Circuit de validation des contrats insertion, actions d insertion ou aides financières insertion (APRED) suite à la réorganisation de l encadrement

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1 Circuit de validation des contrats insertion, actions d insertion ou aides financières insertion (APRED) suite à la réorganisation de l encadrement en UTAS

2 Légendes

3 Sommaire Phase 1: L entrée dans l accompagnement RSA 1.1 Les orientés des primo entrants 1.2 Les orientations au fil de l eau via RIO 1.3 La désignation du correspondant Phase 2: La gestion du parcours par les référents de CMS 2.1.1: La prise du premier RDV de contrat suite flux d affectation La prise du premier RDV de contrat suite flux d orientation 2.2 L élaboration de contrat d insertion e d avenant 2.3 Les convocations de suivi de contrat 2.4 Les convocations de renouvellement de contrat (à 2 mois) 2.5: Fin du contrat d insertion: Bilan avec demande de réorientation 2.6: Fin du contrat d insertion: bilan avec renouvellement de contrat Phase 3: la procédure de signalement: 3.4: Le signalement du référent 3.5: L organisation des EP 3.6: La signature des documents de suspension 3.7 Le suivi du respect des décisions des EP 3.7.1: La levée de suspension 3.7.2: La radiation suite suspension Phase 4: La demande d APRED Phase 5: La gestion des salariés en contrat aidé chantier d insertion

4 Introduction Impact de la réorganisation de l encadrement en UTAS sur la validation des écrits insertion: Les Responsables des CMS supervisent la gestion des parcours insertion (Validation Contrats d insertion, avenants, APRED, Fiche Commande, Réorientation, classement des dossiers insertion) pour l ensemble des professionnels rattachés aux CMS qu ils encadrent (Assistant social, Référent Spécialisé Insertion). Les Référents Thématiques Insertion supervisent la gestion des parcours d insertion (cf ci-dessus sauf APRED) pour l ensemble des structures conventionnées Référent Insertion sur leur UTAS. Le service insertion de l UTAS (secrétaire et instructeur insertion encadré par le référent thématique insertion) contribue à la mise en œuvre de la politique d insertion du Département et à son application. Il anime le partenariat de la thématique insertion à l échelle de l UTAS. Il intervient également sur des alertes et procédures permettant le suivi des parcours ( et la gestion des parcours): - dispositif d orientation - Equipe Pluridisciplinaire (A partir d un signalement ou du lancement de la procédure de suspension, l UTAS devient compétente sur la gestion du parcours concerné. Si un BRSA se manifeste et contractualise, alors le contrat d insertion sera validé par le Référent Thématique Insertion et pas le Responsable de CMS) - Veille sur les alertes (Ex: bénéficiaires sans contrats) - Suivi de l offre d insertion ( intégration des BIFA sur Génésis, veille sur l occupation des places dans les actions d insertion) 4

5 Phase 1: L entrée dans l accompagnement RSA

6 Phase 1.1: Les orientations des primo entrants CAF Secrétaire insertion UTAS RTI - UTAS Réalise l entretien de RDSP en présence du ou des bénéficiaires (si couple) Reçoit l alerte en attente d affectation Traite l information Instruit le dossier Nomme le Référent Soumet au responsable pour décision Réceptionne la décision Envoi les courriers d affectation Phase Prise de 1 er RDV 6

7 Phase 1.2: Les orientations via RIO - Relevé d Information et d Orientation CAF Secrétaire insertion UTAS RTI - UTAS Envoi flux en attente d orientation Reçoit l alerte Instruit le dossier SDD NSDD SDD En moins de 4 mois? ou Maintien automatique de l affectation précédente Recueille les nouvelles informations Saisie la proposition d orientation sur Genesis Consulte l alerte «en attente de confirmation de proposition d orientation» Nomme un Référent Réceptionne la décision Envoi les courriers d affectation Phase Prise du 1 er RDV 7

8 Phase 2: LA GESTION DU PARCOURS PAR LES REFRENTS DE CMS 15

9 Phase : 1 er RDV d accompagnement suite flux en attente d affectation BRSA SMS Référent RSA CMS UTAS (RTI + Secrétaire insertion Est contacté par l instructeur Lui communique une date le RDV 1 et la saisie sur Outlook du référent Traite l orientation Phase 1.1 ou 1.2 Reçoit le courrier convocation 1 Reçoit cofirmation RDV 1 Reçoit confirmation RDV 1 Génère courrier de convocation 1 et informe référent + SMS Demande Report/ Absence? Signale absence RDV à l UTAS Reçoit confirmation RDV 2 Reçoit confirmation RDV 2 Génère courrier de convocation 2 et informe référent + SMS Reçoit le courrier convocation 2 Présent? Signale le RDV honoré Signale le RDV honoré Reçoit le signalement absence (Phase 2,5) Déclenche la procédure suspension Edite les courriers DAAS Présence convocation Accueil le BRSA Réalise l entretien d évaluation Phase suivante: arrivée contrat 16

10 Phase : 1 er RDV d accompagnement suite flux en attente d orientation BRSA SMS Référent RSA CMS UTAS (RTI + Secrétaire insertion Consulte mensuellement le portefeuille des référents du CMS Pour les nouveaux entrants: Génère le courrier de convocation 1 et saisie le RDV sur l Outlook du référent Reçoit alerte RDV 1 Traite l orientation Et alimente les portefeuilles référent Reçoit le courrier convocation 1 Demande Report/ Absence? Trace l absence au RDV1 - Génère courrier de convocation 2 et saisie le RDV sur l Outlook du référent Reçoit confirmation RDV 2 Reçoit le courrier convocation 2 Présent? Trace l absence au RDV2 et prépare la fiche de signalement pour le référent Renseigne la fiche de signalement respect des droits et devoirs Reçoit le signalement absence (Phase 2,5) Déclenche la procédure suspension Edite les courriers DAAS Présence convocation Accueil le BRSA Réalise l entretien d évaluation Phase suivante: arrivée contrat 16

11 Phase 2.2 : traitement d un contrat d insertion ou d un avenant au CI en CMS BRSA SMS Référent RSA (AS-RSI) Secrétaire insertion UTAS Responsable CMS Association Et/ou DASI Présence convocation Fait une copie et classe le CI, l envoie à l UTAS pour validation Évalue la situation Négocie le plan d action Rédige le CI -le fait signer Reçoit le CI, l instruit, classe et le soumet à la décision du responsable de CMS concerné Décision sur le CI + sur les demandes complémentaires (FC/APRED) Reçoit la notification de refus Reçoit le courrier de notification+ le CI signé+ éventuellement décision APRED Classe la notification + feuillet signé du CI / envoie 3a le courrier de convocation pour recontractualiser Classe copie de la notification + feuillet du CI Organise la convocation aux RDV intermédiaire(s) Gère le suivi et la confirmation des RDV Reçoit copie de la notification + feuillet signé du CI Reçoit copie de la notification + feuillet du CI Saisie la décision sur Genesis/ Edite et envoie la notification de refus +le CI signé Saisie la décision du sur Genesis/ Edite et envoie courrier de notification + le CI signé Envoie Apred à la DASI Et / Ou la fiche commande aux associations Contrat accordé? DASI: Réceptionne le dossier pour contrôle de conformité et mise en paiement ASSO : Reçoit la fiche commande 2

12 Phase 2.3 : Suivi du contrat d insertion en CMS : prise des RDV intermédiaires BRSA SMS Réceptionne accord Contrat Référent RSA CMS Instructeur UTAS Reçoit courrier convocation intermédiaire 1 Fixe les RDV intermédiaires indiqués sur le CI Génère et envoie courrier convocation 1 Reçoit alerte RDV Report/ Absence? Reçoit courrier convocation intermédiaire 2 Fixe le RDV inter 2 Génère et envoi courrier de convocation 2 Reçoit alerte RDV Présent? Signale le RDV honoré Reçoit mail d alerte Reçoit mail d alerte (Phase 2,5) Edite et envoi le courrier DAAS Accueil le BRSA Réalise l entretien de suivi de contrat 18

13 Phase 2.4: contrat d insertion arrivant à échéance: Les convocations de renouvellement de contrat (à 2 mois) en CMS SMS Edition mensuelle liste des contrats arrivant à terme à - 2 mois Vérification des RDV inter en cours RDV en cours? Attente jour de l entretien Fixe les RDV de renouvellement de contrat comme un RDV intermédiaire (Phase 2.1.3)

14 Phase 2.5: Fin du contrat d insertion: bilan et demande de réorientation BRSA Resp CMS Référent RSA CMS SMS Secrétaire insertion UTAS ASSO Reçoit le BIFA Emet une décision Réévalue la situation en présence du BRSA Fait une demande de réorientation sur le fiche géréo ou de réexamen et l envoie à l UTAS Reçoit le BIFA et renvoie un exemplaire au référent EP? Soumet au resp. de CMS concerné Réalise le Réalise BIFA le BIFA Réorientation? Inscrit le dossier en EP Réorientation? Reçoit l information Transmet sa décision au secrétariat insertion pour envoie des courriers Reçoit l Information Fixe le RDV de recontractualisation Génère et envoi courrier de convocation Phase Saisie sur Génésis et informe le CMS Edite et Envoie les courriers de réaffectation pour informer le BRSA, l ancien et le nouveau référent

15 Phase 2.6: Fin du contrat d insertion: bilan avec renouvellement de contrat BRSA Secrétaire insertion UTAS Référent RSA CMS Resp CMS SMS ASSO Reçoit le BIFA Réexamen EP? Réalise le bilan du plan d action en présence du BRSA + Rédige un nouveau CI le fait signer par le BRSA et l envoie à l UTAS Reçoit le BIFA et renvoie un exemplaire au référent Réalise BIFA Inscrit le dossier en EP Soumet au resp. de CMS concerné Emet une décision sur l orientation + sur le contrat Réorientation? Ré orientatio n? Edite et Envoie les courriers de réaffectation pour informer le BRSA, l ancien et le nouveau référent Refuse le CI et demande la réorientation à l UTAS Décision sur le CI Traite l alerte «décision sur contrat» Reçoit Information 15

16 Phase 3: la procédure de signalement 15

17 3.1 : Les bénéficiaires sans contrat BRSA Référent RSA SMS Responsable CMS UTAS EP Edition mensuelle des bénéficiaires sans 1 er contrat + sans contrat renouvelé à 3 mois Renseigne la fiche de signalement et la retourne à l UTAS Alerte le secteur pour recueillir des informations sur la situation Convocation renouvellement de contrat - Phase Inscription EP? Réception courrier DAAS Reçoit la copie du DAAS Envoie le courrier DAAS Se manifeste? Reçoit le BRSA Élabore un CI Organise le RDV Accord contrat? Demande à être reçu? Lève la suspension Commission restreinte Réunion EP

18 3.2 : Le signalement du référent Responsable BRSA Référent RSA SMS CMS UTAS EP Signalement respect CI Transmet la fiche de signalement Reçoit le DAAS Reçoit les motifs de la recevabilité Reçoit le DASS Examen EP? Envoi DAAS Se manifeste? Phase ou Interrogation mensuelle alerte «en attente signalement EP» Inscription EP? Annule l alerte Reçoit l avis de passage EP Reçoit la copie avis de passage EP Inscription du dossier en EP Se manifeste? Passage Phase du dossier en EP Evalue la situation Rappelle les droits et devoirs du RSA Réalise le CI Phase Fixe le RDV pour la levée de suspension Reçoit information et se met à disposition du référent Envoi la convocation comité restreint ou transmet le courrier à l EP Accord contrat? Réunion EP Et comité restreint

19 3.3 : Signature des documents de suspension Responsable Insertion Instructeur UTAS Secrétariat DASI Direction DASI BRSA CAF Décision de suspension Saisi le décision Transmets les documents par mail Reçoit mail Édite les documents Mets à la signature Signe les documents Transmets au secrétariat Réceptionne les documents Classe dans le dossier Envoie les courriers en en courrier simple et AR au BRSA Envoie le bordereau à la CAF Réceptionne les documents les transmets à l instructeur UTAS Reçoit la décision de suspension Reçoit le bordereau de suspension

20 3.4 : Le suivi du respect des décisions des EP / La levée de suspension BRSA Référent RSA Instructeur UTAS Envoi courrier décision RTI UTAS CAF MSA Reçoit la décision Reçoit la décision Se manifeste? Évalue la situation Élabore un plan d action Rédige (CI) Envoie le CI signé à l UTAS Reçoit le CI, l instruit Soumet le CI pour décision au RTI Émet un avis sur le CI et saisi Phase Contrat accordé? Reçoit le CI Refusé ou Accordé Reçoit la décision envoi le courrier au BRSA + CI signé Reçoit la levée suspension 41

21 3.5. : Le suivi du respect des décisions des EP / La radiation suite EP Instructeur UTAS BRSA Référent RSA RTI UTAS CAF / MSA DASI Interrogation mensuelle de l alerte «En attente de radiation» Reçoit décision Édite les courriers de radiation Reçoit la décision Se manifeste? Evalue la situation Elabore un plan d action Rédige le CI Envoie le CI signé à l UTAS Reçoit le CI instruit le CI Prend connaissance du CI et émet une avis à la DASI Reçoit le CI Instruit la demande de réouverture des droits Reçoit le CI refusé Reçoit la décision Reçoit la décision Reçoit et Applique la décision Édite le courrier bénéficiaire envoie CI signé Re ouverture droits? Reçoit le CI accordé Phase

22 Phase 4: La demande d APRED 34

23 4.1 : Suivi des APRED internes Resp.CMS SMS DASI Service Allocation BRSA Référent RSA CMS Tiers Réception de la demande + émet une décision Rédige une demande d APRED interne accord? Scanne les justificatifs et envoie la demande complète à la DASI Réception de la demande + contrôle conformité Conforme règlement Saisie + mail auto de refus Saisie + mail auto accord + mandatement liquidation Réception mail + édition et envoi notification Réception notification Réception notification Si accord : Réception de notification + réception du paiement 23

24 4.2 : Suivi des APRED des structures conventionnées et Pôle Emploi Référent RSA structure conventionnée + PE DASI Service Allocation Tiers BRSA Le brsa a un CI ou un PPAE en cours Envoi d une APRED externe accordée Réception de la demande + saisie dans Génésis + contrôle conformité Conforme règlement Réception mail Saisie + envoi mail de refus Saisie + envoi mail accord + mandatement liquidation Réception du paiement Réception du paiement

25 4.3 : Suivi des APRED avec saisine de la commission consultative Resp CMS SMS Référent RSA structure conventionnée ou PE DASI Service Allocation Tiers brsa Commission consultative CG / PE / Etat Demande de saisine en commission consultative Rédige une demande d APRED interne Saisie dans Génésis + envoi de pièces justificatives Réception des pièces + saisine de la commission Emet une décision et envoie la notification Réception décision Réception décision Réception décision accordée Saisie refus Etat dans Génésis Saisie accord Etat dans Génésis + mandatement liquidation Réception du paiement Réception du paiement

26 Phase 5: LA GESTION DES SALARIES EN CONTRAT AIDE CHANTIER D INSERTION 26

27 3.1 : L entrée en contrat aidé - Chantier Insertion Employeur PE BRSA Référent RSA Besoin Parution Offre contrat aidé sur Prise de connaissance Offre contrat Candidature spontanée ou appuyée FINACI Prise de connaissance Offre contrat et orientation de candidat FINACI Réception candidature FINACI Réception candidature Vérification éligibilité Réception candidature éligible Convocation entretien Réception convocation Entretien 27

28 3.2 : L entrée en contrat aidé - Chantier Insertion - suite Employeur PE BRSA ASP DASI UTAS Présence entretien Sélection candidature Signature CERFA Signature CERFA Signature CERFA et Signature Contrat de travail Reçoit les CERFA et envoie un récapitulatif mensuel Liste des contrats aidés ayant débutés dans le mois saisit la durée du contrat aidé sur Génésis Signature Contrat de travail Signature Contrat de travail Met à jour les places disponibles en chantier d insertion 28

29 3.3 : Le suivi à la demande des contrats aidés - Chantier d Insertion Employeur BRSA Travailleur Social SMS Entrée en chantier Réalise l accompagnement socioprofessionnel Sollicite l intervention d un travailleur social en cas de besoin Sollicite spontanément un RDV Reçoit la demande du chantier ou du BRSA Organise le RDV avec le BRSA seul ou en réunion tripartite avec l accompagnateur chantier Reçoit mail d alerte Reçoit information sur les suites données Réalise l entretien et informe le chantier des suites données 29

30 L activation d une actions d insertion conventionnée par le Chantier d Insertion Employeur BRSA Secrétaire insertion UTAS RI ASSOCIATION CONVENTIONNEE Réalise l accompagnement socioprofessionnel Entrée en chantier Sollicite l intervention d une action d insertion conventionnée RAEP OU APDA via la formalisation de la fiche commande + note d opportunité Reçoit la fiche commande l enregistre sur Genesis, la soumet au référent insertion Vérifie le projet et consulte le tableau d occupation des places des actions d insertion Valide la fiche commande? Reçoit information sur les suites données Enregistre la décision sur Genesis, informe le chantier d insertion, envoie la fiche à l opérateur conventionné Reçoit la fiche commande Est contacté par l association 30

31 3.4 : La sortie des contrats aidés - Chantier d Insertion Employeur PE BRSA RI DASI Réception Bilan CDDI Demande de renouvelle ment Suivi à la demande Phase 3.3 Intègre le salarié dans une autre modalité d accompagnement Reçoit information Reçoit information sur occupation des places 31