EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE SEANCE DU 27 MARS au 5 Cité de la Traverse - Salle de la Traverse - Poitiers

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1 En vertu des articles L , L et L du CGCT, le Président de la Communauté d Agglomération Grand Poitiers atteste que le présent acte a été affiché, transmis en Préfecture le. et/ou notifié le..... et qu il est donc exécutoire. Pour le Président, par délégation, EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE SEANCE DU 27 MARS 2015 au 5 Cité de la Traverse - Salle de la Traverse - Poitiers Secrétaires de séance : Edouard ROBLOT & Diane GUERINEAU Nombre de membres en exercice : 63 Quorum : 32 Date de la convocation : 06/03/2015 Affichée le : 30/03/2015 Président de séance : Alain CLAEYS, Président Présents : BELGSIR El Mustapha, BLUSSEAU Jean-Daniel, BURGERES Christine, CHALARD Francis, CHARDONNEAU Jean-Louis, CLEMENT Dominique, CORONAS Patrick, EIDELSTEIN Claude, GERARD Anne, HALLOUMI Abderrazak, HOFNUNG Daniel, JARDIN Florence, KIRCH Olivier, LEY Véronique, LUCAUD Laurent, MORISSEAU Gilles, PELTIER Joëlle, SAUVAGE Corine, SOL Gérard, TANGUY Alain, TRICOT Aurélien, Membres du Bureau ARFEUILLERE Jacques, AUBERT Sylvie, BATAILLE Martine, BLANCHARD Gérald, BOUARD Cendrine, BRILLAUD Jean, CHALLET Louis-Marie, CHAUVIN Jacky, COBERAC Jeannie, COINEAU Dany, COMPTE Jean-Marie, DAIGRE Jacqueline, DELHUMEAU-DIDELOT Stéphanie, DEVERGNE Ludovic, DIVERSAY Michel, FAUGERON Agnès, FRAYSSE Christiane, GARABEDIAN Nicole, GAUBERT Jacqueline, GIRAUD Philippe, GUERINEAU Diane, JEAN Yves, MARCINIAK Marie-Christine, MORCEAU Francette, PERRIN Bernard, PERSICO Patricia, PROST Marie-Dolorès, ROBLOT Edouard, SARRAZIN-BAUDOUX Christine, SIRAUT Daniel, VALLOIS-ROUET Laurence, VERDIN Alain, Conseillers communautaires Titulaires Absents excusés : BROTTIER Philippe, CORNU Bernard, Membres du Bureau FAURY-CHARTIER Michèle, MICHELIN Joël, PALISSE Philippe, PETERLONGO Bernard, RIMBAULT-RAITIERE Nathalie, ROUSSEAU Eliane, RUY-CARPENTIER Cécile, Conseillers communautaires Titulaires M. le Président a déposé sur le bureau de l assemblée les pouvoirs écrits, de voter en leur nom, donnés par les Conseillers Communautaires empêchés d assister à la séance, à l un de leurs collègues, en exécution de l article L du Code Général des Collectivités Territoriales. Nom du mandant Philippe BROTTIER Bernard CORNU Michèle FAURY-CHARTIER Nathalie RIMBAULT-RAITIERE Eliane ROUSSEAU Cécile RUY-CARPENTIER Nom du mandataire Véronique LEY El Mustapha BELGSIR Aurélien TRICOT Laurent LUCAUD Christine BURGERES Francette MORCEAU Observations : Le rendu compte des délégations au Président n'a donné lieu à aucune observation : Liste des Arrêtés de Délégation de Pouvoir au Président - Liste des Marchés À Procédures Adaptées (MAPA) - Liste des Délibérations prises par les Bureaux Délibérants des 11 décembre 2014 et 5 mars Après la présentation de la délibération 35, M. Aurélien TRICOT a rapporté les délibérations n 46 et 47 puis a quitté la séance.

2 N : 53 Date réception Préfecture Conseil du 27/03/2015 Identifiant : Date de publication au Recueil des Actes Administratifs : Titre : 75 - Autres produits de gestion courante - Actualisation des tarifs 2015 pour l'exploitation du Centre de Conférences et tarifs 2015 pour la Foire d'automne - P.J. : Annexe tarifs Centre de conférences 2015 ; Annexe tarifs Foire d'automne 2015 DIRECTION DU DEVELOPPEMENT URBAIN SERVICE DEVELOPPEMENT ECONOMIQUE ET EMPLOI Etudiée par : Le bureau du 05/03/2015 La commission Attractivité économique et développement de l'espace communautaire du 11/03/2015 La commission Générale et des Finances du 20/03/2015 Nomenclature Préfecture N 1 : 7. Finances locales Nomenclature Préfecture N 2 : 4. Interventions economiques Rapportée par : EL MUSTAPHA BELGSIR Depuis le 1er janvier 2014, la gestion du Parc des Expositions de Grand Poitiers est assurée en régie directe par Grand Poitiers. Il en va de même pour la gestion de Centre de Conférences, depuis le 1er janvier 2015, date à laquelle il a été mis fin de manière anticipée au contrat de Délégation de Service Public (DSP) confié jusqu alors à une société d économie mixte dont l agglomération était la principale actionnaire. Afin de percevoir les recettes des évènements qui se sont déroulés au Centre de Conférences depuis le 1 er janvier 2015, il y a lieu d approuver les tarifs pratiqués dans le cadre du contrat de DSP. La tarification de cet équipement doit cependant être actualisée, pour placer le Centre de Conférences en bonne position sur un champ très concurrentiel. La logique de l actualisation des tarifs 2015 tarifaire consiste à : 1) baisser les prix de l amphithéâtre et du salon de réception pour les rendre plus accessibles, plus justes par rapport au marché et accroître le nombre de manifestations audessus de 100 personnes, 2) augmenter le prix des salles de réunions afin d éviter la réalisation de manifestations non rentables et d accroître la rentabilité des manifestations qui y sont effectuées. Par ailleurs, il y a lieu de mettre en place une tarification pour la Foire d Automne dont la première édition, à l initiative de Grand Poitiers, se tiendra en octobre prochain, au Parc des Expositions. En conséquence, les membres communautaires sont invités : - à confirmer les tarifs du Centre de Conférences qui étaient pratiqués dans le cadre du contrat de DSP, - à statuer sur la nouvelle grille tarifaire du Centre de Conférences qui sera applicable à compter du 27 mars 2015, - à approuver la tarification mise en place pour la Foire d Automne dont la première édition se tiendra en octobre prochain, au Parc des Expositions.

3 - d autoriser Monsieur le Président ou, en cas d empêchement, son représentant, à signer tout document afférent à ce sujet. AFFICHEE LE : 30/03/2015 Adoptée Vote pour : Nombre : Vote contre : Nombre : Pour extrait conforme, Pour le Président, le Vice Président : Abstention : Mmes DAIGRE, DELHUMEAU- DIDELOT, PROST, MM. BLANCHARD, ROBLOT, Mme FRAYSSE et M. ARFEUILLERE Nombre : 7 Ne prend pas part au vote : Nombre : Mouvement des Elus : Autres mentions de vote :

4 Politique tarifaire du Centre de Conférences en 2015 Annexe à la délibération du Conseil Communautaire du 27 mars 2015 Centre de conférences de Grand Poitiers Sommaire : A. du locatif B. des prestations non locatives C. Politique de soutien de projets et partenariat Contact : Marc HALPERT,

5 A. tarifs du locatif Après le 27 mars 2015 : les locations des espaces se font sur une tranche horaire de 9h-18 heures en journée pleine et de 9h-13h / 14h/18h en demi-journée avec une heure de battement pour la remise au propre. Des locations en soirée sont possibles sur la base tarifaire d une demi-journée (4 heures) et d heures supplémentaires si besoin est, Les journées de montage et démontage sont facturées au tarif de 60% de la journée équivalente en exploitation, Chaque heure supplémentaire est facturée à hauteur de 1/9 ème tarif journée. HT contrats établis avant 27 mars 2015 HT contrats établis après 27 mars 2015 Tarif location HT m² Jour 1/2 J horaires J expl 1/2 J expl J M/DM 1/2 J M/DM ratio 60% 60% 60% Centre de conférences h-18h Amphithéâtre (100 à 213 personnes) h-18h Amphithéâtre (moins de 100 personnes) h-18h ,8 Office traiteur 9h-18h 120 Salon de reception et terrasse (plus de 150 personnes) Salon de reception et terrasse (moins de 150 personnes) h-18h h-18h ,4 salle h-18h salle h-18h salle h-18h salle h-18h salle h-18h salle h-18h salles h-18h salles h-18h salles h-18h salles h-18h salles h-18h salles h-18h Toutes les salles de réunion h-18h

6 B. des prestations non locatives 1. des prestations audio-visuelles Matériel audio-visuel en HT Description Avant 27 mars 2015 Après 27 mars 2015 Enregistrement audio Enregistrement audio 150 Sono portable salle de Sonorisation portable en salle de réunion avec 2 réunion + 2HF micros sans fil 270 Sono portable salle de Sonorisation portable en salle de réunion avec 3 réunion + 3HF micros sans fil 310 Sono portable salle de Sonorisation portable en salle de réunion avec 4 réunion + 4HF micros sans fil 340 Sonorisation portable dans le salon de réception Sono portable salon + 2 HF avec 2 micros sans fil 300 Sonorisation portable dans le salon de réception Sono portable salon + 3 HF avec 3 micros sans fil 330 Sonorisation portable dans le salon de réception Sono portable salon + 4 HF avec 4 micros sans fil 360 Micro HF main micro HF main Micro fil micro fil sur la tribune de l'amphithéâtre Micro cravate micro-cravate Micro serre tête micro serre tête Prêt PC Mise à disposition d'un PC portable pour vos présentations Plasma 107 cm Ecran plasma 107 cm sur pied vidéoprojecteur 1 vidéoprojecteur. 80 écran projection 1 écran projection. 80 Système visioconférence Système visioconférence en salle. 150 Prestation audiovisuel divers Cabine traduction, captation vidéo,.. Personnel pour l'audiovisuel en HT régisseur technique demijournée 1 régisseur technique demi-journée régisseur technique journée 1 régisseur technique journée pour les pauses et la restauration PAUSE en HT Pause accueil 9h Pause 10h30 Pause après-midi Pause accueil sans horaire Pause sans horaire Pause sans viennoiserie Pause régionale Café à discrétion Description Pause d accueil à partir de 9h dans le salon de réception, comprenant café, thé, jus de fruits, eau de source accompagnés de viennoiseries Pause matinée à partir de 10 h 30 dans le salon de réception, comprenant café, thé, jus de fruits, eau de source accompagnés de viennoiseries Pause-café après-midi comprenant café, thé, jus de fruits, eau de source accompagnée de viennoiseries. Pause accueil dans le salon de réception, comprenant café, thé, jus de fruits, eau de source accompagnés de viennoiseries Pause dans le salon de réception, comprenant café, thé, jus de fruits, eau de source accompagnés de viennoiseries Pause dans le salon de réception comprenant café, thé, jus de fruits, eau de source Pause régionale comprenant café, thé, jus de fruits, eau de source accompagnés de gâteaux régionaux Pause en salle, comprenant café, thé, jus de fruit, eau de source accompagnés de viennoiseries jusqu'au 27 mars à partir du 27 mars 5,8 5,8 5,8 5,8 5,8 5,8 5,8 5,8 5,8 5,8 4,8 4,8 6,8 6,8 4,8 4,8

7 Café à discrétion sans viennoiserie Café à discrétion régional Pause en salle, comprenant café, thé, jus de fruit, eau de source Pause régionale en salle comprenant café, thé, jus de fruits, eau de source accompagnés de gâteaux régionaux 3,8 3,8 5,8 5,8 Café simple Café simple en salle de réunion 2,8 2,8 REPAS REPAS tout repas sous forme de plateau, repas à emporter, cocktails, déjeuners, dîners ou autres sera vendu sur la base d'un devis NS sur devis Prestations de service restauration (avec maître d hôtel et serveurs) sur devis 3. pour le mobilier et le matériel d exposition jusqu'au 27 mars à partir du 27 mars Mobilier en HT Description Ensemble 3 fauteuils + table Ensemble de 3 fauteuils et table basse basse 260 Fauteuil Fauteuil 70 Fauteuil 2 2 fauteuils 140 Table basse Table basse 65 Canapé Canapé 2 places 240 Pupitre Pupitre 155 Table Table 122*60cm 25 Mange debout Tables "Mange-debout" chaise bar chaise bar. 30 Chaises chaises. Tables pliantes tables pliantes. vestiaire portant vestiaire portant. autres mobiliers autres mobiliers. verrerie - vaisselle verrerie - vaisselle. autres mobiliers Matériel d'exposition en HT Moquette filmée pose/dépose 6 HT/m² scène scène. tente réception sur terrasse tente réception sur terrasse. moquette stands moquette stands. cloisons stands cloisons stands. autres matériels d'expositions

8 4. pour le service d accueil Prestations hôtesses en HT Description jusqu'au 27 mars à partir du 27 mars 1 hôtesse 1 hôte(sse) accueil / demi-journée hôtesse 1 hôte(sse) accueil / journée hôtesse bilingue 1 hôte(sse) accueil bilingue/ journée. 2 hôtesses 2 hôte(sse)s accueil / demi-journée hôtesses 2 hôte(sse)s accueil / journée hôtesses bilingue 2 hôte(sse) accueil bilingue/ journée. 3 hôtesses 3 hôte(sse)s accueil / demi-journée hôtesses 3 hôte(sse)s accueil / journée hôtesses bilingue 3 hôte(sse) accueil bilingue/ journée. 4 hôte(sse)s 4 hôte(sse)s accueil / demi-journée hôte(sse)s 4 hôte(sse)s accueil / journée hôtesses bilingue 4 hôte(sse) accueil bilingue/ journée. 5 hôtesses 5 hôte(sse)s accueil/ demi-journée hôtesses 5 hôte(sse)s accueil/ journée hôtesses bilingue 5 hôte(sse) accueil bilingue/ journée. Autres hôtesses Prestations de service restauration 5. pour le nettoyage et la manutention jusqu'au 27 mars à partir du 27 mars Prestations nettoyage supplémentaire et manutention en HT Mise à disposition d'un agent d'entretien en HT/heure Semaine 22 Dimanche et jour férié 34 Nettoyage salon Enlèvement moquette Collecte et évacuation détritus aire de montage Collecte et évacuation des déchets Benne à déchet supplémentaire Nettoyage spécifique Manutentionnaire en HT / h 0,4 HT /m² Jour semaine. 24 dimanche. 27,4 jours fériés. 48 nuit. semaine. 27,4 dimanche. 31,2 jours fériés. 54,7

9 6. Prestations SSIAP et gardiennage Prestations de gardiennage en HT Agent sécurité SSIAP1 en HT / heure SSIAP 2 en HT / heure jusqu'au 27 mars à partir du 27 mars Gardien (filtrage, surveillance) en HT / h Jour semaine dimanche 32 31,9 jours fériés nuit semaine 32 31,9 dimanche 32 36,4 jours fériés 32 63,8 Jour semaine 30 dimanche 34,2 jours fériés 60 nuit semaine 34,2 dimanche 39 jours fériés 68,4 Jour semaine 33 dimanche 37,6 jours fériés 66 nuit semaine 37,6 dimanche 42,9 jours fériés 75,2 7. Autres prestations jusqu'au 27 mars à partir du 27 mars Autres prestations en HT ticket parking Toumaï Ticket Stationnement parking Toumaï ou TAP Privatisation d un niveau du Privatisation d un niveau de parking Toumaï parking Décoration Décoration composition florale composition florale plantes plantes Prestations d'un photographe 1 photographe. visite guidée Poitiers Visite guidée de Poitiers Challenge par équipes Challenge par équipes Transfert car transfert car. Accompagnement de projet / organisation

10 C. Politique de soutien de projets et de partenariat Pour les contrats établis avant le 27 mars 2015 Pour les contrats établis après le 27 mars 2015 Cas spécifique de CNFPT Une convention a été signée entre le Centre de conférences et le CNFPT en raison d une récurrence de manifestations sur les bases suivantes : Convention CNFPT mars 2015 HT Amphi Jour 1 personnes Amphi personnes Amphi personnes demijournée 1086 Amphi- 100 personnes demijournée 905 Salles 1, 2 et 3 journée 420 Salles 1, 2 et 3 demi-journée 296 Salles 1 et 2 journée 312 Salles 1 et 2 demijournée 220 Salle 2 journée 221 Salles 5 et 6 demijournée 156 J2- J3 J4 J5 J6-J8 Pratiques commerciales de remise J9- J Des pratiques de remises ont été allouées pour des raisons commerciales, notamment d encouragement à la fidélité, sur les bases de - 10% et -20% sur le locatif seulement. Il est proposé d'avoir une possibilité d'encouragement d'installation des manifestations dans le Centre de conférences sur la base d'un rabais de 30 % maximum, applicable sur le prix de tout ou partie du locatif et des prestations, en fonction de la politique commerciale, du coût de revient des prestations et de la meilleure gestion du Centre de conférences. Ce rabais s'entend pour les organisateurs qui projettent de réaliser des manifestations dont le caractère d intérêt local ou général justifie de consentir une modulation de la tarification. A ce titre, les situations et thématiques suivantes ont été retenues : - périodes creuses d'occupation du Centre, - réservation de plusieurs manifestations sur une année, - forte fidélité, - thématiques telles que le développement durable, l éducation, la Recherche et l innovation, l'agriculture, la promotion des ressources locales, l emploi local, le loisir et le tourisme, la mobilité, la santé, l économie sociale et solidaire, - manifestations exigeant la mise en œuvre de prestations spécifiques. Par ailleurs, en raison de l attractivité qu elles présentent pour le territoire de Grand Poitiers, les manifestations de notoriété nationale et internationale ou toute première édition de manifestations qui se déroulent au Centre peuvent entrer dans le champ de l applicabilité de ce même rabais.

11 de la nouvelle Foire d automne de Grand Poitiers, 9 > 12 octobre 2015 Annexe à la délibération du Conseil Communautaire du 27 mars 2015 Parc des Expositions de Grand Poitiers Contact : Marc HALPERT,

12 A. Contexte et enjeux Afin de structurer et de développer son activité, l équipe du Parc des expositions lance une Foire d Automne de 4 jours du 9 au 12 octobre Cette Foire occupera l ensemble des halls du Parc des expositions et une partie de ses extérieurs. Ajoutée à la Foire expo du mois de mai, cette Foire d Automne permettra au Parc de proposer au moins un grand événement sur chaque semestre de l année. Cette foire représente aussi une progression de 30% de l activité du Parc, avec un chiffre d affaire annuel prévu la première année de 300 k. Elle sera gratuite pour les visiteurs. Elle sera un moment-clef dans les plans de commercialisation et de communication des entreprises et un levier important d animation du territoire. Avec cette nouvelle Foire, Grand Poitiers sera la seule agglomération en France à part Paris a proposé deux foires. La tarification est construite de manière à se positionner entre l offre des Salons Maison confort et du Mariage de fin janvier (exceptionnellement en février en 2015) et celle de la Foire expo de Poitiers de 10 jours en mai. B. de la Foire d Automne, 9-12 octobre 2015 Tous les tarifs sont en HT. 1. HALL A & B - ENVIRONNEMENT - HABITAT - AMEUBLEMENT TARIFS en HT Unité HT Frais de dossier 200,00 Frais de dossier pour exposant indirect 150,00 Angle 140,00 Stand 1 module (9 m²) 860,00 2 modules (18m²) 1375,00 M² supplémentaire 70,00 Electricité - 10 Ampères Mono 144,00 2. AIR LIBRE LOISIRS - JARDIN -PAYSAGISTE- PEPINIERISTES TARIFS en HT Unité HT Frais de dossier 200,00 Frais de dossier pour exposant indirect 150,00 Electricité - 10 Ampères Mono 137,00 Surface Air libre-le m² 10,00 Surface extérieure utilitaire et caravanes-le m² 4.90

13 3. ARENES TARIFS en HT Unité HT Frais de dossier 200,00 Frais de dossier pour exposant indirect 150,00 Angle 70,00 VINS ET SAVEURS le module (9M²) 400,00 M² Supplémentaire 45,00 SENIORS Le module (9m²) 450,00 EDITION-NUMERIQUE Le module (9m²) 450,00 Le module table (6m²) 350,00 M² Supplémentaire 45,00 SPORT-SANTE-FORME Le module (9m²) 450,00 M² Supplémentaire 45,00 4. Prestations supplémentaires TARIFS en HT Unité HT Eau Forfait Eau Branchement Evacuation Consommation 154,00 Electricité-Mono 10A 137,00 15A 141,00 20A 147,00 Electricité-Tri 10A 294,00 15A 301,00 20A 306,00 25A 446,00 32A 449,00 65A 662,00 Tente et chapiteaux extérieurs Sur devis

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