Module I2 Initiation Excel (5 séances de 2 heures)

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1 Module I2 (5 séances de 2 heures) Club Micro Rosheim 1/47

2 Table des matières 1. Objectifs du module I Excel : pour quoi faire? Lancement de l application, création et enregistrement de fichiers Démarrage d Excel Création d un nouveau fichier Excel Ouverture d un fichier avec Excel Enregistrement d un fichier Quelques termes et définitions Saisir et modifier des données Saisir une donnée dans une cellule Modifier une cellule Remplacer le contenu d une cellule Modifier le contenu d une cellule Sélection de cellules Sélection d une cellule Sélection d une plage de cellules Sélection d une ou plusieurs colonnes Sélection d une ou plusieurs lignes Sélection de toute une feuille de calcul Format des cellules Format de cellule onglet «nombre» Format «Standard» Format «Nombre» Format «Monétaire» Format «Date» Format «heure» Format de cellule onglet «alignement» Alignement horizontal Alignement vertical Coche «Renvoyer à la ligne automatiquement» Coche «Ajuster» Coche «Fusionner les cellules» Orientation du texte Format de cellule onglet «Police» Format de cellule onglet «Bordure» Format de cellule onglet «Motif» Autres formats : formats de ligne et de colonne Format de ligne Hauteur de ligne Ajustement automatique Format des colonnes Manipuler des cellules Copier une cellule Copier une plage de cellules Déplacer une cellule Déplacer une plage de cellules Copier ou déplacer des lignes et des colonnes Insérer des lignes ou des colonnes dans un tableau Club Micro Rosheim 2/47

3 9.7. Glisser déplacer Mise en page Mise en page onglet «Page» Mise en page onglet «Marges» Mise en page onglet «En-tête/Pied de page» Mise en page onglet «Feuille» Aperçu avant impression Les fonctions Quelques généralités Création d une fonction Somme de 2 cellules Produit, soustraction, quotient de 2 cellules Fonctions de type «math & trigo» La fonction «somme» Autres fonctions de type «math & trigo» Fonctions de type «texte» La fonction «concatener» La fonction «gauche» Autres fonctions de type «Texte» Fonction de type «logique» La fonction «si» Autres fonctions de type «logique» Copier/coller une cellule contenant une fonction Organisation de la fenêtre Fractionner une fenêtre Figer les volets Rechercher / remplacer Rechercher Remplacer Tri dans un tableau Sélection des données à trier Définition des critères de tri Filtre sur une feuille Mise en place du filtre Activation du filtre sur une colonne Club Micro Rosheim 3/47

4 1. Objectifs du module I2 L objectif principal de ce module est de découvrir les fonctionnalités essentielles d Excel, en particulier : Comprendre les fonctionnalités d Excel Lancer l application, créer et enregistrer des fichiers Connaître quelques termes et définitions Saisir et modifier des données Modifier le format de cellules Manipuler des cellules Mettre en page un tableau Connaître les formats de données Calculer des sommes dans un tableau Trier un tableau Utiliser les filtres dans un tableau Connaître quelques fonctions Créer un graphique simple à partir d un tableau Verrouiller des cellules Les fonctionnalités plus complexes d Excel sont proposées dans le module de perfectionnement (P1). Ce sont par exemple : Les graphiques Les fonctions Les tableaux croisés dynamiques La protection des cellules La validation des données La mise en forme conditionnelle La fonction d audit Club Micro Rosheim 4/47

5 2. Excel : pour quoi faire? Excel est une application de MicroSoft, appartenant à la catégorie des «tableurs». Avec Excel, on peut : Créer des tableaux et les mettre en page en vue de les imprimer (exemple : carte des vins d un viticulteur) Créer des tableaux contenant des fonctions de calculs (exemple : facture) Gérer des données en vue de traitements divers (tris, comptages, graphiques, ). Club Micro Rosheim 5/47

6 3. Lancement de l application, création et enregistrement de fichiers L application Excel, ainsi que tous les fichiers de type Excel, sont identifiables par l icône Démarrage d Excel Il y a plusieurs manière de démarrer l application Excel. Pour démarrer sur une feuille vierge : Ouvrir le menu «Démarrer», puis «Programme», puis «Microsoft Excel» NB : les menus peuvent varier suivant la version de Windows ou la configuration du PC ou Si un raccourci existe sur le bureau, «double-cliquer» sur l icône Excel ou Si un raccourci existe dans la barre de «lancement rapide», cliquer sur l icône Excel Pour démarrer avec un fichier existant : «Double-cliquer» sur le fichier 3.2. Création d un nouveau fichier Excel Il y également plusieurs moyens de créer un nouveau fichier Excel vierge. Pour créer un nouveau fichier Excel : A l aide de l explorateur, dans le répertoire choisi, ouvrir le menu contextuel (bouton de droite) et sélectionner «Nouveau» puis «Feuille de calcul Microsoft Excel». Il faut ensuite donner un nom au nouveau fichier puis l ouvrir ou Une fois l application Excel lancée, ouvrir le menu «Fichier» puis «Nouveau» Club Micro Rosheim 6/47

7 ou Utiliser le raccourci clavier «Ctrl» + «n» («n» pour «new» ou «nouveau») ou Cliquer sur l icône correspondant de la barre d outils «standard» Bouton «nouveau» 3.3. Ouverture d un fichier avec Excel Pour ouvrir un fichier avec Excel : Ouvrir le menu «Fichier» puis «Ouvrir» ou Utiliser le raccourci clavier «Ctrl» + «o» («o» pour «open» ou «ouvrir») ou Cliquer sur l icône correspondant de la barre d outils «standard» Bouton «ouvrir» 3.4. Enregistrement d un fichier En cours et en fin de travail sous Excel, il est nécessaire d enregistrer votre fichier. Pour enregistrer le fichier en cours : Ouvrir le menu «Fichier» puis «Enregistrer» ou Utiliser le raccourci clavier «Ctrl» + «s» («s» pour «save» ou «sauvegarder») ou Cliquer sur l icône correspondant de la barre d outils «standard» Bouton «enregistrer» Pour enregistrer le fichier sous un nouveau nom : Ouvrir le menu «Fichier» puis «Enregistrer sous» Excel ouvre une boîte de dialogue permettant de choisir un nom de fichier et un répertoire Club Micro Rosheim 7/47

8 Pourquoi enregistrer vos fichiers régulièrement en cours de travail? Excel, votre session Windows ou votre PC peuvent «planter» pour diverses raisons. Dans ces cas, vous pouvez être amenés à stopper Excel ou Windows, voire à redémarrer votre PC. Toutes vos données Excel depuis votre dernière sauvegarde sont perdues. Si vous avez travaillé 3 heures sous Excel sans sauvegarder, ce sont 3 heures de perdues! Pourquoi enregistrer sous un nouveau nom de fichier? Cela vous permet par exemple de conserver des versions successives de votre fichier. Si vous sauvegardez votre fichier, alors que vous avez modifié ou effacé des données par erreur, il peut être extrêmement utile de repartir d une version antérieure Club Micro Rosheim 8/47

9 4. Quelques termes et définitions Un fichier de type Excel est également appelé un «classeur». Un classeur est composé de «feuilles». Les feuilles peuvent être des «feuilles de calcul» ou des «feuilles de graphiques». Une feuille est composée de «cellules». Les cellules contiennent les données ou les formules. Une feuille est organisée en «lignes» et en «colonnes». Les lignes sont numérotées à partir de 1. Le nombre maximum de lignes dans une feuille Excel est Cela suffit dans la plupart des cas Les colonnes sont repérées par des lettres ou groupes de lettres (A,B,,Z,AA,AB,,AZ,BA, ). Le nombre maximum de colonnes dans une feuille Excel est 256 (A IV). Une cellule est référencée par son numéro de colonne et son numéro de ligne (par exemple : cellule J8). La cellule active est celle qui est sélectionnée en vue d y saisir une donnée. Un ensemble de cellules contiguës s appelle une «plage de cellules». Une cellule contient une «donnée», qui peut être présentée sous divers format : nombre, texte, date, pourcentage, lignes numérotées ; la ligne contenant la cellule active apparaît ombrée, le numéro est affiché en gras colonnes référencées par des lettres cellule active : elle est entourée d un bord épais Club Micro Rosheim 9/47

10 5. Saisir et modifier des données 5.1. Saisir une donnée dans une cellule Pour saisir des données, cliquer sur une cellule pour l activer et saisir la valeur à l aide du clavier. La donnée en cours de saisie apparaît à la fois dans la cellule et dans la barre de fonctions en haut de la fenêtre. Cellule en cours de saisie : la valeur apparaît simultanément dans la cellule active et dans la barre de fonctions 5.2. Modifier une cellule Remplacer le contenu d une cellule Cliquer sur une cellule pour l activer et saisir une nouvelle valeur l ancienne valeur est effacée dès la 1ere touche frappée Modifier le contenu d une cellule ou Cliquer sur une cellule pour l activer cliquer sur la barre de fonctions utiliser les touches de déplacement pour modifier la valeur taper «RETURN» ou cliquer sur une autre cellule pour valider Cliquer sur une cellule pour l activer taper sur la touche «F2» utiliser les touches de déplacement pour modifier la valeur taper «RETURN» ou cliquer sur une autre cellule pour valider Club Micro Rosheim 10/47

11 6. Sélection de cellules 6.1. Sélection d une cellule Pour sélectionner une cellule, cliquer sur la cellule Sélection d une plage de cellules Pour sélectionner une plage de cellules : cliquer sur la cellule en haut à gauche de la plage à sélectionner maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacer le curseur vers la cellule en bas à droite de la plage à sélectionner ou cliquer sur la cellule en haut à gauche de la plage à sélectionner appuyer sur la touche «SHIFT» (majuscule) et cliquer sur la cellule en bas à droite de la plage à sélectionner 6.3. Sélection d une ou plusieurs colonnes Pour sélectionner toute une colonne, cliquer sur la lettre identifiant la colonne. Pour sélectionner plusieurs colonnes adjacentes, cliquer sur la première colonne maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacer le curseur vers la dernière colonne à sélectionner 6.4. Sélection d une ou plusieurs lignes Procéder de la même façon que pour les colonnes en cliquant sur les numéros identifiant les lignes 6.5. Sélection de toute une feuille de calcul Cliquer sur la case en haut à gauche de la feuille. Club Micro Rosheim 11/47

12 7. Format des cellules Les cellules peuvent être formatées afin d améliorer la lisibilité d un tableau Excel. NB : le formatage des cellules ne change pas le contenu de la cellule ; en particulier, une valeur numérique peut-être affichée avec un arrondi, sans en changer la valeur. Pour modifier le format d une ou plusieurs cellules, sélectionner la ou les cellules concernées. Ouvrir le menu «Format» puis «Cellule» ou Ouvrir le menu contextuel (clic droit) et sélectionner «Format de cellule» ou Utiliser le raccourci clavier «Ctrl» + «1» Excel ouvre alors une boîte de dialogue permettant différents formatage de la cellule. Certains onglets offrent un aperçu du format choisi. Les modifications sont prises en compte après avoir cliquer sur le bouton «OK» Format de cellule onglet «nombre» Format «Standard» Excel reconnaît les types de données principaux (texte, nombre, date, ) et les affiche suivant un format standard : Les textes sont alignés à gauche dans la cellule Les nombres sont alignés à droite et affichés avec le nombre exact de chiffres après la virgule Les dates sont affichés suivant le format jour-mois (exemple : 12-oct) Club Micro Rosheim 12/47

13 Exemple : Entrer les valeurs «bonjour», «123», «123,4567» et «12/10» dans 4 cellules d une feuille Excel. Le résultat est le suivant : Cliquer sur la cellule A4 pour s assurer qu Excel a bien interprété la valeur comme une date Format «Nombre» Cliquer sur la ligne «Nombre» pour modifier le format d une cellule contenant une valeur numérique. Cette opération sera sans effet sur une cellule contenant du texte ou une date. Club Micro Rosheim 13/47

14 Choisir le nombre de décimales à afficher. Si le nombre à afficher a moins de chiffres décimaux, des «0» sont ajoutés. Si le nombre à afficher a plus de chiffres décimaux, une valeur arrondie est affichée. Cocher la case «Utilisez le séparateur de milliers» ajoute un espace séparateur par tranche de mille Sélectionner le mode d affichage des nombres négatifs Cliquer sur «OK» pour prendre en compte les modifications NB : un aperçu du résultat est disponible Format «Monétaire» Permet d afficher un nombre en spécifiant le nombre de décimales et un symbole de monnaie. Exemple : 23,4578 peut être affiché sous la forme 23, Format «Date» apermet d afficher une date sous divers formats. Exemple : la valeur 12/10 peut être affichée sous la forme «12-oct», «12/10/04», «12/10/2004», «oct-04», «12 octobre 2004», Format «heure» Permet d afficher une valeur sous la forme d un temps. Exemple : 12:30 peut être affiché sous la forme «2:30 PM», Club Micro Rosheim 14/47

15 7.2. Format de cellule onglet «alignement» Alignement horizontal Permet d aligner le texte par rapport aux bords verticaux de la cellule Alignement standard : alignement à gauche pour du texte, à droite pour des valeurs numériques, dates, temps, Alignement à gauche : toutes les valeurs s alignent sur le bord gauche de la cellule Alignement à droite : toutes les valeurs s alignent sur le bord droit de la cellule Club Micro Rosheim 15/47

16 Centré : Justifié : Excel utilise au mieux la cellule et ajuste l espacement entre les mots pour passer à la ligne en fin de mot Centré sur plusieurs colonnes : le contenu de la cellules est centré sur l ensemble des cellules sélectionnées Alignement vertical Le contenu de la cellule peut-être aligné par rapport aux bords horizontaux de la cellule. Les 3 valeurs possibles sont «bas», «centré», «haut». Club Micro Rosheim 16/47

17 Une 4eme valeur, «justifié» est proposée. Ce format renvoie à la ligne le texte dans la cellule et ajuste l interligne pour remplir au mieux la cellule Coche «Renvoyer à la ligne automatiquement» Permet de renvoyer le texte à la ligne en restant dans les limites verticales de la cellule. Il faut éventuellement ajuster la hauteur de ligne pour visualiser tout le texte Coche «Ajuster» Ajuste l affichage de la valeur pour tenir dans la cellule Coche «Fusionner les cellules» Permet d assembler plusieurs cellules pour n en faire plus qu une. Club Micro Rosheim 17/47

18 Orientation du texte Permet d orienter le texte suivant un angle par rapport à l horizontal. Club Micro Rosheim 18/47

19 7.3. Format de cellule onglet «Police» Permet de sélectionner : La police de caractères (forme des caractères) Le style de caractères : normal, italique, gras, gras italique La taille des caractères Les options de soulignement : aucun, simple ou double La couleur des caractères D autres attributs : Barré Exposant : le texte apparaît plus petit en haut du texte normal Indice : le texte apparaît plus petit en bas du texte normal Club Micro Rosheim 19/47

20 7.4. Format de cellule onglet «Bordure» Permet de positionner des bordures autour de la cellule sélectionnée. Si la sélection contient plusieurs cellules, des bordures à l intérieur du tableau peuvent aussi être positionnée. Le style de ligne (épaisseur, pointillé, ) peut être choisi, ainsi que la couleur des traits. Exemple de résultat : Club Micro Rosheim 20/47

21 7.5. Format de cellule onglet «Motif» Permet de colorer la ou les cellules sélectionnées. Exemple de résultat : Club Micro Rosheim 21/47

22 8. Autres formats : formats de ligne et de colonne La hauteur de ligne et largeur de colonne peuvent également être adaptées suivant les besoins de mise en page Format de ligne Par défaut, la hauteur des lignes s ajustent automatiquement au contenu Hauteur de ligne Sélectionner une ou plusieurs lignes. Ouvrir le menu «Format» puis «Ligne». Le choix «Hauteur» permet de régler la hauteur de la ligne (ou des lignes) à l aide d une valeur numérique. La hauteur de la ligne reste la même quel que soit le contenu des cellules. Le choix de la hauteur d une ligne peut également être défini à l aide de la souris. Positionner la souris entre la ligne à ajuster et la ligne suivante. Le curseur change de forme (trait noir avec une petite flèche vers le haut et une autre vers le bas). Cliquer et déplacer pour donner à la ligne la hauteur voulue Ajustement automatique Sélectionner une ou plusieurs lignes. Ouvrir le menu «Format» puis «Ligne». Choisir «Ajustement automatique». La hauteur de la ligne s ajuste automatiquement au contenu. Le même résultat peut être obtenu en positionnant la souris en bas de la ligne à ajuster. Doublecliquer pour ajuster automatiquement Format des colonnes Le principe est le même que pour les lignes. Club Micro Rosheim 22/47

23 9. Manipuler des cellules 9.1. Copier une cellule Sélectionner la cellule à copier. Ou Ouvrir le menu «Edition» puis «Copier» la cellule copiée «clignote» Cliquer sur la cellule destination Ouvrir le menu «Edition» puis «Coller» Les fonctions «Copier» et «Coller» peuvent également être accédées par le menu contextuel (clic droit) Ou Utiliser les raccourcis clavier : «Ctrl» + «c» pour copier, «Ctrl» + «v» pour coller Ou Utiliser les boutons de la barre d outils «standard» NB : l opération de copie d une cellule ne copie pas seulement le contenu de la cellule mais également le format de celle-ci. NB : si plusieurs cellules destination sont sélectionnées, la cellule d origine est copiée dans l ensemble des cellules sélectionnées 9.2. Copier une plage de cellules Sélectionner la plage de cellules concernées. Effectuer l opération «copier» comme au paragraphe précédent. Cliquer sur la cellule en haut à gauche de la plage de cellules destination. Effectuer l opération «coller» comme au paragraphe précédent Déplacer une cellule Déplacer une cellule consiste à effectuer une opération de «couper» puis «coller». Reprendre les opérations du paragraphe 9.1. en remplaçant l opération «copier» par «couper». Le raccourci clavier correspondant à «couper» est «Ctrl» + «x». Le bouton de la barre d outils «standard» est Déplacer une plage de cellules Reprendre le paragraphe 9.2 en substituant «copier» par «coller» Copier ou déplacer des lignes et des colonnes Comme précédemment, il est possible de copier et déplacer des lignes et des colonnes. NB : l opération de «copier/coller» ou «couper/coller» écrase sans préavis les valeurs existantes dans les cellules destination Insérer des lignes ou des colonnes dans un tableau Pour insérer une ligne ou une colonne dans un tableau, sélectionner la ligne ou la colonne avant laquelle la ligne ou la colonne doit être insérée. Ouvrir le menu «Insertion» puis «Lignes» ou «Colonnes» Ou Club Micro Rosheim 23/47

24 Ouvrir le menu contextuel et sélectionner le choix «Insertion» 9.7. Glisser déplacer Il est possible de recopier facilement le contenu d une cellule, dans des cellules adjacentes, en ligne ou en colonne. Sélectionner une cellule Placer le curseur sur le point qui apparaît en bas à droite de la cellule sélectionnée Le curseur change de forme (petite croix) Cliquer et déplacer le curseur dans la direction souhaitée. Exemple de résultat obtenu : Club Micro Rosheim 24/47

25 10. Mise en page La mise en page permet de positionner certains paramètres en vue de l impression d un tableau. Ouvrir le menu «Fichier» puis «Mise en page» Mise en page onglet «Page» Permet de sélectionner l orientation de l impression : «portrait» ou «paysage» Permet de fixer l échelle de l impression A l aide d une valeur numérique exprimée en pourcentage (réduction ou agrandissement) En spécifiant que le résultat de l impression doit être adapté à la largeur de page, à la hauteur de page ou les suivant les 2 dimensions Permet de sélectionner le format du papier (si l imprimante le permet) Club Micro Rosheim 25/47

26 10.2. Mise en page onglet «Marges» Permet de fixer les marges de haut, bas, gauche et droite Permet de fixer la hauteur réservée à l en-tête et au pied de page Permet de centrer l impression sur la feuille, horizontalement ou verticalement Club Micro Rosheim 26/47

27 10.3. Mise en page onglet «En-tête/Pied de page» Permet de définir une ligne d en-tête et une ligne de pied de page, qui seront imprimées sur chaque page du document (titre, date, numéro des feuilles, ) Pour créer un en-tête ou un pied de page, cliquer sur le bouton correspondant Club Micro Rosheim 27/47

28 L en-tête et le pied de page sont composés de 3 section (gauche, centrale, droite). Pour remplir une section, cliquer sur la section correspondante Pour insérer du texte libre, taper le texte ; pour en modifier la police, cliquer sur le bouton Pour insérer le numéro de feuille, cliquer sur le bouton Pour insérer le nombre de feuilles total, cliquer sur le bouton Pour insérer la date courante, cliquer sur le bouton Pour insérer l heure courante, cliquer sur le bouton Pour insérer le nom du fichier, cliquer sur le bouton Pour insérer le nom de la feuille dans le classeur, cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton «OK» pour valider Club Micro Rosheim 28/47

29 10.4. Mise en page onglet «Feuille» Permet de définir une zone d impression (partie du tableau) : la zone d impression se définit à l aide de la souris Permet de définir une ou plusieurs lignes à répéter en haut de chaque page (ligne des titres, par exemple) Permet de définir une ou plusieurs colonnes à répéter à gauche de chaque page Permet de changer l ordre d impression des pages Aperçu avant impression Cette fonctionnalité est essentielle pour vérifier la mise en page avant d envoyer le fichier à l imprimante. Elle permet de visualiser le fichier tel qu il sera imprimé (marges, en-tête, nombre de feuilles, échelle, centrage, ). Elle est accessible depuis les options de mise en page (cf paragraphes 9.1 à 9.4). Elle est également accessible depuis le menu «Fichier» puis «Aperçu avant impression». Les options de mise en page peuvent être définies dans l aperçu. Club Micro Rosheim 29/47

30 11. Les fonctions Dans ce chapitre sont détaillées quelques fonctions de base dans Excel, permettant d effectuer des calculs ou d élaborer des formules simples Quelques généralités Toutes les fonctions ou formules démarrent par le caractère «=». Les fonctions peuvent être construites à l aide de boîtes de dialogue, permettant d indiquer le bon nombre d arguments et d éviter les erreurs de frappe. Le séparateur entre 2 arguments dans une fonction est le caractère «;» Création d une fonction Si la syntaxe de la fonction est bien maîtrisée, celle-ci peut être construite complètement au clavier. Dans les autres cas, toutes les fonctions peuvent être crées entièrement à partir des boîtes de dialogue. Pour accéder à la liste des fonctions disponibles, classées par famille, taper «=» dans une cellule, puis ouvrir la liste déroulante. Cliquez pour ouvrir la liste des fonctions Excel affiche d abord les fonctions les plus couramment utilisées. Sélectionner une fonction ou choisir «Autres fonctions» En sélectionnant «Autres fonctions», la boîte de dialogue suivante s ouvre. Club Micro Rosheim 30/47

31 Les fonctions sont groupées par catégorie : Finances, Date & Heure, Math & Trigo, Statistiques, Texte, Logique,. Il est impossible de lister et de présenter l ensemble des fonctions disponibles. Il faut rechercher la fonction après avoir défini clairement son besoin. En sélectionnant une fonction, la boîte de dialogue de création de la fonction s ouvre. Par exemple : Club Micro Rosheim 31/47

32 11.3. Somme de 2 cellules C est l opération la plus basique dans Excel. Pour calculer dans la cellule C1 la somme des cellules A1 et B1 : Activer la cellule C1 Club Micro Rosheim 32/47

33 Taper au clavier la formule suivante : =A1+B1 (les cellules A1 et B1 peuvent également être sélectionnées avec la souris) Finir la formule par «RETURN» ou activer une autre cellule Exemple : Le résultat obtenu est le suivant : Vérifier en changeant les valeurs dans A1 et dans B1, que C1 est bien égal à la somme des 2 cellules Produit, soustraction, quotient de 2 cellules Procéder de la même manière en utilisant : Le caractère «*» pour la multiplication Le caractère «-» pour la soustraction Le caractère «/» pour la division Club Micro Rosheim 33/47

34 11.5. Fonctions de type «math & trigo» La fonction «somme» Pour calculer la somme de toutes les cellules composant une plage de cellules contiguës : Activer la cellule concernée Taper la fonction «=somme» puis cliquez sur le bouton «=» à gauche de la barre de fonctions La page de dialogue suivante s ouvre : Club Micro Rosheim 34/47

35 A l aide de la souris, sélectionnez la plage de cellule concernée, dont on veut calculer la somme. Puis cliquez sur OK. Le résultat obtenu est le suivant : Autres fonctions de type «math & trigo» «arrondi» : calcule l arrondi d une valeur au nombre de chiffres indiqués «puissance» : élève un nombre à la puissance indiquée «sommeprod» : calcule la somme de plusieurs produits Club Micro Rosheim 35/47

36 11.6. Fonctions de type «texte» Les fonctions traitant les textes sont nombreuses et variées La fonction «concatener» Cette fonction permet de concaténer des cellules de type texte. Entrer un texte «Bonjour» dans la cellule A1. Entrer un texte «Bonsoir» dans la cellule B1. Dans la cellule D1, entrer la fonction «=concatener(a1;b1)» Le résultat est le suivant : La fonction «gauche» La fonction permet de d extraire les premiers caractères à gauche d une chaîne de caractères. Elle requiert 2 arguments : la chaîne concernée et le nombre de caractères à extraire. Par exemple, «gauche(a1;4)» extrait les 4 premiers caractères à gauche de la chaîne contenue dans la cellule A Autres fonctions de type «Texte» «droite» : extrait un nombre donné de caractères à droite d une chaîne de caractères «cherche» : cherche un caractère dans une chaîne et renvoie sa position dans la chaîne «majuscule» : convertit une chaîne de caractères en majuscules «minuscule» : convertit une chaîne de caractères en minuscules «nbcar» : renvoie le nombre de caractères d une chaîne de caractères Club Micro Rosheim 36/47

37 11.7. Fonction de type «logique» La fonction «si» Cette fonction renvoie une valeur si le résultat d une condition spécifiée est VRAI et une autre valeur si le résultat est FAUX. La syntaxe est la suivante : si(condition;résultat si VRAI;résultat si FAUX) Par exemple : si(a1= bonjour ;1; perdu ) affichera «1» si la cellule A1 contient le texte «bonjour», sinon elle affichera «perdu» Autres fonctions de type «logique» «et» : renvoie VRAI si toutes les conditions sont vraies «ou» : renvoie VRAI si une des conditions est vraie Copier/coller une cellule contenant une fonction Lors de la copie d une cellule contenant une formule faisant référence à d autres cellules vers une autre cellule destination (translation), les cellules contenues dans la cellule subissent la même translation. Par exemple : La cellule C1 contient la fonction suivante : =A1+B1 Copier/coller C1 sur C2 (translation d une cellule vers le bas), donne pour C2 le contenu suivant : =A2+B2 Copier/coller C1 sur E5, donne pour E5 le contenu : =C5+D5 Club Micro Rosheim 37/47

38 12. Organisation de la fenêtre Pour faciliter la lisibilité d un tableau, une feuille Excel peut être fractionnée en 2 ou 4 partie Fractionner une fenêtre Ouvrir le menu «Fenêtre» puis sélectionner «Fractionner». Les volets, horizontal et vertical, se mettent en place. Ils peuvent être déplacés à l aide de la souris. Il devient possible de se déplacer dans la feuille dans une partie de la fenêtre sans affecter les autres parties. Les volets peuvent également être mis en place depuis l extrémité des barres de défilement (à droite pour la barre horizontale, en haut pour la barre verticale). Pour faire disparaître un volet, il suffit de la déplacer en bout d écran. Pour supprimer le fractionnement, ouvrir le menu «Fenêtre» puis sélectionner «Supprimer le fractionnement». Club Micro Rosheim 38/47

39 12.2. Figer les volets Les volets peuvent être figés. Cela permet de figer à l affichage une ou plusieurs lignes en haut de la fenêtre et / ou une ou plusieurs colonnes à droite de la fenêtre. Ouvrir le menu «Fenêtre» et sélectionner «Figer les volets». Les barres de défilement du haut et de gauche disparaissent. Pour libérer les volets, ouvrir le menu «Fenêtre» et sélectionner «Libérer les volets». Club Micro Rosheim 39/47

40 13. Rechercher / remplacer Pour rechercher ou remplacer une chaîne de caractères ou une valeur dans une feuille de calcul, activer une cellule de la feuille ou sélectionner toute la feuille. Pour rechercher dans une plage de cellules, sélectionner la plage concernée. Ouvrir le menu «Edition» puis sélectionner «Rechercher» ou «Remplacer». La fonction «Rechercher» peut être accédée par un raccourci clavier : «Ctrl f». La fonction «Remplacer» peut être accédée par un raccourci clavier : «Ctrl h» Rechercher La boîte de dialogue est la suivante : Entrer la chaîne de caractères ou la valeur à chercher. Cliquer sur «Suivant» pour sélectionner la première occurrence trouvée. Cliquer sur «Suivant» pour aller à l occurrence suivante. Quand l ensemble de la feuille a été parcourue, Excel retourne à la première occurrence trouvée. Si aucune occurrence n est trouvée, Excel affiche une fenêtre d avertissement. En cochant la case «Respecter la casse», Excel effectue recherche la chaîne de caractères en tenant compte des majuscules et des minuscules En cochant la case «Cellule entière», Excel recherche les cellules dont le contenu est exactement la chaîne recherchée Le sens de la recherche peut être «Par ligne» ou «Par colonne» Club Micro Rosheim 40/47

41 Dans l exemple ci-dessus : En cliquant sur «Suivant», Excel active la cellule «B5» Si la case «Respecter la casse» est sélectionnée, Excel ne trouvera pas les données recherchées et affichera une fenêtre d avertissement Si la case «Cellule entière» est sélectionnée, Excel ne trouvera pas les données et affichera la même fenêtre d avertissement Remplacer La boîte de dialogue est la suivante : Entrer la chaîne de caractères ou la valeur à remplacer et la nouvelle chaîne ou valeur. Cliquer sur «Remplacer tout» pour remplacer toutes les occurrences trouvées. Cliquer sur «Suivant» pour sélectionner une occurrence puis sur «Remplacer» pour remplacer la cellule sélectionnée ou sur «Suivant» pour aller à l occurrence suivante. Club Micro Rosheim 41/47

42 14. Tri dans un tableau Les données d un tableau peuvent être triées, par colonne, suivant l ordre croissant ou décroissant. Le tri peut agir sur des données de type texte (tri alphabétique), de type numérique ou de type date (tri chronologique). Le tri peut se faire sur toute la feuille de calcul ou sur une partie seulement. Il est possible de définir jusqu à 3 «clés» de tri pour un tableau. Par exemple pour trier le fichier résultat d une course à pied célèbre, il est possible de trier par : Numéro de dossard Ordre d arrivée Nom puis prénom puis ville Catégorie puis classement dans la catégorie. La commande de tri est dans le menu «Données» puis «Trier» Sélection des données à trier Si les colonnes du tableau sont correctement formatées, avec une valeur dans la première ligne considérée comme le titre de la colonne, il suffit d activer une cellule. Excel sélectionne alors tout le tableau et considère la première ligne comme la ligne des titres et l exclut de la plage de tri. En sélectionnant une partie de tableau, Excel effectuera le tri sur la plage sélectionnée. Club Micro Rosheim 42/47

43 14.2. Définition des critères de tri Après la sélection des cellules à trier, ou l activation d une cellule du tableau, ouvrir le menu «Données» et choisir «Trier». La boîte de dialogue suivant s ouvre : Choisir le premier critère de tri parmi la liste des titres de colonnes. Cocher la case «Croissant» ou «Décroissant» suivant l ordre de tri souhaité. Eventuellement, sélectionner 1 ou 2 critères de tri supplémentaires. Si la première ligne ne doit pas être considérée comme une ligne de titres, mais comme une ligne de données normales, sélectionner «Non» dans la zone correspondante. Cliquer sur «OK» pour effectuer le tri. Exemples : trier les données par temps décroissant trier les données par catégorie puis par classement dans la catégorie trier les données par catégorie puis par année de naissance puis par classement dans la catégorie Club Micro Rosheim 43/47

44 15. Filtre sur une feuille L utilisation d un filtre automatique sur une feuille permet d afficher et de masquer des lignes en fonction de certains critères. L utilisation du filtre n agit que sur l affichage des données et ne change pas l ordre des lignes Mise en place du filtre Activer une cellule d un tableau. Ouvrir le menu «Données» puis «Filtre» et sélectionner «Filtre automatique». Excel insère un bouton sur chaque cellule de la première ligne. Chaque bouton permet d ouvrir une liste contenant l ensemble des valeurs présentes dans la colonne. Club Micro Rosheim 44/47

45 15.2. Activation du filtre sur une colonne Cliquer sur le bouton dans la colonne concernée et sélectionner une valeur. Le résultat est le suivant : Le bouton bleu indique la colonne sur laquelle le filtre est activé. Les numéros de lignes en bleu indiquent également qu un filtre est actif. Club Micro Rosheim 45/47

46 Le filtre peut être activé sur plusieurs colonnes simultanément. Cliquer sur un deuxième bouton et sélectionner une valeur. Pour désactiver le filtre sur une colonne, cliquer sur le bouton correspondant et choisir «Tous». Pour désactiver le filtre sur toutes les colonnes, ouvrir le menu «Données» puis «Filtre» et désélectionner «Filtre automatique». Les filtres peuvent être personnalisés pour permettre de sélectionner des lignes suivant des critères plus complets. Cliquer sur le bouton de la colonne concernée et sélectionner «Personnalisé». La boîte de dialogue suivante s ouvre : Club Micro Rosheim 46/47

47 Sélectionner une condition dans la liste disponible : Saisir une valeur dans le champ de droite. Les valeurs peuvent contenir des caractères spéciaux :? pour remplacer un caractère quelconque * pour remplacer une chaîne de caractères quelconques Deux conditions peuvent être positionnées liées par une relation «Et» ou «Ou». Par exemple : «égal SEM» ou «égal SEF» «différent de SEM» et «différent de SEF» Exemple : Afficher toutes les lignes pour lesquelles la catégorie est «V1F» Parmi ces lignes, afficher celles pour lesquelles l année de naissance est «1963» Parmi ces lignes, afficher celles pour lesquelles le nom se termine par «ne» Parmi ces lignes, afficher celles pour lesquelles le nom commence par «d» C est (déjà) la fin de ce module d initiation à Excel! Nous espérons qu il vous sera utile dans votre utilisation de ce logiciel très riche et passionnant. Si vous détectez dans ce petit manuel, des erreurs, des fautes d orthographe, merci de les signaler par mail à clubmicro.rosheim@free.fr Club Micro Rosheim 47/47