CONVENTION RELATIVE A LA DESSERTE D UNE BIBLIOTHEQUE RELAIS GERÉE PAR LA COMMUNE DE

Transcription

1 CONVENTION RELATIVE A LA DESSERTE D UNE BIBLIOTHEQUE RELAIS GERÉE PAR LA COMMUNE DE Entre Le Département de Maine-et-Loire représenté par Monsieur Christophe Béchu, Président du Conseil général, agissant en vertu d une délibération de la Commission permanente du Conseil général n en date du... ci-après dénommé "le Département" d'une part Et La Commune de... représentée par son Maire,..., agissant en vertu d'une délibération du Conseil Municipal en date du. ci-après dénommée "la Commune" d'autre part Vu le Code général des collectivités territoriales, et notamment ses articles L et suivants et R et suivants, Vu le Code du patrimoine, Vu la délibération du Conseil général n en date du portant sur le soutien et le développement de la lecture publique, [Dans l'hypothèse d'une contractualisation préalable] Vu la convention conclue entre le Département et la Commune de le relative à la création d'un dépôt de la bibliothèque départementale de prêt de Maineet-Loire, Vu la demande de desserte de la bibliothèque relais de la Commune de formulée le auprès du Département. Préambule Afin de favoriser le maintien sur l'ensemble du territoire départemental d'une offre documentaire de qualité, via le réseau des bibliothèques communales, le Département a décidé de mettre à disposition des Communes de 1000 à 5000 habitants qui le souhaiteraient et qui disposeraient d une bibliothèque relais répondant aux conditions fixées par délibération du Conseil général susvisée, certains services gérés par sa bibliothèque départementale de prêt (BDP). Dans ce cadre, suite à la demande en ce sens de la Commune, il a été arrêté et convenu ce qui suit : [Dans l'hypothèse d'une contractualisation préalable] Article 1 : Engagements contractuels préexistants Les parties conviennent, par la présente, de mettre un terme à la convention susvisée en date du relative à la création d'un dépôt de la bibliothèque départementale de prêt de Maine-et-Loire et de lui substituer le présent acte contractuel dès son entrée en vigueur. Article 2 : Objet de la présente convention La présente convention a pour objet de définir les engagements réciproques des parties en vue d organiser les conditions de desserte du service de lecture publique mis en place par la Commune, dit "bibliothèque relais" consistant en l'apport par le Département de services, notamment le prêt de documents gérés par sa bibliothèque départementale. Page 1

2 Article 3 : Engagements des parties 3.1. Engagements de la Commune Organisation de la bibliothèque relais La Commune s'engage à permettre l'accès de sa bibliothèque relais à tous les publics, et notamment à accueillir les établissements scolaires qui le souhaiteraient et à prêter à titre gratuit les documents composant le fonds documentaire mis à disposition du public. Elle établit un règlement intérieur de sa bibliothèque relais Moyens matériels affectés à la bibliothèque relais La Commune s engage : -- à ouvrir au public et à entretenir un local affecté à la seule bibliothèque relais de 70 m² d'espace public minimum, pour les communes de 1000 à 3000 habitants et de 100 m² d espace public minimum, pour les communes de 3001 à 5000 habitants et spécialement aménagé à cet effet (mobilier spécifique de bibliothèque, téléphone, accès internet ), dont l emplacement sera dûment signalisé pour la bonne information des usagers. Adresse : S'agissant d'une activité placée sous sa responsabilité, la Commune s'assurera que le lieu accueillant la "bibliothèque relais " réponde à toutes les normes en vigueur en matière de sécurité, notamment incendie, ainsi que d'accessibilité. -- afin de faciliter l échange des documents transportés gracieusement par le Département, à autoriser le stationnement du bibliobus sur un emplacement situé à proximité de la bibliothèque relais (autorisation établie le cas échéant par arrêté municipal) et à consentir l aide d un employé communal pour le transport desdits documents. -- à restituer en totalité les documents prêtés gracieusement par le Département au plus tard à l'issue d'un délai de deux ans et, à tout moment, sur demande du Département, pour les réservations d'autres bibliothèques, à rapporter les documents ainsi réservés, à la BDP ou à réexpédier ceux-ci par voie postale à destination de la BDP (dans la limite de 3kg). -- s'agissant des documents et matériels prêtés gracieusement par le Département, à souscrire toutes les assurances nécessaires à la couverture des risques liés à la présence desdits documents et matériels. Le cas échéant, les documents perdus ou endommagés devront être remplacés aux tarifs et selon les conditions fixées par le règlement d'utilisation des documents de la Bibliothèque Départementale. -- inscrire annuellement au budget communal un crédit minimum d acquisition d ouvrages équivalent à 1 par habitant. Dans ce cadre, la Commune transmettra systématiquement, tous les ans, la ou les délibération(s) du conseil municipal relative à ce budget d'acquisition. -- inscrire annuellement au budget communal un crédit supplémentaire d acquisition de CD et/ou DVD pour bénéficier du service discothèque et /ou vidéothèque de la Bibliothèque Départementale, proposer une politique de valorisation de ces documents (espace dédié, mobilier spécifique), et à renouveler les fonds audiovisuels au minimum deux fois par an à la Bibliothèque Départementale. Page 2

3 Moyens humains affectés à la bibliothèque relais La Commune s'engage à : -- ouvrir la bibliothèque relais au public au moins 6 heures par semaine pour les communes de 1000 à 3000 habitants et de 8 heures par semaine pour les communes de 3001 à 5000 habitants. Jours et Horaires d ouverture : -- désigner un responsable qui s occupera de la gestion de la bibliothèque relais (au cas où la gestion serait confiée à une association, une convention entre la commune et l association devra préciser les engagements des deux parties). L'équipe de la bibliothèque devra être composée d'au moins 6 bénévoles pour les communes de 1000 à 3000 habitants et de 8 bénévoles pour les communes de 3001 à 5000 habitants. La Commune devra prévenir le Département via sa Bibliothèque Départementale de tout changement de responsable. Nom du responsable : Adresse du responsable :. Téléphone : -- faire suivre au responsable et à son équipe, préalablement à l ouverture au public, une formation initiale d'une 1/2 journée organisée sur le site de la bibliothèque relais par le Département via sa Bibliothèque Départementale de Prêt et à permettre ultérieurement au responsable et à son équipe de suivre des formations complémentaires organisées par le Département via sa Bibliothèque départementale. -- dans le cas d une desserte de documents audiovisuels, faire suivre aux bénévoles les formations musique et/ou cinéma proposées par la Bibliothèque Départementale Évaluation La Commune s'engage à répondre annuellement aux enquêtes menées par le Département via sa Bibliothèque Départementale de Prêt concernant la bibliothèque relais mise en place (organisation, fréquentation ) Engagements du Département Mise à disposition de biens et services Le Département s engage, afin de contribuer à la mise en place par la Commune d'une offre documentaire de qualité, à : -- mettre gratuitement à la disposition de la bibliothèque relais de la Commune un fonds de base de 500 documents, renouvelé tous les six mois, à raison de 400 documents maximum lors de chaque passage. Pour les documents audiovisuels, le fonds de base sera de 130 CD et 80 DVD. Le renouvellement concernera la totalité du fonds. Page 3

4 -- envoyer gratuitement les documents réservés pour le compte de la bibliothèque relais, par voie postale ou par navette. -- accueillir à la Bibliothèque Départementale de Prêt les bénévoles de la bibliothèque relais pour l'échange de petites quantités de documents mis à disposition. -- prêter gratuitement des outils d'animation (expositions, valises thématiques, malles d'animation) Accompagnement technique Le Département s engage, afin de contribuer au développement de la bibliothèque relais mise en place par la Commune à: -- apporter tous conseils techniques nécessaires pour le développement de la bibliothèque relais: il sera organisé au moins une visite d'assistance technique par an, assurée par un correspondant de la Bibliothèque Départementale de Prêt, à la demande des bénévoles de la bibliothèque relais ou sur la base d'un diagnostic. -- ouvrir gratuitement les actions de formation mises en place au sein de la Bibliothèque Départementale aux bénévoles de la bibliothèque relais Article 4 : Date d'effet et durée La présente convention est conclue pour une durée de 3 années à compter de sa date de signature et est reconductible tacitement dans la limite de deux fois. Article 5 : Modifications Toute modification des engagements et dispositions prévus dans la présente convention nécessite la conclusion d'un avenant. Article 6 : Résiliation En cas de non respect des clauses de la présente convention, et après mise en demeure d'avoir à s'y conformer, l'une ou l'autre des parties pourra mettre fin à cette convention, à l'issue d'un délai d'un mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Également, sans motif, l'une ou l'autre des parties pourra résilier la présente convention à sa date anniversaire, en respectant toutefois un préavis de trois mois avant cette échéance signifié par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Article 7 : Litiges En cas de conflit relatif à l'exécution ou à l'interprétation de la présente convention, les parties se réservent la possibilité de saisir le tribunal administratif compétent après avoir tenté de trouver une solution amiable. Page 4

5 Fait à..., le En deux exemplaires originaux. Pour le Département de Maine et Loire Le Président du Conseil général Pour la Commune de Le / La Maire Page 5