Lay-out standard de la liste recalcul électronique

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1 Lay-out standard de la liste recalcul électronique Plan Employee Benefits AG Insurance sa RPM Bruxelles TVA BE Bd. E. Jacqmain 53, B-1000 Bruxelles AG Employee Benefits: Bd. du Jardin Botanique 20, B-1000 Bruxelles Tél. +32(0) Fax +32(0)

2 1. Structure du fichier ADE 1.1 But du fichier ADE Le fichier Automatic Data Exchange (ADE) sera utilisé pour l échange de nouveaux salaires lors du recalcul annuel. Ce fichier: peut être créé par l employeur en Excel; peut être livré sous forme initialisée par AG Employee Benefits sur base des données connues pour les affiliés au moment de la livraison. Ce fichier est constitué de trois «feuilles (sheet)»: o Dans la feuille " A REMPLIR PAR L EMPLOYEUR ", vous pouvez remplir les nouveaux salaires mais aussi les éventuelles autres modifications et l adresse de l affilié; o Dans la feuille " AG INSURANCE ", vous trouverez des informations importantes qui nous permettent de gérer votre dossier de manière optimale. Nous vous demandons aimablement de nous renvoyer cette feuille non modifiée. o La feuille " PARAMETRES " : si quelque chose est remplie dans cette feuille, votre plan dispose de paramètres spéciaux. Cette feuille contient les paramètres spéciaux qui sont édités dans la feuille " A REMPLIR PAR L EMPLOYEUR " et donne les valeurs que peuvent reprendre ces paramètres spéciaux. Nous vous demandons aimablement de nous renvoyer cette feuille non modifiée. est créé automatiquement si vous utilisez le Servisite. Si vous souhaitez d autres informations concernant ce fichier de recalcul électronique, vous pouvez vous adresser au gestionnaire de votre assurance de groupe. 1.2 Les champs du fichier ADE Dans ce chapitre, vous trouverez une description des différents champs du fichier. Dans la première colonne figure une énumération de tous les champs qui constituent le fichier ADE (feuille «A REMPLIR PAR L'EMPLOYEUR») Dans la deuxième colonne, vous trouvez Ie format de chaque champ du fichier: Décimal (n,m): nombre numérique composé de n chiffres dont m après la virgule Alfanum (n) : combinaison de lettres et de nombres numériques, d une longueur totale de n caractères : jj/mm/aaaa 2/6

3 Nom champ du fichier Format Contrat Décimal (9) Nom Alfanum (35) Prénom Alfanum (20) Date de naissance Sexe Décimal (1) NISS Décimal (11) Matricule Alfanum (10) TVA Décimal (9) Langue choisie Alfanum (1) Précédente situation familiale Alfanum (1) Nouvelle situation familiale Alfanum (1) SF : date de prise en compte Date d entrée en service Ancienne catégorie de personnel Alfanum (1) Nouvelle catégorie de personnel Alfanum (1) CP : date de prise en compte Ancien pourcentage temps de travail Décimal (7,4) Nouveau pourcentage temps de travail Décimal (7,4) PTT : date de prise en compte Précédente Rémunération de référence Décimal (15,2) Nouvelle Rémunération de référence Décimal (15,2) Paramètres spéciaux - ancienne valeur Alfanum(40) Paramètres spéciaux - nouvelle valeur Alfanum(40) Paramètres spéciaux - date début Nombre d enfants - ancienne valeur Décimal (2) Nombre d enfants - nouvelle valeur Décimal (2) Nombre d enfants - date début N Réglementaire - ancienne valeur Décimal(18,6) N Réglementaire - nouvelle valeur Décimal(18,6) N Réglementaire - date début Enfant 1 : date de naissance Enfant 2 : date de naissance Enfant 3 : date de naissance Enfant 4 : date de naissance Enfant 5 : date de naissance Enfant 6 : date de naissance Enfant 7 : date de naissance Enfant 8 : date de naissance Enfant 9 : date de naissance Commentaires Alfanum (254) Rémunération maladie Décimal (15,2) Rente forfaitaire Décimal (15,2) Adresse : rue Alfanum (30) Adresse : numéro Alfanum (20) Adresse : code postal Alfanum (8) Adresse : localité Alfanum (30) Adresse : pays Alfanum (3) Version layout Décimal (3) End of record Alfanum (1) 3/6

4 1.3. Type de fichier Le format du fichier doit être du type ".xls " (microsoft excel) Description des champs du fichier Nom, prénom, date de naissance, sexe Nom, prénom, date de naissance, sexe de l affilié. Code sexe: voir codothèque (annexe) NISS Numéro d identification de sécurité sociale de l affilié. Condition : si ni le contrat ni le matricule ne sont complétés, vous devez compléter Ie numéro d identification de sécurité sociale. Matricule Numéro de référence unique de l affilié chez l employeur. Condition : si ni le contrat, ni le numéro de registre national ne sont complétés, vous devez indiquer le matricule. Langue choisie Langue choisie de l affilié. Code: voir codothèque (annexe) Précédente / nouvelle situation familiale Situation familiale de l affilié. Code: voir codothèque (annexe) Ancienne / nouvelle catégorie de personnel Catégorie de personnel de l affilié telle que définie au niveau du plan. Code: voir codothèque (annexe) Ancien / nouveau pourcentage temps de travail Pourcentage de temps de travail de l affilié. Ce pourcentage doit être inférieur ou égal à 100%. Précédente Rémunération de référence Selon votre plan, il est possible qu il y ait plusieurs colonnes «Précédente Rémunération de référence» ou/et que le nom de la colonne diffère. Par exemple «Précédente Gratification» à la place de «Précédente Rémunération de référence». II est possible que les salaires précisés dans la colonne Précédente Rémunération de référence diffèrent quelque peu des chiffres que vous nous avez communiqués précédemment, mais vous ne devez plus les vérifier. 4/6

5 Nouvelle Rémunération de référence Selon votre plan, il est possible qu il y ait plusieurs colonnes «Nouvelle Rémunération de référence» ou/et que le nom de la colonne diffère. Par exemple«nouvelle Gratification» à la place de «Nouvelle Rémunération de référence». Le salaire de référence de l affilié est exprimé sur la base d un temps de travail de 100%. Paramètres spéciaux Nombre d enfants N réglementaire Enfant 1 : date de naissance jusqu à Enfant 14 : date de naissance Dépendant de votre plan, ces colonnes peuvent être absentes du fichier ADE. Rémunération maladie Rente forfaitaire Adresse : pays Code pays de l adresse. Par exemple: B pour Belgique, F pour France, NL pour Pays-Bas,... 5/6

6 2. Annexe 2.1. Codes Champ du fichier Code Sexe 1 Masculin 2 Féminin Langue choisie 1 Français 2 Néerlandais 3 Allemand 4 Anglais Situation familiale 1 Marié(e) / cohabitant(e) légal(e) 1 2 Isolé(e) 2 3 Veu(f)(ve) C Inconnu D Cohabitant Catégorie de personnel (salarié) 1 Ouvrier 2 Employé 6 Cadre 7 Direction F Représentant I Cadre supérieur J Cadre moyen K Cadre inférieur L Contremaître M Gens de maison N Expatrié T Inconnu U Administrateur gérant Catégorie de personnel (indépendant) O Dirigeant d entreprise P Administrateur délégué Q Membre de la direction indépendant R Administrateur indépendant S Gérant indépendant T Inconnu V Administrateur gérant indépendant 1 Inclus séparé(e) de fait et séparé(e) judiciairement de corps et du biens. 2 Inclus divorcé(e). 6/6