Collaboration et communications unifiées Les questions que vous devez poser

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1 Collaboration et communications unifiées Les questions que vous devez poser

2 Collaboration et communications unifiées Que représentent-elles pour votre effectif et votre entreprise? Donner aux utilisateurs finaux l infrastructure informatique dont ils ont besoin pour donner le meilleur d eux-mêmes peut s avérer problématique. Trouver l équilibre entre flexibilité et contrôle n est pas facile, en particulier lorsqu il s agit de fournir les capacités de communication et de collaboration nécessaires à vos utilisateurs. Les technologies de collaboration et de communications unifiées (UC&C) peuvent vous aider à atteindre cet objectif. Les UC&C sont une évolution des communications unifiées qui intègrent le contexte, les processus et les applications pour aider les employés à travailler ensemble de manière plus productive. Les solutions UC&C offrent aux utilisateurs un point d accès unique à un large éventail de technologies de communication avancées en connectant les personnes aux informations et entre elles. Nous examinerons ici les principales questions que vous devez poser pour clarifier les problèmes de communication et de collaboration sur le lieu de travail au sein de votre organisation. En répondant à ces questions, vous commencerez à identifier les opportunités et les défis de l intégration de la collaboration et des communications unifiées dans votre infrastructure informatique existante. Vous disposerez également d un aperçu plus clair sur les prochaines mesures que vous devrez prendre. 3

3 Comment vous positionner? Toute mise en œuvre nécessite un ensemble d objectifs clairs pour garantir que tout le monde travaille dans le même but et pouvoir mesurer votre réussite. Quels sont les principaux moteurs de la collaboration et de la communication au sein de votre entreprise? Vos utilisateurs peinent-ils à accéder aux informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin? Trouvent-ils des collègues où qu ils se trouvent, ou travaillent-ils avec des clients, partenaires et fournisseurs? Vos coûts de communications augmentent-ils proportionnellement à l expansion mondiale de votre organisation? Quelle que soit la situation de votre organisation, elle représente probablement la raison pour laquelle vous lisez ce guide. Quelles sont les priorités de l entreprise pour la mise en œuvre des UC&C? S agit-il de maîtriser les coûts, ou de permettre aux employés de collaborer de façon plus productive? Il est possible que plusieurs priorités occupent la même place, mais il est essentiel qu elles soient claires dès le début. Quels sont les objectifs commerciaux pour lesquels vous avez besoin des UC&C? Une fois que vous avez identifié les moteurs de votre activité, vous pouvez les relier à des objectifs pour l avenir. Des réductions de coûts et gains de productivité, pour augmenter la satisfaction des utilisateurs, à une empreinte carbone réduite, les solutions UC&C peuvent vous aider à atteindre un large éventail d objectifs commerciaux. Avez-vous élaboré un dossier commercial pour la mise en œuvre d une solution UC&C? Avec vos moteurs, objectifs et priorités définis et documentés, vous pouvez commencer à préparer un dossier commercial solide pour adopter les UC&C. Il pourrait être utile de travailler avec un partenaire stratégique en matière d expertise et d expérience de mise en œuvre, pour élaborer un dossier commercial robuste et obtenir une rentabilité immédiate pour votre solution. 4 5

4 Où êtes-vous maintenant? Vous savez ce que vous voulez obtenir, mais vous devez d abord définir exactement où vous en êtes aujourd hui. L évaluation de la situation actuelle et de l état de préparation de votre infrastructure réseau, des lieux de travail et de l effectif, est cruciale pour garantir que vous atteindrez les objectifs de votre entreprise. Quel est l état actuel de votre infrastructure réseau? Quelles réussites vous ont apporté les éventuelles solutions UC&C déjà mises en œuvre? Si elles se sont avérées fructueuses auparavant, enregistrez tous les éléments reproductibles ou les meilleures pratiques que vous pourrez répéter dans les futures mises en œuvre. Et si les précédentes initiatives ont rencontré des problèmes, voilà une occasion de vous assurer que les enseignements tirés de l expérience auront un impact positif sur les nouveaux déploiements. Comment avez-vous consolidé le nombre d outils de collaboration et de communications que votre personnel utilise? Si vous avez déjà entrepris certaines activités de consolidation, dans quelle mesure ont-elles atteint les objectifs pour lesquels elles avaient été mises en place? Existe-t-il des domaines où vous pourriez consolider davantage pour accroître l efficience et l efficacité des communications et de la collaboration? Vos programmes UC&C sont-ils limités par votre choix de réseau existant de fournisseurs d applications? Il est important de chercher la flexibilité ainsi qu une large gamme de capacités technologiques lorsque vous choisissez un fournisseur. Vous pouvez ainsi disposer des solutions UC&C dont vous avez vraiment besoin, et pas seulement de celles que votre fournisseur a à offrir. Comment utilisez-vous actuellement l audio, la vidéo et la téléphonie pour la collaboration? De nombreuses organisations disposent actuellement d îlots de communication, avec des périphériques multiples, des équipes d assistance et des stratégies pour les différents canaux de communication et unités commerciales. Pour permettre une collaboration véritablement productive et rentable, vous avez besoin d une stratégie unifiée et d une expérience utilisateur simple et cohérente dans toute l entreprise. Quelle infrastructure basée sur le protocole SIP utilisez-vous actuellement? Le protocole SIP (Session Initiation Protocol) est le fondement d une grande partie des technologies de communications unifiées d aujourd hui, de la distribution multimédia jusqu à la téléphonie sur Internet (VoIP) et à la messagerie instantanée. Il est donc indispensable de savoir où votre infrastructure actuelle peut déjà le prendre en charge, et les zones qui nécessitent des améliorations. 6 7

5 Qui sont vos utilisateurs et de quoi ont-ils besoin? Avez-vous entrepris une analyse minutieuse du flux de travail pour déterminer où les solutions UC&C apporteraient les plus grandes améliorations du lieu de travail? Si vous ne savez pas ce qui est cassé, vous ne savez pas ce qu il faut réparer. Grâce à une analyse complète des flux de travail dans toute votre organisation, vous pouvez brosser le tableau de tous les problèmes récurrents et comprendre où et pourquoi les goulets d étranglement en matière de communications et les chaînes de processus rompues ralentissent vos employés. Quels employés pourraient tirer le meilleur profit d une mise en œuvre d UC&C? Votre effectif varie des vendeurs mobiles qui passent leur vie sur la route, aux utilisateurs hautement qualifiés qui conçoivent les innovations qui développent votre activité. Il est vital de comprendre le profil de votre effectif pour définir quels types d employés ont le plus à gagner grâce aux solutions UC&C. Ainsi, vous pouvez concevoir une stratégie d adoption ciblée et modulaire qui procurera le maximum d avantages à vos employés et à votre entreprise. Comment votre effectif est-il réparti? Vous avez peut-être des centaines de petites succursales à travers le monde, ou votre organisation est plutôt concentrée à l intérieur de grands locaux dans une plus petite zone géographique. Quelle que soit votre situation, elle aura une influence sur le type et l ampleur des solutions UC&C dont votre entreprise a besoin. 8 9

6 Quels types de solutions UC&C pourraient être hiérarchisés pour améliorer le plus rapidement la collaboration et la communication sur votre lieu de travail? Cela pourrait être les technologies de communications unifiées comme la visioconférence ou la téléprésence, ou des outils de collaboration innovants tels que les chasseurs de compétence, les réseaux sociaux d entreprise ou les espaces de travail virtuels. L identification des solutions garantissant les succès les plus rapides est indispensable au déploiement réussi de la collaboration et des communications unifiées. Quelles sont les attitudes actuelles de vos employés en matière de communication et de collaboration sur le lieu de travail? Sont-ils satisfaits de ce qu ils ont obtenu, ou continuent-ils à demander l amélioration des systèmes et des processus? La gestion du changement est primordiale dans toute nouvelle mise en œuvre. Il est donc important d avoir un aperçu de ce que les employés pensent de la situation actuelle. Combien d utilisateurs devezvous prendre en compte pour l éventuelle mise en œuvre d une solution UC&C? Le nombre d utilisateurs aura un impact non seulement sur l ampleur de votre mise en œuvre, mais aussi sur le type de solutions UC&C que vous choisirez de mettre en place. Il est également important de garder à l esprit la façon dont vos solutions vont évoluer à mesure que votre entreprise se développe. Comment voulez-vous encourager les employés à choisir leurs propres périphériques de communication sur le lieu de travail? Les organisations du monde entier adoptent un éventail de stratégies pour gérer la consumérisation de l informatique et la montée de l approche «Bring Your Own Device» (BYOD). C est à vous de décider de la meilleure façon de parvenir à un équilibre entre le choix et la flexibilité que vos employés attendent, et la sécurité et le contrôle exigés par votre activité, tout en garantissant que les appareils utilisés par vos employés soient adaptés à la stratégie UC&C générale

7 Planification pour les UC&C Lorsque vous aurez déterminé votre position et où vous souhaitez aller, quelques éléments supplémentaires sont à garder à l esprit lors de la planification de votre mise en œuvre des UC&C. Existe-t-il d autres mises à niveau ou améliorations d infrastructure ou d applications de communication existantes planifiées? Si des projets sont déjà en place, il est important que le déploiement UC&C ne soit pas en conflit avec ceux-ci. Il est également possible d associer des mises à niveau planifiées avec votre mise en œuvre pour réaliser davantage d économies et obtenir plus de rentabilité. Qui est responsable des questions de communication et de collaboration au sein de votre organisation? Un leadership clair est indispensable pour une mise en œuvre réussie. Il faut donc déterminer quelle fonction de l entreprise est responsable des communications et de la collaboration, et vous assurer qu un véritable dirigeant gère votre stratégie UC&C. Comment la mise en œuvre d une solution UC&C peut affecter d autres investissements d infrastructure réseau? L évaluation de l impact des solutions UC&C sur l ensemble de votre infrastructure réseau est essentielle pour réduire la complexité et les coûts de gestion, et pour optimiser le retour sur les investissements existants et nouveaux

8 Prenez des mesures Le service d évaluation du lieu de travail de Fujitsu peut vous aider à identifier les problèmes que vous rencontrez, à cerner les solutions UC&C les plus adaptées à votre organisation et à déterminer de façon claire un parcours d adoption cohérent et viable. En outre, la large gamme de produits et solutions pour les lieux de travail de Fujitsu peut être configurée pour atteindre les objectifs de collaboration et de communications de votre lieu de travail, et vous aider à développer vos capacités au-delà de votre organisation, pour collaborer facilement avec vos clients et partenaires. Contactez-nous dès aujourd hui pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider à transformer votre façon de conduire votre entreprise. Contactez-nous par : contact.france@ts.fujitsu.com

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