ASSEMBLÉE INTERNATIONALE Inscription des gouverneurs élus

Transcription

1 ASSEMBLÉE INTERNATIONALE 2013 Inscription des gouverneurs élus San Diego (États-Unis) Du 13 au 19 janvier 2013

2 Sommaire Lettre de bienvenue... 1 Informations générales... 2 Grandes lignes du programme... 6 Instructions pour les réservations de voyage... 6 Agences de voyages du R.I. (RITS)... 8 Directives et procédures pour les déplacements...10 Présentation de l assurance voyage...12 Carte d assurance...13 Festival international...15 Formulaires électroniques obligatoires...17 Formulaires électroniques facultatifs...18 Inscription/logement...19 Informations pour le badge...20 Inscription au festival international...21 Demande d accompagnement Compagnon (non-conjoint)...22 Liste de contrôle...23 Ces informations peuvent changer postérieurement à la mise sous presse.

3 ROTARY INTERNATIONAL John HEWKO Secrétaire général Août 2012 À l attention des gouverneurs élus Madame, Monsieur, Permettez-moi tout d abord de vous féliciter pour votre nomination. Votre famille et vous-même êtes sur le point de vivre une année exaltante, pleine de défis et dont vous vous souviendrez tout au long de votre existence. L Assemblée internationale se tiendra du 13 au 19 janvier 2013 à San Diego (États-Unis) au Manchester Grand Hyatt. Cette formation de cinq jours vous permettra de vous doter de tous les atouts pour réussir votre mandat de gouverneur et de nouer des liens avec vos camarades de promotion des quatre coins du monde. Cette année encore, nous fournirons à vos conjoints ou compagnons un programme spécifiquement conçu pour correspondre aux intérêts et expériences de tous. Je vous invite à prendre connaissance des informations comprises dans ce manuel avant de remplir les formulaires. One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, Illinois USA tel fax Le personnel du Rotary vous accompagnera tout au long de cette aventure et vous apportera le soutien nécessaire à votre réussite. J ai hâte de rencontrer chacun d entre vous dans le cadre de cette réunion annuelle essentielle au fonctionnement de notre organisation. Je vous prie d agréer, Madame, Monsieur, l expression de ma considération distinguée. John HEWKO 1

4 Informations générales San Diego Les températures en janvier varient entre 10 C (50 F) et 18 C (65 F). L humidité relative et les pluies sont faibles. Il est conseillé de prévoir une veste ou un gilet, car l hôtel est climatisé. Pour en savoir davantage, consulter le site de l office du tourisme de San Diego, Voyage Le lien vers le formulaire de demande de titre de transport pour l Assemblée internationale 2013 sera disponible à partir du dimanche 16 septembre Le RITS effectuera les réservations de façon à ce que les gouverneurs élus arrivent à l aéroport de San Diego le dimanche 13 janvier avant 17 h 00. Si cela s avère impossible et qu une escale s impose, le Rotary prendra en charge la nuit d hôtel du 12. Attention : les gouverneurs élus ayant choisi d arriver aux États-Unis avant le 13 janvier devront assumer les coûts d hôtel pour la nuit du 12. À votre arrivée à l aéroport Des Rotariens seront là pour accueillir l ensemble des participants officiels. Le Rotary assure un service de navettes desservant l hôtel Manchester Grand Hyatt le dimanche 13 janvier. Il faut prévoir d arriver ce jour-là à l hôtel avant 17 h 00. Les participants arrivant avant le 13 janvier devront se rendre au Manchester Grand Hyatt par leurs propres moyens. Les frais de ce déplacement sont remboursables conformément aux directives concernant les frais de déplacements. Hôtel Manchester Grand Hyatt San Diego Les programmes de fidélité de compagnies aériennes ou de chaines d hôtel ne peuvent être utilisés au Manchester Grand Hyatt pendant la durée de la manifestation. L hôtel Manchester Grand Hyatt San Diego est presqu entièrement non-fumeur. Cette règle s applique aux restaurants, salles de réunion, espaces publics, lieux de travail du personnel de l hôtel et presque toutes les chambres. Des espaces fumeurs situés à l extérieur de l hôtel sont toutefois disponibles et vous pouvez demander une chambre fumeur en le précisant sur votre formulaire d inscription/logement. Les amendes en cas d infraction ne sont pas remboursées par le Rotary. Coordonnées de l hôtel : Manchester Grand Hyatt San Diego One Market Place San Diego, CA États-Unis Tél. : Fax : Arrivée / Départ L enregistrement à la réception de l hôtel est assuré à partir de 16 h 00. Avant 16 h 00, les chambres sont attribuées selon leur disponibilité. Compte tenu du nombre de Rotariens arrivant le 13 janvier, il se peut que vous soyez dans l obligation de laisser vos bagages à la consigne en attendant que votre chambre soit prête. Les chambres doivent être libérées avant midi. Pour libérer votre chambre plus tard, veuillez contacter le manager à la réception de l hôtel pour obtenir une dérogation. Une surcharge vous sera éventuellement facturée et ne sera pas remboursée par le R.I. Parking Le parking de l hôtel est ouvert 24h/24. Un voiturier se tient également à votre disposition pour garer votre véhicule. Les frais de parking sont à votre charge sauf autorisation préalable du RITS. Modalités d inscription 1. Enregistrement à l hôtel. 2. Retrait du dossier d inscription le 13 janvier de 11 h 00 à 19 h 00 au bureau des inscriptions (Assembly Registration Desk) situé au rez-de-chaussée (Niveau 1) du Douglas Foyer. 3. De 19 h 00 à 20 h 00 le 13 janvier, les dossiers d inscription pourront être retirés au bureau de l Assemblée situé au Show Manager #2 (Niveau 2) qui sera ouvert également le 14 janvier à partir de 07 h 00. Repas Le forfait inclut les repas à compter du déjeuner du 13 janvier et jusqu au petit-déjeuner du samedi 19 janvier. Il comprend trois repas par jour, y compris le dîner dansant de l amitié et le banquet Servir demain. 2

5 Il est demandé aux gouverneurs élus et à leurs conjoints/ compagnons d utiliser cette formule. Le Rotary International ne remboursera pas les repas non pris. Il n y a pas de dîner proposé le mercredi 16 janvier. Si vous choisissez à l avance de ne pas participer à la soirée organisée par les Rotariens locaux (voir ci-dessous), vous serez remboursé de vos dépenses de repas sur présentation du reçu et d une note de frais. Le port du badge est exigé pour entrer dans la salle-àmanger. Aucune exception à cette règle ne sera faite. Accueil par les Rotariens locaux Les Rotariens de San Diego vous invitent à participer à une manifestation en leur compagnie le mercredi 16 janvier qui est à vos frais et propose une grande variété d activités divertissantes dans une atmosphère détendue. Le Rotary ne rembourse pas les frais de participation à cette manifestation facultative, y compris les repas ou toute autre dépense. Si vous projetez de participer à cette manifestation le 16 janvier, inscrivez-vous en ligne à rotary5340.org/hospitality. Frais de déplacement À l attention des participants dont les frais sont pris en charge par le Rotary : aucun remboursement ne sera effectué sur place à San Diego. Pour être remboursé, envoyer le formulaire sur le destinataire des fonds et un formulaire officiel de note de frais du R.I. dûment remplis accompagnés des justificatifs demandés pour les dépenses d au moins 75 dollars. Consulter Instructions pour les notes de frais pour plus de détails. Voir également rotary.org sous les onglets Membres/Généralités/Agences de voyages. 1. Les dépenses remboursables dans le cadre de l Assemblée 2013 : Escales de nuit, réservées préalablement par le RITS résultant d horaires de vols internationaux, et frais afférents. En cas d escale d une durée de plus de 7 heures résultant de vols internationaux, le Rotary remboursera jusqu à 80 dollars pour une chambre d hôtel en journée, sur présentation de justificatifs et à condition que la réservation ait été effectuée par le RITS. Trajet le plus économique entre votre domicile et l aéroport. Repas pris pendant le voyage aller-retour. Frais de visa (gouverneurs élus après approbation du RITS). Frais de déplacement nécessaire à l obtention d un visa (gouverneurs élus). Note : Les frais d avion, de train ou kilométriques de plus de 350 dollars doivent être approuvés préalablement par le RITS. Faute d approbation préalable, le remboursement des frais peut être rejeté ou réduit. Aucune avance sur frais ne sera faite ; les dépenses occasionnées ne seront remboursées que sur présentation des reçus. 2. Le Rotary remet un chèque de 50 dollars aux gouverneurs élus (100 dollars si accompagnés) pour les faux frais non remboursables. S ils sont facturés sur la note d hôtel, les dépenses suivantes ne pourront donner lieu à un remboursement et doivent être payées à la fin du séjour : Pressing Achat de vêtements Internet Repas pendant l Assemblée, sauf indication contraire Pourboires Téléphone Minibar Films Room service Club de sport Nettoyage des chambres si l occupant y a fumé Cadeaux ou papier à lettre Frais d envoi et de manutention de colis Frais de taxi les journées où un service de navettes est offert Toute dépense encourue à la suite d un séjour prolongé à caractère personnel. Note : Les autres dépenses raisonnables telles que frais de taxi, de navettes ou de parking (si autorisation préalable) seront remboursées. 3. Le Rotary ne remboursera pas les frais de séjour ou de participation à la manifestation d accueil avant ou après l Assemblée. 4. Le Rotary ne remboursera pas les frais occasionnés par la perte de bagage, les frais d assurance maladie ou d assurance accident de voyages. 5. Le Rotary fournit une carte de téléphone prépayée à utiliser de votre chambre ou à partir d une cabine téléphonique. Les appels téléphoniques effectués sans cette carte ne seront pas remboursés. 6. Le Rotary règle les chambres directement à l hôtel. Vous devrez vous acquitter de vos dépenses personnelles supplémentaires non couvertes par le 3

6 Rotary. Les hôtels acceptent les paiements par carte de paiement Visa, MasterCard, American Express, Diners Club, ou en dollars. Les chèques ne sont pas acceptés. 7. Le Rotary remboursera les frais de bagages dans le cadre du voyage aller-retour, sous réserve que les justificatifs de paiement soient inclus à la note de frais. La limite est fixée à deux bagages par personne. Les frais en cas de dépassement du poids ou du nombre de bagages autorisés ne sont pas remboursables. 8. Le Rotary remboursera à l issue de leur voyage les voyageurs ayant acheté leur billet localement avec l autorisation du RITS. Veuillez envoyer les justificatifs demandés par à meetings. finance@rotary.org le 19 mars 2013 au plus tard. 9. Une note de frais, accompagnée de pièces justificatives, devra être soumise à meetings.finance@rotary.org dans les 60 jours suivant la fin de l Assemblée, soit avant le 19 mars Aucun remboursement ne sera effectué pour les notes de frais reçues après cette échéance, sauf cas exceptionnels. Assurance Le Rotary fournit une police d assurance pour tous les Rotariens et leurs conjoints dont la participation à l Assemblée internationale est prise en charge par le R.I. Lire la présentation de l assurance en page 12 pour un résumé des garanties.. Interdiction de démarchage Le Rotary interdit toute sollicitation de fonds. De même, il est interdit d afficher ou de distribuer de la documentation promotionnelle dans la salle de séance plénière ou dans les salles de groupes de discussion sans l autorisation écrite préalable du président élu. Utilisation par le R.I. de photos et de vidéos des participants Par leur participation à l Assemblée internationale, les personnes inscrites consentent à être photographiées (photo ou enregistrement vidéo) et à accorder irrévocablement au Rotary International et à sa Fondation le droit d utiliser et de publier mondialement leur nom, voix et image à toutes fins sans que le Rotary International ou sa Fondation ne soient responsables ou n aient à payer de compensation. Repas du président élu Les gouverneurs élus et leurs conjoints sont invités à participer à un des repas du président élu Ron Burton et de son épouse Jetta. Vous trouverez une invitation dans la pochette d inscription que vous retirerez sur place. Programme des conjoints Les conjoints et accompagnants approuvés suivent, durant l Assemblée internationale, un programme comprenant des tables rondes, une séance plénière, des panels et des activités de networking. Il n est pas obligatoire pour les conjoints de venir à l Assemblée, mais une fois sur place, ils doivent assister à l intégralité du programme qui leur est dédié. Participation de personnes autres que les conjoints En raison du caractère de l Assemblée internationale, la participation de personnes autres que les conjoints (compagnons, enfants, invités, etc.) n est autorisée par le Rotary que sur accord du président élu. Le formulaire Demande d accompagnement Compagnon (nonconjoint) devra être utilisé dans ce cas pour fournir au Rotary des informations sur ce qu a fait et ce que fera cette personne pour soutenir le gouverneur élu dans le cadre de ses fonctions. La présence des conjoints/ compagnons à toutes les séances plénières est obligatoire et enregistrée sur le badge électronique. Code vestimentaire Une tenue de ville (costume-cravate ou tailleur) est exigée pour les gouverneurs élus et leurs conjoints y compris durant les séances plénières, les groupes de discussion et le banquet Servir demain. Les participants peuvent s ils le souhaitent porter la tenue traditionnelle de leur pays pour le dîner de l amitié qui débute par un défilé (tenue de ville pour les autres participants) et pour le Festival international (tenue décontractée pour les autres participants). Demande personnelle du président élu Au lieu de l échange de petits cadeaux en provenance du monde entier, le président élu invite les gouverneurs élus à effectuer une contribution à la Fondation Rotary. Expédition de marchandises Les participants ayant l intention d envoyer des marchandises au Manchester Grand Hyatt San Diego doivent s assurer de respecter les règlements des douanes américaines ( et apporter une copie de tous les documents de fret pour pouvoir retracer leur itinéraire en cas de problèmes en douane. Des frais de manutention, non couverts par le Rotary, vous seront facturés par l hôtel pour tout colis reçu. Les colis devront être envoyés à l adresse suivante, avec une mention indiquant que vos effets seront mis en consigne jusqu à votre arrivée : 4

7 Manchester Grand Hyatt San Diego Attn : (VOTRE NOM) Please hold for guest arrival One Market Place San Diego, CA États-Unis Tél. : Fax : Nous vous recommandons de prévoir une valise supplémentaire ou du moins suffisamment d espace dans vos bagages pour la documentation qui vous sera distribuée lors de l Assemblée et de vous renseigner auprès de votre compagnie aérienne sur la réglementation en matière du poids des bagages. Le Rotary ne remboursera pas les frais de bagage au-delà de deux valises par personne ou du poids autorisé. Liste de contrôle La liste figurant à la fin de ce document vous rappellera les échéances de réception des formulaires par le Rotary International. Questions Pour tout complément d information, s adresser aux services d inscription par fax au et par à ri.registration@rotary.org. 5

8 Grandes lignes du programme Terminologie Ateliers Des ateliers en petits groupes pour obtenir des informations pratiques ou un savoir-faire pour aider les gouverneurs élus dans leur fonction. Ateliers CDS Des ateliers pour parler de vos responsabilités de gouverneur, de l enveloppe budgétaire et des notes de frais, ainsi que de questions régionales. Exposition culturelle des conjoints L exposition culturelle qui reflète l internationalité du Rotary offre également un espace réservé où les conjoints pourront faire connaissance. Échanges d idées Proposés dans six langues (anglais, français, japonais, coréen, portugais et espagnol), ces séances sont conçues pour permettre à un groupe d une vingtaine de gouverneurs élus encadrés par un instructeur rotarien de partager idées et stratégies. Formation de la Fondation Rotary Se préparer à Vision pour l avenir Deux journées de formation sont prévues pour les RRFC : une le vendredi 18 janvier en compagnie des gouverneurs élus et l autre, qui leur est réservée, le lendemain, samedi 19 janvier. Le nombre de places étant limité, les conjoints des gouverneurs élus sont invités à assister à la séance plénière de vendredi matin, mais seront libres l après-midi jusqu au dîner de clôture. Panels Animées par un panel d experts, ces discussions présentent des idées, des stratégies et des meilleures pratiques sur d importants sujets rotariens. Séances plénières Réservées aux gouverneurs élus et à leurs conjoints, avec des discours motivants de dirigeants et de courtes présentations audiovisuelles. Séances de discussion Séances interactives avec 10 autres participants sur des sujets au choix. Tables rondes Pour en apprendre davantage sur le Rotary et partager ses expériences. En petits groupes par langue (anglais, français, japonais, coréen, portugais, espagnol, et autres langues à déterminer). Training leaders du R.I. Groupe d anciens gouverneurs formés à encadrer des groupes de discussion. Programme de l Assemblée internationale 2013 Étant donné l importance du contenu de la formation offerte lors de l Assemblée internationale, la participation à toutes les séances est obligatoire. Prenez connaissance de ce programme avant de prévoir d autres activités. Le programme des conjoints apparaît grisé. Ces informations peuvent changer postérieurement à la mise sous presse. Dimanche 13 janvier 11 h h 00 Inscriptions 12 h h 00 Déjeuner Buffet 15 h h 15 Service œcuménique (facultatif) 17 h h 00 Réception de bienvenue du président (facultatif) 17 h h 00 Dîner Buffet Lundi 14 janvier 06 h h 00 Petit-déjeuner 08 h h 00 Séance plénière d ouverture 10 h h 30 Pause 10 h h 00 Échange d idées 10 h h 00 Table ronde 12 h h 40 Déjeuner Buffet 12 h h 40 Déjeuner et séance photo avec le président élu (sur invitation) 14 h h 15 Séance plénière 2 15 h h 45 Séance plénière d ouverture pour les conjoints 15 h h 15 Ateliers 18 h h 30 Dîner Buffet 18 h h 30 Dîner et séance photo avec le président élu (sur invitation) 19 h h 00 Festival international Répétitions 6

9 Mardi 15 janvier 06 h h 00 Petit-déjeuner 08 h h 30 Séance plénière 3 09 h h 30 Séance de discussion et panel avec les conjoints 12 h h 10 Déjeuner Buffet 12 h h 10 Déjeuner et séance photo avec le président élu (sur invitation) 14 h h 30 Séance plénière 4 16 h h 30 Échanges d idées 16 h h 30 Exposition culturelle des conjoints 18 h h 00 Rassemblement des participants au défilé 19 h h 30 Défilé 19 h h 00 Dîner dansant de l amitié Mercredi 16 janvier 06 h h 00 Petit-déjeuner 08 h h 30 Séance plénière 5 10 h h 30 Atelier ou panel avec les conjoints 12 h h 30 Déjeuner Buffet 12 h h 30 Déjeuner et séance photo avec le président élu (sur invitation) 13 h h 15 Atelier ou panel avec les conjoints 15 h h 00 Festival international Répétitions Apres-midi libre pour les autres Activités avec les Rotariens locaux (facultatives et non remboursées par le R.I.) Vendredi 18 janvier 06 h h 00 Petit-déjeuner 08 h h 30 Séance plénière 8 10 h h 30 Panel, séance de discussion ou échange d idées 11h h 15 Déjeuner Buffet 11h h 15 Déjeuner et séance photo avec le président élu (sur invitation) 13 h h 00 Panel, séance de discussion ou échange d idées 15 h h 15 Plan d action 16 h h 15 Échange d idées 19 h h 45 Banquet Servir demain (Gouverneurs élus, conjoints et hauts dirigeants uniquement) Samedi 19 janvier 06 h h 00 Petit-déjeuner Jeudi 17 janvier 06 h h 00 Petit-déjeuner 08 h h 30 Séance plénière 6 10 h h 30 Échanges d idées 10 h h 30 Table ronde des conjoints 12 h h 30 Déjeuner Buffet 12 h h 30 Déjeuner et séance photo avec le président élu (sur invitation) 13 h h 45 Séance plénière 7 15 h h 30 Table ronde des conjoints 15 h h 30 Ateliers 18 h h 00 Dîner Buffet 20 h h 30 Festival international 7

10 Instructions pour les réservations de voyage Les réservations de vos billets d avion devront être effectuées électroniquement à l aide du formulaire qui s ouvrira en cliquant sur iatravelform. Echéance : le 15 octobre 2012 au plus tard. Les billets d avion doivent être émis avant le 12 novembre Veuillez indiquer les noms tels qu ils apparaissent sur les passeports et ne pas soumettre de documents manuscrits. Instructions pour remplir et soumettre le formulaire de réservation électronique : Cliquez sur pour ouvrir le formulaire. 1. Remplir le formulaire et le sauvegarder sur votre ordinateur avec comme titre votre nom suivi de votre numéro de district (par exemple : Durand1640.doc). Si vous avez besoin d aide, contacter ritsonline@rotary.org. 2. Une fois rempli, envoyez le formulaire par en indiquant en objet IA13 votre nom de famille numéro du district (ex. : IA13 DURAND 1640) à l agence RITS desservant votre région (voir ci-dessous) : Argentine, Chili & Uruguay martha@sanchezviajes.com.ar Australie & Nouvelle-Zélande rotary@gilpin.co.nz Brésil wanessa.miguel@flytour.com.br Inde ritsindia@rotary.org Japon rot@tonichi.co.jp Corée du Sud rotarykorea@bcdtravel.co.kr Philippines operations@barontravel.com.ph États-Unis ritsonline@rotary.org Vous recevrez une conformation par de la réception de votre formulaire et qu un agent du RITS a été assigné à votre dossier. 8 Agences de voyages approuvées par le RITS S il n y a pas d agence RITS dans votre pays, soumettre votre demande à l agence américaine. ARGENTINE, CHILI & URUGUAY Martha SANCHEZ Eduardo Sanchez Viajes y Turismo Florida Piso Of. 202 H 1005 Buenos Aires Argentine ( martha@sanchezviajes.com.ar En dehors des heures d ouverture : AUSTRALIE & NOUVELLE-ZELANDE Debbie FRASER Gilpin Travel P.O. Box DX CP31045 Newmarket, Auckland Nouvelle-Zélande ( rotary@gilpin.co.nz En dehors des heures d ouverture : Appel gratuit depuis la Nouvelle-Zélande : , composez le 1 Appel gratuit en dehors de la Nouvelle-Zélande : BRÉSIL Wanessa MIGUEL Flytour American Express Business Travel Avenida Juruá, 641 Alphaville Barueri, São Paulo Brésil ( wanessa.miguel@flytour.com.br En dehors des heures d ouverture : (São Paulo) ou

11 CORÉE DU SUD Claire LEE BCD Travel 14F Officia B/D 163 Shinmunro 1 Ga Jongro-Gu, Seoul Corée du Sud ( rotarykorea@bcdtravel.co.kr ÉTATS-UNIS Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue 12NW Evanston, IL États-Unis ( ritsonline@rotary.org En dehors des heures d ouverture : ou (en dehors des USA) INDE Bejoy SAMUEL RI South Asia Office Thapar House Second Floor, Central Wing 124, Janpath New Delhi, Inde ( ou /92 ritsindia@rotary.org JAPON Akihiko (Aki) SOGA Tonichi Travel Service (TNK) Rotary Section Tsukiji KY Building 4th Floor 4-7-5, Tsukiji, Chuo-ku Tokyo Japon ( rot@tonichi.co.jp En dehors des heures d ouverture : PHILIPPINES Camille BUSTILLOS The Baron Travel Corporation Ground Floor, Cityland 10 (Tower 2) 6817 Ayala Avenue North corner dela Costa Street Salcedo Village, Makati City Philippines ( operations@barontravel.com.ph En dehors des heures d ouverture :

12 Directives et procédures pour les déplacements Le Rotary prend à sa charge les billets d avion aller-retour des participants et des conjoints, étant entendu que l itinéraire choisi sera le plus direct et économique ou conforme au règlement ci-après. Le RITS se doit de suivre les strictes directives du conseil d administration sur les déplacements qui visent à faire réaliser des économies au Rotary International. Les personnes désirant bénéficier d un surclassement doivent en assumer les coûts et l indiquer sur leur demande de titre de transport. Avant l émission des billets d avion, le RITS indiquera les frais supplémentaires de surclassement qui devront être payés par carte de crédit. Une surcharge de 15,00 dollars (vol intérieur États-Unis) et de 35,00 dollars (vol international) sera appliquée aux demandes de déplacements personnels avant ou après l Assemblée internationale. Généralités 1. Votre déplacement étant financé par le Rotary, il vous incombe de respecter les lignes de conduite suivantes conçues dans le but de réduire les frais, tout en garantissant un confort raisonnable. 2. Vous devez soumettre une demande de titre de transport auprès d une agence agréée par le RITS. Le RITS pourra attendre la période tarifaire la plus avantageuse pour émettre les billets. 3. Tout voyage financé par le Rotary ou la Fondation Rotary doit être géré par une agence agréée par le RITS. Les voyageurs peuvent demander l autorisation d acheter leur billet eux-mêmes s ils pensent pouvoir obtenir un meilleur tarif auprès d une agence non agréée. Dans ce cas, ils doivent fournir au RITS, avant d acheter un billet, leur itinéraire, le numéro de vol, les heures de départ et d arrivée, la compagnie et le prix du billet. Ils ne seront autorisés à acheter ce billet que si son prix est inférieur d au moins 100 dollars à celui proposé par le RITS. Le RITS se réserve dans tous les cas le droit de refuser son autorisation sur la base de l itinéraire, de la disponibilité des places et de la compagnie sélectionnée par l agence non agréée. Si le voyageur est autorisé à acheter lui-même son billet, il doit envoyer son itinéraire à ritsonline@ rotary.org dès l émission des titres de transport. Le billet sera remboursé après le voyage et réception par les services RI Meetings Finance des reçus et pièces justificatives (meetings.finance@rotary.org). 4. Les voyageurs autorisés à acheter leur billet d avion par l intermédiaire de leur propre agence de voyages doivent fournir au RITS dès l émission des titres de transport une copie de leur itinéraire indiquant la compagnie aérienne, les numéros, dates et horaires des vols d arrivée et de départ (ritsonline@ rotary.org). Vous ne serez pas remboursé si vous n envoyez pas votre itinéraire final. 5. Le Rotary utilise les compagnies aériennes ayant accordé des tarifs préférentiels au R.I. et à la Fondation Rotary. 6. Les voyageurs doivent accepter de faire une escale si cela permet de réduire sensiblement les coûts. 7. Les aéroports offrant les meilleurs tarifs sont utilisés dans la mesure où le transport terrestre n augmente substantiellement ni le coût total du voyage, ni la durée des transports vers ou à partir de ces aéroports. 8. L utilisation de tout mode de transport autre que l avion est remboursée sur autorisation préalable du RITS, à condition que le coût n excède pas, selon le RITS, celui d un billet d avion aller-retour. Remplir pour cela la demande de titre de transport du RITS pour l Assemblée internationale. 9. Si aucune liaison aérienne n existe, les voyageurs doivent, pour être remboursés, utiliser le mode de transport le plus économique. 10. La location de voitures de taille compacte ou intermédiaire doit être pré-approuvée par le RITS. Le Rotary ne rembourse pas le rachat de franchise ou la souscription d assurance individuelle supplémentaire. Soumettre la demande en utilisant le formulaire demande de titre de transport. 11. Les billets d avion achetés par le biais de programmes de fidélité (miles) de compagnies aériennes seront remboursés à concurrence des frais acquittés par le voyageur (taxes, etc.). 10

13 12. Les voyageurs doivent payer les frais encourus dans le cadre de déplacements personnels entrepris en conjonction avec un déplacement officiel autorisé. Une surcharge de 15,00 dollars (vol intérieur États- Unis) et de 35,00 dollars (vol international) sera appliquée aux demandes de déplacements personnels avant ou après l Assemblée internationale. 13. Les miles accumulés dans le cadre de programmes de fidélité pour les déplacements aux frais du Rotary sont crédités au compte du voyageur. 14. Des dérogations peuvent être sollicitées par écrit auprès du secrétaire général. Sont inéligibles : a. Choisir des compagnies aériennes spécifiques pour bénéficier de leur programme de fidélité quand le Rotary peut obtenir des billets à coût réduits ou bénéficier d autres avantages sur d autres compagnies ; b. Choisir une autre compagnie alors que le Rotary doit remplir ses obligations contractuelles à l égard de compagnies partenaires. Si vous avez des questions sur votre voyage à destination de l Assemblée internationale, prière de contacter le RITS à Evanston : RITS Heures d ouverture : 08 h 30 à 17 h 00 (Heure de Chicago) ritsonline@rotary.org ( (Appel en PCV possible en dehors des États-Unis) Numéro d appel gratuit des États-Unis :

14 Présentation de l assurance voyage Les Rotariens et leurs conjoints sont couverts par une assurance voyage lors de leur déplacement à l Assemblée internationale, et cela pour la durée de la réunion. La couverture inclut la mort accidentelle, l évacuation sanitaire d urgence, le rapatriement du corps et l assistance en voyage. Les frais médicaux et la perte des effets personnels sont remboursés uniquement lorsqu ils sont encourus en dehors du pays où l assuré est domicilié. Carte d assuré. Vous trouverez pages une copie de votre carte d assuré. Veuillez l avoir sur vous lorsque vous vous rendrez à l Assemblée internationale. Elle vous sera demandée dans le cas d un accident ou d une maladie. Garanties (assujetties aux modalités du contrat) : Couverture médicale. Jusqu à USD lorsque vous vous trouvez en dehors du pays où vous êtes domicilié. Aucune couverture n est fournie lorsque vous voyagez dans votre pays. Décès et mutilations accidentelles. Jusqu à USD. Rapatriement du corps. Cette couverture est disponible lorsque vous vous trouvez à au moins 100 miles de votre domicile. Ne prenez aucune disposition avant d avoir reçu l autorisation préalable d Europ Assistance. Évacuation sanitaire. Cette couverture est disponible lorsque vous vous trouvez à au moins 100 miles de votre domicile. Ne prenez aucune disposition avant d avoir reçu l autorisation préalable d Europ Assistance. Perte d effets personnels. Jusqu à USD lorsque vous voyagez en dehors de votre pays de résidence. Les effets personnels ne sont pas couverts dans votre pays de résidence. Services d assistance fournis par Europ Assistance USA. Appelez le numéro figurant sur votre carte. Extension pour voyage à titre personnel. Ce contrat vous fournit gratuitement une couverture supplémentaire valable sept (7) jours avant ou après l Assemblée internationale. Formulaire de déclaration. En cas de maladie, d accident ou de perte, vous devrez remplir un formulaire de déclaration de sinistre. Vous pouvez obtenir ce formulaire auprès de Scott Meise, RI Risk Management Department (insurance@rotary.org ; ( ; ). Une fois rempli, vous devrez adresser ce formulaire accompagné de justificatifs directement à ACE (l adresse se trouve sur le formulaire). Nous vous encourageons à conserver des photocopies de toutes les correspondances et de tous les documents adressés à ACE. Questions? Veuillez contacter Scott Meise pour plus de détails sur l assurance voyage. 12

15 Carte d assurance ATTENTION En cas d urgence médicale, contacter immédiatement Europ Assistance en donnant la référence suivante : 01AH585. Accès 24h/ (numéro gratuit depuis les États-Unis et le Canada) (appel en PCV en dehors des États-Unis) Lorsque vous appelez Europ Assistance (le fournisseur d assurance voyage d ACE), veuillez vous munir des informations suivantes : 1. Votre nom et prénom, numéro de téléphone, numéro de fax, relation avec le patient ; 2. Nom, prénom, âge, sexe du patient et son numéro de contrat d assurance ; 3. Description de l état du patient ; 4. Nom, adresse et numéro de téléphone de l hôpital ; 5. Nom et numéro de téléphone du médecin traitant, ainsi que la façon de le contacter ; 6. Information sur l assurance maladie, l assurance accident du travail ou l assurance auto dans le cas d un accident de voiture. En engageant une demande d assistance, nous sommes subrogés dans vos droits et actions pour se faire rembourser auprès d une autre compagnie d assurance de toutes dépenses auxquelles nous avons eu à faire face. ATTENTION : PERSONNEL MÉDICAL OU POLICE En cas d urgences, contacter (aux États-Unis ou au Canada) ou (en dehors des États-Unis, appel en PCV, 24h sur 24, service multilingue). Quand contacter Europ Assistance? Recommandation d un hôpital ou d un médecin En cas d hospitalisation Nécessité d être évacué ou rapatrié Besoin de garanties pour le paiement de dépenses médicales En cas de problèmes locaux de communication SERVICES D ASSISTANCE En complément de l assurance médicale offerte par le programme Business Travel Accident Insurance, ACE USA a pris des dispositions auprès d Europ Assistance USA pour vous donner accès aux services d assistance suivants à travers le monde : Assistance médicale : recommandation d un médecin ou d un spécialiste, suivi médical en cas d hospitalisation, évacuation sanitaire d urgence vers un établissement approprié, rapatriement si l état médical le justifie, rapatriement du corps. Assistance aux personnes : recommandation d établissement ou de personnel médical avant le voyage. Pendant le voyage : médicaments urgents, informations consulaires, assistance en cas de perte de documents, transmission de messages urgents, avance d argent en cas d urgence, recommandation d avocats, de service d interprétation ou de traduction, vérification des garanties médicales et assistance au recouvrement de dépenses médicales. Assistance voyage : assistance pour voyages en cas d urgences, pour le retour d un accompagnant bénéficiaire ou des membres de la famille bénéficiaire et retour du véhicule. Assistance sécurité : ligne téléphonique de crise et assistance sur le terrain en cas de problèmes de sécurité. Mise à disposition d un site Internet d informations santé et sécurité. Vous devez être couvert par le programme Business Travel Accident Insurance pour pouvoir bénéficier de cette assurance voyage complémentaire. Évacuation sanitaire, rapatriement et autres services, contacter : ACE Travel Assistance Program (à partir des États-Unis) (appel en PCV en dehors des États-Unis) OPS@europassistance-usa.com 13

16 ACE TRAVEL ASSISTANCE PROGRAM Numéro de programme : 01AH585 Numéro de contrat : ADD N Nom de l assuré : Rotary International Services d assistance : Europ Assistance USA Europ Assistance fournit des services en cas d urgence médicale mais aussi dans le cadre de la préparation de votre voyage. Appelez Europ Assistance dans les cas suivants : Recommandation d un hôpital ou d un médecin En cas d hospitalisation Nécessité d être évacué ou rapatrié Besoin de garanties pour le paiement de dépenses médicales En cas de problèmes locaux de communication 14

17 Festival international Vous êtes invités à prendre part au Festival international en donnant une représentation musicale, chorégraphique ou autre. Un spectacle peut être donné par un ou plusieurs districts, une ou plusieurs zones, un ou plusieurs pays. Les directives suivantes ont été conçues en tenant compte des contraintes de temps et afin de permettre au plus grand nombre de participer. Représentant du groupe Un contact principal doit être désigné pour chaque spectacle. Cette personne aura les responsabilités suivantes : 1. Soumettre un formulaire d inscription au nom du groupe donnant un spectacle (obligatoire). 2. Recevoir la confirmation et l horaire de l orientation prévue pour le groupe. 3. Communiquer cet horaire aux personnes participant au spectacle avant leur départ pour l Assemblée internationale. 4. Organiser tous les aspects du spectacle. Formulaire d inscription Le représentant du groupe doit envoyer au nom du groupe un seul et unique formulaire d inscription et ce avant le 1 er octobre Aucun formulaire ne sera accepté après cette date. Spectacles au programme Pour permettre une participation maximale, chaque spectacle doit comporter un minimum de 10 personnes. Le programme de la soirée ne comprendra que 20 spectacles qui seront choisis selon les critères suivants : 1. Chaque pays ou zone qui envoie un formulaire sera représenté sur scène. 2. Si plusieurs groupes d un même pays ont fait une demande, celui dont la demande nous sera parvenue en premier sera retenu. Si les demandes d un même pays ont été reçues en même temps, un tirage au sort sera effectué pour déterminer le groupe qui se produira. Les districts et les zones sont donc encouragés à se regrouper pour présenter un spectacle commun. L ordre de passage est déterminé avant l Assemblée par le régisseur (Stage manager). Durée La durée maximum de chaque spectacle est de trois minutes. Contenu Les spectacles doivent refléter une culture nationale ou régionale de par les costumes, musiques, danses, etc. utilisés et seront exécutés en public sans support visuel (diapositives, photos, vidéos, PowerPoint, etc.). Lors du spectacle, aucun membre de l auditoire n est autorisé à monter sur scène. L interprétation simultanée n étant pas assurée, toute narration est découragée. En raison des lois régissant les droits d auteurs, il n y aura pas d enregistrement vidéo du spectacle. Nombre de participants sur scène Pour des raisons de sécurité, le nombre de personnes sur scène est limité à 40. Si vous avez plus de 40 participants, certains devront alors se tenir sur le parterre devant la scène. Dimensions de la scène 24 x 60 pieds ou 7,32 x 18,29 mètres Accessoires Chaque groupe doit apporter ses propres accessoires, y compris la bande sonore ou les instruments. Un piano est toutefois disponible. Les accessoires doivent être montés sur scène et emportés par les exécutants. Pour des raisons de sécurité, il est interdit de jeter quoi que ce soit à partir de la scène. Musique La bande sonore de 3 minutes maximum doit être fournie au moment de la répétition sur CD. La musique utilisée doit être la SEULE enregistrée sur le support fourni. À l issue de la soirée, vous pourrez récupérer votre enregistrement sonore auprès de l ingénieur du son se trouvant dans la salle. Ces supports audio ne pourront pas être réclamés plus tard. L ingénieur du son ne sera disponible qu aux heures de répétition. 15

18 Instructions Les exécutants doivent assister à une répétition obligatoire à l heure indiquée, faute de quoi ils ne pourront participer au spectacle. Il est impossible de modifier l heure de cette répétition. En raison du peu de temps alloué, chaque groupe doit prévoir de répéter avant l Assemblée ou durant le temps libre sur place. Du fait du nombre important de groupes, la scène ne sera pas disponible en dehors du temps de répétition alloué à chaque groupe. Si vous répétez au sein de l hôtel, veuillez respecter la tranquillité des autres clients de l hôtel. Confirmation Les horaires de la répétition seront communiqués avant l Assemblée internationale au représentant du groupe. Annulation En cas de désistement, le représentant du groupe doit immédiatement en informer le régisseur. Décision finale Chaque groupe accepte de se plier aux décisions du régisseur. Conseils et suggestions Notre but est de présenter une soirée bien organisée, divertissante et agréable pour tous. L interprétation simultanée n étant pas disponible, les spectacles visuels (musique et danse) sont de loin préférables aux sketches. Les costumes colorés et le mouvement ont le meilleur impact visuel. Les chansons écrites spécialement pour cette occasion sont découragées. Le public aura des difficultés à entendre ou comprendre les paroles et nous n avons pas la possibilité de les afficher sur les écrans. Restez simple. La plupart des participants ne sont pas des professionnels du spectacle. Plus ils auront l esprit libre, plus ils s amuseront. 16

19 Formulaires électroniques obligatoires Formulaire de titre de transport RITS Accéder au formulaire en cliquant sur L envoyer dûment rempli le 15 octobre 2012 au plus tard à l agence RITS desservant votre région. Seuls les formulaires envoyés par et dactylographiés sont acceptés. Les billets d avion doivent être émis le lundi 12 novembre 2012 au plus tard. Informations bancaires sur le destinataire des fonds Gouverneur Accéder au formulaire en cliquant sur L envoyer dûment rempli le lundi 1 er octobre 2012 au plus tard à vendors@rotary.org. Notes de frais Accéder au formulaire en cliquant sur L envoyer dûment rempli le 19 mars 2013 au plus tard à meetings.finance@rotary.org. Pour vous aider, consulter 17

20 Formulaires électroniques facultatifs Activités avec les Rotariens locaux Inscriptions en ligne jusqu au 1 er octobre 2012 : Pour en savoir plus sur les activités prévues, envoyer un à district@rotary5340.org. Extension de séjour Accéder au formulaire en cliquant sur : PersonalHotelExtensionForm_FR.pdf. L envoyer dûment rempli le 1 er octobre 2012 au plus tard à sanrs.reservations@hyatt.com. 18