Mise en œuvre du PES V2 intégrant les pièces justificatives

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1 Date >> modifier en mode masque Mise en œuvre du PES V2 intégrant les pièces justificatives Brigitte MAGNE, Directrice générale adjointe de la Ville de Viroflay Partenaires institutionnels

2 DONNEES - VIROFLAY Site pilote expérimentation nationale Habitants : Effectifs : 450 Effectifs Exécution comptable : 4 Budget 2012 : 38 Millions d Bordereaux : 721 Mandats : 5140 Titres : 1201 Enregistrement des factures : Dir. Des Finances Editeur :, Tiers de transmission : O.C.R : 2

3 OBJECTIFS FIXES Dématérialisation totale des échanges sur tous les budgets Démarche partenariale (ville comptable DDFIP pôle hélios éditeur tiers de télétransmission - CRC) Démarche en interne (pas de prestataire extérieur) Réduction du délai de traitement de la facture Diminution des délais de paiement 3

4 ENJEUX CLEFS DU PROJET Comment mener un projet de cette envergure? Comment s assurer du soutien et de l acceptation des agents? Comment gérer le changement culturel que représente la dématérialisation pour les agents? Comment gérer la technicité du projet? 4

5 DEMARCHE PROGRESSIVE (MODE PROJET) Définition de l équipe projet et des acteurs partenaires Mobilisation des équipes sur 1 projet commun (ordonnateur et comptable) Mise à plat du processus de traitement des factures permettant d optimiser son efficacité Avancer par étape après validation de chacune d elle par l ensemble des acteurs 5

6 ACTIONS Mise en conformité de la base tiers (débiteurs / fournisseur) : tests avant mise en production test Xémélios Choix du numéro d identifiant de la P.J. (D2012FA ) Centralisation de la comptabilité (Ville, Assainissement, CCAS, SAD, CDE) Création d une régie centralisée regroupant l ensemble des activités (une seule facture par usager) et mise en place d un portail famille Uniformisation des modèles et des saisies des arrêtés (Ressources Humaines) 6

7 ETAPES DU PROJET : 19 conventions signées 2005 : - Dématérialisation des bulletins de paye : - Dématérialisation des mandats, titres et pièces de passation des marchés publics. Passage au PES v2 - Dématérialisation des bordereaux : mise en place de la signature électronique 2010 : - Dématérialisation des pièces justificatives : factures, pièces d exécution des marchés, délibérations et arrêtés (hors Ressources Humaines). 7

8 ETAPES DU PROJET : 19 conventions signées 2012 : - Dématérialisation du budget (actes budgétaires) via TOTEM - Mise en place du parapheur électronique pour signature - Dématérialisation des factures de recettes en attente de mise en production - Signature électronique par l ordonnateur du compte de gestion 2013 : - Projet de dématérialisation des avis des sommes à payer (ASAP) - Dématérialisation des arrêtés (Ressources Humaines) 8

9 ACTIONS Dans le cadre de la dématérialisation totale, la ville a mené deux réflexions : Circulation interne de la facture Récupération des données de la facture à partir du document scanné 9

10 CIRCULATION INTERNE DE LA FACTURE Facture Papier en réception Service courrier Scanner tiff Récupération des informations + Facture dématérialisée YOOZ Direction des Finances Importation Xml Entrée de Facture interne + Pièce jointe CIRIL Direction des Finances CIRIL Liquidation automatique CIRIL Services concernés (Petite enfance, services techniques, services administratifs ) CIRIL Contrôle des écritures + Mandatement FAST PES V2 (Xml) Mise en paiement HELIOS HELIOS Virement Bancaire Fournisseur Direction des Finances Trésor Public Service recouvrement 10

11 O.C.R. Système de reconnaissance optique des caractères (OCR) Il réduit la saisie grâce à la reconnaissance automatique des données et sécurise le lien entre la facture et l écriture. - + de 80% de réussite de récupération des informations contenues sur la facture (Numéro de facture, date de facture, date du jour, montants HT, TVA, TTC, Taux de TVA) - Coût en adéquation avec la taille de la structure et le volume des factures - Réduction des tâches à faible valeur ajoutée - Simplicité de prise en main et d utilisation - Optimisation du poids des documents scannés à paramétrer (au format Tiff, Noir et Blanc, 300dpi) 11

12 Informations récupérées Facture scannée 12

13 13

14 Projet technique <=> Projet de service 1. Remise à plat de l organisation : - Réflexion sur l évolution des métiers et des pratiques professionnelles - Modification interne des procédures - Automatisation de la chaîne comptable - Simplification des recherches sur l exercice en cours ou antérieur Plus grande réactivité des responsables de secteur (suivi en temps réel) : Validation du service fait par un clic - Redéploiement sur des tâches à plus forte valeur ajoutée (O.C.R.) 14

15 Projet technique <=> Projet de service 2. Meilleure qualité comptable des flux (xémélios + guichet xml) => diminution des rejets techniques 3. Optimisation du délai interne de traitement des factures (- 10 jours) 4. Mise en place d un batch par mail de relance 15

16 BILAN Aspects humains : Travail quasi-exclusif sur écran (fatigue visuelle qualité des scans) Accompagnement des agents dans la conduite du changement Passage du traitement papier au traitement à l écran Action pédagoque à destination des services pour faire évoluer leur pratique (crèches, ) Meilleure compréhension du travail de chacun (ordonnateur et comptable) Implication de tous les acteurs et des élus qu il faut convaincre 16

17 BILAN Aspects techniques : Volumétrie maximale des flux PES v2 transmis (10 Mo à 50 Mo) Rejets techniques (P.J. absente, obsolète, ) Inscription de l identifiant pendant les tests sur la pièce justificative PES retour non disponible encore à ce jour Signature des bordereaux dans le parapheur ou le progiciel Workflow des factures dans l OCR ou dans l application métier Gestion des alertes à améliorer Augmentation de l espace de stockage sur le serveur entraînant la réflexion sur l archivage électronique Classement des orignaux de factures 17

18 18

19 19

20 BILAN Aspects financiers : Certificats de transmission Utilisation d un tiers de télétransmission OCR (facturé à la consommation donc pas d investissement) Acquisition de module (finances) Formation du personnel Augmentation de l espace de stockage informatique Ergonomie du poste de travail ( écran plus grand ou double écran) Réduction des coûts de traitement (50%) : - Circulation interne des factures dématérialisées (appariteurs) - Impressions et copies 20

21 Bilan => Conseil - Une équipe projet solide - Réfléchir à l organisation interne en accompagnant le changement - Procéder étape par étape avec une durée limitée - Ne pas négliger le temps des tests 21

22 Date >> modifier en mode masque Mise en œuvre du PES V2 intégrant les pièces justificatives Brigitte MAGNE, Directrice générale adjointe de la Ville de Viroflay Partenaires institutionnels

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