition et Avis d'expédition pour les valeurs par défaut d'avis d'expédition. Cliquez sur l'onglet Expédition (si celui-ci n'est pas déjà sélectionné). Vous pouvez sélectionner ou entrer les valeurs par défaut suivantes pour les expéditions effectuées par cet expéditeur : Code Courtier Le code courtier et le nom de l'entreprise. Pour plus d'informations sur l'ajout d'un nouveau courtier, reportez-vous à la section «Ajout d'un courtier» à la page 78. ID Importateur L'ID de l'importateur et le nom de l'entreprise. Pour plus d'informations sur l'ajout d'un nouvel importateur, reportez-vous à la section «Ajout d'un importateur» à la page 77. Service Le service par défaut de FedEx pour les expéditions. Pour plus d'informations concernant les services FedEx disponibles, reportez-vous à la section «Services», page 93. Conditionnements Le type de conditionnement par défaut. Pour plus d'informations sur les types de conditionnement FedEx disponibles, reportez-vous à la section «Conditionnements», page 93. Facturer les frais de transport à Le destinataire de la facturation des frais d'expédition. N de compte Le numéro de compte FedEx du destinataire sélectionné permettant un règlement automatique. Facturer droits de douane et taxes à Le destinataire de la facturation des droits de douane et les taxes. N de compte Le numéro de compte FedEx du destinataire sélectionné permettant un règlement automatique. Référence d'expédition Un ou plusieurs mot(s) clé(s), ou un texte court servant de référence. Parce que les références d'expédition apparaîtront sur les factures envoyées par FedEx, une utilisation judicieuse des informations des références d'expédition peut faciliter votre suivi interne. Notes de service Le nom du service ou tout autre renseignement complémentaire. Description du document La description par défaut pour des expéditions de documents. Code Article Le Code Article par défaut et la description d'expéditions comportant des articles. 66 Pour définir des valeurs par défaut pour les expéditions d'un expéditeur (Expédition)

65 Pour plus d'informations sur l'ajout d'un nouvel article, reportez-vous à la section «Ajout d'un article» à la page 79. Devise La devise par défaut. Lors de la sélection du code devise, le nom de la devise s'affiche dans la fenêtre adjacente. Type d'expédition Le type d'expédition par défaut : DOCUMENTS UNIQUEMENT ou NON-DOCUMENT. Spécifier les articles Indique si les informations relatives aux articles s'appliquent À L'EXPÉDITION COMPLÈTE ou À UN COLIS. Imprimer la facture commerciale Indique si vous souhaitez inclure une facture commerciale. Consolider la Facture Indique si vous souhaitez ajouter la facture commerciale aux factures en attente. Cliquez sur OK pour sauvegarder les valeurs par défaut des expéditions effectuées par cet expéditeur Définition de valeurs par défaut des expéditions effectuées par un expéditeur - ShipAlert Cliquez sur l'onglet ShipAlert (si celui-ci n'est pas déjà sélectionné). Vous pouvez envoyer des avis d'expédition ShipAlert par courrier électronique à six destinataires : l'expéditeur, le destinataire, le courtier et trois autres personnes. Lorsque l'envoi sera livré, ces destinataires recevront un courrier électronique les informant de la livraison de l'envoi. Dans le champ AJOUTER VOTRE PROPRE MESSAGE, vous pouvez ajouter un message qui sera joint au courrier électronique d'avis d'expédition. par courrier électronique. Définition de valeurs par défaut des expéditions effectuées par un expéditeur - ShipAlert 67

66 Attention Pour que cette option fonctionne correctement, l'adresse électronique de l'expéditeur doit être correctement saisie sur l'écran Informations expéditeur de la base de données Carnet d'adresses (voir " «Gestion des expéditeurs» à la page 64. Vous pouvez entrer l'adresse électronique d'une ou de deux personne(s) dans les champs Autre 1, Autre 2 et Autre 3 afin qu'elles reçoivent des avis d'expédition. Cliquez sur ENREGISTRER Modification des détails d'un expéditeur Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur EXPÉDITEURS. Cliquez sur EDITER. Modifiez n'importe quel détail de l'expéditeur (y compris les valeurs par défaut si nécessaire). Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. 68 Modification des détails d'un expéditeur

67 Copie des détails d'un expéditeur Si vous souhaitez ajouter un expéditeur dont les informations sont analogues à celles d'un autre expéditeur figurant déjà dans la base de données, vous pouvez copier les données de ce dernier pour ensuite les modifier si nécessaire. Pour copier un expéditeur, suivez la démarche ci-dessous : Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur EXPÉDITEURS. Cliquez sur l'expéditeur dont vous souhaitez copier les détails. L'écran Informations Expéditeur s'affiche de nouveau, mais sans les détails relatifs au Code Expéditeur. Entrez le nouveau code expéditeur dans le champ Code Expéditeur. Modifiez un ou plusieurs des détails requis ou validez les autres détails non modifiés. Cliquez sur OK pour enregistrer les détails du nouvel expéditeur Suppression d'un expéditeur Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur EXPÉDITEURS. Sélectionnez l'expéditeur que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur SUPPRIMER, puis sur OUI pour confirmer Gestion des destinataires Ouvrez la base de données CARNET D'ADRESSES et cliquez sur DESTINATAIRES afin d'accéder à la liste des destinataires déjà dans la base de données. La liste est vide si aucun destinataire n'a été enregistré. Copie des détails d'un expéditeur 69

68 Ajout d'un destinataire Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur DESTINATAIRES. Cliquez sur NOUVEAU. Un écran Informations destinataire vierge s'affiche. Entrez les informations destinataire de la manière suivante : ID Destinataire Il s'agit d'une combinaison unique de lettres et de chiffres servant à identifier un destinataire (par exemple ACME0). Société, Nom du contact, Pays (liste déroulante), Adresse Ligne 1, Adresse Ligne 2, Ville, Code postal et N de téléphone principal N de compte FedEx C'est ici qu'il faut entrer le numéro de compte FedEx du destinataire. N de compte Tiers C'est ici qu'il faut entrer le numéro de compte FedEx d'un tiers. Ces informations serviront lors de la facturation à un tiers des frais d'expédition et des taxes. 70 Ajout d'un destinataire

69 Destinataire accessible pourvous pouvez faire en sorte que le groupe de destinataire que vous créez soit accessible par n'importe qui dans votre groupe d'utilisateurs, par vous exclusivement ou par tous les utilisateurs. Remarque Les champs suivants sont facultatifs : Autre téléphone, Fax, , Compte bancaire, Service et N Ch. Commerce. Ces informations servent exclusivement à la facturation et à l'avis d'expédition ShipAlert. En outre, le champ Adresse Ligne 2 n'est utilisé que lorsqu'une deuxième adresse est nécessaire. Cliquez sur VALEURS PAR DÉFAUT si vous souhaitez accéder aux valeurs par défaut de ce destinataire. Référez-vous à la section «Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - Expédition» ci-dessous. Si vous souhaitez ajouter les détails du destinataire tels qu'ils sont, cliquez sur OK pour ajouter le destinataire à la base de données Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - Expédition En cliquant sur VALEURS PAR DÉFAUT, vous affichez l'écran Valeurs par défaut du destinataire dans lequel vous pouvez définir les valeurs par défaut d'expédition et d'avis d'expédition pour des expéditions vers un destinataire. Ces paramètres par défaut sont prioritaires par rapport aux valeurs par défaut des expéditeurs décrites plus haut dans ce chapitre et par rapport aux autres paramètres par défaut de l'application décrits à la section «Préférences» à la page 33. Cliquez sur VALEURS PAR DÉFAUT et l'écran Valeurs par défaut du destinataire s'affiche. Cet écran contient deux onglets : Expédition pour les valeurs par défaut d'expédition et Avis d'expédition pour les valeurs par défaut d'avis d'expédition. Cliquez sur l'onglet Expédition (si celui-ci n'est pas déjà sélectionné). Vous pouvez sélectionner ou entrer les valeurs par défaut suivantes pour les expéditions effectuées vers ce destinataire : Code Courtier Le code courtier et le nom de l'entreprise. Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - Expédition 71

70 Pour plus d'informations sur l'ajout d'un nouveau courtier, reportez-vous à la section «Ajout d'un courtier» à la page 78. ID Importateur L'ID de l'importateur et le nom de l'entreprise. Pour plus d'informations sur l'ajout d'un nouvel importateur, reportez-vous à la section «Ajout d'un importateur» à la page 77. Service Le service par défaut de FedEx pour les expéditions. Pour plus d'informations concernant les services FedEx disponibles, reportez-vous à la section «Services», page 93. Conditionnements Le type de conditionnement par défaut. Pour plus d'informations sur les types de conditionnement FedEx disponibles, reportez-vous à la section «Conditionnements», page 93. Facturer les frais de transport à Le destinataire de la facturation des frais d'expédition. N de compte Le numéro de compte FedEx du destinataire sélectionné permettant un règlement automatique. Facturer droits de douane et taxes à Le destinataire de la facturation des droits de douane et les taxes. Référence d'expédition Un ou plusieurs mot(s) clé(s), ou un texte court servant de référence. Parce que les références d'expédition apparaîtront sur les factures envoyées par FedEx, une utilisation judicieuse des informations des références d'expédition peut faciliter votre suivi interne. Notes de service Le nom du service ou tout autre renseignement complémentaire. Description du document La description par défaut pour des expéditions de documents. Code Article Le Code Article par défaut et la description d'expéditions comportant des articles. Pour plus d'informations sur l'ajout d'un nouvel article, reportez-vous à la section «Ajout d'un article» à la page 79. Devise La devise par défaut. Lors de la sélection du code devise, le nom de la devise s'affiche dans la fenêtre adjacente. Type d'expédition Le type d'expédition par défaut : DOCUMENTS UNIQUEMENT ou NON-DOCUMENT. Spécifier les articles Indique si les informations relatives aux articles s'appliquent À L'EXPÉDITION COMPLÈTE ou À UN COLIS. 72 Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - Expédition

71 Imprimer la facture commerciale Indique si vous souhaitez inclure une facture commerciale. Consolider la Facture Indique si vous souhaitez ajouter la facture commerciale aux factures en attente. Cliquez sur OK pour sauvegarder les valeurs par défaut des expéditions vers ce destinataire Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - ShipAlert Cliquez sur l'onglet ShipAlert (si celui-ci n'est pas déjà sélectionné). Vous pouvez envoyer des avis d'expédition ShipAlert par courrier électronique à six destinataires : l'expéditeur, le destinataire, le courtier et trois autres personnes. Lorsque l'envoi sera livré, ces destinataires recevront un courrier électronique les informant de la livraison de l'envoi. Dans le champ AJOUTER VOTRE PROPRE MESSAGE, vous pouvez ajouter un message qui sera joint au courrier électronique d'avis d'expédition. par courrier électronique. Attention Pour que cette option fonctionne correctement, l'adresse électronique de l'expéditeur doit être correctement saisie sur l'écran Informations expéditeur de la base de données Carnet d'adresses (voir " «Gestion des expéditeurs» à la page 64). Vous pouvez entrer l'adresse électronique d'une ou de deux personne(s) dans les champs Autre 1 et Autre 2 afin qu'elles reçoivent des avis d'expédition. Cliquez sur OK pour sauvegarder les valeurs par défaut des avis d'expédition des expéditions vers ce destinataire. Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - ShipAlert 73

72 Modification des détails d'un destinataire Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur DESTINATAIRES. Cliquez sur EDITER. Modifiez un ou plusieurs détails du destinataire (y compris les valeurs par défaut si nécessaire). Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications Copie des détails d'un destinataire Si vous souhaitez ajouter un destinataire dont les informations sont analogues à celles d'un autre destinataire figurant déjà dans la base de données, vous pouvez copier les données de ce dernier pour ensuite les modifier si nécessaire. Pour copier un destinataire (possédant un nouvel ID destinataire), procédez comme suit : Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur DESTINATAIRES. 74 Modification des détails d'un destinataire

73 Cliquez sur le destinataire dont vous souhaitez copier les détails. L'écran Informations destinataire s'affiche de nouveau, mais sans détails relatifs à l'id Destinataire. Entrez le nouvel ID Destinataire dans le champ ID Destinataire. Modifiez un ou plusieurs des détails requis ou validez les autres détails non modifiés. Cliquez sur OK pour enregistrer les détails du nouveau destinataire Suppression d'un destinataire Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur DESTINATAIRES. Sélectionnez le destinataire que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur SUPPRIMER, puis sur OUI pour confirmer Gestion de groupes de destinataires Si vous souhaitez envoyer des colis identiques à plusieurs destinataires, vous pouvez utiliser des groupes de destinataires afin de n'organiser qu'une seule expédition. Ouvrez la base de données CARNET D'ADRESSES et cliquez sur GROUPES DE DESTINATAIRES afin d'accéder à la liste des destinataires déjà dans la base de données. La liste est vide si aucun groupe de destinataires n'a été enregistré Ajout d'un groupe de destinataires Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur GROUPES DE DESTINATAIRES. Suppression d'un destinataire 75

74 Cliquez sur NOUVEAU. Un écran Informations groupe vierge s'affiche. Entrez les informations groupes de destinataires de la manière suivante : Code Groupe Entrez dans ce champ une combinaison unique de lettres et de chiffres servant à identifier un groupe de destinataires (par exemple ACME100). Description groupe Entrez dans ce champ une courte description du nouveau groupe de destinataires. Groupe accessible pour Vous pouvez faire en sorte que le groupe de destinataire que vous créez soit accessible par n'importe qui dans votre groupe d'utilisateurs, par vous exclusivement ou par tous les utilisateurs. Cochez les cases concernées pour sélectionner un ou plusieurs destinataires dans la zone DESTINATAIRES. Cliquez sur AJOUTER AU GROUPE. Cliquez sur OK pour enregistrer le nouveau groupe de destinataires Modification des détails d'un groupe de destinataires Dans l'écran Carnet d'adresses - Groupes de destinataires, sélectionnez un groupe. Cliquez sur EDITER. L'écran Informations groupe s'affiche. Modifiez les détails du groupe de destinataires. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications Copie des détails d'un groupe de destinataires Si vous souhaitez ajouter un groupe de destinataires dont les informations sont analogues à celles d'un autre groupe de destinataires figurant déjà dans la base de données, vous pouvez copier les données de ce dernier pour ensuite les modifier si nécessaire. Pour copier un groupe de destinataires, procédez comme suit : 76 Modification des détails d'un groupe de destinataires

75 Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur GROUPES DE DESTINATAIRES. Cliquez sur le groupe de destinataires dont vous souhaitez copier les détails. L'écran Informations groupe s'affiche de nouveau, mais sans code groupes. Entrez un nouveau code groupe dans le champ CODE GROUPE. Si nécessaire, modifiez la composition du groupe de destinataires. Cliquez sur OK pour enregistrer les détails du nouveau groupe de destinataires Suppression d'un groupe de destinataires Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur GROUPES DE DESTINATAIRES. Sélectionnez le groupe de destinataires que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur SUPPRIMER, puis sur OUI pour confirmer Gestion des importateurs et des courtiers La gestion dans la base de données des détails des importateurs et des courtiers est analogue à la gestion des informations des expéditeurs, destinataires et groupes de destinataires. Les écrans se rapportant aux importateurs et aux courtiers sont pratiquement identiques à ceux des destinataires Ajout d'un importateur Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur IMPORTATEURS. Cliquez sur NOUVEAU. Entrez dans le champ ID Importateur une combinaison unique de lettres et de chiffres permettant d'identifier l'importateur. Remplissez les détails restants comme vous le feriez pour ajouter un destinataire (voir «Ajout d'un destinataire» à la page 69). Cliquez sur OK pour enregistrer les détails du nouvel importateur Edition, copie ou suppression d'un importateur Les procédures pour l'édition, la copie ou la suppression d'importateurs sont identiques à celles des destinataires. Reportez-vous aux sections «Modification des détails d'un destinataire» à la page 74, «Copie des détails d'un destinataire» à la page 74, et «Suppression d'un destinataire» à la page 75. Suppression d'un groupe de destinataires 77

76 Ajout d'un courtier Dans l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur COURTIERS. Cliquez sur NOUVEAU. Entrez dans le champ Code Courtier une combinaison unique de lettres et de chiffres permettant d'identifier le courtier. Remplissez les détails restants comme vous le feriez pour ajouter un destinataire (voir «Ajout d'un destinataire» à la page 69). Cliquez sur OK pour enregistrer les détails du nouveau courtier Edition, copie ou suppression d'un courtier Les procédures pour l'édition, la copie ou la suppression d'importateurs sont identiques à celles des destinataires. Reportez-vous aux sections «Modification des détails d'un destinataire» à la page 74, «Copie des détails d'un destinataire» à la page 74, et «Suppression d'un destinataire» à la page Ajout d'un courtier

77 8.3 La base de données Articles A propos des articles La base de données Articles a les mêmes fonctions que celle du carnet d'adresses. Les actions s'effectuent par le biais des boutons NOUVEAU, EDITER, COPIER et SUPPRIMER affichés à l'écran Gestion des articles Ajout d'un article Dans l'écran Aperçu des produits, cliquez sur NOUVEAU. L'écran Article s'affiche. Entrez les informations de l'article de la manière suivante : La base de données Articles 79

78 Code Article Entrez une combinaison unique de lettres et de chiffres servant à identifier l'article. Code harmonisé Vous avez également la possibilité d'entrer le code harmonisé officiel à 10 chiffres, au format suivant : ####.##.####. Courte description et Description Entrez une description courte (facultative) et une description plus longue. Unité de mesure Vous avez la possibilité de sélectionner l'unité de mesure adaptée pour l'article concerné (facultatif). Valeur unitaire et Unité poids Entrez les détails concernés dans ces champs (facultatif). N'oubliez pas de vérifier ou de sélectionner la mesure de poids adaptée. Référence Entrez un numéro de pièce (facultatif). Pays de fabrication Sélectionnez le pays dans lequel l'article a été fabriqué (facultatif). N de licence d'exportation, Date Autorisation Export., N licence d'importation, et Date de la licence d'importation Entrez les numéros et dates de licence qui conviennent (facultatif). Article disponible pour Indiquez si l'article est accessible par tous les membres de votre groupe d'utilisateurs, par vous-même exclusivement ou par tous les utilisateurs. Cliquez sur OK pour enregistrer les détails de l'article Edition, copie ou suppression d'un article La procédure pour l'édition, la copie ou la suppression d'articles est pratiquement identique à celles des destinataires. (Reportez-vous aux sections «Modification des détails d'un destinataire» à la page 74, «Copie des détails d'un destinataire» à la page 74, et «Suppression d'un destinataire» à la page 75.) 80 Edition, copie ou suppression d'un article

79 9 Rapports 9.1 A propos des rapports FedEx Ship Manager Software vous permet de créer des rapports détaillés pour toutes les expéditions que vous (ou d'autres utilisateurs) avez entrées. Cette application vous fournit également un ensemble de rapports prédéfinis que vous pouvez personnaliser ou utiliser comme modèles pour la création de nouveaux rapports. 9.2 Rapports Pour accéder à la fonctionnalité Rapports, cliquez sur l'onglet Rapports dans l'écran principal de FedEx Ship Manager Software. Vous pouvez soit utiliser un des modèles de rapports prédéfinis, soit créer le vôtre. Les rapports peuvent être imprimés, envoyés par fax, affichés à l'écran ou enregistrés en tant que fichiers texte. Certains rapports peuvent également être exportés dans un format de fichier délimité permettant leur exploitation dans une autre application. Le niveau de personnalisation des rapports est important, tant pour le contenu que pour la mise en page. Pour profiter pleinement des différentes possibilités offertes par la fonctionnalité Rapports, vous pouvez soit modifier un des modèles de rapports et le sauvegarder en tant que nouveau rapport, soit créer de toute pièce votre propre rapport. Dans les deux cas, il est judicieux d'explorer différentes options afin de déterminer le contenu et la mise en page les mieux adaptés à vos besoins. Rapports 81

80 9.2.1 L'écran Sélection de rapport Vous trouverez dans l'écran Sélection de rapport cinq modèles de rapports prédéfinis, que vous pourrez utiliser directement pour générer et imprimer des rapports. Définissez votre tâche de rapport en cliquant sur un des quatre boutons au bas de l'écran : Cliquez sur SÉLECTIONNER pour générer et imprimer le type de rapport sélectionné. Cliquez sur EDITER pour modifier un rapport ou type de rapport existant. Cliquez sur NOUVEAU pour créer un nouveau rapport ou type de rapport. Cliquez sur SUPPRIMER pour supprimer un rapport ou type de rapport existant. Attention Soyez extrêmement prudent lorsque vous supprimez des rapports ou des modèles de rapports. Une fois supprimé, un rapport ou un modèle de rapport ne peut pas être récupéré. Cette règle ne concerne pas l'ensemble des rapports prédéfinis fournis avec FedEx Ship Manager Software Génération d'un rapport à partir d'un modèle Dans la colonne Nom du rapport de l'écran Sélection de rapport, sélectionnez le type de rapport souhaité. Cliquez sur SÉLECTIONNER pour générer et imprimer le rapport, l'enregistrer dans un fichier ou l'afficher à l'écran Pour créer un nouveau rapport avec une mise en page prédéfinie Dans l'écran Sélection de rapport, cliquez sur NOUVEAU. L'écran Définition des rapports s'affiche. Complétez les champs obligatoires : Rapport Nom sous lequel le rapport est répertorié. Titre Titre du rapport. Type de mise en page Si vous sélectionnez MISE EN PAGE PRÉDÉFINIE, vous pouvez définir une date, plusieurs types de données et des critères de tri. L'option MISE EN PAGE DÉFINIE PAR L'UTILISATEUR vous permet également de sélectionner les champs à inclure dans le rapport que vous avez créé. Rapport basé sur Dans cette liste déroulante, sélectionnez CONTRÔLE DES EXPÉDITIONS, RAPPORT DE LIVRAISON, RAPPORT VISA, RAPPORT DU COURSIER, APERÇU DE L'HISTORIQUE DES EXPÉDITIONS ou DÉTAILS TARIFAIRES DE L'HISTORIQUE DES EXPÉDITIONS. Utiliser l'en-tête? Si vous sélectionnez UTILISATION DE L'EN-TÊTE, un en-tête sera imprimé sur le rapport. Vous pouvez modifier le texte de l'en-tête en cliquant sur EDITER EN-TÊTE. Utiliser le pied de page? Si vous sélectionnez UTILISATION DU PIED DE PAGE, un pied de page sera imprimé sur le rapport. Vous pouvez modifier le texte du pied de page en cliquant sur le bouton EDITER PIED DE PAGE. 82 L'écran Sélection de rapport

81 Plusieurs lignes pour les sous-totaux et les totaux généraux? Lorsque vous sélectionnez des champs pour les sous-totaux et/ou les totaux généraux, vous pouvez choisir d'afficher du texte en regard. Si vous sélectionnez Plusieurs lignes pour les sous-totaux et les totaux généraux?, chaque sous-total ou total général s'affiche sur une ligne distincte. Cette option est utile lorsque le texte des totaux est trop long ou si vous spécifiez plus d'un sous-total ou total général. Afficher les critères de données lorsque le rapport est utilisé? Cette option permet d'afficher l'écran Critères des données à chaque lancement du rapport, vous permettant ainsi de modifier ces critères à chaque exécution. Afficher les critères de date lorsque le rapport est utilisé? Cette option permet d'afficher l'écran Critères de dates lors du lancement du rapport, ce qui vous permettra de modifier les critères de date à chaque fois. Destination des rapports Pour chaque rapport, vous pouvez définir une destination. Vous pouvez soit envoyer votre rapport vers l'imprimante Windows par défaut, soit afficher l'écran de l'imprimante Windows au moment d'imprimer le rapport. Ceci vous permet de sélectionner une imprimante au préalable. Mise en page Cette option n'est disponible que si vous avez sélectionné au préalable l'imprimante Windows par défaut comme destination du rapport. Ceci vous permet de spécifier l'orientation d'impression pour le rapport. Nombre de copies Entrez le nombre d'exemplaires à imprimer. Imprimer à la fin de la journée? Sélectionnez cette option si vous souhaitez imprimer automatiquement le rapport à chaque transfert d'expéditions vers le système FedEx. Rapport disponible pour Vous permet de spécifier qui a accès au rapport : tous les utilisateurs, vous uniquement, ou les membres de votre groupe d'utilisateurs. Cliquez sur CRITÈRES DE DATE. Selon les informations disponibles pour un rapport, il est possible de définir des critères de date. Lorsque vous créez un rapport contenant par exemple des informations relatives au destinataire, l'option CRITÈRES DE DATE n'est pas disponible, car la base de données des destinataires ne contient aucune information sur les dates. Si vous spécifiez une date précise ou une plage d'expédition, le rapport inclut les expéditions traitées uniquement à cette date ou pendant cette plage. Sélectionnez une des options suivantes dans l'écran Critères de date : QUOTIDIEN Il s'agit des expéditions traitées aujourd'hui. MISE À JOUR HEBDO. Expéditions traitées entre le premier jour de la semaine et aujourd'hui. PAR MOIS JUSQU'À AUJ. Expéditions traitées entre le premier jour du mois et aujourd'hui. Pour créer un nouveau rapport avec une mise en page prédéfinie 83

82 DÉSÉLECTIONNER Désactive les critères de date Entrez les détails suivants dans l'écran Critères de date : Nombre de jours écoulés : Entrez le nombre de jours correspondant aux expéditions traitées sous un certain nombre de jours jusqu'à la date d'aujourd'hui. Plage de dates d'expédition Expéditions traitées pendant une plage déterminée, l'utilisateur devant indiquer les dates de début et de fin du rapport. Cliquez sur OK pour revenir à l'écran Définition des rapports. Cliquez sur CRITÈRES DE DATE. L'écran Critères de données et ordre de tri s'affiche. La colonne CHAMPS SÉLECTIONNÉS affiche la liste des champs inclus dans le rapport. Utilisez cette colonne pour sélectionner le champ que vous souhaitez utiliser pour les critères de données (les champs varient en fonction des rapports). Pour entrer des critères de données, procédez comme suit : Dans la colonne CRITÈRES DE DONNÉES, saisissez les critères de données pour le champ approprié. Vous pouvez entrer des caractères ou des chiffres, ou construire une condition logique au moyen des opérateurs situés à droite de la fenêtre. Pour utiliser un opérateur, sélectionnez le nom de l'opérateur puis cliquez sur AJOUTER. L'opérateur est ajouté au champ CRITÈRES DE DONNÉES sélectionné. Entrez un numéro de tri (entre 1 et 4) dans le champ Ordre de tri et indiquez si vous souhaitez que le tri soit ascendant (ASC) ou descendant (DESC). Cliquez sur OK pour revenir à l'écran Définition des rapports. Dans l'écran Définition des rapports, cliquez sur OK pour terminer la création du nouveau rapport. Attention Les critères de données et/ou l'ordre de tri restent actifs jusqu'à ce que vous les supprimiez. 84 Pour créer un nouveau rapport avec une mise en page prédéfinie

83 Création d'un nouveau rapport avec une mise en page définie par l'utilisateur Dans l'écran Sélection de rapport, cliquez sur NOUVEAU. L'écran Définition des rapports s'affiche. Renseignez les champs obligatoires comme ci-dessus (voir «Pour créer un nouveau rapport avec une mise en page prédéfinie», page 82) mais sélectionnez MISE EN PAGE DÉFINIE PAR L'UTILISATEUR. L'écran Définition des rapports contient un bouton MISE EN PAGE permettant de définir la mise en page de votre nouveau rapport. Cliquez sur MISE EN PAGE. L'écran Définition de la mise en page des rapports s'affiche. Il vous permet de définir les champs devant figurer dans le rapport, l'ordre dans lequel ils sont présentés, le type d'en-tête, etc. Pour définir la mise en page et le contenu de votre rapport, procédez comme suit : Dans la colonne Sél (Sélectionner), sélectionnez les champs que vous souhaitez inclure dans le rapport. Dans la colonne Séq (Séquence), saisissez un numéro de séquence permettant de déterminer l'ordre, de gauche à droite (1 = extrémité gauche), dans lequel les différents champs doivent figurer dans le rapport. Spécifiez dans la colonne Long. le nombre de caractères à afficher dans chaque champ. Vous pouvez utiliser la valeur par défaut ou entrer un nombre inférieur ou supérieur. Indiquez dans la colonne Origine l'origine du champ, ce qui permet de déterminer plus facilement le contenu du champ. Saisissez dans Champ d'en-tête sur le rapport le libellé de chaque champ figurant dans le rapport. Vous pouvez utiliser la valeur par défaut ou modifier l'en-tête comme vous le souhaitez. Dans Tri (Champs de tri), vous pouvez sélectionner un maximum de quatre champs comme clés de tri pour votre rapport. Pour sélectionner un champ de tri, entrez un nombre (entre 1 et 4) dans le champ correspondant dans Tri. Création d'un nouveau rapport avec une mise en page définie par l'utilisateur 85

84 Lorsque vous avez sélectionné un champ de tri, un petit bouton apparaît à côté du numéro de tri. L'écran Indication du total s'affiche si vous cliquez sur ce bouton. Il vous permet de déterminer les totaux ou les pourcentages pour ce champ de tri. Entrez des indications de totaux dans ce champ. Si vous entrez des totaux dans cet écran, un drapeau rouge apparaît dans la case des totaux située en regard du champ de tri. Lorsque vous sélectionnez le premier champ de tri, une case apparaît dans la colonne FF (page suivante). Cliquez dessus pour passer à une nouvelle page lorsque vous imprimez un rapport. Dans le cas de champs numériques, sélectionnez SOUS (Sous-totaux) ou GENERAUX (Totaux généraux) si vous souhaitez afficher un sous-total ou un total global pour ce champ. Répétez les étapes suivantes pour chaque champ de tri puis validez chaque champ de tri en cliquant sur OK dans l'écran Indication du total. Si vous souhaitez inclure uniquement des informations répondant à certains critères spécifiques dans votre rapport, cliquez dans l'écran Définition de la mise en page des rapports sur le bouton CRITÈRES DE DONNÉES. Dans l'écran Critères de données et ordre de tri, entrez les détails adaptés, tels qu'ils sont décrits à l'étape 7 de la section«pour créer un nouveau rapport avec une mise en page prédéfinie», page 82. Vous pouvez entrer des caractères ou des chiffres, ou construire une condition logique au moyen des opérateurs situés à droite de la fenêtre. Pour utiliser un opérateur, sélectionnez le nom de l'opérateur puis cliquez sur AJOUTER. Cliquez sur OK pour revenir à l'écran Définition de la mise en page des rapports. Dans l'écran Définition de la mise en page des rapports, cliquez sur OK Edition d'un type de rapport existant Dans la liste déroulante Nom du rapport de l'écran Sélection de rapport, sélectionnez le type de rapport souhaité. Cliquez sur EDITER. Le contenu et la mise en page de l'écran Définition des rapports dépend du type de rapport sélectionné. La méthode permettant d'éditer un rapport existant (dont le nom et la mise en page ne peuvent être modifiés) est en grande partie identique à celle permettant de créer un nouveau rapport. Consultez les deux paragraphes ci-dessus traitant de la création d'un nouveau rapport avec une mise en page prédéfinie et de la création d'un nouveau rapport avec une mise en page définie par l'utilisateur, aux 86 Edition d'un type de rapport existant

85 sections «Pour créer un nouveau rapport avec une mise en page prédéfinie», page 82et «Création d'un nouveau rapport avec une mise en page définie par l'utilisateur», page 85, respectivement. Cliquez sur OK quand vous avez fini d'éditer le rapport Suppression d'un rapport ou un type de rapport Dans l'écran Sélection de rapport, sélectionnez le rapport que vous souhaitez supprimer. Sélectionnez SUPPRIMER. Soyez extrêmement prudent car vous ne pourrez pas revenir sur cette action. Cliquez sur OUI pour confirmer la suppression du rapport. Le rapport est supprimé. Suppression d'un rapport ou un type de rapport 87

86 88 Suppression d'un rapport ou un type de rapport

87 10 Plus d'informations 10.1 Généralités FedEx Ship Manager Software est fourni avec un système d'aide. Comme dans la plupart des logiciels, le menu AIDE figure sur la barre de menus, tout à fait à droite. Cette option d'aide est également accessible via le bouton AIDE RAPIDE situé à droite sous les onglets. Le système d'aide se compose des éléments suivants : Glossaire Liens Infos 10.2 Glossaire Le glossaire comporte 26 lettres, présentées sous forme de boutons, qui permettent d'accéder aux principaux termes utilisés dans le logiciel. Si vous cliquez sur une lettre comprenant une seule entrée de glossaire, vous ne verrez apparaître qu'une seule barre de défilement permettant de faire défiler le contenu de la définition. En revanche, si vous cliquez sur une lettre regroupant plusieurs entrées de glossaire, deux barres de défilement s'affichent : celle de gauche permet de faire défiler le contenu de chaque entrée, alors que celle de droite permet de se déplacer entre les différentes entrées regroupées sous la lettre en question. Plus d'informations 89

88 10.3 Liens Les quatre liens de cette section correspondent à quatre options vous permettant d'accéder à d'autres services et sources d'information en ligne. Ces options sont les suivantes : ACCÉDER AU SITE FEDEX.COM Ce lien permet d'accéder au site Web de FedEx. NOUS CONTACTER Cette option permet d'accéder à la page du service clientèle et des contacts sur le site Web de FedEx. APPROVISIONNEMENT Ce lien permet d'accéder au service en ligne FedEx permettant de commander des consommables tels que des emballages FedEx, formulaires AWB, pochettes en plastique, étiquettes, cartouches de toner et rubans pour imprimantes. ASSISTANCE DOCUMENT D'EXPÉDITION Ce lien permet d'accéder aux pages du site Web de FedEx contenant des informations relatives aux documents d'expédition internationaux et à d'autres aspects des expéditions internationales Infos La troisième partie de l'écran Aide rapide comporte deux options : 90 Liens

89 NUMÉROS D'ASSISTANCE TECHNIQUE Cette option lance les numéros de l'assistance technique disponibles dans votre pays d'installation. Le bouton " Afficher tout " permet de visualiser les numéros de l'assistance technique. Remarque Lorsque vous contactez l'assistance technique, un opérateur vous demandera d'indiquer votre ID FedEx Ship Manager Software et votre numéro de compte FedEx. Ces informations peuvent être obtenues à partir de l'écran A propos de FedEx Ship Manager Software... illustré ci-dessous. A PROPOS DE FedEx Ship Manager SoftwareCette dernière option fournit des informations relatives à l'application. Outre les informations sur le logiciel, cette option vous permet également de consulter la licence d'utilisation de FSM software et d'obtenir des informations système. Infos 91