Compte-rendu de la réunion des utilisateurs du CRB-ADN. Jeudi 26 mars 2015 à 13h45 salle de réunion 6 ème étage

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1 Compte-rendu de la réunion des utilisateurs du CRB-ADN Jeudi 26 mars 2015 à 13h45 salle de réunion 6 ème étage Equipe du CRB ADN : Corinne Antignac, Anne Esling, ChristineGouarin, Alicia Fernandes, Céline Banal, Amel Aloulou, Marie Alexandra Alyanakian (Médecin coordinateur de la PRB, excusée). Présents : J. Bustamante, C. Ozilou, E. Hulier-Ammar, G. Bellan, A.Hadchouel, V. Godard, S. Marlin, R. Campait, A. Carre, J. Jeannette, F. Charbit, B. Begue, A. Boulai, M. Oufadem, M. Nicouleau, M. Polak, L. Hubert, F. Verny, JP. Bonnefont, A. Philippe, C. Barnerias, A. Pelet, A. Chioccarello, G. Royer, K-H. Le Quan Sang, F. Saint Jalmes Digeon, M. Girard, C. Brunet, M. Hully, R. Nabbout, S. Pruvost, A. Rotig, C. Michot, M. Nizon. Au cours de cette réunion, les points suivants ont été évoqués : 1 - Fonctionnement du CRB-ADN Historique Bref rappel de l historique depuis 1992 (cf. diaporama joint) Organigramme La plateforme est dirigée par le Pr. Corinne Antignac et le Dr. Marie Alexandra Alyanakian en tant que coordinatrice PRB/CRB. Cinq personnes travaillent en permanence au CRB-ADN, 2 ingénieurs de la Direction de recherche clinique (DRCD), 2 techniciennes de l institut Imagine ainsi qu une technicienne Inserm. Cette plateforme n a aucun personnel technique de l hôpital Necker. Bilan d activité Le CRB-ADN est un centre de ressources biologiques certifié, ce qui implique des obligations. La certification, selon la norme NF S96-900, est volontaire et spécifique aux centres de ressources biologiques. Le CRB n est pas concerné par l accréditation. Deux types de prélèvements: o SAUVEGARDE (SAU) : Les échantillons sont adressés par l hôpital et les actes sont codifiés sous forme de BHN via le logiciel GLIMS (selon le référentiel de Montpellier). o RECHERCHE (RECH) : Les échantillons proviennent de projets de recherche bien authentifiés et les relevés de prestations sont adressés via la Structure Fédérative de Recherche (SFR). Dans ce cadre, une réunion préalable à l établissement de collection est organisée. 1

2 Le CRB n est pas une structure dévolue au traitement en urgence des échantillons On note une très forte augmentation de l activité de SAU par rapport à l activité de RECH (50% de l activité globale en 2010 versus 75% en 2014). Répartition du budget en 2014: : obtenus par les projets de recherche (crédit Inserm) et utilisés pour financer la certification, les contrats de maintenance, le petit matériel non référencé à l AP-HP par l AP-HP (acquisition des consommables courants) Corinne Antignac insiste sur la nécessité d identifier les projets de recherche et leur financement. Sandrine Marlin évoque la possibilité de requalification des échantillons déposés en SAU pour la recherche. Corinne Antignac précise que les lignées lymphoblastiques sont seulement réalisées dans le cadre de la recherche. 2 Analyse du bilan d activité Augmentation +++ de l activité 1. Ce qui a entraîné une nouvelle organisation depuis décembre 2014 : Pour les prélèvements SAU, pas d extraction d ADN systématique, seuls les culots de globules blancs sont réalisés et conservés. Pour les prélèvements RECH, application des modalités décidées lors de la réunion de mise en place du projet. 2. Ce qui nécessite le recrutement d un personnel supplémentaire AP-HP pour traiter les échantillons SAU. Réception des prélèvements (cf. diaporama joint) 1. Sont rappelées les exigences pour qu un prélèvement puisse être conservé au CRB-ADN : 2

3 Feuille d accompagnement correctement annotée o diagnostic, liens parentaux avec le propositus, cas des parents non mariés (noms et propositus non identifié) o date de naissance, date de prélèvement, UH pour les prélèvements SAU Les consentements éclairés signés par le patient (ou ses parents si mineur ou adulte sous tutelle) et du médecin responsable. 2. Non conformités - Travail supplémentaire Devenir des non conformités (depuis début 2015) - 6 absences du nom de médecin déposant statutaire soit 0,4%->si possible retour au service sinon retour au centre de tri sans diagnostic soit 7,5% -> message au médecin pour demander le diagnostic sans consentements soit 0,7% -> retour direct par le pneumatique non accepter au CRB-ADN. Sorties o L intense activité de sortie nécessite un mi-temps technicien. C est une obligation de traçabilité due à la certification. Gros problèmes organisationnels. o Nouvelle organisation depuis décembre 2014, 2 jours de sorties imposés actuellement le mardi et le mercredi. Remarque des utilisateurs : les 2 jours consécutifs ne sont bien adaptés. Proposition du CRB-ADN : mardi de 9h à 13h et de 14h à 17h, mercredi de 9h à 12h30 et le vendredi de 9h à 12h30. Ces nouveaux horaires sont dorénavant affichés sur la porte du CRB-ADN o Sorties en attentes (115 sorties à ce jour) Il est indispensable de venir chercher les échantillons. De même, il est indispensable d annuler la demande par mail quand elle n est plus nécessaire. Qualité des prestations o Taux d erreurs faible (découvert par les analyses en CGH array). o Qualité de l ADN. Demande ++ du CRB-ADN aux utilisateurs de faire part de tous problèmes inhérents à la qualité d ADN extrait au CRB-ADN (bonne ou mauvaise). 3

4 Convention o Une convention entre les tutelles du CRB-ADN (Imagine, AP-HP, Inserm, SFR, Université Paris Descartes) est à l étude. o Le transfert des collections des unités de recherche doit être envisagé. Publications o Le CRB-ADN souligne qu il n est jamais cité dans les publications ce qui a été un point très négatif lors des audits de certification. o Pour toute publication utilisant des échantillons provenant de la banque, la reconnaissance du CRB-ADN doit être indiquée dans les remerciements. Une phrase-type vous sera communiquée prochainement. o Un pdf de l article lors de sa publication doit être adressé au CRB-ADN. 3 Objectifs Mise en place de la culture des fibroblastes uniquement pour la Recherche Questions des utilisateurs : o la taille des biopsies nous sommes dans la phase préparatoire nous définirons les modalités prochainement o Combien d ampoules seront congelées 4 ampoules o Les fibroblastes seront-ils dans le périmètre de la certification? oui 4 - Tarifs des prestations «Recherche» cf. diaporama joint 5 - Questions diverses des utilisateurs : o Peut-on avoir accès à la base de données Biobase? Impossible : Biobase ne peut pas être interrogé par une personne extérieure au CRB. o Combien de patients ont été prélevés plusieurs fois? Réponse du CRB : La recherche ne peut être faite simplement sur la base, une demande spécifique sera faite au responsable bio-informatique de Biobase. 4

5 Il est indiqué systématiquement sur l accusé de réception les numéros des prélèvements précédents. o L interopérabilité de Biobase avec des bases de l hôpital? (Ex : logiciel STARE ). Réponse du CRB Impossible dans l immédiat, un travail sur le renouvellement du logiciel est en cours d étude. 6 - Points majeurs de la réunion o Nécessité +++ d adresser des prélèvements conformes à la banque. o Nouveaux horaires de sortie des prélèvements (mardi, mercredi, vendredi). o Etude de la possibilité de requalifier des échantillons SAU en échantillons RECH. o Nécessité d un personnel AP-HP supplémentaire. o Mise en place, en 2015, d une nouvelle activité (culture de fibroblastes pour la recherche). o Citation du CRB-ADN dans les remerciements lors des publications. 5