Utiliser l ANGLAIS dans les métiers du SECRÉTARIAT ÉVALUATION

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1 Utiliser l ANGLAIS dans les métiers du SECRÉTARIAT ÉVALUATION AFPA 2007 Direction de l Ingénierie Département Tertiaire

2 RESUME Ce document présente le contexte de l évaluation du module «UTILISER L ANGLAIS DANS LES METIERS DU SECRETARIAT». Il est destiné aux formateurs en charge de la mise en œuvre de cette évaluation. AUTEURS Chefs de projet Département Tertiaire : Anne Tangy DI - Département Tertiaire Noëlle Bencteux DI - Département Tertiaire Guillemette Bouzoud Maureen Levesque Véra Sittler Annie Waroquaux CFPA Dijon/Quétigny CFPA Paris CFPA St-Avold CFPA Dijon/Quetigny TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 1/27

3 C.A.I. Vous êtes secrétaire au CENTRE D AFFAIRES INTERNATIONAL 35 avenue Victor Hugo PARIS Tél. : Fax : Site web : Le C.A.I. emploie 2 secrétaires-hôtesses 1 comptable 1 commercial 1 directrice Dominique DUCLOS Catherine POULAIN Christian AZOULAY Vincent DELBAZE Anne-Marie LEMOINE Les services proposés par le C.A.I. sont : location de bureaux à la demi-journée ou à la journée, location de salles de réunions, location d équipements bureautiques et de télécommunication, mise à disposition de personnel de secrétariat et d accueil, saisie de documents, traitement de courrier, traductions, interprétariat, permanence téléphonique et domiciliation postale. Le C.A.I. dispose également de salles de réunion aux adresses suivantes : 24 avenue de la Grande Armée PARIS 3 avenue Raymond Poincaré PARIS 60 boulevard de Courcelles PARIS 340 rue Saint-Honoré PARIS La clientèle du C.A.I. est constituée d entreprises françaises et étrangères désirant bénéficier ponctuellement de locaux, équipés, à une adresse parisienne de prestige et d un service complet de secrétariat qualifié. Vous êtes Dominique DUCLOS, secrétaire-hôtesse. Vous êtes chargée de l accueil et des tâches administratives. TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 2/27

4 C.A.I. TARIF AU 1 er mars N Location de bureaux équipés avec micro-ordinateur et téléphone (service en commun pour photocopieur et fax) : la demi-journée : 250 euros la journée : 410 euros Location de salles de réunion la demi-journée la journée 10 personnes 200 euros 350 euros 20 personnes 300 euros 400 euros 30 personnes 250 euros 500 euros Traitement du courrier en français langue européenne Saisie de courriers, de rapports 5 euros/page 7 euros/page Factures, devis, contrats 6 euros/page 8 euros/page Tableaux 7 euros/page 9 euros/page Traduction : Interprétariat : 2 euro/page 650 euros/demi-journée Nous contacter pour : permanence téléphonique, domiciliation postale, location de vidéo-projecteur, système de visioconférence, régie son, lumière, vidéo, Service de restauration légère. NB Il existe une documentation en anglais listant les services proposés et les tarifs TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 3/27

5 C.A.I. PLANNING DE RESERVATION DES SALLES Salle Lundi 25/03 Mardi 26/03 Mercredi 27/03 Jeudi 28/03 Vendredi 29/03 Matin Après-midi Matin Après-midi Matin Après-midi Matin Après-midi Matin Après-midi VICTOR HUGO Lisbonne Action Première U.R.P. Van Knotting U.R.P. Madrid Elec Services Plus E. Tang Rome India Toys Kendal Associates A.T.G. GRANDE ARMEE Bruxelles Delta Systems POINCARE Berlin Fan Küchen Express Luxembourg MédiaLab COURCELLES Athènes Romero A.V.S. A.V.S. Stockholm Gantioler Gental Vienne Hahn GmbH Guards Guards SAINT-HONORE Amsterdam Défi Média Holly Défi Média Défi Média TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 4/27

6 C.A.I. Plan des locaux de l avenue Victor Hugo Commercial Vincent Delbaze Salle LISBONNE Salle MADRID Salle ROME Comptable Christian Azoulay Directrice Anne-Marie Lemoine WC WC Cafétéria Vestiaire TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 5/27

7 C.A.I. Plan du quartier Centre Poincaré Centre Victor Hugo Centre Grande Armée Centre Courcelles TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 6/27

8 Séance 1 Traiter les appels téléphoniques en anglais Votre rôle Nous sommes le 26 mars N Vincent DELBAZE, le responsable commercial, est absent pour la journée. Il vous demande de prendre ses messages téléphoniques et de traiter les demandes dans la mesure du possible. TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 7/27

9 M.... DESTINATAIRE Date :... Heure :... PENDANT VOTRE ABSENCE M. Mme Mlle :... Société :... N téléphone :... A téléphoné Demande à être rappelé Est venu(e) vous voir Rappellera Désire vous voir URGENT Message Message reçu par et transmis par :... TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 8/27

10 Scénario 1 Fiche évaluateur TRAITER LES APPELS TELEPHONIQUES EN LANGUE ETRANGERE Votre rôle Nous sommes le 26 mars N Vous êtes Kozo MATSUDA. Vous avez l intention d organiser une réunion à Paris les 17 et 18 juin pour 12 personnes environ. Vous souhaitez obtenir des renseignements chiffrés concernant les tarifs de location de salle avec vidéo-projecteur, pause-café et plateau-repas (cold lunch). Votre carte de visite Kozo MATSUDA Export Manager OKUZAWA 1-33 Kitashlinjuku 7-chome Shinjuku-Ku Tokyo 160 Japan Tél. : 81 (0) Fax : 81 (0) Mail : TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 9/27

11 Scénario 2 Fiche évaluateur TRAITER LES APPELS TELEPHONIQUES EN LANGUE ETRANGERE Votre rôle Nous sommes le 26 mars N Vous êtes Susan HUDSON. Vous avez besoin des services d un interprète (anglais-français) pour une réunion d une demi-journée qui doit se tenir dans un hôtel parisien. Vous aurez également besoin de l assistance d une secrétaire bilingue ce jour là. Vous souhaiteriez connaître les tarifs. Votre carte de visite Susan HUDSON IDM Ltd 3 Startforth Rd Riverside Park Middlesborough Cleveland TSZ1PY England Tél. : Fax : Mail : TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 10/27

12 Scénario 3 Fiche évaluateur TRAITER LES APPELS TELEPHONIQUES EN LANGUE ETRANGERE Votre rôle Nous sommes le 26 mars N Vous êtes Brandon CARRICK. Vous avez l intention de développer vos activités en France et avez besoin d une domiciliation postale en France (postal address). Vous souhaitez également savoir combien il vous en coûtera de louer un bureau 1 jour par mois. Votre carte de visite Brandon CARRICK Managing Director Hansard Europe Limited Enterprise House Frascati Road Blackrock Co-Dublin Ireland Tél. : Fax : Mail : TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 11/27

13 Séance 2 Accueillir un visiteur étranger en anglais Votre rôle Nous sommes le 26 mars N Vous assurez la permanence à l accueil toute la journée. TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 12/27

14 Scénario 1 Fiche évaluateur Votre rôle Nous sommes le 26 mars N Vous êtes Mary HAMMOND. Vous vous présentez à l accueil du C.A.I. pour participer à la réunion organisée ce jour par l entreprise Delta Systems. Par ailleurs, votre montre s est arrêtée ; vous demandez l heure. Pour votre information : vous vous présentez à la mauvaise adresse, l hôtesse devra vous ré-orienter vers l avenue de la Grande Armée où se tient la réunion organisée par votre société. TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 13/27

15 Scénario 2 Fiche évaluateur Votre rôle Nous sommes le 26 mars N Vous êtes John PALTROW de la Société Kendal Associates. Vous avez réservé une salle de réunion pour deux jours ; vous demandez où se trouve la salle. Vous n avez pas réservé de déjeuner sur place, mais demandez si l on peut, malgré tout, vous servir des plateaux-repas (cold lunches) dans la salle le lendemain. Pour votre information : le repas devra être servi vers 13 heures pour 12 participants. TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 14/27

16 Scénario 3 Fiche évaluateur Votre rôle Nous sommes le 26 mars N Vous êtes Johanna SCHUTZ. Vous avez rendez-vous avec Madame LEMOINE. Auparavant, vous souhaitez savoir où sont les toilettes. Par ailleurs, vous souhaitez modifier votre vol de retour : vous aimeriez retarder votre départ de 2 heures environ. Demandez à l hôtesse de se renseigner sur les horaires et la disponibilité. Pour votre information : Vous avez une place réservée aujourd hui sur le vol AF510 Paris-Berlin de 18 h 15. TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 15/27

17 Séance 3 Traiter le courrier et les documents commerciaux en anglais Nous sommes le 26 mars n. 1. Vous traitez le courrier que vous a laissé Mme LEMOINE (Dossier 1) 2. Vous indiquez (en français) les grandes lignes des documents joints (Dossier 2) Vous disposez de 3 heures TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 16/27

18 DOSSIER 1 COURRIER A TRAITER TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 17/27

19 Write a message Send Save Spelling Cancel To: Subject: Translation of technical report Cc: Dear Anne-Marie, We have still not received the translation of the report which was sent to you on 15 March. It was agreed that we would receive it within a week. Would you please dispatch it before Friday at the latest since I need it for a meeting I am to attend next week. Regards, Bob Shanks Dominique, présentez nos excuses à Bob Shanks et assurez-le d un envoi sous 48h. TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 18/27

20 Silver Office Supplies Ltd. 14 North Street London EC1 7AD Tel: Fax: Silver Office Supplies Ltd. Facsimile To : C.A.I. From : David Jackson Fax n : Pages : 1 Téléphone : Date : 26/07/20-- Subject : Request for information Cc : We have seen your web site and would be interested in using some of your services. Could you please send us complete details of all the services you offer together with a price-list. Thanking you in advance, D. Jackson David Jackson AML Merci de traiter cette demande. N oubliez pas de préciser que toute demande spécifique peut faire l objet d un devis détaillé. TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 19/27

21 Manufacturing Company Ltd. Ms Anne-Marie Lemoine Managing Director C.A.I. 35 avenue Victor Hugo Paris France 32 Walmer Road Birmingham B March 20-- Dear Anne-Marie, We need to organise a meeting in Paris on 3 June 20-- for one full day for 20 people. Could you please reserve one of your meeting rooms for that date. We would prefer a location near Charles de Gaulle metro station as most of our participants will be coming from Charles de Gaulle airport. Thank you for confirming the reservation and your rates. Best regards, Michael Preston Export Manager Dominique, Pouvez-vous répondre à M. Preston. Nous n avons plus de salles disponibles près du métro Charles de Gaulle pour 20 personnes, par contre, nous pouvons lui proposer une salle de 20 personnes dans nos bureaux de Courcelles ou une salle de 30 personnes dans nos bureaux de Victor Hugo avec une remise de 10%. TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 20/27

22 DOSSIER 2 SYNTHESE EN FRANCAIS TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 21/27

23 C.A.I. Mémorandum À : De : Dominique DUCLOS Anne-Marie LEMOINE Cc : Date : 26 March 20-- Objet : Courriers en anglais Dominique, Je suis débordée cette semaine. Je vous laisse quelques courriers reçus ces derniers jours. Merci de me dire brièvement de quoi il s agit. TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 22/27

24 Language Training Services Ltd. Bath BH 6SW United Kingdom 7 Bristol Road Ms Anne-Mariel Lemoine Centre d Affaires International 35 avenue Victor Hugo Paris France 22 March 20 Dear Ms Lemoine, We were surprised to note that your invoice n 0633/0021 (copy enclosed) for the sum of 1,470 is still outstanding. Your earliest attention to this matter would be appreciated. Yours sincerely, M. Harper Matthew Harper Accounts Manager TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 23/27

25 INVOICE Invoice n : 0633/0021 Order n : Date: 21/03/20-- Language Training Services 7 Bristol Road Bath BH 6SW United Kingdom Qty Description Unit Price Amount in 1 2-week language course for Ms Dominique Poulain July % discount Please quote invoice n when submitting payment 1,500 1,500 TOTAL 1,470 TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 24/27

26 Mc Graw Hill Company 18 Pembroke Street Dublin 2 Ireland Ms Anne-Marie Lemoine Centre d Affaires International 35 avenue Victor Hugo Paris France 20 March 20 Dear Ms Lemoine, We acknowledge receipt of your brochure for which we thank you. Your services are of great interest to us and we shall certainly have the opportunity to use them in the near future. Could you please inform us if your premises offer facilities for video-conferencing. If so, at which sites and what would be the cost for hiring such equipment for one full day? From previous experience, I believe that it is essential to have a technician on-hand throughout the duration of the event. Do you offer this kind of assistance? We look forward to hearing from you, Yours sincerely, J. Quinn John Quinn General Manager TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 25/27

27 ABACUS Ltd. Entreprise House 115 Edmond Street Liverpool L3 2HJ United Kingdom Ms Anne-Marie Lemoine C.A.I. 35 avenue Victor Hugo Paris France 20 March 20-- Dear Ms Lemoine, We have had a subscription to your telephone service for the past year (contract n /12/2092). I wish to inform you that since Wednesday of last week, our number has been inaccessible and we have received innumerable complaints from our clients. You will understand that this situation is causing us considerable commercial losses. We would therefore be grateful to receive a full explanation and assurance that full service will be resumed without delay. Furthermore, we feel entitled to a substantial reduction to this month s subscription and a promise that this will not happen again. Otherwise, we shall be obliged to take our custom elsewhere. A prompt reply would be appreciated. Yours sincerely, C. Johnson Christine Johnson General Manager TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 26/27

28 Ms Anne-Marie Lemoine C.A.I. 35 avenue Victor-Hugo Paris France 22 March 20 Dear Ms Lemoine, European Telework Online Leeds International Conference Centre Cray Valley Road Leeds LS 17JZ United Kingdom We acknowledge receipt of your registration at the third bi-annual international conference on telework and teletrade to be held in Leeds from 12 to15 April We have booked you a single room for 3 nights in the Shelbourne hotel as you requested. However, could you please inform us by return whether you will be requiring breakfast and evening meals there. An free hourly shuttle service will be running from the airport to your hotel. The meeting point is in front of the British Airways desk. A gala dinner is organised on the first evening of the conference, the cost of which is 65 per person. Please fill in the reply coupon below if you wish to attend and return it to us asap. Looking forward to hearing from you, Yours sincerely, AP Taylor A.P. Taylor General Manager Gala dinner.x 65 I duly authorise you to charge my credit card VISA INTERNATIONAL EUROCARD MASTERCARD Card holder s name N. Expiry date: / TA Secrétariat Evaluation 18/01/2007 EVA.doc 27/27

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